Anda di halaman 1dari 27

STANDARD OPERATING PROCEDURES

DEPARTEMEN PEMASARAN DAN PENJUALAN


PT NUTRIS FIELD INDONESIA
No. Ruang Lingkup Nomor SOP
1 Penjualan Melalui Pesanan 001/SOP/PP/PTIC/I/2018
2 Penjualan Melalui Penawaran 002/SOP/PP/PTIC/I/2018
3 Penjualan Ekspor 003/SOP/PP/PTIC/I/2018
4 Penjualan Kredit 004/SOP/PP/PTIC/I/2018
5 Miss Order 005/SOP/PP/PTIC/I/2018
6 Pembuatan Materi Promosi 006/SOP/PP/PTIC/I/2018
7 Pengeluaran Biaya Promosi 007/SOP/PP/PTIC/I/2018
8 Perencanaan Penjualan 008/SOP/PP/PTIC/I/2018
9 Permohonan Pendaftaran Merk Dagang 009/SOP/PP/PTIC/I/2018
10 Permohonan Kontrak dan Kelengkapan Dokumen 010/SOP/PP/PTIC/I/2018
Ekspor
SOP Departemen Penjualan dan Pemasaran PT NUTRIS FIELD INDONESIA terkait
dengan:

1. Penjualan
2. Pemasaran

1. Penjualan
Secara umum penjualan PT NUTRIS FIELD INDONESIAterbagi menjadi 2:
a. Penjualan Kepada Perusahaan Ritel
PT NUTRIS FIELD INDONESIA menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan ritel
di seluruh Indonesia, baik yang berbentuk hypermarketdan/atausupermarket.
b. Penjualan Beli-Putus
PT NUTRIS FIELD INDONESIA juga melakukan penjualan beli putus kepada beberapa
perusahaan distributor baik di Indonesia maupun di luar negeri.

2. Pemasaran
Secara umum, pemasaran dibagi menjadi:
a. Pemasaran Melalui Pasar Tradisional
Pemasaran di pasar tradisional dilakukan dengan memberikan banner nama untuk
outlet-outlet tradisional yang menjual produk PT NUTRIS FIELD INDONESIA. Hal
ini bertujuan agar masyarakat luas yang terbiasa berbelanja di pasar tradisional dapat
mengenali produk dari PT NUTRIS FIELD INDONESIA.
b. Pemasaran Melalui Media Massa
Pemasaran melalui media massa dilakukan untuk menunjang promosi secara masal.
Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak dan online.
c. Pemasaran Melalui Pasar Modern
Pemasaran di pasar Modern dilakukan dengan menyewa stand kecil (display spacing)
untuk menampilkan produk PT NUTRIS FIELD INDONESIA. Hal ini bertujuan agar
pelanggan yang terbiasa berbelanja di supermarket dan hypermarket dapat mengenali
dan tertarik dengan produk PT NUTRIS FIELD INDONESIA.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan Pembuatan
dan Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Penjualan
No. 001/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Penjualan Melalui Pesanan


Melakukan dan memastikan proses penjualan kepada pembeli dan
Tujuan
penerimaan pesanan penjualan berjalan dengan tepat dan lancar.

Dokumen Terkait :
1. SuratPembelian
2. Surat Pesanan Pelanggan
3. Surat Pesanan Penjualan
4. Faktur Penjualan
5. Picking Ticket
6. Slip Pengepakan

