Anda di halaman 1dari 146

PENDOKUMENTASIAN MUTU

DI LABORATORIUM
BERBASIS TEKNOLOGI
INFORMASI MENUJU
AKREDITASI TERKINI
Oleh :
SUTEJO, S.Kom
Auditor Sistem Manajemen Mutu Yakkum

Disampaikan dalam WORKSHOP MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM MENUJU


AKREDITASI TERKINI Di Hotel GETZ Semarang, 13-14 Oktober 2017
Buku Standar
Nasional
Akreditasi
Rumah Sakit

Mulai berlaku
1 januari 2018
39 STANDAR , 162 ELEMEN PENILAIAN
1 Stand AP 1 4 13 Stand AP 5 5 30 Stand AP 6 5
2 Stand AP 1.1 5 14 Stand AP 5.1 6 31 Stand AP 6.1 6
3 Stand AP 1.2 7 15 Stand AP 5.2 4 32 Stand AP 6.2 4
4 Stand AP 1.3 5 16 Stand AP 5.3 4 33 Stand AP 6.3 4
5 Stand AP 1.4 3 17 Stand AP 5.3.1 4 34 StandAP6.3.1 3
6 Stand AP 1.4.1 3 18 Stand AP 5.3.2 4 35 Stand AP 6.4 3
7 Stand AP 1.5 3 19 Stand AP 5.4 3 36 Stand AP 6.5 9
8 Stand AP 1.6 2 20 Stand AP 5.5 9 37 Stand AP 6.6 4
9 Stand AP 2. 4 21 Stand AP 5.6 3 38 Stand AP 6.7 6
10 Stand AP 2.1 2 22 Stand AP 5.7 7 39 Stand AP 6.8 4
11 Stand AP 3 3 23 Stand AP 5.8 3
12 Stand AP 4 3 24 Stand AP 5.9 5
25 Stand AP 5.9.1 2
26 Stand AP 5.10 4
27 Stand AP 5.11 3
28 Stand AP5.11.1 2
29 Stand AP5.11.2 2
JML STANDAR 39 JML EP 162
Standar Nasional Akreditasi untuk
Laboratorium RS
• Asesmen Pasien (AP) 5 s.d. 5.11
• Standar = 17 standar (v.2012 = 14 std)
• Elemen Penilaian (EP) = 70 E.P (v.2012 =
67 E.P).
Pelayanan Laboratorium Terintegrasi
 Penataan organisasi Bukti pengintegrasian a.l.::
pelayanan shg menjadi 1. Kepala Pelayanan AP 5.1
TERINTEGRASI 2. Program Safety AP 5.3.,
Ka Pelayanan 5.3.1
Analog untuk Lab Terintegrasi 3. Program Mutu AP 5.9
 Pelayanan RIR 4. Kompetensi Staf AP 5.2
 Pelayanan Anestesi Inst Lab 5. Program Pemeliharaan
Alat AP 5.5
Lab
“IGD” Lab
“ICU”

Lab
“Bag X” Lab
Lab PA
“Anak” “Pelayanan”
Lab di Ruang, POCT
DOKUMEN MUTU
(SNARS ed.1)

1. REGULASI
2. DOKUMEN
Standar AP.5
Pelayanan laboratorium tersedia utk memenuhi kebutuhan
pasien, dan semua pelayanan sesuai peraturan perundang-
undangan.
Elemen Penilaian AP.5
1. Ada regulasi ttg pengorganisasian dan pengaturan
pelayanan lab secara terintegrasi. (R)
2. Ada pelaksanaan pelayanan lab tersedia 24 jam. (O,W)
3. Ada daftar spesialis dalam bidang diagnostik khusus
yg dapat dihubungi jika dibutuhkan (W)
4. Ada bukti pemilihan lab di luar RS (pihak ketiga) utk
kerjasama berdasarkan pd sertifikat mutu dan diikuti
perjanjian kerjasama sesuai peraturan perUUan. (D,W)
5. Ada bukti pelaksanaan rujukan lab keluar RS (pihak
ketiga) harus melalui lab RS. (D,W)
R
• REGULASI

D
• DOKUMEN IMPLEMENTASI

O
• OBSERVASI

W
• WAWANCARA

S
• SIMULASI
KEGIATAN MUTU
DENGAN PDCA / PDSA
PLAN

ACTION DO

CHECK/
STUDY
10
• PERENCANAAN UNTUK
PLAN MELAKUKAN SISTEM MANAJEMEN
MUTU

DO • IMPLEMENTASI DARI PROSES


PERENCANAAN

• KAJIAN ATAS HASIL IMPLEMENTASI


STUDY DALAM BENTUK MONITORING DAN
EVALUASI PROSES

ACTION • TINDAK LANJUT LANGKAH


PERBAIKAN

11
REGULASI
1. REGULASI
• KEBIJAKAN
• PEDOMAN/PANDUAN
• STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL (SPO)
• PROGRAM

