Anda di halaman 1dari 10

6. Some systems experts stress the importance of the three Es, i.e.

efficiency, effectiveness,
and efficacy. Compare the brief definitions given in the glossary, and show their relationship
and differences. What does ‘efficacy’ add that is not contained in efficiency and
effectiveness?

Jawab :

Definisi effectiveness, efficiency, dan efficacy berdasarkan glosarium pada buku


Manageement Science karya Daellenbach :

effectiveness (contrast with efficiency)


Effectiveness measures the degree of achieving the objective(s) of a system, operation, or
activity. Ex.: an immunization drive resulted in 89% of the target population being
immunized — it was 89% effective.

efficiency (contrast with effectiveness)


Increasing output for the same resource use, maintaining effectiveness at same level with
fewer resources. Efficiency is concerned with the best use of resources. Ex.: travel farther
with the same amount of fuel.

efficacy
The ability of an activity to produce the desired effect. Ex.: increasing the capacity of a
bottleneck operation will increase output; adding another machine when the first one always
has excess capacity will not produce more output (its efficacy is nil).

Berdasarkan definisi diatas, secara garis besar, efficiency berarti memaksimalkan


output dengan kondisi input yang terbatas. Effectiveness adalah indicator yang didapatkan
berdasarkan tingkat keberhasilan dari suatu tujuan. Sedangkan efficacy adalah kemampuan
untuk menyelesaikan suatu tugas dengan sukses. Efficiency berorientasi pada input,
effectiveness berorientasi pada output atau hasil, dan efficacy berorientasi pada proses.
Efficacy menjelaskan hubungan teknikal antara teknologi dengan efeknya, apakah dapat
bekerja atau tidak.

Pada sebuah kegiatan produksi, efficiency dilakukan dengan melakukan control pada
inputnya, seperti material, dll, sehingga penggunaan input dapat diminimalkan namun dengan
output yang sama besar. Sedangkan efficacy berbeda dengan efficiency maupun effectiveness,
yaitu meningkatkan output dengan cara melakukan rekayasa terhadap proses – proses
ataupun teknologi yang kurang maksimal, sehingga hasil yang didapatkan sesuai dengan yang
diharapkan. Dengan begitu, dapat dilihat secara jelas adanya pengaruh rekayasa proses atau
teknologi terhadap hasil rekayasa proses atau teknologi tersebut. Pada effectiveness, hasil dari
efficiency dan efficacy dijadikan tolak ukur kesuksesan suatu proses produksi dalam
mencapai tujuannya. Namun, untuk efficiency tidak selamanya berlaku untuk effectiveness,
karena bisa saja efficiency rendah namun effectiveness tinggi, tapi untuk efficacy, semakin
baik efficacy maka output juga haruslah semakin baik, karena efficacy memperbaiki proses
menjadi lebih baik.
1. Consider a manufacturing system as a system. Identify a possible relevant world view of
the observer,the transformation process of the system, the mission or objective of the system
and whatsystem aspects are used for measuring the system performance, the inputs into the
system,including control inputs, and the outputs from the system, and the major
systemcomponents, including possible subsystems, from the following viewpoints:
(a) The Owner
(b) Board of Director
(c) Production Manager

Jawab :

Jawaban soal ini diambil berdasarkan salah satu perusahaan produsen semen di
Indonesia, dilihat dari perspektif Owner (Pemegang Saham), BOD (Jajaran Direksi), dan
Manajer Produksi.

