TQM Pelatihan
TQM Pelatihan
Peserta Pelatihan
Perusahaan yang ingin memperoleh manfaat dari TQM dan SPC harus
memberikan pelatihan pada setiap orang di perusahaan tersebut. Manajemen
eksekutif terlebih dahulu harus diberi pengertian mengenai orientasi terhadap
filosofi TQM, termasuk eksplorasi, mengenai TQM, manfaat implementasi TQM,
hambatan untuk mencapai kesuksesan, dan penggunaan alai-alat TQM/SPC.
Komponen pelatihan yang penting bagi manajemen eksekutif meliputi peranan
dan tanggung jawab manajemen, serta perencanaan strategis dan operasional.
Manajer level menengah atau penyelia diberi pelatihan seperti manajemen
eksekutif. Tetapi perbedaannya adalah bahwa aspek perencanaan strategic lebih
banyak ditekankan pada pelatihan bagi manajemen eksekutif. Waktu pelatihan
lebih dialokasikan untuk alat dan teknik-teknik TQM/SPC dengan tambahan
sedikit perhatian pada masalah lingkungan dan aktivitas perilaku yang akan
mendukung TQM/SPC.
Pelatihan pada staf teknis/profesional ditekankan pada ke terampilan
pemecahan masalah dengan menggunakan alat dan teknik kuantitatif, seperti
diagram Pareto, distribusi frekuensi, histogram, perencanaan sampling, konstruksi
diagram pengendalian, dan interpretasinya.
Pelatihan juga diberikan pada individu-individu yang akan berperan sebagai
pelatih atau facilitator dalam in-house training mengenai TQM/SPC. Kelompok
individu tersebut kemudian akan :
− Mempersiapkan pelatihan TQM/SPC sebelum di implementasikan.
− Berperan sebagai fasilitator pada tim perbaikan proses untuk menjamin
bahwa tim berfungsi secara efektif dan alat serta teknik TQM/SPC
digunakan dengan tepat.
− Mempersiapkan pelatihan TQM/SPC yang lebih fresh kepada karyawan.
− Melatih karyawan baru.
Tempat Pelatihan
Pelatihan dapat dilakukan dengan on-site atau off-site. Terdapat keunggulan
dan kelemahan apabila menggunakan on-site maupun off-site training. Dalam
memilih mana yang lebih sesuai, perusahaan harus mempertimbangkan
faktor-faktor pada masing-masing jenis pelatihan. Keunggulan on-site training
antara lain:
− Mengurangi biaya pelatihan
− Menghapus biaya transportasi
− Skedul pelatihan fleksibel
− Mengurangi gangguan terhadap operasi sehari-hari
Sedangkan keunggulan off-site training antara lain:
− Memberikan kesan kepada karyawan bahwa kualitas itu
sungguh-sungguh penting, sehingga perusahaan berupaya untuk
mengadakan pelatihan di luar perusahaan.
− Gangguan lebih sedikit
− Lebih sedikit interupsi
− Educational setting yang ada lebih sesuai dengan ukuran dan komposisi
kelas.
Pemberian Pelatihan
Ada 5 macam strategi untuk memaksimalkan sumber daya pelatihan, yaitu
(Goestch dan Davis, 1994, pp.325-326);
1. Membentuk kualitas dari awal. Lakukan dengan benar dari awal (do it right
from the first time).
2. Merancang dari yang kecil Jangan mencoba untuk menyeleng garakan
pelatihan bagi semua orang mengenai segala hal. Buat kegiatan yang spesifik
dengan tujuan yang spesifik.
3. Berpikir kreatif. Jangan menganggap bahwa pendekatan tradisional adalah
yang terbaik. Penggunaan video, video interaktif, atau one-on-one peer
training mungkin lebih efektif untuk keadaan tertentu.
4. Melihat-lihat dulu. Sebelum membeli jasa pelatihan, lakukan analisis
menyeluruh terhadap tujuan pekerjaan yang spesifik. Putuskan apa yang
diinginkan dan yakinkan perusahaan yang diajak dalam perjanjian tersebut.
5. Preview dan customize. Jangan pernah membeli produk pelatihan (video,
manual, dan sebagainya) tanpa meninjaunya terlebih dahulu.
Evaluasi Pelatihan
Evaluasi pelatihan dimulai dari pernyataan tujuan yang jelas. Tujuan yang
luas tidak akan membingungkan bila di buatkan sasaran pelatihan yang lebih
spesifik. Tujuan pelatihan merupakan konsep yang luas. Sasaran tersebut
menerjemahkan tujuan tersebut menjadi lebih spesifik dan dapat diukur.