Standar:
1. Staf Penjualan menerima pesanan dari pelanggan via telepon atau langsung di kantor
pusat.
2. Pesanan dari pelanggan diterima dalam bentuk Surat pembelian milik perusahaan
pelanggan melalui fax, email, atau secara langsung dan dituliskan kedalam Surat
Pesanan Pelanggan.
3. Staf Penjualan mengecek barang-barang yang dipesan oleh pelanggan di database
persediaan barang.
4. Apabila barang yang dipesan tersebut telah habis, maka staf penjualan akan
mengkonfirmasi pelanggan mengenai pemenuhan pemesanan.
5. Bila pelanggan masih mau menunggu barang pesanan, maka barang tersebut dicatat
sebagai backorder. Bila tidak, pemesanan dapat dibatalkan.
6. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan pelanggan mencakup data pelanggan
secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan pelanggan,
kuantitas, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan pesanan (Staf Penjualan).
7. Staf Penjualan mencatat pesanan pelanggan ke sistem komputer dan menerbitkan
dokumen Pesanan Penjualan (Surat Pesanan Penjualan) dan Faktur Penjualan
(Faktur Penjualan)
8. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan
pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada Staf Gudang(Bagian
Produksi). Salinan ketiga diserahkan ke Staf Piutang (Bagian Keuangan). Salinan
keempat diberikan kepada Staf Delivery.
9. Dokumen Faktur Penjualan disalin menjadi 3 rangkap. Salinan 2 diarsip oleh Staf
Penjualan. Salinan asli dan salinan 3di serahkan ke Staf Piutang yang nantinya akan
dilanjutkan ke pelanggan untuk diotorisasi oleh pelanggan.
10. Faktur Penjualantersebut dapat dikirim ke alamat pelanggan via fax.
11. Setelah diotorisasi, pelanggan akan mengirimkan kembali satu salinannya ke Staf
Kas/Staf Piutang untuk fungsi penagihan.
12. Setelah menerima Surat Pesanan Penjualan dari Staf Penjualan, Kepala Bagian
Gudang menyiapkan Picking Ticket (tiket pengambilan barang).
13. Picking Ticket tersebut dibuat 2 rangkap. Salinan pertama diarsipkan oleh Bagian
Gudang. Salinan kedua diserahkan ke Staf Delivery.
14. Setelah menerima barang-barang pesanan dan Picking Ticket dari bagian gudang, Staf
Delivery mencocokkan semua daftar pesanan yang ada di Surat Pesanan Penjualan,
Picking Ticket, dan menerbitkan Slip Pengepakan.
15. Slip Pengepakan dibuat menjadi 4 rangkap. Salinan kedua diserahkan ke bagian
gudang untuk diarsipkan. Salinan ketiga diserahkan ke Staf Penjualan untuk
diarsipkan. Salinan pertama dan keempat diserahkan ke Kurir untuk nantinya
diotorisasi oleh pelanggan yang kemudian dikirim kembali salinan keempat dan
diserahkan ke staf piutang.
16. Staf gudang menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang dan mempersiapkannya
ke Kurir untuk dimasukkan dalam container.
17. Kurir siap mengantarkan barang-barang ke pelanggan.
18. Setelah barang sampai ke pelanggan, pelanggan memastikan daftar pesanannya yang
ada di Slip Pengepakan. Bila barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan
maka akan dilakukan prosedur selanjutnya (diatur dalam SOP miss order)
19. Pelanggan akan mengotorisasi dokumen Slip Pengepakan tersebut.
20. Setelah diotorisasi oleh pelanggan salinan keempat akan diarsipkan oleh pelanggan.
Sedangkan salinan pertama dikirim melalui fax untuk diarsipkan kembali ke bagian
Staf Delivery.
Flow Chart Penjualan Pesanan

Divisi Penjualan Divisi Produksi Divisi Keuangan

Surat Pesanan
E A Penjualan 2 B
Customer C

Menyerahkan
Surat Staf Delivery
Menyiapkan Picking
Pemeblian, Mencocokkan Kurir mengirim Slip Pengepakkan4
Ticket berdasarkan Slip Pengepakkan4
divisi semua dokumen barang ke Surat Pesanan
data Surat Pesanan
penjualan (salinan Surat pelanggan dan Faktur Penjualan 3 3
Penjualan
Penjualan,
menulis Surat Pesanan Penjualan membawa
menyiapkan barang Faktur Penjualan 1
Pesanan dan Picking Ticket), Salinan
Pelanggan menyiapkan slip
pengepakkan.
Surat Pesanan
Pelanggan
Slip Pengepakkan 4
Picking Ticket 2 Mengirimkan 2
Slip Pengepakkan 1 salinan Faktur
Picking Ticket 1
Penjualan ke
Mengecek list Slip Pengepakkan 4
pelanggan
pesanan di Slip Pengepakkan 3 Slip pengepakkan 2 untuk
database dan Slip Pengepakkan 2 diotorisasi
mengkonfirmasika
Customer
nnya ke pelanggan
Slip Pengepakkan 1

Surat Pesanan c
Penjualan 2 Customer
Surat Pesanan D
Memasukkan data Kurir
dari Surat Pesanan Penjualan 4
Pelanggan ke Surat
Pesanan Penjualan
Mengembalika
Faktur n salinan
Kurir membawa
Penjualan 3 Faktur
kembali Slip
Faktur Penjualan ke
Pengepakkan yang
Penjualan bagian
Faktur telah diotorisasi
1 Surat Pesanan keuangan
Penjuala oleh pelanggan
Surat Pesanan 4
Penjualan untuk diarsip
n 2 Surat Pesanan 3
Penjualan D
Penjualan
Surat Pesanan 2
Penjualan 1

Slip Pengepakkan4

Faktur Penjualan 1

D
B A
Slip Pengepakkan4 D

Slip Pengepakkan 3
D

B
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Pembuatan
Departemen Penjualan dan
Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Penjualan
No. 002/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Penjualan Melalui Penawaran


Memastikan alur penjualan barang denan penawaran berjalan dengan
Tujuan
baik.

Dokumen Terkait :
1. SuratPembelian
2. Surat Pesanan Pelanggan
3. Surat Pesanan Penjualan
4. Faktur Penjualan
5. Picking Ticket
6. Slip Pengepakan

Standar:

