Bab 3 Sistem Informasi, Organisasi dan Strategis

3.1 Organisasi Dan Sistem Informasi

Sistem Informasi dan Organisasi saling mempengaruh satu sama lain. Sistem
Informasi dibangun oleh manajer untuk memberikan daya tarik bagi perusahaan. Di sisi lain
organisasi harus sadar dan terbuka kepada pengaruh yang diberikan sistem informasi agar
dapat menerima keuntungannya dari teknologi baru.
Interaksi antara sistem informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh
banyak faktor, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar,
dan keputusan manajemen.
A. Organisasi
Organisasi adalah struktur sosial formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan
memprosesnya untuk dijadikan sebuah output. Definisi teknis ini fokus pada 3 elemen dari
sebuah organisasi yaitu, (1) modal dan tenaga kerja yang merupakan faktor utama produksi
yang disediakan lingkungan, (2)organisasi (perusahaan) yang mengolah input menjadi produk
/ jasa, dan (3) produk / jasa yang dikonsumsi lingkungan dan kembali menjadi persediaan
input.
B. Fitur Organisasi
Semua organisasi modern mempunyai karakteristik yang pasti. Mereka terbagi dengan
pembagian divisi yang jelas dari pekerja dan spesialis. Organisasi mengatur spesialis dalam
sebuah hierarki otoritas dimana setiap orang saling mengawasi dan otoritas dibatasi untuk
kegiatan spesifik yang diatur oleh peraturan atau prosedur yang berlaku.

1. Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi termasuk perusahaan bisnis menjadi sangat efisien karena para
individu dalam perusahaan dikembangkan atau dibiasakan secara rutin untuk memproduksi
barang/jasa. Rutinitas seringkali disebut standard operational procedures (SOP) yang berarti
aturan jelas, prosedur, dan praktik yang telah dikembangkan untuk melakukan sesuatu, dalam
berbagai situasi. Sebagai pekerja, mempelajari ini akan membuat mereka menjadi lebih
produktif dan efisien, dan perusahaan bisa mengurangi biayanya selama periode yang
bersangkutan.

2. Politik Organisasi
Para pegawai atau Orang-orang dalam sebuah organisasi dipekerjakan pada posisi yang
berbeda dengan kemampuan spesialisasi yang berbeda, sebagai imbasnya mereka secara alami
mempunyai pandangan yang berbeda tentang bagaimana sumberdaya, hadiah, dan hukuman
dibagikan. Perbedaan ini berarti bagi manajer dan pekerja, dan hasil mereka dalam berpolitik
internal untuk sumberdaya, kompetisi, dan konflik bermanfaat bagi organisasi.

Salah satu kesulitan terbesar dalam perkembangan organisasi adalah anti terhadap
politik, terutama dalam pengembangan sistem informasi baru. Banyak yang mengganggap
politik dalam organisasi akan berdampak buruk, namun pada kenyataannya manajer yang tau
bagaimana bekerja dengan politik organisasi akan lebih sukses dibanding dengan manajer yang
berkemampuan tinggi namun tidak mampu mengimplementasikan politik ke dalam sistem
organisasi itu sendiri.

3. Budaya Organisasi
Budaya organisasi adalah sebuah kekuatan yang anti konflik politik dan perbedaan
kesepahaman, kesepakatan pada prosedur, dan pada praktik keseharian. Jika kita berbagi
asumsi budaya yang sama, akan membuat budaya organisasi terlihat utuh dan homogen.

4. Lingkungan Organisasi
Lingkungan secara umum lebih cepat berubah dari organisasi. Teknologi baru, produk
baru, dan selera publik dan nilai budaya organisasi, politik, dan masyarakat. Kebanyakan
organisasi tidak dapat beradaptasi kepada perubahan lingkungan yang cepat.
5. Struktur Organisasi
Semua organisasi mempunyai sebuah struktur atau bentuk. Jenis sistem informasi yang
kita temukan pada perusahaan dan sumber masalah dengan sistem tersebut sering
merefleksikan tipe dari struktur organisasi. Dengan begitu, dalam sebuah birokrasi profesional
seperti sebuah rumah sakit tidak biasa untuk menemukan sistem pencatatan pasien oleh petugas
administrasi, yang lain oleh dokter, dan yang lainya oleh staff profesional seperti seorang
perawat dan pekerja sosial.

6. Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi mempunyai tujuan dan menggunakan maksud berbeda untuk mencapainya.
Organisasi juga memberikan grup berbeda atau mempunyai konstitusi berbeda, beberapa
keuntungan utama anggota mereka, pelanggan menguntungkan lainya, pemegang saham, atau
publik. Kepemimpinan alami dengan baik membedakan dari satu organisasi ke organisasi
lainya. Beberapa organisasi mungkin lebih demokratis. Cara lainnya organisasi membedakan
adalah dengan tugas yang mereka kerjakan dan teknologi yang mereka gunakan. Semua
organisasi mempunyai sisi buruk, tekanan, asumsi dari anggotanya tentang tujuan dan produk
organisasi. Budaya perusahaan dapat mengatasi ini, menjadikan anggapan anggotanya
terjawab.

3.2 Bagaimana Sistem Informasi Berdampak Pada Organisasi

Dan Bisnis Perusahaan

Sistem informasi menjadi tidak terpisahkan dalam operasi dan pengambilan keputusan
organisasi besar. Akhir-akhir ini sistem informasi telah mengubah ekonomi dari organisasi
dan meningkatkan kinerja organisasi.

A. Dampak Ekonomi
Dari sudut pandang ekonomi teknologi sistem informasi dapat dilihat sebagai faktor
produksi yang dapat menggantikan modal tradisional dan tenaga kerja. Hal ini menggantikan
tenaga kerja, seperti mengurangi jumlah manajer tingkat menengah dan para pekerja.dan dalam
hal lain perusahaan juga dapat mengurangi biaya modal seperti biaya ketika bertransaksi
dengan pemasok diantaranya biaya asuransi komunikasi memperoleh informasi tentang prosuk
dan sebagainya. Sistem informasi juga bisa mengurangi biaya manajemen internal menurut
teori agensi perusahaan dipandang sebagai "Nexus kontrak" di antara keegoisan individu dan
bukan sebagai gabungan, entitas pencari keuntungan.pada prinsipnya (pemilik)
mempekerjakan "agen" untuk melakukan pekerjaan-nya .

Namun, agen perlu pengawasan konstan dari manajemen, jika tidak, mereka akan
cenderung untuk mengejar kepentingan mereka sendiri daripada kepentingan pemilik. Oleh
karena itu biaya agensi atau koordinasi meningkat karena pemilik harus mengeluarkan semakin
banyak upaya mengawasi dan mengelola karyawan,tetapi dengan adanya teknologi sistem
informasi,perusahaan dapat mengurangi biaya pengawasan.

B. Dampak perilaku dan organisasi

1. Teknologi Informasi meratakan organisasi

Para peneliti perilaku organisasi berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi
hirarki secara merata dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan
karyawan dan meningkatkan efisiensi manajemen. Hal ini mendorong pengambilan keputusan,
karyawan dengan jabatan rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat
keputusan tanpa pengawasan. karena manajer sekarang menerima begitu banyak banyak
informasi yang akurat, tepat waktu, mereka menjadi lebih cepat dalam membuat keputusan,
Jadi sedikit jabatan manajer yang harus diisi. biaya manajemen mengalami penurunan dan
pendapatan meningkat, dan hirarki menjadi jauh lebih efisien. Perubahan ini berarti bahwa
rentang kendali manajemen juga telah diperluas, memungkinkan tingkat tinggi manajer untuk
mengelola dan lebih mengontrol pekerja.

2. Pemahaman organisasi dan ketahanan terhadap perubahan

Sistem informasi pasti menjadi terikat dalam organisasi politik karena mereka
mempengaruhi akses ke kunci sumber daya yaitu, informasi. sistem informasi dapat
mempengaruhi untuk melakukan apa yang harus dilakukan, ketika, di mana, dan bagaimana
dalam organisasi. Banyak dari sistem informasi yang baru memerlukan perubahan
pribadi,ketika baru diperkenalkan pada organisasi.di sini, perubahan teknologi diserap,
dibelokkan, dan dikalahkan oleh organisasi , struktur, dan orang-orang.
Dalam model ini, satu-satunya cara untuk membawa perubahan teknologi, tugas,
struktur, dan orang-orang secara simultan. Karena ketahanan organisas iterhadap perubahan
begitu kuat, banyak investasi teknologi informasi tidak meningkatkan produktivitas.alasan
paling umum untuk kegagalan proyek-proyek besar untuk mencapai tujuan mereka bukan
kegagalan teknologi, tapi ketahanan organisasi dan politik terhadap perubahan.

3. Internet dan Organisasi

Internet memiliki dampak yang sangat penting bagi hubungan diantara banyak
perusahaan dan entitas luar,internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi
informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Pada dasarnya, internet mampu secara dramatis
menurunkan transaksi dan biaya agensi organisasi. sebagai contoh, broker perusahaan dan
Bank di New York sekarang dapat memberikan prosedur manual untuk karyawan mereka di
lokasi yang jauh dengan postingan mereka di situs web perusahaan,menghemat jutaan dolar
biaya distribusi,dan juga meningkatkan kecepatan penerimaan informasi penjualan dan
pengiriman secara global.

4. Dampak dari desain dan pemahaman tentang sistem informasi

Untuk memberikan manfaat, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang
jelas dari organisasi di mana mereka akan digunakan faktor yang perlu dipertimbangkan ketika
perencanaan sistem baru adalah sebagai berikut:
 Lingkungan di mana sistem organisasi harus berfungsi
 Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
 Budaya organisasi dan politik
 Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
 Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang
akan menggunakan sistem
 Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis bahwa sistem informasi ini dirancang untuk
membantu.

3.3 Menggunakan Sistem Informasi untuk Memperoleh

Keunggulan Bersaing
Suatu perusahaan dikatakan memiliki keunggulan kompetitif ketika perusahaan
tersebut mempunyai sesuatu yang tidak dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih baik dari
perusahaan lain, atau mampu melakukan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh perusahaan
lain. Salah satu cara untuk mencapainya yakni dengan menggunakan model analisis kompetitif
Michael Porter.
Model Porter berisi tentang pandangan terhadap perusahaan, pesaing, serta lingkungannya.
Terdapat lima kekuatan kompetitif dalam model porter yakni :

1. Para Pesaing
Semua perusahaan terbagi dalam pasar bisnis dengan para pesaingnya yang secara terus
menerus mengembangkan produk atau jasanya untuk mencapai keefektifan.
2. Pendatang Baru
Dunia Ekonomi yang bebas memungkinkan untuk masuknya perusahaan, tenaga kerja
serta sumber keuangan yang baru. Adapun hambatan dari para pendatang baru untuk
memasukinya ada yang sulit dan ada yang mudah. Terdapat keuntungan dan kerugian ketika
memasuki dunia bisnis baru bagi para pendatang.

3. Produk dan Jasa Pengganti

Di hampir setiap industri, ada beberapa produk atau jasa pengganti yang mungkin
digunakan pelanggan perusahaan jika harganya terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan
pengganti baru setiap saat. Semakin banyak produk dan Jasa pengganti dalam industri, semakin
sedikit perusahaan dapat mengendalikan harga dan semakin rendah margin keuntungan.

4. Pelanggan
Informasi dan teknologi telah meruba pola pikir para konsumen menjadi lebih selektif dan
pintar dalam memilih dan membandingkan produk. Pelanggan dapat beralih ke produk lain
karena mengetahui harga dalam berbagai produk yang ditawarkan berbagai perusahaan.
5. Pemasok
Kekuatan Pemasok dapat mempengaruhi perusahaan jika tidak dapat menaikan harga
apabila pemasok telah menaikan harganya. Pengendalian yang baik jika perusahaan memiliki
berbagai macam pemasok. Untuk menciptakan keunggulan bersaing ada empat strategi
generik, yang dapat dipadukan dengan teknologi informasi dan sistem yakni :

1. Strategi Biaya Rendah

Menggunakan sistem informasi untuk mendapatkan biaya operasional rendah dan harga jual
yang rendah pula.

2. Diferensiasi produk
Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan membuat produk dan pelayanan
baru, atau merubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan layanan yang ada.
Jika Pabrikan dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk dan
layanan yang disesuaikan dan dipersonalisasi sesuai keinginan pelanggan, kemampuan tersebut
adalah kustomisasi masal.

3. Fokus pada Pasar

Menggunakan sitem informasi untuk berfokus pada pasar tertentu dan target pasar
tertentu yang lebih sempit untuk memungkinkan lebih unggul dari para pesaing. Sistem
informasi memungkinkan perusahaan menganalisis pola, selera, dan kesukaan konsumen
secara ketat sehingga promosi pemasaran secara efisien menuju target pasar yang lebih
spesifik.

4. Memperkuat Hubungan Pelanggan dan Pemasok

Menggunakan sistem informasi untuk mempererat hubungan dengan pemasok dan
mengembangkan hubungan dengan pelanggan, sehingga meningkatkan loyalitas dari
pelanggan dan pemasok.
Adapun dampak Internet terhadap keunggulan bersaing yakni dalam produk atau jasa
pengganti internet memberi dampak terhadap munculnya pengganti baru dengan pendekatan
baru untuk memenuhi kebutuhan dan fungsi promosi. Dampak Internet terhadap Kekuatan
Tawar Menawar pelanggan yakni tersedianya informasi harga dan produk global yang
menggeser daya tawar kepada pelanggan.
Dampak Internet terhadap Kekuatan Tawar Menawar Pemasok yakni cenderung
meningkatkan daya tawar atas pemasok, pemasok juga dapat memanfaatkan hambatan yang
berkurang untuk masuk dan dari penghapusan distributor dan perantara lainnya yang berdiri di
antara mereka. Dampak Internet terhadap Ancaman pendatang baru yakni mengurangi
hambatan masuk, seperti kebutuhan akan tenaga penjualan, menyediakan teknologi untuk
mendorong proses bisnis yang membuat hal lain lebih mudah dilakukan. Dampak Internet
terhadap Posisi dan persaingan antar kompetitor yang ada yakni pertimbanagan pasar
geografis, meningkatkan jumlah pesaing, dan mengurangi perbedaan di antara pesaing,
membuat lebih sulit untuk mempertahankan keuntungan operasional, memberi tekanan untuk
bersaing pada harga.
Adapun cara untuk mencapai Keunggulan Operasional yakni dengan menggunakan Model
Rantai Nilai. Model rantai nilai menyoroti kegiatan spesifik dalam bisnis di mana strategi
kompetitif dapat diterapkan dengan baik dan sistem informasi memiliki dampak besar. Model
rantai nilai memandang perusahaan sebagai serangkaian atau rangkaian aktivitas dasar yang
menambahkan margin nilai pada produk atau layanan perusahaan. Kegiatan ini dapat
dikategorikan sebagai kegiatan utama atau kegiatan pendukung.
 Aktivitas utama yaitu terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk
danlayanan perusahaan, yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Kegiatan utama meliputi
logistik masuk, operasi, logistik keluar, penjualan dan pemasaran, dan pelayanan.
 Kegiatan pendukung yaitu mencakup penyampaian kegiatan utama yang terdiri dari
infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (rekrutmen,
perekrutan, dan pelatihan karyawan), teknologi (peningkatan produk dan proses produksi), dan
pengadaan (input pembelian).
Rantai nilai perusahaan berkaitan dengan rantai nilai dari pemasok, distributor, dan
pelanggannya. Kinerja perusahaan tidak hanya bergantung pada apa yang terjadi di dalam
perusahaan tetapi juga seberapa baik perusahaan berkoordinasi dengan pemasok langsung
dan tidak langsung, perusahaan pengiriman dan pelanggan.
Teknologi internet menciptakan rantai nilai industri yang disinkronisasi dengan sangat
baik yang disebut nilai jaringan (web) yang merupakan adalah kumpulan perusahaan
independen yang menggunakan teknologi informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai
mereka untuk menghasilkan produk atau layanan untuk pasar secara kolektif
Nilai jaringan (web) menyesuaikan proses bisnis pelanggan, pemasok, dan mitra
dagang di antara perusahaan yang berbeda dalam industri atau industri terkait. Bersifat fleksibel
dan adaptif terhadap perubahan penawaran dan permintaan. Hubungan dapat digabungkan atau
tidak digabungkan sebagai respon terhadap perubahan kondisi pasar. Sebuah perusahaan besar
biasanya merupakan kumpulan bisnis. Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja
keseluruhan unit bisnis ini dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.
Sinergi adalah keadaan ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai
masukan ke unit lain, hubungan ini menurunkan biaya dan menghasilkan keuntungan. Salah
satu penggunaan teknologi informasi dalam sinergi ini adalah untuk menggabungkan operasi
unit bisnis yang berbeda sehingga bisa bertindak secara keseluruhan.

Meningkatkan Kompetensi Inti yakni bahwa kinerja semua unit bisnis akan
meningkat sejauh unit bisnis ini dikembangkan, atau menciptakan kompetensi utama.
Kompetensi inti adalah aktivitas dimana perusahaan adalah pemimpin kelas dunia. Setiap
sistem informasi yang mendorong pembagian pengetahuan di seluruh unit bisnis meningkatkan
kompetensi. Ketersediaan teknologi internet dan jaringan memberi dampak terhadap
kemampuan perusahaan untuk menciptakan jaringan satu sama lain. Strategi berbasis jaringan
mencakup penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual, dan ekosistem bisnis.
Ekonomi Jaringan berbasis pada jaringan dapat membantu perusahaan secara strategis dengan
memanfaatkan ekonomi jaringan. Semakin banyak sumber daya yang diberikan diterapkan
pada produksi, semakin rendah perolehan marjinal output, sampai suatu titik tercapai dimana
input tambahan tidak menghasilkan output tambahan. Inilah hukum yang semakin berkurang,
dan ini adalah fondasi bagi sebagian besar ekonomi modern.
Model Perusahaan Virtual menggunakan jaringan untuk menghubungkan orang, aset, dan
gagasan, memungkinkannya bersekutu dengan perusahaan lain untuk menciptakan dan
mendistribusikan produk dan layanan tanpa dibatasi oleh batasan organisasi tradisional atau
lokasi fisik.

Ekosistem bisnis istilah lain untuk jaringan pemasok, distributor, perusahaan

outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan produsen telekomunikasi yang digabungkan
secara longgar namun saling bergantung. Konsep ekosistem bisnis didasarkan pada gagasan
tentang nilai bahwa kerjasama terjadi di banyak industri daripada banyak perusahaan.
Ekosistem bisnis dapat dicirikan memiliki satu atau beberapa perusahaan kunci yang
mendominasi ekosistem dan menciptakan lingkungan yang digunakan oleh perusahaan
lainnya.

3.4 Isu – Isu manajemen dalam Penerapan Sistem untuk

Keunggulan Daya Saing
Organisasi menjadi sangat dinamis karena adanya sistem informasi strategis banyak hal dalam
organisasi bisa berubah baik organisasi itu sendiri maupun produk, layanan, dan prosedur
operasi mendorong organisasi kedalam pola perilaku yang baru. Untuk mendapatkan
keunggulan daya saing dalam menerapkan sistem informasi sangat menantang dan
membutuhkan koordinasi yang tepat baik teknologi, organisasi dan manajemen.
a. Keunggulan Daya Saing yang berkelanjutan
Tidak selamanya daya saing itu bersifat berkelanjutan, karena banyak munculnya persaingan
yang ketat yang merespon dan meniru sistem startegisnya. Pasar, harapan pelanggan dan
perubahan teknologi begitu cepat karena adanya perkembangan globalisasi yang pesat,
misalnya internet bisa menjadi ancaman tersendiri bagi perusahaan. Banyak sistem-sistem baru
muncul bersaing dengan sistem klasik yang telah lama diciptakan seperti Sistem ATM
Citibank, Sistem pelacak pake FedEx dan yang lain seperti top e-comerce Amazon.com telah
mendapat ancaman persaingan dari Ebay, Yahoo dan Google. Pada dasarnya sistem informasi
menjadi alat untuk bertahan dalam bisnis dan menjadi faktor perubahan strategis bisnis untuk
kesuksesan di masa yang akan datang.
b. Menggandeng Teknologi Informasi dengan Tujuan Bisnis
Riset menunjukkan bahwa semakin banyak perusahaan yang sukses menyelaraskan
teknologi informasi dengan tujuan bisnis dan menguntungkan serta hanya seperempat
perusahaan dapat mencapai keselarasan teknologi informasi dan tujuan bisnis.
Sebagian perusahaan yang gagal dalam menerapkan teknologi informasi untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dan kepentingan pemegang saham menanggung banyak
kerugian. Tetapi perusahaan yang menerapkan teknologi informasi dengan benar mampu
mengeksplorasi cara kerjanya dan mengukur pengaruhnya terhadap keuntungan bisnisnya.
c. Melakukan Analisis Sistem Strategis
Tujuan bagi perusahaan yaitu untuk menyelaraskan teknologi informasi dan tujuan
bisnis untuk memperoleh keunggulan daya saing maka identifikasi jenis sistem yang
menguntungkan bagi perusahaan menjadi sangat penting yaitu meliputi :

1. Analisis struktur industri di lokasi tersebut

 Bagaimana daya saing industri yang ada
 Besarnya potensi pendatang baru yang masuk dalam industri
 Analisis kekuatan supplier, pelanggan dan substitusi produk atau jasa
 Menganalisis dasar kompetisi apakah kualitas, harga atau merk
 Analisis arah dan sifat perubahan di dalam industri; dan
 Analisis datangnya perubahan tersebut.

2. Menganalisis rantai nilai bisnis, perusahaan dan industri yang ada

 Mengidentifikasi bagaimana nilai pelanggan bisa tercipta melalui harga yang lebih
rendah dengan biaya transaksi dan kualitas yang lebih tinggi
 Menganalisis bagaimana proses praktik bisnis terbaik bisa berjalan di perusahaan
yang ada saat ini dan keuntungan manajemen pemasok, hubungan pelanggan serta
sistem perusahaan
 Menciptakan keselarasan teknologi informasi dengan tujuan bisnis perusahaan
 Menganalisis seberapa efektifkah teknologi informasi dalam memperbaiki proses dan
aktivitas bisnis; dan
 Menggunakan ukuran yang tepat untuk menilai proses kemajuan dalam mencapai
tujuan.

d. Mengelola Transaksi Strategis

Menerapkan sistem strategis yang ideal pada umumnya memerlukan perubahan dalam
tujuan bisnis, hubungan pelanggan dan suplier yang mengakibatkan perubahan teknis dan
sosial di perusahaan.
Perubahan yang mungkin terjadi bisa diatasi dengan kendali manajer yang efektif baik
dalam mengatur hubungannya dengan pemasok dan pelanggan maupun merancang proses
bisnis yang baru untuk mengkoordinasikan aktivitas hubungan perusahaan dengan pelanggan,
pemasok serta stakeholder lainnya agar tidak terjadi kerancuan dalam perusahaan.