Anda di halaman 1dari 57

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, itulah kiranya kata yang patut kita ucapkan atas kehadirat

Allah SWT, yang telah memberikan segala rahmat dan nikmatnya berupa

kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta kesabaran, sehingga kami

dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan penyusunan

laporan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bersumber

dari semua data yang kami peroleh dalam melaksanakan semua kegiatan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang mulai dilakukan tanggal 10 April 2017

sampai 06 Mei 2017 di Puskesmas Kendalsari Malang.


Laporan hasil praktek kerja lapangan ini disusun sebagai bukti bahwa

kami telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Puskesmas Kendalsari

Malang. Praktek ini kami gunakan sebagai sarana untuk menyalurkan

pemahaman kami tentang materi Sistem Rekam Medis yang kami peroleh dari

pembelajaran di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang jurusan D-III

Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, dengan membandingkan Sistem

Rekam Medis yang digunakan di Puskesmas Kendalsari Malang.


Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktek Kerja

Lapangan ini masih banyak kekurangannya, baik dari segi penyusunannya

maupun dari segi bahasanya. Maklumlah tak ada gading yang tak retak. Maka

dari itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari

semua pihak demi penyempurnaan laporan hasil Praktek Kerja Lapangan ini.

Selanjutnya kami mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. DR. H. Taher Alhabsyi selaku Ketua Yayasan Sekolah

Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang.

2. Bapak Drs. Soekarto, MSi. selaku dekan Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi (STIA) Malang

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | iii


3. Ibu DR. Hj. Tri Murni, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi

Kesehatan, beserta para dosen yang telah membimbing kami hingga terselesaikan PKL ini.

4. Ibu Drg. Satindri Setyo Palupi selaku Kepala Puskesmas Kendalsari Kab. Malang.

5. Mbak Nurul Setya N, Amd.RMIK selaku pembimbing lapangan selama PKL di Puskesmas

Kendalsari Malang.

6. Seluruh staf dan karyawan Puskesmas Kendalsari Kab. Malang.

7. Rekan-rekan seperjuangan yang kami banggakan dan semua pihak yang telah membantu

dalam pembuatan laporan PKL ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

8. Teristimewa orang tua kami tercinta, ayahanda dan ibunda yang telah memberikan

kepercayaan serta limpahan kasih sayang yang begitu besar. Dari sanalah semua

kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan

menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.

Akhirnya, kami berharap Laporan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini berguna bagi semua

pihak yang membacanya. Dan semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan karunia-Nya

kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan apapun kepada penyusun hingga

terselesaikannya laporan PKL ini. Amin

Malang, Kondisional

Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Puskesmas merupakan unit pelayanan kesehatan strata pertama yang bertugas

menyelenggarakan upaya kesehatan di satu wilayah tertentu.Upaya kesehatan yang

diselenggarakan termasuk upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Dalam

menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu demi terlaksananya pembangunan

berwawasan kesehatan, puskesmas harus dapat meningkatkan kinerja pelayanan kesehatan

dengan efektif dan efisien. Hal itu tentunya tidak lepas dari berbagai kendala yang muncul dalam

memberikan pelayanan kesehatan pada masyarakat baik dari segi internal maupun eksternal

puskesmas.Pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan kesehatan yang

mengutamakan kepuasan pelanggan. Untuk itu puskesmas harus dapat meningkatkan standar

mutu pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dengan adanya akreditasi,

Puskesmas Kendalsari diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan

kualitas pelayanan kesehatan terstandar yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Manual mutu puskesmas merupakan pedoman bagi Puskesmas Kendalsari Malang yang

menjelaskan secara garis besar Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas. Manual mutu adalah

suatu dokumen yang digunakan untuk :

a. Mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu kepada seluruh personel puskesmas.


b. Menggambarkan keterkaitannya dengan prosedur sistem mutu yang terdokumentasi.

c. Memberikan gambaran bahwa puskesmas memiliki kebijakan dalam mengelola organisasi

untuk mencapai target mutu yang telah ditentukan.

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang merupakan salah satu Institusi Pendidikan

Tinggi di Malang dengan Jenjang Program Diploma III, dengan Program Studi Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Dengan adanya pendidikan rekam medis di STIA Malang ini, diharapkan

dapat memberikan keahlian dan keterampilan sumber daya manusia untuk menjadi tenaga “siap

pakai” di bidang rekam medis dan informasi kesehatan di Instansi Jasa Pelayanan Kesehatan.

Untuk membina calon tenaga terampil ini bukanlah satu hal yang mudah, ada berbagai jenjang

pembinaan yang harus dilalui agar kami dapat menjadi tenaga yang dapat diandalkan. Pembinaan

teoritis secara intensif diberikan dalam kegiatan perkuliahan reguler setiap hari, namun ternyata

pada perkembangan berikutnya ilmu yang diberikan secara teoritis ini dirasakan kurang lengkap

karena adanya perkembangan yang pesat di sisi praktek.

Agar tidak mengalami ketertinggalan dengan perkembangan-perkembangan yang terjadi,

maka untuk mendukung perkembangan dari sisi praktek untuk menambah pengetahuan dan

keahlian kami di bidang rekam medis dan informasi kesehatan ini dengan cara mengadakan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilokasi yang dianggap relevan dengan perkembangan dunia

kesehatan. Puskesmas adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan

fasilitas kesehatan pertama serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran,

perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan.

Melalui praktek kerja lapangan (PKL) ini, maka diharapkan pengetahuan mahasiswa di

bidang praktek dapat terpenuhi dengan baik, sehingga mahasiswa dapat memberikan penilaian

dan perbandingan yang baik dari perkembangan sektor keilmuan yang diperoleh di bangku kuliah

dengan perkembangan di sektor praktek yang terjadi di lapangan serta mendapatkan gambaran

yang lebih nyata tentang dunia kerja pada bidang yang akan kami geluti. Adanya PKL ini

merupakan salah satu ajang untuk berlatih dalam persiapan memasuki dunia kerja secara nyata.
1.1 Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.2.1 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.2.1.1. Tujuan Umum

1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam medis guna

menunjang pemberian fasilitas pelayanan kesehatan pertama yang ada di Puskesmas

Kendalsari

2. Melihat secara langsung peranan di setiap kegiatan rekam medis di Puskesmas

Kendalsari Malang dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

1.2.1.2 Tujuan Khusus

2. Guna mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam medis yang diterapkan

di Puskesmas Kendalsari Malang.

3. Guna mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelayanan rekam medis di Puskesmas

Kendalsari Kab. Malang.


1.2.2 Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.2.2.1. Bagi Mahasiswa

Menambah wawasan di samping teori yang dipelajari serta keterampilan di dunia

kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.

1.2.2.2. Bagi Puskesmas

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) pelayanan

kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di masa akan datang.

1.2.2.3. Bagi STIA Malang

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan melakukan

praktek kerja lapangan di masa yang akan datang serta menambah kerja sama dengan

instansi kesehatan pemerintah maupun swasta.

1.2 Lokasi dan Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) periode 1 & 2 berlokasi di Puskesmas

Kendalsari Malang, yang beralamat di jalan Cengger Ayam I No.08 Malang, Telpon : 0341-478215,

Email : puskesmaskendalsari@gmail.com, Kode Pos : 65141. Waktu pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan dimulai pada tanggal 10 April 2017 s/d 06 Juni 2017.


BAB II

HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Gambaran Umum Puskesmas Kendalsari

2.1.1 Sejarah Umun Puskesmas Kendalsari

Puskesmas Kendalsari berdiri sejak tanggal 19 Mei 1984 ditanah seluas 2050 m 2, dengan

dipimpin oleh Dr. Doddy Widjanarko. Pada saat awal bedirinya Puskesmas hanya mampu

melaksanakan sebagian program, antara lain : Pengobatan umum/Balai Pengobatan dan KIA/KB.

Apotik yang ada saat itu menjadi satu ruangan dengan ruang pengobatan dikarenakan personel

yang terbatas dan tidak sampai 10 orang. Selain itu, sarana yang dimiliki juga sangat

terbatas untuk Imunisasi Vaksin disimpan di lemari Es Pada tahun 1991 Dr. Doddy Widjanarko

melanjutkan pendidikan dokter spesialis dengan meninggalkan piala Puskesmas Berprestasi

Kodya Malang tahun 1991. kemudian kepala Puskesmas digantikan oleh Dr. Retno Setyowati

sampai dengan tahun 1999 dengan peningkatan pelaksanaan berbagai program dan

bertambahnya pegawai. Setelah masa jabatan berakhiryang memakai tenaga minyak tanah, dan

kondisi jalan menuju Puskesmas masih belum diaspal.kemudian digantikan oleh dr. Hersusilowati

sampai dengan tahun 2003 dengan bangunan yang juga bertambah lengkap. Pada tahun 2003

kedudukan Kepala Puskesmas diisi oleh Plt Drg. Erlina Irmawati sampai akhir tahun 2004

kemudian pada awal tahun 2005 Drg. Erlina Irmawati menjadi Kepala Puskesmas Kendalsari yang

difinitif sampai dengan bulan Juni 2012 dengan peningkatan sarana dan prasarana gedung

Puskesmas yang megah ditambah pelayanan rawat inap dan UGD 24 jam yang mulai buka akhir

2007.Pada bulan Juli 2012 Kepala UPT Puskesmas Kendalsari dijabat oleh Drg. Satindri Setyo

Palupi, meskipun tidak banyak perubahan fisik pada puskesmas dan masa jabatan yang singkat

yaitu sampai 17 Oktober 2013, akan tetapi banyak perubahan terutama pada rasa kekeluargaan

antar sesama pegawai yang bertambah akrab. Kemudian kedudukan Kepala Puskesmas

digantikan oleh dr. Husnul Muarif dengan masa jabatan yang singkat juga. Setelah itu,
kepemimpinan berpindah kepada dr. Ida Megawati yang masa jabatnnya juga singkat tidak lebih

dari 4 Bulan. Pada bulan Januari 2014 Kepala Puskesmas Kendalsari dijabat oleh dr. Lisna. pada

masa kepemimpinannya Puskesmas kendalsari membawahi program tambahan seperti : IVA

(Inspeksi Visual Asam Asetat), PTRM (Program Terapi Rumatan Metradon), VCT (Volountery

Conseling and Testing), dan Laboratorium yang semakin lengkap.Pada tangga 17 Januari 2017

kepemimpinan Kepala Puskesmas kembali dijabat oleh drg. Satindri Setyo Palupi sampai saat ini.

