Format atau Extensi File Microsoft Excel

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan
Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah
ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML
sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer
berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada
Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-
format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi
Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF),
SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk
di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan
Quattro Pro.
Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel :

 *.xls , merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis
format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
 *.xlt , merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12.
Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
 *.XML , atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu
menampung macro VBA.
 *.xla , merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis
format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk
menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
 *.xlsx , merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis
XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya
merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang
terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.
 *.xlsm , merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML,
tapi dapat menyimpan macro VBA.
 *.xlsb , merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML,
tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat
dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk
menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau
ratusan kolom.
 *.xltm , merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah
berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari
format *.xlt .
 *.xlam , merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel
12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah
menambahkan kemampuan Excel.
Memulai Microsoft Excel
Untuk memulai menggunakan aplikasi Microsoft Excel, ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan
diantaranya adalah sebagai berikut :
Cara Pertama

1. Nyalakan Komputer terlebih dahulu

2. Klik tombol Start pada Taskbar Komputer
3. Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office
4. Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Cara Kedua

1. Nyalakan Komputer terlebih dahulu

2. Double Klik icon Microsoft Excel 2007 yang ada pada Desktop Komputer Anda.

Cara Ketiga

1. Nyalakan Komputer terlebih dahulu

2. Tekan kombinasi tombol Windows (bendera di pojok kiri bawah) dan tombol R
secara bersamaan (Wndows+R), maka akan muncul kotak dialog kecil di pojok kiri
bawah.
3. Ketikkan Excel kemudian tekan tombol Enter.

Anda bebas memilih cara memulai Microsoft Excel diatas sesuai dengan selera Anda, yang
terpenting adalah tindakan selanjutnya setelah Anda Belajar Microsoft Excel Untuk
Pemula ini apa yang akan Anda lakukan, apakah Anda akan benar-benar
mempelajari Rumus Microsoft Excel atau hanya sekedar tau kemudian Anda tutup kembali
Aplikasi Microsoft Excel 2007 Anda, semua kembali kepada Anda.

Lembar Kerja Microsoft Excel

Untuk bekerja secara optimal dalam Microsoft Excel, anda harus mengenal lebih terdahulu
lingkungan kerjanya sehingga hasil yang diharapkan memuaskan. Apabila anda telah
berhasil menjalankan Microsoft Excel seperti langkah-langkah diatas, maka Anda akan
melihat tampilan seperti berikut.
 Lembar Kerja Microsoft Excel 2007

BAGIAN PENJELASAN
Judul Window Judul window (window title) terletak pada baris paling atas, yang
menampilkan tulisan Microsoft Excel dan nama Workbook yang
sedang aktif.
Office Button Fitur yang baru didapat di Office 2007 yang berfungsi
menggantikan menu File dan berlokasi di pojok kiri atas.
Didalamnya berisi perintah-perintah standar seperti Open, Save,
Print. Selain itu juga berisi perintah baru seperti Finish, Publish.
Incpect Document.
Tab Sistem Sistem menu (menu system) merupakan sarana yang disediakan
Menu oleh Microsoft Excel untuk melakukan komunikasi antara
pemakai dengannya.
 BAGIAN PENJELASAN
Ribbon berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu
dari Tab Sistem Menu.
Penggulung Untuk melihat worksheet yang tidak tampak di layar anda dapat
Sheet memanfaatkan penggulung sheet. Ada 2 macam penggulungsheet,
yaitu penggulung vertikal (vertical scroll bar) untuk
melihatsheet yang panjang ke bawah, dan penggulung horisontal
(horizontal scroll bar) untuk menampilkan data yang melebar ke
samping.
Baris Formula Baris formula (Formula bar) menyajikan 3 informasi, yaitu :
· Pada kotak paling kiri (name box) menampilkan informasi tentang
alamat atau nama dari sel atau range
· Tanda sama dengan (=) dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki
formula (rumus)
· Informasi paling kanan menampilkan isi dari suatu sel yang sedang
Judul Kolom Judul kolom (column heading) merupakan nama kolom yang
dimulai dari huruf A, B, C sampai Z kemudian sampai IV dengan
total jumlah kolom sebanyak 256 (28) kolom.
Nomor Baris Nomor baris (row number) dimulai dari nomor 1 sampai 65536
(216) Baris.
Baris Status Baris status (status bar), menampilkan informasi yang
berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh
Microsoft Excel dan status keyboard.
Tab Sheet Standarnya (default), Microsoft Excel menyediakan 3 sheet. Sheet
sering disebut dengan worksheet (lembar kerja),
sedangkan kumpulan dari
beberapa worksheet dinamakan workbook (buku kerja).
Penunjuk Sel Penunjuk sel (sel pointer) digunakan untuk memberitahu
Microsoft Excel dimana suatu aktivitas akan dilakukan, seperti
memasukkan data, memformat sel, melakukan perhitungan dan
sebagainya.

