Kombis 6
Kombis 6
1. Analisis Audiens
Untuk dapat melakukan analisis audiens dengan, komunikator dapat mengajukan
beberapa pertanyaan penting seperti: Siapa audiensnya? Apa yang diinginkan audiens
untuk melakukan sesuatu? Bagaimana kredibilitas seseorang sebagai penyampai
pesan dalam mempengaruhi suatu pesan? Apakah seseorang juga mempertimbangkan
masalah-masalah yang paling penting? serta Bagaimana budaya organisasi dapat
mempengaruhi pemilihan strategi?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dicari jawabannya untuk mempelajari
kebutuhan audiens, karena penyampaian pesan persuasif yang terbaik adalah dengan
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan kebutuhan audiens. Abraham Maslow
dalam teorinya yang berjudul Kebutuhan Hierarki menyatakan bahwa manusia pada
dasarnya memiliki lima tingkatan kebutuhan, antara lain:
a. Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk mempertahankan hidup dan kehidupan
manusia, yang merupakan kebutuhan mendasar.
b. Kebutuhan keamanan, yaitu kebutuhan akan rasa selamat dan aman dari segala
macam bahaya.
c. Kebutuhan sosial, yaitu kebutuhan yang berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan,
bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain dalam kehidupan bermasyarakat.
d. Kebutuhan status, yaitu kebutuhan manusia akan status yang berkaitan dengan
pengakuan, penghargaan, kedudukan, dan tindakan sosial di masyarakat.
e. Kebutuhan aktualisasi diri, yaitu bagaimana seseorang mengaktualisasikan dirinya
dalam berbagai kegiatan yang menumbuhkan suatu kreativitas, inovasi-inovasi baru,
serta mampu menunjukkan sikap arif dan bijaksana dalam mengambil suatu
keputusan penting dalam suatu organisasi.
Nada atau intonasi yang digunakan dalam menyampaikan bad news kepada
audiens.Hal ini sangat penting karena mampu memberikan kontribusi dalam
efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis.
a. Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai
dengan bagaimana cara menarik perhatian pembaca. Salah satu
teknik yang umum digunakan untuk menarik perhatian pembaca
adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan
paragraf. Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca
adalah dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan
ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.
b. Membangun Minat
Dibagian ini perlu ditekankan titik penjualan produk kepada
pembaca, misalnya dengan mengatakan bahwa produk memiliki
harga yang relatif murah, tahanlama atau tahan cuaca, dan
sejenisnya. Disini juga perlu ditekankan perbedaan antara produk
yang dihasilkan perusahaan dengan produk pesaing, dan apa yang
paling diminati oleh pembeli potensial. Selain itu dalam
membangun minat pembaca dapat dilakukan dengan
menempatkan titik penjualan utama dalam awal paragraf.
c. Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan hasrat pembaca , perusahaan dapat
mengungkapkan
beberapa manfaat terbaik yang akan diterima pembaca ketika
membeli produk. Dalam menjelaskan manfaat suatu produk atau
jasa kepada pembaca cukup dalam garis besarnya saja dan tidak
perlu terlalu rinci karna penulisan surat penjualan yang baik
diupayakan agar singkat, sederhana, dan jelas.
d. M emotivasi Tindakan
Terdapat beberapa cara dalam meotivasi pembaca untuk
melakukan tindakan ( pembelian) dengan segera, salah satunya
adalah dengan memilih media penyampaian surat penjualan yang
memungkinkan pembaca memberikan tanggapan atas surat
tersebut. Selain itu dapat juga dicantumkan pemberian diskon
( potongan harga ), pemberian penawaran khusus, pemberian
hadiah,memberikan kesempatan uji produk, dan memberikan
garansi atas produk dalam menulis surat penjualan.
C. LATIHAN MENYUSUN PESAN NEGATIF DAN PERSUASIF
berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis,
dari mulai penolakan lamaran pekerjaan, membagikan informasi yang kurang
menyenangkan seperti pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang
terlambat, hingga penolakan undangan. Ketika Anda harus menyampaikan berita
negatif, Anda mempunyai lima sasaran yaitu, (1) menyampaikan berita buruk, (2)
memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut, (3) mempertahankan sebanyak
mungkin niat baik perusahaan di mata audiens Anda, (4) mempertahankan citra baik
organisasi Anda, dan (5) jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan
korespodensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.
Terdapat beberapa aspek penting dalam penulisan pesan negatif, salah satunya adalah
memilih menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Berikut ini akan
dibahas mengenai penggunaan pendekatan langsung dan tidak langsung dalam
penulisan pesan negatif.