2.1.2 Profil Puskesmas Kendalsari Malang

UPT Puskesmas Kendalsari sebagai salah satu puskesmas dari 15 puskesmas di Kota

Malang mempunyai tugas sebagai unit pelaksana teknis dinas kesehatan Kota Malang untuk

melaksanakan tiga fungsi pokok puskesmas yaitu Promotif, Preventif dan Kuratif. Upaya

kesehatan yang dilaksanakan meliputi: Upaya Kesehatan Perorangan dan Upaya Kesehatan

Masyarakat.

Puskesmas Kendalsari terletak di pusat kota, Kecamatan Lowokwaru, memiliki letak

yang sangat strategis dan berdekatan dengan Kantor Kecamatan Lowokwaru sehingga

memungkinkan kemudahan masyarakat untuk mengakses mendapatkan pelayanan


kesehatan. Puskesmas Kendalsari beralamat Jalan Cengger Ayam I/8 Kelurahan Tulusrejo

Kota Malang, Kode Pos 65141. Puskesmas Kendalsari berdiri ditanah seluas 2050m2,

mulai beroperasi tanggal 9 Mei 1984. Secara geografis batas-batas wilayah kerja

Puskesmas Kendalsari, wilayah utara berbatasan dengan Kelurahan Mojolangu, wilayah

selatan berbatasan dengan Kelurahan Samaan, wilayah barat berbatasan dengan

Kelurahan penanggungan dan wilayah timur berbatasan dengan Kelurahan Purwantoro.

2.1.2.1 Data Demografi

Saat ini Puskesmas Kendalsari bertanggung jawab terhadap 55.667 jiwa dalam

wilayah kerjanya dan beberapa sarana yang tersebar pada 3 (tiga) kelurahan yang

tergambar pada tabel berikut :

Tabel 1

Data Kelurahan di Wilayah Kerja Puskesmas Kendalsari

No Kelurahan Jumlah Jumlah RT Jumlah RW

Penduduk
1 Lowokwaru 18.582 104 15
2 Tulusrejo 16.064 72 15
3 Jatimulyo 21.021 69 10
JUMLAH 55.667 245 40

Tabel 1 Data Demografi


Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang

2.1.2.2 Data UKBM

Data keadaan sampai akhir tahun 2015 Puskesmas Kendalsarimemiliki sarana

pendukung fasilitas kesehatan Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat (UKBM) baik

berupaPos Pelayanan Kesehatan Kelurahan (Poskeskel) dan termasuk juga kadernya

yang keseluruhannya juga memberikan jenis pelayanan baik promotif, preventif, kuratif

dan rehabilitatif. Data selengkapnya tentang Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat

(UKBM) yang dimiliki Puskesmas Kendalsari terlihat pada tabel berikut:

Tabel 2

Data UKBM Puskesmas Kendalsari

N KELURAHAN JUMLAH SARANA

O. Poskeskel Posyandu Posyandu Kader

Balita
Lansia

1. Lowokwaru 1 17 11 185

2. Tulusrejo 1 13 8 126

3. Jatimulyo 2 9 8 136

JUMLAH 4 39 27 447

Tabel 2 Data UKBM


Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang
2.1.2.3 Data Sarana Peribadatan
Sarana peribadatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas Kendalsari terlihat pada

tabel berikut:

Tabel 3

Data Sarana Peribadatan

No KELURAHAN MASJID GEREJA VIHARA


1 Lowokwaru 12 1 0
2 Tulusrejo 11 0 0
3 Jatimulyo 9 2 1
JUMLAH 32 3 1

Tabel 3 Data Sarana Peribadatan


Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang

2.1.2.4 Data Sarana Pendidikan

Sarana pendidikan yang ada di wilayah di kerja Puskesmas Kendalsari terlihat pada

tabel berikut

Tabel 4

Data Sarana Pendidikan

No KELURAHAN TK SD SMA/K PT
1 Lowokwaru 18 6 0 1
2 Tulusrejo 12 4 4 2
3 Jatimulyo 20 7 2 0
JUMLAH 50 17 6 3

Tabel 4 Data Sarana Pendidikan


Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang
Sarana Pelayanan kesehatan Puskesmas Kendalsari terdiri dari :

- Puskesmas induk dengan jenis pelayanan UGD, rawat inap dan rawatjalan.

- Satu Puskesmas Pembantu yang terletak di Jalan Simbar Menjangan No.36 Kelurahan

Jatimulyo.

2.1.2.5 Data Ketenagaan

Dari aspek ketenagaan Puskesmas Kendalsari saat ini memiliki jumlah karyawan yang

relatifkurang apabila dibandingkan dengan standar ketenagaan yang ada dalam Peraturan

Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas. Jumlah seluruh karyawan

yang dimiliki oleh Puskesmas Kendalsari saat ini berjumlah 40 orang, yang terbagi dalam

berbagai kompetensi dan jenjang pendidikan. Data karyawan Puskesmas Kendalsari

selengkapnya terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 5

Data Ketenagaan Puskesmas Kendalsari

NO. KETENAGAAN JUMLAH

1. Dokter Umum 3

2. Dokter Gigi 3
3. Apoteker 1

4. Nutrisionis 2

5. Bidan 9

6. Perawat 10

7. Perawat gigi 1

8. Asisten Apoteker 1

9. Analis 2

10. Sanitarian 1

11. Tenaga Administrasi 6

13. Tenaga keamanan 2

12. Pengemudi 1

JUMLAH 40

Tabel 5 Data Ketenagakerjaan


Sumber : Data Dasar Puskesmas KendalsariTahun 2015

2.1.2.6 Struktur Organisasi UPT Puskesmas Kendalsari


2.1.3 Kebijakan Mutu, Visi Misi

2.1.3.1 Visi

Menjadi puskesmas yang mampu mewujudkan kesehatan masyarakat yang

bermartabat

2.1.3.2 Misi

Dalam rangka mewujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, Puskesmas Kendalsari

memiliki 3 (tiga) misi sebagai berikut :

1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dan merata demi kepuasan

masyarakat

2. Mendorong kemandirian masyarakatuntuk hidup sehat melalui upaya promkes dan

perilaku hidup bersih dan sehat

3. Meningkatkan upaya promotif dan preventif

2.1.3.3 Motto Puskesmas Kendalsari

Kepuasan masyarakat harapan kami

2.1.3.4 Tata Nilai Puskesmas Kendalsari

Tata nilai yang disepakati oleh seluruh karyawan Puskesmas Kendalsari adalah:

Kami bangga dipercaya menjadi petugas yang bertanggung jawab dalam memberikan

pelayanan kepada masyarakat, oleh karena itu kami mempunyai tata nilai:

1. Sumber Daya Manusia

Seluruh potensi sumber daya manusia bersama-sama mewujudkan Visi dan Misi

kami.

2. Memiliki Integritas

Kami dapat dipercaya karena jujur dalam setiap tindakan, terbuka, dan konsisten.

3. Saling Menghormati dan Menghargai


Kami senantiasa memperlakukan orang lain dengan hormat dan menghargai

pendapat orang lain.

4. Ketulusan Hati dan Keterbukaan

Kami senantiasa mendengar, merespon dengan cepat dan mengharapkan

keterlibatan masyarakat.

5. Kerja Tim

Kami senantiasa bekerjasama untuk mendapatkan hasil yang terbaik.

2.1.3.5 BUDAYA KERJA PUSKESMAS KENDALSARI

SEHATI

S : SALAM, SAPA, SOPAN

E : EFEKTIF DAN EFISIEN

H : HARGAI DAN HORMATI

A : ADIL

T : TEAM WORK

I : INTEGRITAS
2.1.3.6 Struktur OrganisasiUPT Puskesmas Kendalsari

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 16


Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 17
2.1.3.7 Mapping Map Business Process/Proses Pelayanan menunggu

mesin
2.1.3.7.1 ALUR PELAYANAN PUSKESMAS KENDALSARI

Secara garis besar standar pelayanan di UPT Puskesmas Kendalsari

terdiri atas 3 (tiga) kegiatan yaitu Penyelenggaraan Pelayanan

Manajemen, Penyelenggaraan Upaya Puskesmas (UKM) dan

Penyelenggaraan Pelayanan Klinis (UKP).

