Anda di halaman 1dari 9

Perencanaan Komunikasi

Pentingnya Perencanaan Komunikasi

Sebuah proses komunikasi yang dilaksanakan tidak luput dari berbagai rintangan atau
hambatan. Karena itu, perencanaan komunikasi dimaksudkan untuk mengatasi rintangan-
rintangan yang ada guna mencapai efektivitas komunikasi, dari sisi fungsi dan kegunaan
komunikasi perencanaan diperlukan untuk mengimplementasikan program-program yang ingin
dicapai, apakah itu untuk pencitraan, pemasaran, penyebarluasan gagasan, kerja sama, atau
pembangunan infrastruktur komunikasi. Perencanaa komunikasi dalam kerangka yang sangat
sederhana sudah tentu selalu dikaitkan bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Dalam
kerangka yang lebih luas perencanaan komunikasi sangat diperlukan untuk menyusun strategi
agar program yang berskala nasional bisa berhasil. Misalnya bagaimana menumbuhkan
kesadaran masyarakat untuk mencintai produk dalam negeri guna mengatasi derasnya barang
impor dari luar negeri, bagaimana cara mengampanyekan penggunaan tabung gas dengan benar
kepada para pemakai sehingga tidak menimbulkan kebakaran, bagaimana cara meningkatkan
tingkat penjualan produk melalui promosi atau periklanan, bagaimana cara menggunakan hak
jawab dalam mngembalikan citra dan nama baik organisasi dari kritik yang disebarluaskan oleh
media massa, bagaimana cara menyusun perencanaan untuk membangun media penyiaran
televise di suatu daerah, dan semacamnya. Pendekatan-pendekatan komunikasi yang manusiawi
dan procedural pada dasarnya bisa menciptakan saling pengertian (mutual understanding) dalam
menjalin hubungan yang harmonis. Littlejhon dan Kathy Domenici dalam Engiging
Communication in Conflict (2001) menyebutkan bahwa konflik bukan saja wilayah pengacara
dari aspek hukum, melainkan juga menjadi wilayah para pakar komunikasi untuk mencari solusi.

Dari aspek media massa, kebijaksanaan suatu Negara terutama di Negara-negara sedang
berkembang untuk selalu memberi prioritas terhadap pembangunan infrastruktur komunikasi,
misalnya pembangunan stasiun radio dan televisi, pembangunan pusat-pusat pendidikan dan
pelatihan tenaga-tenaga wartawan, reporter, cameraman, dan presenter menghendaki
perencanaan komunikasi harus disusun dengan mempertimbangkan keterbatasan sumber daya
komunikasi yang tersedia di Negara tersebut. Dari aspek perencanaan pembangunan ekonomi,
Mefalopulos (2008) seorang senior consultant di Bank Dunia yang berkedudukan di New York
mengakui bahwa; Bank Dunia sudah banyak membuat program-program peningkatan
kesejahteraan masyarakat di berbagai belahan dunia dengan mengedepankan pendekatan
ekonomi. Tapi ketika program-program tersebut banyak yang mengalami kegagalan, maka
keluhan pertama para pengambilan keputusan yakni factor komunikasi. Bahkan lebih jauh
Mefatopulos mengakui bahwa suatu hal yang sangat penting dan sering hilang dalam proses
pembangunan adalah hilangnya komunikasi (missing link) antara pengambil keputusan, para ahli,
dan mereka yang menjadi sasaran pembangunan itu sendiri. Dengan kondisi seperti itu, maka
komunikasi perlu ditempatkan pada fungsinya, bukan hanya untuk membangkitkan kesadaran,
memberi informasi, memengaruhi atau mengubah perilaku, melainkan ia juga berfungsi untuk
mendengarkan, mengekplorasi lebih dalam, memahami, memberdayakan, dan membangun
konsensus untuk perubahan. Oleh karena itu komunikasi diperlukan untuk mendukung proses
pembangunan bangsa, tetapi di satu sisi Negara dan masyarakat juga diperlukan untuk
membangun komunikasi itu sendiri.

