Código: IT-SGSST-PR-CD-5

SG-SST
PROCEDIMIENTO Versión: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha: 05/1/2018

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Naturaleza del cambio Fecha Aprobó

01 Se emite el presente documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

Cargo

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE ...................................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES........................................................................................................................................ 3
5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................... 4
5.1 POLÍTICAS .................................................................................................................................... 4
5.2 CONTENIDO .............................................................................................................................................. 7
5.3 RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
................................................................................................................................................................... 7
5.4 MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................ 8
5.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................... 8
5.6 DOCUMENTOS ANULADOS U OBSOLETOS ...................................................................................... 8
5.7 DOCUMENTO EXTERNO ........................................................................................................................ 8
5.8 CONTROL DE REGISTROS…………………………………………… ………………………………………14
6. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................................... 10
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades y controles para los documentos internos y externos del Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

1. ALCANCE

El procedimiento aplicaría a todos los procesos y actividades que han adoptado el sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo en la organización.

2. RESPONSABLE

 Encargado del SG-SST.

 Líderes de procesos.
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3. DEFINICIONES
 Aprobación: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento
previamente revisado.
 Disposición: destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retención en
un archivo.
 Difusión: utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer información.
 Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte. El soporte puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos.
 Documento externo: son aquellos documentos relevantes que son necesarios para el
funcionamiento eficaz de la organización y son generados por entidades diferentes a esta (leyes,
decretos, normativas gubernamentales, entre otros).
 Documento interno: son aquellos documentos relevantes que definen los servicios que presta la
organización, son necesarios para su funcionamiento y se generan al interior de la organización,
pueden modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo de MINA LA VIEJA
 Documento obsoleto: es aquel documento que, derivado de un cambio o de su eliminación,
pierde su vigencia.
 Documento de referencia: son aquellos que sirven como base, soporte o guardan relación
directa con un proceso o procedimiento.
 Formato: documento impreso o digital destinado al registro de información de un proceso.
 Ficha: documento que define características y/o controles específicos para algunas actividades,
seguimiento a indicadores y equipos.
 Identificación: es todo nombre y código que se le asigna a un documento que lo diferencia de
cualquier otro.
 Instructivo: documento que brinda una secuencia clara de indicaciones que tienen como
finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un objetivo.
 Listado maestro de documentos y registros: formato donde cada proceso, registra los
documentos internos y externos para controlar sus versiones, almacenamiento, protección,
recuperación, retención y disposición final.
 Procedimiento: documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad que
comunica los métodos establecidos para el desempeño y administración del trabajo e identifica
al responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las actividades.
 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades
realizadas, pueden ser formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunión,
contratos y otros.
 Responsable: personal dentro de la empresa encargado del almacenamiento, ubicación,
recuperación y estado de los documentos y registros en cualquier tipo de soporte.
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 Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento

objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
 Tipo de Soporte: cualquier tipo de material susceptible de vehicular información, como papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.
 Versión: indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento.

4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

5.1 POLÍTICAS

 El líder de SST, es responsable de los siguientes aspectos:

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con
el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental.

 Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

 Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación.

A continuación, se detalla las actividades que describen el procedimiento para la elaboración y control
de documentos.

La estructura general del documento está compuesta por:

 Encabezado

Los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se identifican con un
encabezado que contiene, los siguientes elementos:

 Logo de la organización.
 Siglas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).
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 Nombre del documento.

 Código del documento.
 Versión del documento.
 Fecha de aprobación del documento.
 Número de páginas del documento.

Descripción grafica de los elementos descritos, ejemplos:

SG-SST Código: MV-SGSST-C-DD-#

XXXXXXXXXXXXX Versión: 01
Fecha: 05/03/2016

En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado.

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manuales
 Procedimientos
 Planes
 Formatos
 Instructivos, protocolos, fichas técnicas, guías, etc.

Las versiones se identificarán numéricamente y se inician desde el 01, en la medida que se generen
cambios o modificaciones sustanciales; se asignara el numero consecutivo que describe la versión a
que corresponde cada documento.

La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación del documento y no debe confundirse con
la fecha del diligenciamiento o registro del formato.

 Codificación

La codificación de los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se realiza
de manera alfanumérica y manualmente de la siguiente forma:

 primer campo (A)alfabético

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Corresponde a la inicial del nombre de la empresa, en este caso es MV de MINA LA VIEJA

 Segundo campo (BBBBB) Alfabético:

Corresponde a las siglas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST.

