PEDOMAN PENGORGANISASIAN

REKAM MEDIK
RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON
TAHUN 2016

RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON

Jl. Raya Sukosari No: 32 Kasembon Malang
Telp. (0354) 328144 Fax. 326688
RUMAH SAKIT UMUM Jln.Raya Sukosari no.32,
Kasembon Malang, 65393
ISLAM Telp.(0354)326688 Fax.
MADINAH (0354)328144
Email.rsuimadinah@yahoo.com
KASEMBON LEMBAR PENGESAHAN
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIK

Dipersiapkan dan disusun oleh:

Kepala Rekam Medik

Puguh Priyo W, S.Si, AAAK

Yang Setujui Oleh :

Yusuf Aditya R, S.E,Ak, MM

Disahkan di : Malang
Pada Tanggal : 02 Januari 2016

Oleh
Direktur Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon

Dr.Sayyidah Mirfat
NIP: 19870411.201110.02.052

2
 ‫بسم ا الرحمن الرحيم‬

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON

Nomor : 02/PER/DIR/P/RM/RSUIM/I/2016
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIK

DENGAN RAHMAT ALLOH SWT

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu

Pengorganisasian Rekam Medik Rumah Sakit
Umum Islam Madinah Kasembon, maka
diperlukan penyelenggaraan Pengorganisasian
Rekam Medik yang bermutu tinggi;
b. bahwa agar pelayanan Pelayanan Rekam Medik di
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon
dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya
kebijakan Direktur Rumah Sakit Umum Islam
Madinah Kasembon Madinah Kasembon sebagai
landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian
Rekam Medik di Rumah Sakit Umum Islam
Madinah Kasembon;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan
Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Islam
Madinah Kasembon.

MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM
ISLAM MADINAH KASEMBON TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIK
RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH
KASEMBON
Kedua : Kebijakan yang dimahsud pada diktum pertama sebagai

3
 mana terlampir dalam Lampiran Peraturan ini
Ketiga : Pedoman Pengorganisasian Rekam Medik Rumah Sakit
Umum Islam Madinah Kasembon Madinah Kasembon
harus dibahas sekurang-kurangnya setiap 1 (satu) tahun
sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan
perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.
Keempat : Pedoman Pengorganisasian Rekam Medik Rumah Sakit
Umum Islam Madinah Kasembon digunakan
sebagaimana pelaksanaan kerja Rekam Medik Rumah
Sakit Umum Islam Madinah Kasembon.
Kelima : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya,

Ditetapkan di : Malang
Pada tanggal : 02 Januari 2015

Direktur Rumah Sakit Umum Islam

Madinah Kasembon

dr. Sayyidah Mirfat

NIP: 1987011.201110.02.052

4
 LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM ISLAM
MADINAH KASEMBON
NOMOR 02/PER/DIR/P/RM/RSUIM/I/2016
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM
MEDIK

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIK

BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu
kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.

TUGAS POKOK
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui
SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai
kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum
bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis/Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang
tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
Umum Islam Madinah Kasembon.

5
 BAB II
GAMBARAN UMUM

II.1. Sejarah Rumah Sakit “UMUM ISLAM MADINAH”

2.1. Gambaran Umum Rumah Sakit
Kecamatan Kasembon merupakan daerah kecamatan yang berada diujung
Barat kabupaten Malang, yang dikategorikan sebagai daerah “ terpencil “ jauh dari
pusat ibukota Malang ± 60 Km, dari ibukota kabupaten Kepanjen ± 80 Km.
Bagaikan lahan tidur kurang dijamah kurang diperhatikan dan dianak tirikan oleh
pemerintah daerah, bahkan banyak yang menganggap Kasembon adalah tempat “
pembuangan “. Anemo tersebut tidak benar bahkan salah besar, sebab secara
geografis Kasembon terletak pada persimpangan dari tiga kabupaen diantaranya
kabupaten Malang, Kediri dan kabupaten Jombang, dengan kota Kediri dan kota
Jombang pun jarak tempuhnya tidak lebih dari setengan jam perjalanan. Dalam hal
perekonomian masyarakat Kasembon cenderung untuk membelanjakan uangnya ke
kedua kota tersebut, demikian juga dalam bidang kesehatan yang kurang lebih 90
% masyarakat Kasembon akan berobat ke kabupaten Kediri maupun ke kabupaten
Jombang.
Sampai saat ini belum ada dokter pemerintah yang bertahan lama untuk
tinggal di kota kecamatan Kasembon, mereka rata- rata berpendapat Kasembon
kurang berpotensi, jumlah penduduk kecil ditambah strata pendapatan perkapita
juga dibawah rata rata serta jauh dari keramaian kota, padahal kalau kita bisa
mengambil potensi Kasembon baik dari segi ekonomi, pertanian, pariwisata dan
kesehatan bukan hal yang mustahil untuk bisa berhasil, apalagi baru - baru ini telah
dibuka dan diresmikan tempat wisata air “ Arung Jeram “ diseputaran sungai yang
melintas di kecamatan Kasembon.
Masyarakat Kasembon selama ini cenderung berkiblat ke Kediri dan
Jombang dengan adanya potensi yang bisa digali dari berbagai aspek di Kasembon
sendiri tidak menutup kemungkinan masyarakat Kabupaten Kediri dan Jombang
akan berdatangan dan berkiblat ke Kabupaten Malang kususnya Kasembon,
kedepan kita berharap dengan kekuatan kita sendiri dan dukungan penuh dari
pemerintah daerah secara pelan tapi pasti Kasembon akan bisa bersaing bahkan
lebih maju disbanding dengan kota kecamatan lain di wilayah kabupaten Malang.
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon dibangun dari semangat
yang kuat, karena melihat kenyataan dimana masyarakat setempat dan sekitarnya
butuh dan perlu pelayanan kesehatan secara tepat dan tepat. Selama ini, jika mereka
mau berobat harus menempuh jarak puluhan kilometer, ke wilayah kota Batu,

6
Malang, Pare, Kediri dan Jombang, sering kejadian pasien meninggal duluan
sebelum sampai Rumah Sakit yang dituju.
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon kabupaten Malang
merupakan satu satunya Rumah Sakit swasta perorangan yang berdiri sejak tahun
2003 dengan ijin penyelenggaraan sementara balai Pengobatan yang berada dibawah
naungan Yayasan Al Madinah Kasembon namun sejak tanggal 20 Juli 2007 status
Balai Pengobatan tersebut telah berubah menjadi “ Rumah Sakit Umum Islam
Madinah Kasembon “ sesuai dengan keputusan Kepala Dinas Propinsi Jawa Timur
no : 442.1 / 3721 / III.4 / 2007.

7
 BAB III
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT
3.1. VISI.
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon memiliki visi :
“Terwujudnya Pelayanan Kesehatan yang Profesional, Berkualitas dan Islami dengan
Mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien sebagai Perwujudan Iman dan Ibadah
Kepada Allah SWT”

3.2. MISI.
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon memiliki misi :
1. Meningkatkan Mutu Pelayanan dan Keselamatan Pasien serta Seluruh Lapisan
Masyarakat
2. Mendayagunakan Sumber Daya Rumah Sakit yang Profesional, Berkualitas dan Islami
sebagai Upaya Pelayanan Kepada Masyarakat
3. Mengelola Rumah Sakit dengan Prinsip Sosial Ekonomi secara Efektif dan Efisien

3.3 Nilai :
1.Mandiri
2.Akhlak Mulia
3.Dedikasi Tinggi
4.Ikhlas
5.Nuansa Islami
6.Amanah
7.Hidayah

Motto :
“Kesembuhan Datang Dari Allah Swt, Kepuasan Pasien Menjadi Kebanggan Kami

3.4 Tujuan
Guna mewujudkan Misi tersebut, terdapat Tujuan yang akan dicapai oleh Rumah Sakit
Umum Islam Madinah Kasembon, yaitu :
1. Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon mampu memberikan pelayanan
prima dalam bidang kesehatan untuk semua lapisan masyarakat
2. Meningkatkan dan melengkapi pelayanan dan peralatan penunjang medik canggih
agar sesuai dengan perkembangan IPTEK sehingga menjadi rujukan bagi rumah sakit
dan institusi sekitarnya

8
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON
4.1 BAGAN ORGANISASI

9
10
4.2 KETERANGAN GAMBAR

A.UNIT STRUKTURAL
1. DIREKTUR
1. Direktur mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan
seluruh kegiatan Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon.
2. Dalam melaksakana tugas sebagimana diatur pada ayat ( 1) direktur mempunyai
tugas sebagai administrator dalam membuat kebijakan, mengkoordinasikan
pelayanan, melaksanakan pengembangan staf medis, melaksakan pengawasan
terhadap penerapan standar profesi / standart pelayan medis termasuk menangani
masalah mediko legal.

2. WAKIL DIREKTUR
1. Wakil Direktur Mempunyai Tugas membantu Direktur dalam Memimpin,
mengkoordinasikan dan Mengendalikan seluruh Kegiatan Rumah Sakit Umum Islam
Madinah Kasembon.

3. BAGIAN TATA USAHA

Bagian tata usaha mempunyai tugas meyelenggarakan sebagaian tugas dari direktur
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon yang meliputi urusan umum dan
perencanaan, kepegawaian dan keuangan
3.1 SUB.BAGIAN UMUM
Sub bagian umum mempunyai tugas:
1. Melaksanakan pengelolaan administrasi surat menyurat, pengarsipan dan
pelayanan urusan rumah tanggaan.
2. Melakukan urusan kebersihan dan keamanan rumah sakit.
3. Melaksanakan kegiatan keprotokolan.
4. Melaksnakan pembinaan hukum, organisasi/ kelembagaan dan ketelaksaan.
5. Menyusun perencanaan program dan kegiatan.
6. Menyusun rencana kebutuhan barang dan rencana kebutuhan pemeliharaan
barang Rumah Sakit.
7. Mengupayakan pengamanan terhadap barang milik Rumah Sakit.
8. Memantau kondisi fisik barang inventaris.
9. Menghimpun dan mengelola data perlengkapan barang inventaris Rumah
Sakit.
10. Menyelengarakan penghapusan barang milik Rumah Sakit.
11. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.
12. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bagian
tata usaha.

3.2. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

Sub bagian kepegawaian mempunyai tugas :
1. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian yaqng meliputi mutasi,
promosi, kenaikan pangkat dan gaji, reward dan punishment, pengangkatan,
pemberhentian serta hal lain yang berkaitan dengan kepegawaian.

11
 2. Menyusun rencana pengembangan kompetensi pegawai melalui pendidikan dan
pelatihan serta studi banding.
3. Menyelenggarakan pembinaan terhadap pegawai dalam upaya peningkatan disiplin
pegawai dan kesejahteraan pegawai.
4. Menyusun rencana penambahan pegawai sesuai kebutuhan.
5. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.
6. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bagian tata
usaha.
3.3. SUB BAGIAN KEUANGAN
1. Melaksanakan administrasi keuangan dalam hal menyusun rencana anggaran
pendapatan dan belanja.
2. Melaksanakan penyusunan laporan keuangan dalam hal rencana keuangan anggaran
(RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) serta pertanggung jawaban
anggaran dan mobilisasi dana.
3. Mengelola dan melaksanakan urusan pembayaran gaji, tunjangan pegawai dan hak
keuangan pegawai.
4. Menghimpun data dalam penyusunan perubahan anggaran keuangan (PAK).
5. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan
6. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bagian tata
usaha

3. BIDANG PELAYANAN
1. Bidang pelayanan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dari direktur
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon yang meliputi pelayanan medik
dan hubungan masyarakat serta pelayanan keperawatan.
2. Dalam melaksanakan tugas sebagai mana dimaksud pada ayat (1) , bidang pelayanan
mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan koordinasi rencana kegiatan staf medis fungsional (SMF) dan
instalasi dilingkup kerjanya.
2) Pelaksanaan koordinasi dan usulan kebutuhan sarana dan alat pelayanan medis
dan asuhan keperawatan dilingkup kerjanya.
3) Pelaksanaan pengendalian dan pengawasan kegiatan unit pelayanan fungsional
(UPF) / instalasi dilingkup kerjanya.
4) Pelaksanaan koordinasi pengelolaan pelayanan kebutuhan lahan praktek
pendidikan yang bekerjasama dengan instalasi pendidikan.
5) Pelaksanaan perencanaan dan koordinasi penyusunan standart pelayan medis dan
keperawatan.
6) Pembuatan laporan secara berkala kepada direktur rumah sakit.
7) Pelaksanaan kegiatan kuhumasan rumah sakit.
8) Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan.
9) Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh direktur

3.1 SEKSI PELAYANAN MEDIK

Seksi pelayanan medik mempunyai tugas :
1. Merencanakan bahan dan kebutuhan alat serta sarana pelayann medis.

12
 2. Melaksanakan pemantauan, pengendalian pelaksanaan pelayanan medis, rujukan,
rawat jalan, bedah sentral/ kamar operasi dan instalasi pemulasaran jenazah.
3. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan standart pelayanan medis dengan
komite medis.
4. Melakukan pembinaan dan pengembangan staf medis.
5. Merencanakan dan menyiapkan unit pelayanan medis dan kebutuhan tenaga
medis.
6. Melaksanakan pelayanan kebutuhan lahan praktek medis bagi instalasi
pendidikan kedokteran.
7. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.
8. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang
pelayanan.

3.2 SEKSI PELAYANAN KEPERAWATAN

Seksi pelayanan keperawatan mempunyai tugas :
1. Merencanakan bahan dan kebutuhan alat serta sarana pelayanan asuhan
keperawatan
2. Melaksanakan pemantauan, pengendalian pelaksanaan asuhan keperawatan,
rawat inap, instalasi perawatan intensif dan High Care Unit ( HCU )
3. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan standart pelayanan keperawatan
dengan komite keperawatan.
4. Melakukan pembinaan dan pengembangan tenaga perawat dan bidan.
5. Merencanakan dan menyiapkan bahan koordinasi kebutuhan tenaga perawat dan
bidan.
6. Melaksanakan pelayanan kebutuhan lahan praktek keperawatan dan kebidanan
bagi instalasi pendidikan.
7. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.
8. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang
pelayanan.

4. BIDANG PENUNJANG
1. Bidang penunjang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas direktur
Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon yang meliputi penunjang
medis serta penunjang non medis.
2. Dalam melaksanakan tugas sebagimana dimaksud pada ayat (1) bidang penunjang
mempunyai fungsi :
1) Pelaksnaan koordinasi dan usulan kebutuhan alat, tenaga, srana dan prasarana
penunjang medis dan non medis.
2) Pelaksanaan kegiatan penunjang medis dan non medis yang berkoordinasi
dengan bidang lain.
3) Pemantauan dan pengendalian penggunaan sarana dan prasarana penunjang
medis dan non medis.
4) Pelaksanaan evaluasi dan penyerahan laporan.
5) Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh direktur.

4.1 SEKSI PENUNJANG MEDIS

Seksi penunjang medis mempunyai tugas :
13
 1. Merencakanan dan menyiapkan bahan koordinasi kebutuhan alat, tenaga, sarana
dan prasarana penunjang medis yang meliputi unit radiologi, laboratorium patologi
klinik dan farmasi.
2. Melaksanakan pemantauan penggunaan fasilitas penunjang medis.
3. Melaksakanan pemantauan dan penilaian pelayanan penunjang medis pada pasien.
4. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan tenaga penunjang medis.
5. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.
6. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang
penunjang.

4.2 SEKSI PENUNJANG NON MEDIS

Seksi penunjang non medis memiliki tugas :
1. Merencanakan dan menyiapkan bahan koordinasi kebutuhan alat, tenaga, srana dan
prasarana penunjang non medis pada instalasi pemeliharaan sarana, gizi dan
sterilisasi.
2. Melaksanakan pemantapan penggunaan fasilitas penunjang non medis.
3. Melaksanakan pemantauan dan penilaian pelayanan penunjang non medis pada
pasien.
4. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan tenaga penunjang non medis.
5. Melaksanakan wvaluasi dan menyusun laporan.
6. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang
penunjang.

5. UNIT KERJA
Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau profesi dan
memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari rumah sakit baik
berfungsi pelayanan maupun pendukung operasional rumah sakit.
Berikut ini Unit Kerja yang ada di Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon
Malang:
1. Instalasi Rawat Inap
2. Instalasi Rawat Jalan
3. Instalasi Gawat Darurat
4. Instalasi Bedah Sentral
5. Instalasi Perawatan Intensif ( HCU)
6. Instalasi Radiologi
7. Unit Radiologi
8. Unit Laboratorium
9. Instalasi Farmasi
10. Instalasi Gizi
11. Instalasi Pemeliharaan Rumah Sakit ( IPS RS)
12. Instalasi Pengolahan Air Limbah ( IPAL)
13. Instalasi Central Sterillization Suply Departemnt(CSSD) Dan Linen
14. Bagian Pengadaan
15. Bagian Cleaning Service
16. Bagian Security
17. Bagian Ambulance
B. UNIT NON STRUKTURAL

14
 1. KEROHANIAN
Merupakan penyelenggaraan pelayanan kepada pasien yang membantu
tentang :
- Attention/ perhatian
- Sustaeneius/ dukungan
- Reconcilling/ pendalaman
- Gunding / bimbingan
- Inner hearting / penyembuhan luka batin
- Prayer / doa
Agar terjadi keseimbangan dalam hidup dan berdampak positif bagi perjalanan
pengobatan penyakitnya.

2. KOMITE MEDIK
Komite medik adalah perangkat Rumah Sakit Umum Islam Madinah
Kasembon untuk menerapkan tata kelola klinis ( Clinical Governance ) agar staf
medis di Rumah Sakit Umum Islam Madinah terjaga profesionalisme melalui
mekanisme kredensial, penjagaan mutu profesi medis dan pemeliharaan etika dan
disiplin profesi medis.

3. KOMITE MUTU
Komite mutu mempunyai tugas membantu direktur untuk memantau
ketepatan dan efektifitas pelayanan yang diberikan oleh staf medis dan keperawatan
serta mengkaji dan memastikan kepatuhan dengan standar prosedur operasional
yang ditetapkan.

4. TIM PROMOSI KESEHATAN RUMAH SAKIT (PKRS)

Tim PKRS mempunyai tugas membantu direktur untuk mempromosikan
pelayanan rumah sakit yang bersifat kuantif, promotif dan rehabilitatif

5. KOMITE PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI (PPI)

Komite PPI mempunyai tugas membantu direktur untuk meningkatkan
mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit, khususnya untuk menurunkan infeksi
nasokomial.

6. KOMITE KEPERAWATAN
Komite keperawatan mempunyai tugas dan pokok untuk membantu direktur
dalam menyusun standart pelayanan profesi keperawatan, pengawasan dan
pengendalian muut pelayanan asuhan keperawatan, hak klinik khusus kepada staf
fungsional keperawtan serta program pelayanan pendidikan, pelatihan, penelitian
dan pengembangan pelayanan keperawatan.

15
7. PANITIA PEMBINA KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
Komite K3 rumah sakit mempunyai tugas membantu direktur untuk
mencegah dan mengurangi bahaya keselamatan dan kemanan terhadap pekerja,
pasien, pengunjung maupun masyarakat dilingkungan rumah sakit.

8. PANITIA REKAM MEDIK

Panitia Rekam Medis Mempunyai tugas menyusun Prosedur Pelaksanaan
yang berkaitan dengan Rekam medis, melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap
semua kegiatan Rekam Medis, menganalisis /memverifikasi berkas Rekam Medis,
dan Melaporkan hasil kegiatan panitia Rekam Medis kepada Direktur.

9. KOMITE FARMASI DAN TERAPI

Komite farmasi dan terapi mempunyai tugas membantu direktur untuk
meningkatkan mutu pelayanan farmasi yang sesuai standar dari kementrian
kesehatan RI.

10. TIM PONEK

Tim PONEK mempunyai tugas membantu direktur dan melaksanakan
program pelayanan obsttri dan neonatal emergensi komprehensif 24 jam di rumah
sakit.

11. TIM TB.DOT

Tim TB.DOT mempunyai tugas membantu direktur untuk melaksanakan
program penanggulangan TB di rumah sakit.

BAB V
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

16
Instalasi Rekam Medis “RSUIM” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang
membawahi 2 Ka. Sub Unit yaitu Ka. Sub Unit Informasi dan Pendaftaran Pasien dan Ka.
Sub Unit Pengelolaan Berkas Rekam Medis.

17
 BAB VI
URAIAN JABATAN

NAMA JABATAN : Kepala Instalasi Rekam Medis

KOMPETENSI JABATAN : S1
URAIAN TUGAS :
1. Menyusun rencana kegiatan Unit Rekam Medis dengan menganalisa hasil kegiatan
tahun sebelumnya, proyeksi kegiatan yang akan datang dan arahan atasan sebagai
pedoman kerja.
2. Mengelola penyelenggaraan rekam medis.
3. Menyiapkan bahan dalam rangka analisis data.
4. Membuat uraian tugas bawahan Instalasi Rekam Medis.
5. Memonitor, menganalisa dan mengevaluasi data rekam medis.
6. Merencanakan peningkatan SDM di Instalasi rekam medis.
7. Membuat usulan kebutuhan tenaga dan sarana prasarana lain yang diperlukan
Instalasi Rekam Medis.
8. Menyusun Prosedur Standart Operasional rekam medis.
9. Menyelesaikan masalah yang timbul di Instalasi Rekam Medis.
10. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan,
keamanan dan kelancaran tugas di Unit Rekam Medis.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
TANGGUNG JAWAB :
1. Menyusun rencana kegiatan Instalasi Rekam Medis mulai dari pencatatan sampai
dengan pelaksanaan.
2. Memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana Instalasi Rekam Medis.
3. Mengidentifikasikan kebutuhan dan masalah yang timbul di Instalasi Rekam Medis.
4. Mengumpulkan data dan menyusun alternative pemecahan atas kebutuhan dan
masalah yang timbul.
5. Mengusulkan alternatif kepada direktur untuk pengambilan keputusan.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan ke direktur.
WEWENANG :
1. Meminta data dan informasi kepada petugas terkait.
2. Memeriksa hasil-hasil kegiatan dengan tatalaksana dan standar yang digariskan
direktur.
3. Mengawasi, memberikan petunjuk dan arahan terhadap pelaksanaan tugas
bawahan.
4. Meminta arahan dari atasan.

18
 5. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
HASIL KERJA :
1. SOP, Pencatatan pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data
medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Petunjuk kerja bawahan.
4. Rencana kerja rekam medis.
5. Program kerja pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
6. Laporan dan informasi kinerja rekam medis.
TATA HUBUNGAN KERJA :
1. Sub Komite Rekam Medis.
2. Sub Bid. Penyusunan Program.
3. Bidang Pelayanan Medik.
4. Sub Bidang Umum

NAMA JABATAN : Ka. Sub Unit Informasi dan Pendaftaran Pasien

KOMPETENSI JABATAN : D3 Rekam Medik
URAIAN TUGAS :
1. Tercapainya kelancaran dalam menerima pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap,
gawat darurat.
2. Tercapainya ketepatan, keakuratan data penderita yang masuk melalui tempat
pendaftaran.
3. Pusat informasi pelayanan kesehatan rumah sakit yang berhubungan dengan data social
pasien dan keadaan rumah sakit.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
TANGGUNG JAWAB :
1. Mempersiapkan menyusun data rekam medis menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
masyarakat pengguna jasa rumah sakit.
2. Ketepatan waktu dalam menerima pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, dan
gawat darurat
3. Sebagai pusat informasi pelayanan kesehatan rumah sakit.
WEWENANG :
1. Menegur petugas ruangan apabila ada kesalahan nomor dan identitas pasien.
2. Meminta arahan dari atasan
HASIL KERJA :
1. Laporan registrasi pasien rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai kasus penyakit.

19
3. Data pasien MRS, KRS, mati, pindahan dan dipindahkan.
4. Berkas rekam medis rawat inap dan jalan
TATA HUBUNGAN KERJA :
1. Poliklinik
2. IGD
3. Rawat Inap

NAMA JABATAN : Staf Pendaftaran Pasien

KOMPETENSI JABATAN : SLTA
URAIAN TUGAS :
 Rawat Jalan :
1. Menerima pendaftaran pasien baru dan lama.
2. Wawancara identitas sosial pasien untuk pengisian kartu berobat.
3. Menyiapkan berkas rekam medis rawat jalan dan gawat darurat
4. Memasukkan Data Pasien ke computer
 Rawat Inap :
1. Menerima admission note (pengantar MRS)
2. Wawancara dan memberi informasi kepada pasien atau keluarga pasien.
3. Mengisi buku register pendaftaran rawat inap
4. Menyiapkan berkas rekam medis rawat inap.
5. Mengecek kelengkapan lembaran dokumen rekam medis.
6. Menerima informasi tempat tidur dari tiap-tiap ruangan.
TANGGUNG JAWAB :
1. Mendaftar pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan IGD.
2. Menyiapkan berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan IGD.
WEWENANG :
1. Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan sesuai dengan poliklinik tujuan, rawat
inap, IGD
2. Menyiapkan berkas rekam medis pasien.
HASIL KERJA :
4. Registrasi pasien rawat inap, rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai dengan poliklinik tujuan.
3. Berkas rekam medis rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat
TATA HUBUNGAN KERJA : Poliklinik dan rawat inap.

NAMA JABATAN : Staf Informasi

20
KOMPETENSI JABATAN : SLTA
URAIAN TUGAS :
1. Memberi informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat pengguna jasa rumah sakit.
2. Memberi informasi tentang data-data pasien yang dirawat di rumah sakit.
3. Sebagai operator telepon (menerima dan menyambungkan telepon yang dituju)
4. Memelihara kebersihan ruang kerja dan sarana yang ada.
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
TANGGUNG JAWAB :
1. Sebagai pusat informasi pelayanan kesehatan rumah sakit.
2. Melakukan cross check dengan ruangan tentang keadaan kamar.
3. Memberi informasi tentang data-data pasien yang dirawat di rumah sakit.
WEWENANG :
1. Memberi informasi tentang data-data pasien yang dirawat di rumah sakit.
2. Memberikan informasi pelayanan kesehatan di rumah sakit.
HASIL KERJA :
1. Buku penggunaan telepon
TATA HUBUNGAN KERJA :
1. Pihak-pihak luar rumah sakit
2. Insatalasi terkait

NAMA JABATAN : Ka Sub Unit Pengelolaan Berkas Rekam Medis

KOMPETENSI JABATAN : D3 Rekam Medis
URAIAN TUGAS :
1. Tercapainya pengelolaan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat.
2. Tercapainya kelancaran dan ketepatan pelayanan informasi rawat jalan, rawat inap dan
gawat darurat
3. Tercapainya tertib penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat.
TANGGUNG JAWAB :
1. Menghimpun, memelihara dan mengorganisasikan semua berkas rekam medis
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2. Bertanggung jawab atas kerahasiaan berkas yang dipinjam
3. Bertanggungjawab untuk kelancaran pengelolaan berkas rekam medis.
WEWENANG :
1. Menegur bawahan jika melakukan kesalahan misalnya dalam mengurutkan berkas
rekam medis.

21
2. Mengkoordinir pengelolaan berkas rekam medis agar lancar.
HASIL KERJA :
1. Laporan ketidaklengkapan berkas rekam medis
2. Laporan ketidaktepatan penyetoran berkas rekam medis.
3. Laporan 10 besar penyakit rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat
TATA HUBUNGAN KERJA : Poliklinik dan rawat inap.

NAMA JABATAN : Staf Assembling

KOMPETENSI JABATAN : SLTA
URAIAN TUGAS :
1. Menerima berkas rekam medis dari unit-unit pelayanan.
2. Meneliti kelengkapan berkas rekam medis (dengan check list)
3. Mencatat dan mengembalikan berkas rekam medis yang isinya belum lengkap dan
secara periodik melaporkan kepada kepala Instalasi Rekam Medis mengenai
ketidaklengkapan isi dokumen.
4. Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah lengkap ke fungsi pengkode/pengindeks.
5. Menerima pengembalian berkas rekam medis rawat inap dan menulis di buku register
rawat inap.
6. Merakit kembali berkas rekam medis sesuai urutnya.
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab meneliti kelengkapan berkas rekam medis
2. Menerima pengembalian berkas rekam medis yang dikembalikan dari ruang rawat inap.
WEWENANG :
1. Mengembalikan berkas rekam medis yang belum lengkap ke ruang rawat inap
2. Menerima dan mencocokkan pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat
3. Menegur berkas rekam medis yang belum kembali ke ruang rawat inap.
HASIL KERJA :
1. Berkas rekam medis
2. Buku pengendalian peminjaman berkas rekam medis.
3. Check list kelengkapan isi berkas rekam medis dan ketepatan pengembalian berkas
rekam medis.
4. Sensus harian pasien rawat inap.
TATA HUBUNGAN KERJA : Rawat inap

NAMA JABATAN : Staf Coding dan Indexing

KOMPETENSI JABATAN : D3 Rekam Medis
URAIAN TUGAS :

22
1. Memberi kode penyakit sesuai dengan ICD-10
2. Memberi kode tindakan sesuai dengan ICD-9 CM
3 Membuat indeks dokter, operasi, kematian dan menyimpan secara alphabet.
4 Membuat daftar 10 besar penyakit rawat jalan dan rawat inap.
5. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah di kode ke fungsi
filling/penyimpanan.
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan penulisan diagnosa
2. Bertanggungjawab atas kerahasiaan dan kerapian berkas reksm medis
3. Bertanggungjawab atas kerjaan yang diberikan atasan
4. Bertanggungjawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian code penyakit dan code
tindakan/operasi pasien rawat inap.
5. Kebenaran pengembalian dokumen yang belum lengkap.
6. Kebenaran dalam ketetaapan daalam merekapitulasi laporan.
7. Kebenaran dan ketetapan dalam pembuatan laporan kegiatan rekam medis.
WEWENANG :
1. Menulis dan mencatat diagnosa sesuai aturan yang ada
2. Meminta arahan dari atasan
3. Koordinasi denagn unit kerja lain yang terkait
HASIL KERJA :
1. Terdaftarnya diagnosa penyakit sesuai golongan umur
2. Terdaftarnya diagnosa tindakan operasi sesuai golongan umur
3. Tersusunnya kartu index penyakit sesuai urutan alphabet.
TATA HUBUNGAN KERJA : rawat inap

NAMA JABATAN : Staf filling atau Penyimpanan

KOMPETENSI JABATAN : SLTA
URAIAN JABATAN :
1. Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap.
2. Memberi kode warna nomor rekam medis dan tahun kunjungan.
3. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode TDF
4. Menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan pelayanan pasien dengan
menggunkan tracer.
5. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis pada buku pengendalian dokumen RM
6. Melakukan retensi penyortiran dokumen rekam medis menjadi dokumen non aktif.
7. Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan.

23
8. Memeriksa tracer disetiap rak penyimpanan bila ada dokumen rekam medis yang tidak
ada dirak penyimpanan supaya dilacak.
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan penyimpanan
2. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan berkas rekam medis yang dipinjam
3. Bertanggungjawab atas kerapian dan keamanan berkas rekam medis
4. Bertanggungjawab atas kerahasiaan dokumen yang dipinjam
WEWENANG :
1. Menyimpan dokumen yang ada sesuai urutan yang berlaku
2. Memberikan dokumen rekam medis yang akan dipinjam
3. Meminta arahan dari atasan
4. Koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait
HASIL KERJA :
1. Terjajarnya berkas Rekam Medis sesuai nomot urut serta system yang berlaku
2. Berkas Rekam Medis yang tersedia untuk didistribusikan
3. Terjajarnya berkas Rekam Medis yang keluar.
TATA HUBUNGAN KERJA : Poliklinik dan Ruang rawat inap.

NAMA JABATAN : Pengolahan Data dan Pelaporan

KOMPETENSI JABATAN : S1
URAIAN TUGAS :
1. Menerima sensus harian dari ruangan.
2. Membuat laporan intern yang diberikan ke direktur dan dijadikan arsip.
3. Membuat laporan ekstern yang dikirim ke dinkes tingkat II.
4. Membuat laporan-laporan lain yang dibutuhkan direktur rumah sakit.
5. Menginformasikan hasil laporan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dalam bentuk
umpan balik kepada instalasi terkait.
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan pengolahan dan pelaporan data
2. Menjaga kerahasiaan identitas pasien
WEWENANG :
1. Koordinasi dengan petugas instalansi pengumpulan data elektronik
2. Koordinasi dengan petugas klinik
3. Koordinasi dengan petugas rawat inap
4. Meminta arahan dari atasan
HASIL KERJA :
1. Laporan RL 1 sampai 6.

24
2. Laporan mutu pelayanan rawat jalan dan rawat inap.
3. Laporan efisiensi pelayanan rawat inap.
4. Laporan tahunan
TATA HUBUNGAN KERJA : Poliklinik, ruang rawat inap

25
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau
surat dinas.

Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen
dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.

26
 BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu
yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
“RSUIM” adalah sebagai berikut :
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG
FORMAL & INFORMAL DIBUTUHKAN
Ka. Instalasi Rekam Medis S1 1
(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )
Penanggung Jawab Admission dan S1/DIII 1
Registrasi
Penanggung jawab DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Rekam Medis)
Assembling dan SH DIII RM 1
Staf Coding dan Indexing DIII RM 1
Staf Informasi dan Pendaftaran DIII Rekam Medis / SLTA Plus 5
(Pelatihan ICD 10)
Filling dan Distribusi RM DIII/DII/DI/SLTA 2
Jumlah 12

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang
luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.

27
 Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam RSUIM sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam RSUIM sendiri (Internal resources) memiliki
keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan
lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RSUIM. Calon nantinya masuk ke
Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya
kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RSUIM (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RSUIM ini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :
A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan
oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan
dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki
perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan.

28
 - Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk
pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan

29
 - Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai
pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam
medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal,
dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi
rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan
adalah 70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai
standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi /
tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang
berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

30
 BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi
tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki
daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional,
regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan
menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja,
yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat
standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat
penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai
dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat
fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting
untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan
dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi
karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai
dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan
dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya
dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat
membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan
mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan,
usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan
dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress
dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar
rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi
perusahaan.

31
X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja
Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3
bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /
Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah
ditentukan.
Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1

Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih
dahulu mendapat persetujuan direksi.
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)
Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang
diharapkan.

32
 Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing
kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.
Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para
pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-
masing bagian.

B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilaian Pendengar Jelas Lugas Tepat Waktu Nilai
Yang baik
Sangat Baik Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang-kadang 4
Selalu Selalu Kadang-kadang Selalu 4
Cukup Selalu Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3
Kurang Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 2
Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2
Buruk Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 1

2. Keterbukaan.

33
 Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif
yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.
Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai
kritik saran pemikiran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2
Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra /
nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusahaan perusahaan
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Selalu Kadang-kadang Kadang- 3
kadang
Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang- 2
kadang
Buruk Kadang-kadang Sesekali Sesekali 1

4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan
perusahaan.
Penilaian Bertindak Adil Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian
1. Keramahan

34
 Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Pelanggaran & Tata tertib Nilai
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan
pekerjaannya.
Penilaian Berpikir dan berperilaku Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang
diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari
manapun juga.
Penilaian Memberikan Gagasan Nilai
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3

35
 Kurang 1x 2
Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan
melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk
meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah
sebagai berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
 S2 Manajemen Rumah Sakit
 S3 Manajemen Rumah Sakit.
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit
“x”, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam
medis.

36
 BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan
materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM Ka. IRM
MEDIS
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RSUIM 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi RSUIM
I
Sosialisasi struktur organisasi IRM 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan
60
RSUIM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata
60
hubungan kerja
Sosialisasi pedoman kerja 60
II
Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
III 60
sesuai dengan nama dan jabatan

Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Staf informasi dan pendaftaran Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission & Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60
Penerimaan pasien rawat jalan 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
I Penerimaan pasien TTKP 60
Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam 60
Penerimaan pasien perusahaan rekanan 60

Menyiapkan berkas RM pasien baru 60

37
 II Entry data pasien ke dalam komputer 60
Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan 60
III
Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap 60
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60

Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Staf Pemberkasan Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT Pj. Manaj. RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis 60
Assembling berkas RM rawat jalan 60
Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, 60
I
kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, 60
kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj. RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan 20
I
penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
II Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60
Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form 20
III
perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN Pj. Manaj. RM
BERKAS REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15
I
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM 15
II Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran 40
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin

38
 Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Rapat Komite Medik
Peserta : Ka. Instalasi RM, Penanggung Jawab Rekam Medik, staf
informasi dan pendaftaran, staf pemberkasan rawat jalan, staf
pemberkasan rawat inap, penyimpanan dan distribusi rekam
medik
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/
rekomendasi/ usulan kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang
perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission
& Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIII
PELAPORAN

39
XIII.1 Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RSUIM
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan
Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RSUIM
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

40
 e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RSUIM, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RSUIM
secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja
rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
NAMA FORMULIR KODE PERIODE JADWAL LAPORAN
LAPORAN
1 2 3 4
Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15 Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap RS RL2a Triwulan Tanggal 15 Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan RS RL2b Triwulan Tanggal 15 Bulan berikutnya
Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut
InapRumah Sakit
Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut
Jalan Rumah Sakit
Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut
Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap Triwulan Tanggal 25 Bulan Sampling
- Pasien Umum RL2.1
- Pasien Obstetri RL2.2

41
 - Bayi Baru Lahir/Lahir Mati RL2.3
Data Inventarisasi Pelayanan Rumah Sakit RL.3 Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember
Data Individual Ketenagaan Rumah Sakit RL4a Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember
Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember
Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

42