Atas pertimbangan demikian, maka perencanaan komunikasi menjadihal yang sangat


esensial bagi kebersihan suatu Negara atau organisasi. Melalui perencanaan komunikasi
diharapkan program-program yang sejenisdari berbagai depertemen atau organisasidapat dibuat
secara logis, realistis, integrative, komprehensif, dan menyeluruh guna menghindari duplikasi
dan pemborosan biaya, tenaga, dan waktu. Perencanaan komunikasi juga menjadi sangan
krusialdalam menyesuaikan suatu program, yakni sama staf dan stokeheldernya harus dapat
memahami tujuan yang ingin dicapai.

Pengertian Perencanaan Komunikasi

Sebenarnya perencanaan komunikasi sebelum tahun 1970-an sudah banyak dipraktikan


dalam studi-studi kehumasan, promosi pemasaran dan penyuluhan. Misalnya dalam studi
kehumasan diajarkan langkah-langkah operasional public relation dalam penanganan keluhan
masyarakat. Dari pengalaman praktik-praktik komunikasi yang dilaksanakan sejak decade 1970-
an sampai sekarang, akhirnya beberapa pakar berhasil membuat definisi atau pengertian tentang
perencanaan komunikasi, sebagai berikut:

1. Perencanaan komunikasi adalahpengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai


tujuan organisasi. Sumbardaya tersebut tudak hanya mencakup media massa dan
komunikasi antarpribadi, tapi juga setiap aktivitas yang dirancang untuk mengubah
prilaku dan menciptakan keterampilan-keterampilan tertentu di antara individu dan
kelompok dalam lingkup tugas-tugas yang dibebankan oleh organisasi.
2. Perencanaan komunikasi adalah suatu usaha yang sistematis dan kontinu dalam
mengorganisir aktivitas manusia terhadap upaya penggunaan sumber daya komunikasi
secara efisien guna merealisasikan kebijaksanaan komunikasi.
3. Perencanaan komunikasi adalah dokumen tertulis yang menggambarkan tentang apa yang
harus dilakukan yang berhubungan dengan komunikasi dalam pencapaian tujuan, dengan
apa yang dilakukan sehingga tujuan tersebut dapat dicapai, dan kepada siapa komunikasi
itu ditujukan, dengan peralatan dan jangka waktu berapa lamahal itu bisa dicapai, dan
bagaimana cara mengukur (evaluasi) hasil-hasil yang diperoleh dari program tersebut.
4. Perencanaan komunikasi adalah seni dan ilmu pengetahuan dalam mencapai targer
khalayak dengan menggunakan saluran-saluran komunikasi pemasaran, misalnya
periklanan, public relation/kehumasan. Pengalaman-pengalaman atau surat. Ia konsen
dalam memutuskan siapa yang menjadi target, kapan, dengan pesan apa dan bagaimana.
Dari definisi atau pengertian perencanaan komunikasi diatas, dapat ditarik beberapa pokok
pikiran yang ada didalamnya, yakni:

1. Perencanaan komunikasi sebagai usaha yang disengaja.


2. Perencanaan komunikasi dibuat dalam bentuk dokumen tertulis.
3. Perencanaan komunikasi merupakan penerapan ilmu pengetahuan dan seni komunikasi.
4. Ia merupakan aktivitas manusia yang disusun sevara sistematis dan berkelanjutan dari
satu proses ke proses selanjutnya.
5. Ia memiliki tujuan yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu.
6. Untuk mencapai tujuan itu perencanaan komunikasi menetapkan alokasi sumber daya
(dana, barang/alat, manusia/keahlian, dan program).
7. Perencanaan kominuksi menggunakan unsur-unsur komunikasiyang mencakup sumber,
media, target sasaran, dan efek (perubahan) sebagai komponen audit.
8. Perencanaan komunikasi memerlukan pengukuran hasil atau evaluasi.