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 18


a) Penyelenggaraan Pelayanan Manajemen, meliputi;

1) Penyelenggaraan Tata Usaha dan Kepegawaian, meliputi:


a. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha

berdasarkan data program Puskesmas.


b. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat

dilaksanakan.
c. Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun program

kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik.


d. Memberi petunjuk kepada staf dengan petunjuk kerja yang

diberikan agar tercapai keserasian dan kebenaran kerja.


e. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif dan

manajemen di Puskesmas. Untuk mendukung Kepala

Puskesmas menjalankan tugas dan fungsinya mengelola

Puskesmas.
f. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
g. Bertanggung jawab atas administrasi, membantu

pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya

lainnya.
1) Menyiapkan SK bendahara, SK penanggung jawab

pengelola barang, SK penanggung jawab kendaraan.


2) Membuat perencanaan kebutuhan dan pemeliharaan

barang unit.
3) Membuat data stok barang.
4) Menjaga kelengkapan alat-alat yang diperlukan.
5) Membuat data asset di masing-masing ruangan.
6) Melaksanakan pembaruan daftar inventaris sebagai

bahan laporan.
7) Melakukan evaluasi perawatan alat kesehatan.
8) Melaporkan fungsi dan kondisi alat kesehatan.
9) Melaporkan seluruh inventarisasi alat kesehatan.
h. Melakukan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata Usaha

secara keseluruhan.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 19


i. Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas

serta data kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan

semua pihak yang membutuhkan:


1) Data pencapaian cakupan kegiatan pokok tahun lalu

dan visualisasi datanya.


2) Data 10 penyakit terbanyak.
3) Data RKBU (Rencana Kebutuhan Barang Unit).
4) Data lain.
j. Membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai

bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala

Puskesmas.
k. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian,

keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan

masyarakat dan urusan umum, perencanaan serta

pencatatan dan pelaporan.


l. Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian:

1) Membuat struktur organisasi UPTD.


2) Membuat daftar/catatan kepegawaian petugas.
3) Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap

petugas.
4) Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas

sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.


5) Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan

konsultasi dengan Kepala Puskesmas.


6) Melakukan file kepegawaian.

2) Penyelenggaraan Pengorganisasian, meliputi:

a. Melaksanakan pertemuan berkala puskesmas berupa;


1. Lokakarya mini bulanan.
2. Lokakarya mini tribulanan
3. Pertemuan Tim Audit Internal dilakukan setiap akan

dilakukan audit internal;


4. Pertemuan Tim Manajemen Risiko/ Peningkatan Mutu

dan Keselamatan Pasien (PMKP)

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 20


5. Pertemuan Tim Survei dan Penanganan Keluhan

Pelanggan
6. Pertemuan Tim Manajemen Mutu
b. Pertemuan Tinjauan Manajemen (PTM) dilakukan setahun

4 (empat) kali.
c. Mengkoordinir penyusunan Perencanaan Tingkat

Puskesmas.

d. Merumuskan kebijakan operasional dalam bidang

pelayanan kesehatan masyarakat.


e. Memberikan tugas pada staf dan unit-unit, Puskesmas

Pembantu, dan Ponkesdes.


f. Memimpin urusan Tata Usaha, unit-unit pelayanan,

Puskesmas Pembantu, Ponkesdes dan staf dalam

menyelenggarakan pelayanan kesehatan masyarakat agar

pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana kerja

yang telah ditetapkan.

g. Pembinaan ke sarana kesehatan pendukung yaitu Pustu

oleh Kepala UPT Puskesmas Kendalsari dilakukan secara

berkala
h. Pembinaan Bidan Koordinator terhadap Poskesdes

dilakukan secara berkala


i. Bertanggung jawab atas penyusunan Rencana Usulan

Kegiatan (RUK) melalui analisis dan perumusan masalah

berdasarkan prioritas.

j. Bertanggung jawab atas Rencana Pelaksanaan Kegiatan

(RPK) secara terinci dan lengkap.


3) Penyelenggaraan Evaluasi dan Pelaporan, meliputi;
a. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan Puskesmas

berdasarkan realisasi program kerja dan ketentuan

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 21


perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan dalam

menyusun program kerja berikutnya.


b. Memberikan umpan balik hasil kegiatan kepada semua staf

Puskesmas.
c. Mengolah dan menganalisa data, untuk selanjutnya

diinformasikan atau dilaporkan ke Dinas Kesehatan

Kabupaten serta pihak yang berkepentingan lainnya.


d. Konsultasi ke Dinkes Kota Malang terhadap keberhasilan

program dilakukan setiap bulan sekali.


e. Pelaporan keberhasilan cakupan program dilakukan setiap

bulan dan tribulan.


f. Pembuatan Penilaian Kinerja Puskesmas (PKP) tahunan

dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali.

b) Penyelenggaraan Upaya Puskesmas (UKM), meliputi;

1) Gizi;
a. Pendidikan/Konseling Gizi masyarakat dilakukan bila ada

kasus dan rujukan temuan kasus gizi di masyarakat;


b. Penanganan balita malnutrisi di masyarakat dilakukan jika

ditemukan balita malnutrisi di masyarakat atau kasus

rujukan dari desa;


c. Penanganan ibu hamil KEK di masyarakat dilakukan bila

ada rujukan atau penemuan kasus ibu hamil KEK di

masyarakat;
d. Penyuluhan Gizi lintas sektor dilakukan 1 (satu) kali dalam

setahun;

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 22


e. Penyuluhan Gizi Usia Dini dilakukan di Sekolah Dasar 1

(satu) kali dalam setahun;


f. Melaksanakan pembinaan posyandu, PSG (Pemantauan

Status Gizi), pemantauan konsumsi gizi

(PKG),pemantauan penggunaan garam beryodium, ASI

eksklusif, pemberian kapsul vitamin A, pemberian tablet

Fe;
g. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan serta

visualisasi data sebagai bahan informasi dan

pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas;


h. Melakukan evaluasi hasil kinerja kegiatan surveilans.

2) Kesehatan Ibu dan Anak (KIA):


a. Pembinaan kader oleh bidan desa dilakukan minimal

setahun 12 (dua belas) kali;


b. Penyuluhan Kesehatan bagi Bumil, Bufas, Neo, Bayi dan

Balita Resti di masyarakat dilakukan minimal 2 (dua) kali

dalam setahun;
c. Melakukan pemberian imunisasi, sweeping imunisasi,

penyuluhan imunisasi, penanganan KIPI dan koordinasi

lintas program terkait sesuai prosedur dan ketentuan;


d. Pemantauan wilayah setempat dan supervisi fasilitatif;
e. Pembinaan dukun;
f. Melakukan pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data

kegiatan KIA-KB sebagai bahan informasi dan

pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas;


g. Melaksanakan evaluasi kegiatan kebidanan dan

melaporkan pelaksanaan kegiatan kebidanan secara

berkala kepada penanggung jawab.

3) Promosi Kesehatan:

a. Refresing kader Posyandu dilakukan 2 (dua) kali setahun.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 23


b. Pertemuan Lintas Sektor promosi kesehatan dilakukan

minimal 2 (dua) kali setahun.


c. Melakukan penyuluhan kesehatan.
d. Pengembangan UKBM.
e. Pengembangan Desa Siaga Aktif.
f. Pemberdayaan masyarakat dalam PHBS serta

mengkoordinasikan dengan lintas program terkait.


g. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data

promosi kesehatan sebagai bahan informasi dan

pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas.


h. Melakukan evaluasi hasil kegiatan promosi kesehatan

secara keseluruhan.

4) Kesehatan Lingkungan

a. Melakukan kegiatan pembinaan kesehatan lingkungan

yang meliputi pengawasan dan pembinaan SAB,

pengawasan dan pembinaan JAGA, pegawasan dan

pembinaan TTU (Tempat-Tempat Umum)/ TPM (Tempat

Pengolahan Makanan) Pestisida,


b. Pelayanan klinik sanitasi,
c. Penyuluhan kesehatan lingkungan dan koordinasi lintas

program terkait.
d. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi

data kegiatan kesehatan lingkungan sebagai bahan

informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala

Puskesmas.
e. Melakukan evaluasi hasil kegiatan kesehatan lingkungan

secara keseluruhan.
f. Menerima kartu rujukan status dari unit pengobatan.
g. Mempelajari kartu status/rujukan tentang diagnosis oleh

unit pengobatan.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 24


h. Menyalin dan mencatat nama penderita atau keluarganya,

karakteristik penderita yang meliputiumur, jeniskelamin,

pekerjaan danalamat, serta diagnosis penyakitnya ke

dalam buku register.


i. Melakukan wawancara atau konseling dengan

penderita/keluarga penderita, tentang kejadian penyakit,

keadaan lingkungan, dan perilaku yang diduga berkaitan

dengan kejadian penyakit.


j. Membantu menyimpulkan permasalahan lingkungan atau

perilaku yang berkaitan dengan kejadian penyakit yang

diderita.
k. Memberikan saran tindak lanjut sesuai permasalahan.
l. Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati antara

penderita atau keluarganya dengan petugas, petugas

kesehatan lingkungan melakukan kunjungan rumah.

5) Pengendalian Penyakit Menular


a. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit TB.
b. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit Kusta.
c. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit Malaria.
d. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit DBD.
e. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit ISPA.
f. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit Diare.
g. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit HIV-AIDS.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 25


h. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif

penyakit filariasis.
i. Imunisasi untuk pencegahan dan pengendalian penyakit

menular tidak langsung.


j. Surveilans dan koordinasi lintas program.
k. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan serta

visualisasi data sebagai bahan informasi dan

pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas.


l. Melakukan evaluasi hasil kinerja kegiatan surveilans.

6) Keperawatan Kesehatan Masyarakat


a. Menyiapkan bahan untuk penyusunan rencana kegiatan

dan penyediaan kebutuhan serta pelaksanaan program

kegiatan dalam pelayanan Keperawatan Kesehatan

Masyarakat.
b. Pelaksanaan kegiatan, pemantauan, pemberian bimbingan

teknis serta evaluasi dalam pelayanan Keperawatan

Kesehatan Masyarakat.
c. Melaksanakan urusan administrasi, koordinasi dan jalinan

kemitraan dengan lintas sektor terkait dalam pelayanan

Keperawatan Kesehatan Masyarakat.


d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Penanggung Jawab UKM Esensial dan Keperawatan

Kesehatan Masyarakat sesuai bidang dan tugasnya.

c) Penyelenggaraan Pelayanan Klinis (UKP), meliputi;

1) Pelayanan Unit Gawat Darurat dilakukan 24 jam satiap hari;


2) Pelayanan Unit Rawat Jalan dilakukan sesuai jam kerja mulai

hari Senin sampai dengan Sabtu;

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 26


3) Pelayanan Unit Rawat Inap dilakukan pelayanan 24 jam setiap

hari.

2.2 Deskripsi Hasil PKL


2.2.1 Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Kendalsari

Malang
2.2.1.1 Prosedur Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas

Kendalsari Malang
A. PROSEDUR PENDAFTARAN PASIEN

1. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan


a. Petugas menyiapkan nomer antrian
b. Petugas memanggil nomer antrian
c. Petugas memberikan salam dan menyapa pasien
d. Petugas mengidentifikasi pasien termasuk pasien baru

atau pasien lama


- Pasien Baru
1) Petugas membuat rekam medis baru
2) Petugas memberikan nomer reka medis sesuai

lanjutan dan dicatat dibuku pengendali

dokumen rekam medis


3) Petugas memberikan kartu berobat pasien dan

memberi pesan kepada pasien agar selalu

membawa kartu berobat setiap kali kunjungan.


- Pasien Lama
1) Petugas menanyakan kartu berobat pasien,

apabila pasien tidak membawa kartu berobat

petugas menanyakan nama pasien, alamat,

dan terakhir pasien berobat.


2) Petugas mencari rekam medis sesuai dengan

nomer rekam medis dan nama pasien

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 27


3) Patugas mengembalikan kartu berobat kepada

pasien
e. Petugas menanyakan keluhan dan poli yang dituju
f. Petugas menanyakan apakah pasien memiliki kartu

Jaminan Kesehatan atau tidak


g. Petugas memberikan informasi tentang hak dan

kewajiban pasien serta jenis pelayanan yang dapat

diberikan puskesmas
h. Apabila pasien luar daerah kota malang dikenai biaya

pendaftaran dan pengobatan sebesar Rp 13.000,-


i. Petugas mencatat register pasien rawat jalan
j. Petugas melakukan pencatatan tambahan dalam blangko

yang sudah disediakan untuk pasien JKN


k. Petugas mengirim rekam medis ke poli yang dituju
2. Pendaftaran Pasien UGD
a. Petugas mengarahkan pasien gawat darurat atau rawat

luka untuk masuk keruangan gawat darurat dan keluarga

pasien mendaftarkan pasien


b. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah

berobat ke puskesmas Kendalsari?


c. Apabila pasien sudah pernah berobat petugas meminta

kartu berobat pasien dan menanyakan terakhir berobat

kepuskesmas kendalsari untuk mencari dokumen rekam

medis pasien. Namun jika belum pernah berobat petugas

membuatkan kartu berobat dan rekam medis baru


d. Petugas mencatat dibuku register pasien gawat darurat
e. Petugas memberikan kartu berobat kepdampasien dan

memberikan pesan untuk selalu membawa kartu berobat

setiap kali berobat ke puskesmas Kendalsari


f. Petugas menyerahkan rekam medis pasien kepada

perawat jaga ruang gawat darurat


3. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 28


a. Pasien dengan membawa rujukan untuk rawat inap dari

luar puskesmas kendalsari :


1) Petugas mengarahkan pasien masuk keruangan gawat

darurat dan keluarga pasien mendaftarkan pasien


2) Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat

ke puskesmas kendalsari?
3) Apabila pasien sudah pernah berobat petugas

meminta kartu berobat pasien dan menanyakan

terakhir berobat kepuskesmas Kendalsari untuk

mencari dokumen rekam medis pasien. Namun jika

belum pernah berobat petugas membuatkan kartu

berobat dan rekam medis baru.


4) Petugas mencatat dibuku register pasien rawat inap.
5) Petugas memberikan kartu berobat kepada pasien dan

memberikan pesan untuk selalu membawa kartu

berobat setiap kali berobat ke puskesmas kendalsari.


6) Petugas menyerahkan rekam medis pasien kepada

perawat jaga ruang gawat darurat


b. Pasien rawat jalan atau gawat darurat yang diindikasi

dokter untuk rawat inap :


1) Petugas ruang perawatan umum, KIA, atau GIGI

membawa rekam medis pasien masuk keruang gawat

darurat
2) Petugas ruang perawatan umum, KIA, atau GIGI

membawa rekam medis pasien keruang Gawat

Darurat
3) Petugas ruang gawat darurat mlaporkan ke petugas

pendaftaran bahwa ada pasien masuk rawat inap


4) Petugas pendaftaran mencatat dibuku register pasien

rawat inap
A. Identifikasi Pasien

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 29


Setiap pasien yang berkunjung ke puskesmas kendalsari

ditanya apakah sebelumnya sudah pernah berobat

kepuskesmas kendalsari atau belum. Jika sudah maka pasien

akan diminta kartu identitas berobatnya untuk mencari rekam

medis pasien. Petugas mengambilkan dokumen rekam medis

pasien.
Sementara jika pasien belum pernah berobat ke

puskesmas kendalsari, maka petgas akan menanyakan

identitas pasien dan melihat kartu identitas untuk keperluan

pengisian identitas pasien, membuat kartu identitas berobat

pasien dan rekam medis baru.


B. Penamaan Rekam Medis
Berikut adalah aturan dalam penulisan nama pasien pada

rekam medis:
1. Penulisan nama pasien pada rekam medis harus sesuai

dengan data identitas pasien(KTP/SIM/Kartu JKN).


C. Penomoran Rekam Medis
Penomoran rekam medis di Puskesmas Kendalsari

menggunakan sistem 8 digit angka yang terdiri dari angka

depan, tengah, dan belakang. Angka depan terdiri dari 2 digit

yang menunjukan pasien termasuk pasien Puskemas Induk

Kendalsari (01 untuk pasien yang berobat di Puskesmas Induk

Kendalsari dan 02 untuk pasien yang berobat di Puskesmas

Pembantu Jatimulyo), lalu 2 digit angka tengah yang

menunjukan kode wilayah kerja Puskesmas Kendalsari dan 4

digit angka diberlakang sebagai nomer urut pasien saat

mendaftar pertama kali di Puskesmas Kendalsari.


Contoh: 01-012222

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 30


Artinya : pasien mendaftar di Puskesmas Kendalsari

dengan wilayah kerja kelurahan Tulusrejo dengan nomor

urut 2222.
Untuk kode wilayah kerjanya sebagai berikut :
01 : Tulusrejo
02 : Lowokwaru
03 : Jatimulyo
04 : Luar Daerah
05 : Luar Wilayah

D. Pengisian Rekam Medis


Rekam Medis puskesmas kendalsari berisi data-data

sebagai berikut:
1. Identitas pasien ( nama, tanggal lahir/usia, jenis kelamin,

alamat, nama KK, dan pekerjaan), apabila pasien tidak

mampu mengingat tanggal lahir maka ditanyakan usia

pasien.
2. Tanggal pemeriksaan
3. Hasil anamnesa, mencangkup sekurang-kurangnya

keluhan utama dan riwayat penyakit sekarang.


4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis.
5. Dokummentasi hasil pemeriksaan penunjang apabila

dilakukan.
6. Diagnosa penyakit.
7. Kode diagnosa.
8. Rencana penata laksanaan.
9. Pengobatan dan/ atau tindakan medis.
10. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
11. Identitas dan tanda tangan dokter yang telah melayani

pasien.
12. Persetujuan dan penolakan tindakan medis bila diperlukan.
E. Penulisan Rekam Medis
Penulisan rekam medis memperhatikan aspek legal.

