Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
4
sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit
perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk
memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses
melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.
2. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan SOP?
2. Apa tujuan SOP?
3. Bagaimanakah fungsi SOP?
4. Apa saja prinsip protap?
5. Apa saja jenis dan ruang lingkup SOP?
6. Apakah yang dimaksud dengan SOP Administratif?
7. Bagaimana tahap penyusunan protap?
8. Bagaimana cara membuat alur proses (flow chart)?
9. Bagaimana langkah-langkah menyusun SOP?
10. Apa saja macam-macam format SOP?
11. Bagaimana standar pelayanan dalam SOP?
3. Tujuan
1. Mahasiswa dapat mengetahui definisi SOP
2. Mahasiswa dapat mengetahui tujuan SOP
3. Mahasiswa dapat mengetahui fungsi SOP
4. Mahasiswa dapat mengetahui prinsip protap
5. Mahasiswa dapat mengetahui jenis dan ruang lingkup SOP
6. Mahasiswa dapat mengetahui definisi SOP Administratif
7. Mahasiswa dapat mengetahui tahap penyusunan protap
8. Mahasiswa dapat mengetahui cara membuat alur proses (flow chart)
9. Mahasiswa dapat mengetahui langkah-langkah menyusun SOP
10. Mahasiswa dapat mengetahui macam-macam format SOP
11. Mahasiswa dapat mengetahui standar pelayanan dalam SOP
5
BAB II
PEMBAHASAN
6
2.2 Tujuan dan Fungsi SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang
tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam
suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja
yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya,
memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-
bagian yang berlainan dalam perusahaan.
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :
1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan
kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau
pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan
supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan
mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses
pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan
efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang
terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja
bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif
lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.
7
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Manfaat SOP :
SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah
penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa
dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan
oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara
keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan
No.PER/21/M-PAN/11/2008):
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus
dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara
konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk
cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam
melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
8
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam
berbagai situasi.
2.4 Prinsip-prinsip Protap
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa
penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan
kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi
pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh
siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintah.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif.
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu
dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak
melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruh proses,
yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintah.
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus
didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi
setiap mereka yang memerlukan.
9
1. SOP Profesi ( keilmuan/teknis) : merupakan SOP keilmuan/teknis
untuk profesi Medis, Keperawatan dan profesi lainnya. SOP
memuat proses kerja untuk diagnostic, terapi dan tindakan.
2. SOP Pelayanan ( Manajerial) : merupakan SOP Pelayanan Medik,
Keperawatan, Penunjang medic yang bersifat manajerial/
administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.
3. SOP administrasi : mengatur tatat cara kegiatan dalam orginasis
termasuk hubungan antar unit kerja dan kegiatan kegiatan non
medis.
2.5.2 Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP)
1. SOP Profesi mencakup :
a. Pelayanan medis meliputi : Rawat inap, rawat jalan, pelayanan
gawat darurat
Contoh :
- SOP penanganan pasien untuk penyakit preeklampsi ( standar
pelayanan medis preeklampsi)
- SOP prosedur perinatal risiko tinggi
b. Pelayanan Keperawatan
Contoh :
- SOP asuhan merawat ibu nifas
c. Pelayanan profesi lain
Laboratorium, USG, farmasi dan rehabilitasi medis
Contoh :
- SOP pemeriksaan laboratorium.
2. SOP pelayanan (manajerial) mencakup pelayanan-pelayanan
medis secara umum :
Contoh :
Prosedur bidan jaga ruangan, prosedur konsultasi, prosedur
rujukan, prosedur iinformed consent.
10
3. SOP administrasi umumnya mencakup kegiatan di unit-unit
nonmedis
- Prosedur pendaftaran pasien
- Prosedur penyimpanan rekam medik
- Prosedur pemeliharaan dan perbaikan alat-alat kesehatan
11
proses-proses administrative dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari
mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi
yang tinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi.
