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CURSO INICIAL CTIC

TEMA 2

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
CURSO INICIAL COORDINACIÓN TIC
Tema 2. Herramientas administrativas

Índice
0. Introducción.............................................................................................................................................................3
1. El SAI y la gestión de incidencias...........................................................................................................................4
2. Correo Electrónico GVA...........................................................................................................................................6
2.1. ¿Qué son las cuentas de correo GVA?...........................................................................................................7
2.2. Acceso y configuración....................................................................................................................................8
2.3. Cuenta de Correo CTIC de centro................................................................................................................13
2.4. Gestor de correo (Thunderbird)....................................................................................................................15
3. Aplicación Inventario TIC.......................................................................................................................................16
3.1. Acceso...........................................................................................................................................................16
3.2. Inventariado...................................................................................................................................................17
3.3. Procedimientos sobre el equipamiento.........................................................................................................21
4. ITACA.....................................................................................................................................................................24
3.1. Acceso...........................................................................................................................................................24
5.2. Módulo docente.............................................................................................................................................25
5.3. Web Familia...................................................................................................................................................26
5. OVICE....................................................................................................................................................................28
6. OVIDOC.................................................................................................................................................................29
7. Autoría....................................................................................................................................................................30

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Tema 2. Herramientas administrativas

0. Introducción
Uno de los principales objetivos de este curso es promover la figura del/la coordinador/a TIC
como elemento dinamizador del uso de las TIC en el centro. Sin embargo, no podemos
obviar que nuestra labor incluye también diferentes tareas de carácter organizativo,
administrativo y de gestión.

La Generalitat, a través de la Dirección General de Tecnologías de la Información y las


Comunicaciones (DGTIC)1, proporciona diferentes aplicaciones y herramientas informáticas
para todo su personal, desde un correo electrónico nominativo hasta la aplicación de gestión
educativa Itaca. Y además, para facilitar su uso, también proporciona diferentes servicios
de soporte y asistencia.
Como titulares de la Coordinación TIC, disponemos de algunas aplicaciones específicas
para este cargo (como el InventariTIC) cuyo uso deberemos aprender. Pero además
pasaremos a ser un referente en el claustro para dar conocer estas aplicaciones y para
ayudar a resolver problemas con el resto de herramientas de uso común en el centro.
En esta unidad mostraremos una visión de todas estas herramientas, así como del Soporte y
Asistencia Informática (SAI), específico para los centros educativos.

PROPUESTA
Recopilar las instrucciones de acceso y uso a todas las aplicaciones
susceptibles de ser utilizadas por tus compañeros y compañeras, y
crear un repositorio al que todo el claustro tenga acceso puede ser
una buena estrategia para dinamizar su uso y facilitar tu función de
asesoramiento.

1 http://www.dgtic.gva.es/

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Tema 2. Herramientas administrativas

1. El SAI y la gestión de incidencias


La Conselleria de Educación y la DGTIC proporcionan a la comunidad educativa un servicio
para la resolución de todas las incidencias TIC bajo la denominación SAI2: Soporte y
Asistencia Informática. El SAI gestiona desde los problemas sencillos (el más frecuente es el
olvido de la contraseña de Itaca), hasta los más complejos (como la instalación y
configuración de un servidor de centro).
Pensando en la cantidad de elementos TIC susceptibles de funcionar erróneamente en
nuestros centros, no es nada difícil imaginar la inmensa cantidad y variedad de problemas
que gestiona el SAI diariamente, y que en ocasiones estos problemas deben ser
comunicados a los responsables de las aplicaciones (como los programadores de LliureX o
de Itaca) o a las compañías que nos proporcionan servicios de comunicaciones.
Por eso, aunque la denominación de este servicio de soporte para los centros sea SAI, es
conveniente pensar que detrás del mismo está toda la Dirección General de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, con la participación de funcionarios, asesores técnicos
docentes y varias empresas contratadas siguiendo la Ley de Contratación del Sector
Público).

Afortunadamente para nosotros, todo este equipo humano está accesible a través de un
único teléfono y de la Aplicación de Gestión de Incidencias3 (u OTRS, ya que se basa en
esta plataforma de software libre). En esta aplicación quedan registrados todos los pasos y
personas que intervienen en atendernos, podemos conocer el estado de la resolución en
cada momento, y además desde la Administración se pueden obtener parámetros para
medir la calidad del servicio.
Así es que, a pesar de que es posible comunicar un problema telefónicamente, la persona
que atiende el teléfono se va a limitar a registrar la llamada y a comunicarla a los

2 http://sai.edu.gva.es/
3 https://otrs.edu.gva.es/otrs/customer.pl

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Tema 2. Herramientas administrativas

responsables capaces de resolverla, y tendremos que acceder igualmente a OTRS para


comprobar su estado.

URL de acceso a la gestión de incidencias:

https://otrs.edu.gva.es/otrs/customer.pl
Cualquier docente en activo de la Conselleria de Educación puede acceder al gestor de
incidencias para solicitar la resolución de problemas de alcance personal (por ejemplo, un
error en el momento de introducir las calificaciones académicas del alumnado en Ítaca).
Debemos evitar, por tanto, que la coordinación TIC se convierta en un transmisor de los
problemas de su claustro; y mostrar a las y los compañeros el modo de comunicar al SAI
este tipo de incidencias.
Por tanto, para las incidencias que puedan producirse a nivel particular con cada docente
debemos tener presente que:
✔ Todos los docentes pueden crear incidencias, accediendo a la aplicación con los
datos de conexión de ITACA.
✔ Todos los docentes también pueden contactar directamente con el SAI a través del
teléfono.
Por otro lado, al acceder a la aplicación después de ser nombrada como persona
coordinadora TIC del centro nos encontraremos con que no sólo podemos ver nuestros
tickets personales, sino que también nos aparecerán como visibles los tickets de centro, es
decir, aquellos derivados del hardware y las comunicaciones del centro. Esto es así porque
la figura responsable de la coordinación de este tipo de incidencias es la persona
coordinadora TIC.
Si no es posible ver correctamente estos tickets, será necesario consultar que el
nombramiento en ITACA como responsable de la Coordinación TIC sea correcto, y si el
problema persiste, se deberá contactar con el SAI.

