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Procedimientos

y procesos
OBJETIVOS

• Comprender la importancia de soportar el quehacer de la


organizaci6n con diagramas y mapas de proceso.

• Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas


de proceso que puede emplear una organ izaci6n para
desempenarse eficazmente.

• Entender las bondades que los diagramas de procedi-


mientos ofrecen a una organizaci6n para representar,
seguir y controlar sus acciones.

• Aplicar la diagramaci6n para compendiar en forma orde-


nada operaciones, formatos y metodo de trabajo.

• Utilizar puntualmente el trazo de mapas de proceso como


herramienta de analisis organizacional.

• Precisar de que manera la tecni ca de modelado de datos


contribuye a conservar el valor de los datos como un
activo.

• Emplear correctamente aplicaciones computacionales


para analizar y simular procesos.

• Valo rar el aporte de la diagram aci6n y el mapeo.


CAPiTULO 7

__~ INTRODUCCION

Las organizaciones demandan recursos tecnicos que les permitan prec isar, mediante diagramas de
fluj o y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus fun ciones en forma logica
y consistente.
En su cali dad de tecnicas de am'ili sis, compendian en fo rma ordenada y detail ada las operacio-
nes, las actividades, las funciones y los procesos que efectuan las unidades admini strativas de la
estructura organizac ional que interv ienen en elias, los formatos que utili zan, asf como los metodos
de trabajo con que determin an responsabilidades en la ejecucion, el control y la evaluacion de sus
acciones.
Como herramienta de estrateg ia permiten elevar el desempefi o de la fuerza de trabajo, lograr
economfas en la produccion de bienes 0 prestacion de servicios, mejorar la coordinacion con grupos
de interes y capitali zar las capacidades distintivas para lograr ventajas sustentables.

• DIAGRAMACION

Diagramar es representar graficamente hechos, situac iones, mov im ientos, relaciones 0 fe nomenos
de todo tipo por medio de sfmbolos que cl ari fica n la interrelacion entre di fe rentes facto res y/o uni-
dades admini strativas , asf como la relacion causa-efecto que prevalece entre ellos.
Este rec urso constituye un elemento de jucio invaluable para individuos y organi zaciones de
trabajo; aquell os, pOl'que asf pueden percibir en forma analftica y detail ada la secuencia de una
acc ion, 10 que contribuye sustancialmente a conformar una solida estructura de pensamiento que
forta lece su capacidad de decision. Y las organi zaciones, porque les permite dar seguimiento a sus
operaciones mediante diagramas de fluj o, elemento fundamental para descomponer en partes proce-
sos complejos , 10 cual fac ilita su comprension y contribuye a fo rtalecer la dim'imica organizacional
y a simplificar el trabajo.

• Simbolos usados en los diagramas de flujo


Un diagrama de fluj o elaborado con un lenguaje grafico incoherente 0 no accesible transmite un
mensaje deformado e impi de comprender el procedimi ento que se pretende estudiar. De ahf la nece-
sidad de contar con sfmbolos que tengan un signifi cado preciso, y de convenir reglas claras para
utilizarlos.
Los sfmbolos de diagramacion que se empl ean internacionalmente son elaborados por las ins-
tituciones siguientes:
I. La American Society of Mechani cal Engineers (AS ME) ha desarrollado los sfmbolos que apare-
cen en la fig ura 7. I, los cuales , a pesar de que son aceptados en areas de produccion, se emplean
escasamente en el trabajo de di agramacion admini strativa, pues se considera que su alcance se
enfoca en los requerim ientos de esta materia.
2. La American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una simbologfa para representar
flujos de informacion del procesamiento electronico de datos (fi gura 7.2), de la cual se emplean
algunos sfmbolos para diagramas de fl uj o admin istrativos (figura 7.3).
Procedimientos y pro cesos lID
FIGURA 7.1
-
SirnbOlos de la norma
Simples

ASME para elaborar Simbolo Representa


diagramas de fluj o.