1. Staf pemasaran melakukan promosi secara langsung kepada calon konsumen


2. Jika konsumen berminat, ia akan menghubungi staf penjualan untuk melakukan
permintaan pembelian.
3. Pesanan dari pelanggan diterima dalam bentuk Surat
SuratPembelianmilikperusahaanpelangganmelalui fax, email, atau secara
langsungdandituliskedalamSurat Pesanan Pelanggan.
4. Divisi penjualan mengecek barang-barang yang dipesan oleh pelanggan di database
persediaan barang.
5. Apabila barang yang dipesan tersebut telah habis, maka staf penjualan akan
mengkonfirmasi pelanggan mengenai pemenuhan pemesanan.
6. Bila pelanggan masih mau menunggu barang pesanan, maka barang tersebut dicatat
sebagai backorder. Bila tidak, pemesanan dapat dibatalkan.
7. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan pelanggan mencakup data pelanggan
secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan pelanggan,
kuantitas, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan pesanan (Staf Penjualan).
8. Staf Penjualan mencatat pesanan pelanggan ke sistem komputer dan menerbitkan
dokumen Pesanan Penjualan (Surat Pesanan Penjualan) dan Faktur Penjualan
(Faktur Penjualan).
9. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan
pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada Staf Gudang (Bagian
Produksi) berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga
diserahkan ke Staf Kas/Staf Piutang (Bagian Keuangan). Salinan keempat diberikan
kepada Bagian Pengiriman Barang (Staf Delivery).
10. Dokumen Faktur Penjualan disalin menjadi 3 rangkap. Salinan 2 diarsip oleh Staf
Penjualan. Salinan 1&3 di serahkan ke Staf Kas/Staf Piutang yang nantinya akan
dilanjutkan ke pelanggan untuk diotorisasi oleh pelanggan.
11. Faktur Penjualantersebut dapat dikirim ke alamat pelanggan via fax.
12. Setelah diotorisasi, pelanggan akan mengirimkan kembali satu salinannya ke Staf
Kas/Staf Piutang untuk fungsi penagihan.
13. Setelah menerima Surat Pesanan Penjualan dari Staf Penjualan, Kepala Bagian
Gudang menyiapkan Picking Ticket (tiket pengambilan barang).
14. Picking Ticket tersebut dibuat 2 rangkap. Salinan pertama diarsipkan oleh Bagian
Gudang. Salinan kedua diserahkan ke Staf Delivery.
15. Setelah menerima barang-barang pesanan dan Picking Ticket dari bagian gudang, Staf
Delivery mencocokkan semua daftar pesanan yang ada di Surat Pesanan Penjualan,
Picking Ticket, dan menerbitkan Slip Pengepakan.
Slip Pengepakan dibuat menjadi 4 rangkap. Salinan kedua diserahkan ke bagian
gudang untuk diarsipkan. Salinan ketiga diserahkan ke Staf Penjualan untuk
diarsipkan. Salinanpertama diserahkan ke Kurir untuk nantinya diotorisasi oleh
pelanggan.dan keempat diserahkan ke staf piutang.
16. Staf Gudang menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang dan mempersiapkannya
ke Kurir untuk dimasukkan dalam container.
17. Kurir siap mengantarkan barang-barang ke pelanggan.
18. Setelah barang sampai ke pelanggan, pelanggan memastikan daftar pesanannya yang
ada di Slip Pengepakan. Bila barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan
maka akan dilakukan prosedur selanjutnya (diatur dalam SOP miss order)
19. Pelanggan akan mengotorisasi dokumen Slip Pengepakan tersebut.
20. Setelah diotorisasi oleh pelanggan salinan keempat akan diarsipkan oleh pelanggan.
Sedangkan salinan pertama dikirim melalui fax untuk diarsipkan kembali ke bagian
Staf Delivery.
Flow Chart Penjualan Melalui Penawaran

Divisi Pemasaran Divisi Penjualan


A Divisi Produksi Divisi Keuangan

Surat Pesanan
F B Penjualan 2 C
Staf Pemasaran D
Menyerahkan Surat
Pembelian dan
diviFaktur Penjualan
penjualan menulis ke Staf Delivery
dalam Surat Pesanan Menyiapkan Picking
Mencocokkan Kurir mengirim
Pelanggan Ticket berdasarkan Slip Pengepakkan4
semua dokumen barang ke Surat Pesanan
data Surat Pesanan
(salinan Surat pelanggan dan Faktur Penjualan 3 3
Penjualan
Menawarkan Penjualan,
Pesanan Penjualan membawa
produk ke menyiapkan barang Faktur Penjualan 1
dan Picking Ticket), Salinan
Pelanggan
menyiapkan Slip
Surat Pesanan
Pengepakkan.
Pelanggan

Slip Pengepakkan 4
Picking Ticket 2 Mengirimkan 2
A Slip Pengepakkan 1 salinan Faktur
Mengecek list Picking Ticket 1 Penjualan ke
pesanan di Slip Pengepakkan 4 pelanggan
Slip Pengepakkan 2 ntuk
database dan Slip Pengepakkan 3
mengkonfirmaFakt Slip Pengepakkan 2 diotorisaFaktur
ur Penjualan
A
Penjualankannya
Slip Pengepakkan 1
ke pelanggan
Picking Ticket 2 D A

F
Memasukkan data Surat Pesanan
dari Surat Pesanan Penjualan 4
D
Pelanggan ke Surat
Pesanan Penjualan DiviFaktur Penjualan Mengembalika
Pemasaran n salinan sales
Faktur Kurir membawa
invoice ke
Penjualan 3 kembali Slip
bagian
Faktur Pengepakkan yang
Staf Pemasaran keuangan
Penjualan 1 telah diotorisaFaktur
Faktur untuk
Surat Pesanan Penjualan oleh
Penjuala diarFaktur
Surat Pesanan 4
Penjualan pelanggan
n2 Penjualanp
Surat Pesanan 3
Penjualan DD
Penjualan
Surat Pesanan 2
Penjualan 1
Menawarkan
barang pada Slip
Slip Pengepakkan4
Pengepakkan 1
calon pembeli
Faktur Penjualan 2

D
C B
Slip Pengepakkan4 D

Customer
Slip Pengepakkan 3

B
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan Pembuatan
dan Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__
Penanggung
Manajer Penjualan
No. 003/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Penjualan Ekspor

Tujuan Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik.

