A.

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS NEGATIF (BAD NEWS) DAN PERSUASIF

Pesan Bisnis Negatif

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif :

a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan
menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media
yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.
b) Langkah 2 : Menulis Pesan
Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda.
Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda,
bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.
Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan
positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup
semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..
c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan
Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya
maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan,
menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Pesan Bisnis Persuasif

Persuasif merupakan suatu usaha untuk mengubah sikap, kepercayaan, atau

tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi juga dapat diartikan sebagai
tindakan seseorang (komunikator) untuk meyakinkan dan mempengaruhi orang lain
(audiens) dengan cara-cara tertentu sehingga orang lain tersebut bersedia melakukan
sesuatu sebagaimana yang diharapkan oleh orang yang melakukan persuasi. Di dalam
suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan
kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu. Berikut ini adalah urutan dalam proses
perencanaan pesan persuasif.

1. Analisis Audiens
Untuk dapat melakukan analisis audiens dengan, komunikator dapat mengajukan
beberapa pertanyaan penting seperti: Siapa audiensnya? Apa yang diinginkan audiens
untuk melakukan sesuatu? Bagaimana kredibilitas seseorang sebagai penyampai
 pesan dalam mempengaruhi suatu pesan? Apakah seseorang juga mempertimbangkan
masalah-masalah yang paling penting? serta Bagaimana budaya organisasi dapat
mempengaruhi pemilihan strategi?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dicari jawabannya untuk mempelajari
kebutuhan audiens, karena penyampaian pesan persuasif yang terbaik adalah dengan
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan kebutuhan audiens. Abraham Maslow
dalam teorinya yang berjudul Kebutuhan Hierarki menyatakan bahwa manusia pada
dasarnya memiliki lima tingkatan kebutuhan, antara lain:
a. Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk mempertahankan hidup dan kehidupan
manusia, yang merupakan kebutuhan mendasar.
b. Kebutuhan keamanan, yaitu kebutuhan akan rasa selamat dan aman dari segala
macam bahaya.
c. Kebutuhan sosial, yaitu kebutuhan yang berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan,
bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain dalam kehidupan bermasyarakat.
d. Kebutuhan status, yaitu kebutuhan manusia akan status yang berkaitan dengan
pengakuan, penghargaan, kedudukan, dan tindakan sosial di masyarakat.
e. Kebutuhan aktualisasi diri, yaitu bagaimana seseorang mengaktualisasikan dirinya
dalam berbagai kegiatan yang menumbuhkan suatu kreativitas, inovasi-inovasi baru,
serta mampu menunjukkan sikap arif dan bijaksana dalam mengambil suatu
keputusan penting dalam suatu organisasi.

2. Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada tidak hanya akan membantu
seseorang sebagai komunikator dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga
akan membantu bagaimana mereka memandang sang komunikator. Hal ini
dikarenakan cara memberikan persuasi untuk suatu budaya tentunya akan berbeda
dengan cara terhadap budaya yang lainnya.

3. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal ini, seseorang sebagai komunikator dapat menggunakan pendekatan tak
langsung (indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan
tetapi, jika audiens dari komunikator tersebut objektif, atau jika komunikator
mengetahui bahwa audiens lebih memilih untuk mendengar pesan-pesan disampaikan
secara segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung
(direct approach).
B. PENGORGANISASIAN PESAN NEGATIF DAN PERSUASIF

Struktur Pengorganisasian Pesan Negatif

1. Menciptakan Audience Centered Tone

Nada atau intonasi yang digunakan dalam menyampaikan bad news kepada
audiens.Hal ini sangat penting karena mampu memberikan kontribusi dalam
efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

 Dalam perencanaan langsung
Yang pertama pembuka pernyataan bad news, lalu berikan penjelasan yang logis, kemudian
penutup yang positif dan bersahabat
 Dalam perencanaan tidak langsung
Yang pertama pembuka pernyataan netral, lalu berikan alasan penjelasan yang logis, kemudian
nyatakan bad news, dan terakhir penutup yang positif dan bersahabat

Struktur Pengorganisasian Pesan Persuasif

a. Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana
cara menarik perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan
untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kalimat tanya
pada permulaan paragraf. Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca
adalah dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan
memberikan solusi atas suatu masalah.

