Anda di halaman 1dari 2

MGMP Adminstrasi Perkantoran Cilacap Adakan Pelatihan E Arsip Pembelajaran

Oleh Agung Kuswantoro

Pertama kali saya menginjakkan kaki di kabupaten Cilacap. Sabtu (28/1/2018) menjadi hari
yang berharga bagi saya untuk berbagi ilmu kearsipan bersama para guru administrasi
perkantoran yang tergabung dalam MGMP kabupaten Cilacap. Informasi dari panitia bahwa
meskipun diselenggarakan di Cilacap juga hadir guru dari kabupaten sekitarnya seperti
Purwokerto dan Purworejo. Ada sekitar 40-an guru yang akan belajar bersama e arsip
pembelajaran.

Mengingatkan kembali bahwa e arsip pembelajaran adalah produk yang saya ciptakan
bersama Trisna Novi Ashari. Produk tersebut merupakan hasil penelitian saya yang saya
lakukan semenjak tahun 2012. Finalnya pada tahun 2014 lahirlah produk tersebut.

Karena hasil penelitian sehingga teori, prosedur dan metodenya sesuai dengan kaidah
ilmiah. Dasar produk tersebut adalah teori-teori manajemen kearsipan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dalam pembelajaran kearsipan sehingga nama produknya pun tidak jauh
dari proses pembelajaran. E Arsip Pembelajaran itu namanya. Karena cocok untuk
pembelajaran e arsip. Bukan dalam ranah praktis untuk sebuah lembaga dalam mengelola
kearsipan.

Pelatihan di Cilacap ini bukanlah yang pertama. Tercatat sudah ada pelatihan e arsip
pembelajaran yang diselenggarakan di Cikarang, Purwakarta, Semarang, Kudus, Demak,
Kendal, Magetan, dan beberapa sekolah di Jawa Tengah. Harapan saya produk ini bisa
digunakan oleh SMK se-Indonesia. Selain dalam bentuk pelatihan juga ada tutorial yang
tertulis dalam buku.

Seperti biasa saya dalam pelatihan mengeluarkan mantra. Layaknya pendekar yang akan
bertarung. Jurus pun saya atur. Tidak semuanya dikeluarkan pada awal pertarungan. Karena
pertarungan saya sangat panjang yaitu delapan jam dengan total saya sebagai pembicara
tunggal. Pastinya saya akan mengenalkan konsep-konsep kearsipan terlebih dahulu,
kemudian langsung mengantarkan kepada praktiknya. Adapun mantranya sebagai berikut

1. Arsip yang akan dielektronikkan adalah surat masuk dan keluar.


2. Sistem yang digunakan adalah abjad, wilayah, decimal, terminal digit, subjek, dan
terminologis.
3. Berlaku hukum laci, guide, dan map virtual. Virtual sebagai ganti lemari arsip (filling
cabinet) dan map yang berwujud fisik. Virtual berwujud folder-folder.
4. Memasukkan arsip surat ke dalam laci, guide, dan map virtual terlebih dahulu.
Kemudian, disimpan (di-entry) ke sistem e arsip yang berupa database access.
5. Penulisan-penulisan pada sistem penyimpanannya adalah:
a. Abjad misal : Ra
b. Pokok soal misal : KU01
c. Tanggal surat misal : 5/12/2015
d. Desimal misal : 000,1
e. Terminal digit misal : 1123
f. Wilayah misal : P. Jawa – Jawa Tengah,Grobogan
Jika ada kesalahan penulisan, maka sistem tidak dapat membacanya.
6. Peserta dapat latihan dengan soal-soal yang ada dalam folder surat masuk dan keluar.
7. Telitilah dalam mengerjakan, terutama saat memasukkan arsip ke virtual (folder-folder)
dan meng-upload ke dalam sistem dan arsip (access).
8. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).
9. Pastikan semua arsip yang disimpan muncul perintah “data berhasil disimpan”.

Itulah sembilan mantra yang dapat saya sampaikan kepada peserta pelatihan e arsip.
Semoga mantra-mantra ini bermanfaat dalam praktek e arsip. Jangan lupa selalu optimis
dan bekerja keras untuk menyambut pendidikan administrasi perkantoran yang lebih
inovatif. Jika bukan kita yang mengajukan administrasi perkantoran, terus siapa lagi?
Wallahu’alam.

Cilacap, 27 Januari 2018