Perencanaan komunikasi ditantang untuk selalu bersifat fleksibel dan mampu mengantisipasi
perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi. Jadi, perencanaan
komunikasi adalah sebuah dokumen tertulis yang harus menjawab:

1. Apa yang ingin dicapai


2. Kenapa kita menginginkan hal yang ingin diperoleh
3. Siapa yang menjadi target sasaran
4. Apa yang menjadi kata kunci pada pesan yang akan dibawakan
5. Siapa yang akan menjadi actor dalam penyampaian pesan, dan bagaimana cara untuk
memilih dan menentukan
6. Dengan cara apa yang digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
7. Bagaimana tipe saluran komunikasi yang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan
8. Kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan
9. Bagaimana mengukur atau mengevaluasi hasil dari program yang direncanakan itu

Perencanaan komunikasi sebagai penuntun usaha atau kegiatan komunikasi yang dilakukan
sepanjang proyek dilaksanakan, ia menjadi dokumen kerja yang selalu diperbarui secara periodik
sesuasi dengan perubahan kebutuhan khalayak. Ia menjelaskan bagaimana cara menyebarluaskan
pesan yang tepat dari komunikator dan kepada khalayak yang tepat.

Tipe Perencanaan Komunikasi

Pereancanaan komunikasi pada dasarnya dapat dibedakan atas dua tipe, yakni:

1. Perencanaan Komunikasi Strategik


2. Perencanaan Komunikasi Operasional
1. Perencanaan Komunikasi Strategik
Perencanaan komunikasi yang mengacu pada kebijaksanaan komunikasi yang
menetapkan alternative dalam mencapai tujuan jangka panjang, serta menjadi kerangka
dasar untuk perencanaan operasional jangka pendek. Perencanaan strategik diwujudkan
dalam target yang dapat dikuantifikasi dengan pendekatan-pendekatan yang sistemtis
terhadap tujuan yang ingin dicapai menurut kebijaksanaan komunikasi.
Dalam praktik sehari-hari, perencanaan strategic sering disingkat dengan Renstra.
Perencanaan Strategik adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan
strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya
(termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai suatu tujuan. Perencanaan
stratetik dalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini
untuk malakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategic menjadi
sebuah petunjuk yang dapat digunakan oleh organisasi dari kondisi saat ini untuk bekerja
menuju lima sampai sepuluh tahun kedepan.

Karakteristik Perencanaan Strategik:

1. Keputusan yang diambil berkaitan dengan situasi masa depan


2. Merupakan kegiatan manajeman puncak yang berlangsung terus-menerus
3. Hasil proses pemikiran atau latihan intelektual yang diangkat dari nilai-nilai, budaya,
prosedur, struktur, dan teknis yang dianut dalam lembaga tersebut
4. Berfikir positif dan inspiratif
5. Memperhatikan rangkaian konsekensi sebab akibat sepanjang waktu
6. Mengidentifikasi secara sistematis tentang peluang dan ancaman dimasa yang akan
datang
7. Memperhatikan rangkaian tindakan alternative yang terbuka dimasa yang akan datang
8. Mempertemukan dengan tujuan organisasi dan juga tujuan masyarakat
9. Menjadi oenuntun dalam bertindak
10. Merupakan proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian

Oleh karena itu, kapan kita bicara tentang proses perencanaan strategik, berarti yang
pertama akan muncul adalah Visi dan Misi. Visi ialah suatu pandangan ke depan yang akan
menjadi sasaran ataupun tujuan akhir dari suatu kegiatan. Ia adalah sebuah mimpi, dambaan atau
preferensi apa yang ingin dicapai di masa depan. Visi harus mampu membangkitkan inspirasi.

Jika keyakinan sudah digambarkan dalam visi, maka langkah selanjutnya adalah
membangun keyakinan tersebut dalam bentuk penrnyataan yang dituangkan dalam suatu misi.

Misi adalah bentuk yang didambakan dimasa depan. Misi adalah pernyataan
tentang apa yang harus dikerjakan oleh organisasi dalam usahanya mewujudkan cita-cita yang
tercantum dalam visi. Dapat disimpulkan bahwa perencanaan komunikasi strategic harus
mengacu pada konsep dasar perencanaan jangka panjang.