Contoh SOP Adminstrasi adalah:
SOP Pelayanan Penguji Sampel Di Laboratorium,SOP pendaftaran pasien,
SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOP Penanganan Surat Masuk dan SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Disamping merupakan kebutuhan organisasi
Kementrian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi,
SOP administrative ini menjadi persyaratan dalam kebijakan Reformasi Birokrasi.
Untuk itu maka SOP jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus dibuat guna
memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan
organisasi di lingkungan Kementrian/ Lembaga dan Pemerintah Daerah.
12
Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar pengamatan langsung,
tidak boleh dibuat atas dasar apa yang diingat serta disusun dalam
“Flow of Work”
Teknik membuat pertanyaan-pertanyaan dasar :
a. Tujuan: Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?
b. Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?
c. Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa oleh dia ?
d. Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia?
e. Cara : Metode apa yang dipakai dan mengapa dengan cara itu?
4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan; Prosedur atau pelaksanaan
disusun berdasarkan atas hasil pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas (flow
of work) yang menggambarkan suatu unit kegiatan yang terbagi habis →
tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan.
Penerapan standar kebidanan di suatu wilayah/ daerah perlu diikuti
dengan:
1. Dukungan dan kebijakan Nasional
2. Aksi local
3. Keterlibatan seluruh stakeholders utama
4. Pengujian di wilayah-wilayah terpilih untuk mengidentifikasikan atau
mengembangkan models yang praktis dan terbaik dan dijadikan
“lesson learned”
5. Dikembangkan ke wilayah lain
13
b. Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran dan fungsinya dengan
pihak lain. (Humaini, Irfan. 2017)
Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar pengamatan langsung, tidak boleh dibuat
atas dasar apa yang diingat serta disusun dalam “Flow of Work”
Dalam menyusun Flow chart, hendaknya membuat pertanyaan-pertanyaan sebagai
berikut (WHO; SEA NURS, 2003) :
a) Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?
b) Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?
c) Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ?
d) Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ?
e) Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan cara itu ?
Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada
penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Penggunaan format SOP
dengan bentuk diagram alir (flowcharts) mengunakan beberapa simbol yang umum
digunakan untuk menggambarkan proses. Simbol yang dapat digunakan dalam SOP
adalah sebagai berikut :
14
11. simbol (tanda panah) untuk mendeskripsikan arah proses
kerja.
Pembatasan penggunaan simbol tersebut dilakukan untuk
memudahkan dalam penulisan prosedur kerja. (Departemen Hukum dan HAM, 2012)
Kaidah-kaidah dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang
bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam
menganalisa suatu masalah. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi
antara satu dengan lainnya. Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri
dari tiga bagian utama, yaitu:
1) Input berupa bahan mentah
2) Proses pengolahan
15
3) Output berupa bahan jadi. Untuk pengolahan data.
Dari gambar flowchart di atas terlihat bahwa suatu flowchart harus terdapat
proses persiapan dan proses akhir. Dan yang menjadi topik dalam pembahasan ini
adalah tahap proses. Karena kegiatan ini banyak mengandung variasi sesuai dengan
kompleksitas masalah yang akan dipecahkan. Walaupun tidak ada kaidah-kaidah
yang baku dalam penyusunan flowchart, namun perlu di hindari pengulangan proses
yang tidak perlu dan logika yang berbelit sehingga jalannya proses menjadi singkat.
16
Penggambaran flowchart yang simetris dengan arah yang jelas. Sebuah flowchart
diawali dari satu titik START dan diakhiri dengan END. (Rahmayanti, 2017)
17
kewenangan dan tanggungjawab. Kewenangan dimaksud meliputi kewenangan untuk
memperoleh informasi dari satuan kerja atau sumber lain, melakukan riview dan
pengujian, melakukan identifikasi, melakukan analisis dan menyeleksi berbagai
alternatif prosedur yang akan distandarkan, menulis SOP, mendistribusikan hasil
kepada seluruh anggota tim untuk di riview, serta melakukan pengujian. Tim
memiliki tanggungjawab untuk menyampaikan hasil yang telah diperoleh kepada
pimpinan. (Departemen Hukum dan HAM, 2012)
18
Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah lingkungan yang harus
dipertimbangkan oleh unit kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsinya baik secara
internal maupun secara eksternal.
Faktor internal antara lain struktur organisasi, jumlah pegawai, jumlah jenis
pelayanan yang dilaksanakan, sumber daya yang dibutuhkan, tugas dan fungsi yang
dijalankan, sarana dan prasarana. Faktor eksternal antara lain tuntutan dan keinginan
pengguna layanan, hubungan antarunit kerja atau antarorganisasi atau dengan
berbagai pihak baik dalam maupun luar negeri, serta berbagai bentuk jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan
Keberadaan peraturan perundang-undangan yang berpengaruh dalam
penyusunan SOP mulai dari Undang-Undang sampai dengan peraturan perundang-
undangan di bawah Undang- Undang.
19
b. Melakukan Penilaian Kebutuhan
Jika organisasi atau unit kerja telah memiliki SOP dan ingin melakukan
penyempurnaan terhadap SOP yang telah ada maka proses penilaian kebutuhan dapat
dimulai dengan mengevaluasi SOP yang sudah ada. Proses evaluasi antara lain akan
memberikan informasi mengenai mana SOP yang tidak dapat dilaksanakan atau
sudah tidak lagi relevan, mana SOP baru yang mungkin diperlukan, dan mana SOP
yang perlu disempurnakan.
Dengan meneliti hasil-hasil evaluasi akan memperdalam pemahaman yang
menyeluruh terhadap SOP yang ada sehingga tidak hanya dapat dilakukan identifikasi
berbagai permasalahan yang sering terjadi, tetapi juga secara garis besar tim penilai
kebutuhan akan memiliki informasi sementara mengenai SOP mana yang harus
disempurnakan. SOP mana yang harus dibuat ulang, atau SOP baru yang harus
dibuat.
Untuk unit kerja yang telah memiliki SOP, harus melakukan penyempurnaan
secara berkesinambungan, dimulai dengan:
1) Melihat kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi, terutama terhadap
hal yang tidak relevan dari SOP tersebut.
2) Melakukan identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup SOP baik karena
perubahan struktur maupun karena terlewatkan. Unit kerja yang belum memiliki
SOP, penilaian kebutuhan dimulai dengan:
20
a) Mempelajari aspek lingkungan operasional, peraturan perundang-undangan,
petunjuk teknis maupun dokumendokumen internal organisasi yang memberikan
pengaruh terhadap proses organisasi. Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara
mengenai SOP apa yang perlu dibuat.
Keterangan Tabel 3:
Kolom 1) : Nama satuan kerja tempat SOP akan diterapkan.
Kolom 2) : Klaslfikasi/pengelompokan SOP pada bidang tugas/proses tertentu
(misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, atau kepegawaian,
keuangan, pembuatan kebijakan, dan lainnya).
Kolom 3) : Nama prosedur yang akan distandarkan yang menjadi bagian dari bidang
klasifikasi/pengelompokkannya.
Kolom 4) : Penilaian keterkaitan dengan tupoksi (penilaian: sangat terkait, terkait,
kurang terkait, tidak terkait).
Kolom 5) : Penilaian keterkaitan dengan Peraturan Perundang-undangan (penilaian:
21
sangat terkait, terkait, kurang terkait, tidak terkait).
Kolom 6) : Penilaian keterkaitan stakeholders/masyarakat (penilaian: sangat terkait,
terkait, kurang terkait, tidak terkait).
Kolom 7) : Penilaian keterkaitan dengan prosedur lainnya (penilaian: sangat terkalt,
terkait, kurang terkait, tidak terkait).
Kolom 8) : Prioritas kebutuhan (penilaian: sangat penting, penting, kurang penting,
tidak penting).
Keterangan Tabel 4:
Kolom 1) : Nomor urut daftar SOP.
Kolom 2) : Nama satuan kerja SOP tempat SOP akan diterapkan.