Tujuan pelatihan adalah untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan
sikap karyawan, serta meningkatkan kualitas dan produktifitas organisasi secara
keseluruhan sehingga organisasi menjadi lebih kompetitif. Dengan kata lain,
tujuan pelatihan adalah meningkatkan kinerja, dan pada gilirannya akan
meningkatkan daya saing.
Pelatihan yang sahih adalah pelatihan yang konsisten dengan tujuan pelatihan.
Mengevaluasi validitas pelatihan dilakukan dengan dua tahap proses. Tahap
pertama adalah membandingkan dokumentasi tertulis mengenai pelatihan (outline
kursus, rencana pelajaran, kurikulum, dan sebagainya) dengan sasaran pelatihan.
Bila pelatihan sahih dalam rancangan dan isi, dokumentasi tertulis akan sesuai
dengan sasaran pelatihan. Tahap kedua adalah menentukan apakah pelatihan
yang diberikan benar-benar konsisten dengan dokumentasi tersebut.
Untuk menentukan apakah karyawan sudah mempelajari apa yang diberikan
dapat dilakukan dengan memberikan tes, tetapi tes tersebut harus didasarkan pada
sasaran pelatihan. Jika pelatihan tersebut sahih dan karyawan telah
mempelajarinya, pelatihan tersebut seharusnya menghasilkan perbedaan dalam
kinerja mereka. Kinerja seharusnya meningkat. Berarti kualitas dari produktifitas
nya juga seharusnya meningkat. Manajer dapat membandingkan kinerja sebelum
dan sesudah pelatihan untuk melihat apakah pelatihan tersebut telah
meningkatkan kinerja.
Evaluasi dengan kertas dan pensil saja bukan merupakan bentuk evaluasi
yang memadai. Evaluasi tersebut lebih mengukur kharisma instruktur daripada
keterampilan, prinsip, dan aplikasi yang dimiliki oleh peserta pelatihan. Ukuran
kesuksesan dari pelatihan dilihat dari apakah karyawan menggunakan alat-alat
dan teknik TQM dalam proses pengembangan tim dan apakah mereka
melaksanakan tanggung jawab kerjanya. Tindak lanjut evaluasi secara formal
harus dilakukan dalam jangka waktu 60 hari, 6 bulan, dan 1 tahun setelah latihan
selesai.
Pendekatan Internal
Pendekatan internal adalah pendekatan yang digunakan untuk memberikan
pelatihan dengan fasilitas organisasi. Pendekatan ini meliputi one-on-one
training, on-the job computer-based training, formal group instruction, dan
media-based instruction. One-on-one training dilaksanakan dengan
menempatkan karyawan yang kurang terampil dan belum berpengalaman di
bawah instruksi karyawan yang lebih terampil dan berpengalaman:
Pendekatan ini sering digunakan bila ada karyawan yang baru di rekrut.
Pendekatan ini efektif juga untuk mempersiapkan penggantian bagi karyawan
yang merencanakan untuk pensiun atau keluar.
Computer-based training terbukti sebagai pendekatan internal yang efektif.
Penerapannya sangat cocok untuk memberikan pengetahuan umum. Metode
ini bersifat self-paced, individualized, dan dapat menyajikan umpan balik yang
cepat dan terus-menerus kepada pemakainya.
Dalam formal group instruction, sejumlah karyawan yang me merlukan
pelatihan umum dilatih bersama. Metode itu meliputi kuliah, demonstrasi,
penggunaan multimedia, sesi tanya jawab, permainan peran (role playing), dan
simulasi.
Media-based instruction digunakan secara luas dalam pendekatan internal.
Cara yang paling sederhana dilakukan dengan bantuan satu set audiotapes.
Sedangkan yang lebih komprehensif menggunakan video dan buku kerja.
Pemanfaatan laser disk interaktif (kombinasi antara komputer, video, dan
teknologi laser disk) juga efektif untuk digunakan dalam pendekatan internal.
Pendekatan Eksternal
Pendekatan eksternal adalah pendekatan yang dilaksanakan dengan jalan
mendaftarkan karyawan pada program atau kegiatan yang diberikan oleh
lembaga pemerintah, lembaga swasta, organisasi profesional, dan perusahaan
pelatihan swasta. Pendekatan yang paling sering dilakukan adalah
mendaftarkan karyawan dalam pelatihan jangka pendek dalam jam kerja, dan
mendaftarkan kar yawan dalam pelatihan jangka panjang seperti
kursus-kursus. Pendekatan eksternal terutama digunakan untuk
mengembangkan keterampilan umum.
