PROCESOS DE LA GESTIÓN

DE LAS ADQUISICIONES
Tabla de

Contenido

1. Introducción 04

2. Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 06

3. Efectuar las Adquisiciones 14

4. Controlar las Adquisiciones 19

Conclusiones

Bibliografía
<<<<< 003

Formación Especializada
 Introducción

01
Formación Especializada
<<<<< 005

Introducción

En los proyectos, es preciso que la organización ejecutante

cuente con proveedores que le puedan brindar un óptimo
respaldo, seriedad, garantía y cumplimiento sobre todos
los bienes y servicios que requiera.

En este sentido, la gestión de adquisiciones permite planificar, realizar, administrar

y cerrar todo el proceso de compras, de tal manera que se alcancen los objetivos
del proyecto, se cumpla con el cronograma, se mantengan los lineamientos
presupuestarios y se garantice la calidad del producto.

La gestión de adquisiciones tiene como finalidad brindar a la organización, al

gerente del proyecto o al departamento encargado las herramientas que permitan
tomar decisiones sobre la adquisición de insumos, la logística o la subcontratación
de labores. Para ello se adelantan los procesos de planificar la gestión de las
adquisiciones, efectuar las adquisiciones y controlar las adquisiciones del proyecto.

Formación Especializada
 Planificar la gestión de las
adquisiciones del proyecto

02
Formación Especializada
<<<<< 007

Planificar la gestión de las

adquisiciones del proyecto
Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones
del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales. Este proceso se lleva a cabo una
única vez o en puntos predefinidos del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso adquirir bienes y

servicios desde fuera del proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y
cuándo hacerlo. Es pertinente recordar que los bienes y servicios pueden adquirirse
de otras partes de la organización ejecutante o de fuentes externas.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Acta de constitución del proyecto
2. Documentos de negocio
- Caso de negocio
- Plan de gestión de beneficios
3. Plan para la dirección del proyecto
- Plan para la gestión del alcance
- Plan de gestión de la calidad
- Plan de gestión de los recursos
- Línea base del alcance
4. Documentos del proyecto
- Lista de hitos
- Asignaciones del equipo del
proyecto
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
5. Factores ambientales de la empresa
6. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión de las
2. Recopilación de datos adquisiciones
- Investigación de mercado 2. Estrategia de las adquisiciones
3. Análisis de datos 3. Documentos de las licitaciones
- Análisis de Hacer o Comprar 4. Enunciados del trabajo relativo a
4. Análisis de selección de adquisiciones
proveedores 5. Criterios de selección de
5. Reuniones proveedores
6. Decisiones de hacer o comprar
7. Estimaciones independientes de
costos
8. Solicitudes de cambio
9. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Lista de hitos
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
10. Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organización

Figura 1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.
Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
008 >>>

La definición de roles y responsabilidades •

relativos a las adquisiciones debe realizarse • Preparar la evaluación final combinada
tempranamente en el proceso Planificar la de la calidad y el costo para seleccionar
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. la propuesta ganadora.
El director del proyecto debe garantizar
que el equipo del proyecto esté dotado • Finalizar las negociaciones y firmar
de experiencia en adquisiciones al nivel el contrato entre el comprador y el
requerido por el proyecto. Los participantes vendedor.
del proceso de adquisición pueden incluir
personal del departamento de compras Entradas
o adquisiciones, así como personal del
departamento legal de la organización En las entradas del proceso, se debe tener
compradora. Estas responsabilidades deben en cuenta el Acta de constitucion del
documentarse en el plan de gestión de las proyecto, la cual contiene los objetivos,
adquisiciones. Los pasos típicos de este descripción del proyecto, resumen de hitos
proceso suelen ser: y los recursos financieros preaprobados.
Igualmente se consideran los Documentos
• Preparar los enunciados del trabajo de negocio, como es el caso de negocio, que
(SOWs) relativo a las adquisiciones debe estar alineado a la estrategia de las
o términos de referencia (TOR). adquisiciones para asegurar su valiez; y el
plan de gestión de beneficios, que describe
• Preparar una estimación de costos cuándo se espera que estén disponibles
de alto nivel para determinar el ciertos beneficios del proyecto, lo que
presupuesto. determinará las fechas de las adquisiciones
y el lenguaje contractual.
• Anunciar la oportunidad.
Los componentes del Plan para la dirección
• Identificar una breve lista de vendedores del proyecto que aportan al proceso de
calificados. Planificar la Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto, incluyen: el plan de gestión
• Preparar y emitir los documentos de del alcance, el plan de gestión de la calidad,
la licitación. el plan de gestión de los recursos y la línea
base del alcance.
• Preparar y presentar propuestas por
parte del vendedor. Del mismo modo, entre los Documentos
del proyecto, se debe contar con: la lista
• Realizar una evaluación técnica de de hitos, que muestra las fechas en las
las propuestas que incluya la calidad. que los vendedores deben entregar sus
resultados; las asignaciones del equipo del
• Realizar una evaluación de costos proyecto, donde se encuentra información
de las propuestas. sobre las habilidades y capacidades del