1. The Owner
Bagi pemegang saham, tata kelola perusahaan yang baik dapat meningkatkan
keyakinan mereka pada return yang adil dari investasi mereka, sedangkan bagi
stakeholder perusahaan, adanya tata kelola perusahaan yang baik memberikan
jaminan bahwa perusahaan akan mengelola dampaknya terhadap lingkungan dan
masyarakat dalam cara – cara yang bertangung jawab.

a. Possible relevant world view of the observer


Berdasarkan sudut pandang Owner, sebuah system manufaktur akan dianggap
sebagai sebuah perusahaan dengan tujuan menghasilkan profit sebanyak – banyaknya.

b. Transformation process of the system


Proses atau aktivitas yang terjadi didalam perusahaan adalah proses pengelolaan dana
investasi yang dikonversikan menjadi produk – produk yang kemudian dapat
menghasilkan keuntungan dan mengembalikan nilai investasi para Owner.

c. Objective of the system


Tujuan dari perusahaan berdasarkan sudut pandang Owner adalah untuk
mengembalikan dan meningkatkan return of investment pada perusahaan tersebut.
d. System aspects are used for measuring the system performance
Untuk mengukur seberapa besar performansi perusahaan, pemilik akan melihat dan
membandingkan jumlah investasi yang telah mereka tanamkan dengan return of
investment yang telah mereka dapatkan dalam kurun waktu tertentu.

e. Inputs into the system


Karena tujuan didirikannya perusahaan adalah untuk menghasilkan keuntungan
sebanyak – banyaknya bagi pemilik, maka input yang diberikan kedalam perusahaan
berdasarkan Owner adalah jumlah investasi mereka. Jumlah investasi adalah termasuk
input yang dapat dikontrol, karena dapat diberikan secara bertahap dalam kurun waktu
tertentu, dan dalam keadaan tertentu.

f. Outputs from the system


Sedangkan untuk output dari sistem, Owner akan melihat seberapa besar keuntungan
yang mereka dapatkan setelah melakukan investasi.

g. Major system components


Komponen system yang paling penting dalam sebuah perusahaan menurut Owner
adalah jajaran Direksi yang ditunjuk untuk mengelola perusahaan tersebut, karena
para Direksi merupakan orang – orang yang akan menerjemahkan keinginan Owner,
maka jajaran Direksi haruslah orang – orang yang dapat mengatur perusahaan sesuai
bidang kerjanya.

2. BOD
Dewan Direksi merupakan dewan yang mengelola perusahaan dan bertanggung jawab
atas keputusan kegiatan operasional yang dilakukan. Dewan Direksi bekerja
didasarkan pada target kinerja dalam kontrak manajemen serta komitmennya di dalam
memenuhi arahan pemegang saham. Kinerja direksi akan dievaluasi setiap tahun oleh
pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) berdasarkan kriteria
evaluasi kinerja yang telah ditetapkan.
a. Possible relevant world view of the observer
Berdasarkan penjelasan diatas, jajaran Direksi melihat system manufaktur sebagai
sebuah perusahaan yang harus dikembangkan sesuai dengan arahan pemegang saham.
b. Transformation process of the system
Adapun proses atau aktivitas yang dilakukan oleh BOD adalah tergantung pada tugas
masing – masing Direksi. Berikut ini merupakan tugas masing – masing BOD :

1. Direktur Produksi
Di dalam menjaga kestabilan produk, tugas direktur produksi setiap
harinya meliputi:
1) Terselenggaranya kelancaran operasi pabrik, yang meliputi pencapaian
target produksi, pencapaian mutu/kualitas produksi dan
terlaksananya pemeliharaan masing-masing.
2) Terselengaranya pemeliharaan fasilitas yang meliputi perumahan karyawan,
gedung pabrik, gedung lainnya, pelabuhan khusus, dan lingkungan hidup.