Dokumen Terkait :
1. SuratPembelian
2. Surat Pesanan Pelanggan
3. Surat Permohonan Pembuatan Draf Kontrak Ekspor
4. Surat Pesanan Pelanggan
5. Faktur Penjualan
6. Picking Ticket
7. Slip Pengepakan
8. Bill of Lading
9. Bukti Setor

Standar:
1. Stafpromosimelakukanpromosidanmenawarkanprodukkecalon customer.
2. Apabilatertarik, Staf Penjualan menerima permintaan (order) ekspor dari
pelanggansetelahdilakukanpromosiolehdivisipemasaran.
3. Staf penjualan mengirimkan Surat Permohonan Draft Kontrak Ekspor ke Staf
Perizinan (Bagian Legal dan Administrasi) untuk mempersiapkan Surat Kontrak
Ekspor.
4. Pesanan dari pelanggan diterima dalam bentuk Surat Pesanan Pelanggan dari
pelanggan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan
form. Permintaan secara lisan melalui telepon tidak dapat dilayani.
5. Staf Penjualan mengecek barang-barang yang dipesan oleh pelanggan di database
persediaan barang.
6. Apabila barang yang dipesan tersebut telah habis, maka staf penjualan akan
mengkonfirmasi pelanggan mengenai pemenuhan pemesanan.
7. Bila pelanggan masih mau menunggu barang pesanan, maka barang tersebut dicatat
sebagai backorder. Bila tidak, pemesanan dapat dibatalkan.
8. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan pelanggan mencakup data pelanggan
secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan pelanggan,
kuantitas, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan pesanan (Staf Penjualan).
9. Staf Penjualan mencatat pesanan pelanggan ke sistem komputer dan menerbitkan
dokumen Pesanan Penjualan (Surat Pesanan Pelanggan), Faktur Penjualan (Faktur
Penjualan), dan Surat Permohonan Pembuatan Draf Kontrak Ekspor ke Staf
Perizinan untuk membuat Surat Kontrak Ekspor (diatur dalam SOP Kontrak dan
kelengkapan Dokumen Ekspor).
10. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan
pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada Staf Gudang (Bagian
Produksi) berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga
diserahkan ke Staf Kas (Bagian Keuangan). Salinan keempat diberikan kepada Bagian
Pengiriman Barang (Staf Delivery).
11. Dokumen Faktur Penjualan disalin menjadi 3 rangkap. Salinan 2 diarsip oleh Staf
Penjualan. Salinan 1&3 di serahkan ke Staf Kas/Staf Piutang yang nantinya akan
dilanjutkan ke pelanggan untuk diotorisasi oleh pelanggan.
12. Faktur Penjualandapat dikirim ke alamat pelanggan via fax. Staf Kas juga
mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke Bank Devisa.
13. Setelah diotorisasi, pelanggan akan mengirimkan kembali satu salinan Faktur
Penjualan ke Staf Pencatatan untuk fungsi penagihan dan Surat Kontrak Ekspor ke
Staf Penjualan.
14. Setelah menerima Surat Pesanan Pelanggan dari Staf Penjualan, Kepala Bagian
Gudang menyiapkan Picking Ticket (tiket pengambilan barang).
15. Picking Ticket tersebut dibuat 2 rangkap. Salinan pertama diarsipkan oleh Bagian
Gudang. Salinan kedua diserahkan ke Staf Delivery.
16. Setelah menerima barang-barang pesanan dan Picking Ticket dari bagian gudang, Staf
Delivery mencocokkan semua daftar pesanan yang ada di Surat Pesanan Pelanggan,
Picking Ticket, dan menerbitkan Slip Pengepakan (slip pengepakan).
17. Slip Pengepakan dibuat menjadi 4 rangkap. Salinan kedua diserahkan ke bagian
gudang untuk diarsipkan. Salinan ketiga diserahkan ke Staf Penjualan untuk
diarsipkan. Salinan pertama diserahkan ke Kurir untuk nantinya diotorisasi oleh
pelanggan.dan keempat diserahkan ke staf piutang.
18. Staf Delivery menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang dan mempersiapkannya
Bill of Lading ke Kurir untuk dimasukkan dalam container.
19. Kurir siap mengantarkan barang-barang ke pelabuhan untuk diserahkan ke bagian
ekspedisi, setelah selesai sampai ke pelabuhan kurir membawa kembali salinan bill of
lading dan Slip Pengepakanuntuk di arsipkan kembali di divisi penjualan.
20. Staf Penjualan mengkonfirmasi Staf Kas untuk pencairan pemasukan .
21. Bukti pembayaran diarsipkan di Bagian Keuangan.
Flow Chart Penjualan Ekspor
Divisi Penjualan DIVISI PRODUKSI DIVISI
KEUANGAN Divisi Legal