Formación Especializada
<<<<<
equipo del proyecto y su disponibilidad
para apoyar las actividades de adquisición;
los documentación de requisitos, que
pueden ser requisitos técnicos que debe
satisfacer el vendedor u otros requisitos
con implicaciones contractuales y legales;
la matriz de trazabilidad de requisitos, que
vincula los requisitos del producto desde
su origen hasta los entregables que los
satisfacen; los requisitos de recursos, bien
sean recursos físicos o del equipo que
puede ser necesario adquirir; el registro
de riesgos, con su respectivo análisis la
planificación de la respuesta; y el registro
de interesados con detalles sobre los
participantes del proyecto y sus intereses
en el mismo.
Ahora bien, los Factores ambientales
de la empresa que pueden influir en el
proceso de Planificar la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto incluyen,
entre otros: condiciones del mercado;
productos, servicios y resultados disponibles
en el mercado; vendedores, incluido su
desempeño pasado o reputación; términos
y condiciones típicos para los productos,
servicios y resultados, o para la industria
específica; requisitos locales específicos,
tales como los requisitos regulatorios
para mano de obra o vendedores locales;
asesoramiento jurídico en relación con
las adquisiciones; sistemas de gestión de
contratos, incluidos los procedimientos
para el control de cambios de los contratos;
sistema establecido de proveedores de
niveles múltiples, con datos sobre vendedores
precalificados en función de la experiencia
previa; y sistema de contabilidad financiera
y pagos de contratos.
009
Los distintos tipos de acuerdos contractuales
utilizados por la organización también
influyen en las decisiones para el proceso
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto. Los Activos de los procesos
de la organización que pueden influir en
este proceso incluyen, entre otros: listas
de vendedores preaprobados; políticas,
procedimientos y pautas formales de
adquisición; y contratos, que pueden ser
de 3 tipos, a saber:
• Contratos de precio fijo: en los cuales
se stablece un precio total fijo para
un producto, servicio o resultado
definidos que se van a suministrar.
Estos contratos deben utilizarse cuando
los requisitos están bien definidos y
no se prevén cambios significativos
en el alcance. Los tipos de contrato
de precio fijo incluyen los contratos
de precio fijo cerrado (FFP), en los
que el precio de los bienes se fija al
comienzo y no está sujeto a cambios,
salvo que se modifique el alcance
del trabajo; los de precio fijo más
honorarios con incentivos (FPIF), que
confieren cierta flexibilidad por medio
de incentivos financieros ligados
al cumplimiento de las métricas
acordadas; y los precios fijos con
ajustes económicos de precio (FPEPA),
el cual se utiliza cuando el período
de desempeño del vendedor abarca
un período considerable de años, o
cuando los pagos se efectúan en una
moneda diferente. Este último tipo
de contrato permite hacer ajustes
para nivelar cambios inflacionarios
o aumentos (o disminuciones) del
costo de productos específicos.
Formación Especializada
0010
• Contratos de costos reembolsables:
en los cuales se efectúan pagos o
reembolsos al vendedor por todos
los costos legítimos y reales en que
incurriera para completar el trabajo,
más los honorarios que representan
la ganancia del vendedor. Este tipo
de contrato debe utilizarse cuando
se espera que el alcance del trabajo
cambie significativamente durante
la ejecución del contrato. Estos a su
vez se pueden subdividir en contratos
de costo más honorarios fijos (CPFF),
en los que el monto de los honorarios
no cambia, a menos que se modifique
el alcance del proyecto; contratos de
costo más honorarios con incentivos
(CPIF) en los que al vendedor se le
reembolsan todos los costos autorizados
para realizar el trabajo del contrato,
y recibe honorarios con incentivos
predeterminados, basados en el logro
de objetivos específicos de desempeño
establecidos en el contrato; por último
contamos con contratos de costos
más honorarios por cumplimiento
de objetivos (CPAF), en los que al
vendedor se le reembolsan todos los
costos legítimos, pero la mayor parte
de los honorarios se obtiene en base
a la satisfacción de ciertos criterios
subjetivos generales de desempeño
que se definen e incorporan dentro
del contrato.
• Contratos por tiempo y materiales
(T&M): se trata de un tipo híbrido de
acuerdo contractual con aspectos
tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos
de precio fijo. A menudo, se utilizan
Formación Especializada
>>>
para el aumento de personal, la
adquisición de expertos y cualquier
tipo de apoyo externo cuando no es
posible establecer con rapidez un
enunciado preciso del trabajo.
Herramientas y técnicas
Continuando ahora con las herramientas
y técnicas para planificar la gestión de las
adquisiciones del proyecto, encontramos
en primer lugar el Juicio de expertos con
conocimientos, especializados o capacitación
en adquisiciones y compras, tipos de contrato
y documentos contractuales, y regulaciones
y temas relativos al cumplimiento.
Para la Recopilación de datos de este proceso
se puede aprovechar la investigación
de mercado, que incluye el estudio de
las capacidades de la industria y de los
vendedores específicos. Los equipos de
adquisiciones pueden hacer uso de la
información obtenida en conferencias,
reseñas en línea y una diversidad de
fuentes para identificar las capacidades
del mercado. El equipo también puede
refinar objetivos específicos de adquisición
para hacer uso de las tecnologías en fase
de maduración y a la vez equilibrar los
riesgos asociados al espectro de vendedores
capaces de suministrar los materiales o
servicios deseados.
Otro factor por considerar dentro de las
herramientas y técnicas es el Análisis de
los datos, cuyo principal recurso es el
análisis de hacer o comprar, utilizado para
determinar si el trabajo o los entregables
pueden ser realizados de manera satisfactoria
<<<<< 0011