Documentos de ayuda

En el siguiente documento podemos conocer las funcionalidades


más importantes de la aplicación:

Manual gestión incidencias4

¡Atención! Para optimizar la gestión de las incidencias es muy recomendable utilizar la


herramienta OTRS. El uso del teléfono no se aconseja.

4 http://sai.edu.gva.es/sites/default/files/docs/Guia_gestion_incidencias.pdf

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2. Correo Electrónico GVA


La Conselleria proporciona una dirección de correo electrónico
personal al docente, además de varias cuentas corporativas
asociadas al centro.
En este punto vamos a mostrar qué cuentas de correo
proporciona la administración al centro educativo y a las y los
docentes. Explicaremos sus principales características, acceso y configuración, así como las
indicaciones de uso que se desarrollan a través de las diferentes legislaciones.

Normativa

El uso del correo corporativo de la Generalitat (GVA) viene regulado por la ORDEN 19/2013,
de 3 de diciembre, de la Consellería de Hacienda y Administración Pública, por la que se
establece las normas sobre el uso seguro de medios tecnológicos en la Administración de la
Generalitat5.
En el artículo 21. Correo electrónico corporativo, se recoge lo siguiente:
1. Las cuentas creadas en los servidores de la Administración de la Generalitat tienen
como objetivo el intercambio de mensajes propios del desempeño profesional. Queda
prohibido su uso con fines comerciales, financieros o personales.
2. No están permitidos los envíos masivos, siendo rechazados los mensajes si el número
máximo de destinatarios es superior al límite establecido por el órgano con
competencias en materia de tecnologías de la información.
3. No se debe utilizar el correo para anunciar la aparición de nuevos virus, amenazas, etc.
4. Queda totalmente prohibido suplantar la identidad de una persona a través del correo
electrónico.
5. No se permite el uso de cuentas de correo distintas a las proporcionadas por la
Administración de la Generalitat dentro de la RCGVA, salvo autorización expresa del
órgano con competencias en materia de tecnologías de la Información.
6. Los usuarios no deben enviar mensajes con información sensible tanto en el cuerpo del
mensaje como en los archivos adjuntos. Este envío únicamente podrá realizarse si se
adoptan los mecanismos necesarios para evitar que la información sea inteligible o
manipulada por terceros (cifrado y firma electrónica).
7. El correo electrónico es una de las fuentes más importantes de difusión de virus, por lo
que se recomienda no abrir mensajes recibidos de remitentes desconocidos.
8. Para garantizar la identidad del remitente los correos se firmarán digitalmente.
9. Debido al incremento y a la continua aparición de nuevos virus, son eliminados
automáticamente los mensajes con anexos susceptibles de ejecución.
10.Se limitará el tamaño máximo de los ficheros adjuntos y se asignará a los usuarios un
tamaño máximo de buzón, dentro de unos límites razonables.

5 http://www.dogv.gva.es/datos/2013/12/10/pdf/2013_11767.pdf

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¡Atención!
El punto 5 incluye tanto las cuentas personales de proveedores
como Gmail, Yahoo o Hotmail como las cuentas que se hayan
podido crear desde el centro (como iesjaumesafont.es).

2.1. ¿Qué son las cuentas de correo GVA?


La Generalitat proporciona una cuenta de correo unipersonal a todo el personal en su
nómina, incluyendo a las y los docentes, desde el momento en que comienza su relación
laboral con la Administración. Se trata de una herramienta más de trabajo, además de
identificarnos como personal de la Generalitat en nuestras comunicaciones electrónicas.
Además, la Generalitat ofrece una buscador o guía de personas, donde es posible localizar a
todos sus empleados públicos, incluso al mismo President de la Generalitat. La guía está
accesible en esta URL6. La web indica tanto la dirección laboral, como el teléfono y el correo
electrónico, como incluso un enlace para localizar el lugar de trabajo en un mapa interactivo.

Pero en los centros educativos de titularidad de la Generalitat disponemos además de una


serie de cuentas de correo corporativas, que facilitan la comunicación corporativa con el
centro:

Tipos de cuentas corporativas para los centros

Todos los centros docentes dependientes de la Conselleria de Educación, Investigación,


Cultura y Deporte disponen de las siguientes cuentas de correo corporativo asignadas para
las funciones administrativas:
➢ CodigoCentro@gva.es (ej. 46000000@gva.es)

➢ CodigoCentro.secret@gva.es (ej. 46000000.secret@gva.es)

➢ CodigoCentro.fax@gva.es (ej. 46000000.fax@gva.es)

➢ CodigoCentroTIC@gva.es (ej. 46000000tic@gva.es)

Características técnicas

Las características técnicas de las cuentas de correo corporativas son las siguientes:
✔ La cuota estándar por usuario es de 100 MB.

6 http://www.gva.es/va/inicio/atencion_ciudadano/buscadores/personal

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✔ La medida máxima de los mensajes está limitado a 20 Mb. En el caso de utilizar


Webmail como interfaz, la medida máxima de los anexos será de 6 Mb cada uno,
hasta un máximo de 20 Mb.
✗ No se permiten los envíos masivos y serán rechazados los mensajes si el número de
destinatarios supera los 100.
✗ Los mensajes con anexos ejecutables serán eliminados a causa del incremento y
continua aparición de nuevos virus. Si es necesario se podrá enviar en un archivo
comprimido con la contraseña.
✗ No se permite el envío de más de 250 mensajes desde la misma IP/cuenta de correo
por hora.

