Anda di halaman 1dari 10

MAKALAH MANAJEMEN LABORATORIUM

“PENYIMPANAN DOKUMEN”

Disusun oleh :
Kelompok 1 Tingkat 3B
1. Akbar Pratama
2. M.taufik Amaludi
3. Annisa Nopriani
4. Nova Sisilia
5. Istiqomah Juliani
6. Octica Yolanda

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA


POLITEKNIK KESEHATAN BENGKULU
PRODI D III TEKNOLOGI LABORATORIUM MEDIK
2018/2019
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,
Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam
bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan
sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.
Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi
makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami
miliki sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk
memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Bengkulu, 5 September 2018

Penyusun
Daftar Isi
BAB I ........................................................................................................................................................ 4

Pendahuluan ........................................................................................................................................... 4

1. Latar Belakang............................................................................................................................. 4

2. Rumusan Masalah ....................................................................................................................... 4

3. Tujuan ......................................................................................................................................... 4

BAB II ....................................................................................................................................................... 5

Pembahasan............................................................................................................................................ 5

A. Manajemen Laboratorium. ......................................................................................................... 5

B . Dokumen/Arsip .............................................................................................................................. 6

C. Jenis-jenis Dokumen ....................................................................................................................... 6

D. Sistem Penyimpanan Dokumen...................................................................................................... 7

BAB III .................................................................................................................................................... 10

Penutup................................................................................................................................................. 10

A. Kesimpulan................................................................................................................................ 10
BAB I

Pendahuluan

1. Latar Belakang

Laboratorium merupakan sumber belajar yang efektif untuk mencapai kompetensi yang
diharapkan bagi siswa. Untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas, laboratorium harus
dikelola dan dimanfaatkan dengan baik. Sebagus dan selengkap apapun suatu laboratorium
tidak akan berarti apa-apa bila tidak ditunjang oleh manajemen yang baik. Oleh karena itu,
untuk mengoptimalkan fungsi laboratorium perlu dikelola secara baik untuk kelancaran
proses belajar mengajar. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No 32 Tahun 2013 sebagai
pengganti PP No 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional, bahwa laboratorium
merupakan sarana prasarana yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran.
Manajemen laboratorium (laboratory management) adalah usaha untuk mengelola
laboratorium. Suatu laboratorium dapat dikelola dengan baik sangat ditentukan oleh beberapa
faktor yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa alat-alat laboratorium yang
canggih, dengan staf profesional yang terampil belum tentu dapat berfungsi dengan baik, jika
tidak didukung oleh adanya manajemen laboratorium yang baik. Oleh karena itu manajemen
laboratorium adalah suatu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan laboratorium
sehari-hari. Suatu manajemen laboratorium yang baik memiliki sistem organisasi yang baik,
uraian kerja (job description) yang jelas, pemanfaatan fasilitas yang efektif, efisien, disiplin,
dan administrasi laboratorium yang baik pula.

2. Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Dokumen


2. ApaSaja Jeni-Jenis Dokumen
3. Bagai Mana Sistem Penyimpanan Dokumen
4. Bagaimana Prosedur Penyimpanan Dokumen

3. Tujuan

1. Menjelaskan Pengertian Dokumen


2. Menjelaskan Jenis-Jenis Dokumen
3. Menjelaskan Sistem Dokumen
4. Menjelaskan Prosedur Penyimpanan Dokumen
BAB II

Pembahasan

A. Manajemen Laboratorium.

Laboratorium yang baik harus dilengkapi dengan berbagai fasilitas untuk memudahkan
pemakaian laboratorium dalam melakukan aktivitasnya. Fasilitas tersebut ada yang berupa
fasilitas umum dan fasilitas khusus. Fasilitas umum merupakan fasilitas yang dapat
digunakan oleh semua pemakai Laboratorium contohnya penerangan, ventilasi, air, bak cuci
(sinks), aliran listrik dan gas. Fasilitas khusus berupa peralatan dan mebelar, contohnya meja
siswa/mahasiswa, meja guru/dosen, kursi, papan tulis, lemari alat, lemari bahan, ruang
timbang, lemari asam, perlengkapan P3K, pemadam kebakaran dan lain-lain. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan manajemennya adalah sumber daya manusia, sarana dan prasarana
dan penggunaan laboratorium.

Pentingnya pengelolaan laboratorium mencakup hal:

1) Memelihara kelancaran penggunaan laboratorium

2) Menyediakan alat atau bahan yang diperlukan

3) Membuat format peminjaman

4) Pendokumentasian atau pengarsipan

5) Peningkatan laboratorium

Untuk mengelola laboratorium yang baik harus dipahami perangkatperangkat manajemen


laboratorium, yaitu: 1. Tata ruang 2. Alat yang baik dan terkalibrasi 3. Infrastruktur
B . Dokumen/Arsip

setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada
kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape,
piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan
kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka
arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer
(disket, pita magnetik dan sebagainya).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah (Depkes, 1971: 43),
Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

C. Jenis-jenis Dokumen

Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis dokumen, yaitu
(Depkes, 1971:43)

1. Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm,
keluaran (output atau print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan
sebagainya.
D. Sistem Penyimpanan Dokumen

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat


agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap
(caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut
urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka.
Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana (sering disebut
sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan
angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan
yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek
(Amsyah, 2008: 71). Prosedur Penyimpanan Dokumen Prosedur penyimpanan adalah langka-
langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada
dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File
pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).

a. Penyimpanan sementara (File pending)

File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map
yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map
tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya,
dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk
(guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya
dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai
diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending
biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filing cabinet) yang
dipergunakan.

\
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)

Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah


penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat
yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan,
kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung
kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan dokumen dapat dijelaskan sebagai


beriku :

1. Pemeriksaan Dokumen

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa
setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk
disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan
kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat
disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang

2. Mengindeks Dokumen

Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata
tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu
untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada
satu map dengan kata tangkap yang sama.

3. Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar
file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyortir Dokumen

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir


yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak,
sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai
dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan
petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen,
di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak
sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad,
pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik
dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut
nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek
atau masalah.

5. Menyimpan Arsip

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan
menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus
dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau
mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat
keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan
untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
BAB III

Penutup

A. Kesimpulan

setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada
kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape,
piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan
kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka
arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer
(disket, pita magnetik dan sebagainya). Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan
dokumen dapat dijelaskan sebagai beriku : Pemeriksaan Dokumen, . Mengindeks Dokumen,
Memberi tanda, Menyimpan Arsip