por el equipo del proyecto o deben ser la incertidumbre del proyecto son mayores,
adquiridos de fuentes externas. Los factores la calidad debería ser un elemento clave
a considerar en la decisión de hacer o en comparación con el costo; en el método
comprar incluyen la asignación actual de de proveedor único, el comprador le pide
recursos de la organización y sus habilidades a un vendedor determinado que prepare
y capacidades, la necesidad de pericia propuestas técnicas y financieras, que luego
especializada, el deseo de no ampliar son negociadas; por último, el método del
las obligaciones laborales permanentes presupuesto fijo requiere dar a conocer el
y la necesidad de pericia independiente. presupuesto disponible a los vendedores
También incluye la evaluación de los riesgos invitados en la RFP y seleccionar la propuesta
involucrados en cada decisión de hacer o técnica mejor calificada dentro del límite
comprar. Algunas variables que se pueden del presupuesto.
emplear para incluir algo como parte del
proyecto o si comprarlo externamente, Por último, debe considerarse que la
son el retorno de la inversión (ROI), la tasa investigación por sí sola podría no
interna de retorno (IRR), el flujo de caja proporcionar la información específica
descontado, el valor actual neto (NPV) y para formular una estrategia de adquisición
el análisis costo/beneficio (BCA). sin recurrir a Reuniones adicionales de
intercambio de información con oferentes
En cuanto al Análisis de selección de potenciales.
proveedores, suelen utilizarse métodos
como el menor costo, que puede ser
adecuado para adquisiciones de carácter Salida
estándar o rutinario y de las que se espera
un resultado específico y bien definido que Veamos ahora cuáles son las salidas
puede ejecutarse a diferentes costos; el del proceso planificar la gestión de las
método de selección sólo por calificaciones adquisiciones del proyecto, empezando por
se aplica cuando el tiempo y el costo de un el Plan de gestión de las adquisiciones, el cual
proceso completo de selección no tendría contiene las actividades a emprender durante
sentido, porque el valor de la adquisición el proceso de adquisición, documentando
es relativamente bajo; en el método de si se ha de emplear la licitación pública
puntuación por propuesta técnica superior/ internacional, la licitación pública nacional,
basada en calidad se pide a la empresa la licitación local, etc. Si el proyecto es
seleccionada que presente una propuesta financiado externamente, las fuentes y la
con detalles técnicos y de costos y luego disponibilidad de la financiación deben
se la invita a negociar el contrato si la estar alineadas con el plan de gestión
propuesta técnica resulta ser aceptable; otro de las adquisiciones y el cronograma del
método es el basado en costos y calidad, proyecto.
que permite incluir al costo como un factor
del proceso de selección de vendedores, Si tras realizar el análisis de hacer o comprar
teniendo en cuenta que cuando el riesgo y/o se toma la decisión de adquirir desde

Formación Especializada
0012
fuera del proyecto, se debería identificar
la Estrategia de las adquisiciones, cuyo
objetivo es determinar el método de
entrega del proyecto, el tipo de acuerdo(s)
legalmente vinculante(s) y el modo en que
avanzarán las adquisiciones a través de
las fases de adquisición.
Otra salida de este proceso son los
Documentos de las licitaciones, que se
utilizan para solicitar propuestas a posibles
vendedores. Dependiendo de los bienes o
servicios requeridos, los documentos de las
licitaciones pueden incluir una solicitud de
información, una solicitud de cotización, una
solicitud de propuesta u otros documentos
de adquisición adecuados. Una solicitud
de información (RFI) se utiliza cuando se
necesita más información de los vendedores
acerca de los bienes y servicios a adquirir,
generalmente va seguida de una RFQ o RFP;
una solicitud de cotización (RFQ) se utiliza
comúnmente cuando se necesita mayor
información sobre cómo los proveedores
pueden satisfacer los requisitos y/o cuánto
costará; y una solicitud de propuesta (RFP)
se utiliza cuando existe un problema en
el proyecto y la solución no es fácil de
determinar. Este es el más formal de
los documentos de tipo “solicitud de” y
tiene estrictas reglas de adquisición en
cuanto al contenido, la línea de tiempo y
las respuestas de los vendedores.
El Enunciado del trabajo relativo a
adquisiciones (SOW) para cada adquisición
se elabora a partir de la línea base del
alcance del proyecto y sólo define la parte
del alcance del proyecto que se incluirá
dentro del contrato en cuestión. El SOW
describe el artículo que se planea adquirir
Formación Especializada
>>>
con suficiente detalle como para permitir
que los posibles vendedores determinen si
están en condiciones de proporcionar los
productos, servicios o resultados requeridos.
La información recogida en un SOW puede
incluir especificaciones, cantidad deseada,
niveles de calidad, datos de desempeño,
período de desempeño, lugar de trabajo y
otros requisitos. En la contratación de servicios
suele usarse la denominación “términos de
referencia” (TOR) y normalmente incluyen
los siguientes elementos: tareas que el
contratista debe realizar; datos que deben
ser presentados para su aprobación; lista
detallada de todos los datos y servicios que
el comprador proporcionará al contratista
para su uso en la ejecución del contrato, si
corresponde; y definición del cronograma
para su presentación inicial y el tiempo
de revisión/aprobación requerido.
Igualmente, es necesario definir Criterios
de selección de proveedores, el comprador
procura asegurar que la propuesta
seleccionada ofrezca la mejor calidad para
los servicios requeridos. Los criterios de
selección de proveedores pueden incluir,
entre otros: competencia y capacidad; costo
del producto y costo del ciclo de vida; fechas
de entrega; experiencia y enfoque técnicos;
experiencia específica relevante; adecuación
del enfoque y el plan de trabajo propuestos
para responder al SOW; calificaciones,
disponibilidad y competencia del personal
clave; estabilidad financiera de la empresa;
experiencia en gestión; y adecuación del
programa de transferencia de conocimientos,
incluida la capacitación. Para proyectos
internacionales, los criterios de evaluación
podrían incluir requisitos de “contenido
local”, por ejemplo, la participación de
<<<<<
nacionales en el personal clave propuesto.
El análisis de hacer o comprar conduce
a una decisión sobre si un determinado
trabajo puede ser realizado de manera
satisfactoria por el equipo del proyecto o
debe ser adquirido de fuentes externas.
Las decisiones de hacer o comprar también
deben ser documentadas.
En el caso de adquisiciones grandes, la
organización compradora puede elegir
entre preparar su propia Estimación de
costos independiente o contratar a un
perito profesional externo para realizar
una estimación de costos que servirá como
base de comparación de las respuestas
propuestas. Las diferencias significativas
entre las estimaciones de costos pueden
ser un indicio de que el SOW relativo a las
adquisiciones fue deficiente o ambiguo,
o que los vendedores potenciales no
interpretaron correctamente o no pudieron
dar una respuesta completa al mismo.
Una decisión que implica adquirir bienes,
servicios o recursos puede requerir Solicitudes
0013
de cambio. Del mismo modo, los cambios
al plan para la dirección del proyecto, sus
planes subsidiarios y otros componentes
pueden derivar en solicitudes de cambio
que influyan en las acciones de adquisición.
Las solicitudes de cambio se procesan
para su revisión y tratamiento por medio
del proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios.
Como resultado de llevar a cabo este
proceso, pueden generar Actualizaciones
a los documentos del proyecto, entre los
que contaremos el registro de lecciones
aprendidas, la lista de hitos, la documentación
de requisitos la matriz de trazabilidad
de requisitos, el registro de riesgos y el
registro de interesados. Del mismo modo,
podrían producirse Actualizaciones a los
activos de los procesos de la organización,
incluyendo entre otros la información sobre
vendedores calificados
Formación Especializada
 Efectuar las adquisiciones