13
KEBIJAKAN

15
KEBIJAKAN

• Kebijakan Umum rumah sakit


• Kebijakan unit/gugus tugas
• Bentuk : Surat Keputusan Direktur dengan
pasal-pasal atau Surat Keputusan Direktur
dengan lampiran Isi Kebijakan
• Contoh Penulisan : Margin : Top 3 cm, Left 3
cm, Right 3 cm, Bottom 3 cm, Kertas A4, Font
Arial, Size 11, Line Spacing 1.
• Semua Gugus Tugas harus membuat dokumen
Kebijakan untuk gugus tugas.

16
SURAT KEPUTUSAN

• Kepala
• Pembukaan
• Batang Tubuh
• Kaki
• Penutup (Penanda Tangan)

17
KEPALA SURAT KEPUTUSAN
1. Kop Surat Dinas
2. Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan
huruf kapital (bold).
3. Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman
(center) dengan menggunakan huruf kapital (bold).
4. Kata penghubung tentang ditengah margin (center)
dengan menggunakan huruf kapital (bold).
5. Judul keputusan ditulis ditengah margin (center)
dengan menggunakan huruf kapital (bold).
6. Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan
ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital (bold).

18
Contoh

1. (KOP SURAT DINAS)

2. KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT XXX


3. NOMOR…………………
4. TENTANG
5. HAK DAN KEWAJIBAN PASIEN

6. DIREKTUR RUMAH SAKIT XXX

19
PEMBUKAAN SURAT KEPUTUSAN
Konsiderans Menimbang:
• Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda
baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri.
• Jika konsiderans lebih dari satu pokok pikiran, maka
setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat
yang merupakan kesatuan pengertian.
• Setiap pokok pikiran diawali urutan huruf abjad dengan
huruf kecil diikuti tanda baca titik, kata bahwa dengan
huruf kecil dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).

20
Contoh Konsiderans Menimbang:
Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan Rumah Sakit XXX, maka
diperlukan penyelenggaraan pelayanan
farmasi yang bermutu;
b. bahwa agar pelayanan di instalasi farmasi
Rumah Sakit XXX dapat terlaksana dengan
baik, perlu adanya Keputusan Direktur
tentang Kebijakan Pelayanan Farmasi Rumah
Sakit xxx sebagai landasan bagi
penyelenggaraan seluruh pelayanan farmasi
di Rumah Sakit xxx;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan
sebagaimana dimaksud dalam a dan b,perlu
ditetapkan dengan Kebijakan Direktur
Rumah Sakit xxx;

21
PEMBUKAAN SURAT KEPUTUSAN
Konsiderans Mengingat:
• Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar
hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
• Peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu,
maka perlu diperhatikan tata urutan/hirarki secara kronologis tanggal/tahun
terbitnya peraturan perundang-undangan tersebut. Hirarki peraturan sesuai
dengan UU no. 10 Tahun 2004 diganti dengan UU no. 12 Tahun 2011 diurutkan
sebagai berikut:
a. Undang-undang,
b. Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang,
c. Peraturan Pemerintah,
d. Peraturan Presiden,
e. Keputusan Presiden,
f. Peraturan Menteri,
g. Keputusan Menteri,
h. Peraturan Daerah 22
PEMBUKAAN SURAT KEPUTUSAN
Konsiderans Mengingat (lanjutan):
• Peraturan/keputusan Pengurus Yayasan
• Peraturan/keputusan Direktur Rumah Sakit.
• Setiap dasar hukum diawali urutan angka diikuti
tanda baca titik dan pada setiap kalimat diakhiri
dengan tanda baca titik koma (;).

23
Contoh Konsiderans Mengingat:
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
1997 tentang Psikotropika;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2009 tentang Narkotika;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51
Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian;
5. Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/
Menkes / SK /X/2004 tentang Standar Pelayanan
Farmasi Rumah Sakit;
6. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
573/Menkes/ SK / VI/2008 tentang Standar Profesi
Asisten Apoteker
7. Surat Keputusan Pengurus Yayasan ………… Nomor :
………….. tentang ……….;

24
PEMBUKAAN SURAT KEPUTUSAN

Diktum:
• Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di
tengah margin.
• Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata
Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca titik dua.
• Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik.
25
Contoh Diktum:
MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT


XXX TENTANG KEBIJAKAN PELAYANAN
FARMASI RUMAH SAKIT XXX.

26
BATANG TUBUH SURAT KEPUTUSAN
• Memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan
dalam diktum-diktum, misalnya :
Kesatu :
Kedua :
Ketiga :
dst.
• Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan
lainnya, dan

27
Contoh Batang Tubuh:
Kesatu : Kebijakan pelayanan Farmasi Rumah Sakit xxx
sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Keputusan ini.
Kedua : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan
pelayanan Farmasi Rumah Sakit xxx dilaksanakan
oleh ……….. Rumah Sakit xxx.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal
ditetapkannya, dan apabila di kemudian hari
ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini
akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

28
KAKI SURAT KEPUTUSAN
• Kata Ditetapkan di ........ (diisi nama kota sesuai
alamat instansi) dengan huruf awal kapital dan
kata pada tanggal …… (diisi tanggal penetapan)
dengan huruf kecil, diketik berurutan ke bawah di
sebelah kanan bawah.
• Nama jabatan diikuti tanda baca koma, nama
lengkap diketik berurutan ke bawah tidak
menggunakan tanda kurung, tidak digarisbawahi,
dan diketik di sebelah kanan bawah setelah kata
pada tanggal.

29
Contoh KAKI SURAT KEPUTUSAN

Ditetapkan di…………...
pada tanggal ……………
Direktur,

NAMA JELAS

30
PEDOMAN/
PANDUAN

31
PEDOMAN

• Pedoman Organisasi
• Pedoman Pelayanan
• Panduan
• Format Margin : Top 3 cm, Left 3 cm, Right
3 cm, Bottom 3 cm, Kertas A4, Font Arial,
Size 11, Line Spacing 1.
• Ditetapkan dengan Surat Keputusan
Direktur dan Dokumen Pedoman/Panduan
sebagai lampiran.

32
PEDOMAN ORGANISASI
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum RS
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS
BAB IV Struktur Organisasi RS
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan / rapat
BAB XI Pelaporan : Laporan Harian, Laporan
Bulanan dan Laporan Tahunan 33
PEDOMAN PELAYANAN
BAB I PENDAHULUAN BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Latar Belakang BAB V LOGISTIK
B. Ruang Lingkup Pelayanan BAB VI KESELAMATAN PASIEN
C. Batasan Operasional A. Pengertian
D. Landasan Hukum B. Tujuan
BAB II STANDAR KETENAGAAN C. Tata laksana keselamatan pasien
A. Kualifikasi sumber daya manusia BAB VII KESELAMATAN KERJA
B. Distribusi ketenagaan BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
C. Pengaturan jaga BAB IX PENUTUP
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah ruang
B. Standar fasilitas

34
PANDUAN

BAB I Definisi
BAB II Ruang Lingkup
BAB III Tata Laksana
BAB IV Dokumentasi

35
PROSEDUR

• Adalah suatu perangkat instruksi/langkah-


langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan
proses kerja rutin tertentu.
• Menggunakan format baku.

36
PENOMORAN PROSEDUR

XXX.YYY.SPO.000
Dimana :
XXX : Kode Rumah Sakit
YYY : Kode Gugus Tugas
SPO : Kode dokumen (Prosedur)
000 : nomor urut

37
PROGRAM
• Adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
yang disusun secara rinci yang dipergunakan untuk
mencapai tujuan organisasi.
• Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan unit
kerja/gugus tugas sehingga tujuan program dapat
tercapai.
• Format Margin : Top 3 cm, Left 3 cm, Right 3 cm,
Bottom 3 cm, Kertas A4, Font Arial, Size 11, Line
Spacing 1.
• Ditetapkan dengan surat keputusan direktur dan
Dokumen Program sebagai lampiran.

38
SISTEMATIKA

I. Pendahuluan
II. Latar Belakang
III. Tujuan umum dan tujuan khusus
IV. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
V. Cara melaksanakan kegiatan
VI. Sasaran
VII. Jadwal pelaksanaan kegiatan
VIII.Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan, dan
IX. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

39
DOKUMEN
DOKUMENTASI DI LABORATORIUM

PENCATATAN 1

2 PELAPORAN

PENGARSIPAN 3
PENGERTIAN
• PENCATATAN adalah kegiatan atau proses
pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan.
• PENCATATAN DATA adalah proses memasukkan data ke
dalam media sistem pencatatan data. Jika media sistem
pencatatan data tersebut berupa buku, pencatatan data
dilakukan dengan menulis pada lembar-lembar buku.
Jika sistem pencatatan data berupa perangkat komputer,
pencatatan dilakukan dengan mengetik melalui
keyboard, penggunaan pointer mouse, alat scanner
(pembaca gambar), atau kamera video. Yang termasuk
dalam pencatatan data adalah aktivitas penulisan ke buku
atau kertas, pemasukan data ke dalam komputer
(Witarto, 2008)
PENGERTIAN (lanjutan…)
• PELAPORAN adalah suatu kegiatan yang
dilakukan oleh bawahan untuk menyampaikan
hal-hal yang berhubungan dengan hasil
pekerjaan yang telah dilakukan selama satu
periode tertentu.
• PENGARSIPAN adalah kegiatan menyimpan
warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang
sebagai pusat ingatan atau sumber informasi
suatu organisasi. The Liang Gie (1996:115)
PENGERTIAN (lanjutan…)
• TEKNOLOGI INFORMASI adalah suatu teknik untuk
mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses,
mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan
informasi (UU ITE, 2008).
• DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi
Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima,
atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat
dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer
atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada
tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau
perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya (UU ITE,
2008).
?
MENGAPA PERLU
MELAKUKAN PENCATATAN
DAN PELAPORAN?
1. Pemenuhan
Regulasi
2. Quality
Improvement
(Akreditasi)
1. Pemenuhan REGULASI
a. Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor 43 Tahun 2013 tentang
Cara Penyelenggaraan
Laboratorium Klinik Yang Baik.
Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 43
Tahun 2013 tentang
Cara
Penyelenggaraan
Laboratorium Klinik
Yang Baik.
b. Keputusan Menteri Kesehatan
No.364/Menkes/SK/III/2003 Pasal 13
• Kualitas pelayanan laboratorium yang baik
tercermin dalam hal pengelolaan dokumen.
• Dokumen pencatatan dan pelaporan kegiatan
diperlukan dalam perencanaan, pemantauan dan
evaluasi serta pengambilan keputusan untuk
peningkatan pelayanan laboratorium yang lebih
baik.
• Setiap Laboratorium Klinik harus diselenggarakan
secara baik dengan memenuhi kriteria organisasi,
ruang dan fasilitas, peralatan, bahan, spesimen,
metode pemeriksaan, mutu, keamanan, pencatatan
dan pelaporan.
Pasal 13 ….lanjutan
• Setiap laboratorium kesehatan wajib
melaksanakan pencatatan dan pelaporan
mengenai pelaksanaan kegiatan laboratorium.
• Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi :
a. Surat permintaan pemeriksaan.
b. Hasil pemeriksaan
c. Hasil pemantapan mutu
d. Hasil rujukan.
Pasal 13 ….lanjutan
• Pelaporan kegiatan laboratorium meliputi pula
laporan mengenai penyakit menular, kejadian
luar biasa dan hal lain sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
• Pemusnahan arsip pencatatan dan pelaporan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Materi
Pembelajaran
A. PENCATATAN
B. PELAPORAN
C. PENGARSIPAN
D. PEMANFAATAN
TEKNOLOGI INFORMASI
A. PENCATATAN
• Mencatat semua kegiatan, bahan
dan alat yang dimiliki oleh unit
pelayanan Laboratorium
Kesehatan.
1. Pencatatan Kegiatan Pelayanan
• Buku register penerimaan spesimen
terdapat di loket berisi data pasien (nama
tanggal lahir/umur, alamat, jenis kelamin
dll) dan jenis pemeriksaan.
• Buku register besar/induk berisi data-data
pasien secara lengkap serta hasil
pemeriksaan spesimen.
Pencatatan Kegiatan Pelayanan
Lanjutan

• Buku register/catatan kerja harian tiap


tenaga:
a. Data masing-masing pemeriksaan.
b. Data rekapitulasi jumlah pasien dan
spesimen yang diterima.
Pencatatan Kegiatan Pelayanan
Lanjutan

• Buku register pemeriksaan rujukan.


• Buku ekspedisi dari ruangan/rujukan.
• Buku komunikasi pertukaran petugas (shift).
• Buku absensi.
• Pencatatan transaksi pembayaran
pemeriksaan
2. Pencatatan Bahan
• Buku/kartu stok alat kesehatan
• Buku/kartu stok reagen.
• Pencatatan penerimaan, penyimpanan
dan distribusi bahan/alat.
• Pencatatan penerimaan, penyimpanan
dan distribusi reagen.
• Pencatatan peralatan rumah tangga
laboratorium
Form Audit Reagensia
(Std AP 5.6 EP 3)
Tgl : ….(bulanan)……
1 2 3 4
Reagensia Penyimpanan Label Kadaluarsa Fisik Ket
Aaaaa V V V V
Bbbbb V V V V
Cccccc V V V V

….
3. Pencatatan Alat

• Buku Inventaris alat


• Buku register perawatan/kerusakan.
• Buku catatan kalibrasi.
4. Pencatatan Keuangan

• Pencatatan transaksi pembayaran


pemeriksaan
5. Pencatatan Kepegawaian

• Pencatatan kebutuhan pegawai.


• Pencatatan penerimaan
• Pencatatan orientasi pegawai
• Pencatatan penetapan pegawai
• Pencatatan pengembangan sumber daya
manusia laboratorium.
6. Pencatatan Lainnya

• Pemantapan Mutu Internal


• Pemantapan Mutu Eksternal
• Keamanan Laboratorium
• Perjanjian Kerjasama Klinis
• Surat Dinas Yang dikeluarkan oleh Laboratorium
• Surat Dinas Yang diterima oleh Laboratorium.
• Laporan-laporan
• Dokumen lain.
B. PELAPORAN
• Laporan semua kegiatan, bahan dan alat yang
dicatat.
• Laporan kegiatan rutin harian/ bulanan/
tahunan
• Laporan Khusus (KLB, HIV, NAPZA, dll)
• Laporan hasil pemeriksaan
Contoh Format Laporan
Pencatatan dan Pelaporan
1. Merupakan Indikator keberhasilan suatu
Laboratorium.
2. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan
atau program yang dilaksanakan tidak akan
terlihat wujudnya.
3. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah
sebuah data dan informasi yang berharga dan
bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan
benar.
QUESTION?
2. CONTINUOUS IMPROVEMENT

Undang-Undang No. 44 Tahun 2009


tentang Rumah Sakit.
Undang-Undang No. 44 Th 2009
Pasal 40
• Dalam upaya peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit
wajib dilakukan akreditasi secara berkala minimal 3 (tiga)
tahun sekali.
• Akreditasi Rumah Sakit sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan oleh suatu lembaga independen baik dari
dalam maupun dari luar negeri berdasarkan standar
akreditasi yang berlaku.
• Lembaga independen sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) ditetapkan oleh Menteri.
• Ketentuan lebih lanjut mengenai akreditasi Rumah Sakit
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dan ayat (2) diatur
dengan Peraturan Menteri.
Pengendalian Dokumen
• Laboratorium harus menetapkan, mendokumentasikan dan
memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen
dan informasi (dari sumber internal dan eksternal) yang
merupakan bagian dokumentasi mutunya. Salinan dari tiap
dokumen terkendali ini harus diarsipkan untuk acuan di
kemudian hari. Pimpinan laboratorium harus menetapkan
masa penyimpanan.
• Dokumen terkendali ini harus disimpan dalam bentuk tertulis,
serta dapat disimpan dalam bentuk elektronik. Penyimpanan
dokumen disesuaikan dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Jenis Dokumen Yang Harus
Dikendalikan
• Dokumen Regulasi Internal (Kebijakan, Pedoman,
Panduan, SPO, Program, Formulir)
• Dokumen Regulasi Eksternal (Peraturan
Perundangan, Buku Referensi)
2. Buat Daftar Induk Dokumen

Semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu


harus diberi identitas secara unik (tidak ada duanya) yaitu
meliputi:
• Judul;
• Edisi atau tanggal revisi terbaru, atau nomor revisi, atau
ketiganya;
• Jumlah halaman (bila mungkin);
• Wewenang untuk menerbitkan; dan
• Pencantuman sumber.
Contoh
3. Buat Usulan Perubahan Dokumen
C. PENGARSIPAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara (UU Kearsipan).
Acuan Penyimpanan
• Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik (ITE).
• Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
• Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
UU no.43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2013 tentang Cara
Penyelenggaraan Laboratorium Klinik Yang Baik.
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 364/Menkes/SK/III/2003
tentang Laboratorium Klinik.
• Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 17 Tahun 2015
tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan.
Prinsip Penyimpanan:

• Semua dokumen yang disimpan harus asli dan harus ada bukti
verifikasi pada dokumen dengan tanda tangan oleh
penanggungjawab/supervisor laboratorium (hard copy).
• Berkas laboratorium disimpan selama 5 tahun. Untuk kasus-
kasus khusus dipertimbangkan tersendiri.
• Berkas anak-anak harus disimpan hingga batas usia tertentu
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Berkas laboratorium dengan kelainan jiwa disimpan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Prinsip Penyimpanan:

• Untuk memudahkan penelusuran pada kasus-kasus tertentu


misalnya dipakai sebagai barang bukti. Salinan atau berkas
hasil yang dilaporkan harus disimpan sedemikian sehingga
mudah ditemukan kembali. Lamanya waktu penyimpanan
dapat beragam, tetapi hasil yang telah dilaporkan harus dapat
ditemukan kembali sesuai kepentingan medis atau
sebagaimana dipersyaratkan oleh persyaratan nasional,
regional atau setempat.
Peralatan Penyimpanan:
• Filing Cabinet/Almari Arsip
• Folder / Sampul Arsip.
• Ordner
• Boks
Prosedur Penyimpanan:
• Lakukan pencatatan identitas dokumen
kedalam buku register dokumen/agenda.
• Kelompokkan dokumen sesuai
jenis/kategorinya.
• Tandai dokumen dengan kode khusus (lihat
pengelompokan dokumen)
• Simpan dokumen kedalam almari dokumen.
Penyusutan Arsip
• Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan. (UU Kearsipan)
• Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip. (UU Kearsipan)
Contoh Jadwal Retensi
Kode File: LAB.X.BB.9999

Dimana :
• LAB = Kode Instalasi Laboratorium
• X = Kode Klasifikasi
• BB = Kode Sub Klasifikasi
• 9999 = Nomor Urut File
Contoh:
LAB.A.01.0014
Dimana :
• LAB = Kode Instalasi Laboratorium
• A = Dokumen Kegiatan Pelayanan
• 05 = Permintaan Pemeriksaan R. Jalan
• 0014 = Nomor Urut File ke-14
Tujuan Penyusutan

• Mengendalikan arus arsip yang tercipta secara


terencana dan menyelamatkan arsip sebagai
bahan bukti pertanggung-jawaban nasional.
• Menghemat biaya untuk keperluan ruangan,
peralatan, pemeliharaan, dan tenaga.
Jenis Penyusutan Arsip

• Pemindahan Arsip Inaktif


• Pemusnahan Arsip
Pemindahan Arsip Inaktif

• Memilah arsip yang akan dipindahkan


• Menyiangi dokumen yang tidak diperlukan
• Memasukkan arsip inaktif ke dalam boks
• Mendaftar dalam Daftar Pertelaan Arsip yang Dipindahkan
• Meminta persetujuan dari pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah
• Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan 2 tahun sekali atau


sesuai jadwal retensi arsip.
Pemusnahan Arsip

• Unit Kerja/Unit Pengolah dapat memusnahkan


sesuai jadwal retensi arsip.
• Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan
melampirkan Daftar Pertelaan Arsip yang
Dimusnahkan/Diserahkan.
• Mendapat persetujuan dari pimpinan Unit
Kerja/Pengurus Yakkum.
QUESTION?
PEMANFAATAN
TEKNOLOGI
INFORMASI
DASAR HUKUM
• Undang-Undang No. 11 Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (ITE).
• Undang-Undang No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan.
PROSEDUR

PENCATATAN 1
Tidak

Ya
2 PELAPORAN

PENGARSIPAN 3 TEKNOLOGI INFORMASI 4


UU No. 43 tahun 2009
tentang Kearsipan
Pasal 32
• (1) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan
menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
sesuai dengan standar kearsipan untuk
pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 9 ayat (1).
• (2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan
dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi.
UU No.11 tahun 2008
Tentang ITE
Pasal 5
• (1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang
sah.
• (2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai
dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.
• (3) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik
sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-
Undang ini.
UU No.11 tahun 2008
Tentang ITE
Pasal 5….
• (4) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau
Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) tidak berlaku untuk:
• a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat
dalam bentuk tertulis; dan
• b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-
Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau
akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
Mengapa perlu Menggunakan
Teknologi Informasi?
Karena selama ini …

1 2

4
3
Yang akan membuat menjadi …
Akibatnya …
Bukti Perlunya Penggunaan
Teknologi Informasi
• Efisien Ruang / tempat penyimpanan
• Keawetan Data
• Efektifitas penyimpanan dan pencarian/
temu balik.
• Tetap dapat berfungsi layaknya dokumen
hardcopy.
Panduannya?
• Keputusan Menteri Komunikasi
dan Informasi No.
56/KEP/M.KOMINFO/12/2003
tentang PANDUAN MANAJEMEN
DOKUMEN ELEKTRONIK
Standar Pengalihan Dokumen
• Pemindaian (scanning) dokumen dengan
resolusi 300 dpi.
• Harus disimpan secera elektronik dalam
format jpg, tiff, pdf, dll.
• Disimpan tanpa teknik kompresi.
SOFTWAREnya?
SimarsLAB®versi 2.0
SimarsLAB adalah program
aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Arsip Laboratorium
berbasis Teknologi Informasi
Mengapa Perlu SimarsLAB® ?
• Masalah : hampir semua laboratorium rumah sakit
mengalami kesulitan dalam pengelolaan dan pengendalian
dokumen/arsip.