Kolom 3) : Klasifikasi/pengelompokan SOP pada bidang tugas/proses tertentu
(misalnya: perencananaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, kepegawaian, atau
keuangan).
22
Kolom 4) : Nama prosedur yang akan distandarkan yang menjadi bagian dari bidang
klasifikasi atau pengelompokannya yang diterapkan tertentu (misalnya: perencanaan,
pelaksanaan, atau kepegawaian, keuangan, pembuatan kebijakan akan dibakukan).
Kolom 5) : Alasan SOP tersebut dikembangkan
C. Pengembangan SOP
Sebagai standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas
keseharian organisasi, maka pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi,
tetapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang
valid dan reliable.
23
Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah diperoleh,
maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. Ada berbagai
kemungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk
mengembangkan SOP, seperti melalui brainstorming, focus group discussion,
interview, survey,benchmarking, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik yang akan
digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.
3. Penulisan SOP
Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah
menulis SOP. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP yaitu:
a. Tipe SOP
Terdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan, yaitu SOP Teknis atau SOP
Administratif. Dalam kaitan penulisan SOP ini, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu
tipe mana yang akan digunakan, yang sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Tipe SOP
akan mempengaruhi cara penulisan.
24
b. Format SOP
Terdapat bermacam format SOP seperti simple steps, hierarchical steps,
graphic, dan diagram alir (flowcharts). Penulisan SOP di lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi manusia menggunakan format diagram alir (flowcharts).
c. Tingkatan kerincian/detail
Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada tingkatan kerincian SOP
yang akan dibuat. Untuk jenis pekerjaan yang prosedurnya seringkali diinterupsi oleh
hal-hal yang diluar kendali, sehingga harus diambil keputusan prosedur di luar
prosedur yang telah standar, maka diperlukan SOP yang sifatnya memberikan
pedoman umum (guidelines). Sedangkan untuk jenis pekerjaan yang prosedurnya
sudah tetap, meskipun dapat diinterupsi oleh kondisi tertentu yang dapat diprediksi,
maka diperlukan SOP yang detail.
d. Prinsip penyusunan SOP
SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip penyusunan SOP.
e. Pemilahan proses.
Untuk memudahkan penulisan SOP, terlebih dahulu dipilah antara proses,
prosedur dan aktivitas. Setiap proses akan mengandung prosedur, dimana masing-
masing prosedur akan menyangkut aktivitas-aktivitas dalam mengolah input menjadi
output yang lebih kecil. Sebuah proses akan menghasilkan output yang akan menjadi
input dari proses lain. Sebuah prosedur akan menghasilkan output yang menjadi input
bagi prosedur lain. Atas dasar ini maka akan dengan mudah dilakukan pemisahan
proses, prosedur, dan aktivitasnya.
f. Muatan SOP
Muatan satu SOP meliputi langkah-langkah kegiatan pelaksanaan dari sebuah
prosedur yang distandarkan, yang dilengkapi dengan keterkaitannya dengan SOP
lainnya, peringatan yang memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi
diluar kendali ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan), kualifikasi
personel yang melaksanakan, peralatan dan perlengkapan yang diperlukan, standar
mutu dari setiap langkah kegiatan yang dilakukan, dan formulir yang harus diisi oleh
pelaksana.
25
4. Pengujian dan Review SOP
SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan pengujian yang
dilakukan melalui penerapan langsung pada unit pengguna atau pelaksana prosedur.
Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan informasi informasi lebih lanjut yang
belum ditampung dalam prosedur atau yang diperlukan oleh tim sebagai bentuk reviu
atas SOP.
