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Caja Chica

Es un fondo fijo de efectivo disponible para pagar gastos menores, representados por
desembolsos de dinero que pueden reportarse con frecuencia durante un periodo de
tiempo corto.
Control Interno de la Caja Chica
 Establecer un límite máximo para los pagos, los que excedan dicho límite deben
cancelarse con cheques
 La cuenta caja chica sólo se moverá cuando se crea, cuando se decide modificar su
monto, o cuando se elimina
 Debe existir una sola persona encargada y responsable del fondo, llamada custodio, la
cual no debe tener acceso a la contabilidad, cobranza o caja principal
 La reposición del fondo se realizará a través de cheque a nombre del custodio
 Los comprobantes deben ser impresos, numerados correlativamente, y deben estar
autorizados.
Procedimientos contables para la operatividad de la Caja Chica
1. Apertura del fondo fijo: se autoriza un importe determinado para su creación,
extendiéndose un cheque a nombre del custodio para su creación:
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Caja Chica xxx
Banco xxx
P/R creación de fondo de caja chica

2. Reposición del fondo fijo de caja chica: se relaciona con el momento del arqueo (que se
describirá posteriormente).
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Gastos xxx
…. xxx
…. xxx
Banco xxx
P/R reposición del fondo de caja chica

En el registro anterior, no se considera la existencia de un faltante o de un sobrante de caja


chica al momento de realizar el arqueo. Un faltante de caja chica se reflejará como una
cuenta por cobrar al custodio, ya que todo el dinero que falte deberá ser devuelto por el
custodio, se registrará así:
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Gastos xxx
….. xxx
Cuentas por cobrar empleado xxx
Banco xxx
P/R reposición del fondo de caja chica
Por otra parte, un sobrante de caja chica se reflejará como un ingreso para la empresa,
que deberá ser incluido dentro del estado de resultados de la entidad al final de su
ejercicio económico, por lo tanto, el dinero que sale de banco para la reposición de la caja
chica será menor:
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Gastos xxx
… xxx
Faltantes y sobrantes de caja chica xxx
Banco xxx
P/R reposición del fondo de caja chica

3. Eliminación del fondo de caja chica: el fondo de caja chica podrá ser eliminado una vez
que la empresa considere que no lo necesita más para operar. El dinero que inicialmente
se destinó al fondo deberá devolverse al banco
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Banco xxx
Caja Chica xxx
P/R eliminación de fondo de caja chica

4. Modificación del monto por el cual se constituyó: el saldo contable por el cual se creó
la caja chica podrá ser modificado, dependiendo de las necesidades de la empresa. Puede
incrementar (asiento similar a su apertura), o puede disminuir (asiento similar a su
eliminación).

Caja General
Es la cuenta en la que se registra todo el efectivo que ingresa a la empresa, producto de las
ventas. Se carga con los cheques o billetes y monedas que se recibe, y se abona con el
depósito que diariamente debe hacerse en el banco. Es una cuenta con saldo deudor o
cero, nunca acreedor. Es de suma importancia recordar que las normas de control interno
del efectivo exigen que diariamente se realice el depósito íntegro de los saldos contenidos
en caja general, de tal manera que el saldo final de cada día sea cero. Contablemente la
operacionalización de la caja general se ve de la siguiente manera:

1. Apertura de la caja: se hace para tener monedas y billetes de baja denominación


para poder dar el vuelto:
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Caja General xxx
Banco xxx
P/R creación de fondo de caja general
2. Registro de las ventas del día
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Caja General xxx
Ventas xxx
I.V.A. débito fiscal xxx
P/R Ventas del día
3. Realización del depósito íntegro diario
Fecha Descripción Debe Haber
xx/xx/xx -x-
Banco xxx
Caja General xxx
P/R Realización del depósito íntegro diario

BANCOS
El efectivo en bancos está representado por todos aquellos depósitos a la vista en cuentas
corrientes y de ahorro a nombre de la empresa, que no tengan restricciones para su uso y
que se encuentren disponibles para las operaciones.
Para controlar el saldo del efectivo en bancos, se aconseja realizar mensualmente, y para
cada cuenta bancaria, una conciliación entre el saldo del libro de bancos que tiene la
empresa, y el saldo del estado de cuenta que envía el banco, ya que pueden ocurrir
distintos eventos que hagan que dichos saldos no coincidan al final del mes.

PASOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA

1) Verificar que todos los depósitos que quedaron en tránsito el mes pasado, aparezcan
reflejados en el último estado de cuenta recibido. Caso contrario, notificar error al Banco.
2) Verificar que todos los depósitos efectuados por la empresa durante el mes, estén
incluidos en el estado de cuenta correspondiente, de lo contrario, se considerarán como
depósitos en tránsito.
3) Verificar que todos los cheques que quedaron en tránsito el mes pasado, aparezcan
deducidos en el último estado de cuenta recibido. Caso contrario, continuarán en
tránsito.
4) Verificar que todos los cheques emitidos por la empresa durante el mes, estén
deducidos en el estado de cuenta correspondiente, de lo contrario, se considerarán como
cheques en tránsito.
5) Determinar el origen y validez de las notas de débito emitidas por el banco que no
están contabilizadas en los libros de la empresa, así como las notas de crédito.
6) Detectar cualquier error u omisión en los registros de la empresa o del banco.
7) Corregir los errores que le corresponden a la empresa en sus libros y notificar al banco,
los errores que él deba corregir.
METODOS PARA REALIZAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA. Se pueden utilizar dos métodos:
saldos correctos y saldos encontrados.

Método saldos correctos: a través de este método, se corrigen por separado el saldo del
libro mayor y el saldo del estado de cuenta, y ambos saldos, ya corregidos, deben ser
iguales.

Empresa, C. A.
Conciliación Bancaria
Banco XXX, Cuenta XXX
Al xx/xx/xxxx
Método: Saldos Correctos

Saldo según estado de cuenta al xx/xx/xx XXX


Menos: Cheques en tránsito (XXX)
Errores cometidos por el banco (XXX) (XXX)

Más: Depósitos en tránsito XXX


Errores cometidos por el banco XXX XXX
Saldo correcto estado de cuenta XXX

Saldo según libro mayor al xx/xx/xx XXX


Menos: Notas de débito no registradas (XXX)
Errores cometidos por la empresa (XXX) (XXX)
Más: Notas de crédito no registradas XXX
Errores cometidos por la empresa XXX XXX
Saldo correcto mayor de la empresa XXX

Método saldos encontrados: a través de este método, se comienza por el saldo del estado
de cuenta, y se hacen todos los cálculos para llegar al saldo de la empresa (o viceversa),
para luego tomar el saldo que se tomó al inicio y corregirlo siguiendo el método de saldos
correctos, y de esta manera encontrar el verdadero saldo del efectivo en banco. Este es el
método más utilizado, ya que ofrece mayor información
FORMA I
Empresa, C. A.
Conciliación Bancaria
Banco XXX, Cuenta XXX
Al xx/xx/xxxx
Método: Saldos Encontrados

Saldo según estado de cuenta al xx/xx/xx XXX


Menos: Cheques en tránsito (XXX)
Notas de crédito no registradas (XXX)
Errores (XXX) (XXX)

Más: Depósitos en tránsito XXX


Notas de débito no registradas XXX
Errores XXX XXX
Saldo según mayor de la empresa XXX

Saldo según estado de cuenta al xx/xx/xx XXX


Menos: Cheques en tránsito (XXX)
Errores cometidos por el banco (XXX) (XXX)
Más: Depósitos en tránsito XXX
Errores cometidos por el banco XXX XXX
Saldo correcto estado de cuenta XXX

FORMA II
Empresa, C. A.
Conciliación Bancaria
Banco XXX, Cuenta XXX
Al xx/xx/xxxx
Método: Saldos Encontrados

Saldo según libro mayor de la empresa al xx/xx/xx XXX


Menos: Cheques en tránsito (XXX)
Notas de crédito no registradas (XXX)
Errores (XXX) (XXX)
Más: Depósitos en tránsito XXX
Notas de débito no registradas XXX
Errores XXX XXX
Saldo según estado de cuenta XXX

Saldo según mayor de la empresa al xx/xx/xx XXX


Menos: Notas de débito no registradas (XXX)
Errores cometidos por el banco (XXX) (XXX)
Más: Notas de crédito no registradas XXX
Errores cometidos por el banco XXX XXX
Saldo correcto mayor de la empresa XXX