KOMUNIKASI BISNIS

BAB 5
Proses Menulis

Kelompok 6 [Kelas K] :

Ni Made Dita Puspitayanti (03) / 1602622010634

Ni Komang Dwi Mirandani
I Gedes Agus Okayana
Ni Luh Eka Sari
I Made Dwipayana
Ni Nyoman Putu Manarawisa
(07) / 1602622010638
(16) / 1602622010647
(26) / 1602622010657
(27) / 1602622010658
(30) / 1602622010661

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MAHASARASWATI
DENPASAR
2018/2019
5.1. Persiapan untuk Menulis Pesan Bisnis
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:
1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan,
dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan
pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat
dicapai seefektif mungkin.

5.2. Pendekatan terhadap Proses Penulisan Secara Sistematis

Penulisan bisnis berbeda dari penulisan lain. Makalah dan karangan di sekolah menengah
mungkin mengharuskan anda menjelaskan perasaan anda, mengemukakan pengetahuan anda,
dan memenuhi jumlah kata minimum tertentu. Namun, penulisan bisnis mempunyai tujuan
yang berbeda. Dalam penyusunan pesan bisnis dan presentasi lisan, anda akan menemukan
bahwa tulisan anda harus :
 Mempunyai tujuan. Anda menulis untuk menyelesaikan masalah dan
menyampaikan informasi. Anda harus mempunyai tujuan jelas yang hendak dicapai
dalam setiap pesan.
 Hemat ekonomis. Anda mencoba untuk mengemukakan ide secara jelas namun
singkat. Tulisan yang bertele-tele tidak sesuai.
 Berorientasi pada pembaca. Anda berkonsentrasi memandang sebuah masalah dari
perspektif pembaca alih-alih melihatnya dari perspektif anda sendiri
 Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis. Dalam menulis kebanyakan dokumen
bisnis, anda tidak perlu berimajinasi untuk mencari ide-ide topik yang kreatif. Anda tidak
perlu menjabarkan ide-ide anda untuk membuatnya tampak lebih rumit. Tujuan penulisan
bisnis adalah untuk mengungkapkan bukan mengesankan. Anda akan berusaha untuk
membuat ide-ide anda tersampaikan secara alami, sederhana, dan jelas.

5.3. Menyesuaikan dan Mengubah Proses

Meskipun penulis yang baik bergerak melaui setiap tahapan proses penulisan, sejumlah
langkah mungkin dapat dipadatkan untuk pesan-pesan yang pendek dan rutin. Sebagian
penulis merivisi setiap kalimat dan paragraf pada tiap tahap. Banyak yang menemukan bahwa
ide-ide baru muncul setelah mereka mulai menulis, sehingga mereka pun meninjau ulang,
mengubah kerangka tulisan, dan memikirkan kembali rencananya.
1. Bekerja dengan tim
Kerja sama penulisan penting terutama untuk :
(1) Tugas besar
(2) Banyak tugas dengan tenggang waktu pendek
(3) Proyek tim yang membutuhkan keahlian atau kondensus banyak orang
2. Bekerja dengan teknologi
Teknologi komputer membantu anda menghasilkan ide, melakukan penelitian dan
mengolah fakta. Tetapi, meskipun peranti teknologi ini sangat mengagumkan, mereka
tidak dapat secara otomatis menghasilkan surat yang efektif, persentasi lisan yang
persuasif, atau situs web yang bagus. Mereka juga tidak dapat mengelola data menjadi
presentasi yang logis dan singkat atau mempertajam ide sehingga menjadi argumen
yang kokoh .

5.4. Menganalisis Tugas

Dalam menganalisis tugas penulisan, pertama-tama harus mengidentifikasi tujuan dari pesan
dan memilih saluran atau bentuk terbaik untuk menyampaikannya.
1. Mengidentifikasi Tujuan Anda
Pesan anda bisa saja mengandung tujuan primer dan sekunder. Untuk tugas akademik,
tujuan primer anda mungkin semata-mata menyelesaikan tugas. Tujuan primer dari
penyampaian pesan bisnis terutama adalah untuk memberi informasi dan membunjuk.
Sedangkan tujuan sekunder mungkin adalah agar anda tampak baik dan untuk
 mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan sekundernya adalah untuk menunjukkan citra
yang baik.
Kebanyakan pesan bisnis tidak dari sekedar penyampaian informasi. Pesan-pesan itu
menjelaskan prosedur, mengumumkan rapat, menjawab pertanyaan, dan menyampaikan
temuan. Tetapi sebagian pesan bisnis dimaksudkan untuk membujuk. Pesan-pesan ini
menjual produk, meyakinkan manajer, memotivasi karyawan, dan memenangkan
pelanggan.
2. Memilih Saluran Terbaik
Setelah mengidentifikasi tujuan pesan anda, anda perlu memilih saluran komunikasi
yang paling tepat. Untuk sejumlah informasi, penyampaian yang paling efisien dan
efektif adalah secara lisan. Pesan lain sebaiknya ditulis, dan yang lain lagi paling baik
jika disampaikan secara elektronik. Entah mempersiapkan sebuah rapat, mengirimkan
sebuah pesan lewat e-mail, atau menulis sebuah laporan, semua itu tergantung pada
beberapa faktor berikut :
 Seberapa penting pesan itu
 Jumlah dan kecepatan umpan balik yang diperlukan
 Seberapa perlu sebuah catatan permanen
 Biaya saluran
 Tingkat formalitas yang diinginkan
Faktor-faktor tersebut dapat membantu anda memutuskan saluran apa yang paling tepat
untuk menyampaikan sebuah pesan.