Tipe Data Microsoft Excel

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3,
yaitu label, numerik dan formula, perhatikan tabel berikut ini.
 Tipe Data Microsoft Excel
Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut
hanya menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan
simbul dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga
Label : halnya dengan angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.
Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan
format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai
Numerik : mahasiswa dan sebagainya.
Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula
kurang lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet
Formula : penjualan barang dan sebagainya.

Untuk mempermudah penjelasannya, silahkan perhatikan gambar

diatas, tulisan Panjang, Lebar dan Total yang berada pada sel A3, dan A4 merupakan
data bertipe label. Sementara angka 6 (nilai panjang) dan 5 (nilai lebar) adalah data bertipe
numerik. Angka 30 (nilai total) merupakan hasil perkalian dari panjang dan lebar (nilai B3 kali
nilai B4). Data terakhir ini beritipe formula. Nah sekarang sudah tau bedanya kan, mana tipe
data yang menggunakan Label, Numerik dan Formula.
Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel
Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel
sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi
perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum
penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range

data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8
sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
2. Fungsi Sum
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suaturange. Bentuk umum
penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan
seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data
E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum
penulisannya adalah ;
=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data
(numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range
data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min
Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau
maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data
numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data
(numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah
dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.

5. Fungsi Count
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita
pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data
(numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data
dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.

6. Fungsi Logika IF
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai
sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh
operator relasi (pembanding) seperti berikut:
Lambang Fungsi
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test)
bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah
pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:
 Contoh logika IF
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka
keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan
dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa
jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe
data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa
kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir,
langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah
kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang sama
juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama
dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika
“C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai
“GAGAL”. Nah sekarang sudah paham kan bagaimana cara menggunakan fungsi IF, sekarang
langsung dipraktekkan deh supaya tidak lupa.
Cara Menulis Rumus Excel
Setelah mengenal beberapa rumus excel yang sering digunakan untuk administrasi diatas, maka
sekarang Kita bahas cara menuliskan rumus excel di area lembar kerja.
Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung

 Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
 Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta
angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

 Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan

 Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

 Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
 Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
 Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
 Tekan tombol enter
Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah
ketik alamat sel.

Operator Matematika yang Sering Digunakan

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang
Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan
sering digunakan dalam rumus adalah sebagai berikut:
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari
pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Jika pekerjaan Anda adalah
berhubungan dengan data statistik, maka Anda akan sering menjumpai operator-operator
matematika diatas.
Cara Keluar dari lembar kerja Microsoft Excel 2007
Bila Anda sudah selesai membuat atau memperbaiki workbook dan ingin keluar dari Microsoft
Excel, Anda dapat menggunakan Office Button kemudian pilih Close atau dengan mengklik tanda
silang yang ada pada ujung kanan atas layar. Akan tetapi jangan lupa untuk menyimpan terlebih
dahulu pekerjaan Anda dengan menekan icon Save pada toolbar atau kombinasi tombol CTRL +
S. Jangan lupa simak terus update mengenai tutorial belajar excel pada postingan nanti ya kawan.

Sekian dulu update mengenai Belajar Microsoft Excel Pemula Mahir Dalam Sekejap semoga
bisa bermanfaat untuk Anda semuanya, jika Anda mau untuk serius dalam belajar, pastinya
Microsoft Excel bukan sesuatu yang menakutkan dan jika anda mau rutin dalam berlatih, maka
bisa dipastikan anda juga pasti mahir dalam microsoft excel.