BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi

menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang
baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi
pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan
dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan
tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan
kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.

Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga

perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia
dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor kunci
dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan sumber daya manusia yang
berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan
global yang selama ini kita abaikan. Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan
yang professional dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir,
kerja keras, bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh
dedikasi demi untuk keberhasilan pekerjaannya”.

Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang professional dapat

diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja
sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi demi untuk
keberhasilan pekerjaannya”.Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah
banyaknya upaya yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah
tertentu pada pekerjaan”

1
 Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya upaya yang
dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah tertentu pada pekerjaan”.
Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu
tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi
penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian karyawan.
Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan, walaupun sudah
direncanakan dengan sebaik- baiknya.

Hal ini dikarenakan berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan
(faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern).
Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan
kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah).
Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau
kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga
kerja, karena dengan adanya seleksi maka akan menghasilkan karyawan-karyawan yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan
menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan
seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan
selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik.

Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu

peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang cepat
pula dari calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan juga harus dapat
melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang
dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yang paling
tepat”.

2
 Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat
dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu :
1. Menentukan Analisis Jabatan dalam rangka mendapatkan job descriptionya itu
menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui
sumber- sumber karyawan.
3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia. Penarikan karyawan baru didalam
perusahaan menjadi tanggung jawab pada departemen personalia, karena
penarikan karyawan sangat erat hubungannya dengan proses seleksi penerimaan
karyawan. Didalam penerimaan karyawan baru selalu memperhatikan faktor -
faktor yang dirasa memang cukup memadai dan dirasa cukup untuk memenuhi
persyaratan yang sesuai dengan persyaratan untuk melakukan perkerjaan sesuai
dengan bidang yang dibutuhkan, karenanya akan berpengaruh bagi produktivitas
perusahaaan.

Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar akan
membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang
digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu merupakan
sesuatu hal yang dikuasai dengan baik”. Salah satu faktor yang dibutuhkan agar calon
karyawan dapat berkerja lebih baik maka dibutuhkannya penempatan posisi berkerja
yang sesuai dengan bidangnya, maka masing-masing karyawan perusahaan berharap
dalam mencapai tujuan berkerja akan lebih mudah.

Menurut Namawi (1997:79) “Penempatan adalah penugasan seorang pekerja

pada suatu jabatan atau unit kerja dilingkungan suatu perusahaan”. Para karyawan
baru yang telah selesai menjalankan program orientasi harus segera mendapatkan tempat
pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan
baru berarti mengalikasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu.

3
 Dalam dewasa ini seiring perkembangan zaman yang semakin maju secara
pesat, sumber daya manusia (SDM) dituntut bukan hanya untuk sebatas bekerja dan
bekerja tanpa menghiraukan kualitas mutu yang berkesinambungan sehingga
menyebabkan terjadinya krisis kreatifitas, krisis loyalitas, dan krisis intelektualitas
dalam kurun waktu tidak ditentukan kedepannya, yang penting mereka
melaksanakan tugas dan kewajiban tanpa ada upaya untuk mengembangkan.

Namun hal itu, institusi yang berkualitas serta dukungan SDM yang
profesisional adalah adanya “dalang” atau peran aktif seorang pemimpin yang
memiliki seni kepekaan terhadap beberapa persoalan baik eksternal maupun internal,
sehingga akan memberi nilai positif terhadap kepuasan bagi para konsumen.

Oleh sebab itu, informasi, teknologi, dan komunikasi sebaiknya digunakan

semaksimal mungkin untuk melatih diri dan mengasah secara trampil baik
keterampilan intelektual maupun keterampilan motorik ( daya gerak ). Sehingga lebih
mudah untuk bisa berinovatif secara kreatif dan kritis dalam menjawab tantangan
serta rintangan sebagai lahan untuk terus berkembang secara professional baik dari
peran SDM maupun institusi yang dikelola.

4
1.2 Tujuan dan Manfaat
Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan
tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat
menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam analisis
jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job
Spesification)

5
 BAB II
TINJAUAN TEORI

2.1 JOB ANALYSIS

2.1.1 Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis)
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang
baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi
pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan
serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal
ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan,
bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu
perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa
jabatan (job analysis).

Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur

untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang
macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini,
dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang
melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis

pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about
the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed”.
“Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis
informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam
hubungannya dengan prestasi jabatan”.

