Excel I – CEPS UNI

Hoja de Cálculo - Excel

1.- Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo es un programa, aplicación, que permite utilizar datos numéricos,
alfanuméricos y textos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (que están
organizadas en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Su función es realizar operaciones matemáticas. Procesar números y ayuda a realizar

cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican utilizar números
y realizar muchas operaciones numéricas. Los más populares son las hojas de cálculo
electrónicas que fueron diseñadas para reemplazar las hojas tabulares usadas en con-
tabilidad. Es una estructura tabular para utilizar una infinidad de aplicaciones.

A continuación, un listado de los programas hojas de cálculo más representativos:

Programa Integrada en Empresa

Calc OpenOffice.org
Excel Microsoft Office Microsoft
Gnumeric Gnome Office
Numbers iWork de Apple Apple
Lotus 1-2-3 Lotus SmartSuite Lotus
StarOffice Calc StarOffice
Corel Quattro Pro WordPerfect Corel
KSpread KOffice de Linux Linux

2.- Que significa la palabra Excel

La palabra Excel proviene de la palabra del idioma inglés, tiene dos significados.

1.- Excel que en su traducción significa sobresalir.

2.- Excellence que en su traducción significa excelencia.

¿Qué significa Microsoft Excel?

Microsoft es el nombre de la empresa de software y hardware dedicado a la aplicación

a la gestión de soluciones informáticas desde el sistema operativo, ofimática, base de
datos, aplicaciones de Internet, etc.

Excel es el nombre o marca comercial de la hoja de cálculo de la empresa Microsoft.

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3.- Concepto y alcances de Excel

Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo que se utiliza para el ingreso de
información, acceso a operaciones de cálculo y su posterior análisis de datos, Excel
pertenece al conjunto de programas denominado Office.

Excel en la actualidad es la mejor aplicación de hojas de cálculo que nos permite esta-
blecer la simulación de información, su alcance está conformado en dos campos.

1. El ingreso de información de tipo texto, numérico, fecha, tiempo. Para que después
se pueda aplicar sus acabados mediante el formato.

La aplicación de los contenidos de fuentes, alineación y la designación de los for-

matos de celdas, formatos condicionales, formato como tabla, estilos, etc. permite
optimizar la presentación de la información.

2. Acceso a operaciones de cálculo a través de fórmulas y funciones. Búsqueda de

información, utilizar filtros y gráficos para optimizar la presentación de datos.

Las fórmulas se realizan a través de operadores aritméticos, de comparación o rela-

ción, concatenación y de referencia.

Las funciones son palabras que representan a un programa desarrollado en Visual

Basic. La función es también se denomina como la formula predefinida y cumple una
tarea específica. Cada función tiene su sintaxis y argumento.

La sintaxis se refiere a la forma como debemos de escribir la función.

El argumento es el número o números (rango, matriz), nombres que representan un
rango numérico, referencias que contengan números.
Nos explica en detalle la conformación de la sintaxis de la función.

Las funciones están conformadas en: Matemáticas, estadísticas, lógicas, texto, fecha y
hora, búsquedas y referencias, financieras, ingeniería, información, web, etc.

Además, el programa Excel permite el acceso a: Herramientas de análisis de datos,

crear gráficos lineales y dinámicos, filtros, formularios, editor de programación, etc.

Cada archivo de Excel se denomina libro, y está formado por varias hojas.
Cada hoja es una matriz conformada por filas y columnas.
Cada intersección de una fila con una columna se denomina celda.

Respecto a cada archivo (trabajos de los usuarios) en Excel se de-

nomina Libro. Cada libro (book) o archivo (file) está conformado por
hojas. Cada hoja también es denominada como hoja tabular. Cada
hoja (sheet) es totalmente independiente, autónoma respecto a su
diseño, contenido de información, fórmulas, funciones, etc.

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4.- Versiones de Excel

A continuación, las diferentes versiones, aplicación y años en que fueron publicados el
programa Excel a través de la empresa Microsoft.

Nombre
Aplicación Fecha
Versión
Excel 1.0 para Apple Macintosh 1985
Excel 2.0 para Windows 1987
Excel 1.5 para Apple Macintosh 1988
Excel 2.2 para Apple Macintosh y OS/2 1989
Excel 3.0 para Windows, Apple Macintosh y OS/2 1990
Excel 4.0 para Windows y Apple Macintosh 1992
para Windows y Apple Macintosh – agrega el so-
Excel 5.0 1993
porte para el lenguaje de programación VBA
Excel 7.0 Office 95 para Windows y Apple Macintosh 1995
Excel 8.0 Office 97 para Windows 1997
Excel 8.0 Office '98 para Apple Macintosh 1998
Office 2000 - Windows y
Excel 9.0 1999
Office 2001 - Apple Macintosh
Excel 10 Office XP para Windows) – Excel XP 2000
Excel 10 Office vX para Apple Macintosh 2001
Excel 11 Office 2003 para Windows 2003
Excel 11 Office 2004 para Apple Macintosh 2004
Excel 12 Office 2007 para Windows y Apple Macintosh 2007
Excel 14 Office 2010 para Windows y Apple Macintosh 2010
Excel 15 Office 2013 para Windows y Apple Macintosh 2013
Excel 16 Office 2016 para Windows y Apple Macintosh 2015

Microsoft Office 2016 (también llamado Office 2016), es la más reciente versión de la
suite ofimática, es el sucesor de Microsoft Office 2013.

La suite de Microsoft Office 2016 se utiliza oficialmente desde el 22 de setiembre 2015.

Uno de los programas más referentes de la suite de Office es el programa o aplicación
Excel. La última versión se denomina Microsoft Excel 2016 o Excel 16.

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5.- Acerca del creador de la hoja de cálculo

Dan Bricklin
En 1961 se admitió, permitió el concepto de una hoja de
cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and
System Simulation de Richard Mattessich.

Dan Bricklin es el inventor de las hojas de cálculo. Bricklin

contó la historia de un profesor de la universidad que hizo
una tabla de cálculos en un tablero.

Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y

reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy te-
diosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar
el proceso en un computador, usando el paradigma ta-
blero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas, técnicas, métodos que
intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VISICALC, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamen-

tal" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) para convertirse en una
herramienta en los negocios y en las empresas.

La primera Hoja de Cálculo (VisiCalc) fue inventada por Dan Bricklin en 1979 y funcio-
naba en un computador Apple II.

En la imagen
la presentación
del entorno de
VisiCalc

VisiCalc fue considerada en ese entonces como un software de “cuarta generación” que
permitía a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular au-
tomáticamente toda la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba cualquier
valor (cantidad, precio, etc.)

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A continuación, algunas imágenes referentes a VisiCalc

Después aparecen otros programas de cálculo, incluyendo SuperCalc (1980), Multiplan

de Microsoft (1982), Lotus 1-2-3 (1983), y el módulo de hoja de cálculo en AppleWorks
(1984). Con Microsoft Excel (introducido para el Mac OS en 1985 y para Windows 2.0
en 1987), nació una nueva generación de hojas de cálculo.

6.- Acerca del creador de Excel

Charles Simonyi
Nació el 10 de setiembre de 1948 en Hungría, es un in-
geniero de software que supervisó la creación de la suite
de ofimática Microsoft Office.

Tras completar sus estudios, Simonyi trabajó en Xerox

PARC, en Palo Alto, California. Allí desarrolló el primer
procesador de textos WYSIWYG, Bravo, para el ordena-
dor Xerox Alto.

Fue uno de los primeros programadores contratados di-

rectamente por Bill Gates para Microsoft, donde desarro-
lló Multiplan, el predecesor de la hoja de cálculo Microsoft
Excel. Posteriormente se dedicó al desarrollo de la suite
ofimática Microsoft Office.

Mientras trabajaba en Microsoft, Simonyi introdujo la programación orientada a objetos

que se estaba desarrollando en Xerox y desarrolló la convención de notación húngara
para nombrar variables.

Actualmente dirige su propia compañía, Intentional Software, dedicada al desarrollo y

comercialización de programación intencional.

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Descripción del entorno

Partes de la interfaz de Excel
1. Barra de acceso rápido.
2. Barra de título.
3. Presentación de la cinta Ribbon
4. Minimizar – maximizar / restaurar
– cerrar
5. Menú Archivo.
6. Menú principal, fichas.
7. Buscador de tareas.
8. Iniciar sesión.
9. Compartir hojas.
10. Opciones de menú o ficha.
11. Cuadro de nombres.
12. Barra de fórmula.
13. Celda.
14. Hoja tabular.
15. Botones y barra desplazamiento.
16. Hoja1.
17. Añadir hojas.
18. Barra de estado.
19. Vistas de contenido.
20. Zoom.

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Contenidos de las partes de la interfaz de Excel

1.- Barra de acceso rápido
Es un menú visual que contiene varios botones que representas a las funciones más
utilizadas por ejemplo guardar, deshacer, rehacer, además personalizar la barra de he-
rramientas de acceso rápido.

2.- Barra de título

La barra de título de Excel se encuentra en la parte superior central de la pantalla prin-
cipal y muestra el nombre de libro de trabajo seguido por el nombre de la aplicación
Excel, al abrir Excel 2016 sin abrir ningún libro, por defecto nos abre un libro en blanco
y le asigna el nombre inicial Libro1.

3.- Presentación de la cinta Ribbon

La opción de presentación de la cinta de opciones está conformada por:
 Ocultar automáticamente la cinta de opciones.- Ocultar la cinta de opciones.
Hacer clic en la parte superior de la aplicación para mostrarla.
 Mostrar pestañas.- Mostrar solo Ias pestañas de la cinta de opciones.
Hacer clic en una pestaña para mostrar los comandos.
 Mostrar pestañas y comandos.- Mostrar comandos y Ias pestañas de la cinta de
opciones en todo momento.

4.- Minimizar – Maximizar/Restaurar – Cerrar

Estos botones son los clásicos en cada programa se utilizan para cerrar, ampliar, etc.,
nuestro libro para una determinada tarea.

5.- Menú Archivo

Se utiliza para obtener información del libro actual, desde la opción reciente visualiza-
mos un listado de los archivos anteriores, desde la opción nuevo: Libro en blanco, ac-
ceso a Plantillas (para descargar plantillas es necesario el acceso a Internet), abrir,
guardar en OneDrive, imprimir, etc.

6.- Menú principal, fichas

También denominado como menú principal, banda de opciones o fichas: Está confor-
mado por Inicio, Insertar, Diseño de Página, etc.

7.- Buscador de tareas

Novedad de Excel 2016, esta opción es la ayuda de Excel, se utiliza digitando un tema
por ejemplo imprimir, se activa una lista de opciones referente al texto digitado

8.- Iniciar sesión

Acceso a registrar el acceso a un correo electrónico de Outlook o Hotmail para el acceso
a guardar información en la nube.

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9.- Compartir hojas

Novedad de Excel 2016, acceso a compartir archivos de Excel en línea con otros usua-
rios desde el entorno dela nube.

10.- Opciones de menú o ficha

Está conformado por grupos o áreas de herramientas que corresponde a cada ficha,
por ejemplo, la ficha Inicio grupo alineación contiene opciones para alinear en forma
horizontal y vertical, sangrías, orientación, Ajustar texto, combinar y centrar.

11.- Cuadro de nombres

El cuadro de nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa.
Además, se utiliza para que se digite la asignación de nombre de rangos de celdas
distantes o en bloque.

12.- Barra de formula

La barra de fórmula se utiliza para el ingreso de información, visualizar y modificar o
actualizar la información. Además, nos facilita la inserción de operaciones de cálculo a
través de fórmulas y funciones. Edición de las fórmulas escritas en una celda.

13.- Celda
La celda es un receptor, contenedor de información, se representa con la intersección
de una columna y fila.

14.- Hoja tabular

Es la hoja de trabajo del programa conformada por celdas para el acceso a digitar in-
formación, asignar las operaciones de cálculo en base a fórmulas y funciones.

15.- Botones o barra de desplazamiento

Acceso al desplazamiento mediante los botones y la barra con el objetivo de revisar el
contenido de nuestra hoja.

16.- Hoja1
Es el espacio de trabajo, también considerado como una hoja de trabajo está compuesta
por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas.

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17.- Hoja nueva

Esta opción se utiliza para añadir más hojas o espacios de trabajo. El conjunto de hojas
de trabajo contenidas en un solo archivo se denomina libro.

Compruébalo
en la imagen

18.- Barra de estado

Proporciona un informe acerca de las celdas seleccionadas de tipo texto (conteo), si el
rango seleccionado es tipo numérico (suma, promedio y conteo).
Además, acceso a las hojas de cálculo de libro, crear / grabar una macro de la hoja, etc.

19.- Vistas de contenido

Esta área se caracteriza por mostrarnos un documento en:
Vista Normal.- Se utiliza para salir del entorno de diseño de página y vista previa de
salto de página.
Diseño de Página.- Permite el acceso al encabezado y pie de página.
Vista previa de salto de página.- Muestra solo el área de datos digitados previamente.
Permite ajustar la ubicación de los saltos de página, ampliar el área de datos, etc.

