Anda di halaman 1dari 5

perencanaan dan penjadualan proyek

Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek.Perencanaan dikatakan baik
bila seluruh proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.
Perencanaan adalah Suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran
sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat diimplementasikan. Tujuannya Melakukan
usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta faktor
keselamatan.
Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang
jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material
serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan
kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu
pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan
masing – masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan
mempertimbangkan keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai
permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling
realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.

Dalam mengelola sebuah proyek, manajer proyek harus memperhatikan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek
menyatakan rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui dalam sebuah proyek. Siklus hidup proyek
minimal memiliki empat taham yang harus dilalui, yaitu :

1. Tahap Inisiasi Proyek


Pertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap inisiasi proyek adalah : apakah menemukan tantangan dan
masalah? Tujuan dari tahap inisiasi adalah proses identifikasi terhadap segala hal yang harus dilakukan, serta memahami
lingkup proyek. Pada tahap ini, seorang manajer proyek akan dipilih dan diberi wewenang untuk membentuk tim yang
akan menjalankan proyek.

2. Tahap Perencanaan Proyek


Pertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap perencanaan proyek adalah : bagaimanakah langkah penyelesainnya?
Perencanaan proyek merupakan proses pengembangan detail atas perencanaan sutu proyek, yang meliputi daftar semua
tugas, pengalokasian sumber daya, penjadwalan, perencanaan anggaran / budget, manajemen resiko, dan lain-lain.
Proses perincian ini sangat bermanfaat agar dapat memahami rangkaian tugas yang akan dilakukan, yang meliputi pihak-
pihak yang bertanggung jawab, batasan waktu tugas, dan lain-lain. Perencanaan proyek yang telah disetujui sponsor
disebut project baselin. Project baseline tersebut digunakan sebagai kerangka acuan pengendalian proyek.

3. Tahap Pengontrolan Proyek


Pertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap pengontrolan proyek adalah apakah kita pada jalur yang benar? Pada tahap
ini tugas-tugas mulai dilaksanakan. Secara teknis, project baseline dijadikan sebagai pedoman / acuan tugas yang
dilaksanakan. Seorang manajer proyek harus memantau tugas agar proyek dapat berjalan tepat waktu, sesuai dengan
spesifikasi yang ditentukan dan berada pada budget yang telah ditetapkan.
4. Tahap Penutupan Proyek
Tahap ini memiliki tiga subtahap pentng, yaitu : pertanggungjawaban, pembelajaran proyek dan perayaan. Setelah
proyek selesai, manajer proyek mempertanggungjawabkan hasil proyek kepada sponsor (pemilik proyek) dan recipient
(pihak yang akan menggunakan / menerima hasil proyek). Pada umumnya, pihak sponsorlah yang akan memberikan
pernyataan resmi mengenai selesainya proyek tersebut.

Setiap proyek pasti memiliki keunikan yang dapat dipelajari. Tidak ada proyek yang identik walaupun memiliki
tema yang sama, namun masalah yang dihadapi, persyaratan, maupun sumber dayanya (termasuk teknologi) pastilah
berbeda. Hal ini yang menimbulan keunikan pada setiap proyek. Mengadakan pertemuan evaluasi selama berlangsungnya
proyek bagi seluruh tim merupakan pembelajaran yang berharga
Hal umum yang biasa terjadi dalam dunia kerja adalah dinamika proyek yang cukup aktif, munculnya proyek
baru begitu sebuah proyek selesai dilaksanakan. Oleh karena itu, seorang manajer proyek memiliki peran aktif yang
sangat penting untuk memastikan berhasilnya penyebaran proses pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya.
Tahap yang terakhir adalah tahap perayaan, janganlah meremehkan sebuah acara perayaan, karena hal tersebut
merupakan salah satu bentuk penghargaan atas usaha-usaha yang telah dilakukan. Di samping itu, perayaan dapat
mempererat kebersamaan dalam sebuah tim hingga menjadi sebuah tim yang solid.
Suatu proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan membutuhkan suatu
sistem yang dapat menjaga agar kerjasama dalam suatu proyek berjalan dengan baik. Untuk mencipakan suatu kerjasama
yang baik dibutuhkan suatu sistem yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek bertugas merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumberdaya perusahaan agar dapat mencapai tujuan proyek. Secara garis
besarnyakonsep manajemen proyek bertujuan untuk menciptakan keterkaitan yang erat antara perencanaan dan
pengendalian. Perencanaan proyek merupakan unsur yang sangat penting dari konsep manajemen proyek karena
perencanaan merupakan suatu usaha untuk meletakan dasar dan tujuan serta menyusun langkah-langkah kegiatan untuk
melaksanakan proyek.
Perencanaan mengarahkan keputusan yang dibutuhkan dalam memulai suatu proyek. Perencanaan yaitu memilih
dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Dalam
perencanaan penyelenggaraan proyek, tahap dan kegunaan perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan dasar dan
perencanaan pengendalian. Perencanaan dasar dimaksutkan untuk meletakkan dasar-dasar dari suatu penyelenggaraan
proyek, sedangkan perencanaan pengendalian merupakan kegiatan menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan
yang diperlukan.
Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis akan dapat berfungsi sebagai berikut :
1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek
2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya
3. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari pentingnya unsur waktu
4. Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian
Unsur-unsur dalam perencanaan proyek sekurang-kurangnya meliputi :
1. Sasaran
Sasaran merupakan target dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan untuk mencapainya. Pada umumnya,
sasaran proyek dinyatakan dalam bentuk waktu, biaya, dan mutu. Disamping sasaran proyek secara keseluruhan, sasaran
dari masing-masing tugas sebaiknya juga dibuat, sehingga akan memudahkan dala mengendalikan proyek. Sasaran dari
masing-masing kegiatan ini merupakanmilestone (tonggak kemajuan), yang menjadi patokan dalam memantau dan
mengendalikan perkembangan proyek.
2. Organisasi
Organisasi merupakan sarana dimana para anggota bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek. Organisasi proyek
harus diusahakan efisien serta memiliki pembagian tugas dan wewenang yang jelas.
3. Jadwal
Jadwal merupakan salah satu perencanaan yang paling penting yang mencakup urutan langkah kegiatan yang
sistematis untuk mencapai sasaran. Penjadwalan berguna sebagai sarana koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para
peserta proyek menjadi suatu rangkaian yang berurutan, pengendalian yang dipakai sebagai tolak ukur dalam mengkaji
waktu penyelesaian yang perlu mendapatkan prioritas supaya penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan.
4. Anggaran
Anggaran merupakan salah satu bentuk perencanaan yang harus ditentukan sejak awal. Anggaran menunjukkan
perencanaan penggunaan dana untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

Asumsi perencanaan:
1. Bersifat POSITIF
Faktor penunjang keberhasilan
2. Bersifat NEGATIF
Faktor penghambat keberhasilan
Kemampuan dasar dalam perencanaan proyek, adalah kemampuan forecasting, meliputi :
1. Mengidentifikasi proyek pengembangan sistem
2. Mengidentifikasi sasaran proyek sistem
3. Mengidentikfikasi kendala proyek sistem
4. Mengidentifikasi prioritas proyek sistem

Seorang manajer harus memiliki skill atau keahlian dalam manajemen proyek yang meliputi :
1. The project management body of knowledge
Seorang manager yang baik harus memiliki skill ini karena ini merupakan implementasi dari nine project
management knowledge sehingga seorang manajer yang baik dapat menggunakan itu termasuk teknik dan alat-alat yang
mendukung kemajuan suatu proyek
2. Application area knowledge, standard and regulation
Manajer yang memiliki skill ini mempunyai pengetahuan tentang proyeknya ini, misalnya dia seorang manajer
pada proyek IT maka dia mengetahui apa standard dan regulasi dari sebuah proyek IT tersebut
3. Project enviromental knowledge
Dalam kehidupan kita sehari-hari kita tidak hanya berhadapan dengan situasi, tempat dan kondisi yang sama terus
ada saatnya kita mengalami sebuah perbedaan, baik itu kondisi,situasi dan tempat. Dari sana kita diperlukan kemampuan
kita untuk bisa beradaptasi dengan baik begitu juga dengan seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek tidak hanya
akan menjadi seorang manajer tidak hanya bekerja dengan organisasi yang sama setiap saat begitu juga tipe proyek yang
sama. Maka dari itu dibutuhkan kemampuan untuk beradaptasi dengan perbedaan tersebut dan mengetahui berbagai
macam aspek/pengetahuan dalam kehidupan seperti aspek ekonomi, sosial, politik dll
4. General management knowledge and skill
Skill ini sudah saya singgung sedikit diatas yaitu skill tentang mengetahui berbagai macam pengetahuan yang ada
di kehidupan kita sehari-hari. Seorang manajer yang baik tidak hanya menguasai salah satu aspek/bidang pengetahuan
tetapi dia harus menguasai berbagai macam ilmu karena dengan menguasai berbagai macam ilmu tersebut dia bisa
mengambil keputusan, memberikan arahan. menyelesaikan masalah yang berbeda dari bidang ilmu yang dia sangat
kuasai.
Untuk bisa menguasai berbagai macam bidang/ aspek pengetahuan itu sangat sulit tetapi bukan berarti tidak bisa.
Manajer yang baik tidak harus menguasai bidang ilmu sampai 100% tetapi separuhnya saja sudah cukup namun dia tetap
harus belajar dan memutuskan ilmu pengetahuan mana yang penting bagi proyeknya tersebut
5. Soft skill or human relation skill
Untuk meraih nilai yang tinggi pada suatu proyek di perlukan Soft skill or human relation skill. Soft skill yang
bagus diperlukan / penting karena seorang manajer proyek memerlukannya untuk mengetahui, mengarahkan, memenuhi
permintaan stakeholder, memimpin tim, memotivasi bernegoisasi dan menyelesaikan masalah. soft skill yang baik dapat
membantu kerj a manajer proyek dalam menyelesaikan masalahnya, selain itu seorang manajer proyek memerlukan
human relational skill yang baik pula karena seorang manajer proyek tidak bekerja sendirian, dia bekerja secara tim.
Apabila seorang manajer tidak memiliki skill tersebut maka kerja tim pada proyek akan buruk dan itu tidak baik dalam
menjalankan suatu proyek
Selain skill yang berjumlah 5 yang saya sebut diatas, ada skill lain yang juga penting untuk di miliki seorang
manajer proyek yaitu skill dalam memilih dan menggunakan Teknologi informasi serta skill kepemimpinan. Seorang
manajer proyek sering di hadapkan dalam mengambil keputusan yang sulit, setiap keputusan yang di ambil dapat
membahayakan suatu proyek. Maka diperlukan sebuah tim yang solid serta kemampuan diri dalam menguasai teknologi
informasi untuk membantu menyelesaikan masalahnya dengan efektif
Seorang manajer proyek juga harus memiliki skill kepemimpinan yang baik, walaupun pemimpin dan manager
merupakan posisi yang berbeda dan spesifikasi yang berbeda pula, tetapi seorang manajer proyek yang baik di haruskan
memiliki nya. seorang manajer bekerja secara tim dan dia sebagai pemimpin sebuah proyek sehingga dia harus
mempunyai visi yang jelas, dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat serta dapat menjadi contoh atau
menginspirasi anggota timnya
Seorang manajer proyek harus mempunyai skill / keahlian yang sudah saya sebutkan diatas, dengan skill tersebut
dia tidak hanya membuat proyek nya berhasil tetap juga dia dapat menolong dirinya sendiri untuk bisa mengatasi tekanan
dan tanggung jawab yang besar yang dia tanggung .

Masalah dasar yang sering ditemui dalam manajemen proyek ada berbagai macam. Diantaranya adalah :
1. Keinginan klien berubah-ubah atau tidak jelas.
Keinginan klien yang tidak pasti dapat menjadi masalah besar. Penting untuk memiliki alur yang jelas dari awal
hingga akhir proyek sehingga klien akan bisa lebih spesifik terhadap persyarata yang dimilikinya.

2. Tidak menempatkan orang yang tepat untuk mengatur proyek


Biasanya, dalam pengalokasian sumberdaya, sebagian besar usaha dikerahkan untuk fokus mencari sumberdaya
yang tepat dibandingkan mencari manajer proyek yang tepat. Kadangkala pula seorang manajer proyek dipilih
berdasarkan ketersediaan tenaga kerja yang ada, bukan berdasarkan skill nya.
3. Gagal untuk mendapatkan dukungan
Seringkali, sebuah proyek gagal karena mereka tidak mendapat support yang cukup dari departemen atau orang-
orang yang tergabung dalam proyek tersebut, termasuk manajer.
a. Tidak membuat jobdesk atau role yang jelas untuk seluruh tim.
b. Kedua karena tidak menjelaskan “personal payoff” dari masing-masing orang ketika proyek berhasil.
c. Tidak menjelaskan bagaimana evaluasi dari kontribusi setiap orang.
d. Gagal untuk membuat “sense of urgency” mengenai proyek.
4. Kurangnya Komunikasi
Komunikasi menjadi faktor terpenting kesuksesan sebuah proyek manajemen. Komunikasi antar tim, tim dengan
manajer proyek, tim dengan klien, dst harus selalu dijaga.
5. Kurang spesifik terhadap bidangnya
Proyek yang tidak memiliki “ultra-clear goal” akan gagal. Bidang atau jangkauan yang berubah adalah hal yang
paling berbahaya yang dapat terjadi dalam sebuah proyek. Jika tidak ditangani dengan baik makan akan menghabiskan
dana dan waktu yang banyak.
6. Tidak memiliki ukuran untuk mendefinisikan keberhasilan
Hal pertama yang harus dilakukan oleh seorang manajer proyek adalah ia harus mengerti dan paham apa arti
kesuksesan proyeknya, apa yang membuat proyeknya berhasil, kapan proyek akan selesai dilaksanakan, dsb.
Fungsi penjadwalan dalam suatu proyek antara lain :
1. Menentukan durasi total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
2. Menentukan waktu pelaksanaan dari masing-masing kegiatan.
3. Menentukan kegiatan-kegiatan yang tidak boleh terlambat atau tertunda pelaksanaannya dan menentukan jalur kritis.
4. Menentukan kemajuan pelaksanaan proyek.
5. Sebagai dasar perhitungan cashflow proyek.
6. Sebagai dasar bagi penjadwalan sumber daya proyek, seperti tenaga kerja, material, dan peralatan.
7. Sebagai alat pengendalian proyek