Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk
membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling
rendah.Atau suatu system logistic dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk
menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi
material/produk yang disimpan dalam gudang sehingga informasi tersebut selalu up-to-
date dan mudah diakses oleh siapapun
Penggolongan Gudang
Gudang adalah suatu ruangan tidak bergerak yang dapat di tutup dengan tujuan tidak
untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat penyimpanan
barang-barang perniagaan. Ruang penyimpanan atau gudang dapat digolongkan ke dalam
jenis-jenis sebagai berikut:
1. Gudang terbuka
Gudang terbuka terdiri dari:
a. Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya
hanya diratakan tanpa perkerasan. Menurut perhitungan cara penyimpanan ini tidak memakan
biaya terlalu besar dalam penggunaan dan pemeliharaannya tetapi tempat seperti ini hanya
dapat dipergunakan untuk barang-barang yang tidak terpengaruh oleh cuaca atau hanya
merupakan penyimpanan sementara saja.
b. Gudang terbuka diolah, yaitu suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras
atau dipersiapkan dengan melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan
pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang dengan efisien..
2. Gudang semi tertutup atau lumbung
Jenis gudang semi tertutup atau lumbung merupakan suaatu kombinasi antara penyimpanan
terbuka dan penyimpanan dalam gudang. Bangunan ini memberikan lebih banyak
perlindungan kepada barang-barang daripada penyimpanan terbuka, hanya masih kurang
dibanding dengan penyimpanan tertutup dan penyimpanam dalam gudang.
3. Gudang tertutup
Gudang tertutup merupakan suatu runag penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding
samping dan dinding ujung. Gudang tertutup yang serba guna sifatnya dapat berwujud
bangunan bertingkat satu atau lebih.
Ditinjau dari segi tipe atau jenis bahan/barang yang disimpan, gudang tertutup dapat
digolongkan ke dalam beberapa jenis bentuk yaitu:
a. Gudang transit
Biasanya terdiri dari lumbung-lumbung beratap yang disediakan di samping atau langsung
berbatasan dengan fasilitas-fasilitas pelabuhan untuk melindungi persediaan-persediaan
barang terhadap cuaca dalam proses pemuatan dan pembongkaran.
b. Gudang serba guna
Gudang-gudang serba guna dapat berwujud bangunan-bangunan bertingkat banyak terutama
tergantung dari pembatasan-pembatasan ruang dasar pada instansi penyimpanan khusus.
c. Gudang kedap udara
Pengendapan udara merupakan cara yang paling kuat untuk menyimpan segala macam
barang supaya tahan lama dan daya gunanya semakin meningkat.
d. Gudang pendingin (dengan pengaturan kondisi udara)
Gudang pendingin dibangun dengan atap yang berdinding samping dan dinding ujung yang
digunakan untuk menyimpan barang-barang yang mudah rusak. Gudang ini biasanya terbagi
dalam dua ruangan yang berbeda yaitu kamar sejuk dan kamar beku.
e. Tangki kering
Tangki kering digunakan untuk menyimpan barang atau alat yang membutuhkan jangka
waktu lama atau barang-barang yang akan digunakan beberapa tahun kemudian setelah
tanggal penyimpanannya.
f. Gudang penyimpanan tahan api (panas)
Tempat ini digunakan untuk menyimpan bahan-bahan yang sangat mudah menyala, seperti:
cat, dan jenis-jenis minyak.
g. Dangau orang Eskimo (Igloo)
Dangau orang Eskimo adalah sejenis gudang mesiu yang biasanya dibuat dari tembok beton
dengan atap berbentuk kubah yang ditimbun tanah. Di dalam dangau-dangau terdapat alat-
alat ventilasi yang baik meskipun tidak diatur dengan alat-alat pengatur suhu
(pemanas/pendingin).
Fungsi Gudang
a. (Receiving)
b. (Put away)
Penyimpanan barang pada tempatnya, pada rack yang sesuai dengan jenis barangnya
masing-masing.
c. (Storage)
Penyimpanan barang sampai barang iti diambil lagi dari rack masing-masing dan
siap untuk di kemas.
d. (Packing)
Proses pemilihan barang sesuai dengan keinginan konsumen, atau proses pemilihan
barang sesai alamat yang dituju.
f. (Delivery)
Proses pengiriman barang yang telah dituju dengan menggunakan alat angkut seperti
mobil, truck, motor, dan lain-lain.
Administrasi Penggudangan
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan
penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar.
Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan
pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat
dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti
pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di
gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap
organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan
penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam
setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan
pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu
dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat
pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan
dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan
penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu
Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing
buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Buku penerimaan Gudang
Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi
logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah
total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan
pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan
pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat
diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan
Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur,
kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian).
Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk)
sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom
nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu Persediaan.
penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan logistik.
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi
logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan
pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah
persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa
surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi
nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor
kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku
pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini
dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
3. Kartu Persediaan/stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan
jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun
informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti
pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah
sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam
bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu
gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang
tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan
logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.
4. Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit
kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang
ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan
beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian,
bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5. Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat
bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah
tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan
barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang
berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut
untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai
kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan sah
apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima
barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali
lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja,
terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi
menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.
Perawatan Logistik dalam Gudang
Agar logistik di dalam gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga
logistik yang siap pakai maka perlu dan penting dilakukan kegiatan perawatan barang di
dalam gudang secara benar. Ada beberapa hal yang penting diperhatikan sehubungan dengan
kegiatan perawatan barang dalam gudang antara lain:
a. Cek barang-barang (logistik) dan laksanakan program kebersihan gudang secara periodik.
b. Jaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan masuknya butir-butir
kecil air hujan melalui jendela/ventilasi.
c. Hindarkan penempatan barang yang bisa mempengaruhi dan menyebabkan penurunan
kualitas ataupun kerusakan pada barang yang lain.
d. Cek instalasi listrik di ruang gudang secara periodik.
e. Gunakan dan implementasikan metode FIFO (First In First Out) dalam pengeluaran logistik
untuk menghindari kadaluwarsa dan rusaknya barang saat dibutuhkan.
f. Sediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipatif adanya bahaya kebakaran.
g. Atur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan bagi petugas
gudang maupun merusak barang.
h. Beri alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembaban.
i. Tempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang ringan dan atau kecil
di bagian atas.
j. Tempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun terkunci untuk barang-barang kecil yang
sejenis atau mudah dicari.
DAFTAR PUSTAKA
Subagya M.S. 1990, Manajemen Logistik, Cetakan ke-2, Penerbit CV Haji Masagung, Jakarta.
Dwiantara, Lucas dan Rumsari Hadi Sumarto. 2004, Manajemen Logistik, Penerbit PT Grasindo,
Jakarta.