Anda di halaman 1dari 15

KOMUNIKASI BISNIS

RINGKASAN MATA KULIAH SAP 5

“PROSES MENULIS : MENYUSUN DAN MEREVISI PESAN BISNIS”

OLEH :

KELOMPOK 4

Mulya Tantra Gunadi (1607532096)


IB Sugita Adi (1607532102)
Ni Putu Indriyani Permata Indah (1607532110)
Ni Luh Yuni Pratiwi (1607532119)
Ni Kadek Angga Sintya Puspita (1607532131)
Ni Kadek Yani Andriyani (1607532146)

PROGAM NON REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2018
1
KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur kami panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas yang berjudul “Komunikasi Bisnis, Menyusun dan
Merevisi Pesan Bisnis”. Saya berharap tugas ini dapat diterima dengan baik oleh ibu dosen dan
para pembacanya karena sayas udah berusaha untuk menyelesaikan tugas ini semaksimal mungkin
Saya menyadari bahwa tugas ini jauh dari kata sempurna. Untuk itu, bila terdapat kesalahan
dan kekurangan pada tugas ini saya mohon maaf yang sebesar-besarnya. Kritik dan saran yang
bersifat membangun sangat diperlukan unyuk makalah ini. Akhir kata, saya mengucapkan
terimakasih.

Denpasar, 6 Maret 2018

2
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................ 3

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 4

1.1 Latar Belakang .................................................................................................. 4

1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................. 5

1.3 Tujuan Penulisan ............................................................................................... 5

BAB II PEMBAHASAN .............................................................................................. 6

2.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis ...................................................................... 6

2.2 Penyusunan Pesan Bisnis .................................................................................. 8

2.3 Menyunting Pesan ........................................................................................... 10

2.3.1 Mengevaluasi Isi dan Organisasi ......................................................... 10

2.3.2 Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembacaan ................................ 11

2.4 Menulis Ulang Pesan ........................................................................................ 11

2.5 Mencetak Pesan ................................................................................................ 12

BAB III PENUTUP ...................................................................................................... 13

3.1 Simpulan ........................................................................................................... 13

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 15

3
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Dalam suatu organisasi, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun
tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan komunikasi
yang rumit dan kompleks. Seperti membuat memo, merevisi draf, mengetik e-mail, dan lain-lain.
Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh
karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik
dibandingkan sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreatifitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat
hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut:
Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-
ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting
harus sudah tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang
telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari
terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan
yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang
bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga,
dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung

4
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format
penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis
agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan
kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan
revisi pesan-pesan bisnis yang efektif

1.2. Rumusan Masalah


1. Bagaimana cara mengorganisasikan pesan bisnis ?
2. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis ?
3. Bagaimana cara menyunting pesan (Editing) ?
4. Bagaimana cara menulis ulang pesan ?
5. Bagaimana cara mencetak pesan ?

1.3. Tujuan Penulisan


1. Mengetahui bagaimana cara mengorganisasikan pesan bisnis.
2. Memahami proses penyusunan pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menyunting pesan (Editing).
4. .Mengetahui bagaimana cara menulis ulang pesan.
5. Mengetahui cara mencetak pesan.

5
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis


Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan
sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerimaan.

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)


Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal yang
terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam mamahami ide pokonya. Terlebih lagi
apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu, dan mengaburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide
pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara
kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkan
satu sama lain.

Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima, bukan
semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan pesan dengan baik
akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan
dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu (1) membantu audiens memahami pesan,
(2) membantu audiens menerima pesan, (3) menghemat waktu audiens, dan (4) menyederhanakan
tugas komunikasi (Bovee dan Thill, 2003:136)

6
Bagaimana cara mencapai pengorganisasian pesan yang baik? Mengorganisasikan pesan dengan
baik dapat dilakukan melalui tiga langkah berikut:

1. Menetapkan ide/gagasan pokok


Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis
memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral
pesan. Ada tiga teknik untuk menentukan ide/gagasan pokok, yaitu brainstorming, minta
petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan
yang penjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu
membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau
pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat
2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu:
a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)
Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok
ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau
argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan ini dipergunakan apabila penerima pesan
diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.
b. Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach)
Pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di bagian
awal diikuti ide pokok. Pendekatan induktif dipergunakan untuk pesan-pesan yang
diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak
menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau
kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun
pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:

7
1. Direct request
Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya langsung
pada point yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat
penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi tarhadap suatu produk.
Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan rutin, good news atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan
bagian dari bisnis tetap. Penerimaan pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news
atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya,
informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain-lain. Pesan-pesan seperti
itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau
positif.
3. Bad news
Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan
kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat,
dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan saperti itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak
langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan di bagian
awal.
4. Pesan persuasif
Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada
kemungkinan penerima akan bereaksi negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disusun
dengan pendekatan tak langsung.

2.2 Penyusunan Pesan Bisnis

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan
komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik
e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat
perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh

8
perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis selalu diupayakan lebih menarik dibandingkan
yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima akan terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat
hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan
bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan
bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam menyusun pesan bisnis
yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap
sederhana, yaitu :

1. Perencanaa Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
a. Penentuan tujuan
b. Analisis audiens
c. Penentuan ide pokok
d. Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Pengirganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap ini meliputi 2 kegiatan, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan
b. Memformulasikan pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:

9
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses


penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasar 20%, dan
merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf dalam Haryani,2001:87).

2.3 Menyunting Pesan

Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan
yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun
gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

2.3.1 Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Evaluasi dimulai dengan membawa secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi,
organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-
pertanyaan berikut dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi, dan
format pesan :

1. Apakah sudah mencakup semua butir ?


2. Apakah susunan sudah bertalian secara logis ?
3. Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik ?
4. Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada
posisi menonjol ?
5. Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang ?
6. Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda ?
7. Apakan perlu menambahkan sesuatu ?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian
awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang

10
untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan
positif pada penerima.

2.3.2 Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembacaan

Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosakata , panjang kalimat


dan paragraf, dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik
melalui penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
:

1. Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif ?


2. Apakah paragraf memiliki kalimat topic yang jelas ?
3. Apakah peralihan antara gagasan jelas ?
4. Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar ?
5. Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan ?
6. Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca ?

2.4 Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada
hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen
yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan
untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead
line).
Ketika menulis ulang, perhatian yang ditujukan pada setiap kata yang memberikan
kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang

11
bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan
ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus,
tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan
menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan
kuat.

2.5 Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan.
Teknologi layar komputer saat ini memang sudah WYSWYG (What You See is What You Get).
Namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan,
kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau
tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh
isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan
pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima

12
BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,


pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan
sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerimaan. Tujuan pesan bisnis
adalah pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,
mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan
pesan.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima akan terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat
hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis
bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik.

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara


efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya,
gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata
perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal secara
umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis
yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu
kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat
aktif akan mempermudah audiens anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan
bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara
lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat, melakukan

13
klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan perhatian
pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat saja.

14
DAFTAR PUSTAKA

1. Bovee, L Courtiand dan John V Thill. 2002. Business Communication Today, ninth
edition, Singapore, Prentice Half (utama)
2. Dewi, Sutrisna. Komuniksi Bisnis. Penerbit Andi. 2007 (utama)

15