2.2. Acceso y configuración


URL de acceso

https://webmail.gva.es/

Existen distintas posibilidades a la hora de consultar/administrar nuestra/s cuenta/s de


correo electrónico:
➔ El correo web o Webmail es un servicio de correo que para ser utilizado requiere que
nos conectemos a una determinada página de Internet e introduzcamos nuestro
nombre de usuario y contraseña. Es decir, consultamos y manejamos los correos

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directamente en el servidor desde una página web en lugar de descargarlos en el


equipo. Por tanto, su principal ventaja respecto al uso de los un software gestor de
correo es su absoluta disponibilidad desde cualquier dispositivo. En contrapartida, el
hecho de que se esté trabajando en el servidor conlleva un mayor tamaño de nuestro
buzón (ya que los mensajes no se descargan nunca en nuestro PC), lo cual, a su vez,
provoca que el acceso a nuestra cuenta sea más lento que desde un software gestor.
La plataforma de correo Webmail utilizada por la Conselleria de Educación,
Investigación, Cultura y Deporte para las cuentas de correo docente, con dominio
@gva.es, se denomina Horde . Se trata de una herramienta de código abierto (open
source), basada en estándares, a la que podemos acceder a través de la URL
https://webmail.gva.es
➔ Los gestores de correo o clientes de correo7 son programas que ofrecen la posibilidad
de leer y enviar mensajes de correo electrónico, además de incluir más opciones de
manejo, gestión y configuración que su alternativa con webmail.
El uso de una opción u otra depende de los dispositivos desde los que vayamos a acceder a
nuestra cuenta de correo. Si vamos a hacerlo desde equipos de uso público (sala de
profesores, aula...) posiblemente debamos conectarnos a través de webmail.
Si por el contrario vamos a leer el correo desde un PC doméstico o un móvil y queremos
organizar de manera específica los mensajes, nuestra mejor opción sería utilizar un cliente
de correo electrónico correctamente configurado, teniendo en cuenta que existen dos
posibilidades a la hora de elegir el protocolo de recepción de los correos en nuestro cliente,
POP o IMAP.
El protocolo IMAP, de forma predeterminada, permite al usuario conservar todos los
mensajes en el servidor. Constantemente se sincroniza el programa de correo electrónico
con el servidor, mostrando los mensajes que están presentes en la carpeta en cuestión.
Todas las acciones realizadas en los mensajes (leer, mover, eliminar...) se realizan en el
programa cliente y a la vez en el servidor, con lo que mantenemos una copia de todos
nuestros mensajes, mientras no decidamos su borrado.
El protocolo POP descarga una copia de todos los mensajes del servidor de correo
electrónico al ordenador desde el que se conecta pero ésta copia no está sincronizada.
Esto significa que todas las acciones realizadas en los mensajes (leer, mover, borrar...) se
realizarán sólo en el propio ordenador. Los mensajes del servidor pueden permanecer allí o
no dependiendo de cómo esté configurada la cuenta. De este modo, el usuario puede vaciar
su cuota de ocupación del buzón, pero no podrá volver a ver los mensajes desde cualquier
lugar que no sea el equipo en el que los mensajes han sido descargados.

Configuración de la cuenta en dispositivos móviles

Seguidamente os enlazamos el manual que muestra cómo realizar la configuración de las


cuentas de correo GVA en dispositivos móviles.

7 https://es.wikipedia.org/wiki/Cliente_de_correo_electr%C3%B3nico

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Se trata de un proceso muy sencillo, para el cual necesitamos


conocer los siguientes datos:

1.- Datos de configuración.

Para realizar la configuración de cualquier dispositivo, debemos


utilizar los siguientes datos para cada tipo de servidor:

POP3
Servidor: pop3.gva.es
Puerto: 110
Seguridad de la conexión: Ninguna
Método de identificación: Contraseña, transmitida de forma insegura

IMAP
Servidor: imap.gva.es
Puerto: 143
Seguridad de la conexión: Ningúna
Método de identificación: Contraseña, transmitida de forma insegura

SMTP
Servidor: smtp.gva.es
Puerto: 587
Seguridad de la conexión: STARTTLS / TLS / Ningún (las 3 válidas)
Método de identificación: Contraseña normal

2.- Configuración Android.

La configuración de la/s cuenta/s de correo


electrónico se realiza desde la opción Ajustes ->
Añadir cuenta. En ella debemos elegir ya el tipo
de servidor de correo entrante que queremos
configurar POP o IMAP. Dependiendo del tipo de
servidor de correo entrante elegiremos unos
datos u otros del apartado anterior.

Debemos recordar que si pulsamos la opción


"IMAP", cuando leas un correo con tu
smartphone Android éste no será eliminado del
servidor y podrás leerlo desde tu PC por ejemplo. Si por el contrario
elegimos POP los mensajes se descargaría al dispositivo,
normalmente desapareciendo del servidor.

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Introduce tu cuenta de correo completa y la


contraseña que has elegido. Pulsa "Siguiente"

En primer lugar nos solicitará los datos para


configurar la recepción de correo (correo
entrante). Introducimos los datos de nuestra
cuenta @gva.es, incluyendo únicamente el
nombre del usuario sin @gva.es

Una vez el sistema ha validado los datos de


correo entrante, podrás configurar el envío de
correos mediante el protocolo SMTP

Tras comprobar que todo es correcto, el sistema


nos preguntará algunas cuestiones como cada
cuanto queremos que se compruebe la llegada
de mensajes nuevos o el nombre a mostrar en
nuestros envíos

3.- Configuración iOS.

Para configurar el envío y recepción de correo en tu dispositivo iOS


existen 2 opciones. Puedes ir a Ajustes > Correo > Añadir cuenta y
seleccionar Otro para añadir tu cuenta de forma manual, o ir a
Configuración > Correo > Cuentas y Añadir cuenta.

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Tema 2. Herramientas administrativas

A continuación introduciremos los datos básicos


de nuestra cuenta:

iOS nos permite elegir el tipo de servidor de


corre entrante, en la parte superior de la
pantalla elegiremos alguna de las dos opciones
disponibles. Debemos recordar que si
pulsamos la opción "IMAP", cuando leas un
correo con tu smartphone éste no será
eliminado del servidor y podrás leerlo desde tu
PC por ejemplo. Si por el contrario elegimos
POP los mensajes se descargaría al
dispositivo, desapareciendo, normalmente del
servidor.