Penulisan dalam rekam medis harus jelas dan mudah terbaca,

jika terjadi kesalahan penulisan tidak diperkenankan

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 31


melakukan koreksi dengan cairan penghapus tetapi dilakukan

dengan cara mencoret tulisan yang salah kemudian diparaf.


F. Pengisian Rekam Medis
Pengisian rekam medis menjadi tanggung jawab petugas

kesehatan yang melakukan pelayanan yaitu ;


a. Petugas pendaftaran melakukan pengisian kelengkapan

identitas pasien dan tanggal kunjungan.


b. Perawat, bidan, dokter dan dokter gigi yang memberikan

pelayanan langsung harus mengisi langsung setelah

pelayanan diberikan.
G. Assembling

Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam

medis. Peran dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis

yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam

medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan

nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Shofari, 2004).

Assembling adalah pengorganisasian formulir yang

menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam

hal pelayanan kesehatan pasien yang merupaka bukti

tertulis tentang dokumen resmi rumah sakit secara

kronologis.

Petugas assembling Rumah Sakit Islam Unisma Malang

setelah menerima berkas dari kasir, akan memilah dokumen

rekam medis BPJS atau umum. Kemudian akan dilakukan

perakitan dokumen rekam medis rawat inap dengan urutan

yang sudah di tetapkan. Selanjutnya setelah selesai di

lakukan perakitan dokumen rekam medis, petugas

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 32


assembling akan melengkapi identitas pasien pada dokumen

rekam medis pasien rawat jalan. Setelah melakukan

perakitan, petugas assembling memeriksa kelengkapan

identitas pasien, anamnesis, diagnosa masuk, diagnosa

utama/akhir dan komplikasi,pemeriksaan fisik, lab,

pengobatan, tindakan, persetujuan pengobatan atau

tindakan, catatan konsultasi, asuhan keperawatan dan

resume medis.

H. Kelengkapan Rekam Medis


Kelengkapan rekam medis menjadi tanggung jawab

pemberi pelayanan. Rekam medis harus diisi lengkap

sebelum dikembalikan kepada petugas penyimpanan rekam

medis pada hari pelayanan. Khusus untuk pasien UGD dan

rawat inap harus dilengkapi sebelum waktu 1x24 jam setelah

pemberian pelayanan kepada pasien.


Rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan kebagian

pelayanan untuk dilengkapi dan diberi waktu 1x24 jam.


I. Sistem Kode Diagnostik
Kode diagnostik yang digunakan dalam rekam medis

Puskesmas Kendalsari adalah berdasarkan ICD 10 .


J. Penyimpanan Rekam Medis
Proses penyimpanan dokumen rekam medis pasien yang

telah dikembalikan dari unit pelayanan atau unit penelitian

agar tersimpan sesuai dengan raknya dan mudah diambil

kembali pada saat diperlukan oleh semua petugas rekam

medis cepat dan tepat.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 33


Sistem pennyimpanan yang digunakan yaitu Sistem

Siteralisasi dimana rekam medis pasien rawat jalan dan

rawat inap disimpan menjadi satu map rekam medis.


Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk:
1. Menjaga agar terpeliharanya berkas rekam medis

pasien dengan baik, aman, tidak rusak, dan tidak

hilang atau dipergunakan orang/badan yang tidak

berhak.
2. Terppeliharanya kerahasiaanisi berkas rekam medis

dari pemaparan oleh pihak yang tidak berwewenang.


3. Mengetahui riwayat pengobatan pasien secara

berkesinambungan di Puskesmas Kendalsari.

K. Penjajaran Rekam Medis


Penjajaran rekam medis adalah sistem penataan rekam

medis dalam sekuens yang khusus agar pengembalian

kembali (retrieve) rekam medis menjadi lebih cepat dan

mudah.
Sistem penjajaran yang digunakan yaitu sistem nomor

langsung, dimana penyimpanan dokumen rekam medis

dengan mensejajarkan map dokumen rekam medis

berdasarkan urutan langsung nomer rekam medisnya pada

rak penyimpanan.
L. Akses Terhada Reka Medis
Akses terhadap rekam medis diatur sebagaimana

ketentuan yang berlaku guna menjamin kerahasiaan rekam

medis.
Rekam medis wajib disimpan dalam ruang penyimpanan

rekam medis. Akses terhadap rekam medis oleh petugas

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 34


pelayanan hanya pada petugas saat melakukan pelayanan.

Akses terhadap rekam medis penyimpanan rekam medis

hanya dapat dilakukan oleh petugas rekam medis atau

petugas lain atas seijin dan sepengetahuan penanggung

jawab rekam medis.


Akses terhadap rekam medis selain untuk keperluan

pelayanan, baik oleh tenaga kesehatan maupun pihak lain

atas seijin dan sepengetahuan jawab rekam medis.


Akses terhadap rekam medis selain untuk keperluan

pelayanan, baik oleh tenaga kesehatan maupun pihak lain

yang berkepntingan terhadap data atau keperluan

pengkajian atau penelitian terhadap data dalam rekam

medis harus sepengetahuan dan seijin penanggung jawab

rekam medis dan kepala Puskesmas Kendalsari.

M. Kerahasiaan Rekam Medis


Dokter, dokter gigi, perawat dan seluruh petugas

Puskesmas Kendalsari wajib menjaga kerahasiaan rekam

medis sesuai dengan PP No. Tahun 1996 tentang wajib

simpan rahasia kedokteran.


Setiap informasi yang bersifat medis yang dimiliki

puskesmas tidak boeh disebarkan. Informasi tentang isi

rekam medis pasien dapat dibuka dalam hal :


1. Untuk kepentingan pasien
2. Untuk memenuhi permintaan aparatur penegak hukum

dalam rangka penegakan hukum atau perintah

pengadilan.
3. Permintaan dan / atau persetujuan pasien sendiri.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 35


4. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan

perundang-undangan.
5. Untuuk keperntingan penelitian, pendidikan atau audit

medis sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.

Dengan syarat harus dilakukan secara tertulis kepada

pimpinan saaran pelayanan kesehatan.


6. Penjelasan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh

dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan

izin tertulis dari pasien berdasarkan peraturan

perundang-undangan.
7. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat

menjelaskan isi rekam medis secara tertulis atau

langsung kepada pemohon tanpa izin pasien

berdasarkan peraturanperundang-undangan.
N. Pemusnahan Rekam Medis
Rekam medis pasien disimpan dalam rak penyimpanan

Puskesmas Kendalsari maksimal 3 tahun terhitung sejak

tanggal kunjungan terakhir. Setelah melampaui batas

waktu tersebut rekam medis dimusnahkan dengan

sepengetahuan Kepala Puskesmas Kendalsari dan dimuat

dalam berita acara pemusnahan. Petugas penanggung

jawab rekam medis bertanggung jawab dalam

pemusnahan rekam medis.

2.3 PEMERSALAHAN YANG DIHADAPI


2.3.1 Pengertian Permasalahan Penelitaian Menurut Para Ahli

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 36


Menurut John Dewey, 1993; Kerlinger, 1989 dalam Sukardi; 2007

mengidentifikasikan bahwa, permasalahan secara faktual dapat berupa

kesulitan yang dirasakan oleh orang awam maupun para peneliti;

permasalahan dapat juga diartikan sebagai sesuatu yang menghalangi

tercapainya tujuan. Permasalahan dapat pula diartikan sebagai sesuatu

yang dijadikan target yang telah ditetapkan oleh peneliti, tetapi karena

sesuatu hal target tidak dapat tercapai. Sesuatu hal yang menyebabkan

tidak tercapainya target disebut masalah. Permasalahan dapat pula

diartikan sebagai jarak antara sesuatu yang diharapkan dengan sesuatu

kenyataan yang ada.

Menurut Notoatmodjo (2002) masalah penelitian secara umum

dapat diartikan sebagi suatu kesenjangan (gap) antara yang seharusnya

dengan apa yang terjadi tentang sesuatu hal, atau antara kenyataan yang

ada atau terjadi dengan yang seharusnya ada atau terjadi serta antara

harapan dan kenyataan.

Permasalahan adalah suatu kesenjangan antara harapan dengan

kenyataan, perundang-undangan dengan pelaksanaan, peraturan dengan

implementasinya, teori dengan praktik, sehingga menarik minat dan

perhatian untuk diteliti. (Henny Kartika, 2008).

Hal-hal yang menyebabkan sulitnya membuat masalah penelitian:


1. Tidak semua masalah di lapangan dapat diuji secara empiris.
2. Tidak ada pengetahuan atau tidak diketahui sumber atau tempat mencari

masalah.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 37


3. Kadangkala si peneliti dihadapkan kepada banyak sekali masalah

penelitian, dan sang peneliti tidak dapat memilih masalah mana yang lebih

baik untuk dipecahkan.


4. Ada kalanya masalah cukup menarik tetapi data yang diperlukan untuk

memmecahkan masalah tersebut sukar diperoleh.


