MODUL TATA GRAHA (HOUSEKEEPING)

A. Pengertian TATA GRAHA

Istilah bahasa TATA GRAHA berasal dari kata : TATA artinya : menata atau mengatur
GRAHA artinya : bentuk bangunan / rumah / wisma / hotel

Dalam bahasa inggris

TATA GRAHA disebut HOUSEKEEPING artinya : HOUSE artinya : rumah / wisma / hotel KEEPING artinya
: memelihara atau merawat / to keep Sehingga istilah TATA GRAHA adalah : “Kegiatan pengaturan suatu
bentuk bangunan yang di dalamnya telah mencakup pekerjaanpekerjaan : pembersihan, penataan, perawatan,
dan pemeliharaan” Dengan tujuan agar tercipta suatu kondisi yang bersih, sehat, rapi, indah, nyaman dan
aman baik untuk fisik bangunan tersebut maupun seluruh fasilitas di dalamnya.

Sedangkan Definisi Tata Graha (Housekeeping) : “Bagian atau departemen yang mengatur atau
menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar
rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya” Arti kata Public
Area adalah : Area-area yang dilewati oleh orang banyak atau dilalui dan digunakan oleh orang banyak (area
umum).

Yang termasuk area-area umum adalah : Lounge Lobby entrance Corridors Lifts Food and Beverage
Outlets, Locker and employee area Back area offices

B. Peran dan Fungsi Tata Graha (Public Area)

1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, aman dan indah.

Bersih : bebas dari kotoran dan noda Sehat : bebas dari kuman dan bau Nyaman : rapi, indah dan
menyenangkan Aman : terhindar dari kemungkinan kecelakaan

2. Memberikan first impression pada tamu

3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area tertentu.

C. Struktur Organisasi Housekeeping Beserta tugas dan tanggung jawab staff housekeeping department :

EXECUTIVE HOUSEKEEPER
ASS.EXEC. HOUSEKEEPER
FLOOR SUPERVISOR
PUBLIC AREA SUPERVISOR
ROOM ATTENDANT
PUBLIC AREA EXTANDANT

D. Tugas dan Tanggung Jawab Staff Housekeeping Department :

1. Executive Housekeeping
a) Bertanggung jawab atas jalannya operasional public area housekeeping department.
b) Mengawasi jalannya operasional pada housekeeping department.
c) Membuat laporan Daily Productivity pada housekeeping department.
d) Menyusun budget untuk housekeeping department.

2. Assistant Executive Housekeeper

a) Membantu Executive Housekeeper dalam menjalankan pekerjaannya.
b) Mengawasi pengadaan barang yang digunakan pada housekeeping department.
c) Menyusun project yang dilaksanakan oleh Room Attendant dan Public Area Attendant

3. Housekeeping Supervisor
a) Mengawasi pekerjaan room Attendant.
b) Mengecek kebersihan kamar tamu.
c) Mengecek tamu penting (VIP Guest) yang menginap di hotel.
d) Menangani keluhan tamu.
e) Mengawasi pekerjaan Public Area Attendant.
f) Bertanggung jawab atas floor section.
g) Membuat room work sheet.

4. Room Attendant
a) Membersihkan kamar tamu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pihak hotel.
b) Melakukan prosedur Turndown service pada waktu sore hari.
c) Menjaga kebersihan pantry pada floor sectionnya masing-masing.
d) Memelihara dan menjaga kebersihan serta kelengkapan perlatan yang digunakan dalam bekerja.

5. Public Area Attendant

a) Menjaga kebersihan lobby area.
b) Menjaga kebersihan area karyawan.
c) Menjaga kebersihan area umum yang ada di hotel.
d) Menjaga kebersihan loket karyawan.

Tugas dan tanggung jawab dari Public Area Section :

1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, indah dan menarik dan aman :  Bersih : bebas dari
kotoran dan noda  Sehat : bebas dari kuman dan bau  Nyaman : rapi, indah dan menyenangkan  Aman :
terhindar dari kemungkinan kecelakaan
2. Memberikan first impression yang mendalam saat tamu baru datang ke hotel.
3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area-area tertentu seperti : Lobby, restaurant, public toilet.
 Adapun petugas yang melaksanakan pembersihan pada seluruh area-area umum tersebut adalah :Public
Area Attendant, tugasnya adalah sebagai berikut : Melaksanakan tugas kebersihan pada seluruh area-area
yang dilewati oleh tamu / orang banyak.

