PENYIMPANAN DAN Disahkan oleh Kepala

PENGENDALIAN ARSIP PUSKESMAS

No. Kode :
Terbitan :
SPO No. Revisi
Tgl.MulaiBerlaku
:
: H. MARHAN, S. ST
UPT PUSKESMAS
Halaman : 1-2 NIP.
PIMPINAN
1. Definisi a. Pengumpulan, penyimpanan, data dalah kegiatan pengumpulan,
penyimpanan dan pencarian data yang dilakukan dipuskesmas baik secara
aktif maupun secara pasif.
b. Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data yang diperoleh
secara aktif maupun pasif dari puskesmas maupun masyarakat
c. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data dan informasi
yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik
d. Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data agar lebih
mudah ditemukan
2. Tujuan Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan, penyimpanan arsip
3. Kebijakan Sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan arsip
Pelaksanaan dalam pengumpulan, penyimpanan, dan data harus mengacu pada
langkah-langkah dalam SOP.
4. Referensi -
5. Alat dan Bahan a. lemari arsip

b. MAP/Bundel

c. Kertas
6. Prosedur 1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan pelaksana
kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan
arsip
2. Penanggung jawab program menerima panggilan kepala Puskesmas,
3. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana
kegiatan program,
4. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan, dan
retriying (pencarian kembali) data
5. Kepala Puskesmas membetuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan, dan
retriying (pencarian kembali) data,
6. Notulen mencatat hasil pertemuan,
7. Kepala Puskesmas menutup pertemuan
8. Tim yang di tunjuk mencari data secara aktif
9. Tim yang ditunjuk menerima secara pasif data-data yang dibutuhkan
10. Tim memilah/menyaring data yang terkumpul
11. Tim merekap data sesuai dengan jenisnya,
12. Petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya
13. Petugas memberikan kode/nomor/catatan pada map sesuai dengan jenis
datanya,
14. Petugas meletakkan map penyimpan data pada tempat yang telah tersedia
15. Petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan mudah untuk
dicari kembali apabila dibutuhkan
16. Petugas pengelola data mengambil data yang diperlukan
17. Petugas meletakkan kembali data di tempat semula apabila sudah tidak
digunakan lagi
7. DokumenTerkait a. SOP
b. RKA
c. RPK
d. Surat masuk dan surat keluar
8. Distribusi Puskesmas Pimpinan
8 .Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan