8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Administrasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling

berhubungan yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima

masukan-masukan (input) dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang

terorganisasi (O`Brien, 2002, p8).

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai suatu tujuan ( McLeod, 2001, p11).

Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai

tujuan tertentu (Bodnar, 2000, p1).

Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Sistem

adalah sekumpulan element atau komponen yang saling berhubungan untuk mencapai

tujuan tertentu yang menerima input, melakukan proses lalu menghasilkan output.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diubah ke dalam bentuk yang berarti dan

berguna untuk pengguna yang spesifik(O`Brien, 2002, p13).

Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki

arti(McLeod, 2001, p15).

Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar

untuk mengambil keputusan( Bodnar, 2000, p1).

 9

Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Informasi

adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga berguna dan memiliki arti untuk

penggunanya.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen yang

berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses) dan menghasilkan

(output) data dan informasi serta menyediakan mekanisme balasan untuk mencapai

suatu tujuan. Mekanisme balasan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya

seperti meningkatkan keuntungan atau memperbaiki pelayanan pelanggan(Ralph &

George, 2006, p15).

2.1.4 Pengertian Administrasi

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. (Kamus Besar Bahasa Indonesia,

2002, p9).

Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua

orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang mendukung administrasi

ialah :

1. Dilakukan oleh dua orang atau lebih.

2. Memiliki tujuan.

3. Memiliki tugas yang hendak dilaksanakan.

4. Memiliki peralatan dan perlengkapan.

(Siagian, 1998, p3).

 10

Dari teori-teori tentang administrasi yang telah diuraikan di atas dapat

dikatakan bahwa, Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau

lebih untuk melakukan proses seperti pencatatan, pengaturan, pengalokasian kegiatan

untuk mencapai tujuan dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang

disediakan.

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Administrasi

Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas tentang sistem, informasi, sistem

informasi dan adminstrasi, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi

adalah kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling

berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu

kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mengunakan sarana perlengkapan dan

peralatan yang ada.

2.2 Analisis dan Perancangan Sistem

Dalam sub bab ini akan membahas mengenai pengertian dari analisis sistem

dan perancangan sistem.

2.2.1. Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan proses mengamati sistem yang sedang berjalan

pada suatu perusahaan/organisasi yang bertujuan untuk menemukan masalah yang

terjadi pada sistem yang sedang berjalan yang kemudian memberikan solusi untuk

permasalahan tersebut.

Menurut McLeod (2001,p128) analisis sistem adalah penelitian atas sistem

yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
 11

Analisis sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan

diselesaikan oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem

mencakup beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :

1. Menentukan masalah.

2. Menidentifikasi penyebab dari masalah tersebut.

3. Menentukan pemecahan masalahnya.

4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan

masalah tersebut (Laudon,1998, p400).

Analisis sistem manggambarkan apa yang sistem perlu lakukan untuk

menemukan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai(O`Brien, 2005, p350).

2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut McLeod (2001, p130) perancangan sistem adalah penentuan proses

dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasiskan komputer,

rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan.

Perancangan sistem terdiri dari tiga aktivitas(O`Brien, 2005, p351) yaitu ;

1. Perancangan ‘user interface’ yaitu merancang layer, formulir, dialog box.

2. Perancangan ‘data’ yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship,

kaidah integritas dan lain-lain.

3. Perancagan ‘proses’ yaitu membuat program dan prosedur seperti user

services, application services, dan data services.

Perancangan sistem adalah detail bagaimana sebuah sistem dapat memenuhi

kebutuhan informasi seperti yang telah ditentukan oleh analisa sistem.

(Laudon, 1998, p403).

 12

2.3 Basis Data

Basis data adalah koleksi data yang berhubungan secara logis dan merupakan

deskripsi dari data tersebut, dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu

organisasi (Connoly, 2002, p14).

Setiap basis data memiliki objek-objek seperti :

a. Field

Field adalah kolom yang terdapat pada tabel pada sebuah basis data.

b. Record

Record adalah kumpulan field-field yang berelasi secara logis.

c. File

File adalah kumpulan dari record yang berelasi secara logis.

d. Entity

Entity adalah orang, tempat, benda atau kejadian yang berkaitan dengan informasi

yang disimpan.

e. Attribute

Attribute adalah setiap karakteristik yang menjelaskan suatu entity.

f. Primary Key

Primary Key adalah sebuah field yang nilainya unik yang tidak sama antara suatu

record dengan record yang lain.

g. Foreign Key

Foreign Key adalah sebuah field yang nilainya berguna untuk menghubungkan

primary key lain yang berada pada tabel yang berbeda.

 13

2.4 Diagram Aliran Dokumen (DAD)

Diagram Aliran Dokumen menggambarkan aliran dokumen dan proses yang

dilakukan oleh aktor-aktor yang terlibat pada proses tersebut.
Menurut Mulyadi(2001, pp58-63), DAD adalah suatu model yang
menggambarkan aliran dokumen dan proses untuk mengolah dokumen dalam suatu
proses.
Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan komponen-komponen dari DAD :

Tabel 2.4.1 Simbol-simbol Diagram Aliran Dokumen

Simbol Keterangan
Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis
dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.
Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis
dalam simbol.

Garis Alir
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.

Persimpangan Garis Alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah
masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit
melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.
Pertemuan Garis Alir
Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah
satu garis mengikuti garis lainnya.
 14

Simbol Keterangan
Proses
Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem
informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima
menjadi data yang mengalir keluar. Nama pengolahan data
ditulis didalam simbol.
Mulai / Berakhir (terminal)
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu
sistem akuntansi

2.5 Entity Relationship Diagram ( ERD )

Entity Relationship Diagram digunakan untuk menggambarkan logika struktur

dari basis data dalam bentuk diagram. ERD menyediakan cara yang sederhana dan

mudah untuk memahami berbagai komponen dalam desain basis data ( Connoly dan

Begg, 2002,p15).

ERD mempunyai tiga komponen yaitu :

a. Entitas ( Entity )

Entitas adalah sebuah objek ( seperti seorang manusia, tempat, benda, konsep atau

kegiatan) yang dapat dibedakan dengan objek lainnya. Entitas dapat digambarkan

dengan persegi yang berisi nama dari entitas tersebut.

SISWA

Gambar 2.5.1 Contoh Entitas

( Connoly dan Begg, 2002,p15).

 15

b. Relationship

Relationship merupakan asosiasi antar entitas. Entitas merupakan pengikut dari

relationship. Relationship dapat berupa relasi one-to-one, one-to-many atau many-

to-many. Relationship dapat digambarkan dalam bentuk belah ketupat yang berisi

nama dari relasi tersebut.

Guru mengajar SISWA

Gambar 2.5.2 Contoh relationship

( Connoly dan Begg, 2002,p15).

c. Attribute

Attribute merupakan property yang dimiliki setiap entitas yang akan disimpan

datanya. Baik entitas maupun relationship memiliki properti. Properti digambarkan

dalam bentuk elips yang berisi nama dari properti tersebut.

alamat

Gambar 2.5.3 Contoh Attribute

( Connoly dan Begg, 2002,p15).

 16

2.6 State Transition Diagram ( STD)

State Transition Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan

urutan dan variasi screen yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Dapat dianggap

sebagai peta jalan. Masing-masing screen dianalogikan sebagai sebuah kota. Tidak

semua jalan melewati seluruh kota. Bujur Sangkar digunakan untuk menggambarkan

display screen. Anak Panah menggambarkan aliran kontrol dan menggerakkan kejadian

yang akan menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima fokus. Bujur sangkar

tersebut hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialog. Arah anak panah

menunjukkan urutan munculnya screen-screen tersebut. Sebuah anak panah yang

terpisah. Masing-masing memiliki nama, digambarkan untuk setiap arah karena tindakan

yang berbeda akan menggerakkan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang

ada (Whitten, 2004, p673).

2.7 Istilah dalam Pendidikan

2.7.1 Pengertian Leger

Leger adalah daftar nilai asli siswa sebelum dipindahkan ke dalam buku laporan

pendidikan(Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002, p651).

Leger berisikan daftar nilai siswa dari semua bidang studi yang diajarkan pada

suatu periode belajar, dimana nilai-nilai tersebut akan dimasukkan oleh masing-masing

guru bidang studi yang kemudian akan diperikasa atau dikumpulkan kepada walikelas

masing-masing.
 17

2.7.2 Pengertian Rapor

Rapor adalah buku yang berisi nilai kepandaian dan prestasi belajar murid di

sekolah, berfungsi sebagai laporan guru kepada orangtua atau wali murid (Kamus Besar

Bahasa Indonesia, 2002, p931).

2.7.3 Pengertian Standar Ketuntasan Belajar Minimum (SKBM)

SKBM yaitu kependekan dari Standar Ketuntasan Belajar Minimum merupakan

standar nilai yang diberikan kepada siswa sebagai batasan nilai minimum siswa.

Ketuntasan belajar setiap indikator yang telah ditetapkan dalam suatu kompetensi dasar

berkisar antara 0-100%. Kriteria ideal ketuntasan untuk masing-masing indikator 75%.

Satuan pendidikan harus menentukan kriteria SKBM dengan mempertimbangkan tingkat

kemampuan rata-rata peserta didik serta kemampuan sumber daya pendukung dalam

penyelenggaraan pembelajaran. (Anonim 1).