DIVISI JOB DESCRIPTION

- Menerima laporan perkembangan setiap DIVISI secara

rutin.
- Bertanggung jawab dan memantau progress persiapan
acara setiap divisi (pra-acara).
- Mengkoordinir tiap divisi bekerja sesuai jobdescnya &
Koordinator
lapangan meminimalisir resiko keterlambatan waktu.
- Melaporkan perkembangan dan hasil laporan progress
tiap divisi secara rutin.
- Rutin melaporkan hasil perkembangan dari persiapan
acara kepada KETUA PELAKSANA
- Membuat rundown acara dari awal hingga akhir acara.
- Membuat target penyelesaian persiapan acara dengan PJ
KOORDINATOR LAPANGAN
- Berkolaborasi dengan DIVISI LITBANG dalam
membentuk konsep tema & kegiatan GONG (SMP-
SMA)
Acara - Berkolaborasi dengan DIVISI HUMAS & DIVISI
KEAMANAN untuk memastikan keberlancaran peserta
dan kondusifitas di venue tetap optimal.
- Meminimalisir keterlambatan waktu kegiatan acara.
- Rutin melaporkan perkembangan kegiatan persiapan
acara kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Sebagai narahubung peserta SMP-SMA.
- Menyebarluaskan informasi rapat maupun perubahan
rencana kepada panitia & PJ peserta tiap sekolah.
- Bertanggung jawab dalam penerimaan informasi

Humas mengenai event terhadap peserta GONG.

- Membuat grup komunikasi antar DIVISI HUMAS & PJ
peserta tiap sekolah.
- Berkoordinasi dengan DIVISI PUBLIKASI untuk
menyebar informasi ke public (publish progress event).
 - Rutin melaporkan perkembangan kegiatan humas kepada
PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Memastikan kondusifitas acara tetap berjalan lancar.
- Berkoordinasi dengan DIVISI TICKETING untuk
mengawasi keamanan di pintu masuk sekolah serta guna

Keamanan mengecek barang bawaan peserta.

- Meminimalisir peserta yang membelot rundown.
- Rutin melaporkan perkembangan keamanan sekolah
kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Rutin meminta laporan kebutuhan logistic kepada
seluruh DIVISI pra-acara selesai acara.
- Melaporkan kebutuhan alat kepada koordinator lapangan
secara rutin.
- Tetap bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan
seluruh DIVISI apabila terdapat kebutuhan logistik yang
mendadak.
- Memastikan kebutuhan logistik tidak mengalami kendala
Peralatan yang fatal saat acara berlangsung.
- Berkoordinasi dengan DIVISI DEKORASI dalam dalam
kegiatan persiapan mengdekorasi sekolah.
- Berkolaborasi dengan DIVISI KONSUMSI dalam
pembagian konsumsi.
- Memastikan kebutuhan public speaker dan venue
terpenuhi.
- Rutin melaporkan perkembangan kebutuhan dan kendala
logistic kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN.
- Mengupdate informasi acara ke social media secara
rutin.
- Berkoordinasi dengan DIVISI HUMAS dalam kegiatan
Publikasi mengelola penyebaran informasi.
- Membuat konsep publikasi event ke sosial media agar
semenarik mungkin.
 - Memastikan tidak ada keterlambatan update event ke
sosial media.
- Berkoordinasi dengan DIVISI DOKUMENTASI dalam
memposting foto maupun video ke sosial media.
- Rutin melaporkan perkembangan kegiatan publikasi
kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Mengumpulkan vendor catering dan snack yang
ergonomis sebanyak mungkin.
- Berkoordinasi dengan DIVISI PERALATAN saat
membagikan makanan kepada peserta dan panitia.
- Memastikan konsumsi public speaker dan panitia tetap
Konsumsi terkoordinir.
- Berkoordinasi dengan DIVISI HUMAS dalam pemastian
konsumen peserta agar berjalan dengan baik.
- Rutin melaporkan perkembangan keberlangsungan
kegiatan konsumsi kepada PJ KOORDINATOR
LAPANGAN.
- Mendokumentasikan kegiatan selama berlangsungnya
acara.
- Membuat konsep video aftermovie untuk teaser
regenerasi event GONG ditahun berikutnya.
- Berkoordinasi dengan DIVISI HUMAS apabila terdapat

Dokumentasi venue ataupun kegiatan yang belum didokumentasikan.