Meskipun sudah ada :


• Teknologi : semua unit Laboratorium di rumah sakit
memiliki komputer dan jaringannya untuk memperlancar
pekerjaan.
• Prosedur : laboratorium rumah sakit memiliki kebijakan
dan prosedur yang baku dan secara periodik harus ditinjau
ulang untuk disesuaikan dengan regulasi yang ada.
®
Bagaimana SimarsLAB bekerja?
• Petugas memindai/scan dokumen/arsip.
1
• Petugas memasukkan data dokumen/ arsip
kedalam database dan mengunggah
2 file/soft copy documen

• Sistem otomatis memproses menjadi kode


3 dan menyimpan ke dalam server.

• Petugas mengakses dokumen melalui


4 sistem
Fitur
SimarsLAB
1. Modul Instrumen
Akreditasi RS versi 2017
SimarsLAB® sudah dilengkapi dengan
Bab, Standar dan Elemen Penilaian (EP)
khususnya Asesmen Pasien 5 yang secara
umum digunakan oleh Instalasi
Laboratorium Rumah Sakit sebagai
pedoman dalam pelaksanaan Akreditasi
Rumah Sakit di Indonesia versi 2017,
lengkap dengan RDOWSnya.
Elemen Penilaian
2. Modul Dokumen
Sistem Mutu
Berguna untuk
mengelola Dokumen
Mutu dari Daftar Induk
Dokumen, Daftar
Kebutuhan dan
Pemenuhan Dokumen,
Distribusi sampai
Retensinya (ada JRA).
JADWAL RETENSI ARSIP
DAFTAR INDUK REGULASI
DAFTAR INDUK DOKUMEN
PEMENUHAN REGULASI
PEMENUHAN DOKUMEN
DISTRIBUSI REGULASI
RETENSI REGULASI
RETENSI DOKUMEN
PERPUSTAKAAN DIGITAL
AGENDA KEGIATAN
PESAN INTRANET
KEAMANAN SISTEM??

Username Personal

Password
terenkripsi
Hak Akses /Leveling
User
Alamat Demo SimarsLAB® versi 1.0

simarslab.smartars.net
Username : admin
Level : Administrator
Password : admin
®
Alamat Demo SimarsLAB versi 2.0

simarslab.smartars.net
Username : demo
Password : demo123
APA SOFTWARE UNTUK
MEMBANGUN SISTEM
SimarsLAB®versi 2.0?
PADA KOMPUTER SERVER
Pada komputer Server harus diinstal:
• Windows Server 2003 atau lebih tinggi
(meskipun bisa berjalan dengan windows
bukan server) atau LINUX.
• Web Server (Apache –XAMPP, LAMPP, dll)
• MySQL Server, yang berguna untuk
menyimpan data.
• Aplikasi SimarsLAB®versi 2.0
SOFTWARE PADA
KOMPUTER CLIENT
• Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10, Linux,
atau Android.
• Web Browser (Firefox, Chrome, dll)
• PDF Reader (Adobe Reader, dll)
APA HARDWARE UNTUK
MEMBANGUN SISTEM
DENGAN
SimarsLAB®versi 2.0?
KOMPUTER SERVER
SERVER DENGAN SPESIFIKASI
MINIMAL:
• Prosesor Intel Pentium i3
• Harddisk 500 GB
• RAM 4 GB DDR3
• CDRW / DVDRW
• LCD Monitor
• Keyboard standar
• Mouse standar
• LAN Card 100 / 1000 Mb
JARINGAN LAN
KOMPUTER LABORAT
Komputer dengan spesifikasi
minimal:
• Processor Intel Pentium i-3
atau lebih tinggi,
• RAM 2 GB atau lebih tinggi,
• VGA dengan resolusi 1024 x 768
pixel, LCD/LED Monitor,
• LAN Card 100 / 1000 Mb
• Scanner Dokumen.
SIMPULAN
• Pencatatan dan pelaporan diperlukan dalam
perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
Kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan
akan mempengaruhi aktivitas laboratorium.
• Pencatatan dan Pelaporan Laboratorium
Merupakan Indikator keberhasilan suatu
Laboratorium.
• Tanpa ada pencatatan dan pelaporan,
kegiatan atau program yang dilaksanakan
tidak akan terlihat wujudnya.
SIMPULAN …
• Output dari pencatatan dan pelaporan ini
adalah sebuah data dan informasi yang
berharga dan bernilai bila menggunakan
metode yang tepat dan benar.
• Data dan informasi harus dikelola dengan
bantuan Teknologi Informasi yang sesuai
dengan kebutuhan.
• Pemanfaatan Teknologi Informasi sudah
menjadi kebutuhan dalam pelayanan
Laboratorium saat ini.
TERIMA KASIH ATAS
PERHATIANNYA
Nama
Alamat
: SUTEJO
: Jl. Pucang Adi III no.6 Mranggen – Demak 59567
Biodata
Telpon / WA : (024) 76743613 / 0815-767 1969 / 0822-21 3000 50
Email : bangtejos@yahoo.co.id
Website : www.isakomputer.com, www.isatechconsulting.com
Pendidikan : • Strata 1 Teknologi Informasi, Unisbank Semarang
(2001)
• Joint Commission International Practicum (JCI),
Singapore (2016)
Pekerjaan : • Kepala Sekretariat RS.Panti Wilasa Citarum Semarang
(1990-2011)
• Kepala Pemeliharaan Sarana dan Prasarana RS.Panti
Wilasa Citarum Semarang (2012-2017)
• Direktur CV.Isa Teknologi Global Mandiri Demak (2014-
skrg)
• Programmer di Isa Komputer, Demak (1994-skrg)
• Pengajar diberbagai workshop/pelatihan/Seminar
kearsipan berbasis Teknologi Informasi (2006-skrg).
• Penulis buku manajemen kearsipan berbasis komputer,
Elexmedia, Jakarta
• Auditor Sistem Manajemen Mutu (ISO, Akreditasi RS)
(2009-skrg)
• Kepala Unit Mutu RS.Panti Wilasa Citarum Semarang
(mulai 1 Agustus 2017)
Pemateri Seminar-Workshop-Training

