Case Study

B. R. RICHARDSON TIMBER PRODUCTS CORPORATION

CHANGE AND TRANSFORMATION MANAGEMENT

MM ANGK. XLV / KELAS AKHIR PEKAN

ANGGOTA KELOMPOK :

Agustin Kusmawati - 041514353052

Tri Asti Lestari - 041514353056
Fitri Ardiyanto - 041514353067
Benny Hendarto - 041514353065
Banu Dwipa Manggala - 041514353066

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNVERSITAS AIRLANGGA
2016
Overview

Making a Proposal
Richard Bowmann adalah seorang industrial relation dari B.R Richardson Timber Products
Corporation, telah menghubungi Jack Lawler sebagai pemilik dari Konsultan dan
Management Training untuk meminta bantuan dalam melakukan “Motivation Course” untuk
karyawan pabrik ( Blue-Collar Employees) di Lamination Plant. Dimana terjadi kekurangan
moral dan motivasi dari para karyawan, mengakibatkan hal fatal yang terjadi beberapa bulan
sebelumnya, dan Plant Manager sedikit otoriter. Bowmann menginginkan untuk melakukan
course untuk beberapa bulan kedepan. Dalam hal ini Bowmann tidak meminta ijin untuk
melakukan course kepada Joe Bamford (Plant Manager) namun telah mendapatkan
persetujuan dari Founder dan Presiden Perusahaan yaitu B.R. Richardson. Lawler melakukan
meeting dengan Bowmann dan B.R Richardson dan mereka berdua bercerita tentang
perhatiannya kepada Plant Manager yang terlalu sentitif kepada para karyawan. Beberapa
hari kemudian Lawler mengirimkan proposal kepada Bowmann mengenai penyusunan
Motivation Course tersebut.

Visiting The Plant

 Bowmann dan Lawler menyusul initial plan dengan memanfaatkan beberapa
mahasiswa untuk melakukan kunjungan 1 hari ke perusahaan untuk mengumpulkan
informasi. Kemudian lawler akan menganalisa dan mempresentasikan kepada BR dan
Bowmann.
 Kelas didorong untuk memvisualisasikan pabrik laminasi dan kondisi kerja. Lawler
kemudian dibagi kelas menjadi dua kelompok sekitar Mike dan Mitch untuk tugas
mempersiapkan kunjungan mereka Richardson Timber. Itu penting untuk
memperjelas informasi apa yang mungkin berguna dicari dan bagaimana informal
yang mewawancarai di lantai kerja mungkin dicapai.
 Ketika mereka tiba di kantor pusat, mereka bertemu dengan Richard Bowman. Lawler
awalnya diwawancarai Juanita Yates sementara Bowman mengambil Mike dan Mitch
ke pabrik pelapisan dan memperkenalkan mereka kepada Joe Bamford, Manajer.
Mereka meringkas apa yang telah mereka pelajari di pagi hari. Masing-masing dari
mereka telah menuliskan beberapa catatan. Dia mengingatkan Mike dan Mitch
bahwa mereka akan menginformasikan kepada mereka selama perjalanan pulang.
 Kemudian Lawler melakukan review dari catatan para mahasiswanya mengenai
berbagai kondisi yang terjadi di perusahaan
Preparing the Diagnosis
Langkah pertama yang dilakukan lawler adalah menentukan ide, model dan teori yang
berguna untuk mengolah informasi yang dimiliki. Kemudian beliau akan melakukan diagnosa
dan akhirnya berpikir tentang hal apa yang akan dikatakan kepada BR dan Richard Bowman.

Pertanyaan:

1. How would you asses Jack Lawler’s entry and contracting process at B.R Richardson?
Would you have done anything differently?

Proses entering yang dilakukan oleh Jack Lawler’s kurang tepat. Dimana pada proses
entering , terdiri dari 3 langkah penting antara lain :

- Clarifying the Organizational Issue

Langkah ini sudah tepat, Jack sudah melakukan klarifikasi isu organisasi yang sedang terjadi
dengan BR dan Bowman, yaitu moral karyawan pabrik yang rendah dan plant manager yang
otoriter.

- Determining the Relevant Client

Langkah kedua dalam memasuki OD relationship adalah menentukan relevan client untuk
menyampaikan isu organisasi. Pada langkah ini Jack hanya melibatkan founder & presiden
perusahaan, sehingga alangkah lebih baik jika OD melibatkan karyawan yang berada di
Lamination Plant dengan seijin Plant Manager yaitu Joe Bamford. Sehingga nanti akan
mendapatkan informasi yang lebih dalam mengenai permasalahan yang terjadi di
Lamination Plant.

- Selecting an OD Practinioner
Pemilihan OD practioner yaitu Jack Lawler sudah tepat karena merupakan pihak profesional
yang memang berpengalaman membantu menangani isu organisasi. Namun keputusan Jack
menugaskan para mahasiswanya untuk menggali informasi di perusahaan B.R. Richardson
sebaiknya juga didampingi oleh anak buah Jack yang telah memiliki pengalaman melakukan
hal serupa sebelumnya. Mahasiswa yang tidak memiliki pengalaman dalam melakukan
praktek langsung bisa mengalami kebingungan dan kekakuan dalam menggali informasi dari
berbagai pihak di dalam organisasi. Sehingga pendamping profesional sangat diperlukan
dalam proses ini.

Pada proses contracting yang dilakukan oleh Jack Lawler’s kurang tepat dikarenakan:
Menurut Cummings & Worley (2015) dalam buku Organization Development & Change,
Proposal yang diajukan oleh Jack Lawler tidak memenuhi kriteria penting dari proposal OD
yang efektif.

Beberapa kriteria tersebut antara lain :

 Objectives of proposed project  pada proposal Lawler tidak menuliskan tujuan
spesifik dari proyek yang diajukan.
 Proposed process or action plan  pada proposal juga tidak dicantumkan dengan
spesifik mengnai overview proses yang akan dilakukan seperti diagnosis (bagaimana data
akan dikumpulkan), proses feedback, dan action planning atau proses implementasi.
 Role and responsibilities  pada proposal juga tidak dijelaskan stakeholder kunci dari
proses termasuk OD practicioner, dan tanggung jawab spesifik.
 Recommended intervetions  tidak dijelaskan strategi perubahan yang diusulkan
misalnya, training, off-site meting, system atau proses yang akan di disain ulang dan aktivitas
lain.
 Fees, terms & conditions  pada proposal tidak dijelaskan nominal fee & expenses
yang terkait dengan proyek. Hal ini dapat menimbulkan masalah dikemudian hari.

2. What theories or models would you use to make sense out the diagnostic data? How
would you organize the information for feedback to Ben Richardson and Richard Bowman?
How would you carry out the feedback process?

Teori yang dapat digunakan dalam diagnostic data antara lain:

Organizations as open system

 Diagnosing Organizational Systems

Open systems model mengakui bahwa organisasi hidup dalam konteks dari
lingkungan yang lebih luas yang mempengaruhi bagaimana kinerja organisasi dan
dipengaruhi oleh bagaimana organisasi berinteraksi dengan hal tersebut. Model ini
menyarankan bahwa organsasi mendapatkan input spesifik dari lingkungan dan melakukan
transform menggunakan proses sosial dan teknikal. Kemudian hasilnya akan memberikan
feedback kepada organisasi. Open system model juga menyarankan bahwa organisasi dan
subsystem –group dan individual jobs- memberikan beberapa keistimewaan yang
menjelaskan bagaimana mereka terorganisir dan bagaimana mereka berfungsi.

Ketika kita menerapkan open-system, organisasi dapat di diagnose ke dalam 3 level

yaitu:
• Level organisasi : meliputi strategi perusahaan, struktur, dan proses
• Level grup/departemen : meliputi desain grup, dan metode untuk menstruktur interaksi
antar member seperti norma dan jadwal kerja
• Level posisi individu/job : bagaimana job di desain untuk menimbulkan perilaku tugas
yang diperlukan

Sehingga Lawler harus melihat tidak hanya dari satu level dalam melakukan diagnosis
terhadap problem yang sedang terjadi di Lamination Plant, namun dengan melihat kepada
semua level yaitu level organisasi, level grop/departemen dan level individu agar diagnosa
yang dilakukan lebih efektif.

Jack Lawler sebagai OD Practioner perlu untuk meringkas data yang memungkinkan
klien untuk memahami informasi dan merencanakan tindakan dari informasi tersebut.
Menurut Cumming & Worley (2015) teknik analisis data terdiri dari kualitatif (content
analysis & force field analysis) dan kuantitatif (means, standard deviations & frequency
distributions; scattergrams and correlation coefficient; dan difference test). Selain itu
terdapat 9 karakteristik dari data feedback yang efektif yaitu :

• Relevant  berarti bagi perusahaan

• Understable  mudah dipahami
• Descriptive  menggunakan contoh dan ilustrasi detail
• Verifiable  valid dan akurat
• Timely  segera dikomunikasi setelah dikumpulkan dan dianalisis
• Limited  terbatas pada apa yang dapat direalisasikan karyawan pada satu waktu
• Significant  terbatas pada apa yang dapat perusahaan lakukan
• Comparative  benchmark & reference
• Unfinalized  stimulus untuk diagnosis lebih lanjut dan problem solving.

Sebaiknya Jack Lawler melakukan proses feedback yang sukses yaitu yang memiliki 5 sifat
sebagai berikut (Cumming & Worley, 2015) :
a) Motivation to work with data  anggota organisasi harus merasa data feedback
akan memberikan hasil yang menguntungkan bagi perusahaan
b) Structure for the meeting  erlunya agenda/outline dalam feedback meeting agar
tidak mengarah pada chaos atau diskusi yang tidak terarah.
c) Appropriate attendance  anggota organisasi yang memiliki masalah dan akan
memberikan keuntungan dari kerjasama harus hadir dalam feedback meting
d) Appropriate power  penting untuk memastikan power yang dimiliki group /
departemen yang akan menerima data feedback
e) Process help  orang – orang dalam meeting feedback membutuhkan
pendampingan dalam bekerja bersama sebagai tim.

3. What additional information would you have liked Jack Lawler and his team to collect?

Menurut Cummings & Worley (2015), dalam proses pengumpulan data, perlu menggunakan
lebih dari satu metode untuk meminimalisasi bias yang mungkin timbul. Jika data dari
metode yang berbeda dibandingkan dan hasilnya konsisten maka variable pengukuran yang
digunakan dapat dikatakan valid. Pada proses pengumpulan data yang dilakukan oleh Jack
Lawler dan timnya menggunakan metode interview dan observasi dimana kemungkinan bias
dari kedua metode tersebut besar. Sehingga akan lebih baik jika pengumpulan data juga
dilakukan dengan metode Survey & Questionnaires dan Unobstrusive Measures.

Survey & questionnaires ini akan ditujukan kepada seluruh karyawan Lamination Plant
mengenai kondisi lingkungan kerja selama ini, semakin banyak responden maka semakin
valid dan banyak informasi yang didapatkan serta mengurangi bias yang timbul.

Unobstrusive Measure tidak dikumpulkan secara langsung lewat responden namun dari
secondary souces seperti company records & archive. Data ini umumnya tersedia di
perusahaan dan meliputi data ketidakhadiran dan keterlambatan, keluhan, kuantitas dan
kualitas produksi dan jasa, financial performance, meeting minutes, dan korespondensi
dengan key customer, supplier, atau agen pemerintahan.