TUGAS MAKALAH

MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENGADAAN

PENILAIAN KINERJA DALAM PENGADAAN

Dosen
Asep Anwar, S.T., M.T.

Oleh:
Sofyan Wahidjul Adhdarruu (0516104034)

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS WIDYATAMA
BANDUNG
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pada hakikatnya tujuan dari pengelolaan sistem pengadaan adalah mencari jawaban terbaik
terhadap permasalahan yang timbul, baik permasalahan kebijakan pengadaan maupun
permasalahan sistem pengoperasian sehingga pengadaan barang/jasa dapat berfungsi
mencapai kinerja sebagaimana yang diharapkan.

Harapan dan kriteria kinerja ini tidak berlaku umum namun tergantung pada sudut pandang
dan kepentingan siapa, apakah dari sudut pandang dan kepentingan pengguna, sudut pandang
dan kepentingan pelaksana pengadaan/pengelola atau dari sudut pandang dan kepentingan
masyarakat. Oleh sebab itu, kinerja sistem pengadaan akan bergantung pada siapa yang akan
menilainya.

Bagi pengguna barang/jasa atau konsumen, baik buruknya sistem pengadaan akan diukur
berdasarkan tingkat ketersediaan barang/jasa dan seberapa baik tingkat pelayanan yang
mampu diberikan oleh pengelola sistem pengadaan kepadanya dengan harga yang terjangkau.
Bagi pengguna yang penting adalah barang/jasa tersedia pada saat diperlukan dan dengan
pelayanan yang sebaik mungkin.

Pengguna biasanya tidak mau peduli apakah untuk memenuhi tuntutannya tersebut pihak
pengelola harus mengeluarkan ongkos yang besar atau kecil. Bahkan pengguna tidak peduli
apakah pengelola merugi atau untung, yang terpenting adalah terpenuhi kebutuhannya
dengan pelayanan yang baik.

Bagi pengelola, kinerja pengadaan diukur berdasarkan atas ongkos operasional pengadaan
untuk suatu kurun waktu horison perencanaan operasi tertentu biasanya dalam waktu satu
tahun tanpa mengabaikan tuntutan pelayanan penggunanya. Oleh sebab itu, pengelola barang
akan memilih barang dengan harga yang paling murah. Namun, jika kualitas barang dan
umur pakainya berbeda maka harga yang paling murah belum tentu akan memberikan ongkos
operasional yang paling rendah.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PROSES PENGADAAN
Secara internal, bahan bakar proses Pengadaan adalah anggaran. Besar kecilnya anggaran
yang tersedia akan sangat berpengaruh terhadap proses Pengadaan. Namun demikian,
pengadaan tidak hidup di ruang kosong, begitu celoteh sahabat saya Alkaf. Kepala LKPP,
Agus Prabowo mengenalkan ekosistem Pengadaan untuk menggambarkan bahwa Pengadaan
tidak berdiri sendiri. Ungkapan-ungkapan tersebut menyiratkan bahwa Pengadaan terkait
dengan sistem-sistem lainnya, misalnya sistem penganggaran perbendaharaan dan
perpajakan. Bahkan, Pengadaan di lingkungan Pemerintah Pusat dan Daerah juga dipengaruhi
oleh sistem organisasi pemerintahan. Yang sering menjadi ganjalan adalah sistem penegakan
hukum juga mempengaruhi proses pengadaan. Dengan banyaknya sistem yang berpengaruh
terhadap Pengadaan, maka hal-hal tersebut dapat mempengaruhi proses dan output yang
dihasilkan.
Proses pengadaan sendiri terdiri dari unsur Kelembagaan, Pedoman, Sarana dan Prasarana
(termasuk teknologi informasi) serta Sumber Daya Manusia. Keseluruhan itu harus
menghasilkan output barang/jasa yang terjangkau dan berkualitas. Sebagai outcome dari
proses Pengadaan, maka barang/jasa hasil Pengadaan harus dapat meningkatkan pelayanan
publik.

B. PENGUKURAN DAN ANALISIS KINERJA PENGADAAN

Kinerja selama ini masih didasarkan pada ukuran finansial saja yang mencakup prosentase
penyerapan anggaran dan efisiensi penggunaan anggaran. Kinerja dinilai baik jika
penyerapan anggaran semakin besar mendekati 100%. Hasil pelaporan kegiatan pengadaan
belum bisa dijadikan bahan analisis untuk mengetahui kekurangan yang terjadi dalam
pelaksanaan pengadaan untuk menjadi bahan perbaikan proses pengadaan pada tahun-tahun
berikutnya.
Jika menggunakan ukuran ini maka akan muncul pertanyaan apakah penyerapan anggaran
yang semakin besar menunjukkan kinerja pengadaan semakin baik. Karena ukuran ini akan
bertolak belakang dengan tuntutan efisiensi pengadaan di mana pengembalian sisa anggaran
besar menunjukkan proses pengadaan berlangsung efisien sehingga menghasilkan pemenang
dengan harga penawaran terendah yang responsif. Hal ini memperlihatkan bahwa kedua

3
ukuran tersebut belum dapat mencerminkan kinerja pengadaan yang sesungguhnya sehingga
memerlukan kriteria lain yang lebih representatif.
Sesuai dengan prinsip - prinsip pengadaan maka kinerja pengadaan sebenarnya dapat diukur
melalui beberapa kriteria yaitu efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, transparan, terbuka,
tidak diskriminatif dan akuntabel. Di samping itu pula kinerja pengadaan juga bisa diukur
dengan kriteria kualitas dan beberapa kriteria ukuran finansial lainnya. Ukuran kinerja dapat
ditunjukan oleh rasio antara target hasil pengadaan dibandingkan dengan aktual pelaksanaan
kegiatannya. Berikut ini beberapa kriteria yang bisa diidentifikasi dan dikembangkan untuk
pengukuran kinerja pengadaan antara lain sebagai berikut :

1. Kinerja Efisiensi
• Mengurangi biaya pelaksanaan pengadaan
• Mempercepat waktu pelaksanaan pengadaan
• Mengurangi jumlah personil yang melaksanakan pengadaan

2. Kinerja Efektifitas
• Mendapatkan harga barang yang sesuai harga pasar
• Mengoptimalkan jumlah barang yang dibutuhkan
• Meningkatkan kualitas barang
• Mempercepat waktu pengiriman

3. Kinerja Kualitas
• Mengurangi penyedia barang yang tidak memenuhi kualifikasi/kompetensi tertentu
• Menurunkan pemborosan biaya pengadaan
• Mengurangi pemborosan waktu pengadaan
• Mengurangi jumlah personil non aktif
• Menurunkan terjadinya praktek KKN di antara calon peserta lelang
• Mengurangi jumlah sanggahan yang muncul
• Mengurangi jumlah lelang yang gagal
• Mengurangi jumlah calon peserta yang terkena daftar hitam
• Mengurangi tingkat kesalahan prosedur akibat ketidak mampuan panitia
• Mengurangi jumlah barang yang harganya di atas harga pasar (HPS)
• Mengurangi jumlah barang yang tidak sesuai dengan jadual pengiriman
• Mengurangi jumlah barang yang tidak sesuai kebutuhan (di luar spesifikasi)

Pengadaan Barang dan Jasa 4

• Mengurangi jumlah keluhan pengguna langsung terhadap barang
• Mengurangi jumlah pemenang yang mengingkari kontrak/wanprestasi

4. Kinerja Budgetabilitas
• Meningkatkan penghematan biaya pengadaan
• Mendapatkan barang dengan harga penawaran tidak melebihi anggaran
• Meningkatkan penghematan anggaran belanja untuk pengadaaan

C. KONDISI SAAT INI

Berbagai publikasi yang ada saat ini tidak dapat menghasilkan data yang dapat digunakan
untuk mengukur kinerja Pengadaan dengan pemodelan tersebut di atas. Data yang disajikan
untuk publik masih sepotong-sepotong pada sisi input dan output, belum manjangkau
outcome. Sebagai contoh, serapan anggaran adalah mencerminkan presentase penggunaan
anggaran atau input. Data tersebut diasumsikan juga sebagai nilai output dengan
mengabaikan pekerjaan yang terlambat atau yang tidak selesai. Nilai transaksi melalui LPSE
menggambarkan kinerja proses Pengadaan yang dilakukan secara elektronik, yang dapat
diasumsikan sebagai nilai output yang dihasilkan dengan mengabaikan pekerjaan terlambat
atau tidak selesai. Nilai-nilai tersebut tidak pernah disandingkan dengan outcome yang
diperoleh untuk mengetahui apakah barang/jasa yang dihasilkan benar-benar meningkatkan
pelayanan publik.
Sungguhpun outcome Pengadaan sulit untuk diukur, namun bukan berarti hal tersebut tidak
bisa dirasakan. Ada banyak Kepala Daerah yang berhasil merubah wajah wilayahnya dengan
infrastruktur yang baik sehingga mendapat pujian dari masyarakat, termasuk dari masyarakat
di luar wilayahnya. Pujian tersebut mencerminkan outcome dari proses Pengadaan yang
sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Di sisi lain, ada beberapa berita tentang kegiatan
Pengadaan yang tidak menghasilkan output atau menghasilkan output yang tidak sesuai
Kontrak atau bahkan menghasilkan output yang tidak bisa dirasakan oleh masyarakat.

Pengadaan Barang dan Jasa 5

D. TANTANGAN KE DEPAN
Berdasarkan uraian di atas, sulit menyimpulkan kinerja Pengadaan saat ini. Sebagai
sumbangsih pemikiran untuk perbaikan berkelanjutan, menurut penulis ada 4 (empat) hal
yang saat ini harus dilakukan :
 Mengetahui kondisi pelayanan publik saat ini;
 Identifikasi kebutuhan barang/jasa dengan lebih akurat;
 Perbaikan unsur-unsur yang terkait dalam proses Pengadaan; dan
 Dukungan ekosistem Pengadaan yang procure-friendly.

Pengadaan Barang dan Jasa 6

 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Secara internal, bahan bakar proses Pengadaan adalah anggaran. Besar kecilnya anggaran
yang tersedia akan sangat berpengaruh terhadap proses Pengadaan. Berikut ini beberapa
kriteria proses pengadaan barang dan jasa yang kita bisa rangkum yaitu :
1. Pengukuran Dan Analisis Kinerja Pengadaan
Sesuai dengan prinsip - prinsip pengadaan maka kinerja pengadaan sebenarnya dapat diukur
melalui beberapa kriteria yaitu efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, transparan, terbuka,
tidak diskriminatif dan akuntabel. Di samping itu pula kinerja pengadaan juga bisa diukur
dengan kriteria kualitas dan beberapa kriteria ukuran finansial lainnya. Beberapa kriteria
tersebut diantaranya adalah :
a. Kinerja Efisiensi
b. Kinerja Efektifitas
c. Kinerja Kualitas
d. Kinerja Budgetabilitas
2. Kondisi Saat Ini
Berbagai publikasi yang ada saat ini tidak dapat menghasilkan data yang dapat digunakan
untuk mengukur kinerja Pengadaan dengan pemodelan tersebut di atas. Data yang disajikan
untuk publik masih sepotong-sepotong pada sisi input dan output, belum manjangkau
outcome. Sebagai contoh, serapan anggaran adalah mencerminkan presentase penggunaan
anggaran atau input. Data tersebut diasumsikan juga sebagai nilai output dengan
mengabaikan pekerjaan yang terlambat atau yang tidak selesai. Di sisi lain, ada beberapa
berita tentang kegiatan Pengadaan yang tidak menghasilkan output atau menghasilkan output
yang tidak sesuai Kontrak atau bahkan menghasilkan output yang tidak bisa dirasakan oleh
masyarakat.

7
3. Tantangan Ke Depan
Berdasarkan uraian di atas, sulit menyimpulkan kinerja Pengadaan saat ini. Sebagai
sumbangsih pemikiran untuk perbaikan berkelanjutan, menurut penulis ada 4 (empat) hal
yang saat ini harus dilakukan :
 Mengetahui kondisi pelayanan publik saat ini;
 Identifikasi kebutuhan barang/jasa dengan lebih akurat;
 Perbaikan unsur-unsur yang terkait dalam proses Pengadaan; dan
 Dukungan ekosistem Pengadaan yang procure-friendly.

Urain di atas menunjukan bahwa ukuran kinerja pengadaan tidak hanya mencakup aspek
anggaran/budgetabilitas saja namun dapat dikembangkan sampai dengan kriteria efisiensi,
efektifitas dan kualitas.
Kriteria tersebut mencakup kinerja pada tahap persiapan sampai tahap pelaksanaan. Masing
masing kriteria ini kemudian diberikan bobot kepentingan dan diukur kinerjanya (dengan
model skor) untuk dijadikan satu penilaian total kinerja pengadaan.
Jika dalam pengukuran kinerja ini total skor kinerja masih buruk maka dapat ditentukan
kriteria apa saja yang menyebabkan penurunan nilai kinerja pengadaan secara signifikan.
Kemudian melalui hasil analisis kinerja ini pula dapat dipertimbangkan kriteria-kinerja pada
saja yang memiliki potensi tinggi (bobot tinggi) yang dapat diprioritaskan untuk
meningkatkan keseluruhan nilai kinerja pengadaan.

Pengadaan Barang dan Jasa 8

9