Mail Merge (Surat Masal)

• Untuk membuat surat yang sama ke beberapa

tujuan yang berbeda dengan cepat.
• Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 data,
yaitu: Master surat dan data
• Master surat adalah bentuk surat yang akan kita
buat dengan variasi tertentu
• Data adalah bagian surat yang akan dirubah-
ubah.
• Data terdiri dari Field dan Record
• Data dapat dibuat di Ms.Excel atau di Ms.
Access
 Field dan Record
Field 1 Field 2 Field 3 Field 3 Field 4

Tanggal Nama Perusahaan Alamat Kota

Record1 11 Juni 2008 Trissa, SE CV. AGUNG Jl. Manding 21 Jakarta

Record2 12 nov 2008 Budiono, SE PT. GRESIK Jl. Munggur 11 Jakarta

Record3 20 Agust 2008 Niken, SH PT. SAMSU Jl. Mataram 10 Bandung

Record4 9 Maret 2008 Rafli, ST PT. PERMAI Jl. Kelapa 02 Yogya

Record5 12 Agust 2008 Fauzi, MM CV. MULIA Jl. Mlati 19 Yogya

 Langkah-langkah Mail Merge

1. Buat data di Ms. Excel seperti gambar disamping

2. Simpan data tersebut pada folder yang mudah di
ingat
 Lanjutan Langkah-langkah Mail Merge
3. Buat format surat di Ms. Word seperti gambar
disamping
 Langkah langkah memergekan data dan surat
1. Buka format surat yang di Ms. Word
2. Klik menu millings
3. Klik (select Recipients)kemudian pilih Use
Exiting List kemudian cari tempat data
disimpan, kemudian klik OK
Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan
surat
4. Memasukkan field tanggal pada dat kedalam format
surat dengan cara,
tempatkan pointer (kursor) pada (berisi field tanggal)
yaitu sebelah kanan tanggal.
5. Kemudian klik sub menu insert merge Field pilih
tanggal
Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan
surat
6. Lakukan perintah yang sama untuk field-field yang lain
7. Sehingga menjadi seperti dibawah ini

8. Untuk menampilkan datanya klik sub menu View Merge

Data
Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat

• ,,

Klik disini untuk berpindah ke

View Merge Data =
data selanjutnya
menampilkan data (record)