5. Peneliti tidak tahu kegunaan spesifik yang ada di kepelanyadalam

memilih masalah.
2.3.2 Karakteristik Permasalahan Penelitian
Secara fungsional masalah penelitian mempunyai arti penting bagi

para peneliti. Masalah penelitian dapat digunakan sebagai pedoman

kegiatan di lapangan. Mengingat pentingnya posisi tersebut para peneliti

dianjurkan untuk mengetahui ciri-ciri permasalahan yang baik serta layak

untuk diteliti. Beberapa karakteristik menurut Sukardi, 2007 adalah

sebagai berikut:

1. Dapat Diteliti
Suatu permasalahan dapat dikatakan diteliti atau researchable,

apabila masalah tersebut dapat diungkapkan kejelasannya melalui

tindakan koleksi data dan kemudian dianalisis. Beberapa cara

memperoleh jawaban melalui mencari informasi:


a. Bertanya kepada responden; dengan melakukan wawancara, dengan orang-

orang yang terlibat langsung, para pimpinan dikantor, tenaga kerja, atau para

pakar yang menguasai bidang ketenagakerjaan.


b. Melakukan observasi langsung diamana para pencari kerja berada; yaitu

ditempat-tempat pendaftaran tenaga kerja baik di Kabupaten maupun di

provinsi terdekat.
c. Melakukan studi kepustakaan dengan buku, selebaran, dan dokumentasi lain

yang berkaitan erat dengan masalah tenaga kerja


d. Menggunakan angket dan menyebarkannya kepada responden yang terkait.

2. Mempunyai Kontribusi Signifikan

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 38


Maslah penelitian mempunyai kontribusi nyata, masalah penelitian

dikatakan baik jika itu mempunyai manfaat bagi peneliti yang

bersangkutan maupun bagi masyarakat pada umumnya. Ada 2 manfaat

yang perlu diperhatikan dalam mengidentifakasi masalah. Kedua masalah

itu, yaitu manfaat teoritis yang berkaitan erat dengan perkembangan ilmu

pengetahuan, dan yang kedua, yaitu manfaat praktis yang langsung

dapat digunakan atau dirasakan oleh masyarakat.

3. Dapat Didukung Dengan Data Empiris


Karakteristik yang ketiga yang juga penting untuk dipertimbangkan

adalah fenomena masalah tersebut dapat diukur baik secara kuantitatif

maupun secara empiris. Ukuran empiris atau ukuran yang didasarkan

pada fakta yang dapat dirasakan oleh orang yang terlibat mempunyai

peranan penting. Karena dukungan data empiris memberikan hubungan

yang erat antara fakta dan konstruk suatu fenomena. Permasalahan akan

menjadi lebih kuat lagi perlunya untuk didukaung dengan data empiris,

jika peneliti ingin mendudukkan penelitian kuantitatif lebih mendasarkan

pada sesuatu variabel yang harus didasarkan hukum positif, empiris, dan

terukur. Permasalahan yang tidak didukung dengan data empiris dan

tidak dapat diukur hanya jatuh pada kategori common sense yang sulit

untuk ditindaklanjuti dalam proses pengumpulan data.

4. Sesuai Dengan Kemampuan dan Keinginan Peneliti


Karakteristik yang menganjurkan perlunya peneliti menyesuaikan

kemampuan dan sesuai dengan keinginannya. Permasalahan yang

mempunyai tiga karakteristik diatas akan memberikan keyakinan untuk

dapat meneliti dan mengumpulkan data pendukung. Sedangkan

karakteristik terakhir memberikan kepercayaan bahwa apa yang hendak

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 39


dilakukan di lapangan akan berhasil, karena data yang ada di lapangan

dan kemampuan peneliti untuk mengumpulkan dan kemudian

menganalisisnya sampai hasil penelitaian dapat diperoleh. Keinginan

penulis juga mempunyai peranan penting dalam mendukung

terselesaikannya penelitian. Karena penelitian adalah kegiatan yang

menyangkut kemampuan, dan kemampuan tanpa ada kemauan mungkin

saja proses penelitian berlarut-larut dan akhirnya merugikan si peneliti

sendiri.

Menurut Nana Syaodih, 2005 mengemukakan karakteristik

permasalahan penelitian adalah sebagai berikut:

1. Obyektifitas
Penelitian harus memiliki obyektivitas baik dalam karakteristik

maupun prosedurnya. Obyektivitas dicapai melalui keterbukaan, terhindar

dari bias dan subyektivitas. Dalam prosedurnya, penelitian menggunakan

teknik pengumpulan dan analisis data yang memungkinkan dibuat

interpretasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Obyektivitas juga

menunjukkan kualitas data yang dihasilkan dari prosedur yang digunakan,

yang dikontrol dari bias dan subyektivitas.

2. Ketepatan
Penelitian juga harus memiliki tingkat ketepatan (Precision),

secara teknis instrumen pengumpulan datanya harus memiliki validitas

dan realibilitas yang memadai, desain penelitian, pengambilan sampel

dan teknik analisisnya tepat.

3. Vertifikasi
Penelitian dapat divertifikasi, dalam arti dikonfirmasikan, direvisi

dan diulang dengan cara yang sama atau berbeda. Vertifikasi dalam

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 40


penelitian kualitatif berbeda dengan kuantitatif. Penelitian kualitatif

memberikan interpretasi deskriptif, vertifikasi berupa perluasan,

pengembangan tetapi bukan pengulangan. Vertifikasi juga bermakna

memberikan sumbangan kepada ilmu atau studi lain.

4. Penjelasan Ringkas
Penelitian mencoba memberiakan penjelasan tentang hubungan

antar fenomena dan menyederhanakannya menjadi penjelasan yang

ringkas. Tujuan akhir dari suatu penelitian adalah mereduksi realita yang

kompleks kedalam penjelasan yang singkat.

5. Empiris
Penelitian ditandai oleh sikap dan pendekatan empiris yang kuat.

Secara umum empiris berarti berdasarkan pengalaman praktis. Dalam

penelitian empiris kesimpulan didasarkan atas dasar kenyataan-

kenyataan yang diperoleh dengan menggunakan metode penelitian yang

sistematik, bukan berdasarkan pendapat atau kekuasaan. Sikap empiris

umumnya menuntuk penghilangan pengalaman dan sikap pribadi. Kritis

dalam penelitian berarti membuat interpretasi berdasarkan kenyataan dan

nalar yang didasarkan atas kenyataan-kenyataan (evidensi). Evidensi

adalah data yang diperoleh dari penelitian, berdasarkan hasil analisis

data tersebut interpretasi dibuat.

6. Penalaran Logis
Semua kegiatan penelitian menuntut penalaran logis. Penalaran

merupakan proses berfikir, menggunakan prinsip-prinsip logika deduktif

atau induktif. Penalaran deduktif, bila premisnya benar maka kesimpulan

otomatis benar. Logika deduktif dapat mengidentifikasi hubungan-

hubungan baru dalam pengetahuan (prinsip, kaidah) yang ada. Dalam

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 41


penalaran induktif, peneliti menarik kesimpulan berdasarkan hasil

sejumlah pengamatan kasus-kasus (individual, situasi, peristiwa),

kemudian peneliti membuat kesimpulan yang bersifat umum. Kesimpulan

dibatasi oleh jumlah dan karakteristik dari kasus yang diamati.

7. Kesimpulan Kodisional
Kesimpulan hasil penelitian tidak bersifat absolut. Penelitian boleh

dikatakan hanya mereduksi ketidaktentuan, misal pada penelitian ilmu

sosial.

Ciri-ciri pernyataan Masalah Penelitian yang baik menurut Syvie, 2007 adalah

sebagai berikut.
1. Masalah yang dipilih harus mempunya nilai penelitian
a. Masalah harus mempunyai keaslian
b. Masalah harus menyatakan suatu hubungan
c. Masalah harus merupakan hal yang penting
d. Masalah harus dapat di uji
e. Masalah harus mencerminkan suatu pertanyaan

2. Masalah yang dipilih dengan bijak, artinya:


a. Data serta metode untuk memecahkan masalah harus tersedia
b. Biaya untuk memecahkan masalah, secara relatif harus dalam batas-batas

kemampuan
c. Waktu memecahkan masalah harus wajar
d. Biaya dan hasil harus seimbang
e. Administrasi dan sponsor harus kuat
f. Tidak bertentangan dengan hukum dan adat

3. Masalah dipilih dengan kualifikasi peneliti


a. Menarik bagi peneliti
b. Masalah harus sesuai dengan kualifikasi peneliti

Merumuskan Permasalahan Penelitian


Pertimbangan dalam memilih masalah penelitian agar masalah yang dipilih layak

dan relevan untuk diteliti diungkapkan oleh Notoatmodjo (2002), meliputi :

1. Masalah masih baru


“Baru” dalam hal ini adalah masalah tersebut belum pernah

diungkap atau diteliti oleh orang lain dan topik masih hangat di

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 42


masyarakat, sehingga agar tidak sia-sia usaha yang dilakukan, sebelum

menentukan masalah, peneliti harus banyak membaca dari jurnal-jurnal

penelitian maupun media elektronik tentang penelitian terkini.