Surat Pesanan
F A Penjualan 2 B C
A
Divisi Pemasaran Customer D

Menyerahkan Staf Delivery


surat Mencocokkan
Menyiapkan slip Surat Permohonan
pembelian dan semua dokumen
Staf Pemasaran Kurir mengirim pengepakkan dan Draf perjanjian jual-
diviFaktur (salinan Surat Slip Pengepakkan4
barang ke Picking Slip Surat Pesanan beli Ekspor
Penjualan Pesanan Penjualan,
pelabuhan dan berdasarkan data Faktur Penjualan 3 3
Penjualan
pennjualan Picking Slip, dan slip
membawa Surat Pesanan
membuat pengepakkan), Faktur Penjualan 2
Salinan Penjualan
surat pesanan menyerahkan
pelanggan salinan slip
pengepakkan ke Membuat
Menawarkan surat pesanan Kurir. surat Jual
pelanggan Mengirimkan 2 salinan
produk ke slip pengepakkan 4 Beli Ekpor
Faktur Penjualan ke
Pelanggan Picking Ticket 2 pelanggan untuk
Mengecek list slip pengepakkan 1 diotorisaFaktur
pesanan di database Bill of Lading Picking Ticket 1 Penjualan, dan
dan mendaftarkan
mengkonfirmaFaktur slip pengepakkan 4 pemberitahuan ekspor ke Surat Kontrak
Penjualankannya ke slip pengepakkan 3 Bank Devisa Ekspor 2
pelanggan, dan
Surat Kontrak
membuat memo
slip pengepakkan 2 Customer Ekspor 1
untuk diviFaktur D
Penjualan legal slip pengepakkan 1 D G
Customer

Memasukkan data Picking Ticket 2


dari PO ke Surat Surat Pesanan
Pesanan Penjualan Penjualan 4
Mengirimkan slip H
pengepakkan yang Mengembalikan
Faktur
Faktur telah diotorisaFaktur salinan sales invoice
Penjualan 33
Penjualan Penjualan via fax ke bagian keuangan
Faktur
Faktur untuk diarFaktur
Penjualan 21
Penjualan Penjualanp, dan
Faktur
Faktur memberikan bukti
Surat Pesanan Customer
Penjuala
Penjuala setor
Surat Pesanan 4
Penjualan
nn 12 Surat Pesanan 3
Penjualan D
Penjualan
Surat Pesanan 2
Penjualan 1
Faktur Penjualan 2 Surat Kontrak
Slip pengepakkan
slip Pengepakkan41 Ekspor 2
Surat Permohonan Bukti Pembayaran
Draft Kontrak Ekspor
D
B A
Slip Pengepakkan4 D
C
D
slip pengepakkan 3
E

Surat Jual-Beli
Ekspor 2
Surat Jual- H
BeliEkspor 1

Customer
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan Pembuatan
dan Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__
Penanggung
004/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab Manajer Penjualan
No.
Ruang Lingkup Penjualan Kredit
Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan
Tujuan
lancar.

Dokumen Terkait :
1. Surat Permohonan Kredit
2. Surat Pesanan Penjualan
3. Garansi Bank

Standar:
1. Staf penjualan menerima pesanan pelanggan dari calon pembeli yang menunjukkan
jenis dan jumlah barang yang diminta melalui telepon atau secara langsung.
2. Calon pembeli mengajukan surat permohonan kredit dengan lengkap kepada divisi
penjualan. Divisi penjualan akan meneruskannya kepada Bagian akuntansi keuangan.
3. Bagian akuntansi keuangan melakukan verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada
pelanggan.
4. Pelanggan yang diperbolehkan mengajukan kredit adalah pelanggan yang memenuhi
syarat :
a. Customer memberikan Bank Garansi sebesar jumlah kredit yang diajukan.
b. Besarnya pengajuan kredit sesuai dengan kesepakatan pelanggan dengan
perusahaan.
c. Minimal telah melakukan pelunasan DP sebesar 50% dari total invoice

5. Termin penjualan kredit yaitu n/14, n/30.


6. Salinan Kredit yang telah disetujui dibuat 2 rangkap. 1 rangkap asli diarsipkan di
bagian akuntansi keuangan, rangkap lainnya dikembalikan ke divisi penjualan.
7. Pelanggan melunasi pembayaran tepat waktu
8. Apabila pembayaran tidak dilunasi tepat waktu, bank garansi yang diberikan akan
langsung dicairkan oleh staf kas setelah konfirmasi dari bagian penjualan bahwa
belum ada pelunasan.