5.5. Mengantisipasi Audiensi

Seorang penulis yang baik mengantisipasi audiensi ketika hendak menyampaikan sebuah
pesan. Seperti latar belakang si pembaca? Bagaimana pembaca itu akan bereaksi terhadap
pesan ini? Meskipun penulis tidak selalu mengetahui dengan tepat seperti apa gerangan si
pembaca, penulis dapat membayangkan sejumlah karakteristik pembaca tersebut. Dengan
membuat profil audiensi dan membuat sebuah pesan untuk merespons profil tersebut, maka
penulis semakin dekat untuk mencapai tujuan komunikasinya.
1. Membuat Profil Audiensi
Membayangkan audiensi anda adalah suatu langkah yang sangat penting dalam proses
penulisan. Manfaat lain dari membuat profil audiensi adalah mengetahui ada tidaknya
audiensi sekunder. Jika ada, anda akan memberikan lebih banyak informasi latar belakang
 dan lebih spesifik dalam mengidentifikasi isi pesan daripada yang diperlukan bagi
audiensi primer.
2. Merespon Profil
Antisipasi terhadap audiensi membantu anda membuat keputusan tentang bentuk pesan.
Membayangkan apakah penerima mungkin dalam posisi netral, positif, atau negatif akan
membantu anda menentukan bagaimana mengatur pesan anda.
Menganalisis tugas dan mengantisipasi audiensi membantu anda dalam menyesuaikan pesan
anda sehingga pesan itu mencapai tujuan yang anda maksudkan.

