CBIS ( Computer Base Information System)

 Memberi kesempatan untuk meningkatkan komunikasi dan pengambilan

keputusan dlm suatu organisasi.
 Perancangan harus memberikan perhatian kepada tingkatan tingkatan
manajemen dan kelompok organisasi.
 Pusat kekuatan informal dari suatu organisasi yang dpt mempengaruhi
keberhasilan CBIS harus diidentifikasikan dan dimasukkan dlm perancangan.
 Harus menjaga manajemen yang dibutuhkan oleh lingkungan dan perubahan
yang mempengaruhi susunan organisasi

Mengelola CBIS
 Manajer bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara CBIS
 Dlm beberapa situasi manajer hrs dpt mengerjakan semua tugas tanpa bantuan.
 Spesialis informasi memberikan bantuan teknis jika diperlukan.
 CBIS akan dikembangkan manajer harus merencanakan life cycle dan
kemudian mengontrol para spesialis.
 Mengontrol sumber CBIS untuk menjaga penampilan sistem dengan segala
kemampuan, setelah implementasi.

Manajemen Sumber Informasi.

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan
menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui
penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources
management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga
unsur, yaitu :
1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada
pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO)
2. CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana
jangka panjang untuk organisasi
3. Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat
memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal, dll

Subsistem sistem Dalam Keorganisasian/ Perusahaan

1. Fungsi organisasi terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri
2. SIM dipandang sebagai sebuah gabungan sistem informasi
3. Setiap sitem fungsional berdiri sendiri dalam hal prosedur, program, model
yang saling tdk bersamaan.
4. Gagasan dasarnya sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas nama
subsistem dapat dirancang.

Subsistem utama dalam Sebuah organisasi Manufaktur

1. Pemasaran : Ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisis
pelanggan, penjualan
2. Manufaktur : Perencanaan dan penjadualan produksi, pengendalian biaya,
analisa biaya
3. Logistik : Perencanaan dan pengendalian pembelian, persedian barang, dan
distribusi
4. Personalia : Perencanaan kebutuhan pegawai, menganalisa prestasi,
administrasi gaji.
5. Keuangan & Acc : Analisis Keuangan, analisis biaya, perencanaan
kebutuhan modal, perhitungan pendapatan.
6. Pengolahan Informasi : Perencanaan sistem informasi, analisis biaya
7. Manajemen Puncak : perencanaan strategis, pengalokasian sumber daya.

= Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk

mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal maupun secara
horisontal diantara posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
= Organisasi terdiri dari dua bagian :
1. Bagian-bagian / Departemen / Divisi : yang berarti menciptakan struktur
dengan bagian yang diintegrasikan.
2. Hubungan-hubungan : yakni hubungan antar komponen organisasi
sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh
hubungan terhadap keseluruhan.

MODEL
Adalah abstraksi dari suatu masalah yang menampilkan tujuan dan aktivitas
yang saling berhubungan.

Jenis Model :
1. Model Fisik : adalah gambaran dari suatu sistem yang langsung diwujudkan
dalam bentuk fisik
2. Model Naratif : adalah model yang digambarkan dengan kata lisan ataupun
tertulis
3. Model Grafis : adalah model yang diwujudkan dengan gambaran garis,
simbol dan bentuk gambar.
4. Model Matematis : adalah model yang digambarkan dengan bentuk model
matematika.

Penggunaan Model : Memudahkan pemahaman dan meramal

Dimensi Informasi :
 Relevansi : informasi mempunyai jika ia berhubungan secara khusus
dengan maslah yang ada.
 Ketetapan : informasi harus tepat (akurat)
 Tepat waktu : informasi diperlukan saat masalah krisis belum terjadi
 Kelengkapan : informasi harus mempunyai suatu kandungan yang
lengkap.

DATABASE

Database : susunan record data operasional lengkap dari suatu

organisasi/perusahaan, yang terorganisir dan disimpan secara integrasi dengan
menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi
informasi optimal yang diperlukan oleh pemakai.

Manajemen Data : merupakan bagian dari manajemen informasi, yang

mencakup aktivitas yang dilakukan untuk memastikan keakuratan dan up to
date-an data perusahaan.

Subsistem Pangkalan Data (Database)

= Data mempunyai nilai sepanjang :
 Data itu bisa dicari kembali
 Diolah
 Disediakan untuk orang yang membutuhkannya dalam batas waktu

= Suatu sistem informasi manajemen menggambarkan persediaan suatu

rangkaian data yang cukup lengkap yang disimpan agar dapat memyediakan
informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan pembuatan keputusan
dalam suatu organisasi.