Flow Chart Penjualan Kredit

Divisi
Divisi Penjualan
Keuangan

Surat Pemohonan
Customer Kredit dan bank
garansi Bank
Garansi

Surat Pesanan Memverifikasi


Penjualan Surat
Surat Permohonan Permohonan
Kredit bank garansi Kredit
Garansi Bank

2
Surat permohonan
Surat Permohonan Kredit 1 (yang telah
Kredit 2 (yang telah disetujui)
Garansi Bank
disetujui)
Garansi Bank

D
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan Pembuatan
dan Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Penjualan
No. 005/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Miss Order


Memastikan bahwa barang yang Miss Order dapat segera diganti ke
Tujuan
pelanggan.

Dokumen Terkait :
1. Picking Ticket
2. Slip Pengepakan
3. Surat Pesanan Pelanggan

Standar:

1. Kurir membawa kembali Slip Pengepakan yang berisi keterangan adanya jumlah
barang yang kurang.
2. Slip Pengepakan diserahkan ke Staf Delivery.
3. Staf Delivery memeriksanya dan memastikan jumlah barang tersebut.
4. Kemudian Staf Delivery menyerahkan Slip Pengepakan tersebut ke Staf Penjualan.
5. Staf Penjualan melakukan verifikasi jumlah barang dan mengupdate jumlah barang
yang ada di database untuk segera dilakukan pengeluaran barang kembali.
6. Staf Penjualan mengcopy Slip Pengepakan tersebut menjadi 3 salinan. Salinan
pertama di arsipkan sendiri, salinan kedua diserahkan ke bagian Gudang untuk
dilakukan verifikasi, pengupdate-an database barang dikomputer dan pengeluaran
barang baru yang kurang tersebut. Salinan ketiga diserahkan ke bagian keuangan
untuk dijadikan arsip dan pemberitahuan.
7. Kepala Gudang mengeluarkan Picking Ticket yang baru.
8. Picking Ticketdibuat 2 rangkap. Salinan pertama diarsip sendiri oleh bagian gudang.
Salinan kedua diserahkan ke Staf Delivery untuk diarsipkan dan fungsi pengepakan
barang.
9. Setelah menerima barang dan Picking Ticket, Staf Delivery mencocokkan semua list
jumlah barang yang kurang yang ada diSlip Pengepakandari Kurir tadi dengan daftar
yang ada di Picking Ticket, baru kemudian menerbitkanSlip Pengepakanyang baru.
10. Slip Pengepakan dibuat menjadi 4 rangkap. Salinan kedua diarsipkan oleh bagian
gudang. Salinan ketiga diserahkan ke Staf Penjualan. Salinan pertama dan keempat
diserahkan ke Kurir untuk nantinya dibawa ke pelanggan untuk diotorisasi dan salinan
keempat diberikan ke staf piutang kembali.
11. Setelah sampai di pelanggan, pelanggan mengecek kembali kelengkapan pesanan
barang. Kemudian pelanggan mengotorisasi salinan Slip Pengepakan tadi.
12. Setelah salinan Slip Pengepakan diotorisasi, Kurir membawa kembali satu salinan
lainnya untuk diserahkan ke Staf Delivery yang nantinya akan diarsipkan dan
diberitahukan ke Bagian Keuangan.
Flow Chart Miss Order
Divisi Penjualan Diviis Produksi Divisi Keuangan

slip pengepakkan 2 D
Kurir A B C

Staf Pengiriman barang slip pengepakkan slip pengepakkan 4


Membawa kembali
melaporkan ke Staf Penjualan
salinan slip Kepala Gudang
masalah kekurangan barang,
pengepakkan yang menerbitkan
dan memperlihatkan slip
telah berisi Picking Ticket
pengepakkan barang ke staf Staf penjualan
penjelasan Baru
penjualan memverifikasi daftar
kekurangan barang Mengupdate
kekurangan barang D Buku besar
yang ada di slip
pengepakkan dan
slip pengepakkan A Picking Ticket 2
mengupdate
database, dan
merangkapnya Picking Ticket 1
Menerbitkan menjadi 3 salinan
slip
Mengirimkan pengepakkan
barang, bersama berdasarkan slip pengepakkan 4 D
salinan slip Picking Ticket slip pengepakkan 2 A
pengepakkan slip pengepakkan 1
untuk
diotorisasioleh slip pengepakkan 4
pelanggan
slip pengepakkan 3
slip pengepakkan 2
slip pengepakkan 1
slip pengepakkan 4
slip pengepakkan 1 Picking Ticket 2 D
C D

Customer

slip pengepakkan 4
Kurir

Membawa kembali
salinan slip
pengepakkan yang Memberitahukan
telah diotorisai oleh ke Staf Keuangan
pelanggan, dan mengenai
menyerahkannya Pengiriman
ke Staf Delivery tersebut
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan Pembuatan
dan Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Pemasaran
No. 006/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Pembuatan Materi Promosi


Memastikan materi promosi dibuat dengan tepat sesuai dengan
Tujuan
keadaan pasar.

