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1. AUDITORIA DE ADQUISIONES

OBJETIVOS

El objetivo principal de una auditoría de adquisiciones es el de determinar la conveniencia

del nivel actual de delegación de autoridad de adquisiciones al jefe de una determinada
Oficina de País, y si justifica o no otorgar un nivel más elevado.

Asimismo, una auditoría en adquisiciones podría incluir una o cualquier combinación de

los objetivos relacionados descritos a continuación:

 Obtener un informe independiente e imparcial de la capacidad existente de

adquisiciones con respecto al volumen actual y esperado de las transacciones que
se manejan o que se espera sean manejadas por una Oficina de País;
 Determinar el grado al cual las actividades de adquisiciones de una Oficina de País
ayudan a lograr economía y eficiencia;
 Verificar la consistencia y alineación de las actividades de adquisiciones con las
políticas de la organización; e
 Identificar las mejores prácticas de adquisiciones y las lecciones aprendidas, así
como recomendar medidas adecuadas y sostenibles para su continua mejora.

DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS

Alcance de la Auditoría

El alcance de la auditoría de adquisiciones deberá establecer lo siguiente:

Tipo de Adquisición a ser auditada – bienes, servicios, obras civiles, etc.

El período cubierto por el análisis de auditoría – desde qué fecha hasta qué fecha.

El sistema de clasificación que se empleará para evaluar el nivel de conformidad.

Como punto de referencia, la muestra de casos de adquisiciones deberá incluir al menos un 80% de
todas las actividades de adquisiciones que superen los USD 100.000 y un 10% de las actividades de
adquisiciones entre USD 30.000 y USD 100.000.

Metodología
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Se solicitará a los auditores que propongan el enfoque sobre el cual se llevará a cabo la auditoría
de adquisiciones, con la finalidad prevista de analizar las actividades de adquisiciones existentes de
la oficina de país, determinando su capacidad de adquisiciones y la recomendación de medidas para
su futura implementación.

Aparte del análisis de conformidad con las políticas, la metodología deberá también examinar
detenidamente varios controles del lugar como el papel que cumple la función de adquisiciones en la
estructura general de la oficina, las aptitudes y la efectividad de los comités de aprobación y sus
miembros, las estrategias de elaboración de presupuestos de contratos, el manejo de proveedores, el
manejo de la/los documentación/registros, los informes de desempeño de proveedores, el manejo de
protestas, la administración de los contratos, la optimización del uso de recursos de Información y
Tecnología, entre otros temas transversales que afectan las actividades de adquisiciones.

La metodología deberá incluir una evaluación de la existencia o la falta del mecanismo a utilizar
que minimizará las responsabilidades y los riesgos legales del PNUD contra cualesquiera y toda forma
de protesta, reclamo y daño, las cuales son inminentes en el curso de desempeñar las funciones de
adquisiciones.

Comprensiblemente, existe una expectativa razonable de detectar un fraude y/o un error

como resultado de la auditoría, por lo cual la metodología deberá diseñarse de manera que
pueda conducir a la identificación de fraudes o errores.

 Derecho de Acceso a la Información

 El/los auditores/es deberán obtener acceso total y completo en cualquier momento
dado a cualesquiera y a todos los registros y documentos de adquisiciones
generados por el PNUD durante el período de la auditoría.
 El personal del PNUD también deberá cooperar en todo sentido con los auditores,
demostrando voluntad para presentarse en reuniones y entrevistas la cantidad de
veces que sea necesario, por la duración del compromiso.

Punto Focal de Auditoría

Se deberá designar a un punto focal de auditoría con el propósito de definir la responsabilidad en

la planificación general e implementación de la auditoría de adquisiciones.
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El punto focal de auditoría de adquisiciones deberá vincularse con los auditores y con el
responsable de la unidad o del personal por los temas que están siendo estudiados/analizados por los
auditores, asegurando la interacción armoniosa de todo el personal involucrado, y al mismo tiempo
participando de las actividades y cronogramas establecidos en el plan de auditoría de adquisiciones.

Informe Final

Las actividades de la auditoría de adquisiciones deberán concluir con la presentación de un

Informe Final al Director de la Oficina de Auditoría y de Evaluación de Rendimiento (OAPR por sus
siglas en inglés) y a la Oficina de Apoyo Legal y de Adquisiciones (OLPS por sus siglas en inglés)
del PNUD.

El informe deberá incluir como mínimo, lo siguiente:

a) Efectividad de Adquisiciones

Este deberá evaluar el grado al cual las actividades y decisiones de adquisiciones llevadas a cabo
han conducido o contribuido a obtener resultados satisfactorios en términos de calidad, valor del
dinero e impacto en el contexto en el cual la adquisición fue realizada.

Plan de la capacidad de adquisiciones

Este deberá observar la suficiencia y los niveles de capacidad existentes en adquisiciones (cantidad
de personal, perfil del personal, competencias, etc.) en la oficina para manejar el tipo y naturaleza de
las actividades de adquisiciones. Un análisis de la capacidad de la Oficina de País en adquisiciones
deberá incluir necesariamente la capacidad de todo comité existente relacionado con adquisiciones y
las autoridades de aprobación.

La evaluación a realizar deberá también tomar en cuenta el interés de minimizar los riesgos de la
organización.

Nivel de Conformidad

Este deberá examinar la manera en que los procesos de adquisiciones son llevados a cabo y si
cumplen con las normas y procedimientos que rigen. En caso en que el cumplimiento no sea
satisfactorio o suficiente, el informe deberá indicar de manera adecuada la/s razón/es de su
incumplimiento, y su impacto en los resultados de las adquisiciones.

Identificación de las mejores prácticas en adquisiciones

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Esta parte de la Auditoría de Adquisiciones se concentra en las tácticas y los métodos empleados,
concentrándose en lograr transparencia y mejores precios. Examina la estructura de la competencia,
el modo en el que fue planificada la documentación, la efectividad de la comunicación y las
negociaciones con los proveedores. Las recomendaciones podrían incluir capacitaciones futuras, el
desarrollo de estrategias de adquisiciones/contratación y/o cambios a los procedimientos de
adquisiciones.

Determinación del nivel apropiado de delegación de autoridad de adquisiciones

Los fallos de los incisos antemencionados (del a al c) deberán conducir a una determinación de si el
nivel actual de la delegación de autoridad de adquisiciones al Jefe de Oficina se justifica o no, o si se
garantiza un ajuste hacia arriba o hacia abajo.

Recomendaciones en General

Las recomendaciones para mejorar deberán establecerse concretamente de modo práctico y

alcanzable, y serán dirigidas a la oficina de país del PNUD. La respuesta de la oficina será incluida
en la carta de administración, inmediatamente a continuación de la recomendación.

g) Supervisión

El informe final definirá las acciones y esquemas de control a seguir que se realizarán o
establecerán luego de un período de tiempo razonable, normalmente seis (6) meses, que apunta a
asegurar que las recomendaciones y los planes de acción sean logrados de un modo sostenible.

Todo fallo de la auditoría de adquisiciones y sus recomendaciones deberán sustentarse con

documentación a ser anexada al Informe Final.