Recordar que el usuario, tanto en el servidor de correo entrante


como en el saliente se incluye sin el @gva.es. El resto de datos
aparecen en el primer punto de este manual.

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2.3. Cuenta de Correo CTIC de centro


Todos los centros educativos públicos cuentan con una cuenta gva asignada a la figura de la
coordinación TIC.
Esta cuenta tiene la siguiente estructura:

[codigo_centro]tic@gva.es
(por ejemplo: 12345678tic@gva.es)

Es de gran importancia que la persona coordinadora TIC mantenga esta cuenta activa,
puesto que a través de ella recibirá, por parte de la Administración educativa, notificaciones
oficiales, información sobre formación TIC, actuaciones y trámites administrativos, etc.

¿Cómo accedo a esta cuenta?

El acceso a esta cuenta se realiza, igual que a la cuenta del centro, a través del servicio
webmail alojado en la siguiente dirección: https://webmail.gva.es

Tal como se especifica en la plataforma, el usuario será la cuenta de correo sin @gva.es.
La contraseña inicial la tendrá que facilitar, a la persona que asuma la coordinación TIC, la
directiva del centro.

¿Una vez acceda al correo tengo que cambiar la contraseña?

Por seguridad, es conveniente. A través de la plataforma de webmail. Accediendo a


"Preferencias", botón "Cambiar contraseña" e introduciendo la antigua y la nueva
contraseña.

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Se ha extraviado la contraseña de acceso. ¿Cómo la recupero?

Abriendo una incidencia al SAI, desde el usuario del director/a o del coordinador/a TIC.
A través de la incidencia, el SAI enviará la nueva contraseña.

¿Cómo configuro la cuenta de correo de Coordinación TIC en


un gestor de correo?

Para configurar la cuenta de correo de Coordinación TIC ([codigo_centro]tic@gva.es)


se seguirán los mismos pasos que para la cuenta ordinaria del centro.

enlace al manual de configuración8

¿Tengo afición a la Mineralogía. Dado que el correo de la


coordinación TIC solo lo utilizaré yo, puedo subscribirme a
boletines de noticias de mi afición?

No. El correo electrónico corporativo sólo se tiene que utilizar para las finalidades
permitidas citadas en la Instrucción de Servicio 1/2011.

Atención

Es muy importante tener el correo de la Coordinación TIC de centro


bien configurado y consultarlo frecuentemente ya que es el medio de
comunicación con la Administración (novedades, avisos,
informaciones varias).

A través de esta cuenta recibiréis periódicamente la NEWSLETTER9


con noticias y artículos de interés que os servirán para desarrollar
vuestra labor como coordinadores/as TIC.

8 http://sai.edu.gva.es/sites/default/files/docs/manual_configuracion_correo_gva_va.pdf
9 http://mestreacasa.gva.es/web/coortic/pub/newsletters

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2.4. Gestor de correo (Thunderbird)


Gestionar las cuentas GVA puede llevarnos más tiempo del
que nos gustaría si tenemos que acceder a varias de ellas
entrando y saliendo de la aplicación web.
Por ello, queremos mostrarte una estrategia que puede facilitar
estas gestiones, gracias al uso de un cliente de correo, en el
que podrás visualizarlas todas, incluso añadiendo las cuentas
personales que consideres.
Hemos seleccionado Thunderbird, por ser el gestor de correo
que encontramos en Lliurex y disponible para otros sistemas
operativos.
Además de facilitar el trabajo con el correo recibido en diferentes cuentas, el uso de este tipo
de programas facilitará la comunicación con grupos a través de creación de listas de
distribución, importación y exportación de contactos, etc.
Seguidamente, te adjuntamos la página de ayuda de Thunderbird10 donde encontrarás sus
características, y sugerencias de uso.

Configuración de las cuentas GVA en Thunderbird

Para configurar un cuenta de correo en Thunderbird deberá dirigirse a la Configuración de


cuenta. Puede acceder haciendo clic en el espacio bajo sus carpetas de correo o desde el
menú de Thunderbird > Editar > Configuración de cuenta.
Una vez en la Configuración de cuenta deberá dirigirse al esquina inferior-izquierda donde
tiene el botón Operaciones sobre la cuenta. Haciendo clic en este botón deberá seleccionar
Añadir cuenta de correo…
En esta nueva ventana nos solicitará las datos de acceso de nuestro correo, debiendo
introducir además un nombre para el cuenta de correo. Con todas las datos introducidas
hacemos clic a Continuar.
Thunderbird buscará y encontrará automáticamente las datos de los servidores del nuevo
cuenta de correo. Nada más hará falta a que selecciono que tipo de servidor de correo
entrante quiere utilizar.
En esta última ventana indicará que el servidor no usa cifrado, por lo que deben marcar
Entiendo los riesgos y hacer clic en Hecho.
Ahora ya tiene su correo configurado en Thunderbird. Si tiene más de un cuenta configurada
deberá volver a acceder a la Configuración de cuenta. En la columna izquierda deberá
dirigirse a Servidor de salida (SMTP).
En esta página debe seleccionar el servidor de salida smtp.gva.es y pulsar sobre Establecer
predeterminado si aparecía ya como tal. De esta manera comprobamos que el envío de
correos se realiza desde el cuenta nuevo (@gva.es).

10 https://support.mozilla.org/es/products/thunderbird

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3. Aplicación Inventario TIC


La aplicación de inventario nos permitirá mantener
centralizado el registro de material TIC que pertenezca al
centro, bien sea por dotación de la Conselleria, donación o
algún otro medio de adquisición.
Para un correcto funcionamiento, tanto a nivel de inventario, como de incidencias sobre el
mismo, hay que prestar especial atención a lo siguiente:
➢ Las incidencias siempre toman como referencia el número de serie del equipo, si esta
numeración no coincide con la que consta en los registros de la Conselleria, no se
procederá a su resolución.
➢ Todo el equipamiento recibido por el centro como dotación de la Administración ya
aparece automáticamente en el InventariTIC, con detalle de todas sus características,
y con un espacio de destino. Este espacio indica el destino para el que lo ha enviado
la Administración y no se puede cambiar. Debido a que el equipamiento puede
cambiar de espacio, si dirección así lo determina por necesidades del centro, puede
modificarse su ubicación.
➢ El acceso al inventario del centro está limitado a la coordinación TIC y el equipo
directivo utilizando el mismo usuario y contraseña que para el acceso a Itaca.

