Anda di halaman 1dari 5

DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KABUPATEN BUTON UTARA

INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Pengadministrasian Persuratan
2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi : Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian
a. Eselon II : Kepala Dinas Kominfosandi
b. Eselon III : Sekretaris
c. Eselon IV : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan dalam Organisasi :

SEKRETARIS

Kepala Sub Bagian


Umum dan Kepegawaian

Pengadministrasian
Persuratan

5. Ikhtisar Jabatan : Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan,


pencatatan dan pendokumentasian di bidang persuratan.

6. Uraian Tugas :
a. Menerima, membaca, mencatat, surat-surat masuk untuk diteruskan kepada yang
menangani dan dokumen kedinasan.
1. Menerima surat, membaca, mencatat surat-surat masuk
2. Memberi lembar disposisi
3. Menulis di papan kegiatan
b. Mengagenda dan memberi nomor surat masuk dengan kartu kendali agar mudah
pelacakannya.
1. Mengagenda, memberi nomor surat masuk
2. Dicatat di buku kendali
3. Diajukan ke Kepala Dinas dan Sekretaris
c. Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi pimpinan agar ditangani
lebih lanjut;
1. Surat dicatat di buku besar surat masuk.
2. Menyortir surat sesuai dengan disposisi
3. Didistribusikan sesuai dengan disposisi Kepala Dinas/Sekretris
4. Digandakan apabila diperlukan
d. Memintakan tanda tangan konsep surat keluar pada pimpinan dengan mencatat
pada buku agenda.
1. Melabel dan menyiapkan surat
2. Memintakan tanda tangan pimpinan
3. Meneruskan surat kepada yang menangani

Informasi Jabatan Pengadministrasian Persuratan


[1]
DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KABUPATEN BUTON UTARA

e. Memberi nomor surat keluar dengan sistem kode kearsipan yang telah ditentukan
agar mudah pelacakannya.
1. Mencatat nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi penomeran dan
urutan nomer
2. Diteruskan kepada yang menangani
3. Digandakan/difotocopy apabila diperlukan
f. Menata arsip aktif sesuai dengan klasifikasi dan nomor surat supaya mudah
menemukan kembali.
1. Menyiapkan surat/dokumen
2. Menyiapkan outner, dimasukkan ke otner sesuai dengan klasifikasi surat
3. Ditata dialmari
g. Mengajukan permintaan ATK untuk kepentingan administrasi sesuai dengan
kebutuhan.
1. Meminta data kebutuhan ATK
2. Merekap kebutuhan ATK
3. Mengajukan permintaan ATK
4. Menyimpan sementara
h. Mengirimkan surat keluar.
1. Mengirimkan surat sesuai dengan alamat dimaksud
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
tertulis maupun lisan.
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3. Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Digunakan Dalam Tugas
1. Surat masuk Pengelolaan surat masuk
2. Buku kendali surat masuk Pengagendaan surat
Lembar disposisi dan buku surat
3. Pendistribusian surat
masuk
4. Konsep surat keluar Pengelolaan surat keluar
5. Buku surat keluar Pengelolaan surat keluar
6. Dokumen surat masuk dan keluar Pengarsipan surat
7. Daftar kebutuhan ATK Permintaan kebutuhan ATK
8. Surat keluar Pendistribusian surat
Instrumen pelaksanaan tugas
9. Laporan pelaksanaan tugas
lainnya

8. Perangkat / Alat Kerja :


No Bahan Kerja Digunakan Dalam Tugas
1. Alat Tulis Kantor Pengelolaan surat masuk
2. ATK dan SOP Pengagendaan surat
3. ATK dan SOP Pendistribusian surat
4. Tata naskah dinas dan SOP Pengelolaan surat keluar
5. SOP Pengelolaan surat keluar
6. SOP Pengarsipan surat
7. ATK Permintaan kebutuhan ATK
8. Alat Transportasi Pendistribusian surat
Peraturan terkait dan arahan
9. Laporan pelaksanaan tugas
pimpinan