5. Pengesahan SOP
SOP yang sudah diuji dan direviu disampaikan kepada pimpinan unit eselon I
untuk mendapatkan pengesahan. Proses pengesahan merupakan tindakan
pengambilan keputusan oleh pimpinan, meliputi penelitian dan evaluasi terhadap
26
prosedur yang distandarkan. SOP yang akan disahkan harus memuat ringkasan
eksekutif untuk membantu pimpinan memahami hasil rumusan sebelum melakukan
pengesahan. Meskipun SOP telah disahkan oleh pimpinan, proses review secara
berkelanjutan tetap dilakukan agar diperoleh SOP yang benar-benar efisien dan
efektif. (Departemen Hukum dan HAM, 2012)
D. Penerapan SOP
Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
merupakan langkah selanjutnya dari siklus SOP setelah pengembangan SOP. Pada
tahap sebelumnya, telah dihasilkan rumusan SOP yang secara formal telah ditetapkan
oleh pimpinan unit eselon I. Proses penerapan rumusan SOP ini kemudian dilakukan
oleh setiap unit kerja dan harus dapat memastikan bahwa tujuan berikut dapat
tercapai:
1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan
revisinya.
2. Salinan atau fotokopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh
semua pengguna potensial.
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua
pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan
efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang terjadi bila gagal dalam
melaksanakan SOP).
4. Dapat melihat sebuah mekanisme untuk memantau kinerja, mengidentifikasi
masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan
SOP. (Departemen Hukum dan HAM, 2012)
27
penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai
kebutuhan. (Departemen Hukum dan HAM, 2012)
Keterangan Tabel 5:
Kolom 1) : Nama unit sesuai dengan nomenklatur unit kerja eselon I di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
28
Kolom 2) : Nomor SOP diisi dengan nomor yang diberikan sesudah mendapatkan
pengesahan oleh pimpinan eselon I di unit kerja masing-masing dengan mengacu
pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia di bidang pola klasifikasi
arsip.
Kolom 3) : Tanggal Pembuatan SOP.
Kolom 4) : Tanggal revisi dicantumkan apabila terdapat revisi dalam SOP.
Kolom 5) : Tanggal mulai SOP yang telah mendapat pengesahan dari pimpinan unit
Eselon I.
Kolom 6) : Pengesahan oleh pimpinan unit eselon I, diisi dengan nama jabatan eselon
I, nama penjabat, dan NIP.
Kolom 7) : Judul SOP.
Kolom 8) : Peraturan Perundang-undangan yang mendasari prosedur.
Kolom 9) : Memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan.
Kolom 10): Peringatan digunakan untuk mengetahui bila SOP tidak dijalankan atau
dilaksanakan maka akan menghambat sistem Unit kerja di lingkungan tersebut. Pada
kolom ini juga dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.
Kolom 11): Kualifikasi pelaksana digunakan mengetahui tugas dan fungsi dalam
melaksanakan perannya pada prosedur yang sudah distandarkan.
Kolom 12): Mendukung dan memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan untuk melaksanakan SOP.
Kolom 13): Memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pelaksana
SOP dalam setiap melaksanakan pekerjaannya dengan efesien dan mempermudah
hasil kerjanya sehingga bekerja semakin terarah.
Kolom 14): Memuat uraian kegiatan yang dilaksanakan.
Kolom 15): Memuat tingkat jabatan dalam pelaksanaan SOP.
Kolom 16): Memuat rincian bahan penunjang dalam melaksanakan uraian kegiatan.
Kolom 17): Prediksi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan.
Kolom 18): Hasil yang dicapai pada setiap uraian kegiatan. (Departemen Hukum dan
HAM, 2012)
29
Secara garis besar, apapun instansinya penyusunan SOP sama saja. Yang
berbeda hanya pola piker dalam proses penyusunannya. Menurut Pusat Data
Kemenkes RI (2016), berikut langkah penyusunan SOP :
Hasil SOP :
Aticeh, SST,M.Keb
NIP 196302031984122001
Pengertian Ikterus adalah gejala kuning karena penumpukan bilirubin dalam aliran
darah yang menyebabkan pigmentasi kuning pada plasma darah yang
30
menimbulkan perubahan warna pada jaringan yang memperoleh banyak
aliran darah tersebut.
