DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizados y las disposiciones de la ley.
Misión de los documentos comerciales
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante
y la comprobación de los asientos de contabilidad.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito
FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realización de una operación

económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir
cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización
o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos
fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como
un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos
en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el
pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha
del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad
de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total-
Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden-
Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega
y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas
mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la
entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que
se ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si
queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden
por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en
poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como
por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se
pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que
se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para
dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con
la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a
voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las
tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados.
Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
 DOCUMENTOS DE CRÉDITO
Definición
Documento que representa una operación contable con tarjeta de pago antes de la
contabilización de facturas en el sistema. El documento de crédito es un tipo de
documento de Control presupuestario de la administración pública y es similar en su
función a los tipos de documento de preasignación de fondos, reserva de recursos y
compromiso de gastos. El documento de crédito se puede utilizar en el documento
contable como objeto de imputación y, de este modo, reducirse.
Uso
Como titular de la tarjeta tiene la opción de crear una operación contable planificada o
completada como un documento de crédito en el sistema.
La creación de un documento de crédito sirve para lograr los objetivos siguientes:
· Puede indicar una imputación en la desviación con el registro maestro de tarjetas para
la creación de documentos en el documento de crédito. Si no ha creado un documento de
crédito para una operación contable, se utiliza la imputación propuesta por defecto en el
registro maestro de tarjetas y que esté comprendida en el período de validez.
· Puede grabar los recursos necesarios para la operación contable como documento
presupuestario en el documento de crédito.
· En el documento de crédito puede indicar imputaciones de varias líneas. A continuación
se consigue una partición de la operación contable en varios importes parciales y varias
imputaciones.
NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.

NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto

de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para

ésta, y la nota crédito significa una erogación.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque
escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA
ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir
o endosar este a un tercero.
CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para
señalar el nombre del beneficiario.
Características particulares:
o El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador”
del cheque es quien podrá cobrarlo.
o No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
o El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada
institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:
o Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que
en caso de extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
o Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución bancaria
tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que
debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco, además de
seguir el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo este tipo de
cancelación.
o Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad máxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de México, estas pueden variar.
o Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la Ley
General de Títulos y Operaciones de Crédito; misma que señala que será de
15 días naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo
lugar de su expedición. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en
diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos
en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso
de robo.
CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar

totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para
ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al
banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con
los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Características particulares
o El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.
o Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
o No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
o Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
o Se cobra comisión por su certificación.
o Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su
certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelación.
o A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco.
o Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.
Recomendaciones
o Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de
cheques y el cargo en caso de cancelación.
o Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar
un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma
ante el banco para que procedan a realizar los trámites de cancelación.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el
cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha
institución.El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que
expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso
podrá depositarse en una cuenta del beneficiario.

PAGARE

El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para

documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.