Documentos de ayuda

En el siguiente documento podemos conocer las funcionalidades


más importantes de la aplicación:

Manual inventario TIC11

3.1. Acceso
URL de acceso

https://appweb.edu.gva.es/InventarioWeb/
El acceso a la aplicación del inventario está reservada a las personas que ostenten el garfo
de dirección o de coordinación TIC del centro.
Para acceder se debe utilizar el mismo usuario y contraseña que para acceder a ITACA. Con
el correcto nombramiento de ambos cargos se sincroniza, de forma automática, el acceso a
esta herramienta.

11 http://mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?folderId=500010881587&name=DLFE-1252585.pdf

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¡Atención!

Si como coordinador/a TIC tienes problemas para acceder, en primer


lugar debes asegurarte de que tu nombramiento ha sido realizado de
forma correcta en ITACA.

Si, pese a aparecer nombrado correctamente, el problema persiste,


deberás ponerte en contacto con el SAI mediante una incidencia.

3.2. Inventariado
Veamos los aspectos más importantes que deben ser conocidos y tenidos en cuenta a la
hora no solo de inventariar equipos, si no también a la hora de gestionar la información que
se genera.

Modulación o equipamiento por espacios

La modulación de un centro está organizada por espacios y recoge el equipamiento TIC que
la administración envía a cada uno de ellos. Esta modulación se define según las
características del centro y el uso que se le considera al espacio en cuestión.
Conocer cuál es la modulación que nos corresponde como centro es muy importante porque
nos ayuda a saber:
➢ Con qué equipamiento debería contar nuestro centro.

➢ Qué equipamiento de nuestro centro es susceptible de renovación. Como


coordinadores/as TIC debemos tener claro que la reposición de material obsoleto o
estropeado, por parte de la administración, se realiza sobre el material "modulado".
➢ Que en base a la modulación vigente, las renovaciones se hacen de oficio, por lo que
el centro no debe realizar ninguna solicitud.
En la actualidad, las modulaciones están en proceso de revisión, por lo que no están
publicadas.

Equipamiento hardware que se debe inventariar

Unas de las preguntas más recurrentes sobre equipamiento e inventario que nos llegan
desde los centros son sobre qué se debe inventariar y qué no. ¿Se debe inventariar el
material que no llega al centro como modulación de Conselleria, o qué se considera
realmente equipamiento TIC? ¿Entraría en este inventario TIC materiales como robots,
cámaras, etc,? ¿es TIC todo lo que se enchufa?.
En este punto debemos entender el inventario TIC más como una herramienta de trabajo
que nos sirva para la organización del centro que como una obligación administrativa, que lo
es.

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Tema 2. Herramientas administrativas

Si bien debemos tener en cuenta que el SAI tan solo atenderá incidencias generadas sobre
material correctamente inventariado, no existen otras premisas normativas más allá de la
obligación de tener inventariado TODO el material TIC no fungible del centro.
Por ello, atendiendo a criterios organizativos, es decisión del centro incluir cierto material TIC
inventariable (no susceptible de atención por parte del SAI) en la aplicación InventariTIC o
en el inventario ordinario del centro.
A modo de guía, se recomienda que al menos los ordenadores de cualquier tipo, monitores,
tabletas, proyectores, pizarras digitales, equipamiento de red (switches, puntos de acceso
inalámbricos y routers) estén correctamente inventariados.
Es importante también tener en cuenta que mucho del material comprado para centros
educativos cuenta con financiación FEDER (Fondos Europeos), por lo que somos
susceptibles de ser auditados en cualquier momento y es de vital importancia para el éxito
de la auditoría que dicho material esté correctamente inventariado en el centro.

Equipamiento software que se debe inventariar

Todas las licencias de software privativas adquiridas por el centro deben de estar
correctamente inventariadas en InventariTIC. Por lo tanto, no es necesario inventariar las
licencias que vienen instaladas en los equipos que nos llegan desde Conselleria
No obstante, y aunque el punto será tratado con más profundidad en el Tema 3 de este
curso, debemos recordar que a día de hoy, los centros no tienen competencia para adquirir
ni licencias software ni equipamiento hardware. Se está trabajando en una delegación de
competencias en la que, una vez aprobada, se especificará bajo qué condiciones se podrá
adquirir equipamiento informático (hardware y software).

Código de artículo

Todo el equipamiento enviado a los centros tiene serigrafiado un número identificativo que
nos ayudará a la hora de organizar nuestro inventario. Es el código del artículo que está
formado por cuatro caracteres del estilo siguiente: CLE1, ORF4, etc.
Como regla general, la elección del código obedece a los siguientes criterios:
➢ Primeros dos caracteres: tipo de equipo. Ejemplos:

CL: cliente ligero


OR: ordenador de sobremesa
PR: portátil
SE: servidor

➢ Tercer carácter: año de compra del equipo. Comenzando por el 0 para el año 2000 y
así hasta el año 2009. El año 2010 se codifica con la letra A, 2011 con la B, 2012 con
la C, y así sucesivamente.

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➢ Cuarto carácter: modelo del equipo comprado en un año determinado.

Por ejemplo, el código ORI3 se interpretaría de la siguiente manera:


OR: ordenador de sobremesa
I: comprado en el año 2018
3: en el año de compra se adquirieron distintos modelos de ese
mismo tipo, por lo que hace referencia al tercer modelo que se
compró.

