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ANTECENDENTES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUAL: Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las
actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que
las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.
Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial,
en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar
a éste mediante manuales.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda
guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado
en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los
soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,

memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las
formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil
técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño
y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

4. MANUAL DE POLITICAS
El manual de políticas es una guía básica para la acción, que describe la política de
la empresa, este tipo de manuales refleja las actividades que deben cumplirse por
obligatoriedad. Se puede decir que es el marco principal, en el que las acciones que
lleva acabo la institución deben ser rigurosas en su cumplimiento. Por lo anterior,
es recomendable que las políticas sean escritas por la alta dirección, con el
propósito de que le personal las conozca y las cumple. Esto manuales deben ser un
manifiesto de los objetivos que la organización establece para cumplir.
Martin g. Álvarez Torres, define el manual de políticas y normas como una
herramienta básica, que sirve como un vehículo para dar a conocer las reglas por
seguir, la documentación y las evidencias propias para su aplicación. De ahí que los
manuales sean la base para la construcción de una buena organización:
1. Descripción del puesto: describe el deber ser del cargo o puesto facultado
por la alta dirección al líder para la modificación o cancelación de los puestos
en la organización.

2. Diagrama de flujo: se describen de manera gráfica las etapas del proceso y

su funcionamiento, así como el apoyo de los métodos y procedimientos; el
seguimiento de los productos y servicios de los procedimientos; también
identifica a los clientes y proveedores del proceso; de igual manera planea,
revisa y rediseña el proceso con su valor agregado para establecer la mejora
continua. Establece si es necesario implementar nuevos procesos, y
documenta el método estándar de la aplicación del proceso con el fin de
facilitar el entendimiento del personal de nuevo ingreso en la organización.
Por medio de este diagrama se establece una comunicación con el propósito
de que los métodos y procedimientos los conozca todo el personal.

3. Documentos controlados: describen la documentación clasificada y

personal para su revisión y aprobación, que se incluye en el manual de
políticas y procedimientos de la organización.

4. Especificación: es la representación documental con las características de

calidad que deben contemplarse en la elaboración de productos y prestación
de servicios.

5. Formatos: es la papelería que se utilizaría como documentos normativos del

sistema. Su uso documental puede ser mecánico o electrónico para
establecer un archivo con el contenido de los datos de cada operación.

6. Instructivo del llenado: es un documento controlado con datos que

conforman el formulario para su registro. Para su llenado puede usarse
simbología, numeración o la explicación de los datos.

7. Manual: es una documentación controlada, donde se explican las políticas u

los procedimientos analizados por la alta dirección.

8. Plan de calidad: documentación donde representa la sinergia con

proveedores y subprocesos, cliente de un proceso y su alineación en los
registros involucrados.

9. Método o instructivo de trabajo: muestra cómo deben realizarse las

actividades por parte del personal involucrado.
 10. Organigrama: es una documentación controlada que, en forma de gráfica,
representa la estructura de la organización, la cual se integra por nombres y
puestos autorizados, convenidos por la institución.

11. Perfil del puesto: es un documento controlado donde se exponen los

requisitos y competencias que debe tener el puesto autorizado.

12. Política: es la documentación controlada con las reglas, directrices y

lineamientos que han sido autorizados para el ejercicio de la organización por
parte de la alta dirección.

13. Procedimiento: es la guía detallada que el personal involucrado debe realizar

según el desempeño de sus actividades en la organización.

14. Registro controlado: se representa con un formulario documental o

electrónico, en donde se detalla el inicio, continuidad y terminación del
proceso.

En lo que corresponde a su registro, su importancia radica en que es una bitácora

básica para la supervisión de las auditorias.