BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Laboratorium (disingkat lab) adalah tempat riset ilmiah, eksperimen, pengukuran

ataupun pelatihan ilmiah dilakukan.Laboratorium kesehatan merupakan sarana kesehatan

yang melaksanakan pengukuran, penetapan dan pengujian terhadapbahan yang berasal dari

manusia atau bahan bukan berasal darimanusia untuk penentuan jenis penyakit, penyebab

penyakit,kondisi kesehatan atau factor yang dapat berpengaruh padakesehatan perorangan dan

masyarakat.

Manajemen adalah suatu proses dalam mengatur sumber daya yang ada untuk mencapai

suatu tujuan yang telah ditentukan. Manajemen laboratorium adalah usaha untuk mengelola

laboratorium yang ditentukan oleh beberapa faktor yang saling berkaitan untuk mencapai

tjuan organisasi.

Dalam aturan, prosedur dan praktek di laboratorim yang cukup untuk menjamin mutu

dan integritas data analitik yang dikeluarkan oleh lababoratorium salah satunya adanya

pencatatan dan pelaporan yang baik. Fungsinya sebagai bukti otentik yang menunjukkan

program pengujian berjalan serta bahan evaluasi tampilan dan audit.

Kegiatan pencatatan dan pelaporan di laboratorium harus dilaksanakan dengan cermat

dan teliti karena dapat mempengaruhi hasil pemeriksaan dan dapat mengakibatkan kesalahan

dalam penyampaian hasil pemeriksaan. Oleh karena itu, makalah ini akan membahas

mengenai manajemen dan pencatatan hasil laboratorium.

B. Rumusan Masalah
 Bagaimana manajmen pencatatan dan pelpaoran hasil laboratorium di suatu

laboratorium?

C. Tujuan

Memberikan informasi kepada pembaca mengenai manajmen dan pencatatan hasil

laboratorium yang baik.

 BAB II

PEMBAHASAN

Pencatatan dan pelaporan kegiatan laboratorium diperlukan dalam perencanaan,

pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan pelayanan

laboratorium. Untuk itu kegiatan ini harus dilaksanakan secara cermat dan teliti, karena kesalahan

dalam pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan dalam menetapkan suatu tindakan.

A. Pengertian Pencatatan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk

tulisan diatas kertas, file computer, dan lain-lain dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan

suara ( Mubarak, 2012).

Catatan biasanya berupa informasi dalam buku catatan atau arsip, catatan dapat juga

tersimpan dalam pita rekaman atau komputer. Catatan merupakan ingatan tata usaha dan

mrupakan perangkat penting untuk mengawasi dan menilai pekerjaan, pencatatan membantu

para pengawas:

a. Mempelajari apa yang terjadi

b. Membuat keputusan yang efektif

c. Menilai kemajuan pencapaian tujuan

Catatan harus tepat, mudah diperoleh, tersedia bila diperlukan dan berisi informasi yang

berguna bagi manajemen. Informasi tidak selalu dicatat kecuali

bila diketahui akurat dan ada gunanya.

Manfaat pencatatan adalah sebagai berikut :

a. Memberi informasi tentang keadaan masalah

b. Sebagai bukti dari suatu kegiatan

c. Bahan proses belajar dan penelitian

d. Sebagai pertanggungjawaban

e. Bahan pembuatan laporan

f. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi

g. Bukti hukum

h. Alat komunikas dalam penyampaian peran serta mengingatkan kegiatan

peristiwa khusus (Mubarak, 2012).

Pencatatan kegiatan laboratorium dilakukan sesuai dengan jenis kegiatannya. Ada lima

jenis pencatatan, yaitu:

1. Pencatatan kegiatan pelayanan

2. Pencatatan keuangan

3. Pencatatan logistik

4. Pencatatan kepegawaian

5. Pencatatan kegiatan lainnya, seperti pemantapan mutu internal, keamanan laboratorium

dan lain lain.

Pencatatan kegiatan pelayanan dapat dilakukan dengan membuat buku sebagai berikut:

1. Buku register penerimaan spesimen terdapat di loket berisi data pasien (nama, umur,

alamat, jenis kelamin, dan lain lain) dan jenis pemeriksaan

2. Buku register besar/induk berisi data-data psien secara lengkap serta hasil pemeriksaan

spesimen

3. Buku register/catatan kerja harian tiap tenaga:

a. Data masing-masing pemeriksaan

b. Data rekapitulasi jumlah pasien dan spesimen yang diterima

 4. Buku register pemeriksaan rujukan

5. Buku ekspedisi dari ruangan/rujukan

6. Buku komunikasi pertukaran petugas (shift)

7. Buku register perawatan/kerusakan

8. Buku stok alat dan reagen

9. Buku catatan kalibrasi

10. Buku absensi.

B. Pengertian Pelaporan

Laporan adalah keterangan yang disampaikan kepada tingkat lain dari pelayanan

kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat menajemen penting yang mempengaruhi

tindakan selanjutnya (McMahon dkk, 1999).