2. Direktur Penelitian Pengembangan (Litbang)


Dalam pengembangan perusahaan, tugas direktur litbang melaksanakan
kegiatan untuk merealisir tujuan perusahaan dengan baik. Tugas-tugas tersebut
meliputi:
1) Terselenggaranya semua aktifitas perencanaan dan pelaksanaan proyek-
proyek perluasan termasuk di dalamnya pengurusan sumber dana utuk
pembiayaan proyek-proyak dimaksud.
2) Penelitian terhadap efisiensi semua peralatan unit produksi yang ada dan yang
akan digunakan baik dalam unit-unit yang telah ada maupu dalam proyek-
proyek perluasan.
3. Direktur Pemasaran
Direktur Pemasaran bertugas membantu Direktur Utama dalam
mengawasi secara langsung pada dua departemen, yaitu:
1) Departemen Pemasaran Departemen ini membawahi Biro Pemasaran Wilayah
I, Biro Pemasaran Wilayah II, Biro Pemasaran Wilayah III, dan Biro
Perencanaan dan Administrasi Pemasaran (PAP), yang dibantu oleh beberapa
seksi.
2) Departemen Distribusi Departemen ini membawahi Biro Distribusi I, Biro
Distribusi II, dan Biro Perencanaan dan Pengendalian Semen dan Kantong,
serta Biro unit Pengantongan dan dibantu oleh beberapa seksi.
4. Direktur Keuangan dan Komersil
Betanggung jawab atas semua aktivitas perusahaan. Tugas direktur
keuangan dan komersil adalah:
1) Pembuatan anggaran pendapatan oleh belanja perusahaan serta mengadakan
pengawasan atas pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja perusahaan
tersebut.
2) Menyusun pendistribusian hasil produksi semen dengan jalan menyusun
srategi pemasaran di seluruh daerah pemasaran termasuk pengangkutannya.
3) Merencanakan kegiatan pengadaan suku cadang bahan baku, bahan pembantu
dan mesin-mesin lainnya sebagai kelengakapan dalam kegiatan produksi.

c. Objective of the system


Bagi BOD, tujuan utama dari perusahaan adalah mengembangkan perusahaan
berdasarkan arahan Owner sehingga dapat menghasilkan profit dan dapat
mengembalikan investasi yang telah ditanamkan oleh Owner.

d. System aspects are used for measuring the system performance


Untuk dapat mengukur performansi dari perusahaan, jajaran Direksi dapat
melakukannya sesuai dengan tugas mereka masing – masing. Direktur Produksi dapat
mengukur performansi dengan melihat jumlah produksi dan kualitas produk, Direktur
Litbang dapat mengukur performansi dengan melihat kualitas material produksi,
maupun dampak produksi terhadap lingkungan. Direktur Pemasaran dapat mengukur
performansi dengan melihat seberapa besar produk yang terjual. Direktur Keuangan
dapat mengukur performansi dengan membandingkan pengeluaran perusahaan
dengan profit perusahaan.

e. Inputs into the system


Menurut BOD, input yang terpenting bagi perusahaan adalah sumber daya para
pekerja, yang meliputi pengetahuan sesuai bidang kerja, skill atau keterampilan
tertentu, karakter para pekerja, keselamatan pekerja, kemampuan para pekerja dalam
melakukan tugas atau pekerjaan secara bersama, dll. Hal ini sangat penting karena
untuk mengembangkan dan mengelola perusahaan, dibutuhkan pekerja yang dapat
memenuhi ekspektasi BOD.
f. Outputs from the system
Output dari perusahaan adalah seberapa besar perusahaan tersebut berkembang dan
dapat memberikan keuntungan bagi Owner dalam kurun waktu tertentu, misalnya
dalam 1 tahun. BOD akan melihat perusahaan secara keseluruhan, dari jumlah
produksi, besar keuntungan, dampak social terhadap masyarakat, kualitas lingkungan,
dll. Seluruh hasil ini hanya akan dapat dicapai jika perusahaan memiliki kualitas
sumber daya manusia yang baik. Output ini kemudian akan dibandingkan dengan
output pada periode sebelumnya.

g. Major system components


Komponen yang paling utama dalam menjalankan perusahaan adalah para staf yang
bekerja dibawah arahan BOD. Dibawah BOD akan ada Kepala Departemen,
kemudian kepala biro, kepala seksi, dan staf.