Informasi Jabatan Pengadministrasian Persuratan


[2]
DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KABUPATEN BUTON UTARA

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan
1. Info kegiatan Dokumen
2. Agenda surat masuk Dokumen
3. Pendistribusian surat Kegiatan
4. Penandatanganan surat Kegiatan
5. Agenda surat keluar Dokumen
6. Pengarsipan surat Kegiatan
7. Data kebutuhan ATK Dokumen
8. Pendistribusian surat Kegiatan
9. Laporan tugas kedinasan lain Dokumen

10. Tanggung Jawab :


1. Kelancaran proses surat masuk dan keluar
2. Kerapihan dokumen

11. Wewenang :
1. Memelihara surat-surat dan dokumen

12. Korelasi Jabatan :


Unit Kerja / Dalam Hal
No Jabatan
Instansi
Dinas Kominfosandi Konsultatif dan
1. Kepala Dinas
Kab. Buton Utara Koordinatif
Dinas Kominfosandi Konsultatif dan
2. Sekretaris
Kab. Buton Utara Koordinatif
Dinas Kominfosandi Konsultatif dan
3. Kepala Bidang
Kab. Buton Utara Koordinatif
Dinas Kominfosandi Konsultatif dan
4. Kepala Sub Bidang / Bagian
Kab. Buton Utara Koordinatif
Dinas Kominfosandi
5. Staf terkait Koordinatif
Kab. Buton Utara

13. Kondisi Lingkungan Kerja :


No Aspek Faktor
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu ruangan normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Lingkungan Sosial
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :


No Fisik / Mental Penyebab
1. Pegal Lelah
3. Sakit Pinggang Banyak duduk

15. Syarat Jabatan


a. Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur, II/c
b. Pendidikan : Diploma III

Informasi Jabatan Pengadministrasian Persuratan


[3]
DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KABUPATEN BUTON UTARA

c. Kursus / Diklat : -
d. Pengalaman Kerja : -
e. Pengetahuan Kerja :
- Mengetahui tentang administrasi kearsipan.
- Tata naskah dinas.
f. Keterampilan Kerja :
- Komunikasi dan koordinasi.
- Menata arsip.
g. Bakat Kerja :
- G : Intelegensi
- V : Bakat Verbal
- Q : Ketelitian.
- C : Kecekatan Tangan.
- F : Kecekatan Jari.
- M : Koordinasi mata, tangan, kaki
h. Tempramen Kerja :
- [P] : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain
lebih dari hanya penerimaan dan perbuatan instruksi.
- [R] : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan yang berulang-ulang
atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
- [S] : Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa
jika berhadapan dengan keadaan darurat, kritis, tidak biasa atau
berbahaya, atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian terus
menerus merupakan keseluruhan atau sebagian aspek pekerjaan.
i. Minat Kerja :
- Sosial
- Konvensional
- Realistik
j. Upaya Fisik :
- Duduk
- Berjalan
- Bekerja dengan Jari
- Berbicara
- Mendengar
- Melihat
- Membawa
- Memegang
k. Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
2. Umur : Tidak ada syarat khusus
3. Tinggi Badan : Tidak ada syarat khusus
4. Berat Badan : Tidak ada syarat khusus
5. Postur Badan : Tidak ada syarat khusus
6. Penampilan : Rapi
l. Fungsi Jabatan :
1. Data :
- D6 (Menyalin Data)
2. Orang :
- O8 (Menerima Instruksi)
3. Benda :
- B7 (Memegang)

Informasi Jabatan Pengadministrasian Persuratan


[4]
DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KABUPATEN BUTON UTARA

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :


Waktu
Volume
No Hasil Kerja Penyelesaian
(Setahun)
(Menit)
1. Info kegiatan 4.320 144
2. Agenda surat masuk 4.320 144
3. Pendistribusian surat 4.320 144
4. Penandatanganan surat 1.440 48
5. Agenda surat keluar 1.440 48
6. Pengarsipan surat 11.520 192
7. Data kebutuhan ATK 720 12
8. Pendistribusian surat 14.400 48
9. Laporan tugas kedinasan lain 5.760 48

17. Butir Informasi lain :

Informasi Jabatan Pengadministrasian Persuratan


[5]

Anda mungkin juga menyukai