= Rangkaian file data yang saling berkaitan secara logik yang dipelihara untuk
SIM disebut pangkalan data (Data Base)

= Perangkat lunak yang diperlukan untuk mengelola secara efektif dan

menggunakan pangkalan data disebut sistem pangkalan data.

= Seluruh sistem yang menyangkut pangkalan data, perangkat lunak data,

administrator pangkalan data, dan prosedur pangkalan data disebut sub sistem
pangkalan data dan merupakan bagian dari sistem informasi manajemen.
 Konsep Data dan Susunan Data
 Data harus disusun agar pengolahan beberapa ciri suatu objek
pengolahan data.
 Butir data dapat membentuk suatu hubungan hirarkis antar mereka.

Butir Data
 Suatu butir sering disebut sebagai bidang atai Fields,
 Suatu bidang adalah ruang penyimpanan pada sarana file pengolahan data
fisik, sedangkan butir adalah apa yang disimpan didalamnya.
 Rangkaian kolom didefinisikan sebagai bidang butir data yang ditetapkan
pons.
 Butir data panjangnya tetap atau variable. Misalnya, nama dan alamat
cukup beraneka ragam dalam jumlah karakter yang diperlukan. Tetapi
hanya dua digit angka akan menampung usia setiap karyawan.

Rekaman
 Butir data yang berhubungan dengan suatu obyek pengolahan data
digabung menjadi suatu rekaman untuk obyek itu.
 Kalau obyek pengolahannya adalah suatu pelanggan, butir seperti nomor
pelanggan, nama, alamat, sisa hutang, dan tingkat pemberian kredit
merupakan rekaman bagi pelanggan.
 Setiap butir data untuk suatu rekaman menempati suatu bidang pada sarana
penyimpanan. Jumlah penyimpanan yang diperlukan berbagai bidang
rekaman merupakan penyimpanan yang dibutuhkan rekaman. Rekaman
suatu jenis tertentu panjangnya bisa tetap atau tdk tetap (variabel)

File
 Suatu kumpulan rekaman yang saling berhubungan atau disebut rangkaian
data
 Pemeliharaan dan penciptaan suatu file adalah suatu beban kerja dalam
suatu sistem pengolahan informasi komputer

Jenis File
1. File Induk : rekaman yang relatif permanen berisikan informasi statistik,
identifikasi dan historis. Dipakai sebagai suatu sumber referensi atau
pencarian kembali. Co/ : File Personalia, File Persediaan.
2. File Transaksi/ File Perincian : kumpulan rekaman yang menguraikan
transaksi perusahaan. Dikembangkan sebagai hasil pengolahan transaksi
penyiapan dokumen transaksi. Dipakai untuk meremajakan file induk. Co/ :
File faktur penjualan, file pesanan pembelian, file perusahaan skala gaji.
3. File Laporan : catatan yang disarikan dari data dalam file induk
menyiapkan suatu laporan. Co/ : File laporan untuk pajak yang ditahan, file
laporan pelanggan yang menunggak pembayaran, file laporan untuk analisa
ketrampilan pegawai.
4. File Penyortiran : suatu file kerja berisi rekaman yang harus diurut. File ini
bisa berupa file asli salinan file asli salinan file transaksi, file induk atau file
laporan.

STRUKTUR INFORMASI

 Suatu struktur informasi menentukan hubungan yang dimiliki data bagi

pemakai informasi.
 Suatu struktur informasi bisa dikelompokkan sebagai hirarkis atau
hubungan. Hubungan hirarkis merupakan suatu hubungan Inferior-
superior.

Peralatan Penyimpanan File

 Sarana penyimpanan file yang paling umum dipakai adalah pita

magnetik atau piringan magnetik.
Susunan File Untuk Pengolahan Data
Tujuan dari suatu susunan file adalah :
1. Menyediakan suatu sarana untuk mencari rekaman bagi pengolahan, seleksi,
atau penyaringan (Extracting)
2. Memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file.

Beberapa pertimbangan dalam desain file :

Pertimbangan Catatan
Metode Jangkauan Jangkauan berurutan atau langsung
File
Besarnya file Dipengaruhi jumlah rekaman, besarnya rekaman, besarnya
blok dan metode penyimpanan data pada sarana file
Desain item Tetap atau variabel
Biaya sarana file Biayanya paling tinggi untuk peralatan jangkauan langsung
yang cepat seperti tromol dan piringan, paling rendah
untuk sarana peraltan penyimpanan jangkauan lambat
seperti pita magnetik.
File pengolahan Peremajaan online dan pencarian kembali yang sering
pemeliharaan dan versus pengolahan periodik.
pertanyaan
Kebutuhan akan Pangkalan data memperluas besarnya rekaman dan
suatu pangkalan memperbesar kompleksitas manajemen file.
data
Kerahasiaan file Ketentuan pengamanan untuk membatasi jangkauan dan
membatasi pembuatan perubahan pada file.