Dimana dalam pelaksanaanya biasa Public Area Attendant dibagi menjadi tiga shift dan tiap shift ada group
leader , misalnya :

a. Shift Pagi : Group A tugasnya : jam 07.00 – 15.00 WIB Dusting, vacuuming, glass cleaning, membuang
sampah, mopping, membersihkan guest toilet dan employee toilet.

b. Shift Siang : Group B tugasnya : jam 15.00 – 23.00 WIB Melanjutkan shift pagi yang belum selesai seperti
: Lobby dusting, dusting, all public toilet, guest elevators, vacuuming all offices, locker dan function room.

c. Shift Malam : Group C tugasnya : jam 23.00 – 07.00 WIB Melakukan pembersihan secara menyeluruh
(General Cleaning) : 1. Carpet Shampooing
2. Pembersihan corridors, stairs dan dinding lobby
3. Pembersihan ruang rapat, banquet setelah pesta atau rapat
selesai
4. Pembersihan Loker Karyawan

Seksi-seksi pada Housekeeping Departemen :

1. Seksi Kamar, tugasnya : a. Melaksanakan pembersihan dalam kamar tamu

b. Menyediakan / menata tempat tidur dan pembersihan kamar mandi

2. Seksi Area Umum, tugasnya :Melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan dan kerapian di area
umum di luar kamar tamu, seperti : lobby, restoran, bar, dan lain-lain.

3. Seksi Linen dan Uniform Karyawan, tugasnya : Mewakili Housekeeper secara khusus dalam mengelola
seluruh lena dalam hotel dan uniform karyawan. Pengelolaan : - Pengiriman
linen ke outlet-outlet - Mengurus pencucian di laundry - Menyimpan linen
tersebut - Mengelola uniform karyawan

4. Seksi Binatu, tugasnya : Di hotel besar untuk seksi Binatu kadang-kadang berdiri sendiri di luar bagian
tata graha dipimpin oleh : Laundry Manager.

Tugasnya : a. Melaksanakan pencucian lena / linen yang digunakan di hotel

b. Uniform karyawan
c. Pakaian tamu hotel

5. Seksi office Tata Graha, tugansya : Mengurus administrasi dan komunikasi seluruh kegiatan Tata Graha.
Kantor Tata Graha dipimpin oleh : Sekretaris, yang membawahi Order Taker
dan Office Clerk.
 Hubungan Housekeeping Departemen dengan departemen lain : Hubungan kerja Tata Graha dengan
Binatu Menangani pencucian pakaian dari para tamu dan juga pakaian milik karyawan dan pencucian linen-
linen yang dipakai housekeeping.

Hubungan kerja Tata Graha dengan Engineering Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan
perbaikan dan pemeliharaan alat terutama yang menyangkut operasional tata graha serta peralatan dari tata
graha yang berada di kamar tamu.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Food and Beverage Menangani pelayanan room service di
kamar tamu serta pengiriman Fruit arrangement untuk tamu VVIP / VIP di Executive room.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Purchasing Bagian purchasing menangani pembelian dan
penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh tata graha, seperti : alat-alat pembersih, obat pembersih,
perlengkapan tamu, linen-linen untuk tata graha dan alat penunjang operasional seperti : formulirformulir

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Keamanan : Pengawasan keamanan pada area-area tata graha
meliputi : corridor, pantry, dan office dan selain itu mengawasi keamanan barang-barang milik tamu dan
keselamatan tamu.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian personalia (Kepegawaian) :

a) Pengadaan tenaga kerja

b) Pengangkatan pegawai
c) Pelatihan pegawai
d) Pemutusan hubungan kerja
e) Cuti karyawan
f) Surat perjanjian untuk pegawai
g) Pembayaran gaji dan lembur pegawai