Ejemplos de etiquetaje:

Etiqueta de equipo

Etiqueta de embalaje bulto 1/2 Ordenador Etiqueta de embalaje bulto 2/2 Monitor

El periodo de garantía que aparece impreso sobre el equipo es aproximado, por lo que antes
de asumir si un equipo está o no en garantía se recomienda consultar la información sobre la
fecha exacta de finalización de garantía en la web indicada. Si dicha fecha no apareciese
indicada en la web en el apartado Observaciones del equipo, podrá consultarse la misma al
SAI mediante una incidencia.
Este código también nos servirá para conocer las características de un equipo en concreto.
Podrás acceder a los datos más relevantes del equipo en la siguiente web:

https://inventaritic.edu.gva.es

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Ejemplos de capturas de la web:

Espacio de destino y ubicación

Como ya hemos comentado, todo el equipamiento enviado a un centro está definido por una
"modulación".
Al realizar esta modulación se definen las características de cada equipo, según el lugar al
que se haya destinado.
Por este motivo, cuando un equipo llega a un centro viene con un ESPACIO DE DESTINO
definido.
No obstante, en el momento en el que el centro recepciona el material, puede, según sus
necesidades, situar el material en otra dependencia. La decisión última de cambio de
ubicación corresponde al director/a del centro.
Para que este cambio tenga efecto, tan solo deberá añadirse el nuevo espacio en la
aplicación de inventario, en el campo UBICACIÓN.
Lamentablemente, el campo UBICACIÓN no es un campo de texto, si no un desplegable,
por lo que sólo se pueden elegir ciertos valores. Recomendamos seleccionar el que más se
ajuste a la ubicación dónde se encuentre el artículo.

Estado

Actualmente en el inventario existen cuatro ESTADOS, operativo, sustituido, robado y


retirado. Es importante que el estado del equipo esté actualizado para una correcta gestión

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del inventario. No solo para el tratamiento de las incidencias, si no también para la gestión
de bajas y para un correcto filtrado del material del inventario.
Seguidamente explicaremos brevemente las diferencias entre los cuatro estados:
 Operativo: Un equipo se encuentra en funcionamiento en un espacio del centro.

 Sustituido: El equipo todavía está operativo y se utiliza en el centro ya que funciona,


pero hemos recibido dotación nueva para su sustitución.
 Robado: El equipo ha sido robado del centro.

 Retirado: El equipo ya no funciona correctamente y se ha determinado su "baja". Es


importante recordar que la baja de un equipo debe solicitarse al SAI mediante una
incidencia y debe de ser confirmada.

3.3. Procedimientos sobre el equipamiento


Asociados a la gestión del equipamiento existen varios procedimientos que, aunque no se
realizan a través de la aplicación, debemos conocer como coordinadores/as TIC de nuestro
centro para saber qué atención se nos va a prestar en cada caso.
Seguidamente vamos a conocer qué hacer ante la llegada de nuevo equipamiento a nuestro
centro, cómo gestionar la baja de material que ya está obsoleto o que no funciona, cómo
ceder equipos que ya no necesitamos en nuestro centro pero que todavía están operativos,
y cómo solicitar equipamiento para nuestro centro (nuevo o usado).

Recepción

El envío de material informático es un procedimiento costoso tanto por lo que supone la


gestión administrativa de su distribución como su transporte hasta el centro.
Para hacer un uso eficiente de las distribuciones que se realicen, es conveniente tener en
cuenta los siguientes aspectos:
➢ Al recibir equipamiento en el centro, hay que comprobar que coincida con lo indicado
en el albarán de entrega. En él debe aparecer el material enviado, su destino y el
motivo por el que se distribuye. Si hubiese cualquier discrepancia o alguna caja
tuviese cualquier desperfecto, se deberá hacer constar en el albarán y se abrirá una
incidencia al SAI para comunicarlo.
➢ Una vez que se haya abierto una caja y se haya sacado su contenido, no puede
anularse la distribución realizada para que sea devuelto el equipamiento al almacén y
sea destinado a otro centro. Esto es debido a que la empresa de transporte es
responsable de lo que traslada y, al no poder garantizar que el material retirado es el
que había originalmente en la caja, no acepta su devolución. Por ello, para evitar que
un equipamiento quede almacenado en un centro sin uso por no poder devolverlo, es
muy importante que antes de abrir cualquier caja recibida, desde la dirección se

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confirme que el envío es correcto y se tenga claro que el equipo es necesario y


se va a usar.
➢ Si tras recibir un equipamiento informático, la dirección del centro considera que no va
a usarlo o sospecha que se ha podido enviar por error, lo antes posible deberá de
abrirse una incidencia informando de ello para que, si es el caso, se ordene la
anulación del envío y su retirada. El centro debe almacenar las cajas sin abrirlas
hasta que la empresa de transporte pase a retirarlas.
➢ El material recibido estará asignado al centro por un tiempo mínimo igual al de la
garantía del mismo y deberá mantenerse en uso hasta que, transcurrido ese tiempo,
pueda cederse a otro centro. Por ejemplo, en el caso de los ordenadores, su garantía
suele ser de cinco años, por lo que hasta el sexto año desde su recepción debería
mantenerse en uso en el centro y no se podría solicitar su cesión.
➢ Cuando un centro recibe un nuevo equipamiento, está obligado a prepararlo para
ponerlo en funcionamiento antes de que transcurran como máximo cuatro meses
desde la fecha de recepción. La preparación consiste en extraer los equipos de sus
cajas y dejar los dispositivos conectados en el lugar destinado para su uso.
➢ Si tras preparar el equipo, para su puesta en funcionamiento fuera necesario
configurarlo, puede solicitarse la asistencia de un técnico del SAI abriendo una
incidencia.
➢ Es importante tener en cuenta que los técnicos del SAI forman parte de un grupo
encargado de resolver aquellas peticiones o incidencias que tengan asignadas. Un
centro no tiene un técnico determinado asignado, por lo que pueden ir distintos
técnicos a resolver incidencias en un mismo centro. Además, cada uno tiene su
jornada planificada de antemano y van a los centros únicamente para resolver
aquellos tickets que se le hayan asignado, por lo que no se deben hacer nuevas
peticiones cuando llegue. Cualquier duda, consulta o solicitud adicional que surja,
deberá ser comunicada por el centro a través de una nueva incidencia.
➢ Para agilizar la resolución de las incidencias es importante facilitar desde el centro la
atención al técnico del SAI. No es necesario que únicamente esté disponible o se
ocupe de atenderle el coordinador TIC. Este puede delegar la atención de una
incidencia en cualquier persona que esté informada.

