MANUAL
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Gestão de eventos
GESTÃO DE EVENTOS
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CONTEÚDO DO MANUAL
Este manual está dividido nas seguintes secções e subsecções:
Página
1 Introdução
1.1 Conteúdo da secção 5
1.2 A gestão de eventos 5
2 Planos do evento
2.1 Conteúdo da secção 6
2.2 Planos do projecto do evento 6
2.3 Planos operacionais 7
2.4 Planos de saúde e segurança 8
2.5 Planos de emergência 11
4 Implementação de planos
4.1 Conteúdo da secção 13
4.2 Cumprimento dos requisitos organizacionais e dos clientes 13
4.3 Definição de requisitos 14
4.4. Trabalhar de acordo com o plano final 16
4.5 Normas industriais/Códigos de conduta 18
6 Manutenção da qualidade
6.1 Conteúdo da secção 22
6.2 Monitorização da qualidade 23
6.3 Gestão da qualidade 24
6.4. Criação de uma base de registos 25
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7 Resposta a emergências
7.1 Conteúdo da secção 26
7.2 Como reconhecer uma emergência 26
7.3 Coordenação da resposta inicial 28
7.4 Transmissão do controlo 31
8 Bibliografia adicional 32
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1. INTRODUÇÃO
De modo a permitir que o evento seja gerido de forma eficiente, é necessário dispor de
planos individualizados para cobrir os seus diferentes aspectos. Estes constituem
frequentemente subsecções do Plano principal do evento e abrangem todos os aspectos
planeados e as medidas a serem tomadas em caso de ocorrência de situações imprevistas que
possam colocar em risco o êxito do mesmo. Além de ter um plano a seguir, é essencial que
os funcionários conheçam o conteúdo do plano, o local onde pode ser consultado, se
necessário, e a forma de o utilizar. No caso de eventos de grande dimensão, é provável que
se proceda à criação de um Gabinete do evento onde podem ser obtidas todas as informações
necessárias.
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2. PLANOS DO EVENTO
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Encerramento do evento
12.00 Assistente do organizador Dar apoio no balcão de inscrições e recolher os formulários de
avaliação preenchidos pelos delegados.
12.30 Organizador Agradecer aos oradores e encerrar a sala de conferências.
12.30 Assistente do organizador Encerrar o balcão de inscrições e arrumar todos os artigos para
remoção posterior.
13.00 Organizador/Funcionários Percorrer as instalações e verificar se tudo foi retirado.
do local do evento
13.30 Abandonar o local do evento.
Figura 1 – Exemplo de um plano operacional
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Título da
conferência
As actividades e operações que fazem parte do evento são avaliadas em termos do nível de
risco que apresentam: elevado, moderado ou baixo. Deverão ser tomadas medidas no sentido
de minimizar todos os riscos identificados e os riscos de nível elevado e moderado deverão
ser incluídos no plano de saúde e segurança, a par de medidas a serem tomadas para que as
tarefas sejam desempenhadas de forma segura.
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2.4.1 Participantes
Ao garantir que as potenciais situações de perigo são detectadas e registadas e que são
tomadas medidas no sentido de minimizar os riscos para os participantes em eventos, é
possível efectuar um planeamento da saúde e segurança destes. Por exemplo, o organizador
de um evento público de grande dimensão pode contratar assistentes para apoiar no controlo
de multidões de forma a que, numa situação de pânico, seja possível evitar acidentes
resultantes de quedas e atropelamento de pessoas em zonas sobrelotadas. Em eventos
realizados em locais fechados, o organizador deverá percorrer todo o local do evento,
seguindo a direcção do fluxo de participantes, para detectar potenciais riscos ao longo do
percurso, nomeadamente fios eléctricos soltos, obstruções, mobiliário danificado ou
equipamentos avariados. Depois de detectados eventuais riscos, podem então tomar-se
medidas adequadas para o minimizar.
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Evento de desportos Acidentes provocados por veículos Distribuir vestuário de alta visibilidade.
motorizados
Figura 3 – Exemplos de riscos que devem constar do Plano de saúde e segurança
2.4.3 Fornecedores
Embora normalmente os fornecedores sejam geralmente
contratados pela sua experiência e conhecimentos
especializados, a sua saúde e segurança no evento é da
responsabilidade do organizador e, por consequência, este tem
de se certificar de que o ambiente em que eles trabalham não
envolve outros riscos para além dos que são inerentes à natureza
das tarefas que foram contratados para realizar.
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toda a documentação relevante. Dado que este Gabinete funcionará como o "núcleo central"
do evento, ele deverá obrigatoriamente ser mantido limpo e organizado de modo a permitir
um acesso rápido e simples a todo o material de referência necessário, nomeadamente o
plano do evento.
4. IMPLEMENTAÇÃO DE PLANOS
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4.3.1 Qualidade
É essencial definir o nível de qualidade de todos os aspectos do evento. A qualidade diz
respeito ao tipo de equipamento e de materiais utilizados e ao nível de prestação de serviços
oferecida pelo organizador, que engloba, por exemplo, o nível dos funcionários, prazos e
nível de qualidade dos serviços prestados pelo local do evento, nomeadamente a qualidade
das refeições e dos serviços prestados. A qualidade dos produtos e serviços pode basear-se
em normas como a ISO 9000, que é explicada mais adiante de forma detalhada.