03
Formación Especializada
<<<<< 0015

Efectuar las adquisiciones

Es el proceso de obtener respuestas de los proveedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato. Este proceso se
lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según
sea necesario.

El beneficio clave de este proceso es que selecciona un proveedor calificado e

implementa el acuerdo legal para la entrega. Los resultados finales del proceso son
los acuerdos establecidos, incluidos los contratos formales.

A continuación, se detallan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del proceso:

EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan para la gestión del alcance
- Plan de gestión de los requisitos
- Plan de gestión de las
comunicaciones
- Plan de gestión de los riesgos
- Plan de gestión de las adquisiciones
- Plan de gestión de la configuración
- Línea base de costos
2. Documentos del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Documentación de requisitos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
3. Documentación de las
adquisiciones
4. Propuestas de los vendedores
5. Factores ambientales de la empresa
6. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Vendedores seleccionados
2. Publicidad 2. Acuerdos
3. Conferencia de oferentes 3. Solicitudes de cambio
4. Análisis de datos 4. Actualizaciones al plan para
- Evaluación de propuestas la dirección del proyecto
5. Habilidades interpersonales y de - Plan de gestión de los requisitos
equipo - Plan de gestión de la calidad
- Negociación - Plan de gestión de las
comunicaciones
- Plan de gestión de los riesgos
- Plan de gestión de las
adquisiciones
- Línea base del alcance
- Línea base del cronograma
- Línea base de costos
5. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Calendarios de recursos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
6. Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización

Figura 2. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0016 >>>

Entradas el vendedor va a presentar una propuesta

de precio, es buena práctica exigir que
Las entradas del proceso Estimar los esté separada de la propuesta técnica.
costos incluyen el Plan para la dirección El organismo de evaluación revisa cada
del proyecto, conformado a su vez por el propuesta presentada según los criterios
plan para la gestión del alcance, el plan de selección de proveedores y selecciona al
de gestión de los requisitos, el plan de que mejor puede satisfacer los requisitos
gestión de las comunicaciones, el plan de de la organización compradora.
gestión de los riesgos, el plan de gestión
de las adquisiciones, el plan de gestión de Siguiendo con las entradas del proceso
la configuración, y la línea base de costos. estimar los costos, encontramos los Factores
ambientales de la empresa, como son
Del mismo modo los Documentos del leyes y regulaciones locales relativas a
proyecto que pueden ser considerados las adquisiciones; leyes y regulaciones
como entradas para este proceso incluyen, locales que garantizan que las principales
entre otros el registro de lecciones adquisiciones involucran a vendedores
aprendidas; el cronograma del proyecto; locales; entorno económico externo
la documentación de requisitos técnicos que limita los procesos de adquisición;
que el vendedor debe satisfacer, así como condiciones del mercado; información
aquellos con implicaciones contractuales relativa a experiencias pasadas relevantes
y legales; el registro de riesgos y el registro con los vendedores, tanto positivas como
de interesados. negativas; acuerdos previos ya existentes;
y sistemas de gestión de contratos.
Otra entrada importante para este proceso
es la Documentación de las adquisiciones, la Por último, es importante tener en cuenta los
cual proporciona un registro escrito utilizado Activos de los procesos de la organización
para alcanzar el acuerdo legal y puede incluir que pueden influir en el proceso, como
documentos más antiguos anteriores al son la lista de vendedores preferidos que
proyecto actual. La documentación de las han sido precalificados; las políticas de la
adquisiciones puede incluir documentos organización que influyen en la selección de
de las licitaciones, enunciado del trabajo un vendedor; plantillas o guías específicas
relativo a las adquisiciones, estimaciones de la organización que determinarán la
de costos independientes, así como criterios forma en que los acuerdos son redactados
de selección de proveedores. y construidos; y políticas y procedimientos
financieros relativos a los procesos de
Las Propuestas de los vendedores, facturación y pago.
preparadas en respuesta a un paquete de
documentos de las adquisiciones, conforman
la información básica que será utilizada
por un organismo de evaluación a fin de
seleccionar uno o más adjudicatarios. Si