Hubungan kerja Tata Graha dengan Kantor Depan Hotel Departemen

a) Room Status
b) Kamar siap jual
c) Services

Hubungan kerja Tata Graha dengan Accounting

Penggajian, pelaporan keuangan, anggaran biaya OBYEK PEMBERSIHAN, ALAT DAN OBAT PEMBERSIH
PUBLIC AREA :
A. Obyek Pembersihan Bahan-bahan ataupun benda yang menjadi obyek pembersihan dapat kita bedakan,
antara lain
1. Bahan dari kayu-kayuan : Kusen pintu/ Jendela, rotan, bamboo
2. Bahan dari metal : Kuningan, tembaga, chrome, metal
3. Bahan dari batu-batuan : Terazzo, marmer, keramik, porselin
4. Bahan dari sintetis : Plastik, vinyl
5. Bahan dari glass : Kaca, cermin
 6. Bahan dari getah kulit : Lantai karet
7. Bahan dari linen : Sprei, taplak meja, gordyn, dll.
8. Bahan dari kertas : Wallpaper
9. Bahan dari kulit : Calf
10. Bahan dari campuran : carpet, dll.

B. Alat-alat kerja pembersih secara manual :

1. Cleaning Cloths / lap terdiri dari :
Dry Cleaning Cloth : untuk membersihkan bagian-bagian yang kering
Wet Cleaning Cloth : untuk mengelap bagian yang lembab
Dust Cloth : untuk mengelap debu / kotoran
Glass Cloth : untuk mengelap gelas
Chamois/kanebo : untuk membersihkan permukaan kaca-kaca
Floor cleaning cloth : untuk membersihkan lantai dengan lantai

2. Sapu (broom) : Terbuat dari : rumput, ijuk, lidi atau plastic, gunanya : Untuk menyapu debu /
sampah pada permukaan lantai dan anak tangga Cara meletakkan sapu yang baik : digantung
atau dibalik keatas

3. Sikat (brush) : Terbuat dari kayu atau plastic dan bulunya dari plastic atau ijuk. Jenisnya terdiri
dari :
a. Sikat tangan (hand brush) : untuk sikat lantai
b. Sikat tangan (nylon brush/clothes brush) : untuk menyikat pakaian
c. Sikat lantai yang bertangkai panjang (longhandle brush / floor brush)
d. Sikat untuk langit-langit rumah (round head brush / ceiling room)
e. Sikat kamar jamban (WC) : toilet bowl brush
f. Sikat botol (bottle brush)
g. Sikat sepatu (shoe brush)
h. Sikat lantai sebagai pelengkap Floor Machine (Scrubbing Brush)

4. Mop (mopping) dan heavy duty pail (ember berserta pemerasnya) Alat yang digunakan untuk
membersihkan lantai dimana penggunaanya disertai dengan bahan pembersih seperti air dan
sabun cair atau bahan-bahan pembersih lainnya. Alat tersebut dapat dipergunakan untuk
membersihkan lantai marmer, keramik, teraso dan sebagainya kecuali karpet
Adapun perlengkapan dari “heavy duty pail” adalah :
a. Mop dengan rumbai-rumbai katun / mop finger
b. Mop handle / tangkai mop
c. Alat pemeras / squeezer
5. Floor duster / lobby duster Untuk membersihkan lantai sehari-hari dengan disemprot
chemical sebelumnya.
6. Dust pan / serok debu Untuk mengumpulkan atau menampung sementara debu / kotoran
pada waktu menyapu lantai.
 7. Sponge / busa Untuk membersihkan permukaan dinding keramik kamar mandi atau lain-
lainnya seperti toilet bowl, urinoir, wash basin, bak mandi.
8. Spray bottle / bottle sprayer / gun sprayer Botol yang dapat diisi dengan obat seperti : glass
cleaner atau chemical lainnya.
9. Window wiper Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca
10. Window brusher Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca dilengkapi dengan sikat.
11. Carpet sweeper Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet yang kotor, tetapi tidak
dengan listrik hanya manual.
12. Bucket/pail Ember biasa yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran pada lantai
13. Kape / Scapper / Putty Knife Alat yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran
yang menempel pada lantai / anak tangga.
14. Floor squeezer Alat yang bertangkai panjang dan berkaret pada ujungnya yang berguna
untuk menarik air / air hujan / air sabun untuk dibuang.
15. Silet/scruber Alat yang digunakan untuk membersihkan noda-noda pada kaca/mirror
16. Rubber gloves Sarung tangan dari karet untuk melindungi tangan dari bahan-bahan kimia
yang digunakan sebagai obat pembersih.
17. Tangga / ladder Alat yang digunakan untuk membersihkan tempat-tempat yang cukup tinggi
agar dapat terjangkau oleh tangan kita.
18. Masker Gunanya untuk melindungi hidung dan mulut saat melarutkan chemical agar tidak
keracunan.

