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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Y NIVELES Y ROLES GERENCIALES


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION
Existen 6 funciones y estas son:
1. Función Técnica
El número, la variedad y la importancia de las operaciones técnicas; la circunstancia
de que los productos de cualquier naturaleza(materiales, intelectuales, morales)
salen generalmente de las manos del técnico; la enseñanza casi exclusivamente
técnica de nuestras escuelas profesionales; todo contribuye a dar a la función técnica,
Y, en consecuencia, a la capacidad técnica, una importancia que redunda en
detrimento de las otras capacidades, tan necesarias y a veces más útiles para
La marcha y prosperidad de las empresas.
Sin embargo la función técnica no es siempre la más importante de todas.
Aun en las empresas industriales hay circunstancias en que cualesquiera de
las otras funciones pueden tener sobre la marcha de la empresa una
influencia mucho mayor que la de la función técnica.
2. Función Comercial
La prosperidad de una empresa industrial depende frecuentemente de la
función comercial tanto como de la función técnica; si el producto no
circula se produce la ruina.
Saber comprar y vender es tan importante como saber fabricar bien.
La habilidad comercial unida a la astucia y decisión, implica un profundo
conocimiento del mercado y de la fuerza de los competidores, una larga
previsión y, en las grandes empresas, la aplicación cada vez más frecuente de
las famosas “ ententes”(acuerdos entre empresas).
3. Función Financiera
Nada se hace sin su intervención. Se necesitan capitales para el pago de
salarios de personal, para la adquisición de inmuebles, útiles y materias
primas, para el pago de dividendos, para la realización de mejoras, para la
constitución de reservas, etcétera. Es indispensable una hábil gestión
financiera a fin de procurarse capitales, para obtener el mayor provecho
posible de las disponibilidades, para evitar compromisos imprudentes.
Ninguna reforma, ninguna mejora, es posible sin disponibilidades o sin
crédito. Es una condición esencial del éxito tener constantemente a la vista
la situación financiera de la empresa.
4. Función de Seguridad
Tiene la misión de proteger los bienes y las personas contra accidentes tales
como robo, el incendio y la inundación; de evitar las huelgas, los atentados,
y en general todos los obstáculos de orden social que puedan comprometer
la marcha y hasta la vida de la empresa.
Es el ojo del amo, es el perro de guardia de la empresa rudimentaria, es la
Policía, es el Ejército en el Estado. Es de una manera general, toda medida
que da a la empresa la seguridad y al personal la tranquilidad de espíritu
que tanto necesita.
5. Función de Contabilidad
Constituye el órgano de la vista en las empresas. Debe permitir conocer, en
cualquier momento, donde está y a donde se va. Debe dar informes exactos
claros y precisos sobre la situación económica de la empresa.
Una buena contabilidad, simple y clara, que de una idea exacta de las
condiciones de la empresa, es un poderoso medio de dirección.
Para esta función como para las otras, se necesita cierta iniciación. La
indiferencia que se tiene hacia ella en las grandes escuelas industriales
demuestra que no se sabe apreciar los servicios que presta.
6. Función Administrativa
Ninguna de las cinco funciones precedentes está encargada de formular el
programa general de acción de la empresa, de constituir el cuerpo social, de
coordinar los esfuerzos, de armonizar los actos. Estas operaciones no
forman parte de las atribuciones de las 5 funciones antes mencionadas, ella
constituye otra función designada habitualmente con el nombre de
administración, y cuyas atribuciones y esfera de acción se hallan muy mal
definidas.
La previsión, la organización, la coordinación y el control forman parte, sin
lugar a dudas, de la administración, de acuerdo con el concepto corriente de
este término.
¿ Es necesario incluir también entre ellas el mando? No es imprescindible;
podría estudiárselo aparte. Sin embargo, me he decidido a incorporarlo
a la administración por las siguientes razones:
1⁰) El reclutamiento, la formación del personal y la constitución del cuerpo
social, que son funciones a cargo de la administración, tiene una intima
relación con el mando.
2⁰) La mayor parte de los principios de mando son principios de
administración. Administraciòn y mando tienen entre sí una relación muy
estrecha. Desde el único punto de vista de la facilidad de su estudio
existe interés en agrupar estas dos clases de operaciones.
3⁰) Este agrupamiento tiene además la ventaja de dar origen a una función
muy importante, digna de atraer y mantener la atención del público, al
menos tanto como la función técnica.
Se adopta la siguiente definición:
Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción.
Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la
empresa.
Mandar es dirigir al personal.
Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas
establecidas y a las ordenes dadas.
Así comprendida, la administración no es un privilegio exclusivo ni una carga
personal del jefe o de los dirigentes de la empresa; es una función que se
reparte, como las otras funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros
del cuerpo social.
La función administrativa se distingue netamente de las otras cinco funciones
esenciales. Es necesario no confundirla con el gobierno.
Gobernar es conducir la empresa hacia el fin propuesto, tratando de obtener
el mayor provecho posible de todos los recursos de que ella dispone; es
asegurar la marcha de las seis funciones esenciales.
La administración no es sino una de las seis funciones cuya marcha debe
asegurar el gobierno. Pero ella ocupa, en la actuación de los altos jefes, un
lugar tan grande, que puede a veces parecer que esta actuación es
exclusivamente administrativa.
NIVELES Y ROLES GERENCIALES
“ La variedad de problemas que enfrentan los gerentes es enorme (alta
diversidad), a menudo, deben entender muchos problemas de manera
simultanea( fragmentación ), es común que tengan que tomar decisiones
de golpe (brevedad), y muchas deben apoyarse en la intuición y
experiencia que ha ganado en su carrera, desempeñando su puesto con
la mejor de sus capacidades.”
(Jones y George, 2010:13)
Los gerentes o directivos son personas responsables de las actividades de
las personas que tienen a su cargo. A diferencia de los trabajadores, tienen
Responsabilidad parra supervisar las actividades de ciertas personas
(aquellas que tienen a su cargo).
Niveles Gerenciales
Existen diferentes tipos de gerentes que se podrían clasificar en los niveles
operativo (o primera línea), mandos intermedios y alta dirección.