Formación Especializada
<<<<< 0017

Herramientas y técnicas de selección de proveedores y demás

documentos incluidos en el paquete de
Las herramientas y técnicas que apoyan la licitación.
el proceso de efectuar las adquisiciones
comprenden el Juicio de expertos con Por último, es importante también contar
conocimientos especializados o capacitación con habilidades interpersonales y de equipo
en evaluación de propuestas; asuntos que pueden utilizarse en este proceso,
técnicos o en la materia; áreas funcionales incluyendo la negociación, que consiste
relevantes tales como finanzas, ingeniería, en una discusión orientada a llegar a un
diseño, desarrollo, gestión de la cadena de acuerdo. La negociación de adquisiciones
suministro, etc.; entorno regulatorio de la aclara la estructura, derechos y obligaciones
industria; leyes, regulaciones y requisitos de las partes y otros términos relativos a
de cumplimiento; y negociación. las compras para que se logre alcanzar
un acuerdo mutuo antes de firmar el
Otra herramienta es la Publicidad, que contrato. El lenguaje final de los documentos
consiste en la comunicación de un producto, refleja todos los acuerdos alcanzados. La
servicio o resultado a los usuarios o los negociación se cierra con un documento
usuarios potenciales, permitiendo ampliar contractual firmado u otro acuerdo formal
las listas existentes de vendedores que puede ser celebrado por ambas partes,
potenciales. La mayoría de las jurisdicciones la compradora y la vendedora.
gubernamentales exige la publicidad o
publicación en línea de los contratos
gubernamentales pendientes. Salida
Las Conferencias de oferentes o conferencias Ahora veamos, cuáles son las salidas
previas a la licitación son reuniones entre que conforman el proceso Efectuar las
el comprador y los posibles vendedores que adquisiciones. En primer lugar, se tienen los
se celebran antes de la presentación de Vendedores seleccionados, que son aquellos
propuestas. Se utilizan para asegurar que para los que, en función del resultado de
todos los posibles oferentes comprendan la la evaluación de la propuesta o licitación,
adquisición de manera clara y en común, y se ha establecido que se encuentran en
que ningún oferente reciba trato preferencial.
un rango competitivo. La aprobación
final de las adquisiciones complejas, de
Entre las técnicas de Análisis de datos alto valor y alto riesgo, requiere por lo
que pueden utilizarse para este proceso general la aprobación de los directivos de
se incluye, entre otras, la evaluación de la organización antes de la adjudicación.
propuestas. Las propuestas se evalúan
para asegurar que estén completas y Otra de las salidas del proceso son los
respondan plenamente a los documentos Acuerdos. Un contrato es un acuerdo
de la licitación, los enunciados del trabajo vinculante para las partes que obliga al
relativo a las adquisiciones, los criterios vendedor a proporcionar los productos,

Formación Especializada
0018 >>>

servicios o resultados especificados; obliga gestión de las comunicaciones, el plan de

al comprador a retribuir al vendedor; y gestión de los riesgos, el plan de gestión
representa una relación legal que está de las adquisiciones, la línea base del
sujeta a recursos ante los tribunales. Los alcance, la línea base del cronograma, y
principales componentes del documento la línea base de costos.
de un acuerdo varían y pueden incluir, entre
otros: enunciados del trabajo relativo a las Igualmente es posible que se requiera
adquisiciones o los principales entregables; aplicar Actualizaciones a los documentos
cronograma, hitos o fecha en la que se del proyecto como consecuencia de
requiere un cronograma; informes de llevar a cabo este proceso, incluyendo
desempeño; precios y condiciones de entre otros el registro de lecciones
pago; criterios de inspección, calidad y aprendidas, la documentación de
aceptación; garantía y soporte futuro del requisitos, la matriz de trazabilidad de
producto; incentivos y sanciones; seguro y requisitos, los calendarios de recursos,
garantías de cumplimiento; aprobaciones de el registro de riesgos, y el registro de
los subcontratistas subordinados; términos interesados.
y condiciones generales; manejo de las
solicitudes de cambio; así como cláusulas Por último, se pueden aplicar también
de finalización y mecanismos de resolución Actualizaciones a los activos de los procesos
alternativa de controversias. de la organización, incluyendo listados de
vendedores posibles y precalificados; e
Como resultado de llevar a cabo este proceso información relativa a experiencias relevantes
pueden surgir también Solicitudes de cambio con los vendedores, tanto positivas como
al plan para la dirección del proyecto, sus negativas.
planes subsidiarios y otros componentes
se procesan para su revisión y tratamiento
por medio del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.