2. Aktual
Aktual berarti masalah yang diteliti tersebut benar-benar terjadi di

masyarakat. Sebagai contoh, ketika seorang dosen keperawatan akan

meneliti tentang masalah gangguan konsep diri pada pasien yang telah

mengalami hemodialise berulang, maka sebelumnya peneliti tersebut

harus melakukan survey dan memang menemukan masalah tersebut,

meskipun tidak pada semua pasien

3. Praktis
Masalah penelitian yang diteliti harus mempunyai nilai praktis,

artinya hasil penelitian harus bermanfaat terhadap kegiatan praktis, bukan

suatu pemborosan atau penghamburan sumber daya tanpa manfaat

praktis yang bermakna.

4. Memadai
Masalah penelitian harus dibatasi ruang lingkupnya, tidak terlalu luas, tetapi juga

tidak terlalu sempit. Masalah yang terlalu luas akan memberikan hasil yang

kurang jelas dan menghamburkan sumber daya, sebaliknya masalah penelitian

yang terlalu sempit akan memberikan hasil yang kurang berbobot.

5. Sesuai dengan kemampuan peneliti


Seseorang yang akan melakukan penelitian harus mempunyai

kemampuan penelitian dan kemampuan di bidang yang akan diteliti, jika

tidak, hasil penelitiannya kurang dapat dipertanggungjawabkan dari segi

ilmiah (akademis) maupun praktis.

6. Sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 43


Masalah-masalah yang bertentangan dengan kebijaksanaan

pemerintah, undang-undang ataupun adat istiadat sebaiknya tidak diteliti,

karena akan banyak menemukan hambatan dalam pelaksanaan

penelitiannya nanti.

7. Ada yang mendukung


Setiap penelitian membutuhkan biaya, sehingga sejak awal sudah

dipertimbangkan darimana asal biaya tersebut akan diperoleh. Tidak

jarang masalah-masalah penelitian yang menarik akan mendapatkan

sponsor dari instansi-instansi pendukung, baik pemerintah maupun

swasta.

Perumusan masalah merupakan titik tolak bagi perumusan hipotesis nantinya,

dan dari rumusan masalah dapat menghasilkan topik penelitian, atau judul dari

penelitian. Menurut Moh. Nazir, 2005 umumnya rumusan masalah harus

dilakukan dengan kondisi berikut;

1. Masalah biasanya dirumuskan dalam bentuk pertanyaan.


Contohnya, ”Apa akibat dari perbedaan jenis penghargaan atau

prestasi siswa?”, ”Berapa sering pelaksanaan penilaian akreditasi dari

lembaga-lembaga terakreditasi?”

2. Rumusan hendaklah jelas dan padat serta tidak menduakan arti


Contoh:
a. Masalah ini diselidiki dalam studi mengenai dampak penguatan positif atau

kualitas komposisi bahasa Inggris


b. Kegunaan dari studi ini untuk penilaian kurikulum pelajaran ekonomi rumah

tangga yaitu:
1) Menunjukkan kepentingan-kepentingan dan kebutuhan-kebutuhan siswa.
2) Mendapatkan pendapat-pendapat orang tua mengenai pertimbangan yang

menurut mereka penting didalam pengajaran pelajaran ekonomi rumah

tangga.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 44


3. Rumusan masalah harus berisi implikasi adanya data untuk memecahkan

masalah.
4. Rumusan masalah harus merupakan dasar dalam membuat hipotesis.
5. Masalah harus menjadi dasar bagi judul penelitian.

Hal yang perlu diingat dalam merumuskan masalah:


1. Masalah ilmiah tidak boleh merupakan pertanyaan-pertanyaan etika atau

moral. Pernyataan tentang nilai dan value judgement yang tidak bisa di

jawab secara ilmiah, misalnya masalah yang dipilih adalah ”bagaimanakah

sebaiknya mengajar mahasiswa di Perguruan Tinggi?” untuk menghindarkan

hal tersebut maka janganlah menggunakan kata ”Mustikah” atau ”lebih baik”,

atau perkataan-perkataan lain yang menunjukkan preferensi. Ganti

perkataan lebih baik dengan perkataan ”lebih besar”.


2. Menghindarkan masalah yang merupakan metodologi. Pernyataan-pernyataan

yang berhbungan dengan ”metode sampling” , atau ”pengukuran” dan lain-

lain, supaya jangan digunakan dalam memformulasikan masalah.

Cara untuk memformulasikan masalah:


1. Dengan menurunkan masalah dari teori yang telah ada, seperti masalah pada

penelitian eksperimental.
2. Dari observasi langsung dilapangan, seperti yang sering dilakukan oleh ahli-

ahli sosiologi. Jika masalah diperoleh dilapangan,maka sebaiknya juga

menghubungkan masalah tersebut dengan teori-teori yang telah ada,

sebelumnya masalah tersebut diformulasikan. Ini bukan berarti bahwa dalam

memilih penelitian yang tidak didukung oleh suatu teori tidak berguna sama

sekali. Karena ada kalanya penelitian tersebut dapat menghasilkan dalil-dalil

dan dapat membentuk sebuah teori.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 45


2.3.3 Permasalahan Yang ditemui Pada Penyelanggaraan Rekam Medis

Pada Puskesmas Kendalsari


Meninjau pada Sistem penyelenggaraan rekam medis yang

dilaksanakan oleh Puskesmas Kendalsari yang telah dipaparkan di BAB

III laporan ini dan merujuk pada Aspek Hukum Berkas Rekam Medis pada

BAB sebelumnya yang tertuang dalam

PERMENKES No.269/MeenKes/PER/III/2008 tentang rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien. UU no.7 tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan pokok kearsipan, dokumen rekam medis dikelola dan dilindungi

sehingga aman dan terjaga kerahasiaanya. Surat Edaran Direktorat

Jendral Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.501160 tahun 1995 tentang

petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan

berkas rekam medis di rumah sakit, sebagai berikut:

A. Penataan dokumen rekam medis

Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:

a. Pada Penataan Dokumen Rekam Medis Pada Puskesmas Kendalsari

khusunya pada kartu petunjuk keluar (treacer) tidak adanya kartu

cetakan yang disertakan pada treacer yang memuat 4 hal diatas

melainkan hanya kartu yang bertuliskan treacer saja sehingga berkas

yang keluar dari rak penyimpanan oleh petugas filling tidak diketahui

keberadaannya.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 46


b. Tidak adanya protap atau standar prosedur operasional (SOP) pada

Pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis

agar terisi dengan lengkap.

c.Tidak adanya protap atau standar prosedur operasional (SOP) tentang

perakitan dokumun rekam medis yang telah kembali ke ruang filling

Sehingga riwayat penyakit seorang pasien tidak urut secara

kronologis. Yang dikarnakan tidak adanya petugas Assembling

khusus.

d. Kurangnya tingkat keamanan ruang rekam medis dimana ruang

penyimpanan (filling) yang dibiarkan terbuka sehingga

memungkinkan orang yang tidak berkepentingan seperti pasien dan

atau pihak tak bertanggung jawab yang lalu lalang didepan ruangan

memasuki ruangan dan menyebabkan kehilangan berkas rekam

medis.

B. Penyimpanan

Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:

a. Terjadinya duplikasi berkas rekam medis pada berkas-berkas tertentu

dimana pasien mempunyai dua nomor rekam medis yang sama atau

pasien yang sama dengan dua nomor rekam medis yang berbeda.

b. Hilangnya berkas rekam medis dari rak penyimpanannya yang

diindikasi karena keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 47


dari poli terkait dikarenakan tidak adanya protap tentang batas waktu

pengembalian berkas rekam medis.

C. Penjajaran Rekam Medis

Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:

a. Sistem penjajaran yang tidak seragam dimana sistem penjajaran

berkas rekam medis pada rak penyimpanan yang pertama

berdasarkan kode wilayah map warna, askes, lansia, luar daerah dan

luar wilayah, kedua berdasarkan abzjad yang terdapat pada berkas

rekam medis pasien anak, dewasa, dan luar kota. Membuat

penjajaran dan pencarian berkas rekam medis menjadi terkotak-kotak.

D. Penamaan Rekam Medis

Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:

a. Penamaan pasien masih ada yang tidak sesuai dengan data identitas

pasien khusunya pada berkas rekam medis berbasis family dengan

berkas rekam medis pada map yang lama.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 48


2.4 PEMECAHAN MASALAH BERDASARKAN TEORI

2.4.1 Landasan Teori Rekam Medis

A. Rekam Medis
Berdasarkan

PERMENKES No.269/MeenKes/PER/III/2008 tentang rekam medis,

pengertian rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,

dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.


UU RI no.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan, dokumen rekam medis dikelola dan dilindungi sehingga aman

dan terjaga kerahasiaanya.


Surat Edaran Direktorat Jendral Pelayanan

Medik no.HK.00.06.1.501160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis

pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan berkas rekam

medis di rumah sakit


B. Penyimpanan Dokumen rekam Medis
1) Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
2) Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit

seseorang guna menjaga kesinambungan.


3) Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis.
4) Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen

rekam medis yang disimpan di dalam rak filing.


5) Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian,

kerusakan fisik, kimiawi maupun biologi.