b. Membangun Minat
Dibagian ini perlu ditekankan titik penjualan produk kepada pembaca,
misalnya dengan mengatakan bahwa produk memiliki harga yang relatif murah,
tahanlama atau tahan cuaca, dan sejenisnya. Disini juga perlu ditekankan perbedaan
antara produk yang dihasilkan perusahaan dengan produk pesaing, dan apa yang
 paling diminati oleh pembeli potensial. Selain itu dalam membangun minat pembaca
dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utama dalam awal paragraf.
c. Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan hasrat pembaca , perusahaan dapat mengungkapkan
beberapa manfaat terbaik yang akan diterima pembaca ketika membeli produk.
Dalam menjelaskan manfaat suatu produk atau jasa kepada pembaca cukup dalam
garis besarnya saja dan tidak perlu terlalu rinci karna penulisan surat penjualan yang
baik diupayakan agar singkat, sederhana, dan jelas.
d. M emotivasi Tindakan
Terdapat beberapa cara dalam meotivasi pembaca untuk melakukan tindakan
( pembelian) dengan segera, salah satunya adalah dengan memilih
media penyampaian surat penjualan yang memungkinkan pembaca memberikan
tanggapan atas surat tersebut. Selain itu dapat juga dicantumkan pemberian diskon (
potongan harga ), pemberian penawaran khusus, pemberian hadiah,memberikan
kesempatan uji produk, dan memberikan garansi atas produk dalam menulis surat
penjualan.

C. LATIHAN MENYUSUN PESAN NEGATIF DAN PERSUASIF

 Latihan Cara Menyusun Pesan Negatif

berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis,
dari mulai penolakan lamaran pekerjaan, membagikan informasi yang kurang
menyenangkan seperti pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang
terlambat, hingga penolakan undangan. Ketika Anda harus menyampaikan berita
negatif, Anda mempunyai lima sasaran yaitu, (1) menyampaikan berita buruk, (2)
memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut, (3) mempertahankan sebanyak
mungkin niat baik perusahaan di mata audiens Anda, (4) mempertahankan citra baik
organisasi Anda, dan (5) jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan
korespodensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Terdapat beberapa aspek penting dalam penulisan pesan negatif, salah satunya adalah
memilih menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Berikut ini akan
dibahas mengenai penggunaan pendekatan langsung dan tidak langsung dalam
penulisan pesan negatif.

1. Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Pesan negatif yang menggunakan pendekatan langsung membuka pesan dengan berita
buruk, dilanjutkan dengan alasan yang mendasari situasi atau keputusan tertentu, dan
diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan menjaga hubungan baik dengan
audiens. Menyatakan berita buruk di awal mempunyai keuntungan : (1)
memungkinkan memperpendek pesan, dan (2) memberikan waktu yang lebih singkat
bagi audiens untuk mencapai ide pokok pesan tersebut.

1. Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

Tidak masalah apa isi berita buruknya, mulailah segera dan katakanlah. Akan tetapi,
meskipun berita buruk tersebut cenderung menghancurkan, pertahankan nada yang
tenang dan profesional serta tetap fokus pada berita yang disampaikan, dan bukan
pada kegagalan individu atau faktor pribadi lainnya. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di
triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan
ketiga tahun lalu.

2. Berikan alasan dan informasi tambahan.

Pada sebagian besar kasus, Anda akan mengikuti pembukaan langsung dengan
penjelasan mengapa berita itu negatif. Luasnya penjelasan Anda tergantung pada sifat
alami berita Anda dan hubungan Anda dengan pembaca. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di
triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan
ketiga tahun lalu. Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penurunan
ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami.

Pada contoh ini, penjelasan menunjukkan alasan berita buruk tersebut dan juga
memastikan para karyawan bahwa tidak seorangpun diperusahaan itu yang
bertanggung jawab secara pribaddi atas kegagalan penjualan itu.

3.Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan sikap positif,
tetapi jujur dan penuh penghormatan. Contohnya :Terlepas dari usaha terbaik semua
orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan
penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun . Laporan dari
petugas lapangan menunjukkan bahwa penuruan ekonomi di Asia telah mengurangi
permintaan atas produk kami. Namun demikian, saya tetap percaya bahwa kami
mempunyai produk terbaik untuk para pelanggan, dan kami akan terus mencari cara
untuk mendorong peningkatan penjualan di pasar-pasar utama ini.

2. Menggunakan Pendekatan Tak Langsung Secara Efektif

Pendekatan tak langsung membantu para pembaca bersiap menerima berita buruk
dengan cara menyampaikan alasan berita buruk tersebut terlebih dahulu. Namun
demikian, jangan berasumsi bahwa pendekatan tak langsung ditujukan untuk
mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab Anda.
Tetapi, tujuan pendekatan ini adalah meredam pukulan dan membantu para pembaca
menerima situasi yang terjadi.