Al momento de efectuar Actualizaciones del

plan para la dirección del proyecto, debe
tenerse en cuenta que cualquier cambio en
el plan para la dirección del proyecto pasa
por el proceso de control de cambios de
la organización mediante una solicitud de
cambio. Los componentes del plan para la
dirección del proyecto que pueden requerir
una solicitud de cambio para el plan para
la dirección del proyecto incluyen, entre
otros: el plan de gestión de los requisitos,
el plan de gestión de la calidad, el plan de

Formación Especializada
Controlar las adquisiciones

04
Formación Especializada
0020 >>>

Controlar las adquisiciones

Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones;
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios
y correcciones, según corresponda; y cerrar los contratos.
Este proceso se lleva a cabo a lo largo del proyecto, según
sea necesario.

El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto del
vendedor como del comprador satisface los requisitos del proyecto de conformidad
con los términos del acuerdo legal.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los requisitos
- Plan de gestión de los riesgos
- Plan de gestión de las adquisiciones
- Plan de gestión de cambios
- Línea base del cronograma
2. Documentos del proyecto
- Registro de supuestos
- Registro de lecciones aprendidas
- Lista de hitos
- Informes de calidad
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
3. Acuerdos
4. Documentación de las
adquisiciones
5. Solicitudes de cambio aprobadas
6. Datos de desempeño del trabajo
7. Factores ambientales de la empresa
8. Activos de los procesos de la
organización
. Juicio de expertos 1. Adquisiciones cerradas
2. Administración de reclamaciones 2. Información de desempeño del
3. Análisis de datos trabajo
- Revisiones del desempeño 3. Actualizaciones de la documentación
- Análisis del valor ganado de las adquisiciones
- Análisis de tendencias 4. Solicitudes de cambio
4. Inspección 5. Actualizaciones al plan para la
5. Auditorías dirección del proyecto
- Plan de gestión de los riesgos
- Plan de gestión de las
adquisiciones
- Línea base del cronograma
- Línea base de costos
6. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas.
- Requisitos de recursos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
7. Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización.

Figura 4. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
<<<<< 0021

Tanto el comprador como el vendedor • Recolección de datos y gestión de

administran el contrato de adquisición
con finalidades similares. Cada uno
de ellos debe asegurar que ambas
partes cumplan con sus respectivas
obligaciones contractuales y que sus
propios derechos legales se encuentren
protegidos. Debido a la naturaleza legal
de la relación, resulta fundamental que
el equipo de dirección del proyecto tenga
conocimiento de las repercusiones de
las medidas que se toman al controlar
una adquisición. En proyectos mayores,
con múltiples proveedores, uno de los
aspectos clave de la administración del
contrato es la gestión de la comunicación
entre los distintos proveedores.
los registros del proyecto.
• Refinamiento de los planes y
cronogramas de las adquisiciones.
• Arreglos necesarios para recopilar,
analizar e informar datos del proyecto
relacionados con las adquisiciones y
la elaboración de informes periódicos
para la organización.
• Monitoreo del entorno de las
adquisiciones a fin de facilitar la
implementación o realizar ajustes.
• Pago de facturas

Debido al aspecto legal, muchas La calidad de los controles, incluida

organizaciones tratan la administración la independencia y credibilidad de las
de contratos como una función de la auditorías de la adquisición, resulta
organización que es independiente del crítica para la confiabilidad del sistema
proyecto. Si bien el equipo del proyecto de adquisiciones. El código de ética
puede contar con un administrador de la organización, su asesor jurídico
de adquisiciones, por lo general, esta y los acuerdos de asesoramiento legal
persona rinde cuentas a un supervisor externo, incluida cualquier iniciativa
de un departamento diferente. anticorrupción en curso, pueden
contribuir a un control adecuado de las
El proceso Controlar las Adquisiciones adquisiciones.
incluye la aplicación de los procesos
adecuados de la dirección de El proceso Controlar las Adquisiciones
proyectos a la relación o las relaciones tiene un componente de gestión
contractuales, y la integración de las financiera que implica el monitoreo
salidas de dichos procesos con la de los pagos al vendedor. Esto asegura
dirección general del proyecto. A menudo que se cumplan las condiciones de
esta integración se da en múltiples pago definidas en el contrato y que la
niveles cuando intervienen múltiples retribución se corresponda con el avance
vendedores y múltiples productos, del vendedor, según lo establecido
servicios o resultados. Las actividades en el contrato. Una consideración
administrativas pueden incluir: fundamental a tener en cuenta cuando
se realizan pagos es asegurar que exista