Pesan negatif yang menggunakan pendekatan langsung membuka pesan dengan berita
buruk, dilanjutkan dengan alasan yang mendasari situasi atau keputusan tertentu, dan
diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan menjaga hubungan baik dengan
audiens. Menyatakan berita buruk di awal mempunyai keuntungan : (1)
memungkinkan memperpendek pesan, dan (2) memberikan waktu yang lebih singkat
bagi audiens untuk mencapai ide pokok pesan tersebut.
Tidak masalah apa isi berita buruknya, mulailah segera dan katakanlah. Akan tetapi,
meskipun berita buruk tersebut cenderung menghancurkan, pertahankan nada yang
tenang dan profesional serta tetap fokus pada berita yang disampaikan, dan bukan
pada kegagalan individu atau faktor pribadi lainnya. Contohnya :
Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di
triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan
ketiga tahun lalu.
2. Berikan alasan dan informasi tambahan.
Pada sebagian besar kasus, Anda akan mengikuti pembukaan langsung dengan
penjelasan mengapa berita itu negatif. Luasnya penjelasan Anda tergantung pada sifat
alami berita Anda dan hubungan Anda dengan pembaca. Contohnya :
Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di
triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan
ketiga tahun lalu. Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penurunan
ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami.
Pada contoh ini, penjelasan menunjukkan alasan berita buruk tersebut dan juga
memastikan para karyawan bahwa tidak seorangpun diperusahaan itu yang
bertanggung jawab secara pribaddi atas kegagalan penjualan itu.
Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan sikap positif,
tetapi jujur dan penuh penghormatan. Contohnya :Terlepas dari usaha terbaik semua
orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan
penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun . Laporan dari
petugas lapangan menunjukkan bahwa penuruan ekonomi di Asia telah mengurangi
permintaan atas produk kami. Namun demikian, saya tetap percaya bahwa kami
mempunyai produk terbaik untuk para pelanggan, dan kami akan terus mencari cara
untuk mendorong peningkatan penjualan di pasar-pasar utama ini.
Pendekatan tak langsung membantu para pembaca bersiap menerima berita buruk
dengan cara menyampaikan alasan berita buruk tersebut terlebih dahulu. Namun
demikian, jangan berasumsi bahwa pendekatan tak langsung ditujukan untuk
mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab Anda.
Tetapi, tujuan pendekatan ini adalah meredam pukulan dan membantu para pembaca
menerima situasi yang terjadi.
Penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan ke bagian selanjutnya, yakni
membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya pada berita
negatif. Sifat informasi yang Anda berikan adalah serupa dengan yang ada pada
pendekatan langsung. Idealnya bagian penjelasan mengarahkan para pembaca ke
keputusan Anda sebelum Anda mengemukakan dan mengatakannya. Dengan kata
lain, sebelum Anda benar-benar mengatakan tidak, pembaca mengikuti urutan alasan
Anda dan sudah siap dengan jawaban yang akan diberikan. Ketika Anda memaparkan
alasan Anda, bimbinglah respons pembaca Anda dimulai dari poin yang paling positif
dahulu dan bergerak semakin ke poin negatif. Berikan cukup detail ke audiens agar
memahami alasan Anda, tetapi harus tetap ringkas. Alasan Anda harus meyakinkan
audiens bahwa keputusan Anda telah dipertimbangkan, adil, dan logis.
Tugas selanjutnya adalah menyajikan berita buruk tersebut sejelas dan sesopan
mungkin. Ada tiga teknik yang sangat berguna untuk menangani berita buruk :
Kurangi penekanan berita buruk secara visual dan gramatikal. Salah satu
caranya adalah dengan meletakkan berita buruk dibagian tengah paragraf atau
gunakan ekspresi diantara dua koma. (“Laba kita, yang turun, hanya sebagian
dari seluruh gambar”).
Beritahu apa yang sesungguhnya Anda lakukan, bukan apa yang tidak Anda
lakukan.
Untuk membantu Anda memutuskan pendekatan mana yang paling tepat dalam
penyampaian pesan negatif, tanyakan kepada diri Anda beberapa pertanyaan ini.
Apakah Anda ingin segera menarik perhatian audiens? Jika situasinya darurat,
atau jika seseorang telah mengabaikan pesan berulang kali, pendekatan
langsung dapat membantu Anda untuk mendapatkan perhatian secepat
mungkin.
Seberapa penting pesan/berita ini bagi pembaca? Untuk skenario minor atau
rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, jika pembaca
mempunyai investasi emosi pada situasi tersebut atau jika konsekuensi
pembaca sangat besar, pendekatan tak langsung meminimalkan kekagetan.