Baja

El centro no puede deshacerse unilateralmente del material distribuido por Conselleria. Para
hacerlo se debe seguir un trámite legal y dejar constancia de la baja de los equipos en
distintos registros.
Cuando desde un centro se desee retirar material informático obsoleto, es decir, que tenga al
menos 10 años o esté averiado, tanto enviado por la Conselleria como del propio centro, la

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dirección del mismo ha de solicitarlo mediante una incidencia al SAI en la categoría


Hardware - Retirada Equipamiento TIC.
Al solicitarlo, se deberá adjuntar un listado en el que se incluya información sobre los
equipos de los que quiera desprenderse. Entre los datos a facilitar estarían: tipo (monitor,
PC, impresora…), código de artículo (OR65, IL71…) en el caso de que haya sido enviado
desde la Conselleria e identificador del equipo en la aplicación Inventario TIC.
Una vez hecha la solicitud, desde el SAI se recogerá el equipamiento en el centro y se
gestionará su reciclaje, emitiendo los certificados correspondientes. Además, cuando sea
necesario, lo darán de baja en la aplicación Inventario TIC.

Cesión

En primer lugar, hay que tener presente que el equipamiento de los centros educativos es
propiedad de la Generalitat, y que en el caso del equipamiento TIC de los centros educativos
públicos la responsable de su gestión es la Dirección General de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones. Por tanto, cualquier traslado o cesión de equipamiento
debe ser puesta en conocimiento de la DGTIC, y más en concreto del Servicio de
Informática para los Centros Educativos (SICE).
Teniendo esto presente, y en caso de que el material informático del que el centro desee
desprenderse esté todavía operativo y pudiera ser útil en otro centro, existe la posibilidad de
hacer su cesión cuando, además, ya no esté en garantía y tenga una antigüedad menor de 9
años. Para solicitar la cesión, la dirección del centro deberá cumplimentar un formulario que
se habilitará al efecto en la Oficina Virtual.
Desde el SICE se creará una web en la que se publicará el equipamiento cuya cesión se
haya solicitado por parte de los centros y en ella se darán las instrucciones pertinentes para
que el que esté interesado en recoger algún material, pueda hacerlo.
El equipamiento a ceder estará publicado durante al menos 6 meses y durante ese periodo
el centro que solicitó la cesión deberá guardar el material por si otro quisiera retirarlo. Si
transcurrido ese tiempo el equipamiento no fuera retirado por otro centro, el centro que
solicitó su cesión podrá pedir al SAI su baja.

↑↑↑↑ Este procedimiento todavía no está activo ↑↑↑↑

Solicitud material nuevo o usado

Dado que actualmente las modulaciones de equipamiento informático están en proceso de


revisión, no hay activo ningún formulario para poder solicitar material nuevo o usado.
Se tiene previsto que en breve se habilite nuevamente en la Oficina Virtual (OVICE) el
formulario para solicitar equipamiento informático bajo ciertas condiciones.

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4. ITACA
ITACA es el proyecto de Innovación Tecnológica
Administrativa para centros, familias y alumnado
de la Conselleria d'Educació. ITACA es un
sistema de información centralizado que conecta
a todos los miembros que forman parte del
sistema educativo valenciano.
No es la intención de este curso formar sobre las
funcionalidades y el funcionamiento de ITACA ya
que son muy extensas y difieren dependiendo del
perfil de la persona que acceda y el rol que desempeñe dentro del centro educativo. No
obstante, como coordinadores/as TIC, debemos conocer su existencia.

WEB DEL PROYECTO

http://www.ceice.gva.es/webitaca/es/index.asp
Además, consideramos que dentro de nuestra función de asesoramiento debemos difundir
su uso y asesorar en el acceso y uso de esta aplicación a docentes, equipos directivos y
familias, derivándolos, si fuera necesario, al uso del Gestión de Incidencias12 para solucionar
posibles incidencias.
También deberemos asesorar al equipo directivo en la elaboración y cumplimentación de
toda la documentación relativa al uso de las TIC en el centro.

3.1. Acceso
Cuando accedemos a ITACA, ya nombrados como coordinadores/as TIC, nos aparecerá la
palabra TIC, como asignación del cargo, en la parte superior izquierda, después de nuestro
nombre y DNI.

URL de acceso:

https://itaca.edu.gva.es

Enlace al MANUAL DE ACCESO13

12 https://otrs.edu.gva.es/otrs/customer.pl
13 http://www.ceice.gva.es/webitaca/docs/instruccions_acces_inicial_itaca.pdf

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Desde esta pantalla, tendrás también acceso al MÓDULO DOCENTE, a través del enlace
"Mòdul Docent 2". Y podrás acceder a la plataforma de GESTIÓN DE INCIDENCIAS a
través del "Acceso al formulario de ayuda".

5.2. Módulo docente


La última versión del módulo docente es accesible desde dispositivos móviles
(teléfonos, tabletas, etc), además de mediante el ordenador, con lo cual se
agilizan significativamente las tareas diarias.

ACCESO MÓDULO DOCENTE VERSIÓN 2

https://docent.edu.gva.es/
El módulo docente permite realizar online tareas propias del profesorado, como
por ejemplo gestionar faltas de asistencia o calificaciones, de manera
sincronizada con ITACA y con la Web Familia. La nueva versión del mismo, a la
que llamaremos Módulo Docente 2 (en adelante MD2), permite trabajar online
utilizando no sólo el ordenador, sino otros dispositivos como teléfonos móviles o tabletas
(siempre que disponga de conexión a internet). Además, incluye mejoras en las

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funcionalidades existentes para la versión previa e incorpora otras nuevas. La presente guía
explica el funcionamiento del MD2.