6
 Sedangkan menurut Siswanto (2002:128) Job Analysis adalah suatu aktivitas
untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan,mencatat, dan menganalisa ruang
lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistematik “

Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi
(position)Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan
tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang
dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut
dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut
dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan

tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan
Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a) Penyusunan organisasi baru
b) Penyempumaan organisasi yang sekarang
c) Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
a) Rekrutmen seleksi/penempatan
b) Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c) Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d) Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e) Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a) Tata laksana
b) Tata kerja/prosedur

7
 Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena
itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:

1. Perekrutan dan penyeleksian

Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan

karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi ini
dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang digunakan untuk membantu
manajemen menentukan jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan.Penarikan
dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan
gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami
karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk
memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.

2. Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari

setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan
bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Kompensasi
(seperti gaji dan bonus) biasanya bergantung pada ketrampilan dan tingkat
pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan
pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan
informasi untuk menentukan nilai relatif dari setiap pekerjaan kemudian kelompok
SDM yang tepat untuk mengerjakannya.

8
3. Penilaian prestasi kinerja

Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap

karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis
pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya.
Mengembangkan standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem
komunikasi dalam umpan balik penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan
karyawan.

4. Keselamatan dan Kesehatan

Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam

mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para
karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya
atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di
samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar
mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.

5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan

Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan

perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau
demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standart evaluasi dan perbandingan bakat.
Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh
melalui analisis pekerjaan seringkali dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber
daya manusia yang objektif.

9
6. Pelatihan dan Pengembangan

Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan

dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan
aktivitas apa yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas
menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru.

7. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang

belum ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa
beliau bertanggung jawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan
pembelian bahan mentah. Namun mengatur persediaan bahan mentah bukanlah
tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari produksi lainnya yang bertanggung jawab
untuk mengatur persediaan bahan mentah. Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus
ada seseorang yang mengatur persediaan, engan demikian analisis pekerjaan
membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.

2.1.2 Manfaat Analisis Jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena
itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:

1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi karyawan dapat
dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang
jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan
maka akan dapat ditetapkan siapa personel/ orang yang tepat untuk memangku

10
 jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
2. Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada
pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang
memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji
yang lebih besar dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan
dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan
ditetapkan standar-standar kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan
seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi
pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer
cukup membanding antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Keselamatan dan Kesehatan Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga
bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan.
Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan
mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus
mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus
mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka
dengan aman.
5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan Informasi analisis pekerjaan juga penting
dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan
diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan
memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah
perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis
pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber daya
manusia yang objektif.
6. Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum cukup
keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk
segera memberikan pelatihan tambahan.

11
2.1.3 Proses Analisis Jabatan
Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses
analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu
nampak dalam gambar 1.1
Gambar 1.1
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan

PLANNING THE JOB ANALYSIS

A. Identity objective of job analysis

B. Obtain top management support

PREPARING AND COMMUNICATIONTHE JOB ANALYSIS

A. Identity job and methodology

B. Review existing job documentation
C. Communicate process to manager and exployess

CONDUCTING THE JOB ANALYSIS

A. Gather job analysis data

B. Review and compile data

DEVOLOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

Draft job description and specification

Review draft with manager and employess

Identity recommendations

Finalize job/description and recomendation

MAINTANNING AND UPTADING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

A. Update job description and specification as organization changes

B. Periodically review all jobs
12
Penjelasan gambar 1.1:
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting
untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan
utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan
mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana
meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari
munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.

2.Preparing and Communication the Job Analysis

Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan
dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang
dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau
seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah
mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun
sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para
manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

3. Conducting the Job Analysis

Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk
mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.

4. Developing Job Descriptions and Job Specifications

Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer,

13
 uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer,
supervisor, dsn pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification Begitu uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu
yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu
cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah
menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM
lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan
harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan
seleksi dimulai.

2.1.4 Metode Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan
berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah
wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode.

1. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan
mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga
jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu
wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler :
1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat
juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara
adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua
atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya
menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka
memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi
hal-hal tertentu.

14
2.Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan
informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan
mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode
observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan.
Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan
data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan
mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan
dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah
informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu
yang Relativesingkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk
menguji kuisioner tersebut.

4. Metode Catatan Karyawan (Diary)

Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para
karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku
harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-
besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.

5. Kombinasi Metode
Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan secara
eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat. Dalam menganalisis
pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan
kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari
pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif,

15
bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan
kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau
spesifikasi pekerjaan yang akurat.

2.2 JOB DESCRIPTION

2.2.1 Pengertian Job Description

Menurut Stone, 2005 Job description(deskripsi pekerjaan) atau deskripsi

posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang
dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan
dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan
untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada
preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Menurut Siswanto ( 2002:128 )adalah “rincian pekerjaan yang berisi

informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi
yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan”.Sedangkan menurut Grensing
& Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang
dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut
berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan
bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu
pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.

Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan
adalah pernyataan tertulis tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan
tentang pekerjaan, bagaimana melakukannya, bagaimana kondisinya. Definisi yang
menyebutkan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan tugas, kewajiban, dan tanggung
jawab, dikemukakan oleh Raymond A. Noe (2004) bahwa “ Job description a list of

16
the tasks, duties, and responsibilities (TRDs) that a particular job entails.” Yang
berarti deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab
yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu, dan satu definisi mengatakan bahwa
deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari
sebuah pekerjaan yang dikemukakan oleh Stephen Robbins (2005).

2.2.2 Manfaat dan Tujuan Job Description

Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah:
a. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan
Apa tujuan utamanya.
b. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi: Performance
Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career
Development & Training. Untuk setiap posisi dalam perusahaan,
ilmusdm.wordpress.com, job description juga memberikan manfaat, di antaranya:
1. Atasan : untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan.
2. Pimpinan Organisasi : untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar
pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
3. Pemegang jabatan: sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa
yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.
4. Perekrut : untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai
kebutuhan jabatan.
5. Trainer : untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
6. Assessor : untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency
assessment, in-depth interviewdll)
7. Perencana Karir (Succession Planner ): untuk menempatkan individu sesuai
dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
8. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development &
Planner) : untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan
pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan

17
 9. Job Evaluator : untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di
dalam organisasi. Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah
karena:
a.Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
b.Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip :
”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara
yang benar “
c.Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada
penyusunan job description yang baku dan benar .

2.2.3 Bagian Bagian Job Description

Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus
disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description,
yaitu:
a. Job Identification(Identifikasi Pekerjaan)
Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur organisasi.
Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen dan
hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten
dengan posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang secara akurat
mengidentifikasi pekerjaan untuk:
1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri
2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan
3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi Informasi
tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan (dibebaskan/non
dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan atau poin,
kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang menulis deskripsi pekerjaan
, dan nama dan posisi orang menyetujui deskripsi.

18
b. Job Objective(Tujuan Pekerjaan) Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat
mengapa pekerjaan itu ada - yaitu, tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus
menggambarkan esensi dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata.

c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)

Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah
jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan spesifik
apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat, kebutuhan
untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multis killing, tugas dan tanggung jawab
semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari tujuan strategis bisnis
organisasi. Namun demikian, banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar
standar kinerja secara terpisah (atau tidak sama sekali).

Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup
untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam
bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas dari
pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan
dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan tanggung jawab adalah
satu dari yang penting di mana non-kinerja atau substandar kinerja akan secara
signifikan mempengaruhi hasil yang dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan
oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, khususnya, cenderung untuk memenuhi deskripsi
pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi
pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas
dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama dan
tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan sebagai
daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan
dapat diukur secara obyektif.

19
d. Relationships (Hubungan)
Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan luar
organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya, posisi apa
yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan yang paling sering
dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dan penting di luar
organisasi?

e. Know-How(Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)
Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk
melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang
diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis pengalaman
yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dengan berhasil?

f. Problem Solving(Pemecahan Masalah)

Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang

diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana pemecahan
masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi sederhana, rutin
dan berulang atau solusi kompleks, bervariasi dan kreatif? Apakah lingkungan bisnis
yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak ada persaingan atau bahkan banyak
persaingan).

g. Accountability(Akuntabilitas)
Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan
mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya
untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawaban-kemampuan untuk
tindakan yang diambil pada pekerjaan.

20
h. Authority (Kewenangan)
Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku untuk
otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk bertindak. Sebagai
contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu pada atasan? Apa keputusan harus
dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan itu melibatkan hak untuk mempekerjakan
dan memecat? Apa batas dolar spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?

i. Special Circumstances(Keadaan Khusus)

Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau
berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu dilakukan
(misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).

j. Performance Standards(Standar Kinerja) Bagian ini mengidentifikasi

(a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dan
(b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja.

k. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi)

Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan serikat
yang diperlukan.

L. Licenses (Lisensi)
Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan (misalnya,
licenseto praktek psikologi atau pengobatan).

21
2.3 JOB SPECIFICATION
2.3.1 Pengertian Spesifikasi Jabatan
Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar
pengetahuan,keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh
individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi
prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara
berhasil.Keahlian adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas
tertentu. Kemampuan merujuk ke kapabilitias umum yang dimiliki oleh individu.
Karakteristik lainnya dapat dapat berupa tindak-tanduk kepribadian seperti motivasi
pencapaian atau ketekunan

The knowledge,skills,and abilities (KSAs) an individual needs to perform a job

satisfactorily.(Robert L. Mathis and John H. Jackson). Spesifikasi jabatan (job
specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia
yang diisyaratkan (Handoko : 1996).

Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang

harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan
memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitiveyang
dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu.

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh

orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Seorang karyawan akan
mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang
sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan
ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan
karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan
kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai

22
dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan
untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian

jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya
dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1.Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja

2.Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3.Persyaratan fisik dan mental
4.Persyaratan umur dan jenis kelamin.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas

berhubungan dengan kinerja pekerjaan yang dapat dierima.Spesifikasi pekerjaan
melaksanakan fungsi yang terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain.
Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau
kondisi pekerjaan.Sebaliknya, tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan
karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan.

Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum

seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi
jabatan menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan
menguraikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki
suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
dengan baik.

Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia
ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta
kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu,

23
perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta
memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada
suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan
telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya
seoptimal mungkin.

2.3.3 Manfaat Uraian dan Spesifikasi Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisis Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jaba.
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang.
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai
baru.
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.
6. Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja.
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.

2.3.2 Hal yang Mendukung Spesifikasi Pekerjaan

1. Ketrampilan
Setiap jabatan memerlukan ketrampilan yang berbeda-beda untuk membantu
menjalankan suatu pekerjaan nantinya. Oleh sebab itu, seorang pekerja harus
memiliki ketrampilan tertentu agar mampu bekerja secara optimal. Ketrampilan
dalam bekerja menurut Suparno dibedakan menjadi 2 yaitu umum dan khusus.
Macam-macam ketrampilan khusus:
a. Ketrampilan dalam bidang ilmu sesuai dengan jurusan yang diambilnya
b. Ketrampilan dalam menganalisis
c. Ketrampilan dalam kewirausahaan
d. Ketrampilan dalam wawasan bisnis.

24
 Sedangkan macam ketrampilan secara umum, yaitu: a.Ketrampilan komputer
a. Ketrampilan berbahasa asing.
b. Ketrampilan berorganisasi/aktualisasi diri.
c. Ketrampilan mendapatkan informasi.
d. Ketrampilan dalam pengembangan mutualisasi diri.
e. Ketrampilan dalam simulasi kerja

2. Pengetahuan
Tingkat pengetahuan yang dimiliki seseorang untuk mampu mengemban sebuah
jabatan wajib disesuaikan dengan jabatan agar mampu menjalankan pekerjaannya dengan
baik. Semakin tinggi jabatan, maka pengetahuan yang dimiliki juga harus tinggi.
Diharapkan dengan adanya pengetahuan yang baik akan timbul peningkatan kinerja
dari pegawai sehingga dapat memberikan kontribusi positif pada kemajuan
organisasi.

Akan tetapi, Teichler (1997; 1998) menyampaikan hasil survei di Eropa yang
menunjukkan Bahwa terlepas dari spesialisasi pendidikannya, lulusan perguruan
tinggi diharapkan dapat fleksibel mampu dan mau memberikan kontribusi terhadap
inovasi, mampu mengatasi ketidakpastian, siap untuk belajar sepanjang hidup,
memiliki sensitifitas sosial dan keterampilan komunikasi, mampu bekerja dalam
kelompok bertanggung jawab, menyiapkan diri untuk menghadapi kompetisi
internasional, memiliki pengetahuan di luar wilayah spesifik keahliannya, dan
mengerti bagaimana cara mengkombinasikan berbagai disiplin dan kreatif.

3. Kemampuan
Yorke dan Knight (2006) mengenalkan konsep ”ke-bekerja an” (employability)
atau kemampuan bekerja yang didefinisikan sebagai sekumpulan pencapaian
(achievement ) meliputi keterampilan, pemahaman, dan atribut personal yang lebih
memungkinan lulusan untuk memperoleh pekerjaan dan sukses dalam pilihan
kerjanya serta memberi keuntungan bagi diri mereka sendiri, tenaga kerja,

25
masyarakat, dan ekonomi secara keseluruhan. Selanjutnya, Yorke dan Knight (2006)
menjelaskan bahwa ”ke-bekerja-an” sangat terkait dengan kapabilitas seperti
dijelaskan oleh Stephenson (1998) bahwa lulusan yang kapabel memiliki kemampuan
untuk:
a. Mengambil tindakan yang efektif dan tepat
b. Menjelaskan apa yang ingin mereka capai
c. Hidup dan bekerja dengan yang lain
d.Dapat terus belajar baik secara individual maupun dengan yang lain dalam
masyarakat yang beragam dan terus berubah.
4. Kepribadian
Seseorang harus mampu memahami kepribadiannya sendiri dan berusaha
untuk menimbulkan kekuatan atau sisi positif dari kepribadian yang dimilikinya. Hal
ini dilakukan terutama bila kepribadian ini merupakan faktor penting dan sangat
berpengaruh besar dalam pekerjaan yang digelutinya (Littaeur, 1992). Kepribadian
seseorang juga menentukan bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pekerja
saat harus bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan pekerja lain.
Kepribadian seseorang juga dapat membantu memilih jenis pekerjaan yang tepat.

5. Minat
Minat menurut JP Chaplin dalam Dictionary of Psychology, minat adalah
sebuah perasaan yang menilai aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau dirinya
sendiri. Kerja menurut Moekijat (1984:356) adalah usaha yang dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Jadi, minat kerja adalah
sebuah perasaan yang menilai sebuah aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau
berarti dirinya sendiri dalam memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan
umum. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa minat kerja seseorang
menentukan perilaku dan perbuatan seseorang.

26
 BAB III
STUDI KASUS
3.1 Studi Kasus yang Dipilih
Nama Jabatan : Kepala Departemen Rekam Medis & SIM RS
Divisi / Departemen : Rekam Medis & SIM RS

3.2 Job Analysis

Job description dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit adalah
bertanggung jawab dalam atas paenyusunan pelaporan bulanan rekam medik,
mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen
rekam medik, penyimpanan dokumen rekam medik aktif dan non aktif dan
kelengkapan dokumen rekam medik, memimpin para bawahannya, menjalankan dan
menjaga sistem rekam medik dan SIM untuk menjamin standarisasi prosedur rekam
medik yang telah ditentukan dan mengidentifikasi serta memonitoring perkembangan
SIM RS. Kepala Rekam Medis dan SIM RS mempertanggungjawabkan tugasnya atau
laporannya kepada departemen Mutu dan Direktur RS.
Jabatan ini akan berjalan beriringan dengan divisi lainnya, sebagai berikut :
1. Internal
a. Unit kerja lain (misal: keperawatan, radiologi, patologi klinik, customer care dan
lain-lain) : permintaan dokumen rekam medik yang dibutuhkan
b. Kepala departemen SDM : permintaan karyawan baru

2. Eksternal
Pada pasien : memberikan informasi tentang isi rekam mediknya (misal: riwayat
penyakit, tindakan-tindakan yang telah diterimanya dan lain sebagainya).

Sedangkan job specification dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit
adalah sebagai berikut:
1. Memiliki latar belakang pendidikan min. S-1 di bidang kesehatan
2. Memiliki penglaman kerja di bidang palayanan kesehatan min. 3 tahun

27
3. Memiliki keterampilan di bidang komputer program MS. Office dan statistik

Pengukuran kinerja :
1. Tingkat kelengkapan data atau dokumen rekam medik pasien
2. Jumlah angka keterlambatan waktu penyajian data
3. Jumlah angka pengembalian dokumen rekam medik yang dipinjam

28
 BAB IV
PEMBAHASAN

Analisis jabatan akan menghasilkan job description dan job specification., tetapi
terdapat perbedaan yang mendasar di antara keduanya. Job descriptionadalah tugas, tanggung
jawabj ob description adalah harus melakukan Job description yang merupakan catatan
dari kumpulan tugas, kewajiban, wewenang yang harus dijalankan pada suatu jabatan. job
specificationadalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Berikut ini adalah gambar yang
menjelaskan perbedaan job description dan job specification.

Tabel 1. Perbedaan Job Description dan Job Specification

NO Perbedaan Job Description
Merupakan Suatu
pernyataan yang
menjelaskan ruang
1. Defenisi
lingkup, tugas, tanggung
jawab, dan gambaran
suatu jabatan.
Untuk menentukan tugas,
tanggung jawab, dan
2. Tujuan hubungan organisasi
suatu pekerjaan dengan
pasti.
Menjelaskan tugas,
Pokok pekerjaan, tanggung
3.
bahasan jawab, kondisi kerja, juga
kompensasi suatu jabatan.
Job Sfecification
Merupakan suatu
pernyataan yang
menjelaskan kualitas
persyaratan minimal
suatu jabatan
Untuk menentukan
standard an kualifikasi
minimal seseorang yang
menempati suatu
jabatan.
Menjelaskan
kemampuan,
keterampilan, dan
kualifikasi seseorang

29
 untuk menempati suatu
jabatan.
Membantu meningkatkan Membantu dalam
4. Manfaat kinerja suatu jabatan pada pengembangan
organisasi tersebut karyawan.
Hasil dari Tugas seorang Kualifikasi seseorang
5. Orientasi
pekerja dalam bekerja

Gambaran Perbedaan job descriptiondan job specification

Sumber: Strategic Approach to Human Resource Management

Dengan adanya job description yang jelas dan job specification yang baik maka
dapat diperoleh orang-orang yang benar-benar bermutu dan menguasai bidangnya
sehingga dicapai suatu kualitas kerja yang lebih baik dan kepatuhan terhadap
peraturan yang berlaku. Karyawan yang bekerja sesuai minat, serta memiliki
kemampuan dan kepribadian baik dalam melaksanakan tugasnya pasti akan
memperlihatkan kinerja yang produktif.
Rekam medis adalah sebuah catatan atau berkas yang berisikan sebuah
perekaman mengenai hasil pengobatan pasien. Catatan tersebut berupa identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada
sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit, namun
isi dari rekam medis adalah milik pasien. Kegunaan rekam medis sangat diperlukan
bagi pelayanan kesehatan terutama pada Rumah Sakit, karena dengan adanya rekam
medis para dokter akan terbantu dalam memberikan pelayanannya kepada pasien.
Kepala Rekam Medis dan SIM RS adalah seseorang yang memimpin departemen
Rekam Medis dan SIM di rumah sakit.
Job description dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit adalah
bertanggung jawab dalam atas penyusunan pelaporan bulanan rekam medik,
mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen
rekam medik, penyimpanan dokumen rekam medik aktif dan non aktif dan

30
kelengkapan dokumen rekam medik, memimpin para bawahannya, menjalankan dan
menjaga sistem rekam medik dan SIM untuk menjamin standarisasi prosedur rekam
medik yang telah ditentukan dan mengidentifikasi serta memonitoring perkembangan
SIM RS. Kepala Rekam Medis dan SIM RS mempertanggungjawabkan tugasnya atau
laporannya kepada departemen Mutu dan Direktur RS.
Sedangkan job specification dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit
adalah sebagai berikut:
1. Memiliki latar belakang pendidikan min. S-1 di bidang kesehatan
2. Memiliki penglaman kerja di bidang palayanan kesehatan min. 3 tahun
3. Memiliki keterampilan di bidang komputer program MS. Office dan statistik

31
 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan

Dapat dikatakan bahwa kualitas kerja suatu organisasi akan semakin

meningkat dan menjadi lebih baik apabila didukung oleh kinerja sumber daya
manusia di dalamnya. Job analysis harus dilakukan sebagai perencanaan seseorang
dalam jabatan tertentu. Sebagai contoh pada studi kasus yang diangkat mengenai
Kepala Departemen Rekam Medis & SIM RS, kinerjanya akan semakin maksimal
apabila memenuhi semua fungsi dan kewajiban yang telah dipaparkan oleh Job
description dan penempatan seseorang pada bagian tersebut telah dipaparkan oleh job
specification. Kesimpulannya job analysis harus dilakukan dengan tujuan
memaksimalkan sumber daya manusia didalamnya yang akan berdampak positif
kepada hasil kinerja organisasi tersebut.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T.Hani, Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia, Edisi Kedua,
Cetakan Kesebelas, Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, 2001

Mathis, Robert L dan Jackson, John H, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta:
Penerbit Salemba Empat, 2002

Stone,J Raymond.Human Resource management,Fifth edition Wexley Kenneth N &

Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia
. Penerbit Rineka Cipta

http://www.blogiztic.com/edukasi/contoh-job-analysis-job-description-dan-job-
specification.html

http://www.docstoc.com/docs/48877935/Pengaruh-Kualitas-pendidikan-Terhadap-
Kompetensi-Mahasiswa-dalam-Memasuki-Dunia-Kerja

33
34