DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El documento de archivo tiene autoridad, ya que
proporciona la evidencia “oficial” de la actividad que
registro por lo cual debe ser confiable. Su confiabilidad
está vinculada a su creación, al generador y a la
autoridad que tiene este paro producirlo. También, las
firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de
la naturaleza oficial del documento de archivo.
El documento de archivo es relacionado. Como
principio general, las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que
la razón del documento de archivo se da por su
pertenencia a un conjunto y por las relaciones que
entre los documentos se establecen.
Pueden existir documentos con trámites similares,
pero siempre diferenciados por la persona moral o
física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha
de los mismos
El documento de archivo es orgánico, es decir, se
genera dentro del proceso natural de uno actividad y
surge como producto o reflejo de las tareas de su
productor.
El documento de archivo es estético, lo que le da su
carácter definitivo y, por lo tanto, no puede ser
cambiado o corregido.
El documento de archivo tiene características
particulares que lo hacen diferente de cualquier otro
tipo de documento
El principio fundamental de los archivos es la unicidad
del documento. La información que contiene el
documento de archivo es Única, es decir, no existen
documentos de archivo iguales.
El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya
que cada documento Se produce uno a uno y al paso
del tiempo constituyen expedientes.
Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionales
obligan a lecturas lineales: en un libro se lee desde la
primera página hasta la última, en un documento
electrónico es posible establecer relaciones entre una
palabra o una frase que aparezca en un lugar, Párrafo,
pagina o sección; De hecho, en un documento digital,
es posible establecer relaciones entre palabras, frases,
imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento
e información textual
Carácter Omniaccesible: Los autores de documentos
tradicionales sienten la necesidad de extender sus
discursos por medios de recursos diversos que lo
relacionen con otros discursos y otros autores
Carácter multimediatico: Los documentos digitales
permiten integrar en un solo ambiente información
registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en
movimiento, y de sonido; Los documentos digitales
permites que quien los elabora, combine distintas
formas de presentar información en un solo,
documento. Puede combinar texto, imágenes y sonido
Carácter Interactivo: El documento electrónico permite
que el usuario pregunte por contenidos, ingrese
comentarios, modifique o agregue contenidos. El
documento digital puede, además reaccionar ante
exigencias del lector, por ejemplo, pueden cambiar
aspecto del formato a petición de quien lo consulta,
presentar parte de la información que contiene como
respuesta a preguntas, o hacer que determinados
programas subyacentes corran cuando el usuario
manipule lugares, señales o aspectos del documento
Identidad: A un documento digital puede cambiársele el
contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin
que por ello haya que cambiar el documento entero.