• Manajemen Dokumen ISO.


• Manajemen Dokumen Akreditasi RS.
• Manajemen dokumen akreditasi puskesmas.
• Manajemen Kearsipan dan disposisi online.
• Manajemen Dokumen Fasilitas dan Keselamatan RS.
• Manajemen Dokumen Laboratorium Kesehatan.
• Manajemen aset dan work order berbasis komputer.
Hasil karya di bidang teknologi informasi
NO KETERANGAN TAHUN
1. Sistem Informasi Kearsipan pada RS.Panti Wilasa "Citarum" dengan 1995
bahasa pemrograman CA Clipper 5.2
2. Pengelolaan Gaji Pegawai pada Koperasi Karyawan RS.Panti Wilasa 1997
"Citarum" Semarang dengan menggunakan bahasa pemrograman CA
Clipper 5.2
3. Pengelolaan Stock dengan menggunakan Visual Basic 6.0 2000

4. Pengolahan data Rekam Medik Pasien Rawat Jalan dengan Visual 2000
FoxPro 6.0
5. Program Aplikasi Pendidikan Anak Usia 4-7 Tahun Berbasis Windows 2001
dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0
6. Sistem Administrasi Kearsipan pada RS.Panti Wilasa "Citarum" dengan 2002-2003
bahasa pemrograman Visual FoxPro 6.0
7. Sistem Administrasi Kearsipan pada RS.Panti Wilasa "Citarum" dengan 2004-2005
bahasa pemrograman Visual FoxPro 8.0

8. Sistem Administrasi Kearsipan Terpadu (SimKarT) 2006-2008

9. Sistem Informasi Perpustakaan berbasis Teknologi Informasi (simpaTI) 2007

10. Sistem Informasi Arsip Rumah Sakit (SiARS) di RS. Telogorejo 2009
Semarang
Hasil karya .....
NO KETERANGAN TAHUN
11. Sistem Informasi Pendaftaran Pasien melalui SMS Gateway di 2012
RS.Panti Wilasa Citarum Semarang
12. Sistem Informasi Dokumen Akreditasi Rumah Sakit (SmartARS) di 2012
RS.Panti Wilasa Citarum Semarang
13. Sistem Informasi Manajemen Dokumen dan Disposisi Online 2012
(SmartMD) di RS.Panti Wilasa Citarum Semarang
14. Sistem Electronic Work Order and Maintenance System (eWOMs) 2012

15. Sistem Informasi Klinik dan Apotek (SimKA) 2014

16. Aplikasi Computerized Work Order Management System (WorkMAN) 2015

17. Aplikasi Dokumen Akreditasi Rumah Sakit Pokja Manajemen Fasilitas 2015
dan Keselamatan (SmartMFK)

18. Sistem Informasi Kearsipan dan Disposisi Online (SimDispo) 2016

19. Aplikasi Dokumen Akreditasi Puskesmas (SmartDokPus) 2016

20. Sistem Informasi Manajemen Barang dan Aset Terintegrasi (SimBAST) 2016