Pelaporan kegiatan pelayanan labortorium terdiri dari:

1. Laporan kegiatan rutin harian/bulanan/triwulan/tahunan

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan

tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu

tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan

triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format

yang telah ditetapkan.

2. Laporan khusus (misalnya KLB, NAPZA, HIV, dll.)

3. Laporan hasil pemeriksaan:

a. Tanggung jawab manajemen untuk membuat format hasil:

 Manajemen laboratorium harus membuat format laporan hasil pemeriksaan. Format

laporan dan cara mengomunikasikannya kepada pemakai harus ditentukan dengan

dengan mendiskusikannya dengan pngguna jasa laboratorium.

b. Penyerahan hasil tepat waktu

Manajemen laboratorium ikut bertanggung jawab atas diterimanya hasil pemeriksaan

kepada orang yang sesuai dalam waktu yang disepakati.

c. Komponen laporan hasil pemeriksaan

Hasil harus dapat dibaca tanpa kesalahan dalam tulisan, dan dilaporkan kepada orang

yang diberi wewenang untuk menerima dan menggunakan infrmasi medis. Laporan

setidaknya harus mencakup hal-hal berikut:

1) Idenifikasi dari pemeriksaan yang jelas dan tidak ragu-ragu, termasuk

prosedur pengukuran bila perlu

2) Identifikasi laboratorium yang menerbitkan laporan

3) Identifikasi khs dan bila mungkin lokasi pasien sera tujuan dari laporan

4) Nama atau identias khas lain dari pemohon dan alamat pemohon

5) Tanggal dan waktu pengumpulan sampel primer, apabila tersedia dan relevan

dengan pelayanan pasien, serta wakt penerimaan oleh laboratorium

6) Tanggal dan waktu penerbitan laporan. Jika tidak tercantum pada laporan,

tanggal dan waku penerbitaan laporan harus dapat diperoleh dengan segera

jika diperlukan.

7) Sumber dan sistem organ sampel primer. Misalnya: darah vena, pus luka.

8) Bila dapat digunakan, hasil pemeriksaan dilaporkan dalam unit Standar

Internasional atau tertelusur hingga unit Standar Internasional.

 9) Interval acuan biologis, apabila dapat digunakan

10) Interpretasi hasil, bila sesuai

11) Tanggapan lain (mialnya, mutu atau kecukupan dari sampel primer yang

dapat merusak hasil, hasil/interpretasi dari laboratorium rujukan, penggunaan

dari prosedur yang dikembangkan, dan apabila dapat digunkan, informasi

tentang batas deteksi, dan ketidakpastian pengukuran). Laporan hendaknya

mengidentifikasi pemeriksaan yang dilakukan sebagai bagian dari suatu

program pengembangan (jika demikian halnya, tidak ada syarat untuk kerja

pengukuran)

12) Identifikasi dari petugas yang diberi wewenang mengeluarkan hasil

13) Jika relevan, hasil asli dan hasil yang diperbaiki

14) Apabila mungkin, tanda tangan atau otorisasi dari petugas yangg memeriksa

atau menerbitkan laporan.

C. Metode Pencatatan dan Pelaporan Hasil Laboratorium

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu laboratorium. Tanpa ada

pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat

wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang

berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Metode yang dapat

digunakan untuk pencatatan dan pelaporan hasil laboratorium ada dua, yaitu:

1. Metode Manual

Metode pencatatan dan pelaporan hasil laboratorium secara manual adalah kegiatan

pencatatan dan pelaporan yang menggunakan catatan dalam bentuk buku. Metode ini
 memiliki beberapa kebaikan dan kelemahan. Pengisian yang secara manual ada baiknya

yaitu:

a. Petugas lebih teliti dalam memantau selama 24 jam pada saat akan mencatat di buku

register, yaitu setiap pencatatan jenis pemeriksaan pasien

b. Tidak adanya hambatan oleh gangguan teknis seperti kerusakan computer

c. Dapat mudah di laksanakan oleh setiap petugas

Adapun isi kejelekannya dari sistem lama (pencatatan secara manual) yaitu:

a. Informasi yang dihasilkan kurang akurat

b. Memakan waktu yang cukup lama

c. Informasi yang disampaikan kadangkala terhambat

d. Dokumennya mudah rusak

e. Tulisan atau catatannya biasanya tidak jelas

2. Metode Komputerisasi

Metode komputerisasi adalah metode pencatatan dan pelaporan hasil laboratorium yang

menggunakan media komputer yang didalamnya memiliki sebuah sistem yang telah

terhubung dalam sistem informasi laboratorium.