1. Buka dengan Penyangga (buffer)

Penyangga merupakan pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang

berhubungan erat dengan pokok pesan. Penyangga yang ditulis dengan buruk dapat
meremehkan perasaan pembaca, mengalihkan perhatian dari masalah yang ada
dengan rayuan yang tidak tulus atau materi yang tidak relevan. Sebaliknya,
penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan Anda karena menjadi
orang yang penuh perhatian, meyakinkan pembaca Anda tentang perhatian Anda pada
permintaan mereka, atau menunjukkan pemahaman Anda pada kebutuhan pembaca
tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

2. Beri Alasan dan Informasi Tambahan

Penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan ke bagian selanjutnya, yakni
membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya pada berita
negatif. Sifat informasi yang Anda berikan adalah serupa dengan yang ada pada
pendekatan langsung. Idealnya bagian penjelasan mengarahkan para pembaca ke
keputusan Anda sebelum Anda mengemukakan dan mengatakannya. Dengan kata
lain, sebelum Anda benar-benar mengatakan tidak, pembaca mengikuti urutan alasan
Anda dan sudah siap dengan jawaban yang akan diberikan. Ketika Anda memaparkan
alasan Anda, bimbinglah respons pembaca Anda dimulai dari poin yang paling positif
dahulu dan bergerak semakin ke poin negatif. Berikan cukup detail ke audiens agar
memahami alasan Anda, tetapi harus tetap ringkas. Alasan Anda harus meyakinkan
audiens bahwa keputusan Anda telah dipertimbangkan, adil, dan logis.

3. Lanjutkan dengan Pernyataan yang Jelas tentang Berita Buruk

Tugas selanjutnya adalah menyajikan berita buruk tersebut sejelas dan sesopan
mungkin. Ada tiga teknik yang sangat berguna untuk menangani berita buruk :

 Kurangi penekanan berita buruk secara visual dan gramatikal. Salah satu
caranya adalah dengan meletakkan berita buruk dibagian tengah paragraf atau
gunakan ekspresi diantara dua koma. (“Laba kita, yang turun, hanya sebagian
dari seluruh gambar”).
 Gunakan kalimat pengandaian jika diperlukan. (“Jika Anda mempunyai lebih
banyak pengalaman manajerial, Anda dipersilahkan melamar kembali”).
 Beritahu apa yang sesungguhnya Anda lakukan, bukan apa yang tidak Anda
lakukan.

4. Tutup dengan catatan positif

Seperti pendekatan langsung, kesimpulan pada pendekatan tak langsung adalah

peluang Anda untuk menekankan rasa hormat Anda kepada audiens, walaupun Anda
baru saja menyampaikan berita yang tidak menyenangkan. Sarankan solusi
alternatif jika informasi seperti itu tersedia.
3. Memilih Pendekatan yang Terbaik

Untuk membantu Anda memutuskan pendekatan mana yang paling tepat dalam
penyampaian pesan negatif, tanyakan kepada diri Anda beberapa pertanyaan ini.

 Apakah Anda ingin segera menarik perhatian audiens? Jika situasinya darurat,
atau jika seseorang telah mengabaikan pesan berulang kali, pendekatan
langsung dapat membantu Anda untuk mendapatkan perhatian secepat
mungkin.
 Apakah pembaca lebih suka gaya komunikasi secara langsung? Beberapa
pembaca lebih menyukai pendekatan langsung dalam kondisi apapun. Jadi
jika Anda telah mengetahui hal ini, gunakanlah pendekatan langsung.
 Seberapa penting pesan/berita ini bagi pembaca? Untuk skenario minor atau
rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, jika pembaca
mempunyai investasi emosi pada situasi tersebut atau jika konsekuensi
pembaca sangat besar, pendekatan tak langsung meminimalkan kekagetan.
 Apakah berita buruk tersebut akan membuat shock? Pendekatan langsung
adalah baik untuk situasi bisnis ketika orang sudah mengetahui kemungkinan
menerima berita buruk. Namun demikian, jika berita buruk mungkin membuat
pembacanya shock, gunakan pendekatan tak langsung untuk membantu
mereka siap menerimanya.

 Latihan Cara Menyusun Pesan Persuasif

1. Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang

menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca.
Bahkan pesan persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca
juga dapat dibenarkan. Pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat
dan harapan pembaca. Akhiri tulisan anda dengan suatu permintaan atau permohonan
tindakan spesifik.

2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian

Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-pesan

rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasif dengan
menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik
perhatian pembaca.