Tujuan Untuk mencegah terjadinya hiperbilirubinemia
Kebijakan 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 828/MENKES/SK/IX/2008
tentang Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan
di Kabupaten/Kota
3. Penanganan Ikterus pada bayi sesuai dengan indikasi medis
Referensi 1. Buku Acuan Nasional Pelayanan Kesehatan Maternal dan Neonatal
2. Tim Paket Pelatihan Klinik PONED .2008. Paket Pelatihan Pelayanan
Obstetri Neonatal Emergensi Dasar (PONED). Jakarta: JNPK
3. Saadah, Nurlailis. 2013. ASUHAN PADA NEONATUS DAN BAYI
DENGAN RESIKO TINGGI DAN PENATALAKSANAANNYA. Jakarta:
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
Peralatan dan 1. Senter (pencahayaan yang terang)
Bahan 2. Stetoskop
3. Termometer
4. Masker
5. Handscoon
6. Alat tulis
Prosedur 1. Pasien dating
2. Anamnesa pasien
Apakah bayi kuning? Jika ya, pada umur berapa timbul kuning?
Apakah warna tinja bayi pucat?
3. Mengecek tanda-tanda vital, melakukan pemeriksaan fisik (kuning
pucat, urine pekat, letargi, penurunan refleks menghisap, gatal, tremor,
dan menangis dengan nada tinggi), serta tentukan sampai di daerah mana
warna kuning pada bagian badan bayi.
4. Mengklasifikasikan ikterus
31
a. Tidak ikterus : tidak kuning
b. Ikterus : timbul kuning pada umur ≥ 24 jam sampai ≤ 14 hari
dan tidak sampai telapak tangan atau telapak kaki
c. Ikterus Berat :
- Timbul kuning pada hari pertama (<24 jam) setelah lahir
- Kuning ditemukan pada umur lebih dari 14 hari
- Kuning sampai telapak tangan atau telapak kaki
- Tinja berwarna pucat
5. Melakukan penatalaksanaan sesuai dengan klasifikasi ikterus
a. Tidak ikterus
Lakukan asuhan dasar bayi muda
b. Ikterus
Lakukan asuhan dasar bayi muda, anjurkan ibu untuk menyusu lebih
sering, nasehati kapan kembali segera, dan kunjungan ulang 2 hari
c. Ikterus Berat
Cegah agar gula darah tidak turun, nasehati cara menjaga bayi tetap
hangat selama perjalanan dan rujuk segera ke rumah sakit
d. Pencatatan dan pelaporan
Diagram Alir
Mengecek tanda-
Pasien datang Anamnesa pasien
tanda vital, dan
pemeriksaan fisik
Mengklasifikasikan Ikterus
32
Tidak Ikterus Ikterus Ikterus Berat
Pencatatan dan
Pelaporan
33
• Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP (Revla,
2017)
b. Lengkap Prosedur
Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan
d. Layak Tetap
Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan
budaya organisasi
e. Controllable
Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi
f. Layak Audit
Mampu dilakukan pengecekan selama jangka waktu tertantu untuk mengetahui data
tersebut sudah valid atau belum.
g. Layak Ubah
34
Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan
organisasi. (Revla, 2017)
35
Contoh: SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di
Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat
dan SOP Pemberian Disposisi.
SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP
yang bersifat administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus
dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari
satuan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas
dan fungsi yang dimilikinya.
b. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat
umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari
satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau
jabatan. Pada umumnya ciri SOP administratif :
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satuaparatur
atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan
yang tunggal;
Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan
ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana
kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang
lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang
sesungguhnya dari kegiatan yang dilakukan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup
makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses
perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar
proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
36
SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk
proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi
pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil
sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Contoh: SOP Administrasi adalah: SOP Pelayanan Pengujian
Sampel Di Laboratorium, SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan,
SOP Penanganan Surat Masuk dan SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis.
Disamping merupakan kebutuhan organisasi dan Pemerintah
Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi, SOP administratif ini
menjadi persyaratan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Untuk
itu maka SOP jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus
dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari
satuan organisasi.