C. Alat-alat kerja (pembersih) secara elektronik (Cleaning Equipment)

1. Mesin penghisap debu dan air (wet and dry vacuum cleaner) Mesin penghisap yang digunakan
untuk menghisap debu atau air
2. Mesin pembersih lantai (Floor cleaning machine / Polishing Machine) Mesin pembersih lantai
yang digunakan untuk menyikat dan kemudian mengkilapkan lantai.
3. Mesin pencuci karpet ada 2 jenis : a. Dry carpet cleaning : Alat yang digunakan untuk
membersihkan karpet tetapi tidak menggunakan air tetapi serbuk. b. Shampooing Machine /
extraction Machine : Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet / menyampoo karpet
dengan menggunakan bahan pembersih khusus untuk karpet.
4. Mesin pengering karpet / blower : Alat pengering untuk karpet setelah proses pencucian
5. Hand polisher / mesin polish : Mesin polish yang digerakkan dengan menggunakan tangan
6. Back pack vacuum cleaner : Mesin penghisap debu dan air yang pemakaiannya digendong,
diletakkan di punggung kita

D. Bahan dan Obat Pembersih (Cleaning Agent / Supplies) Peran dari obat pembersih adalah :
Melenyapkan kotoran dari permukaan benda melalui proses pembersihan serta menjaga agar
kotoran tidak terlanjur mengendap.

Obat pembersih yang dapat menghilangkan kotoran seperti : sabun dan pasir dapat dikategorikan
sebagai cleaning agents. Obat pembersih yang khusus (spesifik) harus dipilih untuk kebutuhan
pembersihan tertentu.Campuran yang mempunyai keampuhan (daya pembersih) yang kuat, belum
tentu efektif untuk suatu pencucian tertentu.Memilih obat pembersih harus tepat sesuai dengan
yang diperlukan dan sesuai dengan karakteristik kotoran.

Cleaning agents dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

a. Detergents (berbusa banyak) Sabun, merupakan produk detergen yang tertua dan masih
merupakan bahan yang paling efektif untuk menghilangkan kotoran.Detergent mempunyai
kandungan bahan alkalin ringan dan sangat efektif untuk melenyapkan kotoran pada lantai,
dinding dan berbagai jenis perlengkapan dan alat-alat dapur.
b. Abrasive Cleaner (kandungan serbuk kasar) Kadang-kadang kotoran yang melekat sangat kuat
pada permukaan benda dimana alkalin atau bahan pembersih yang bersifat asam tidak akan
mempan untuk melenyapkan kotoran yang dimaksud. Dalam kasus seperti tersebut diatas,
diperlukan bahan pembersih yang mengandung serbuk tajam (abrasive) yang digunakan
untuk menghancurkan kotoran. Abrasive seperti jenis VIM biasanya digunakan untuk
mencuci alat-alat dapur dan alat-alat makan.
c. Acid Type Cleaner (kandungan asam)
Untuk jenis kotoran yang tidak dapat dibersihkan oleh bahan pembersih jenis alkalin seperti :
noda karat, warna logam yang kusam pada barang-barang kuningan, maka untuk
membersihkannya harus menggunakan bahan pembersih yang mengandung asam. Jenis obat
pembersih ini harus dipilih dan digunakan secara tepat.