 Tercer campo (CC) alfabético:

Corresponde a la descripción del tipo de documento a este campo se le asigna dos letras así:

- Programa de capacitaciones PC - Plan de emergencias PL - Procedimiento de trabajo

seguro PR
 Cuarto campo (DDD) alfabético:

Corresponde a las iniciales del nombre del documento a este se le asignan letras así:

-Programa de capacitaciones CA -Plan de emergencias y contingencias EC – Procedimiento de trabajo

seguro TS,

 Quinto campo (#) numérico

El número siguiente corresponde al consecutivo del documento, teniendo en cuenta los generados en
cada tipo.

 Formatos

 primer campo (A)alfabético

Corresponde a la inicial del nombre de la empresa, en este caso es MV de MINA LA VIEJA

 Segundo campo (BBBB) Alfabético:

Corresponde a las siglas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST.

 Tercer campo (C) alfabético:

Corresponde a la inicial del nombre del tipo de documento que para este caso es F de formato.

 Cuarto campo (#) numérico:

Corresponde al número de formato al que pertenece dentro del sistema de gestión, de esta manera
podremos saber cuántos formatos estamos manejando dentro de la empresa.
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MV-SGSST-F-1

5.2 CONTENIDO

La redacción de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fácil comprensión, la
utilización de diagramas de flujo o imágenes es de carácter flexible preservando los criterios
enunciados.

Contenido de los documentos:

 Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y población objeto del documento y de su
contenido.
 Anexos: documentos complementarios que son soporte del contenido del documento. los anexos
no se controlan.
 Condiciones generales: agrupan a los requisitos generales, del manejo operativo para la ejecución
del contenido del documento.
 Descripciones: características propias del documento tales como:
 Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento, para tener claridad y unidad
en el criterio.
 Desarrollo del contenido: establece la información necesaria a documentar y se amplia de acuerdo
a cada tipo de documento.

5.3 RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS.

El personal encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo será el encargado de
la elaboración de los documentos del sistema.

Una vez elaborados los documentos son entregados para su revisión y aprobación.

Los responsables de la revisión y aprobación de los documentos será la alta dirección, conformado
por la gerencia general.
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5.4 MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La documentación que quiera ser modificada debe cumplir los siguientes pasos:

 informar a la alta dirección porque es necesario realizar un cambio.

 informar al personal que afecte tal cambio en la documentación.
 presentar el cambio a la gerencia para ser revisado y aprobado.
 una vez aprobado el nuevo documento realizar socialización con el proceso que deba aplicarlo o
diligenciarlo.

5.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades con el fin de asegurar
que continúen siendo aplicables o deban ser modificados.

5.6 DOCUMENTOS ANULADOS U OBSOLETOS

El área del sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo al distribuir una nueva versión del
documento se encarga de retirar y destruir las copias obsoletas, identificándolas para evitar posibles
errores y prevenir su uso no intencionado.

Se conservará el original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para evidenciar las mejoras,
identificándolo con el sello de “copia obsoleta”.

5.7 DOCUMENTO EXTERNO

En cada actividad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se identifican los
documentos externos, registrándose en el listado maestro de documentos.

5.8 CONTROL DE REGISTROS

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 Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia
objetiva de actividades desempeñadas.
 como los registros proporcionan evidencia no pueden ser modificados.
 para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros del sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo, se elaboran, revisan y aprueban según las indicaciones dadas
en el presente documento.

Se consideran tipos de registros:

 Correspondencias de entrada y salida.

 Notas internas.
 Listados, listas.
 Actas de reunión.
 Formatos diligenciados.
 Formularios.
 Contratos.
 Informes.
 Fotografías, grabaciones.
 Registros necesarios para evidenciar cumplimiento de requisitos.

Siguiendo los lineamientos del presente documento, los registros pueden ser elaborados y
presentados en:

 Medio Magnético y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y mantenidos en computador,

discos, servidores, etc. y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas que la
diligencian.
 Registros Físicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografías, otros, y cuya
responsabilidad recae principalmente en las personas que las diligencian y archivan.

5.8.1 CONSIDERACIÓN DE CONTROL DE REGISTROS

Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe cumplir los lineamientos
establecidos en el presente procedimiento.
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Se debe garantizar la protección a los registros impresos o electrónicos de factores que afecten sus
condiciones físicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas, entre otros; así como la
seguridad de la información que contienen.

5.8.2 CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en archivo por los
designados del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

La organización, proporciona los elementos necesarios para garantizar la integridad física y la

conservación de la información consignada en los registros. El responsable de archivar cada tipo de
registro asegura las condiciones ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o
pérdida.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Para registrar los cambios realizados a cualquier documento o registro se diligencia el formato
establecido como control de cambios.

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN