PROCESOS CLAVE Y DE SOPORTE

ATTEST

2014
 Índice

1. Mapa de Procesos.
2. Procesos Clave.
2.1. Ficha de proceso.
2.2. Diagrama de flujo de proceso.
2.3. Indicadores de proceso.
3. Procesos de Soporte.
3.1. Ficha de proceso.
3.2. Diagrama de flujo de proceso.
3.3. Indicadores de proceso.
1. MAPA DE PROCESOS
 2. PROCESOS CLAVE
A continuación, se describe una relación de los Procesos Clave definidos para la
Biblioteca de la Universidad de Alcalá:
PC.01 Usuarios.
PC.02 Selección, Adquisición y Obtención de Documentos.
PC.03 Acceso a Espacios y Equipos.
PC.04 Gestión de Recursos de Información.
PC.05 Formación de Usuarios.

PC.06 Acceso y uso de la Información.

PC.08 Apoyo a la investigación

En las siguientes páginas se definen los elementos básicos de los procesos descritos:
 Ficha de Proceso.
 Diagrama de Flujo de Proceso.
 Indicador/es de Proceso.
Nombre del Proceso Usuarios
Código del Proceso PC.01
Inputs al Proceso Proceso de Calidad (E.03)
Proceso de Satisfacción de Usuarios (PC.07)
Proceso de Alianzas (E.02)
Proceso de Acceso y Uso de la Información
(PC.06)
Colaboración con usuarios
Consejo de Gobierno
Comisión de BUAH

Subprocesos NA.
Outputs del Proceso Proceso de Calidad (E.03)
Selección, Adquisición y Obtención de
documentos (PC.02)
Proceso de instalaciones y equipos (PC.03)
Proceso de Formación de usuarios (PC.05)
Indicadores del Proceso Atención a demandas de usuarios
Adecuación de servicios a las demandas de
usuarios
Responsable de Proceso María Dolores Pedrosa
Equipo de Proceso Mª Dolores Ballesteros.
Rosa Mª Gallego.
Juan Luis Ramos.
 FICHA DE INDICADOR
PC.01-1

NOMBRE Atención a demandas de usuarios

FINALIDAD Conocer si la BUAH es capaz de satisfacer las demandas planteadas
por el usuario
RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Porcentaje de demandas satisfechas / Demandas de usuarios planteadas
PROCESO PC.01. Usuarios
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Mensual
FRECUENCIA ANÁLISIS Semestral
QUIEN LO MIDE Dirección / Subdirección / Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Buzón de Quejas y Sugerencias, Encuestas
META 90%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 85%
OBSERVACIONES

FICHA DE INDICADOR
PC.01-2

NOMBRE Adecuación de servicios a necesidades de usuarios

FINALIDAD Obtener información sobre la capacidad de mejora de los servicios de
BUAH
RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de mejoras en los servicios / Demandas de usuarios
planteadas
PROCESO PC.01. Usuarios
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Trimestral
FRECUENCIA ANÁLISIS Semestral
QUIEN LO MIDE Subdirección / Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Buzón de Quejas y Sugerencias, encuestas
META 90%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 85%
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Selección, Adquisición y Obtención de
documentos
Código del Proceso PC.02
Inputs al Proceso Proceso de Usuarios (PC.01)
Novedades recibidas de proveedores
Líneas de investigación
Guías docentes
Necesidades detectadas por BUAH
Subprocesos Selección de manuales y monografías
Selección de publicaciones periódicas
Compra de monografías en formato físico
Compra de revistas título individual
Préstamos interbibliotecario
Publicaciones periódicas y recursos
electrónicos
Recursos electrónicos: paquetes de revistas,
libros y bases de datos
Canje de revistas
Donaciones Trabajos
académicos
Contratos
Licencias
Outputs del Proceso Proceso de Administración (S.06)
Proceso de Gestión de Recursos de
Información (PC.04.)
Indicadores del Proceso Monografías en papel por usuario
Monografías electrónicas por usuario
Publicaciones periódicas por investigador
Responsable de Proceso Mª Dolores Ballesteros
Equipo de Proceso Teresa Villalobos
Clara Calvo
Mª de las Moras
 FICHA DE INDICADOR
PC.02-1

NOMBRE Monografías en papel por usuario

FINALIDAD Conocer el número de monografías en papel por usuario

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Items de monografías en papel informatizados / Usuarios propios
PROCESO PC.02. Selección, Adquisición y Obtención de documentos
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Symphony
META PENDIENTE
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO PENDIENTE
OBSERVACIONES

FICHA DE INDICADOR
PC.02-2

NOMBRE Monografías electrónicas por usuario

FINALIDAD Conocer el número de monografía electrónicas por usuario

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Monografías electrónicas de pago / Usuarios propios

PROCESO PC.02. Selección, Adquisición y Obtención de documentos

REALCIONADO
FRECUENCIA Anual
MEDICIÓN
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Symphony
META PENDIENTE
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO PENDIENTE
OBSERVACIONES
 FICHA DE INDICADOR
PC.02-3

NOMBRE Publicaciones periódicas por investigador

FINALIDAD Conocer el número de títulos de publicaciones periódicas en papel y
electrónicas por investigador

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Títulos de publicaciones periódicas en papel+Publicaciones periódicas de
pago / Estudiantes de posgrado+Docentes
PROCESO PC.02. Selección, Adquisición y Obtención de documentos
REALCIONADO
FRECUENCIA Anual
MEDICIÓN
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Symphony
META PENDIENTE
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO PENDIENTE
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Acceso a espacios y equipos
Código del Proceso PC.03
Inputs al Proceso Proceso de Usuarios (PC.01)
Periodos de exámenes
Estadísticas de uso
Propuestas de alumnos
Disponibilidad de recursos económicos
Subprocesos Acceso a espacios
Acceso a equipos
Outputs del Proceso Proceso de Administración (S.06)
Proceso de Gestión de Recursos de
Información (PC.04.)
Indicadores del Proceso Uso del Autopréstamo
Uso de espacios
Uso de equipos
Responsable de Proceso Mª Carmen Fernández‐Galiano
Equipo de Proceso Maribel Domínguez (Ciencias Salud)
Mª Ángeles Arteta (Humanidades)
Luisa de Santiago (Automatización)
 FICHA DE INDICADOR
PC.03-1

NOMBRE Uso del autopréstamo

FINALIDAD Conocer si el servicio es útil para el usuario y para la gestión de BUAH
RESPONSABILIDAD Jefe de cada Biblioteca
DEFINICIÓN/FÓRMULA Transacciones a través de autopréstamo / Total de
transacciones (préstamos+renovaciones+devoluciones)
PROCESO PC.03. Acceso a espacios y equipos
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Trimestral
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE SAR, Jefe de cada Biblioteca
FUENTE DE DATOS Máquina de autopréstamo, SYMPHONY
META 85%
QUIEN LO RECIBE Subdirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 60%
OBSERVACIONES No todas las bibliotecas disponen de máquina de autopréstamo (7 de
14). Medirlo en general y con respecto a las bibliotecas que tiene
autopréstamos.

PC.03-2
FICHA DE INDICADOR

NOMBRE Uso de espacios

FINALIDAD Conocer el grado de uso de las salas de trabajo en grupo
RESPONSABILIDAD Jefe de cada Biblioteca
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de reservas de salas x 5 / Estudiantes de grado
PROCESO PC.03. Acceso a espacios y equipos
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Mensual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE SAR
FUENTE DE DATOS SYMPHONY. Servicio de Alumnos y Planes de Estudio
META 65%
QUIEN LO RECIBE Subdirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 55%
OBSERVACIONES Se mide por biblioteca
 PC.03-3
FICHA DE INDICADOR

NOMBRE Uso de equipos

FINALIDAD Conocer el grado de uso de los recursos no bibliográficos
RESPONSABILIDAD Jefe de cada Biblioteca
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de préstamos de equipos / Estudiantes de grado
PROCESO PC.03. Acceso a espacios y equipos
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Mensual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE SAR
FUENTE DE DATOS SYMPHONY. Servicio de Alumnos y Planes de Estudio
META 65%
QUIEN LO RECIBE Subdirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 55%
OBSERVACIONES Se mide por biblioteca
Nombre del Proceso Gestión de recursos de información
Código del Proceso PC.04
Inputs al Proceso Proceso de Selección, Adquisición y
Obtención de documento (PC.02)
Subprocesos Documento
físico Altas
Bajas
Incidencias
Catalogación
e_BUAH
Normalización
Gestión de publicaciones UAH
Enrichment
Evaluación de Recursos de Información
Conservación y Preservación
Digitalización
Inventario
Outputs del Proceso Selección, Adquisición y Obtención de
documentos (PC.02)
Acceso y uso de la información (PC.06)
Memorias y estadísticas (S.06)
Indicadores del Proceso Calidad de los registros del catálogo
Efectividad en la resolución de incidencias
(Normalización)
Resolución de consultas sobre el acceso a
recursos electrónicos (SAR)
Documentos depositados en e_BUAH
Colección física inventariada
Propietario del Proceso Leonor Saldaña
Equipo de Proceso Ainara Cisneros
Mª Dolores Ballesteros
Alberto Guillén
 FICHA DE INDICADOR
PC.04-1

NOMBRE Calidad de los registros del catálogo

FINALIDAD Conocer el porcentaje de títulos catalogados de forma completa y pre-
catalogados
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de títulos catalogados de forma completa / Número de títulos
creados con ejemplar
PROCESO PC.04. Gestión de recursos de información
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Symphony
META 75%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 70%
OBSERVACIONES Solo se miden registros con ejemplar ingresado. No se miden los
registros de títulos no recibidos (pedidos)

FICHA DE INDICADOR
PC.04-2

NOMBRE Efectividad en la resolución de incidencias (Normalización)

FINALIDAD Proporcionar soporte adecuado al personal bibliotecario encargado del
proceso técnico
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de incidencias resueltas por Normalización / Número total de
incidencias recibidas en Normalización
PROCESO PC.04. Gestión de recursos de información
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Mensual
FRECUENCIA ANÁLISIS Semestral
QUIEN LO MIDE Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Formulario SNOR
META 100% incidencias resueltas
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 85% resueltas
OBSERVACIONES
 FICHA DE INDICADOR
PC.04-3

NOMBRE Resolución de consultas sobre problemas de acceso a recursos

electrónicos (SAR)
FINALIDAD Proporcionar el soporte adecuado a los problemas de acceso a recursos
electrónicos
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Nº de consultas resueltas por el SAR / Número total de consultas
recibidas en el SAR
PROCESO PC.04. Gestión de recursos de información
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Automatización y Redes
FUENTE DE DATOS Formulario SAR
META 100% consultas resueltas
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 90% consultas resueltas
OBSERVACIONES

FICHA DE INDICADOR
PC.04-4

NOMBRE Documentos depositados en e_Buah

FINALIDAD Conocer el volumen de documentos accesibles en e_Buah
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de documentos depositados en el repositorio e_Buah en el año /
Número de documentos incluidos en el Portal del Investigador

COMPROMIS Garantizar el depósito de documentos en el repositorio institucional e_Buah y

O difundir su uso

PROCESO PC.04. Gestión de recursos de información

RELACIONAD
O
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Sección de Automatización y Redes
FUENTE DE DATOS Estadísticas repositorio e_Buah
META 500 documentos/año
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 400 documentos/año
OBSERVACIONES Vinculado a la Carta de Servicios CS.10
 FICHA DE INDICADOR
PC.04-5

NOMBRE Colección física inventariada

FINALIDAD Conocer el grado de mantenimiento de la colección (volúmenes)
RESPONSABILIDAD Subdirección

DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de items inventariados / Número total de items de la colección

PROCESO PC.04. Gestión de recursos de información
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Bibliotecas y Sección de Normalización
FUENTE DE DATOS Informes de Symphony e items de la colección.
META 25% de la colección
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 20% de la colección
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Formación de usuarios
Código del Proceso PC.05
Inputs al Proceso Usuarios (PC.01)
Plan de Formación (Autoformación)
Subprocesos Formación presencial
Autoformación
Outputs del Proceso Proceso de Acceso a Espacios y Equipos
(PC.03)
Proceso de Memorias y Estadísticas (S.06)
Indicadores del Proceso Cursos de formación básica impartidos
Asistencia a cursos de formación básica a
estudiantes de Grado
Autoformación

Responsable de Proceso Maribel Domínguez

Equipo de Proceso Nieves de Dios
Dolores Pedrosa
Patricia Labat
 FICHA DE INDICADOR
PC.05-1

NOMBRE Cursos de formación básica impartidos

FINALIDAD Conocer los cursos ofertados a las titulaciones de Grado
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Cursos de formación básica ofertados a los estudiantes de primer curso
de Grado / Titulaciones de Grado

PROCESO PC.05. Formación de usuarios

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Formación de usuarios anual (Excel)
META 100%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 90%
OBSERVACIONES Vinculado a la Carta de Servicios CS.09-1
Aplicable también a Carta de Servicios CS.09-2

FICHA DE INDICADOR
PC.05-2

NOMBRE Asistencia a cursos de formación básica a estudiantes de Grado

FINALIDAD Conocer el grado de asistencia a los cursos ofertados
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de asistentes a los cursos de formación básica a estudiantes de
Grado / Número de destinatarios de cursos de formación básica entre
estudiantes de Grado
PROCESO PC.05. Formación de usuarios
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Formación de usuarios anual (Excel). Usuarios potenciales (UAH)

META 10%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 7%
OBSERVACIONES
 FICHA DE INDICADOR
PC.05-3

NOMBRE Autoformación
FINALIDAD Conocer el grado de uso de los materiales de autoformación
(videotutoriales)

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de reproducciones de material de autoformación

PROCESO PC.05. Formación de usuarios

RELACIONADO

FRECUENCIA MEDICIÓN Anual

FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Responsable RRSS
FUENTE DE DATOS Google Analytics, You Tube Insight
META 25% aumento respecto al año anterior
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positivo
UMBRAL CRÍTICO 20% aumento respecto al año anterior
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Acceso y uso de la información
Código del Proceso PC.06
Inputs al Proceso Proceso de Gestión de Recursos de
Información (PC.04)
Proceso de Formación de usuarios (PC.05)
Proceso de Comunicación (S.01) –Blog
SinDudas‐
Subprocesos Acceso director para uso en sala
Acceso a documento electrónico
Acceso a documentos de préstamo
interbibliotecario
Suministro de documentos a otras
instituciones
Préstamos
Acceso a la información
Outputs del Proceso Proceso de Memorias y Estadísticas (S.06)
Proceso de Administración (S.06)
Proceso de Gestión de recursos de
información (PC.04)
Proceso de aplicaciones informáticas y redes
(S.03)
Proceso de Formación a usuarios (PC.05)
Indicadores del Proceso Rapidez en el envío en formato electrónico de
artículos pedidos al SAD
Préstamos por usuario
Uso de los recursos electrónicos de pago
Uso de los recursos electrónicos propios en
acceso abierto
Responsable del Proceso Rosa Mª Gallego
Equipo de Proceso Nieves de Dios
Mª Dolores Pedrosa
Patricia Labat
 FICHA DE INDICADOR
PC.06-1

NOMBRE Rapidez en el envío en formato electrónico de artículos pedidos al Servicio

de Acceso al Documento
FINALIDAD Asegurar que el usuario reciba en formato electrónico el artículo en el
menor plazo posible (6 días hábiles)
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de documentos en formato electrónico enviados por el
Servicio de Acceso al Documento en un plazo de 6 días hábiles /
Número total de documentos en formato electrónico enviados por el
Servicio de Acceso al Documento. GTBib-SOD.

PROCESO PC.06. Acceso y uso de la información

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Trimestral
FRECUENCIA ANÁLISIS Semestral
QUIEN LO MIDE Servicio de Acceso al Documento
FUENTE DE DATOS GTBib-SOD
META 95% de artículos enviados en 6 días hábiles
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 90% de artículos enviados en 6 días hábiles
OBSERVACIONES Vinculado a la Carta de Servicios CS.07

FICHA DE INDICADOR
PC.06-2

NOMBRE Préstamos por usuario

FINALIDAD Conocer el uso de la colección impresa prestable

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Préstamos domiciliarios / Estudiantes de grado

PROCESO PC.06. Acceso y uso de la información

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS SYMPHONY. Servicio de Alumnos y Planes de Estudio
META 5
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positivo
UMBRAL CRÍTICO 25%
OBSERVACIONES Préstamos + renovaciones
 FICHA DE INDICADOR
PC.06-3

NOMBRE Uso de los recursos electrónicos de pago

FINALIDAD Conocer el uso de la colección electrónica suscrita por la Biblioteca

RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Documentos electrónicos de pago descargados por el usuario /
Usuarios propios (Estudiantes+Docentes+Personal de
Administración y Servicios)

PROCESO PC.06. Acceso y uso de la información

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Discovery y proveedores. Servicio de Alumnos y Planes de Estudio
META 50% de documentos descargados
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positivo
UMBRAL CRÍTICO 40% de documentos prestados
OBSERVACIONES

FICHA DE INDICADOR
PC.06-4

NOMBRE Uso de recursos electrónicos propios en acceso abierto

FINALIDAD Conocer el uso de los documentos depositados en el repositorio
institucional e-Buah
RESPONSABILIDAD Subdirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de documentos descargados en recursos electrónicos propios /
Investigador (Estudiantes de Posgrado+Estudiantes de Títulos
Propios+Docentes)

PROCESO PC.06. Acceso y uso de la información

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Repositorio e-Buah. Servicio de Alumnos y Planes de Estudio
META 50% de documentos descargados
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positivo
UMBRAL CRÍTICO 40% de documentos prestados
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Apoyo a la investigación
Código del Proceso PC.08
Inputs al Proceso No aplica

Subprocesos Proceso abierto

Publicación científica
Evaluación y acreditación

Outputs del Proceso No aplica

Indicadores del Proceso PE.3.1.2 Índice de satisfacción con respecto al

soporte a su actividad segmentado para PDI

Responsable del Proceso Dolores Ballesteros

Equipo de Proceso M. Carmen
Fernández-Galiano
Dolores Ballesteros
PC.08 Apoyo a la investigación
Acceso abierto

Recibir el documento y el
Publicar en e_BUAH
permiso de publicación en
el documento
abierto

Analizar la
INICIO información
¿OK? SI FIN
archivada en
e_BUAH
NO

Completar y
Comunicar al URI estática al
corregir la

BUAH
investigador documento
información

Validar la
Archivo del normalización de los
Alimentar
documento a Comprobar y revisar metadatos y la
¿OK? SI Publicar en BUAH (automáticamente)
publicar la información documentación a
en Universitas XXI
publicar en abierto
(e_BUAH)
NO

Aclarar las dudas

Contactar con el FIN
-BUAH/
investigador
Investigador-
Guía de autoarchivo

SI
Autoarchivar en e_BUAH
el documento resultado
de la investigación

Documento PDF
resultado de la
investigación

Investigador
Introducir los datos
¿Lo decide publicar
de la investigación NO FIN
en abierto(e_BUAH)?
en Universitas XXI
PC.08 Apoyo a la investigación
Publicación científica

Recibir una solicitud Proporcionar la

Analizar las
de ayuda a la información más
INICIO necesidades del FIN
publicación adecuada al
investigador
científica investigador

BUAH
Información web
Apoyo investigación
PC.08 Apoyo a la investigación
Evaluación y acreditación

Certificado de
formación

Recibir solicitud de
Planificar y llevar a
necesidades de
cabo la formación
formación

Material de
formación
Analizar las
INICIO convocatorias y FIN
normativa vigentes

BUAH
Recibir solicitud de
Dar respuesta a la
necesidades de
solicitud recibida
información
 FICHA DE INDICADOR
PC.08-1

NOMBRE PE.3.1.2 Índice de satisfacción con respecto al soporte a su actividad

segmentado para PDI
FINALIDAD Conocer el grado de satisfacción de los usuarios con respecto al apoyo al
aprendizaje, la docencia y la investigación segmentado para PDI

RESPONSABILIDAD María del Carmen Fernandez-Galiano

DEFINICIÓN/FÓRMULA Encuesta de satisfacción de usuarios SECABA, pregunta SG1

PROCESO PC.08. Apoyo a la investigación

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Bienal
FRECUENCIA ANÁLISIS Bienal
QUIEN LO MIDE María Dolores Ballesteros
FUENTE DE DATOS Encuesta de satisfacción usuarios
META 8,50
QUIEN LO RECIBE María del Carmen Fernández Galiano
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO -50%
OBSERVACIONES
 3. PROCESOS DE SOPORTE
A continuación se describe una relación de los Procesos Clave definidos para la
Biblioteca de la Universidad de Alcalá:
PS.01 Comunicación y difusión.
PS.02 Instalaciones y equipamiento.
PS.03 Aplicaciones informáticas y redes.
PS.04 Recursos Humanos.
PS.05 Recursos Económicos.
PS.06 Administración, memorias y estadísticas.

En las siguientes páginas se definen los elementos básicos de los procesos descritos:
 Ficha de Proceso.
 Diagrama de Flujo de Proceso.
 Indicador/es de Proceso.
Nombre del Proceso Comunicación y difusión
Código del Proceso PS.01
Inputs al Proceso Encuesta de satisfacción al personal de la
Biblioteca
Plan Estratégico
Encuesta de expectativas/satisfacción de
usuarios

Subprocesos Definición del Plan de Comunicación

Implantación del Plan de Comunicación
Outputs del Proceso Plan de Comunicación
Indicadores del Proceso Satisfacción del usuario con la comunicación
de BUAH

Responsable del Proceso Mº del Carmen Fernández‐Galiano

Equipo de Proceso Carmen Gallo
Jefes de Biblioteca
S.01. Comunicación y difusión. Definición del Plan de Comunicación

Definir el equipo
Inicio
de trabajo

Dirección
Plan de
Comunicación

Encuesta de Plan Estratégico

satisfacción al Encuesta de
Analizar los
personal de Definir el Plan de expectativas/
resultados del plan
biblioteca Comunicación satisfacción de usuarios
implantado
Presupuesto
Benchmarking

Equipo de Trabajo
Comunicación
interna y
externa

Formación al
Fin
personal

Trabajo
Coordinador del Equipo de
 PS.01-1
FICHA DE INDICADOR

NOMBRE Satisfacción del usuario con la comunicación de la Biblioteca

FINALIDAD Conocer si los usuarios están satisfechos con los canales de
comunicación de la Biblioteca
RESPONSABILIDAD Dirección

DEFINICIÓN/FÓRMULA Encuesta de satisfacción de usuarios S09. Valoración de 1 a 9

PROCESO PS.01. Comunicación y Difusión

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Bienal
FRECUENCIA ANÁLISIS Bienal
QUIEN LO MIDE Dirección
FUENTE DE DATOS Encuesta de satisfacción de usuarios
META 8 Escala 1/9
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 6,5 escala 1/9
OBSERVACIONES Se comenzará a medir el histórico a partir de 2015 en la pregunta S09
de la encuesta de satisfacción de usuarios.
Vinculado a la Carta de Servicios CS.08
Nombre del Proceso Instalaciones y equipamiento
Código del Proceso PS.02
Inputs al Proceso Solicitud de mantenimiento
Solicitud de equipamiento
Subprocesos Instalaciones
Equipamiento
Outputs del Proceso Necesidad resuelta
Indicadores del Proceso Número de incidencias relacionadas con
la apertura de espacios y equipamiento
en horario habitual
Responsable del Proceso Mª del Carmen Fernández‐Galiano
Equipo de Proceso Carmen Gallo
S.02.01. Instalaciones y equipamiento. Instalaciones

Informar a Informar a la
Dirección Dirección

OGIM
Informar a las Informar a las
NO
bibliotecas bibliotecas

NO SÍ
Definir plazos y forma
Transmitir las de ejecución de la
Analizar y priorizar necesidades a la OGIM necesidad con el
Se decide pasar a ¿Se ejecuta la
las necesidades (Oficina de Gestión de arquitecto
la OGIM? necesidad?
de cada biblioteca Infraestructuras y

Dirección
Mantenimiento)

Seguimiento de la
ejecución

Enviar a Dirección
las necesidades
Inicio Obras
desde cada
biblioteca

NO

Mantenimiento correctivo Detectar deficiencias/

Analizar que la
y mejoras mejoras y
corrección/mejora ¿OK? SÍ FIN

Jefes de Biblioteca
comunicarlo al
ha sido adecuada
Servicio responsable

Ejecutar la acción
correctiva/mejora

Servicio
Responsable
S.02.02. Instalaciones y equipamiento. Equipamiento

OGIM
Dirección
NO

Empresa (Biblioteca es
Detectar necesidad y Analizar que la
quien lo gestiona Ejecutar la acción
Inicio comunicarlo al Servicio o ¿Responsable? corrección/mejora ¿OK?
con la empresa directamente) correctiva/mejora
empresa responsable ha sido adecuada

Jefes de
Biblioteca
SÍ

Fin

Ejecutar la acción

Servicio
correctiva/mejora

Responsable
 FICHA DE INDICADOR
PS.02-1

NOMBRE Número de incidencias relacionadas con la apertura de espacios y

equipamiento en horario habitual

FINALIDAD Conocer las quejas y sugerencias de los usuarios en relación con las
instalaciones y equipos en horarios de apertura
RESPONSABILIDAD Subdirección, Jefe de Biblioteca
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de quejas y sugerencias recibidas a través del Buzón de Quejas y
Sugerencias de la UAH
PROCESO PS.02. Instalaciones y equipamiento
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Diario
FRECUENCIA ANÁLISIS Mensual
QUIEN LO MIDE Jefes de Biblioteca
FUENTE DE DATOS Buzón de Quejas y Sugerencias
META 100%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 95%
OBSERVACIONES Vinculado a Carta de Servicios CS.05
Nombre del Proceso Aplicaciones informáticas y redes
Código del Proceso PS.03
Inputs al Proceso Necesidad de una nueva aplicación
Incidencia en el uso de una aplicación
Nuevo contenido
Actualización de una aplicación
Subprocesos Evaluación para la elección de una aplicación
Implantación de la aplicación
Incidencias
Gestión de contenidos
Actualización de aplicaciones
Outputs del Proceso Nueva aplicación implantada
Incidencias en uso
Nuevo contenido
Aplicación actualizada
Indicadores del Proceso Incidencias durante la implementación
Incidencias en uso

Responsable del Proceso Ainara Cisneros

Equipo de Proceso Mª del Carmen Fernández‐Galiano
Luisa de Santiago
Carmen Gallo
S.03.01. Automatización y redes. Evaluación para la elección de la aplicación

SÍ

Confirmar con Sº
Compra/ Adoptar una Informáticos de la UAH la
NO ¿Compatible?
Suscripción solución compatibilidad con
sistemas de UAH

SÍ

Implantación
¿Interés/
de la NO
presupuesto?
aplicación

Automatización
Contactar con
Requerimientos
proveedores de la
aplicación
Recibir
Iniciativa BUAH Inicio
presupuesto
NO

Iniciativa proveedor

Hacer un análisis de Mantener reuniones con

Detectar necesidad ¿Existe interés/hay Recibir una “demo”
la solución adoptada proveedores para SÍ
en área de BUAH presupuesto? del producto
en otra bibliotecas conocer novedades

Información
relativa a la
aplicación

Área implicada
S.03.02. Automatización y redes. Implantación de la aplicación

NO

Llevar a cabo la Llevar a cabo la Llevar a cabo la

Externa implementación configuración de personalización de
de la herramienta la aplicación la aplicación

Implementación
Inicio
interna/externa

Llevar a cabo la
Interna implementación Fin
de la herramienta

Automatización
Funciona?
SÍ

Pruebas de Puesta en marcha y

Informar y formar
validación de la difusión a los
al personal
aplicación usuarios

Área implicada
S.03.03. Automatización y redes. Incidencias

NO

Inicio
Gestión de solicituides
(incidencias) / Gestión Enviar la incidencia Recibir solución
Dar seguimiento a
web (temas relacionados a Proveedor o de proveedor o ¿Se ha
la resolución de la
con la web) Sistemas de Sistemas de solucionado?
incidencia
Información Información

NO

¿Lo puede
Recibir la Analizar la
resolver SÍ
incidencia incidencia
Autom?
SÍ

NO

Automatización
Comunicar a los
interesados la
resolución de la
incidencia

Fin
Detectar la
incidencia

BUAH
S.03.04. Automatización y redes. Gestión de contenidos

Inicio

Incidencias

Automatización
NO

Hacer revisión de
Exportar los datos
la exportación
OK? SÍ a REBIUN y OK?
junto a
SUMMON
NO Normalización

SÍ

Fin

Cargar los datos

al catálogo

Validar los datos

cargados

Normalización Personal
S.03.05. Automatización y redes. Actualización de aplicaciones

Inicio Actualización
Calendario
de aplicaciones incidencias

Recibir información de
Establecer un calendario Realizar la
nueva versión por
de actualización actualización SÍ
parte de proveedor

Comunicar
Desarrollo de novedades a las Planificación Comunicar
nuevas utilidades áreas implicadas interna de novedades a ¿Incidencias?
Automatización personal y usuarios

Automatización
Manuales / NO
Release note

Fin

Analizar la Analizar y testar las

necesidad de utilizar SÍ novedades de la
un nuevo módulo nueva versión

Se decide
implantar?

Grupos de
trabajo

Área implicada
NO
FICHA DE INDICADOR
UA
PS.03-1
d m
NOMBRE Incidencias durante la implementación
FINALIDAD Conocer el nivel de éxito del proceso de implementación

RESPONSABILIDAD Automatización y Redes

DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de incidencias de implementación resueltas / Número
de incidencias de implementación detectadas
PROCESO PS.03. Aplicaciones Informáticas y Redes
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Automatización y Redes
FUENTE DE DATOS Plataforma de incidencias de soporte del proveedor
META 90%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 85%
OBSERVACIONES Se analizará el impacto del servicio del proveedor en el resultado del
indicador

PS.03-2
FICHA DE INDICADOR

NOMBRE Incidencias en uso

FINALIDAD Conocer el nivel de éxito de una nueva aplicación implementada y
puesta en uso
RESPONSABILIDAD Automatización y Redes
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de incidencias en uso resueltas / Número de incidencias en uso
detectadas
PROCESO PS.03. Aplicaciones Informáticas y Redes
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Automatización y Redes
FUENTE DE DATOS Plataforma de incidencias de soporte del proveedor
META 90%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 85%
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Recursos Humanos
Código del Proceso PS.04
Inputs al Proceso Necesidad de personal
Necesidad de formación
Plan de Formación de Gerencia
Información de celebración de eventos
Subprocesos Selección y contratación
Formación interna
Asistencia a eventos externos
Outputs del Proceso Personal contratado
Evaluación de la formación
Asistencia a eventos
Indicadores del Proceso Absentismo reglado del personal
Estabilidad de la plantilla
Eventos (internos y externos) a los que asiste
el personal
Asistentes a eventos (internos y
externos)

Responsable del Proceso Mª del Carmen Fernández‐Galiano

Equipo de Proceso Carmen Gallo
S.04.01. Recursos Humanos. Selección y Contratación.

Detección de
Inicio necesidades de
personal

Comunicar
necesidad a
Dirección

Jefes de Biblioteca
Resolver la
necesidad

NO

¿Necesario
Valorar la
Se acepta la intervención
necesidad SÍ
necesidad? Vicegerencia de
(negociación)
RRHH? Fin

NO

SÍ
Comunicar a la Jefes de

Dirección
Biblioteca interesados
para que lo resuelva Negociar una
internamente Enviar e-mail a
E-mail Comunicar la solución con el
Vicegerencia de
resolución al JdB Jefe de Biblioteca
RRHH
interesado

Fin

SÍ

Comunicar la
Resolver la ¿Se resuelve
NO decisión a
necesidad positivamente?
Dirección

Vicegerencia de RRHH
S.04.02 Recursos Humanos. Formación Interna. Plan de Formación de Gerencia

SÍ

Solicitar cursos para el año

Plan Formación Acudir a la
correspondiente dentro del
Gerencia formación Fin
Plan de Formación de la
-Interesado-

Personal
Gerencia

NO
Se mantiene
interés para la
próxima
Analizar las convovcatoria?
Inicio
solicitudes
NO

Comunicar
¿Se
SÍ incidencia a
autoriza?
Gerencia

Dirección
NO Comunicar a la
Gerencia Recibir
¿Hay incidencias
comunicación de
Comunicar de (fechas, bajas, SÍ
incidencia desde
Fin forma justificada a etc.?
JdB
la Gerencia

Convocar el curso

Vicegerencia de RRHH
S.04.02. Recursos Humanos. Formación interna

Llevar a cabo la
1
formación

Personal
Planificar la
formación

Planificar la Comunicar al
Reciclaje/Nuevas Asistencia a Llevar a cabo la
Inicio Jornada personal de la
utilidades eventos internos Jornada
Informativa Anual biblioteca

Dirección
Información sobre
los proyectos
Fin actuales o futuros de
la biblioteca (Plan
Estratégico, EFQM,
NO
Puesta en marcha
del CRAI, etc.)
¿Necesidad de
Detectar necesidad de
SÍ repetir la Formación inicial
formación
formación?

Evaluar la
1 formación durante
el día a día

Llevar a cabo la
Plan de Acogida
formación de Fin

Jefes de Biblioteca
acogida
FICHA DE INDICADOR
PS.04-1

NOMBRE Absentismo reglado del personal

FINALIDAD Conocer el grado de absentismo reglado anual

RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Nº de horas de absentismo reglado/nº de horas que debe hacer al año

PROCESO PS.04. Recursos Humanos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Semestral
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Dirección
FUENTE DE DATOS Control horario
META 25%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 30%
OBSERVACIONES Para el personal en su conjunto, no de forma individual

FICHA DE INDICADOR
PS.04-2

NOMBRE Estabilidad de la plantilla

FINALIDAD Conocer el porcentaje de personal fijo

RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de personal fijo / Plantilla Total (jornada completa)

PROCESO PS.04. Recursos Humanos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Cada dos años
QUIEN LO MIDE Dirección
FUENTE DE DATOS REBIUN. UNIVERSITAS XXI-HOMINIS
META 85%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 70%
OBSERVACIONES
 FICHA DE INDICADOR
PS.04-3

NOMBRE Eventos (internos y externos) a los que asiste el personal

FINALIDAD Conocer el grado de participación del personal en eventos relacionados
con su reciclaje, formación continua y promoción. Comparados con
periodos anteriores

RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de eventos a los que asiste el personal. Plan de formación de
Gerencia. Eventos Madroño, Rebiun, UAH, otras instituciones
PROCESO PS.04. Recursos Humanos
RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Dirección
FUENTE DE DATOS Plan de Formación de Gerencia / BBDD de formación
META 5% eventos más respecto al año anterior
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 4% eventos más respecto al año anterior
OBSERVACIONES Comparados con periodos anteriores

FICHA DE INDICADOR
PS.04-4

NOMBRE Asistentes a eventos (internos y externos)

FINALIDAD Conocer el porcentaje de asistencia a eventos del personal de
la Biblioteca
RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de asistentes a eventos / Plantilla Total (jornada completa)

PROCESO PS.04. Recursos Humanos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Dirección
FUENTE DE DATOS Plan de Formación de Gerencia / BBDD de formación
META 75%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 70%
OBSERVACIONES
Nombre del Proceso Recursos Económicos
Código del Proceso PS.05
Inputs al Proceso Plan Estratégico BUAH/UAH
Informe de GtBib‐SOD
Memoria justificativa
Circular para instrucciones de cierre de
presupuesto
Subprocesos Definición del presupuesto
Tramitación de facturas a pagar
Tramitación de facturas a cobrar
Modificaciones presupuestarias
Cierre del presupuesto
Outputs del Proceso Presupuesto
Presupuesto ejecutado por fechas
Informe final de presupuesto
Indicadores del Proceso Gasto en adquisiciones por usuario
Errores de facturación
Cierre de presupuesto

Responsable del Proceso Dolores Ballesteros

Equipo de Proceso Antonio Gª San Martín
Leonor Serna López
S.05.01. Recursos Económicos. Definición del presupuesto

Reasignar los
cambios Alimentar el sistema
Hacer una Fin Universitas XXI contable
Inicio previsión de Económicos (agrupaciones,
ingresos contabilidad analítica)
SÍ

Recibir información
Asignar a cada Asignar un gasto a ¿Ha habido modificación en Alimentar el sistema
de apertura del
proveedor una previsión los proyectos conceptos presupuestarios de gestión de BUAH
presupuesto en el
de variación de precios previstos respecto al año anterior? (Symphony)
sistema

Definir le resumen
Plan Estratégico Definir borrador de
de la memoria
BUAH/UAH NO presupuesto (basado en Hacer la distribución
anual de
periodos anteriores) por titulaciones para
actividades
libros y manuales

Gestión de la Colección
Solicitar y recibir
los datos de
matriculación

Recibir el
presupuesto
Borrador de aprobado
presupuesto

Presentar a VG de
Asuntos económicos
y Vicerector

Dirección
S.05.02.01. Recursos Económicos. Ejecución del presupuesto. Tramitación de facturas a pagar

Tramitar las Presupuesto

Presupuesto facturas en el ejecutado
ejecutado por sistema contable por fechas
fechas -GC-

SÍ
Alimentar los
Fin
pagos a realizar
Definir el
Comprobar que ¿Son
Inicio Presupuesto
son correctas correctas?
Ejecutado por Fechas

¿Son libros y
manuales? SÍ
NO

Alimentar las
Facturas Informar al
Recibir la facturas facturas en
proveedor
Symphony

NO

Gestión de la Colección
Hacer seguimiento
de los pagos de
las facturas

Enviar a Gestión
Financiera (UAH)

Firmar las facturas

y documentos
contables

Dirección
S.05.02.02. Recursos Económicos. Ejecución del presupuesto. Tramitación de facturas a cobrar

Informe de GtBib-
SOD

Recibir mensualmente
de SAD informes de
Inicio Fin
peticiones realizadas a
BUAH

Presupuesto
Factura ejecutado por
fechas

NO Reclamar

Revisar
Enviar al centro ¿Se ha
mensualmente los
Generar factura que hizo la ejecutado el
ingresos y reflejarlo en
petición abono?
presupuesto

Gestión de la Colección
Adjudicar el
Universitas XXI
SÍ ingreso al
Económicos
concepto elegido

Modificación
presupuestaria

Dirección
S.05.02.03. Recursos Económicos. Ejecución del presupuesto. Modificaciones presupuestarias

Memoria
justificativa

Solicitar a Gestión Ajustar

Inicio De concepto a concepto Financiera la ¿Se acepta? NO presupuesto Fin
modificación -GC-

SÍ SÍ

Monitorizar que se
Aplicar la
actualiza el ¿Se ha
modificación al
presupuesto en el actualizado?
presupuesto
sistema

Gestión de la Colección
NO
Universitas XXI
Económicos

Reclamarlo a
Gestión
Financiera

Dirección
S.05.03. Recursos Económicos. Cierre del presupuesto

Fecha de cierre, fecha

límite de
Comparar el
modificaciones
presupuesto
presupuestarias, fecha
ejecutado por
para envío de
fechas con
documentos contables
Universitas XXI
a GF y la fechaa para
la entrada de facturas

Recibir de Gestión Llevar a cabo el control Ajustar la facturas

Financiera circular de facturas pendientes pendientes al
Inicio Emitir informe final Fin
con la normativa y de libros y manuales presupuesto
fecha de cierre superiores a 1.000€ disponible

Gestión de la Colección
Circular para
instrucciones de
cierre de
presupuesto

Dirección
FICHA DE INDICADOR
PS.05-1

NOMBRE Gasto en adquisiciones por usuario

FINALIDAD Conocer el gasto (€) por usuario (usuarios propios) en recursos de
información (monografías en papel, monografías audiovisuales, pp. en
papel, material no librario y recursos electrónicos)

RESPONSABILIDAD Dirección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Gasto en recursos de información (€) / Usuarios propios

PROCESO PS.05. Recursos económicos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Gestión de la Colección
FUENTE DE DATOS Universitas XXI, Universitas XXI-Hominis, Servicio de Alumnos y Planes
de Estudio

META 0%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 1%
OBSERVACIONES En base al histórico se particularizará a nivel de concepto

FICHA DE INDICADOR
PS.05-2

NOMBRE Errores de facturación

FINALIDAD Conocer el porcentaje de facturas que no se ejecutan o contienen errores

RESPONSABILIDAD Jefa Biblioteca Sección Gestión de la Colección

DEFINICIÓN/FÓRMULA Número total de facturas erróneas / Número total de facturas

PROCESO PS.05. Recursos económicos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Gestión de la Colección
FUENTE DE DATOS Universitas XXI
META 0%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativo
UMBRAL CRÍTICO 0,15%
OBSERVACIONES
 FICHA DE INDICADOR
PS.05-3

NOMBRE Cierre de presupuesto

FINALIDAD Conocer la situación de déficit o superávit al cierre anual de
presupuesto para hacer los ajustes necesarios
RESPONSABILIDAD Sección Gestión de la Colección
DEFINICIÓN/FÓRMULA Total de presupuesto ejecutado / Presupuesto aprobado

PROCESO PS.05. Recursos económicos

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Anual
FRECUENCIA ANÁLISIS Anual
QUIEN LO MIDE Gestión de la Colección
FUENTE DE DATOS Universitas XXI
META 100%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativo
UMBRAL CRÍTICO 99,5%
OBSERVACIONES Al final del año natural
Nombre del Proceso Administración, memorias y estadísticas

Código del Proceso PS.06

Inputs al Proceso PC.02. Selección, Adquisición y Obtención de
documentos
PC.03. Acceso a espacios y equipos
PC.04. Gestión de Recursos de Información
PC.05. Formación de usuarios
PC.06. Acceso y uso de la información
Subprocesos Licencias
Contratos
Donaciones
Canje
Administración
Facturación
Facturación especial
Facturación en moneda extranjera y pago
anticipado
Ingresos
Memorias y estadísticas
Outputs del Proceso Archivos
Bases de Datos
Facturas
Memorias
Estadísticas
Indicadores del Proceso Documentos asentados en Universitas XXI
Datos de actividad

Responsable del Proceso Mº del Carmen Fernández‐Galiano

Equipo de Proceso Antonio Gª San Martín
Leonor Serna López
Dolores Ballesteros
Carmen Gallo
S.06.01. Administración. Licencias

Archivar en el archivo Introducir los datos de la

Digitalizar la
Inicio manual la licencia licencia en la BBDD de Fin
licencia
original recursos electrónicos

BBDD
Intranet Recursos
electrónicos

Gestión de la Colección
S.06.02. Administración. Contratos

Analizar si el Archivar junto a la

Emitir informe
Inicio suministro se ha hecho OK? SÍ documentación del Fin
favorable
correctamente contrato

NO

Gestión de la Colección
Emitir informe
desfavorable y enviar al
Sº de Contratación
S.06.03. Administración. Donaciones

Donación Sº
Publicaciones

Introducir en Donación
Sº Publicaciones
(Excel)

Albarán SÍ

Gestión de la Colección
Se trata de donación de Sº
Recibir y firmar el
Inicio Archivar el albarán de publicaciones de las NO Fin
albarán
universidades?
S.06.04. Administración. Canje

Introducir los datos en

Inicio Fin
la BBDD de canje

BBDD canje
(Intranet)

Gestión de la Colección
S.06.05.01. Administración.

Recursos
electrónicos y
publicaciones
periódicas

Préstamo
interbibliotecario

Archivar la
Compra de
Inicio documentación generada Fin
monografías
(albaranes, facturas, etc.)

Prescripciones
técnicas, seguro,
Digitalización
etc.

Gestión de la Colección
Acceso a
documentos de
préstamos
interbibliotecario
S.06.05.02. Administración. Facturación

Justificante de
Hacer el justificante
gasto
de gasto

Material no inventariable
Preparar el documento
Documento
Pedir a la Admon. contable, Firma
Hacer el contable (ADO)
Recibir las facturas Material Gerencia (Dirección) y enviarlo a
No Contrato justificante de Sº de Gestión Financiera
de proveedor inventariable correspondiente que
gasto
inventaríe el bien

Justificante de
Recibir el parte de
gasto
alta del bien
Inicio
Archivar la
documentación
Prescripciones generada
técnicas del Documento Documento
Parte de alta
contrato (modo de contable (O) contable (O)
Contrato
facturación)

Gestión de la Colección
Imputar a cada Centro Fin
Tramitar las facturas en
Hacer documento Recibir las facturas de Coste la cantidad
Universitas XXI-
contable previo de proveedor que corresponda de la
Económico
Factura

Enviar la factura y el
Documento Factura de Justificante de documento contablea Sº
Factura Factura de Gestión Financiera
contable (AD) proveedor gasto

Firmar la factura y
el documento
contable

Documento

Dirección
Factura
contable (O)
S.06.05.03. Administración. Facturación especial

1. Publicación
periódica o recurso
electrónico
2. Importe superior a
contrato menor
3. No SARA Doc. Contable Justificante de
(Ley) (ADO) gasto
4. Normativa interna

¿Necesario Hacer memoria Hacer el justificante de

Recibir las facturas
Inicio memoria SÍ justificativa de exención gasto y el documento Fin
de proveedor
justificativa? de la legislación vigente contable

NO
Memoria
justificativa
Archivar

Gestión de la Colección
documentación
Facturación generada

Enviar a Gestión
Financiera JdG, ADO,
Memoria y Factura

Firmar memoria
doc. Contable y
factura

Dirección
S.06.05.04. Administración. Facturación moneda extranjera y Pago anticipado

Hacer memoria Recibir factura pro- Pago Pago en moneda Recibir las facturas Hacer memoria
Inicio
justificativa del gasto forma/Carta de pago anticipado extranjera de proveedor justificativa del gasto

Recibir notificación de Recibir la factura Hacer el justificante de Recibir notificación de

pago de la factura e definitiva del gasto y el documento pago de la factura e

Gestión de la Colección
importe real proveedor contable importe real

Enviar a Gestión Archivar Enviar a tesorería Enviar a Gestión

Financiera (Tesorería) documentación documento contable y Financiera (Tesorería)
Memoria y Factura generada la factura Memoria y Factura

Fin
Firmar memoria y Firmar documento
Firmar memoria y
factura proforma/ contable y la
factura
Carta de pago factura

Dirección
S.06.05.05. Administración. Ingresos

Enviar documento de
Enviar al Centro Hacer un control Asignar ingresos a
Recibir informe de Confeccionar la ingreso y copia de la
Inicio Externos correspondiente informe periódico de centro de coste
SAD factura factura a Gest. Fin.
SAD y factura ingresos Biblioteca
(Ingresos)
Internos

Informe de 1
Recibir informe de documentos
Universitas XXI
SAD servidos

Archivar la Repartir ingresos en

Seguimiento de
Fin documentación función de
cobro de impagados
generada necesidades
Confeccionar
cargos interno

Gestión de la Colección
Enviar documento de Enviar a la Admon. De
ingreso y copia del cargo Centro correspondiente
interno a Gest. Fin. informe SAD y cargo
Universitas XXI (Ingresos) interno

Estudiantes

Ingresar el dinero

Alumno
en la cuenta de la
UAH

Informar a GdlC
del ingreso 1

Acceso a
realizado

Servicio de
documento
S.06.06. Memorias y estadísticas

Madroño
(Madroño vuelca
los datos en
Rebiun), intranet

Obtener los datos Ordenar los datos

Cargar los datos
necesarios para obtenidos en función Presentar y
Inicio en la aplicación Fin
elaborar las del uso que se les va explotar los datos
correspondiente
estadísticas a dar

Dirección
Universidad en cifras,
biblioteca en cifras, web,
INE, rankings, memoria,
informes soilicitados, etc.
FICHA DE INDICADOR
PS.06-1

NOMBRE Documentos asentados en Universitas XXI

FINALIDAD Comprobar que todos los documentos se han tramitado correctamente

RESPONSABILIDAD Jefa de Gestión de la Colección

DEFINICIÓN/FÓRMULA Número de documentos asentados / Número de documentos tramitados

PROCESO PS.06. Administración

RELACIONADO
FRECUENCIA MEDICIÓN Mensual
FRECUENCIA ANÁLISIS Semestral
QUIEN LO MIDE Gestión de la colección
FUENTE DE DATOS Universitas XXI
META 100%
QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Negativa
UMBRAL CRÍTICO 98%
OBSERVACIONES Aplicable a toda la tipología de facturación definida en el proceso

FICHA DE INDICADOR
PS.06-2

NOMBRE Datos de actividad

FINALIDAD Conocer y explotar los datos de las actividades de gestión y servicios de
la Biblioteca
RESPONSABILIDAD Subdirección

DEFINICIÓN/FÓRMULA Porcentaje de conceptos contabilizados en el cuestionario Rebiun /

Total de conceptos
PROCESO PS.06. Memorias y estadísticas
RELACIONADO
FRECUENCIA Anual
MEDICIÓN

FRECUENCIA Anual
ANÁLISIS
QUIEN LO MIDE Subdirección
FUENTE DE DATOS Aplicaciones informáticas, Documentos Excel

META 100% de conceptos contabilizados

QUIEN LO RECIBE Dirección
POLARIDAD Positiva
UMBRAL CRÍTICO 95% de conceptos contabiizados
OBSERVACIONES Además de los datos de Madroño/Rebiun existe otro tipo de datos
estadísticos no contemplados en este indicador. Los datos recogidos
cada año son del año natural anterior.