Formación Especializada
0022
una estrecha relación entre los pagos
efectuados y el trabajo realizado. Un
contrato que estipule pagos vinculados
a la salida y los entregables del proyecto,
en lugar de las entradas tales como las
horas de trabajo, contará con mejores
controles.
Los acuerdos pueden ser corregidos
por mutuo consentimiento en cualquier
momento con anterioridad al cierre
del contrato, según los términos del
acuerdo relativos al control de cambios.
Por regla general estas modificaciones
se reflejan por escrito.
Entradas
Las entradas del proceso Controlar los costos
comprenden el Plan para la dirección del
proyecto, compuesto por el plan de gestión
de los requisitos que describe cómo se
analizarán, documentarán y gestionarán
los requisitos de los contratistas; el plan de
gestión de los riesgos, que describe el modo
en que las actividades de riesgo creadas
por los vendedores se estructurarán y se
llevarán a cabo; el plan de gestión de las
adquisiciones, que contiene información
sobre el modo en que se procesarán los
cambios creados por los vendedores; el plan
de gestión de cambios contiene información
sobre el modo en que se procesarán los
cambios creados por los vendedores; y
la línea base del cronograma que podría
requerir actualizaciones en caso de retrasos
por parte de los vendedores que afecten
el desempeño general del proyecto.
Veamos ahora los Documentos del
proyecto que pueden ser considerados Las Solicitudes de cambio aprobadas pueden
Formación Especializada
>>>
como entradas de este proceso. Aquí se
incluye el registro de supuestos; el registro
de lecciones aprendidas; la lista de hitos,
que muestra cuándo se prevé que los
vendedores entreguen sus resultados;
los informes de calidad, que permiten
identificar los procesos, procedimientos
o productos de los vendedores que no están
en cumplimiento; la matriz de trazabilidad
de requisitos, que vincula los requisitos
del producto desde su origen hasta los
entregables que los satisfaces; el registro
de riesgos dependiendo de la organización
del vendedor, la duración del contrato, el
entorno externo, el método de entrega del
proyecto, el tipo de medio de contratación
elegido y el precio final acordado; el registro
de interesados, incluyendo información
acerca de los interesados identificados; y
la documentación de requisitos, bien sean
requisitos técnicos que el vendedor debe
satisfacer o requisitos con implicaciones
contractuales y legales.
Otra entrada de este proceso son los
Acuerdos, que son convenios entre partes,
que incluyen el convenio de los deberes de
cada una de ellas. Los acuerdos relevantes
se revisan para verificar que se cumplan
los términos y condiciones.
Por otro lado, la Documentación de las
adquisiciones contiene registros completos
de apoyo para administrar los procesos
de adquisición. La documentación de las
adquisiciones incluye el enunciado del
trabajo, información de pagos, información
de desempeño del trabajo de los contratistas,
planes, planos y demás correspondencia.
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incluir modificaciones a los términos y Herramientas y técnicas

condiciones del contrato, incluidos los
enunciados del trabajo relativo a las Pasando ahora a las herramientas y técnicas
adquisiciones, los precios y la descripción aplicables al proceso, nos encontramos con
de los productos, servicios o resultados a el Juicio de expertos con conocimientos
suministrar. Todos los cambios relativos a especializados o capacitación en áreas
adquisiciones se documentan formalmente funcionales relevantes tales como finanzas,
por escrito y se aprueban antes de ser ingeniería, diseño, desarrollo, gestión
implementados a través del proceso Controlar de la cadena de suministro, etc.; leyes,
las Adquisiciones. En proyectos y programas regulaciones y requisitos de cumplimiento;
complejos, las solicitudes de cambio pueden y administración de reclamaciones.
provenir de vendedores involucrados en
el proyecto que pueden influir en otros Otra herramienta aplicable a este proceso
vendedores involucrados. El proyecto debe es la Administración de reclamaciones.
tener la capacidad de identificar, comunicar Los cambios impugnados y los cambios
y resolver los cambios que afectan el trabajo potencialmente constructivos son aquellos
de múltiples vendedores. cambios solicitados en que comprador y
vendedor no pueden llegar a un acuerdo
En cuanto a los Datos de desempeño del sobre la compensación por el cambio, o
trabajo, contienen datos de los vendedores incluso sobre si un cambio ha tenido lugar.
sobre el estado del proyecto, tales como el Estos cambios impugnados se denominan
desempeño técnico; actividades que han reclamaciones. Cuando no pueden ser
comenzado, están en curso o han finalizado; resueltos, se convierten en conflictos y
y costos incurridos o comprometidos. Los finalmente en apelaciones. Las reclamaciones
datos de desempeño del trabajo también se documentan, procesan, monitorean y
pueden incluir información sobre las facturas gestionan a lo largo del ciclo de vida del
de los vendedores que han sido pagadas. contrato, generalmente de conformidad
con los términos del mismo. Si las partes no
Pasando a los Factores ambientales de la resuelven por sí mismas una reclamación,
empresa que pueden influir en el proceso puede ser necesario gestionarla de acuerdo
Controlar las Adquisiciones, se incluyen, con los procedimientos de resolución
entre otros: el sistema de control de alternativa de conflictos (ADR) establecidos
cambios del contrato, las condiciones del en el contrato. El método preferido para
mercado, el sistema de gestión financiera la resolución de todas las reclamaciones
y de cuentas a pagar, y el código de ética y conflictos es la negociación.
de la organización compradora.
A continuación, revisaremos las técnicas de
Finalmente, entre los Activos de los procesos Análisis de datos aplicables al Control de
de la organización que pueden influir en el las Adquisiciones. Para empezar, contamos
proceso Controlar las Adquisiciones incluyen, con las revisiones del desempeño de los
entre otros, las políticas de adquisición. contratos, las cuales miden, compara y