20.- Zoom.
Esta herramienta nos permite la administración de la visualización de un documento
para alejar o acercar en diversos niveles de zoom, para la revisión de la digitación, ope-
raciones de cálculo, etc.

El rango de zoom es desde el 10% hasta el 400%. Compruébalo en las imágenes.

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Descripción del entorno del menú inicio

En la Barra superior contiene: Contiene una cinta de opciones, conformado por Menú o
Fichas en el programa Excel 2016. Su contenido está conformado por Grupo o Áreas.

Esta cinta de opciones de presentación horizontal se le conoce como la interfaz ribbon.

La palabra Ribbon, traducido significa cinta, es una interfaz gráfica de usuario, com-
puesta de una banda (cintas) en la parte superior de una ventana donde se exponen
todas las funciones que puede realizar un programa en un solo lugar.

La empresa Microsoft implementó "Ribbon" por primera vez en Microsoft Office 2007 y
se continúa utilizando en Microsoft Office 2010, 2013 y la última versión 2016.

Cada uno de estas fichas, opciones de Menú contiene grupo de comandos. Cada grupo
de comandos a su vez presentan Botones de acciones que simbolizan una tarea, orden,
actividad, formato, etc. A estos botones también se denomina controles de comando.

Por ejemplo, el menú o ficha INICIO está conformado por los siguientes grupos:

1 2 3 4 5 6 7

1.- Portapapeles: Pegar, cortar, copiar, copiar formato.

2.- Fuente: Fuente, tamaño de fuente, aumentar tamaño de fuente, disminuir tamaño
de fuente, negrita, cursiva, subrayado, bordes, relleno y color de relleno, color de fuente.

3.- Alineación: Alineación, orientación (gira el texto a un ángulo diagonal o a una orien-
tación vertical), disminuir y aumentar sangría, Ajustar celdas, Combinar y centrar celdas.

4.- Número: Formato de número, formato de número de contabilidad, estilo porcentual,

estilo de millares, aumentar decimales, disminuir decimales.

5.- Estilos: Formato condicional, Dar formato como tabla, Estilos de celdas.

6.- Celdas: Insertar celdas, Eliminar celdas, Formato.

7.- Modificar: Suma, rellenar, borrar, ordenar y filtrar, buscar y seleccionar.

Al igual como se ha explicado el entorno del menú o ficha INICIO, las demás opciones
del menú también tienen su contenido conformado por grupos o áreas.

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Presentación de la cinta de opciones

Para el acceso a las opciones de presentación de la cinta de opciones, haz clic en la
opción que se ubica en la parte superior derecha, compruébalo en la imagen.

1. La opción ocultar automáticamente la cinta de opciones, muestra el contenido

de la hoja tabular en full pantalla o fullscreen. Esta opción es muy útil para la pre-
sentación de información como el programa PowerPoint.

Compruébelo en la imagen.

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2. La opción mostrar pestañas, muestra solo las opciones de menú, cinta de opcio-
nes desde Archivo hasta la opción Vista.

Compruébelo en la imagen.

3. La opción mostrar pestañas y comandos, muestra todas las opciones de cada

ficha conformado por grupos y opciones de comando.

Compruébelo en la imagen.

También: Al pulsar las teclas (comando) Ctrl + F1 o haciendo doble selección (clic) con
el mouse en cualquier opción del menú principal (ficha o menú) se oculta el entorno del
menú (interface Ribbon) con sus respectivos grupos y controles de cada grupo.

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Personaliza la barra de acceso rápido

En la parte superior izquierda se dispone de tres opciones

1. Guardar
2. Deshacer (Ctrl + Z)
3. Rehacer (Ctrl + Y)

Compruébalo
en la imagen

Para modificar los iconos de acceso rápido realiza los siguientes pasos:

a) Selecciona el icono personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Compruébalo
en la imagen

b) Escoge la opción más comandos

Compruébalo
en la imagen

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c) Escoge la opción Aplicar formato de celdas / Agregar / Aceptar

Compruébalo en
la imagen

d) Comprueba en la imagen la inserción de Aplicar formato de celdas

Nota.- Para eliminar los accesos directos de las herramientas escoge la opción quitar

Compruébalo en
la imagen

En la imagen comprueba cómo se eliminó el acceso directo de la herramienta Aplicar

formato de celdas.

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Contenido de la hoja tabular

La hoja tabular o la hoja de cálculo están conformada por los siguientes elementos:

Libro: Es un archivo de Excel que está compuesto por hojas.