4.3.2 Quantidades
Todas as partes envolvidas no evento têm de chegar a acordo quanto às quantidades, isto é:
número de funcionários disponibilizados pelo organizador do evento; número de
funcionários disponibilizados pelo local onde este se irá realizar; quantidade de produtos
necessários, etc. Um cliente que contrate, por exemplo, a organização de uma conferência
poderá indicar o número de delegados que irão participar ou o número de quartos
necessários para alojar os participantes.
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Esta reunião permitirá ao organizador apresentar o plano de forma mais detalhada e ainda
levantar, discutir e acordar sobre quaisquer questões pendentes, proporcionando uma
oportunidade para receber feedback e recomendações antes de redigir o plano final.
Obviamente que nem sempre é necessário realizar uma reunião para realizar esta tarefa -
isso dependerá da dimensão e natureza do evento. Poderá ser suficiente enviar por correio
uma versão provisória do plano e receber o feedback verbalmente ou por escrito.
Depois de se chegar a acordo sobre todas as questões pertinentes e de se obter, da parte de
todos os interessados, a aprovação relativa à forma de gestão do evento, poderá proceder-se
à elaboração do plano final e ao posterior envio do mesmo a todas as pessoas envolvidas no
processo, para que todos saibam qual a natureza exacta da sua contribuição e de que modo
está relacionada com a contribuição dos restantes participantes.
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Seja qual for o método escolhido, é fundamental que os canais de comunicação permaneçam
sempre abertos, de modo a que a implementação das alterações provoque o mínimo de
perturbação a nível dos restantes aspectos do evento e as dúvidas possam ser esclarecidas
sem demora.
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produtivo. Contudo, eles não se limitam apenas a ser um requisito organizacional, já que são
essenciais para cumprir os requisitos legais.
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as suas obrigações nesta questão, por exemplo, não utilizando o equipamento de segurança
que lhe foi distribuído, poderá estar sujeito a um processo disciplinar.
Ao criar e manter uma base de registos adequada, a organização pode provar que todos os
procedimentos correctos tinham sido implementados e que o acidente não ocorreu por
negligência da sua parte.
6. MANUTENÇÃO DA QUALIDADE
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Ao lidar com todos os fornecedores, o nível de qualidade terá de ser previamente definido
por meio da assinatura de um contrato ou de um acordo de prestação de serviços. Nesse
caso, é da responsabilidade do organizador verificar e certificar-se de que os serviços
prestados cumpriram o nível de qualidade contratado.
É, por isso, importante que sejam tomadas medidas correctivas, logo que sejam identificadas
e comunicadas situações em que a qualidade não corresponde ao nível exigido. Se estas
medidas não forem tomadas, os organizadores poderão estar a infringir o contrato que
celebraram com o cliente. Da mesma forma, um fornecedor de serviços que não cumpra as
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Ocasionalmente, poderão surgir situações que não tenham sido previstas no plano e que
impliquem a rápida adopção de medidas no sentido de assegurar que a qualidade dos
serviços prestados não é afectada. Por exemplo, suponhamos que numa conferência foi
planeado servir uma refeição quente e que a sessão anterior à pausa para almoço excede o
tempo previsto em 30 minutos. Se os organizadores efectuarem uma monitorização eficaz e
constante do progresso da conferência, estarão conscientes de que irá haver um atraso e
poderão informar os responsáveis pelo serviço de catering, de forma a que a refeição seja
mantida quente até que inicie a pausa para almoço. Ou seja, apesar do atraso, a refeição não
deixará de ser servida quente aos delegados e estes ficarão satisfeitos com a qualidade do
serviço prestado.
7. RESPOSTA A EMERGÊNCIAS
O presente manual aborda a questão da implementação deste plano.
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Caso o evento tenha lugar num edifício, é fundamental que o responsável pelas questões de
emergência das instalações esteja presente no briefing, de forma a prestar esclarecimentos
sobre quaisquer questões relativas às instalações como, por exemplo, a localização das
saídas de emergência, os pontos de encontro, etc.
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ataque cardíaco pode estar em perigo de morte e o mínimo atraso na chegada de um médico
pode resultar na perda de uma vida.
Consoante o tipo de emergência, poderá ser necessário avisar também os ocupantes dos
edifícios circundantes que possam ser afectados, caso a situação se agrave. Isto aplica-se
também a quadros de electricidade, depósitos de água e de gás (por exemplo, no caso de
ocorrência de uma explosão que possa provocar uma fuga de gás).
Caso exista algum procedimento que não seja claro, é fundamental que as dúvidas sejam
esclarecidas o mais depressa possível, embora todas as dúvidas devessem ter sido
esclarecidas antes do início do evento, durante o planeamento de emergência. Usando o
exemplo do ponto anterior – o colapso das estruturas – e supondo que você desconhecia a
localização exacta das saídas de emergência (situadas longe do local onde ocorreu o
desabamento), seria necessário perguntar aos responsáveis do local do evento, para que a
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informação pudesse ser transmitida aos funcionários do evento e para que os participantes
pudessem ser conduzidos em segurança até às mesmas.
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Logo que os serviços de urgência cheguem ao local do evento, devem ser encaminhados
para o local onde ocorreu a emergência, devendo ser-lhe prestados todos os pormenores
sobre o momento e a forma como a emergência teve início (caso seja conhecida), e quais as
medidas que foram tomadas e como é que a situação evoluiu até à chegada das autoridades.
A informação deve ser transmitida de forma completa e rigorosa, sem quaisquer omissões,
de forma a que as autoridades possam assumir o controlo e resolver a situação o mais
rapidamente possível.
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