ALTA
DIRECCION

MANDOS
INTERMEDIOS

NIVEL OPERATIVO
( 1RA LINEA)
Cada tipo de gerente tiene unas responsabilidades distintas, si bien,
relacionas pues todos buscan alcanzar las metas organizacionales, además,
los gerentes de primera línea dependen de los mandos intermedios;
quienes, a su vez dependen de la alta dirección.
Veamos la distinción entre ellos(basado en Fernández, 2010: 6-10):

La ALTA DIRECCIÒN son los máximos responsables de la empresa(presidente


ejecutivo o consejero delegado, vicepresidentes y directores generales). Su
principal preocupación es tener un equipo directivo cohesionado. Se centra
en los aspectos de largo plazo (supervivencia y crecimiento) y sus principales
tareas son: fijar el rumbo de la organización, formular objetivos a largo
plazo, moldear la cultura, controlar el uso de recursos y vigilar el desempeño
general.
Los MANDOS INTERMEDIOS (o gerentes tácticos) son los encargados de
administrar el funcionamiento de unidades organizativas concretas
(departamentos o unidades de negocio). Son mediadores entre la alta
dirección y el nivel operativo. Se preocupan por establecer unas buenas
relaciones con sus colegas, fomentar el trabajo en equipo y resolver
conflictos. Actualmente, han cobrado mayor importancia ya que las
empresas organizan el trabajo en torno a equipos y proyectos.

El NIVEL OPERATIVO (gerentes de primera línea, supervisores o jefes de


sección) se preocupa por aplicar las reglas y procedimientos para lograr una
producción eficiente, proporcionar asistencia técnica y supervisar a sus
empleados. Son muy importantes en el mantenimiento de la calidad, la
innovación y el desempeño.
La siguiente tabla muestra los aspectos cambiantes de los diferentes tipos de
niveles directivos:

NIVEL OPERATIVO NIVEL MEDIO NIVEL ALTO


ROLES • Desde implementadores de • Desde controladores • Desde asignadores de
operaciones hasta administrativos hasta recursos hasta lideres
CAMBIANTES empresarios agresivos asistentes de apoyo institucionales

ACTIVIDADES • Creación y búsqueda de • Desarrollo de los individuos • Establecimiento de


nuevas oportunidades de y soporte de sus estándares altos de
CLAVE crecimiento para el actividades. desempeño.
negocio.
• Atracción y desarrollo de • Vinculación del • Institunalizacion del
recursos. conocimiento y las conjunto de normas y
habilidades dispersos entre valores que apoyan la
las unidades. cooperación y la confianza.
• Administraciòn de la • Administraciòn de la • Creación de un objetivo
mejora continua dentro de tensión entre el objetivo de corporativo y de ambición
la unidad. corto plazo y la ambición a sobresaliente.
largo plazo.
Roles Gerenciales
¿ Qué hacen los gerentes? ¿ En que ocupan su tiempo?
En 1973, Henry Mintzberg presentó una visión novedosa sobre el quehacer
de los gerentes. Tras observar a un conjunto de directivos mientras
trabajaban, Mintzberg agrupó las diferentes tareas específicas que hacían en
diez roles que, a su vez, integró en tres categorías:

ROLES INTERPERSONALES

ROLES DE INFORMACION
ROLES DE DECISION
Roles interpersonales Cabeza visible: Figura simbólica; cumple con obligaciones simbólicas
Líder: Capacita y motiva a las personas
Enlace: Mantiene una red de contactos externos que ofrecen información y apoyo

Monitor: Busca y recibe información para conocer el funcionamiento de la organización


Difusor : Transmite información a otros miembros de la organización
Roles Informativos Portavoz: Proporciona información al exterior sobre políticas, acciones, resultados,…

Empresario: Busca oportunidades de negocio. Inicia proyectos


Gestor de anomalías: Toma medidas correctivas cuando es necesario
Roles de decisión
Asignador de recursos: Decide quien recibe los recursos, fija prioridades
Negociador: Representa a la organización en negociaciones con partes tanto externas
como internas.
MITOS SOBRE EL TRABAJO GERENCIAL
MITO 1
El gerente es un planificador reflexivo sistemático. En la realidad, los gerentes trabajan un
ritmo agotador. Sus actividades se caracterizan por la brevedad, la diversidad y la
discontinuidad, el gerente es mucho mas aficionado a la acción que a la reflexión. No
dedica más de nueve minutos a una tarea y solo el diez porciento de sus actividades exige
una hora para completarse.

MITO 2
El gerente dedica mucho tiempo a planificar y a delegar y menos a ver a sus clientes y
emprender negociaciones. En realidad, los gerentes sienten obligaciones de dedicarse a
actividades habituales, incluidos rituales y ceremonias, y a actividades de procesamiento
de la información, que comunican a la organización con su entorno. Aunque muchas de las
actividades de los gerentes son insignificantes y absurdas, ellos asumen la obligación de
hacer todo lo que su puesto requiere, incluso cuando otros podrían llevarlas a cabo con
facilidad.
Mito 3
El gerente necesita y utiliza la información global, la que mejor puede
proporcionar un sistema de información a la dirección. En realidad, los
gerentes prefieren los canales de comunicación orales o la información que se
obtiene con rapidez; por lo general, mediante llamadas telefónicas y
reuniones.

Mito 4
La administración de empresas es ya, o le falta poco para ser, una ciencia y
una profesión. En la realidad, la mayor parte de lo que el gerente hace está
bien guardado dentro de su cerebro. La intuición y el discernimiento se
relacionan más con la administración que los datos concretos, los hechos
objetivos y la ciencia precisa.
Habilidades Administrativas
Todos los gerentes, sin importar su nivel, el tamaño o tipo de organización,
realizan en mayor o menor grado a las cuatro funciones básicas del proceso
administrativo. Para llevarlas a cabo adecuadamente, requiere de una serie
de habilidades.

Según la Real Academia Española (RAE), por habilidad se entiende la


capacidad y disposición para algo; o, cada una de las cosas que una persona
ejecuta con gracia y destreza. En nuestro caso, por habilidades entenderemos
las capacidades que resultan del conocimiento, la práctica y la
aptitud(Bateman y Snell, 2009; Fernández, 2010).
Se considera que las habilidades de los gerentes se pueden englobar en tres
categorías( Robert L. Katz, 1955):
1. Habilidades conceptuales: Capacidad para analizar y
diagnosticar situaciones complejas y, de entender la
organización de forma holística.
2. Habilidades interpersonales o humanas:
Capacidad para entender, enseñar, dirigir, motivar
y controlar a otros y trabajar con ellos.

3. Habilidades técnicas: Capacidad para llevar a cabo


tareas concretas que involucran el uso de
instrumentos, procedimientos y técnicas de un
campo especializado.
Siendo las tres habilidades esenciales para un gerente, su grado de
importancia estará en función del nivel gerencial que ostente en una
organización. No obstante, las habilidades humanas o interpersonales son
muy importantes en los tres niveles.

ALTA GERENCIA CONCEPTUAL

GERENCIA MEDIA HUMANISTA

GERENCIA DE TECNICA
PRIMERA LINEA