- Berkoordinasi dengan DIVISI PUBLIKASI dalam
penyetoran foto ataupun video untuk kebutuhan
publikasi acara.
- Rutin melaporkan perkembangan kegiatan dokumentasi
kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Rutin memastikan kondisi kesehatan peserta tetap

Kesehatan optimal.
- Siap siaga dalam menangani peserta yang sakit.
 - Menyediakan peralatan medis dan obat obatan generic
bagi peserta.
- Berkoordinasi dengan setiap DIVISI jika menemukan
peserta yang jatuh sakit.
- Rutin melaporkan perkembangan kegiatan pengawasan
kesehatan peserta kepada PJ KOORDINATOR
LAPANGAN
- Mengkoordinir kebersihan venue tetap terjaga.
- Memastikan trash bag tetap terjaga rapih.
- Bertanggung jawab dalam mengarahkan peserta dan
panitia untuk menjaga kebersihan.
Kebersihan - Berkoordinasi dengan DIVISI PERALATAN dalam
pengkondusifan kebersihan.
- Rutin melaporkan kegiatan kebersihan kepada PJ
KOORDINATOR LAPANGAN.
- Berkoordinasi dengan DIVISI ACARA & DIVISI
PUBLIC SPEAKER membuat konsep acara seminar-

Litbang talkshow-workshop sesuai dengan konsep tema acara.

- Rutin melaporkan perkembangan pengkonsepan acara
kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
- Berkoordinasi dengan DIVISI LITBANG dalam
perencanaan konsep acara
- Menjadi narahubung antara PS dengan panitia.

Public speaker - Sebagai sekretaris pribadi PS selama acara.

- Menentukan jadwal rapat dengan PS bersama DIVISI
LITBANG
- Menghubungi PS guna menawarkan kesediaan beliau
untuk mengisi TALKSHOW & SEMINAR
 - Membuat konsep konfirmasi RSVP peserta di pintu
masuk (include; pembagian nametag, absensi,
pengecekkan barang bawaan, pembagian rundown
kepada peserta dst) dan berkoordinasi dengan DIVISI
KEAMANAN
- Memastikan antrian masuk dan pulang tetap teratur
dengan baik.
- Memastikan tidak ada peserta yang keluar masuk area
Ticketing sekolah tanpa izin sesuai aturan yang berlaku.
- Berkoordinasi dengan DIVISI PERALATAN & DIVISI
KEAMANAN dalam persiapan penataan logistic di area
pintu masuk.
- Rutin melaporkan konsep memasuki area sekolah oleh
peserta serta melaporkan kondisi antrian masuk ( setelah
antrian peserta masuk selesai ) kepada PJ
KOORDINATOR LAPANGAN
- Mencari teman sekolah yang memiliki relasi perusahaan
yang dapat dijadikan sponsorship sebanyak mungkin.
- Menjadi jembatan perwakilan antara panitia dengan
pihak sponsorship.
- Pengaju proposal sponsor kepada pihak perusahaan yang
diajukan.

Dana - Mengikuti perkembangan kerja sama dengan pihak

Sponsor perusahaan dengan sebaik dan semenarik mungkin.

- Melakukan presentasi dengan pihak perusahaan terkait
jika dibutuhkan.
- Melakukan meeting dengan pihak perusahaan terkait jika
dibutuhkan.
- Rutin melaporkan perkembangan pengajuan sponsorship
acara kepada PJ KOORDINATOR LAPANGAN
 - Membuat konsep dekorasi sekolah saat event
berlangsung semenarik mungkin.
- Berkoordinasi dengan DIVISI PERALATAN dalam

Dekorasi persiapan mengdekorasi sekolah ( Pra event ).

- Rutin melaporkan perkembangan pengkonsepan hingga
kegiatan mengdekorasi berlangsung kepada PJ
KOORDINATOR LAPANGAN