3. Production Manager
Manajer produksi seorang yang terlibat perencanaan, koordinasi dan kontrol dari
proses manufaktur dan bertanggung jawab memastikan barang dan jasa diproduksi
secara efisien, jumlah produksi yang benar & akurat, diproduksi sesuai dengan
anggaran biaya yang tepat dan berkualitas sesuai standar perusahaan.

a. Possible relevant world view of the observer


Berbeda dengan Owner dan BOD yang memiliki sudut pandang system sebagai
perusahaan yang menghasilkan keuntungan dan harus dikelola, Manajer Produksi
memiliki sudut pandang system manufaktur sebagai perusahaan yang harus
menghasilkan jumlah produksi sebanyak – banyaknya dengan kualitas sebaik –
baiknya.

b. Transformation process of the system


Adapun tugas dari Manajer Produksi adalah sebagai berikut :
- Melakukan perencanaan dan pengorganisasian jadwal produksi
- Menilai proyek dan sumber daya persyaratan
- Memperkirakan, negosiasi, dan menyetujui anggaran dan rentang waktu dengan
klien dan manajer
- Menentukan standar control kualitas
- Mengawasi proses produksi
- Melakukan pemilihan, pemesanan dan bahan pembelian
- Mengorganisir perbaikan dan pemeliharaan rutin peralatan produksi
- Menjadi penghubung dengan pembeli, pemasaran dan staf penjualan
- Mengawasi pekerjaan staf junior

c. Objective of the system


Tujuan perusahaan dari sudut pandang Manajer Produksi adalah bagaimana membuat
produk sebanyak – banyaknya dengan tetap menjaga kualitas semen tetap baik,
namun dengan menggunakan sumber daya atau bahan baku dengan efisien dan
efektif, sehingga semen yang dihasilkan mencapai performansi produktivitas total
system yang optimal, seperti waktu produksi, ongkos, dan utilitas mesin. Dengan kata
lain, tujuan utama Manajer Produksi adalah memproduksi semen dengan efektif dan
efisien.

d. System aspects are used for measuring the system performance


Untuk mengukur performansi dari system, beberapa hal yang perlu dilihat adalah
jumlah penggunaan bahan baku material semen, kondisi pembakaran, jumlah
produksi semen setelah pengantongan. Seluruh aspek tersebut haruslah sesuai dengan
perencanaan awal yang telah ditetapkan oleh manajer, dan haruslah mengikuti jadwal
produksi hingga dapat menyelesaikan produksi tepat waktu dan sesuai dengan
permintaan konsumen.

e. Inputs into the system


Adapun input kedalam system antara lain adalah jumlah bahan baku produksi, seperti
tanah liat, batu kapur, dll. Walaupun seluruh input dapat dikontrol, namun
pengurangan bahan baku akan berdampak pada berkurangnya produksi, atau kualitas
semen akan berubah sesuai bahan bakunya.

f. Outputs from the system


Sedangkan untuk output, Manajer Produksi akan melihat seberapa besar jumlah
produksi yang dihasilkan (setelah pengantongan) dalam kurun waktu tertentu,
misalnya dalam 1 bulan. Tidak hanya melihat dari sisi kuantitas, namun manajer juga
harus mampu melihat dar sisi kualitas produk yang dihasilkan apakah sudah sesuai
dengan permintaan konsumen.

g. Major system components


Komponen yang paling utama menurut Manajer Produksi adalah seluruh mesin yang
bekerja dalam memproduksi semen, seperti mesin – mesin yang berfungsi untuk
mengubah bahan mentah menjadi semen, mesin – mesin pembakaran. Mesin
pengantongan. Tidak hanya mesin, namun para operator mesin juga termasuk, karena
para operator yang memiliki tanggung jawab dalam menjalankan mesin – mesin
tersebut.
TUGAS 1

METODOLOGI DAN PEMODELAN SISTEM

ANDI MUHAMMAD FIQRI ACHMAD


23417008

Pascasarjana Teknik Manajemen Industri

Fakultas Teknologi Industri

Institut Teknologi Bandung

2017