Keuntungan pencatatan atau pengisian secara komputerisasi yaitu :

a. Petugas tidak perlu mengirim dokumen ke bangsal (jika pasien rawat inap)

b. Pasien tidak perlu membawa hasil pemeriksaanya ke poliklinik kembali (jika pasien

RJ bukan rujukan).

c. Informasi yang dihasilkan akurat

d. Menghemat waktu
 e. Informasi yang dihasilkan lebih cepat

Kelemahan atau kejelekan penggunaan secara komputerisasi yaitu :

a. Adanya hambatan oleh gangguan teknis seperti kerusakan komputer dan mati listrik

b. Tidak menutup kemungkinan terhapusnya data secara tidak sengaja.

c. Petugas yang melakukan pengisian hanya yang bisa mengoperasionalkan komputer

saja.

D. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan Hasil Laboratorium

Pencatatan dan pelaporan di laboratorium dilakukan agar tercapai tujuan sebagai berikut:

1. Semua hasil kegiatan laboratorium (di dalam dan di luar laboratorium) dapat dicatat serta

dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan

teratur

2. Menunjang pengelolaan laboratorium dengan adanya data yang meliputi keadaan fisik,

tenaga, sarana, dan kegiatan pokok laboratorium yang akurat, tepat waktu, dan mutakhir

secara teratur.

3. Terlaksananya pelaporan data secara teratur di berbagai jenjang administrasi, sesuai

dengan aturan yang berlaku.

4. Data pencatatan dan pelaporan tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam

diagnosa

E. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Pencatatan dan Pelaporan Hasil Laboratorium

Pencatatan dan pelaporan hasil laboratorium dilakukan salah satunya guna menunjang

mutu suatu laboratorium. Diperlukan ketelitian yang lebih guna melakukan pencatatan dan

pelaporan, karena itu terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan

pencatatan dan pelaporan diantaranya:

1. Kesesuaian antara pencatatan dan pelaporan hasil pasien dengan spesimen yang sesuai.

2. Penulisan angka yang digunakan.

Khusus mengenai angka, pada pelaporannya perlu disesuaikan mengenai desimal angka

dan satuan yang digunakan terhadap keperluan pasien maupun terhadap nilai normal.

Bila diperlukan satu angkan bulat, cukup dilaporkan dalam angka bulat tanpa decimal di

belakang koma. Satuan yang digunakan sebaiknya adalah satuan internasional.

3. Pencantuman nilai normal

Pada pelaporan juga perlu dicantumkan nilai normal, yaitu rentang nilai yang dianggap

merupakan hasil pemeriksaan orang-orang normal. Pada pencantuman hasil normal perlu

dicantumkan metode pemeriksaan yang digunakan serta kondisi-kondisi lain yang harus

diinformasikan seperti batas usia dan jenis kelamin. Satuan pelaporan juga harus sama

antara hasil pemeriksaan dengan hasil normal.

4. Pencantuman keterangan yang penting, misalnya bila pemeriksaan dilakukan dua kali

dan sebagainya.

5. Penyampain hasil

Waktu pemeriksaan sangat menentukan manfaat laporan tersebut untuk kepentingan

diagnosis penyakit dan pengobatan pasien, oleh karena itu hasil pemeriksaan perlu

disampaikan secepat mungkin segera setelah pemeriksaan selesai dilaksanakan.

6. Dokumentasi/ arsip

Setiap laboratorium harus mempunyai system dokumentasi yang lengkap. Hasil suatu

kegiatan prncatatan dan pelaporan haruslah berupa dokumentasi yang lengkap, jelas dan

mudah dimengerti serta tidak melupakan efisiensi waktu penyampaian dokumen tersebut

kepada peminta pemeriksa.

7. Perlu pula disediakan buku ekspedisi didalam dan diluar laboratorium. Kasus tertukar

dan hilangnya specimen dapat terjadi baik dalam transportasi didalam maupun diluar

laboratorium, sehingga hal ini harus dihindarkan.

 BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk

tulisan diatas kertas, file computer, dan lain-lain dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan

suara ( Mubarak, 2012). Pencatatan kegiatan laboratorium dilakukan sesuai dengan jenis

kegiatannya. Ada lima jenis pencatatan, yaitu:

1. Pencatatan kegiatan pelayanan

2. Pencatatan keuangan

3. Pencatatan logistic

4. Pencatatan kepegawaian

5. Pencatatan kegiatan lainnya, seperti pemantapan mutu internal, keamanan

laboratorium dan lain lain.

Laporan adalah keterangan yang disampaikan kepada tingkat lain dari pelayanan

kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat menajemen penting yang mempengaruhi

tindakan selanjutnya (McMahon dkk, 1999).

Pelaporan kegiatan pelayanan labortorium terdiri dari:

1. Laporan kegiatan rutin harian/bulanan/triwulan/tahunan

2. Laporan khusus (misalnya KLB, NAPZA, HIV, dll.)

3. Laporan hasil pemeriksaan