Dokumen Terkait :
1. Perencanaan materi promosi
2. Proposal Promosi

Standar:

1. Divisi pemasaran menyusun perencanaan promosi yang dibutuhkan.


2. Hasil perencanaan tersebut digunakan untuk membuat materi promosi.
3. Materi promosi yang telah dibuat dalam bentuk proposal dengan matang diajukan
kepada Direktur Pemasaran dan Penjualan untuk mendapatkan persetujuan dan dibuat
2 rangkap. Salinan asli diberikan kepada divisi akuntansi. Dan salinan kedua disimpan
sebagai arsip.
4. Jika materi promosi disetujui oleh Direktur Penjualan & Pemasaran, maka materi
tersebut dapat dieksekusi ke pasar. Jika tidak, maka divisi promosi harus membuat
kembali materi promosi.
5. Materi yang sudah disetujui diarsipkan di divisi pemasaran.
Divisi
Pemasaran

Menyusu
n
perencan
aan
pemasran

Hasil susunan
perencanaan
pemasaran Proposal Promosi
Proposal Promosi

No

Meminta
persetujuan
direktur penjualan
dan pemasaran

Yes/No

Yes

Proposal Promosi

Melaksanakan
materi promosi
di Pasar

Proposal Promosi D
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Pembuatan
Departemen Penjualan dan
Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Pemasaran
No. 007/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Pengeluaran Biaya Promosi

Tujuan Memastikan proses pengeluaran biaya promosi berjalan lancar.

Dokumen Terkait :
1. Form Permintaan Kas
2. Bukti Pengeluaran Kas
3. Proposal Promosi

Standar:

1. Manajer Pemasaran membuat daftar permintaan dana berdasarkan materi promosi


yang telah dibuat.
2. Form Permintaan Kas dikirimkan ke Staf Pengawas Anggaran beserta salinan materi
promosi sebagai bukti pendukung.
3. Staf Pengawas Anggaranmemeriksa ulang daftar permintaan dana dan materi
promosi.
4. Jika disetujui, Staf Pengawas Anggaran memproses pengeluaran kas rupiah sebagai
biaya promosi. Jika tidak, daftar permintaan dana dan materi promosi dikembalikan
ke Staf Promosi.
5. Materi promosi dan daftar permintaan dana diarsipkan oleh Staf Kas Besar.
6. Staf Kas Besar mengeluarkan kas rupiah beserta bukti pengeluaran kas yang
dikirimkan ke Staf Promosi.
Flow Chart Pengeluaran Biaya Promosi
Staf Promosi Staf Kas

Manajer pemasaran A

Proposal Promosi
Proposal Promosi
Form permintaan
kas

Membuat
daftar
perminta Melakukan
an dana review

Proposal promosi No
D
Form permintaan Yes/No
kas

Yes

A Memproses
pengeluaran
kas rupiah

D 2

Bukti pengeluaran
Kas
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Pembuatan
Departemen Penjualan
Tanggaal Revisi __/__/__
dan Pemasaran
Penanggung
Manajer Penjualan
No. 008/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Perencanaan Penjualan

Tujuan Merencanakan penjualan yang akan dilakukan

Dokumen Terkait :
1. Surat Perencanaan Penjualan

Standar:

1. Manajer Penjualan melakukan riset dan menyusun perencanaan penjualan.


2. Perencanaan penjualan dikirim ke Direktur penjualan dan pemasaran untuk diotorisasi
3. Perencanan penjualan yang sudah diotorisasi dikirim ke Direktur Produksi
Divisi
Penjualan Departemen
Produksi

Menyusu Direktur Produksi


n
perencan
aan Manajer produksi
penjualan
Surat Perencanaan
Penjualan 2
Surat Perencanaan
Penjualan 1

Surat Perencanaan
Penjualan 2

A
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan dan Pembuatan
Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__
Penanggung
009/SOP/PP/PTIC/I/2018 Manajer Penjualan
No. Jawab
Ruang Lingkup Permohonan Pendaftaran Merk Dagang

Tujuan Memastikan alur pendaftaran merk dagang dengan benar.

Dokumen terkait :
1. Surat permohonan pendaftaran merek dagang
2. Dokumen berisi logo perusahaan
Standar

1. Divisi pemasaran menyusun perencanaan merk dagang dan beserta logo


2. Perencanaan yang telah dibuat rangkap dua diserahkan kepada direktur penjualan dan
pemasaran dan meminta otorisasi.
3. Direktur penjualan dan pemasaran kemudian meminta persetujuan direktur utama.
4. Setelah diotorisasi dan disetujui kemudian arsip yang asli diserahkan kepada divisi
legal dan salinan keduanya disimpan sebagai arsip.
Flowchart Pendaftaran Merek Dagang

Departemen Penjualan dan


Pemasaran

Divisi Legal dan


Divisi Pemasaran administrasi
surat permohonan
pendaftaran merk
Meminta dagang ke divisi
otorisasi surat permohonan legalMerk/logo
dan adm dagang
direktur pendaftaran merk perusahaan
surat permohonan
dagang ke divisi
penjualan dan
pendaftaran
legal dan adm merk
pemasaran
dagang ke divisi
Merk/logo dagang
legal dan adm
perusahaan
Merk/logo dagang
perusahaan