Hojas: Son las páginas tabulares de la hoja de cálculo. Automáticamente al abrir Excel
se encuentra con tres hojas, las cuales e pueden eliminar o agregar.

La hoja tabular: Cada hoja está representado por columnas y filas.

1
2 3
1.- Las columnas.- Están expresadas, conformados por encabezados en letras de
nuestro alfabeto. A, B, C,… Z, AA, etc. Son un conjunto de celdas VERTICALES. Se
representan con letras.

2.- Las filas.- Están representadas por encabezados en números. Son un conjunto de
celdas HORIZONTALES. Se representan con números.

3.- Las celdas: Son los cuadros que forman una hoja de Excel con identificadores de
columna y fila como intersección para su representación.

Identificador de celda o etiqueta: Es la unión de la intersección de la letra de la co-

lumna y el número de la fila en un punto. Por ejemplo, A6:C12

Fórmula: Es una expresión, palabra que representa una operación matemática, la cual
contiene Identificadores de celda o etiquetas y operadores

Operador: Son los signos matemáticos-aritméticos que permiten realizar una operación
de cálculo en Excel.

Función: Son palabras reservadas de Excel que realizan un cálculo ya definido.

Rango: Conjunto de celdas sobre las que actúa una fórmula o función.

Celda Activa: Es la celda en la que se encuentra actualmente posicionado el cursor.

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El tamaño de una hoja de cálculo de Excel es:

EL tamaño de la hoja de Excel desde su lanzamiento ha sido de 65,536 filas x 256
columnas de la hoja de cálculo.

A partir de Excel 2007, 2010, 2013 y 2016 el tamaño de la hoja de cálculo es en:

 En columnas conformado por literales de A hasta XFD contiene 16,384 columnas.

 En filas conformado por números desde 1 hasta 1'048,576.

Para comprobar el tamaño de la hoja de cálculo:

1ra Forma:
Para ir a la última columna: Ctrl +  (tecla direccional a la derecha)
Para ir a la primera columna: Ctrl +  (tecla direccional a la izquierda)
Para ir a la última fila: Ctrl +  (tecla direccional hacia abajo)
Para ir a la primera fila: Ctrl +  (tecla direccional hacia arriba)

2da Forma:
Se podrá comprobar el tamaño de la hoja seleccionando toda la hoja y haciendo
doble selección de mouse (doble clic) en el área del núcleo de la hoja tabular.
Comprobar estas acciones en la siguiente imagen

Compruébalo
en la imagen

Además, la hoja tabular de Excel contiene BOTONES y BARRA DE DESPLAZA-

MIENTO. Acceso a desplazarnos mediante los botones y la barra con el objetivo de
revisar el contenido de nuestra hoja.

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Respecto a las vistas

Las Vistas de la Hoja está conformado:
1.- Vista Diseño de Página.
2.- Vista Normal.
3.- Vista previa de salto de página.

1.- Vista: Diseño de página

Permite el acceso a Agregar encabezado.

Además, el acceso a Agregar pie de página.

Los encabezados o pies de página se utilizan para agregar o cambiar los contenidos
con el fin de proporcionar información útil en las copias impresas de la hoja de cálculo.

1era forma: Desde la barra de estado

Escoge la opción la opción vista diseño de página

Haz clic en el área de encabezado y pie de página para ingresar o modificar informa-
ción en la posición izquierda, centro y derecha.

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2da forma: Desde la opción configurar página

Escoge la ficha Diseño de página, luego escoge configurar pagina

Compruébalo en
las imágenes.

2.- Vista: Normal

Después de escoger la opción de vista diseño de página, si escogemos la opción vista
normal se visualiza las guías de líneas punteadas que hace referencia al final de la
página. Entre la columna G y H (primera página), columna N y O la (segunda página).

Compruébalo
en la imagen.

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3.- Vista previa de salto de página.

Los saltos de página dentro de la hoja de Excel son fundamentales para la impresión
del documento, para saber en qué forma y posición va a parecer en cada una de las
hojas impresas, este control de salto es con las líneas discontinuas que nos marca hasta
donde va a llegar la información de cada una de las hojas que se van a imprimir, refe-
rencia a pagina1 y pagina2, etc.

3.1.- Digita la siguiente información

3.2.- Haz clic en el tercer botón denominado Vista previa de salto de página

Además, haz clic en la ficha Vista y escoge la opción Vista salto de página.

La presentación, con el etiquetado de Página1 y Página 2.

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