2. SOP menurut cakupan dan besaran
SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua
jenis, yaitu SOP Makro dan SOP Mikro :
a. SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran
kegiatannya mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan
bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi
dari beberapa SOP mikro yg membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut.
Contoh:
SOP Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari SOP
Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap
Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP makro
dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan
bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.
37
b. SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran
kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP makro atau SOP
yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang
lebih besar cakupannya.
Contoh:
SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap
Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat merupakan SOP mikro dari
SOP Pengelolaan Surat. SOP Persiapan BimbinganT eknis, SOP
Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan
Teknis merupakan SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis.
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke
dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP Parsial :
a. SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh:
SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP Final dari SOP
Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP Final
dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final,
sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan
yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan
bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
38
SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis.
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam
dua jenis, yaitu SOP Generik dan SOP Spesifik :
a. SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang
di- SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya.
Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu
diterapkan.
Contoh:
SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP Pengelolaan
Keuangan di Satker B memiliki SOP generik: SOP Pengelolaan
Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.
b. SOP Spesifik (Khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-
SOPkan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP
tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain
karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh:
SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi
Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di
laboratorium lainnya
5. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
6. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
7. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
39
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
40
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja
dengan biaya yang serendah-rendahnya. Fungsi SOP adalah menurut Indah puji tahun
2014 adalah sebagai berikut, memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit
kerja, sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan, mengetahui dengan jelas
hambatan-hambatannya dan mudah dilacak., mengarahkan petugas untuk sama-sama
disiplin dalam bekerja., sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. SOP
terbagi menjadi 3 jenis yaitu SOP profesi, pelayanan dan administrasi.
3.2 Saran
Sebaiknya kita sebagai Bidan dan tenaga kesehatan melakukan pelayanan
sesuai dengan standar operasional prosedur yang sudah ditetapkan.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan mudah untuk
dipahami, mohon maaf apabila masih ada kesalahan pada penulisannya karna kami
masih dalam peroses pembelajaran. Terima Kasih.
41
DAFTAR PUSTAKA
Atmoko, tjipto.2012. Standar operational prosedur (SOP) dan akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah. Jakarta
Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Yogyakarta.
Laksana.
Direktorat UMDK, D. Y. (1995). Petunjuk Teknis Penyusunan Prosedur Tetap
Kegiatan Rumah Sakit Swadana. Jakarta.
RI, K. P. (2012). Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintah.
https://dprd-ntbprov.go.id/wp-content/uploads/2016/10/BAB-2-SOP.pptx
https://www.kajianpustaka.com
Revla, Trisna. 2017. Standard Operating Procedure. Diakses dari
https://law.uii.ac.id/wp-content/uploads/2017/12/standard-operating-procedures-
trisna-rev1a.pptx pada 27 Agustus 2018 pukul 19.00
Rahmayanti. 2017. Flowchart (Diagram Alur), Diakses dari :
http://rahmayanti.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/23147/2_KaidahkaidahUmu
mPembuatanFlowchart.pdf pada 27 Agustus 2018 pukul 16.06
Pusat Analisis Determinan Kesehatan. 2016. Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan. Jakarta : Kemenkes RI
Departemen Hukum dan HAM. 2012. LAMPIRAN PERATURAN
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 14 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM
DAN HAK ASASI MANUSIA diakses dari www.djpp.depkumham.go.id pada 27
Agustus 2018 pukul 14.40
Humaini, Irfan. 2017. Diakses dari
http://irfan_humaini.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/51185/%5EFlowchart.pdf
pada 27 Agustus 2018 pukul 19.16
WHO; SEA NURS. 2003. Standar dan Standar Operasional Prosedur (SOP)
dalam Keterampilan Manajerial SPMK. Diakses dari :
http://www.kmpk.ugm.ac.id/data/SPMKK/6b-
42
STANDAR%20dan%20SOP(revby%20Was%20Feb'02).doc pada 27 Agustus 2018
pukul 19.30
43