Adapun syarat dokumen rekam medis yang dapat disimpan, Yaitu

apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis

telah terisi dengan lengkap dan dirakit sesuai protab. Sehingga riwayat

penyakit seorang pasien urut secara kronologis.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 49


Adapun dalam Penataan penyimpanan dokumen rekam medis yang

harus diperhatikan sebagai berikut :


1. Nomor rekam medis ditempatkan pada blok-blok berdasarkan blok nomor

tertentu untuk memudahkan penghafalan penempatan bolok nomor tersebut.


2. Dalam pengambilan dokumen rekam medis membutuhkan tracer (kartu

petunjuk) sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis.


1) Nomor rekam medis yang akan diambil
2) Tanggal pegambilan
3) Unit/orang yang menggunakan
4) keperluan
C. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
1. Penyimpanan Sentralisasi
Yaitu suatu system penyimpanan berkas rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatun folder/map baik dokumen rawat inap

jalan,rawat inap, maupun gawat darurat yang disimpan dalam satu folder,

tempat, rak penyimpanan.


Keuntungan:
1) Mengurangi terjadinya duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan.
2) Mengurangi jumlah biaya untuk pengadaan peralatan dan ruangan.
3) Tata kerja dan peralatan kegiatan pencatatan medis mudah di

standarisasi.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5) Mudah menerapkan sistem unit record.

Kerugian:
1) Petugas lebih sibuk karena harus menangani URJ/URI.
2) Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam.
3) Jika UGD buka 24 jam makaruang filling juga harus buka 24 jam.
2. Penyimpanan Desentralisasi
Yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen

rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat

terpisah dengan tempat, folder, rak penyimpanan.


1. Keuntungan:
1) Efisiensi waktu, sehingga pelayanan pasien lebih cepat.
2) Beban pekerja yang dilaksanakan lebih ringan.
Kerugian:
1) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan dokumen rekam medis.
2) Tidak efisiensi biaya, penggadaan peralatan dan sarana.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 50


Penerapan sistem penyimpanan secara sentralisasi lebih baik dari

pada disentralisasi, akan tetapi pelaksanaanya tergantung pada situasi

dan kondisi masing-masing rumah sakit antara lain:


1) Karena keterbatasan tenaga kerja yang terampil.
2) Sarana rumah sakit tidak mampu menyediakan ruang khusus.

1. Penyimpanan Satelit

Yaitu suatu sistem penyimpanan dimana dokumen rekam medis

disimpan diruang tertentu untuk pelayanan yang sifatnya berkelanjutan

diterapkan pada unit tertentu.


Keuntungan:
1) Informasi perawatan pasien berkesinambungan.
2) Memudahkan untuk mengambil dan mengendalikan dokumen rekam

medis.
Kerugian:

1) Tidak efisiensi biaya, tempat, pengadaan peralatan dan sarana.

D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis


1. System Penjajaran Straight Numerical Filling(SNF)
Yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan

mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan

langsung nomor rekam medis pada rak penyimpanan.


Contoh: 20.20.10
20 = Sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan.
20 = Sebagai angka sekunder menunjukan urutan section.
10 = Sebagai angka tertier menunjukan urutan dokumen rekam
medis.
2. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filling (TDF)
Yaitu suatu sistem penajajaran dokumen rekam medis dengan

mensejajarkan folder rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam

medis pada 2 angka kelompok akhir.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 51


Contoh: 33.40.32
33 = Sebagai angka tertier menunjukan urutan dokumen rekam
medis.
40 = Sebagai angka sekunder menunjukan ueutan urutan section.
32 = sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan.
3. Sistem Penjajaran Midle Digit Filling(MDF)
Yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan

mensejajarkan folder dokumen rekam nedis berdasarkan urutan nomor

rekam medis pada2 angka kelompok tengah.


Contoh: 70.03.82
70 = Sebagai angka sekunder menunjukan urutan section.
03 = Sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan.
82 = Sebagai angka tertier menunjukan ueutan dokumen rekam
medis.
E. Tujuan Dan Cara Retensi Arsip
Retensi yaitu suatu kegiatan pengurangan atau memisahkan arsip

dari rak penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif.


a) Tujuan Retensi Arsip:
1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam

medis baru.
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan

rekam medis bila sewaktu–waktu dibutuhkan.


4. Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi.
5. Mengurangi arsip yang tidak bernilai.
6. Cara Retensi arsip:
1) Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2) Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari

buku registrasi.
3) Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut untuk mencari

pada rak penyimpanan aktif.


4) Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan

penyakit/tahun kunjungan.
5) Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke in aktif.
6) Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai

ketentuan berlaku.
7) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi dengan

cara yang telah di tentukan.


F. Jadwal Retensi Arsip Dan Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 52


a) JRA (Jadwal Retensi Arsip) berdasarkan Surat Edaran

YanMed No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995.

Yaitu merupakan daftar yang berisikan sekuran-kurangnya jenis arsip

dan jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. JRA (Jadwal Retensi

Arsip) disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan

persetujuan direktur rumah sakit.


Daftar waktu penyimpanan in aktif:
1. Nomor rekam medis
2. Tahun jangka
3. Waktu penyimpanan
4. Keterangan
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi, berdasarkan surat

edaran Dirjen Pelayanan Medik tentang pemusnahan rekam medis


Jadwal retensi tersebut sebagai berikut:

AKTIF IN AKTIF

No KELOMPOK

RJ RI RJ RI

UMUM
1 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH

MATA
2 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

JIWA
3 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH

ORTHOPEDI
4 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 53


KUSTA
5 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

KETERGANTUNGAN OBAT
6 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

JANTUNG
7 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

PARU
8 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

Keterangan: RJ=Rawat Jalan;RI=Rawat Inap


2. Mikrofilmisasi berkas rekam medis
Yaitu suatu proses merubah bentuk lembaran-lembaran rekam

medis menjadi bentuk Mikrofils.


Tujuan:

 Melestarikan dokumen dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan

pemusnahan.
 Melestarikan dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan.
 Prosedur Mikrofilmisasi berkas rekam medis:

1. Penyusunan berkas rekam medis in aktif.


2. Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan.
3. Proses pencucian film.
4. Proses penjaketan(memasukan Mikrofils ke dalam jaket film).
5. Pemberian identitas pasien pada jaket Microfilm.
6. Penjajaran bentuk Microfilm dengan Terminal Digit Filling.
Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen antara

lain:
1. Lembar rekam medis
2. Lembar resume keluar.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 54


3. Lembar laporan operasi.
4. Lembar persetujuan/penolakan tindakan medis.
5. Formulir indeks dokter, penyakit, sebab kematian, operasi.
6. Formulir dengan kasus rudapaksaan, misalnya kasus pemerkosaan.
7. Formulir ketergantungan obat.
8. Lembar keterangan kematian yang akan mendapatkan sertifikat

kematian.
9. Visum et repertum.
10. Lembar yang sesuai kasus, antaranya:

 Bayi tabung
 Adopsi
 Penganiayaan

G. Penilaian Nilai Guna Rekam Medis


Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian

terhadap formulir-formulir rekam medis yang maasih perlu diabadikan

atau sudah boleh dimusnahkan. Penilain guna dilaksanakan oleh Direktur

Rumah Sakit.
Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai tugas

membantu Direktur Rumah Sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan

rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang

berlaku.
Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari:
1. Direktur Rumah Sakit sebagai ketua
2. Kepala rekam medis sebagai sekertaris
3. Anggota lain(petugas filling dengan saksi-saksi yang di tunjuk oleh

Direktur Rumah Sakit


Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif :
1. Berkas rekam medis sering digunakan untuk pendidikan dadn penelitian
2. Mempunyai nilai guna:

1) Nilai Guna Primer

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 55


Yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam

medis bagi kepentingan rumah sakit meliputi:

a) Nilai guna administrasi


b) Nilai guna hukum
c) Nilai guna keuangan
d) Nilai guna iptek
2) Nilai Guna Sekunder

Yatu nilai guna berkas rekam medis didasarkan bagi kepentingan instansi

di luar rumah sakit yaitu sebagai bahan pertanggungjawaban nasional,

meliputi:

 Pembuktian
 Sejarah

H. Pengabadian Dan Pemusnahan Rekam Medis


Tim pemusnah rekam medis setelah melakukan nilai guna berkas

rekam medis dari in aktif. Selanjutnya mengabadikan formulir rekam

medis yang harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya dan

memusnahkan formulir yang tidak memiliki nilai guna.


Antara lain dengan rangkaian kegiatan sebagai berikut:
1. Membuat daftar pertelaahan, yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam

medis dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis

penyakit (diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan

kasusnya dan kebijakan rumah sakit.


2. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis pada saat pemusnahan

berlangsung yang telah di tanda tangani ketua dan sekertaris. Berita

acara pemusnahan rekam medis yang asli di simpan dirumah sakit,

lembar ke dua di kirim kepada pemilik rumah sakit dan lembar ke tiga

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 56


dikirim ke dinas kesehatan setempat/ Direktorat Jenderal Pelayanan

Medik.
Melaksanakan pemusnahan dengan cara:
1. Di bakar dengan menggunakan incinerator atau di bakar
2. Dicacah, di buat bubur
3. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah

tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu

membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang di tanda tangani oleh

direktur rumah sakit.

Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 57