MENGENAL ANEKA MACAM SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN BARANG

Menata atau melakukan administrasi barang merupakan salah satu langkah penting dalam suatu
kegiatan bisnis. Suatu perusahan perlu untuk mengadministrasikan barang -barang miliknya dengan
sebaik -baiknya. Baik itu barang yang digunakan sendiri maupun barang -barang dagangan untuk
dijual ke konsumen.
SISTEM MENCATAT PERSEDIAAN BARANG
Dalam mencatat persediaan barang, ada dua sistem atau cara yang dapat digunakan, yakni sistem
pencatatan secara terus menerus (perpetual system), dan sistem pencatatan secara berkala
(periodic system). Berikut penjelasannya.
1. Sistem pencatatan secara terus menerus (perpetual system)
Sistem pencatatan secara terus menerus juga dikenal sebagai perpetual system, atau sering pula
disebut sistem buku. Pencatatan persediaan barang pada sistem ini dilakukan secara kontinyu atau
terus menerus. Untuk tiap -tiap jenis barang dibuat perkiraan atau rekening atau kartu atau buku
tersendiri.
Ketika terjadi pertambahan barang, maka akan dicatat di sebelah debet dan berkurangnya jumlah
barang akan dicatat di sebelah kredit pada setiap saat terjadi transaksi. Dalam catatan ini terdapat
saldo perkiraan yang disebut “Saldo buku persediaan barang”.
Saldo buku persediaan barang ini juga harus dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya
ada.
2. Sistem pencatatan secara berkala (periodic system)
Sistem pencatatan secara berkala (periodic system) juga sering disebut sebagai sistem pencatatan
fisik (physical system). Pada sistem ini, setiap terjadi transaksi penjualan, yang dicatat hanyalah
penerimaan uang atau piutang dan penjualannya saja.
Pada kondisi ini, untuk mengurangi atau mengkredit perkiraan (rekening persediaan. Perkiraan
pembelian) senilai harga pokok barang yang dijual tidak perlu dibuat jurnal. Ini karena harga pokok
penjualan ditetapkan berdasarkan daftar rincian persediaan barang yang ada. Daftar rincian inilah
yang disebut sebagai persediaan pisik.
Dengan begitu, persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan dengan cara menginventarisasir
atau menghitung persediaan secara pisik. Perhitungan secara pisik (physical inventory) ini dilakukan
hanya pada waktu -waktu tertentu saja. Karenanya, sistem pencatatan ini disebut sebagai sistem
periodic atau periodical system.
Perhitungan secara pisik ini dimaksudkan untuk menetapkan jumlah nyata dari masing -masing jenis
barang yang tersedia.

MACAM METODE PENCATATAN BARANG

Di dalam melaksanakan sistem pencatatan persediaan barang, baik menggunakan sistem pencatatan
terus menerus (perpetual) mau pun dengan sistem pencatatan secara periodik (periodic), dapat
dilakukan dengan berbagai metode.
Praktek pencatatan yang banyak digunakan di antaranya metode First In First Out (FIFO), Last In First
Out (LIFO), dan Weighted Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC). Berikut penjelasan mengenai
tiga macam metode pencatatan barang ini.
1. First In First Out (FIFO)

Pencatatan dengan metode FIFO atau First In First Out (Pertama Masuk, Pertama Keluar) ini artinya
barang yang pertama masuk, maka itulah yang terlebih dahulu dikeluarkan. Tujuan dari metode FIFO
ini adalah agar masing -masing produk tidak tertimbun terlalu lama dan menghindari masa
kadaluarsa produk.
Contoh penerapan metode FIFO :
Misalnya barang -barang dagangan yang dibeli dan dijual oleh suatu perusahaan adalah sebagai
berikut :
· Tanggal 5 dibeli 100 barang “X” @ Rp 11.000
· Tanggal 7 dibeli 100 barang “X” @ Rp 12.000
· Tanggal 10 dijual 130 barang “X”
Dari transaksi yang tertera di atas, maka dapat dilihat bahwa barang yang pertama masuk adalah
produk X yang seharga @ Rp 11.000 per unit, diikut dengan produk X seharga @ Rp 12.000.
Selanjutnya, ketika dilakukan penjualan, maka barang yang pertama kali dikeluarkan adalah barang X
yang berharga Rp 11.000. Selanjutnya apabila barang yang pertama sudah habis atau tidak cukup
untuk memenuhi jumlah penjualan, baru kemudianbarang yang masuk berikutnya dikeluarkan.
Dari contoh di atas, maka barang yang dikeluarkan sebagai berikut :
· Pertama diambil : 100 unit barang X seharga @ Rp 11.000
· Sebagian lagi diambil : 30 unit barang X seharga @ Rp 12.000
· Jumlah yang dijual : 130 unit.
· Jadi, sisa persediaan barang adalah 70 unit @ 12.000 (terakhir masuk)

2. Last In First Out (LIFO)

Pencatatan pada metode LIFO atau last In First Out (Terakhir Masuk Pertama Keluar) adalah ketika
barang yang paling akhir masuk, maka itulah yang lebih dahulu dikeluarkan. Metode ini digunakan
untuk memudahkan proses penataan, baik itu memasukkan maupun mengambil barang.
Bila menggunakan contoh pada metode FIFO sebelumnya, maka barang yang diambil untuk
dikeluarkan guna melengkapi penjualan yakni :
· Pertama diambil : 100 unit dari barang X seharga @ Rp 12.000
· Sebagian yang diambil : 30 unit dari barang X seharga @ Rp 11.000
· Jumlah yang dijual : 130 unit
· Jadi, sisa persediaan barang adalah 70 unit dari @ Rp 11.000 (pertama masuk).

3. Weighted Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC).

Pencatatan barang -barang dengan metode Average Cost Method ini artinya adalah barang -barang
yang dikeluarkan dicatat berdasarkan pada harga rata -ratanya.
Apabila kembali merujuk pada contoh sebelumnya, maka bila digunakan metode WAC atau AC ini
dengan metode harga rata -rata, untuk memenuhi jumlah penjualan sebanyak 130 unit, dapat
diambil secara sembarang baik dari yang pertama kali masuk atau pun dari yang berikutnya masuk.
Harga yang digunakan adalah harga rata -ratakan, yakni 150 unit x rata -rata harga per unit.
Sistem Pencatatan yang Efektif

Dalam prakteknya, setiap perusahaan dapat menggunakan metode yang berbeda -beda dalam
prosedur menetapkan jumlah persediaan dan juga cara pencatatan ini. Namun, penggunaan sistem
persediaan terus menerus atau perpetual untuk barang dagangan dianggap sebagai sistem
pencatatan yang paling efektif untuk mengendalikan persediaan barang.

Sistem pencatatan terus menerus ini memugnkinkan perusahaan dapat menggabungkannya dengan
buku besar atau general ledger. Dasar yang digunakan dalam sistem ini adalah catatan untuk semua
penambahan dan pengurangannya yang dilakukan melalui cara yang sama seperti pencatatan kas.
Akan tetapi, memang tidak sepenuhnya seperti kas karena barang dagangan yang mempunyai
banyak jenis.