ANALISIS SISTEM

DEFINISI ANALISIS SISTEM

 Kegiatan analisis sistem adalah kegiatan utk melihat

sistem yg sudah berjalan, melihat bagian mana yg bagus
dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan
kebutuhan yg akan dipenuhi dalam sistem yg baru.

 Pada banyak proyek sistem informasi, proses analisis dan

desain sistem sering kali berjalan bersama-sama.
 TEKNIK PENGUMPULAN DATA

 Hal pertama yg dilakukan dalam analisis sistem adalah

melakukan pengumpulan data. Ada beberapa teknik
pengumpulan data :
 Teknik wawancara
 Teknik Observasi
 Teknik kuisioner
Teknik Wawancara

 Pengumpulan data menggunakan teknik

wawancara mempunyai beberapa keuntungan
yaitu :
 Lebih mudah menggali bagian sistem mana yg dianggap baik dan
bagian mana yg dianggap kurang baik.
 Jika ada bagian tertentu yg akan digali lebih dalam bisa langsung
ditanyakan ke narasumber
 Dapat menggali kebutuhan user secara bebas
 User dapat mengungkapkan kebutuhan secara lebih bebas.
 Kelemahan teknik wawancara :
 Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat
mengungkapkan kebutuhannya.
 Pertanyaan dpt menjadi tdk terarah, terlalu fokus pada bagian
tertentu dan mengabaikan bagian lain.
Teknik Observasi

 Keuntungan teknik observasi :

 Analis dapat melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan.
 Mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibandingkan
dengan teknik lainnya.
 Kelemahan teknik observasi :
 Membutuhkan waktu yg cukup lama, jika observasi waktunya
terbatas maka gambaran sistem secara keseluruhan akan sulit
untuk diperoleh.
 Orang-orang yg sedang diamati biasanya perilakunya akan
berbeda dengan perilaku sehari-hari.
 Dapat mengganggu pekerjaan orang-orang pada bagian yg
sedang diamati.
Teknik Kuisioner

 Keuntungan Teknik Kuisioner :

 Hasilnya lebih objektif, karena kuisioner dapat dilakukan pada
banyak orang sekaligus.
 Waktunya lebih singkat.
 Kelemahan Kuisioner :
 Responden cenderung malas utk mengisi kuisioner
 Sulit untuk membuat pertanyaan yg singkat, jelas, dan mudah
dipahami.
Jenis Kebutuhan

 Kebutuhan (requirement) yg dikumpulkan dengan

menggunakan wawancara, observasi, kuisioner atau
gabungan dari ketiga hal tersebut dapat dikelompokan
menjadi beberapa kategori sebagai berikut :
1. Functional Requirement adalah kebutuhan yg terkait dg
fungsi produk, mis. Sistem informasi hrs mencetak laporan,
sistem informasi harus menampilkan grafik dan lain-lain.
2. Development Requirement adalah kebutuhan yg terkait
tool utk pengembangan sistem informasi baik perangkat keras
maupun perangkat lunak. mis. Sistem informasi yg
dikembangkan dg menggunakan alat bantu Eclipse utk
pengembangan dan starUML utk pemodelan.
3. Performance Requirement adalah kebutuhan yg terkait
dg ukuran kualitas maupun kuantitas, khususnya terkait dg
kecematan, skalabilitas dan kapasitas. Mis. Sistem informasi
tersebut hrs mampu diakses oleh minimal 1000 orang pd
waktu yg bersamaan.
4. Dokumentation Requiremet adalah kebutuhan yg terkait
dg dokumen apa saja yg akan disertakan pada produk akhir
5. Support Requirement adalah kebutuhan yg terkait
dukungan yg diberikan setelah sistem informasi digunakan.
Dukungan teknis tersebut misalnya adanya pelatihan bagi
calon pengguna.
6. Miscellaneous Requirement Kebutuhan ini adalah
kebutuhan-kebutuhan tambahan lainnya yg belum tercakup
pada beberapa kategori kebutuhan yg telah terdefinisi diatas.
Langkah-langkah Dalam Analisis
Sistem

 Identify
Yaitu mengidentifikasi masalah
 Understand
Memahami kerja dari sistem yang ada
 Analize
Yaitu menganalisis sistem
 Report
Membuat laporan hasil analisis
1. Mengidentifikasi Masalah

 Mengidentifikasi penyebab masalah

 Mengidentifikasi titik keputusan.
 Mengidentifikasi personel-personel kunci.
2. Memahami Kerja Sistem

 Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci

bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari dari
sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara
melakukan penelitian.