= Susunan File secara berurutan=

 Dalam susunan file secara berurutan rekaman disimpan menurut kunci
rekaman.
 Susunan file secara berurutan adlh biasa karena memanfaatkan sarana
file yang paling murah yakni pita magnetik.
 Susunan secara berurutan pada suatu piringan seringkali disebut metode
jangkauan secara berurutan (sequential access methode /SAM)
 Efisiensi susunan secara berurutan untuk pencarian data yang
diperlukan oleh pertanyaan tergantung pada jenis pertanyaannya. Kalau
pertanyaannya adalah mengenai suatu rekaman spesifik yang ditandai
oleh kuncinya, suatu file secara berurutan seperti pita magnetik
ditelusuri mulai dari awalnya sampai rekaman itu ditemukan.

Manfaat dan kelemahan susunan secara
adalah :
Manfaat
Desain file adalah sederhana pencarian
suatu rekaman hanya memerlukan suatu
kunci urutan
berurutan dalam peremajaan file induk,
Kelemahan
Seluruh file harus diolah betapapun
rendahnya tingkat kegiatannya

Kalau tingkat kegiatan adalah tinggi, Transaksi harus disortir dalam urutan
kesederhanaan kunci sebagai metode yang sama dengan file
untuk jangkauan memudahkan
pengolahan yang efisien.

Sarana file yang murah dapat dipakai File adalah selalu uang sampai batas
( pita magnetik) suatu kelompok belum diolah.

=Susunan File Secara Acak=

 Masalah susunan file untuk pengolahan data yang memakai penyimpanan
jangkauan langsung adalah bagaimana menyimpan rekaman data
sedemikian rupa sehingga lokasi penyimpanan dapat ditemukan.
 Bagi jangkauan acak baik sekali kalau kunci rekaman adalah sama dengan
nomor identifikasi untuk lokasi penyimpanan piringan.
 Teknik yang paling dikenal dan sering dipakai untuk menghasilkan alamat
melalui randomizzing adalah pembagian kunci dengan satu bilangan positif
 yang biasanya adalah suatu bilangan utama. Suatu kesulitan dengan
prosedur randomizzing adalah bahwa beberapa alamat tidak akan pernah
muncul sedangkan dua atau lebih banyak kunci rekaman bisa menghasilkan
alamat piringan yang identik. Dalam keadaan demikian, salah satu rekaman
disimpan pada lokasi yang dihasilkan dengan alamat piringan disimpan
dalam overflow location.

= Susunan File Secara Acak yang Diindeks=

Indeks seringkali dalam urutan kunci rekaman, yang memungkinkan indeks
dicari secara berurutan atau dengan cara proses pencarian biner untuk
menemukan alamat sebuah rekaman, dalam beberapa keadaan, suatu indeks
berurutan tidak dikehendaki dalam suatu susunan yang diindeksbisa diciptakan
dengan suatu pohon indeks.

= Susunan File Secara Berurutan yang di Indeks=

Susunan secara berurutan yang diindeks pada hakekatnya merupakan suatu
kompromi antara metode jangkauan berurutan dan jangkauan acak. Susunan ini
juga dikenal sebagai ISAM (Indexed Sequential Access Methode/ metode jangkauan
berurutan yang diindeks)

=Susunan Daftar untuk Pencarian Informasi=

Masalah jangkauan adalah paling hebat dalam aplikasi pencarian informasi.
Suatu alternatif atas susunan berurutan atau acak adalah dengan memakai
semacam bentuk susunan daftar, hubungan antar rekaman ditentukan petunjuk
(pointer) hingga tidak perlu adanya susunan file khusus.

=Susunan daftar sederhana=

Dalam suatu daftar sederhana suatu masukan dalam suatu indeks menunjuk
pada rekaman pertama. Rekaman pertama dalam daftar menunjuk pada rekaman
logik kedua dan seterusnya.

=Susunan daftar yang dibalikkan=

suatu rangkaian ciri penuh akan memungkinkan file dijangkau melalui ciri
mana saja. File ini dikatakan sebagai “Dibalikkan” (inverted)