Meminta
otorisasi
direktur surat permohonan
surat permohonan
penjualan dan pendaftaran merk
pemasaran dagangpendaftaran
ke divisi merk
dagang
legal dan admke divisi
Merk/logo dagang
legal dan adm
perusahaan
Merk/logo dagang
perusahaan
Divisi Pemasaran
surat permohonan surat permohonan
pendaftaran merk pendaftaran merk
dagang ke divisi dagang ke divisi
Merk/logo dagang
legal dan adm legal dan adm
Merk/logo dagang perusahaan
perusahaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tanggal
02/01/18
Departemen Penjualan dan Pembuatan
Pemasaran Tanggaal Revisi __/__/__

Penanggung
Manajer Penjualan
No. 010/SOP/PP/PTIC/I/2018 Jawab

Ruang Lingkup Permohonan Kontrak dan Kelengkapan Dokumen Ekspor


Memastikan proses pembuatan surat kontrak ekspor kepada klien
Tujuan
berjalan dengan lancar.

Dokumen Terkait :
1. Kontrak ekspor
2. Surat Permohonan Pembuatan Draf Kontrak Ekspor.
Standar:
1. Departemen Penjualan dan Pemasaran memberikan surat permohonan pembuatan draf
kontrak ekspor beserta daftar negara tujuan ekspor perusahaan kepada Divisi Legal
dan Administrasi.
2. Divisi Legal dan Administrasi, dalam hal ini Staf Perijinan, membuat draf kontrak
baku untuk kegiatan ekspor sesuai dengan daftar negara tujuan ekspor yang telah
didapat.
3. Draf kontrak tersebut diberikan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran untuk
disetujui dan dilanjutkan menjadi kontrak ekspor resmi, jika ditolak maka akan
dikembalikan ke Divisi Legal dan Administrasi untuk direvisi.
4. Departemen Penjualan dan Pemasaran bagian Penjualan bersama-sama dengan
Manajer Legal dan Administrasi Umum mengadakan pertemuan dengan pihak
perwakilan negara tujuan ekspor dan menetapkan isi kontrak yang akan desepakati,
jika isi kontrak ditolak maka akan dikembalikan ke Divisi Legal dan Administrasi
untuk direvisi kembali.
5. Dengan didampingi oleh notaris, isi kontrak yang telah disepakati kemudian
ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu perwakilan negara tujuan ekspor dan
perusahaan, serta dibubuhi oleh meterai.
6. Kontrak yang telah baku dan sah/resmi dibuat menjadi dua rangkap dokumen asli,
masing-masing untuk Departemen Penjualan dan Pemasaran bagian Penjualan, pihak
importir dan satu salinan untuk Divisi Legal dan Administrasi.
7. Konsumen membuka Letter of Credit (L/C) melalui bank koresponden di negaranya
dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk di Indonesia, kemudian
Bank Devisa yang ditunjuk memberitahu diterimanya L/C tersebut kepada
perusahaan.
8. Setelah L/C diterima oleh perusahaan, Departemen Produksi dalam hal ini Bagian
Pengiriman menyiapkan produk yang dipesan oleh konsumen dimana keadaan produk
tersebut harus sesuai dengan yang tercantum dalam Perjanjian Jual Beli dan L/C.
9. Departemen Produksi mempersiapkan Packing List, Sales Invoice dan juga Quality
Statement of Product dan memberikannya ke Divisi Legal dan Administrasi untuk
dilampirkan sebagai dokumen kelengkapan ekspor.
10. Divisi Legal dan Administrasi dengan didampingi oleh Bagian Pajak mengisi formulir
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan mendaftarkan PEB ke Bank Devisa.
11. Divisi Legal dan Administrasi mengajukan Surat Keterangan Asal produk kepada
Dinas Perindustrian dan Perdagangan.
12. Bagian Pengiriman melakukan pemesanan ruang kapal, dan kemudian mengirimkan
barang ke pelabuhan disertai dengan semua dokumen kelengkapan ekspor yang akan
diperiksa oleh Bea Cukai.
13. Setelah produk dikapalkan dan semua dokumen telah dilengkapi, perusahaan dapat
mencairkan L/C yang telah didapat ke Bank Devisa dengan menyerahkan dokumen-
dokumen kelengkapan ekspor.
Flow Kontrak ekspor , Surat Permohonan Pembuatan Draf Kontrak Ekspor.

Flowchart Kontrak dan Kelengkapan Dokumen Ekspor

Departemen Penjualan dan


Dept. Legal dan Administrasi
Pemasaran

D
Surat Daftar Negara
Permohonan Draf Tujuan Ekspor
1
Kontrak Ekspor Surat
Daftar Negara Permohonan Draf 3
Tujuan Ekspo Kontrak Ekspor
2

2
Draf/revisi Kontrak Membuat/ Kontrak Ekspor
D Resmi
Ekspor revisi draf
Kontrak
Ekspor
D

Draf/revisi Kontrak
Disetujui Ditolak Ekspor

2
D Kontrak
Ekspor Baku Importir

Ditanda
tangani

1 2
D Kontrak Ekspor Kontrak Ekspor
3
Resmi Resmi

Daftrar PEB, Mengajukan


mencairkan Mengirim surat
L/C stlh Barang KeterangaAsal
pengiriman Produk

Importir
Bank Devisa
Dinas Terkait