5.6. Adaptasi terhadap Tugas dan Audiensi

Setelah menganalisis tujuan dan mengantisipasi audiensi anda, anda harus menyampaikan
tujuan anda kepada audiensi tersebut. Adaptasi adalah proses membuat sebuah pesan yang
sesuai dengan audiensi. Salah satu aspek penting adaptasi adalah nada (tone). Diungkapkan
secara luas dengan kata-kata dalam sebuah pesan, nada mencerminkan bagaimana perasaan
seorang penerima setelah membaca atau mendengar sebuah pesan.
Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan mereka dengan menggunakan
sejumlah teknik adaptif, yang beberapa di antaranya tidak disadari. Hal ini termasuk
menyoroti manfaatnya bagi penerima, mengusahakan sebuah sikap anda, dan menghindari
bias gender, ras, usia, dan cacat tubuh. Teknik adaptif lainnya adalah bersikap sopan,
menggunakan kata-kata yang lazim, dan memilih kata-kata yang tepat.
1. Menyoroti Manfaat Penerima
Mengadaptasi pesan anda seseuai dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri
anda di posisi orang tersebut. Hal ini disebut empati (empathy). Pengirim yang berempati
tentang bagaimana seorang penerima akan menguraikan sebuah pesan. Mereka mencoba
memberikan sesuatu kepada penerima, menyelesaikan masalah penerima, menghemat
uang penerima, atau sekedar memahami perasaan dan posisi orang itu.
2. Mengusahakan Sudut Pandang “Anda”
Perhatikan berapa banyak pesan berfokus pada penerima sebelumnya yang menggunakan
kata anda. Untuk menyoroti manfaat bagi penerima, komunikator yang terlatih secara
alami menggunakan sudut pandang “Anda”. Mereka menekankan kata ganti orang kedua
(anda) dan bukan kata ganti orang pertama (saya, kami). Entah tujuan anda adalah untuk
memberi informasi, membujuk, atau mempromosikan citra baik, kata yang paling
menarik yang dapat anda gunakan andalah anda.
3. Menggunakan Bahasa yang Bebas Bias
Dalam mengantisipasi pesan kepada audiensinya, pastikan bahasa anda peka dan tanpa
prasangka. Hampir tidak ada penulis yang ingin menyakiti pembacanya. Meskipun
demikian, terkadang kita mengatakan sesuatu yang tidak pernah kita pikir akan
menyakitkan. Berhati-hatilah terhadap ungkapan-ungkapan yang mungkin bias dalam hal
gender, ras, etnis, usia, dan cacat tubuh.
- Menghiasi Bias Gender
Pada umumnya, anda dapat menghindari bahasa yang bias gender dengan tidak
memakai kata pria (man) atau wanita (woman), dengan menggunakan kata benda dan
kata ganti jamak, atau dengan mengubah ke kata yang bebas gender.
- Menghindari Bias Ras atau Etnis
Anda perlu menunjukkan identifikasi ras atau etnik hanya jika konteks kalimat
membutuhkannya.
- Menghindari Bias Usia
Sebutkan usia hanya jika hal itu relevan, dan hindari ekspresi yang merendahkan atau
subjektif.
- Menghindari Bias Cacat Tubuh
Kecuali jika relevan, jangan mengacu pada cacat seseorang. Ketika diperlukan
gunakan istilah yang tidak menyinggung orang cacat.
4. Mengungkapkan Diri Anda Secara Positif
Untuk menghindari reaksi marah, batasi kata-kata negatif dan cobalah menggunakan
cara-cara positif untuk mengungkapkan ide-ide anda. Anda memberikan lebih banyak
pilihan kepada pembaca jika anda menceritakan apa yang dapat dilakukan dan bukannya
apa yang tidak dapat dilakukan.
5. Bersikap Sopan
Menunjukkan kesopanan tidak hanya dilakukan dengan tidak menggunakan kata-kata
kasar tetapi juga menghindari kata-kata yang terdengar menuntut atau mengajari. Salah
satu cara untuk memperbaikinya adalah mengubah nada tuntutan ini menjadi pertanyaan
retorika yang dimulai dengan memberi alasan untuk sebuah permintaan juga
memperhalus nada kalimat.
6. Menyederhanakan Bahasa Anda
Dalam menyesuaikan pesan kepada audiensi, jika memungkinkan gunakan kalimat yang
sikat dan lazim yang anda pikir akan dipahami oleh pembaca. Namun, jangan
menghindari kata yang rumit yang bisa menyampaikan ide anda secara efisien dan tepat
 bagi audiensi. Tujuan anda adalah untuk menghindari bahasa yang muluk-muluk dan
berlebihan.
7. Menggunakan Kata-kata yang Tepat dan Tegas
Kata kerja yang tepat dan kata benda konkret memberi lebih banyak informasi dan
membuat pembaca tetap tertarik. Jangan ragu melihat kamus untuk memperbanyak
pilihan kata dan kosakata.

5.7. Beradaptasi terhadap Tanggungjawab Legal

Salah satu tanggung jawab utama dalam menulis baik untuk organisasi atau diri sendiri
adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda ke pengadilan. Anda terutama harus
berhati-hati ketika berkomunikasi dalam empat bidang berikut :
1. Informasi Investasi
Penulis yang mencatat penjualan saham atau jasa keuangan harus mengikuti aturan
khusus yang dibuat untuk melindungi investor. Setaip pesan, termasuk surat, laporan
berkala, dan pamphlet, harus bebas dari informasi yang menyestakan.
2. Informasi Keamanan
Penulis yang menulis mengenai produk yang berpotensi membahayakan konsumen
tidak hanya mengkhawatirkan tentang melindungi konsumen dari kerugian fisik tetapi
juga tentang tuntutan hukum.
3. Informasi Pemasaran
Pesan penjualan dan pemasaran juga ilegal jika mereka salah mengiklankan harga,
kemampuan kinerja, kualitas, atau karakteristik produk lainnya. Pesan pemasaran tidak
boleh menipu pembeli dengan cara apa pun.
4. Informasi Sumber Daya Manusia
Sangat banyaknya tuntutan hukum yang berkaitan dengan kepegawaian membuat
bidang ini berbahaya bagi komunikator bisnis. Dalam mengevaluasi karyawan di tempat
kerja, hindari membuat karakter (dia tidak bisa diandalkan) karena hal itu merupakan
penilaian subjektif.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Ellen Guffey, Mary, Kathleen Rhodes, Patricia Rogin. 2006. Komunikasi Bisnis Buku 1
Edisi 4. Jakarta : Selemba Empat
2. http://inndori.blogspot.com/2013/06/kumunikasi-bisnis-proses-penulisan.html