0 Operacion. lndica las principales fases del proceso, metoda


o procedimiento.

D, Inspecci6n. lndica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

e; Desplazamiento 0 transporte. lndica el movimiento de los


empleados, material y equipo de un lugar a otro.

0 Dep6sito provisional 0 espera. Indica demora en el desarrollo


de los hechos.

Almacenamiento permanente.lndica el deposito de un documento


\] o informacion dentro de un archivo, 0 de un objeto cualquiera en
un almacen.

Combinados

Sfmbolo Representa

Origen de una forma 0 documento. lndica el hecho de elaborar


@J una forma 0 producir un informe.

Decision 0 autorizacion de un documento. Representa el acto

D de tomar una decisi6n 0 bien el momento de efectuar una


autorizacion.

~ Entrevistas.lndica el desarrollo de una entrevista entre dos 0 mas


personas.

\] Destruccion de documento. Indica el hecho de destruir un


documento 0 parte de el, 0 bien la existencia de un archivo muerto.

3. La International Organization for Standarization (ISO) ha elaborado una simbologfa para apoyar
la garantfa de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas ISO-9000:2000 (figu-
ra 7.4).
4. El In stituto Aleman de Estandarizaci6n, Deutsches lnstitut fur Nurmung e. V. (DIN), ha desarro-
llado una simbologfa para la norma del manejo de informaci6n de lafamilia de las normas ISO
(figura 7.5).
Existen tambien otras simbologfas para diagramar sin una certificaci6n tan estricta que por su
versatiJidad se emplean en las organi zaciones, como es el caso de los diagramas integrados de flujo
(DIF), que son una representaci6n grafica de los modelos ffsicos y de comunicaci6n de un proceso,
Procedimientos y procesos _

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CURSOGRAMA ANALITICO
-~- -- - --
Material ~

Diagrama num. 2 Hoja nu m. 1 Resumen


Objeto Actividad Actual Pro

Motores de autobus usados Operaci6n 0 4 3 1


Transporte 0 21 15 6
Actividad
Espera q 3 2 1
Inspecci6n 0 1 - 1
Desmontar, desengrasar y limpiar antes
de la inspecci6n
Almacenamiento \J 1 1 1 I
Metodo propuesto Distancia (metros) 238.5 150 88.5
f-----
Lugar de desengrase Tiempo (min . nombre)
--=-1- -_._-: -I

J
----
Operarios Ficha num. 1234 Costo
. 571 Manode obra
f----
Compuesto por:
Material
- II -:I
Aprobado por:
f----- -
Descripci6n
Fecha

Cantidad Distancia Tiempo


Total

q
Sfmbolo
o V
-
-==--~-1
Observaciones i
(m) (min .) 0 0
Almacenamiento en local de motores usados
r--- .
Motor recogldo
Transportado hasta trailer de des montes
~
-- I
~

Grua
-1
Descargado 55 Electrico
Desmontado
Transportado hasta jau la de desengrase
«:: "'"
I'.
Monocarril

Colocado en jaula 1 Amano


Transportado hasta desengrasadora Grua I
Colocado en desengrasadora 1.5 I/ ~
Desengrase
~
Secado de desengrasado
Transportado desde desengrasadora
Descargado en tierra 4.5
.....
Dejado enfriar ::-
Transportado hasta bancos de limpieza ~
Limpiadas todas las piezas 6 t(
~
Recog idas todas las piezas en bandejas
especia les
Esperar transporte 6
::.
Bandejas y bloque de los cil indros cargados
en un carrillo
~
Transportados hasta el departamento
de inspecci6n de motores
Bandejas deslizadas hasta bancos
76 ~ En carrillo
de inspecci6n y bloques hasta plataforma

Total 150 3 15 2 -1

Tomad o de Orga nizaci6n Internacional del Trabajo, Introduccion 01 esWdio del trobojo, Limusa, Mexico, 1987.

I'SOgrama analftico basado en el material: desmontaje, limpieza y desengrase de un motor.

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