Enlace a la GUÍA DE USO Y UTILIZACIÓN14

5.3. Web Familia


Web Familia es el portal desde el que los
padres, madres o los tutores legales podrán
ver las notas de sus hijos, hijas o tutelados, el
registro de faltas o retrasos a clase, el
calendario de evaluaciones y actividades
extraescolares, y los mensajes que los
docentes deseen hacer llegar por esta vía de
comunicación.

ACCESO

https://familia2.edu.gva.es/
Hay familias que por cuestiones de trabajo pueden tener dificultades para establecer una
relación estrecha con el profesorado de sus hijos/as. Para ellas, esta web supone una
alternativa muy atractiva con la que conciliar el trabajo y su vida familiar.

Enlace a la GUIA DE USO PARA FAMILIAS15

Normativa que regula el uso de plataformas de comunicación con


las familias

Debemos recordar que Web Familia es la herramienta que la administración facilita a los
centros para la comunicación con las familias, y que, según recoge el punto 5, de las
Instrucciones de Inicio de Curso 18-19, en su apartado 11.1 ITACA:
La Consellería de Educación, Investigación, Cultura y Deporte pone a disposición de los
centros educativos un sistema de comunicación entre el centro y el equipo docente con el
alumnado y los responsables familiares mediante las plataformas ITACA-Web Familia 2.0 y
Módulo Docente 2.0. Es por eso que el uso otras plataformas educativas por parte del centro se
restringirá únicamente para las funcionalidades que no estén incluidas en las plataformas
mencionadas. Este uso tendrá que ser autorizado por la Subsecretaría de la Consellería de
Educación, Investigación, Cultura y Deporte, como órgano responsable del tratamiento de

14 http://www.ceice.gva.es/webitaca/docs/moduls/modul_docent2.pdf
15 http://www.ceice.gva.es/webitaca/docs/webfamilia/guia_web_families_ITACA_es.pdf

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datos, después de un informe preceptivo previo de la Dirección General de Tecnologías de la


Información y las Comunicaciones. La solicitud de esta autorización tendrá que incluir: la
finalidad; el mecanismo de recogida de datos; el proveedor, si procede; las características de la
plataforma; el sistema y lugar de alojamiento de los datos, con indicación explícita sobre si
residen, o no, dentro del Espacio Económico Europeo; la descripción y motivación de la
funcionalidad no cubierta por las plataformas que pone a disposición de los centros docentes la
Consellería; una declaración del cumplimiento de la Orden 19/2013, de la Consellería de
Hacienda y Administración Pública sobre normas sobre el uso seguro de medios tecnológicos
en la Administración de la Generalitat (DOGV 7169, 10.12.2013), así como el cumplimiento de
la normativa vigente en materia de protección de datos y seguridad de la información.

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5. OVICE
La Oficina Virtual de la Conselleria d'Educació,
Investigació, Cultura i Esport (OVICE) es la plataforma
electrónica a través de la cual los centros educativos
pueden acceder a la información, servicios y trámites
electrónicos de la Conselleria.
Los trámites con tramitación electrónica que se realizan a través de la Oficina Virtual tienen
la misma validez que si se efectúan de forma presencial. A través de la Oficina, la
Conselleria irá poniendo progresivamente a disposición de los centros educativos nuevos
servicios y procedimientos electrónicos.
Actualmente y en referencia a las TIC de un centro, las actuaciones que se pueden tramitar
desde OVICE son: solicitudes referentes a la línea telefónica, la telefonía IP, la conexión a
internet y al equipamiento informático. Para algunos de estos trámites el acceso está
limitado al equipo directivo, siendo en estos casos muy importante la función de
asesoramiento de la coordinación TIC

URL de acceso

https://oficinavirtual.gva.es/

Documentos de ayuda

En los siguientes documentos podemos conocer las funcionalidades


más importantes de la aplicación y algunos manuales específicos:

Manual OVICE16.

Manual para formulario sobre videovigilancia 17.

Manual para formulario sobre solicitud de autorización de compra de


licencias de software18.

16 http://mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?folderId=500010881587&name=DLFE-1252593.pdf
17 http://mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?folderId=500010881587&name=DLFE-1252595.pdf
18 http://mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?folderId=500010881587&name=DLFE-1252594.pdf

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6. OVIDOC
OVIDOC es la Oficina Virtual del
Docente, y está destinado a la
gestión de las convocatorias y
procedimientos que la Dirección
General de Personal dirige a
los/las docentes.
En esta plataforma las y los docentes podrán realizar y gestionar los trámites administrativos
que vayan surgiendo a lo largo del curso, pero también podrán descargar certificados de
Muface.
Entre los trámites que un docente podrá realizar en la plataforma encontramos:
• Realizar la solicitud de participación en una convocatoria/procedimiento.
• Visualizar la resolución provisional de una convocatoria/procedimiento.
• Realizar la reclamación a la resolución provisional de una convocatoria/procedimiento.
• Visualizar la resolución definitiva de una convocatoria/procedimiento.
Cada docente podrá visualizar solamente los trámites en los cuales cumple requisitos de
participación. Por ejemplo, un docente funcionario interino, no visualizará el trámite de
reserva de plazas para comisiones de servicio.

URL de acceso

https://ovidoc.edu.gva.es/

Documento de ayuda

Aquí encontrarás la guía de usuario de OVIDOC19.

Te recomendamos que conserves esta información ya no solo para


uso personal, si no como parte de tu asesoramiento a los
compañeros y compañeras del claustro.

19 http://www.ceice.gva.es/documents/162909733/164864644/manual_usu_OVIDOC_es_v3.pdf/7657028a-ddd8-4dbd-9938-a07bfd1914fa

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7. Autoría

Esta edición es una obra elaborada por el equipo de coordinación TIC del Servicio de
Informática para los Centros Educativos de la Generalitat Valenciana.
Esta obra está sujeta a la licencia de Reconocimiento-CompartirIgual 4.0 Internacional
Creative Commons. Para ver una copia de la licencia, visitad:
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

Esta es una licencia de Cultura Libre20!

20 https://creativecommons.org/freeworks

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