 Langkah kedua dari tahap analisis sistem ini terdiri

dari beberapa tugas yang harus dkerjakan :
 Menentukan jenis penelitian
 Merencanakan jadwal penelitian (mengatur jadwal
wawancara, jadwal observasi,jadwal pengambilan
sampel)
 Membuat penugasan penelitian
 Membuat agenda wawancara
 Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analisis Sistem
 Langkah ini diperoleh dari hasil penelitian yang telah
dilakukan.
 Menganalisis kelemahan sistem
-Menganalisis distribusi pekerjaan
-Menganalisis pengukuran pekerjaan
-Menganalisis keandalan
-Menganalisis dokumen
-Menganalisis laporan
-Menganalisis teknologi
 Menganalisis kebutuhan informasi
pemakai/manajemen
4. Membuat Laporan Hasil Analisis
Sistem

 Setelah proses analisis sistem selesai dilakukan, tugas

berikutnya dari analisis sistem dan timnya adalah membuat
laporan. Laporan ini diserahkan kepada steering committe
(komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang
nantinya akan diteruskan ke manajemen.
ANALISA KELEMAHAN SISTEM
YANG LAMA
Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau
dipertahankan ?

 Pegawai perpustakaan Universitas X telah lama mengeluhkan

beban yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di
perpustakaan memerlukan sistem katalog yang memudahkan
pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga
mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam atau
mengembalikan buku. Di akhir semester, laporan tahunan
menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun
penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti ,
apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum
dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama
terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa ?
Rekayasa Perangkat Lunak

 Ada dua jenis produk perangkat lunak :

 Produk generik, produk yang dibuat dan ditentukan
fungsionalitasnya oleh P.L.
 Produk pesanan (custom product) perangkat lunak yang dibuat
atas pesanan klien
Identifikasi Masalah
 Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab :
 Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi ?
 Apa penyebab masalah tersebut ?
 Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem ?
Identifikasi Masalah (2)
 Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang
dihadapi pengguna
 Untuk itu analis bekerjasama dengan pemakai untuk
mendapatkan permasalahan secara kasar.
Langkah-langkah Identifikasi masalah :
 Mendefinisikan batasan dan sasaran
 Mengidentifikasikan masalah yang dihadapi pemakai
 Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan
 Mengidentifikasi pengguna akhir
 Memilih prioritas penanganan masalah
 Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar
 Membuat laporan hasil pendefinisian masalah
Sasaran dan Batasan Sistem
 Sasaran sistem adalah peningkatan kinerja, peningkatan
efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan
aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan
terhadap pelanggan
 Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi aplikasi,
misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan
sistem dan siapa yang tidak
Masalah Dalam sistem
 Masalah : kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran
sistem bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau
perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi
tidak efektif atau sistem informasi tidak aman. Biasanya masalah
dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya :
 Apakah sistem ini dapat meningkatkan kinerja ?
 Apakah sistem dapat menurunkan biaya ?
 Apakah sistem bisa meningkatkan keamanan ?
 Apakah sistem bisa menurunkan pemborosan ?
 Apakah sistem bisa meningkatkan penjualan ?
 Apakah sistem bisa meningkatkan pelayanan ?
Analisis PEICES
 Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi,
efisiensi dan pelayanan pelanggan.
 Analisa PIECES (Performance, Information, economy, control,
eficiency dan services)
 Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama.
Hal ini penting karena biasanya muncul di permukaan bukan
masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
Analisis Kerja
 Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan
tidak mencapai sasaran.
 Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.
 Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan
selama jangka waktu tertentu.
 Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume
pekerjaan, pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan
 Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu
transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi
tersebut.
Analisis Informasi
 Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir.
 Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi
peluang dan menangani masalah yang muncul.
 Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi , tidak dengan
menambah jumlah informasi , karena terlalu banyak informasi
malah akan menimbulkan masalah baru
Analisis Informasi

 Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi :

 Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang
sekarang.
 Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun
situasi sekarang.
 Kurangnya informasi yang tepat waktu.
 Terlalu banyak informasi
 Informasi tidak akurat
Analisis Informasi
 Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau
kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output
sistem, analisis data, meneliti data yang tersimpan dalam sebuah
sistem.
 Permasalahan meliputi :
 Data yang berlebihan . Data yang sama ditangkap dan/atau
disimpan di banyak tempat.
 Kekakuan data. Data yang ditangkap dan disimpan , tetapi
diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan
pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.
Analisis Ekonomi
 Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum
bagi suatu proyek.
 Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah
 Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah
biaya
 Hal-hal yang perlu diperhatikan :
 Biaya
 Biaya tidak diketahui
 Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
 Biaya terlalu tinggi
 Keuntungan
 Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi
 Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
 Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
Analisis Keamanan
 Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika
ditemukan kinerja yang di bawah standar.
 Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem,
mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin
keamanan data, informasi dan persyaratan.
Analisis Keamanan
 Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
 Keamanan atau kontrol yang lemah
 Input data tidak diedit dengan cukup
 Kejahatan (mis: penggelapan atau pencurian) terhadap data
 Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya data atau
informasi diakses orang yang tidak berwenang
 Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau
database-database yang berbeda
 Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data
 Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin atau P.L)
 Terjadi error saat membuat keputusan
 Kontrol atau keamanan berlebihan
 Prosedur birokratis memperlamban sistem
 Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau
karyawan
 Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
Analsis Efisiensi
 Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-
banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.
 Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan
tidak efisien :
 Banyak waktu terbuang pada aktifitas sumber dayamanusia,
mesin atau komputer
 Data diinput atau disalain secara berlebihan
 Data diproses secara berlebihan
 Informasi dihasilkan secara berlebihan
 Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
 Materi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Layanan
 Beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa
dikatakan buruk:
 Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
 Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
 Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya
 Sistem tidak mudah dipelajari
 Sistem tidak mudah digunakan
 Sistem canggung untuk digunakan
 Sistem tidak fleksibel
STUDI KASUS
 Berikut ini hasil analisis PIECES yang dilakukan pada
sistem informasi penggajian pada perusahaan X
Analisis Kinerja (Performance)
 Kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran
segera tercapai.
 Kinerka diukur dari jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap
(response time) dari suatu sistem.
 Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan
waktu tanggap yang memadai untuk kebutuan manajemen pada perusahaan
X
 Kelemahan :
 Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang
bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang
gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan
memperlambat kinerja proses.
 Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji
harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya,
sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap
Analisis Informasi (Information)
 Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di
dalam pengambilan keputusan.
 Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting. Karena
dengan informasi , pihak manajemen akan merencanakan
langkah selanjutnya.
 Kelemahan :
 Tidak adanya slip gaji membuat pegawai tidak mengetahui
informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan
Analsis Ekonomi
 Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan
didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan
 Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan
meningkatkan keuntungan perusahaan.
 Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan
perawatan.
 Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi
dan keputusan yang dihasilkan.
 Kelemahan :
 Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem
penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka
harus membeli P.L untuk aplikasi tersebut dengan harga yang
mahal
Analsis Keamanan (Security)
 Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan
data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data.
Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan
data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi
password pada form aplikasi dan database
 Kelemahan
 Keamanan aplikasi sistem penggajian pada perusahaan X
belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilibatkan pihak lain.
Analisis Efisiensi (Eficiency)
 Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna
meminimalkan pemborosan.
 Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian
secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi
manusia, informasi, waktu, ruang, uang, peralatan, dan
keterlambatan pengolahan data
 Kelemahan :
 Apabila bendahara gaji Perusahaan X yang mengurusi sistem
penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan,
proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti
yang mengurusi sistem penggajian tersebut
Analsis Layanan (Service)
 Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik.
Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan
memberikan :
 Akurasi dalam pengolahan data
 Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya
serta kehandalan dalam menangani pengecualian
 Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal
 Sistem mudah pakai
 Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan sasaran
 Kelemahan :
 Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui
rekening bank, tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga
memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.
RANGKUMAN
 Analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana
mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama.
Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara
analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis ke
dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja (performance),
informasi (information), ekonomi (economy), kontrol (control),
efisiensi (eficiency), dan keamanan (security)
 Hasil analisa PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang
menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus
dibuat pada sistem yang akan dikembangkan