Anda di halaman 1dari 14

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki
jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui
dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan
bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang
layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan,
dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan
dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis
terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job
analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan
prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu
jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut
isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis
pekerjaan sebagai berikut; A Systematic may to gather and analyze
information about the content and the human requirements of jobs, and the
context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara
sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan
personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya
dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan
antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya
adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan
position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

1
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat
digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan
tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi
jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis
yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi
kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi
jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan
melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama
menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
Untuk melakukan analisis jabatan maka diperlukan lah tahapan-
tahapan dalam pelaksanaannya, kemudian didalam melakukan analisis
jabatan juga diperlukan metode pengumpulan data agar proses analisa
jabatan berjalan melalui prosedur yang sesuai. Maka dari itu, disini kita akan
mengkaji hal tersebut sehingga pemahaman kita lebih luas khususnya
tentang tahapan pelaksanaan analisis jabatan dan metode pengumpulan data
dalam analisis jabatan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa saja tahapan dalam pelaksanaan analisis jabatan?
2. Apa saja metode pengumpulan data dalam analisis jabatan?

C. Tujuan
1. Mampu mengetahui apa saja tahapan dalam pelaksanaan analisis
jabatan.
2. Mampu mengetahui apa saja metode pengumpulan data dalam analisis
jabatan.

2
BAB II
PEMBAHASAN

A. Tahapan Pelaksanaan Analisis Jabatan


Untuk mendapatkan fakta nyata berupa informasi mengenai jabatan
yang sedang dianalisis. Untuk itu maka langkah-langkah berikut merupakan
cara yang dapat dipergunakan untuk memperoleh informasi yaitu dengan
jalan menggali, meneliti dan merekam data yang diperlukan.
Langkah tersebut diawali dengan mengidentifikasi program yang
membutuhkan informasi jabatan. Informasi jabatan sangat banyak ragam
dan jumlahnya, dapat bersifat mendalam atau meluas dan pengumpulannya
terkait dengan persoalan biaya. Informasi jabatan tidak seluruhnya
dipergunakan untuk kepentingan program manajemen, sehingga hanya
informasi-informasi yang relevan dengan penggunaan saja yang diambil.
Setiap program atau kepentingan manajemen hanya membutuhkan informasi
tertentu yang berbeda-beda satu sama lain. Dengan demikian pelaksanaan
analisis jabatan tergantung pada program yang membutuhkannya.
Selanjutnya langkahnya-langkahnya sebagai berikut:
1. Tahap persiapan analisis jabatan
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan,
adalah penting Untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis
jabatan. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah
menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu.
Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen
puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial
dan karyawan. Tahapan Persiapan Analisis Jabatan Meliputi:
a) Perencanaan Program Analisis Jabatan
Bentuk organisasi penyelengara;
 Tim pengarah: pimpinan puncak+pimpinan yang membawahi unit
kerja yang menjadi objek analisis jabatan sebagai penanggung jawab.
 Tim penyelia: kepala unit kerja

3
 Tim pelaksana: terdiri dari sekelompok analis jabatan yang telah lulus
pelatihan analisis jabatan

b) Perancangan Formulir & Penetapan Metode


 Formulir dibuat sesuai dengan kebutuhan
 Data yang diinginkan diperoleh jika telah sesuai dengan program yang
memerlukan informasi serta jenis dan macam informasi yang kelak
akan disajikan
 Metode apa saja yang akan di gunakan juga harus di tetapkan telebih
dahulu
 Ada 2 jenis formulir yang harus dirancang:
 Pengumpulan data jabatan yang harus diisi responen/ pemegang
jabatan.
 Pengolahan data jabatan yang akan diisi oleh job analis ketika
akan melakukan wawancara dan observasi.

c) Perencanaan pengumpulan data


 Penetapan dan penyusunan jadwal
 Yang bersifat makro: mempergunakan sensus, sehingga populasi
harus direncanakan
 Perkiraan 1 analis/1 hari/1 jabatan
 Untuk memudahkan dikelompokkan dulu jabatan fungsional
/fungsional khusus
 Pemberitahuan kepada responden
 Pengecekan kesiapan formulir
 Penentuan saluran disrtribusi formulir
 Kualifikasi data: data harus memenuhi kriteria, yaitu;
 Obyektif
 Dapat dipercaya
 Valid
 Tepat waktu
 Relevan

4
 Representatif
 Lengkap
 Akurat

d) Pendistribusian formulir
Pendistribusian Formulir Dirancang cara dan atau diusahakan sampai
kepada responden secara aman.

e) Studi pengenalan organisasi


Organisasi perlu dikaji terlebih dahulu, baik menurut keadaan
senyatanya maupun menurut keadaan selayaknya. Bidang yang perlu di kaji:
1) Kelembagaan antara lain: tata aturan yang berlaku tentang kedudukan,
tugas pokok, fungsi, susunan organisasi, rumusan tugas-tugas, rincian
tugas susunan jenjang jabatan, dan pola promosi (bila ada).
2) Ketatalaksanaan
 Rincian kegiatan
 Tata hubungan kerja
 Prosedur kerja
 Petunjuk pelaksanaan kerja
 Tata cara kerja
 Pedoman kerja
3) Kepegawaian
 Formasi
 Pengadaan
 Cara pengujian kesehatan
 Kepangkatan
 Jabatan
 Cara penilaian karya
 Penggajian
 Kesejahteraan
 Peraturan disiplin dst

5
2. Tahap Pengumpulan Data
a) Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati
secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang
jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan
mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau
posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak
dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan
dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis,
profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui
wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

b) Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )


Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar
pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu
bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus
memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya
sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup"
(Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga
penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena
tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan
menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner
tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman
dalam penafsiran.

6
c) Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan
yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan
menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang
suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena
tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan
kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak
membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

d) Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

3. Pengolahan Data
Penyusunan berbagai bentuk cakupan informasi dengan
menggunakan hasil-hasil yang diperoleh dari pengumpulan data jabatan.
Data dianalisis dan disajikan dalam bentuk informasi yang sesuai dengan
program yang membutuhkan. Pemaduan data yang diperoleh dari berbagai
sumber dan berbagai metode dilakukan oleh tim. Deskripsi jabatan disusun
berdasarkan fakta jabatan, dan spesifikasi disusun melalui personal judgment
dari tim analis berdasarkan analisis logis terhadap deskripsi jabatannya.
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data
yaitu:
1) Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2) Menentukan bobot nilai dari setiap factor
3) Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4) Analisa persyaratan jabatan
5) Menyusun uraian jabatan
6) Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7) Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ;

7
sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

4. Verifikasi
Periksa kembali semua data dan informasi jabatan dari langkah 2 (ke
dua) diperiksa kembali kebenarannya, dengan cara memberikannya kepada
pemegang jabatan, atasan dan sumber-sumber lain yang relevan untuk
melakukan pengecekan.

5. Pembetulan
Beberapa revisi atas hasil verifikasi pada langkah 3 (ke tiga) dilakukan
sebelum hasil analisis jabatan ini dipergunakan. Termasuk dalam hal ini
analis perlu mengoreksi hasil cetak dan redaksional agar mudah dipahami
oleh si pengguna nantinya.

6. Hasil (deskripsi dan spesifikasi jabatan)


Hasil ini digunakan sesuai dengan keperluan/ tujuan awal dilakukan
nya analisis jabatan, misalnya untuk tujuan menyoroti struktur organisasi,
apakah semua fungsi tugas sudah terwadahi di dalam jabatan-jabatan yang
ada, Misalnya ternyata ditemukan bahwa ada beberapa fungsi yang belum
tertampung didalam jabatan tertentu (tidak jelas merupakan tanggung jawab
jabatan mana), kemudian dapat diajukan saran solusinya.

Berdasarkan langkah-langkah di atas jika dicermati, dalam analisis


jabatan ada 3 tahap analisis, yakni:
a) Mengumpulkan data jabatan dengan mengolahnya menjadi informasi
jabatan (menggunakan metode-metode tertentu, didiskusikan dan
dirangkum oleh kelompok).
b) Menyajikan informasi jabatan bagi tujuan-tujuan organisasi (dalam
bentuk deskripsi dan spesifikasi)

8
c) Menunjukkan akan pemanfaatan informasi jabatan bagi tujuan-tujuan
tertentu (dalam laporan tercangkup pada BAB “masalah dan temuan”
kesimpulan dan saran)
Fakta-fakta jabatan/pekerjaan dikumpulkan. Kemudian dianalisis dan
ditulis sebagaimana pekerjaannya (apa adanya) bukan pada bagaimana
seharusnya. Oleh karenanya analisis jabatan dilakukan:
a) Setelah pekerjaan itu di rancang
b) Pekerjaan sudah dalam keadaan terlatih
c) Pekerjaan telah dilakukan/dilaksanakan.

B. Metode Pengumpulan Data dalam Analisis Jabatan


Pengumpulan data untuk analisis jabatan bisa dilakukan dengan
beberapa metode yang sudah dijelaskan sebelumnya untuk mengetahui
KSAOs, misalnya dengan observasi, interview, kuisioner, checklist, dan lain-
lain. Selain itu, ada juga metode studi referensi dan metode kombinasi.
Metode studi referensi merupakan metode yang menggunakan rujukan dari
pengetahuan dan ahli serta perbandingan dengan organisasi lainnya. Metode
studi referensi sendiri jarang dilakukan. Sementara itu, metode kombinasi
menggunakan beberapa metode sekaligus untuk mengumpulkan data yang
lebih lengkap.
Secara umum jika informasi analisis jabatan dari satu jabatan valid,
maka informasi analisis jabatan pada jabatan yang sama secara tidak
langsung juga valid, jika kesamaan jabatan dan karakteristik lingkungan
dapat diidentifikasi.
1. Cara-cara pengumpulan informasi analisis jabatan
a) Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan
pekerjaan itu dan mencatatnya Untuk menguraikan tugas dan kewajiban
yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada
jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode
observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana

9
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak
seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu
ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
Kelebihan:
 Tepat/sesuai untuk jabatan-jabatan yang banyak dilakukan secara
manual, terstandarisasi, dan memiliki aktivitas putaran yang pendek.
 Dapat diterapkan pada keadaaan khusus, atau bila ada hambatan
bahasa, misalnya pada pekerja asing
Kelemahan:
 Harus mencakup sampel yang representatif dari perilaku jabatan.
 Lambat, mahal, dan akurasi rendah (karena tidak melihat kegiatan
yang tidak teratur)
 Tidak cocok untuk jabatan yang membutuhkan aktivitas dan
kosentrasi yang baik, seperti pengacara, programer atau design
engineering.

b) Job Performance
Kelebihan:
 Cocok untuk jabatan-jabatan dimana job analist bisa belajar dengan
mudah
Kelemahan:
 Sama dengan observasi.

c) Interview
Merupakan teknik yang paling umum digunakan Untuk menyusun
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban dan perilaku-perilaku yang standar
ataupun tidak standar dan secara fisik untuk melihat mental kerja
pegawai, karena dalam interview observer dapat melihat perilaku
responden secara langsung. Interview sering dipandang sebagai
“conversation with a purpose”, karena dalam pembicaraan interview
mempunyai tujuan yang hendak dicapai yang semua itu tergantung pada
kemampuan interviewernya.

10
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam interview:
1) Perencanaan yang diteliti dan training Untuk analisisnya sebelum
interview dilakukan.

2) Untuk reliabilitas dan efisiensinya, interview harus mengikuti pola


interview (semacam guide) dalam pertanyaan-pertanyaannya, antara
lain:
 Pertanyaan relevan dengan tujuan analis
 Pertanyaan jelas, tidak menimbulkan makna ganda
 Pertanyaan tidak memimpin responden, tapi mengarah untuk
mendapatkan jawaban yang spesifik
 Pertanyaan tidak membawa emosi, karena akan menimbulkan
jawaban yang subjektif
 Pertanyaan tidak menanyakan hal-hal yang sifatnya pribadi

3) Interviewer harus mampu menciptakan keadaan, dimana responden


akan merasa bebas Untuk berdiskusi tentang pekerjaannya ataupun
tanggung jawabnya.
Kendala-kendala dalam teknik interview:
 Distorsi informasi, yaitu ada kemungkinan responden memalsukan
informasinya atau terjadi kesalahpahaman.
 Perlu beberapa subjek dalam satu jabatan pekerjaan, untuk
mendapatkan gambaran kerja secara komprehensif
 Perlu dipertimbangkan masalah waktu, manusia dan situasinya
 Perlu waktu untuk menyusun pertanyaanpertanyaan yang cerdik
untuk mendapatkan informasi yang valid
 Biaya yang tinggi
Keuntungan teknik interview:
 Face to face, sehingga akan terjadi respon yang timbal balik, yang
tidak diperoleh dari sumbersumber lainnya.
 Akurasi tinggi
 Akan diperoleh jawaban yang mendetail

11
d) Questioner
Questioner biasanya telah berstandarisasi dan digunakan untuk
mengecek item-item yang akan digunakan untuk sebuah jabatan atau
untuk menilai item-item yang relevan dengan jabatan yang ditanyakan.
Kelebihan questioner:
 Mempunyai potensi yang besar untuk kuantitas informasi
 Lebih murah dan mudah untuk administrasinya
 Tidak mengganggu waktu produksi responden
 Untuk responden yang banyak, biayanya lebih murah dan tidak
memakan waktu yang lama.
Kekurangannya:
 Dalam perkembanagan, questioner membutuhkan waktu dan biaya
yang banyak
 Sifatnya kaku, sehingga sering terjadi salah paham
 Sulit untuk mendapatkan informasi secara mendetail
 Dapat merugikan pihak responden, karena tidak dapat menilai
bagaimana kooperasi dan motivasi responden dalam mengisi
questionaire.

e) Task inventories & checklist


Merupakan kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan
informasi tentang sebuah jabatan atau pekerjaan. Daftar tugas ini juga
dilengkapi dengan performance kerja, kesulitan-kesulitan yang dihadapi,
waktu untuk belajar, atau hubungan performance kerja secara
keseluruhan sedangkan didalam checklist juga memperhatikan rangkaian
kerja dan hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain.

12
Kemudian christal (1974), mengajukan rekomendasi untuk
melaksanakan sistem analisis jabatan skala besar yang berdasarkan pada
administrasi task inventory:
 Pegawai inventaris menggunakan seluruh waktunya untuk
mengembangkan daftar tugas, jadi supervisor dilapangan hanya
sebagai advisor teknik.
 Tugas ditulis secara terperinci
 Meliputi item-item sistem personal bagi kebutuhan manager
 Mengumpulkan nama pekerja dan mengidentifikasi informasi,
sehingga akan menghasilkan data yang berkualitas tinggi
 Sebaiknya dilakukan inventaris kerja untuk sampel yang besar, karena
reliabilitasnya lebih baik dan mempermudah untuk melakukan analisis
dalam sub-group (misalnya pegawai bagian penjualan)
 Menyusun data pada beberapa lembar secara garis besar, agar
mudah dimengerti
 Menggunakan skala “relative time spent” sebagai faktor penilai utama
dan dituliskan dalam persen waktu
Daftar tugas ini menggunakan program computer CODAP
(Comprehensive Occupation Data Analisys Program), karena dapat
memberikan job description secara mendetail, tabulasi hasil setiap
kelompok kerja dan memberikan laporan survey analisis jabatan yang
komplit. Dan ini semua berguna untuk mengorganisasi dan menyusun
sistem personal jabatan.

13
BAB III
PENUTUP

Dari keseluruhan makalah, dapat disimpulkan bahwa perusahaan dalam


lingkungan bisnis, analisis jabatan meliputi deskripsi dan spesifikasi jabatan dan
desain jabatan yang merupakan insfrastruktur yang fundamental dalam sistem
manajemen. Dimana pekerjaan merupakan penghubung antara karyawan dan
organisasi.
Tahapan menganalisis pekerjaan dimulai dengan pengenalan organisasi
dan tipe-tipe pekerjaan secara umum, kemudian mengidentifikasi pekerjaan itu,
setelahnya menyusun daftar pertanyaan, lalu mengumpulkan daftar pertanyaan,
setelahnya disempurnakan. Aplikasi pekerjaan seperti deskripsi pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, dan standar-standar pekerjaan menghasilkan informasi
mengenai sumber daya manusia.

14