Formación Especializada
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analizan el desempeño de calidad, recursos, Salida

cronograma y costos frente al acuerdo.
Otra técnica de Análisis de datos es el Pasando ahora a las salidas del proceso
análisis del valor ganado (EVA), el cual Controlar las Adquisiciones, nos encontramos
permite determinar el grado de desviación en primer lugar con las Adquisiciones
con respecto al objetivo, se calculan las cerradas. El comprador, por lo general
variaciones del cronograma y del costo, mediante su administrador de adquisiciones
junto con los índices de desempeño del autorizado, proporciona al vendedor una
cronograma y del costo. El análisis de notificación formal por escrito de que se
tendencias es otra técnica que permite ha completado el contrato. Por lo general,
desarrollar un pronóstico de la estimación los requisitos para el cierre formal de la
a la conclusión (EAC) para el desempeño del adquisición se definen en los términos y
costo, a fin de determinar si el desempeño condiciones del contrato, y se incluyen en
está mejorando o se está deteriorando. el plan de gestión de las adquisiciones.
Normalmente, todos los entregables deberían
También se pueden aprovechar Inspecciones, haber sido suministrados a tiempo y de
lo cual se trata de una revisión estructurada conformidad con los requisitos técnicos y
del trabajo que está siendo realizado por de calidad, no debería haber reclamaciones
el contratista. Esto puede implicar una o facturas pendientes, y todos los pagos
revisión simple de los entregables o una finales deberían haber sido efectuados. El
verdadera revisión física del trabajo en equipo de dirección del proyecto debería
sí mismo. En proyectos de construcción/ haber aprobado todos los entregables
ingeniería/infraestructura, las inspecciones antes del cierre.
involucran recorridos del lugar por parte del
comprador y del contratista para asegurar Igualmente, la Información de desempeño
un entendimiento mutuo del trabajo en del trabajo incluye información sobre
curso. cómo se está desempeñando un vendedor
mediante la comparación de los entregables
Del mismo modo, las auditorías son una recibidos, el desempeño técnico alcanzado,
revisión estructurada del proceso de y los costos incurridos y aceptados frente
adquisición. Los derechos y obligaciones al presupuesto del SOW para el trabajo
relativos a las auditorías deben estar realizado.
descritos en el contrato de adquisición.
Las observaciones resultantes de Como resultado de este proceso pueden
las auditorías deben ponerse en generarse Actualizaciones a la documentación
conocimiento del director del proyecto de las adquisiciones, incluyendo el contrato
del comprador y el director del proyecto con todos los cronogramas de respaldo,
del vendedor para realizar ajustes al los cambios solicitados del contrato que
proyecto, cuando sea necesario. no han sido aprobados y las solicitudes
de cambio aprobadas. La documentación
de las adquisiciones también incluye toda

Formación Especializada
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documentación técnica elaborada por el Cualquier cambio en el plan para la dirección

vendedor y otra información de desempeño del proyecto pasa por el proceso de control
del trabajo tal como los entregables, los de cambios de la organización mediante una
informes de desempeño del vendedor y solicitud de cambio. Los componentes que
las garantías, los documentos financieros pueden requerir una solicitud de cambio en
(incluidas facturas y registros de pago) y los
la Actualización del plan para la dirección
resultados de las inspecciones relacionadasdel proyecto incluyen actualizaciones al
con el contrato. plan para la dirección del proyecto, al plan
de gestión de los riesgos, al plan de gestión
Igualmente, el proceso Controlar las de las adquisiciones, a la línea base del
Adquisiciones podría generar Solicitudes cronograma y a la línea base de costos.
de cambio al plan para la dirección del
proyecto, sus planes subsidiarios y otros Ahora bien, las Actualizaciones a los
componentes tales como la línea base de documentos del proyecto que pueden
costos, la línea base del cronograma y el generarse como resultado de llevar a
plan de gestión de las adquisiciones. Las cabo este proceso incluyen, entre otros:
solicitudes de cambio se procesan para registro de lecciones aprendidas, requisitos
su revisión y tratamiento por medio del de recursos, matriz de trazabilidad de
proceso Realizar el Control Integrado de requisitos registro de riesgos y registro
Cambios. Los cambios solicitados, pero de interesados.
no resueltos, pueden incluir instrucciones
proporcionadas por el comprador o medidas Para terminar, las Actualizaciones a los
adoptadas por el vendedor, que la otra activos de los procesos de la organización
parte considere un cambio constructivo contemplan cronogramas y solicitudes de
en el contrato. Dado que cualquiera de pago; documentación sobre la evaluación del
estos cambios constructivos puede ser desempeño del vendedor; actualizaciones
objetado por una de las partes y conducir a las listas de vendedores precalificados;
a una reclamación contra la otra parte, Repositorio de lecciones aprendidas; y
dichos cambios se identifican y documentan archivo de la adquisición.
únicamente por medio de la correspondencia
del proyecto.

Formación Especializada
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Conclusiones
La gestión de las adquisiciones permite establecer acuerdos entre el ejecutor
del proyecto y proponentes que aporten soluciones a sus necesidades. Para ello,
es pertinente manejar una buena comunicación entre las partes y atender las
observaciones que hagan los proponentes con el fin de generar el mejor acuerdo
para ambos.

El departamento de compras tiene una influencia crítica sobre la ejecución del

proyecto, por lo tanto, es muy importante que realice todas las actividades a su
cargo de forma planificada, organizada y eficaz.

La negociación de un contrato es sólo una parte del proceso de gestión de las

adquisiciones del proyecto. Las empresas también necesitan asegurarse de que
están manejando adecuadamente el acuerdo a lo largo de su vida útil. El uso
de las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento y supervisión de
los contratos afectarán a una empresa de una manera positiva, y harán una gran
diferencia en la gestión de relaciones con los proveedores y el análisis del gasto.

Formación Especializada
 PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LAS ADQUISICIONES

Bibliografía

Project Management Institute. (2017). A Guide

To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). 6a. edición.