Pendekatan Kemitraan
Dewasa iri mulai banyak dijalin kemitraan antara perusahaan dengan
perguruan tinggi untuk memberikan customized training. Kemitraan dengan
perguruan tinggi memberikan keuntungan kepada perusahaan yang ingin
menyelenggarakan pelatihan bagi karyawannya. Perguruan tinggi memiliki
tenaga profesional dalam bidang pendidikan dan pelatihan. Mereka sangat
memahami cara mentransformasikan tujuan pelatihan ke dalam materi
pelatihan yang bersifat customized. Perguruan tinggi juga memiliki sumber
daya yang dapat mengurangi atau menghemat biaya pelatihan organisasi.
Keuntungan lainnya adalah adanya kredibilitas, formalisasi, standardisasi,
dan fleksibilitas.
Terlepas dari pendekatan yang digunakan dalam memberikan pelatihan,
menurut Juran ada tiga keputusan penting yang harus dibuat berkaitan dengan
pelatihan.
1. Apakah pelatihan bersifat suka rela atau wajib?
Bila pelatihan merupakan bagian yang penting dari TQM dan organisasi
komite terhadap TQM, maka pelatihan seharusnya bersifat wajib.
2. Bagaimana pelatihan seharusnya dirangkai?
Meskipun penekanan dalam lingkungan TQM adalah bottom-up dalam hal
jumlah pelatihan yang diberikan, rangkaian pelatihan bersifat top-down.
Dengan kata lain, manajer menerima pelatihan yang lebih sedikit daripada
karyawan, tetapi mereka menerimanya pertama kali.
3. Apa yang seharusnya diajarkan?
Materi pelatihan disesuaikan dengan sasaran organisasi mengenai kualitas,
produktifitas, dan daya saing. Seperti yang telah dijelaskan dalam Bab ini,
kebutuhan akan pelatihan ditentukan dengan membandingkan antara
pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dibutuhkan untuk mencapai
sasaran organisasi. Gap antara apa yang dibutuhkan dan apa yang ada saat ini
dapat ditutup dengan memberikan pelatihan yang tepat.
D. PRINSIP-PRINSIP PEMBELAJARAN
Prinsip-prinsip pembelajaran merangkum apa yang diketahui dan diterima
secara luas mengenai bagaimana orang belajar. Pelatih dapat melaksanakan
tugasnya dengan lebih baik bila memahami prinsip-prinsip berikut:
Orang akan belajar sebaik-baiknya bila mereka siap untuk belajar. Anda tidak
dapat memaksa karyawan untuk mempelajari segala sesuatu. Yang dapat Anda
lakukan adalah membuat mereka ingin belajar. Oleh karena itu waktu yang
digunakan untuk memotivasi karyawan agar ingin belajar merupakan waktu
yang berguna. Sebelum memberikan instruksi, jelaskan mengapa karyawan
perlu belajar dan bagaimana mereka dan organisasi akan saling
menguntungkan bila mereka bersedia melakukannya.
Orang belajar lebih mudah apabila apa yang mereka pelajari dapat dikaitkan
dengan sesuatu yang sudah mereka ketahui. Mulailah setiap kegiatan belajar
yang baru dengan mereview apa yang telah diajarkan hari sebelumnya.
Orang belajar sebaik-baiknya dengan cara setahap demi setahap. Belajar
seharusnya di organisasi dalam urutan yang logis dari yang konkrit ke abstrak,
dari yang sederhana ke kompleks, dan dari apa yang sudah diketahui ke yang
belum diketahui.
Orang belajar dengan melakukannya(learning by doing). Prinsip ini mungkin
merupakan prinsip yang paling penting dipahami oleh pelatih. Pelatih yang
belum berpengalaman cenderung bingung dalam berbicara (demonstrasi atau
memberi kuliah) dan mengajar. Hal tersebut dapat menjadi bagian dari proses
mengajar, tetapi hanya sebagian kecil saja bila tidak diikuti dengan kegiatan
aplikasi yang mensyaratkan pelajar untuk melakukan sesuatu.
Semakin sering seseorang menggunakan apa yang ia pelajari, semakin baik
ingatan dan pemahamannya. Hal ini berarti bahwa pengulangan dan aplikasi
seharusnya dilekatkan pada proses belajar.
Sukses dalam belajar cenderung merangsang untuk belajar lebih banyak
Pelatih perlu mengorganisasikan pelatihan ke dalam segmensegmen yang
cukup singkat sehingga pelajar dapat melihat kemajuannya.
Orang butuh umpan balik dengan segera dan terus-menerus untuk mengetahui
apakah mereka telah belajar.
Orang yang belajar ingin mengetahui dengan segera dan terus-menerus
bagaimana mereka melakukan sesuatu. Pelatih seharusnya berkonsentrasi pada
pemberian umpan balik yang terus-menerus dan segera.
G. KASUS
DAFTAR PUSTAKA
Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana. 2001. Total Quality Management. Yogyakarta:
Andi