2. Perencanaan Komunikasi Operasional


Perencanaan yang memerlukan tindakan dalam bentuk aktivitas yang dirancang
untuk pencapaian tujuan. Perencanaan operasional komunikasi dapat dibagi atas dua
macam, yakni :
a. Perencanaan infrastruktur komunikasi (hardware)
b. Perencanaan program komunikasi (software)

Perencanaan infrastruktur komunikasi biasa disebut perencanaan teknik atau physical


planning karena menyangkut pengadaan alat-alat komunikasi. Sebuah lembaga
ehumasan yang akan dioperasikan secara professional misalnya memerlukan
sejumlah peralatan komunikasi, misalnya personal computer, jaringan internet
faxsimile, telepon, kamera video, kamera foto, information room, panel foto dan
gambar, alat perekam suara, cctv,televisi,radio dan semacamnya. Karena itu,
perencanaan infrastruktur komunikasi biasa disebut perencanaan piranti keras
komunikasi (hardware communication).

Perencanaan program komunikasi adalah perencanaan yang mengarah pada


knowledge resource yang mencakup pengetahuan, perencanaan program komunikasi
biasa disebut perencanaan piranti lunak (software communication).

Beberapa Pendekatan dalam Perencanaan Komunikasi

Untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan pendekatan sesuai dengan tujuan
dan target sasaran yang dicapai. Banfield Meyerson menyatakan pendekatan perencanaan pada
dasarnya dapat dilakukan dengan dua cara, yakni:

1. Pendekatan Perencanaan Rasional Menyeluruh


 Ialah pendekatan perencanaan yang dilandasi suatu kebijaksanaan umum yang
merumuskan tujuan yang ingin dicapai sebagai suatu kesatuan
 Didasari oleh seperangkat spesifikasi tujuan yang lengkap menyeluruh dan
terpadu
 Peramalan yang tepat serta ditunjang oleh system informasi
2. Pendekatan Perencanaan Terpilah
 Ialah pendekatan perencanaan yang mempertimbangkan bagian-bagian
kebijaksanaan umum yang berkaitan langsung dengan unsur atau subsistem yang
diprioritaskan
 Pendekatan Perencanaan Terpilih dalam pelaksanaan lebih mudah dan realistis

Dari perspektif komunikasi, Jhon Middleton mengemukakan empat pendekatan teori


yang sangat diperlukan dalam perencanaan komunikasi, yaitu:
1. Teori pembangunan
2. Teori sosiologi
3. Teori komunikasi, dan
4. Terori organisasi

Teori pembangunan digunakan untuk menentukan tujuan dan system komunikasi yang
dikehendaki dalam pembangunan. Teori sosiologi digunakan untuk memahami struktur
masyarakat terutama yang berkaitan dengan oerubahan sikap dan prilaku masyakarat secara
sosio-kultural. Teori komunikasi berkaitan dengan strategi komunikasi, dan teori organisasi
dimanfaatkan untuk memahami bentuk-bentuk kelembagaan baik yang dijadikan sebagai sarana
penggerak program maupun sebagai target sasaran program.

Hakikat Perencanaan Komunikasi

Hakikat perencanaan komunikasi dapat dlihat dalam konteks:

1. Perencanaan komunikasi sebagai proses


2. Perencanaan komunikasi sebagai system
3. Perencanaan komunikasi sebagai ahli teknologi
4. Perencanaan komunikasi sebagai aktivitas ekonomi
5. Perencanaan komunikasi sebagai evaluasi

Perencanaa komunikasi sebagai proses memakai dua pendekatan isu pokok, yakni:

1. Perencanaan itu sendiri sebagai penerapan teori. Barangkali para praktisi kurang
menerima pernyataan ini karena teori sering kaloi digunakan untuk menjelaskan gejala
dan bukannya menjadikan teori sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu dengan
membuat proyeksi apa yang akan terjadi di masa depan.
2. Perencanaan itu sendiri sebagai proses, dimana teori digunakan untuk mendapatkan
akternatif didalam mengorganisir fungsi-fungsi perencanaan. Pendekatan proses disini
dimaksudkan untuk memperoleh pendekatan yang lebih komprehensif dan rasional.

Perencanaan komunikasi sebagai evaluasi dimaksudkan untuk mendapatkan hasil yang


efektif dari pelaksanaan program, utamanya untuk melakukan revisi atau perubahan jika dalam
proses pelaksanaannya tidak sesuai dengan garis kerja yang telah ditetapkan. Di sini evaluasi
dapat dilakukan pada penetapan kebijaksanaan, perencanaan system, pelaksanaan dan
pemeliharaan, serta evaluasi pada perkiraan hasil atau akibat yang ditimbulkannya.

Beberapa Masalah yang Perlu Mendapat Perhatian dalam Penyusunan Perencanaan


Komunikasi

1. Regulasi Internasional
Dalam menyusun perencanaan komunikasi yang berskala internasional dan nasional,
sedapat mungkin memberi perhatian terhadap regulasi atau peraturan-peraturan yang
dikenakan secara internasional, utamanya yang terkait dengan penggunaan jaringan satelit
misalnya. Sebab selain terkait dengan luberan informasi, juga terkait dengan, regulasi system
penggunaan sumber daya komunikasi yang ada oleh Negara lain, ataukah kerja sama
internasional yang melibatkan semua pengguna jasa komunikasi antarnegara.

2. Kebijaksanaan Nasional

Penyusunan perencanaan komunikasi juga tidak boleh mengabaikan kebijaksanaan


Nasional (National Guideline) maupun regulasi atau undang-undang yang telah dikeluarkan
oleh pemerintah, misalnya Undang-Undang RI.No. 32 tahun 2002 tentang penyiaran,
Undang-Undang RI.NO. 19 tahun 2002 tentang hak cipta, dan Undang-Undang RI.No. 11
tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, dan lain sebagainya.

3. Desentralisasi

Perencanaan yang berskala nasional umumnya dilakukan secara sentral oleh pemerintah
Pusat, dan sering menimbulkan rasa enggan (setengah hati) untuk mendelegasikan ketingkat
daerah. Keadaan ini membuat delima dimana kegiatan komunikasi seharusnya ditujukan
pada masyarakat yang lebih bawah, tetapi di satu sisi fasilitas dan infrastruktur komunikasi
umumnya disentralisasi di tingkat pusat.

4. Kordinasi

Komunikasi dan informasi sebagai sumber daya atau sebagai sarana boleh dikatakan
diperlukan hampir disemua level masyarakat. Oleh karena itu, dalam pengelolaannya
diperlukan kordinasi, baik secara vertical antara pusat dan daerah maupun kordinasi
horizontal antara kementerian dengan atau depertemen dalam mengoperasikan sumber daya
komunikasi.

5. Distribusi

Komunikasi sebagai sarana yang bisa mendekatkan jarak dan menembus ruang, waktu,
dan wilayah memerlukan perencanaan dengan memperhatikan kebutuhan. Kebutuhan dalam
hal volume, daya serap, efisiensi dan efektivitas.

6. Partisipasi dan Umpan Balik

Proses penyebaran informasi tidak boleh berlangsung hanya satu arah, tapi diharapkan
bisa menumbuhkan partisipasi dalam bentuk umpan balik dari masyarakat. Salah satu
keberhasilan penyebaran informasi dari media massajika masyarakat makin sering
membicarakan hal-hal yang ditayangkan oleh mediapenyususan perencanaan komunikasi.
7. Riset dan Evaluasi

Kebutuhan akan hasil penelitian (riset) untuk mengembangkan program komunikasi


sangat diperlukan dan menjadi salah satu pertimbangan dalam menyusun komunikasi.

8. Tenaga dan pelatihan

Masalah sumber daya manusia dalam bidang komunikasi memang bisa menjadi kursial
jika tidak ditangani secara hati-hati. Perencanaan komunikasi harus mempertimbangkan
sumber daya manusia yang akan menggerakan program-program komunikasi. Kebutuhan
tenaga spesialis diperlukan, karena perusahaan media atau lembaga-lembaga informasi
merupakan institusi yang berciri khas yang berbeda dengan industri garrmen atau makanan.
Industri media dan lembaga informasi adalah aktivitas yang bergerak dalam hal proses
pengumpulan, pengelolaan, dan penyebaran informasi.

9. Integritas

Perencanaan komunikasi harus mempertimbangkan persoalan integritas. Dalam membina


integritas, komunikasi (media massa) memiliki pengaruh yang kuat untuk nmenggalang
persatuan nasional dengan menggunakan atau mengajarkan bahasa nasional lewat media.
Oleh karena itu, pere3ncanaan komunikasi harus disusun dalam suatu agenda dengan
memperhitungkan keseimbangan kepentingan nasional dengan dunia luar.

10. Pemilikan Media

Pola pemilikan media sangat tergantung pada sistem komunikasi yang di anut oleh suatu
Negara. Selanjutnya sistem komunikasi pada dasarnya dipengaruhi oleh idiologi yang di anut
oleh Negara yang bersangkutan.

Masalah yang Timbul dalam Penyusunan Perencanaan Komunikasi

Dalam menyusun perencanaan komunikasi, sering kali perencana dihadapkan dengan


sejumlah masalah, antara lain:

1. Apakah tujuan yang akan dicapai tetap berada pada koridor perencanaan strategik
(kebijaksanaan komunikasi) sehingga apa yang akan dilakukan selalu mengacu pada visi,
misi, dan tujuan lembaga?
2. Bagaimana sistem komuni8kasi yang ada? Apakah sistem komunikasi yang ada mampu
mendukung tujuan lembaga?
3. Teknologi apa yang akan di pakai untuk membuat sistem komunikasi menjadi efisien?
4. Adakah hal-hal yang tidak konsisten antara infrastruktur yang tersedia dengan perbekalan
yang ada, demikian pula antara pelaksanaan dengan tujuan yang telah ditetapkan?
5. Dimana letak titik lemah antara kepentingan nasional dengan kepentingan lembaga
sebagai pengelola?
Masalah-masalah ini harus sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai, karena itu dalam
perencanaan komunikasi diperlukan strategi dalam pencapaian tujuan tersebut.

Keterbatasan dalam Penyusunan Perencanaan Komunikasi

Dalam menyusun perencanaan komunikasi, ada beberapa masalah yang perlu mendapat
perhatian, antara lain:

1. Keterbatasan yang bersumber pada kemampuan untuk mengumpulkan dan membaca data
yang berakibat pada kesulitan memformulasikan dan membuat prediksi dalam
perencanaan komunikasi.
2. Sumber daya manusia pada tingkat pelaksanaan. Pelaksanaan sering kali tidak bisa
berbuat karena ketidak mampuan memilih tenaga yang tepat untuk pekerjaan yang
memerlukan keahlian, baik untuk pekerjaan teknis atau mengisi strategi.
3. Kultur masyarakat. Dalam masyarakat dimana budaya tradisi masih kuat maka informasi
yang bisa diproses terbatas jumlahnya.
4. Politik, dalam struktur politik akan dipertimbangkan aspek idiologi, apakah nasih berlaku
sistem sentralistik atau disentralisasi, adakah kelompok oposisi, dalam masyarakat dan
juga dalam parlemen, serta beberapa besar kekuatan oposisi dapat memengaruhi
pengambilan keputusan yang di ambil.
5. Pada masa pemerintahan orde baru (1966_1998) aspek politik menjadi beban sendiri bagi
perencana komunikasi. Di satu pihak perencana komunikasi berupaya untuk
memberdayakan potensi masyarakat, di pihak lain perencana komunikasi harus bisa
menyesuaikan diri dengan kepentingan elite politik yang memerintah
6. Isi social yang menyangkut bagaimana komunikasi bisa mempromosikan peningkatan
kesejahteraan bangsa. Melebaryang jurang pemisah antara yang kaya dan miskin menjadi
hal yang tidak mudah dalam memformulasi perencanaan komunikasi. Oleh karena itu,
pendekatan presiasif, segmentatif, dan integrative selalu menjadi pertimbangan.