JAÉN

ISPP VICTOR ANDRES BELAUNDE CONSULTORA DE NEGOCIOS SRL

DIPLOMADO

GERENCIA ESTRATEGICA DE
EMPRESAS PRODUCTIVAS
 MODULO III:
EL
CUADRO
DE MANDO INTEGRAL –
BALANCE SCORD-CARD

Econ. Paul Quiroz

1.- Información

Quizá estemos hablando de una Materia prima que por sus

características resulta difícil de abordar, pero en el marco de
actuación y de divulgación en el que pretendemos movernos,
resulta muy interesante destacar su interés dentro del
proceso de toma de decisiones que a lo largo de estos
epígrafes el lector podrá juzgar...

La empresa - desde una perspectiva meramente global-

constituye un conjunto de vinculaciones más o menos
establecidas y de recursos compartidos con un fin común.
Asimismo, podríamos señalar que se la empresa en sí
representa un conjunto de subsistemas de información,
claramente definidos y normalizados.

Toda empresa tiene DATOS, lo comprometido es su

conversión en INFORMACIÓN.
Necesidad de información
Sirve para tomar decisiones de cualquier tipo.

Existen una serie de aspectos que no debemos perder de vista

por ahora:

Las empresas comienzan a integrar la llamada "Sociedad de la

Información".

La cantidad de información aumenta, surgiendo serias dudas en
cuanto a calidad.

El intercambio de información importante a través de la red sigue
siendo utópico más que real.

Una falta de normalización evidente, lo que implica un problema
de comparabilidad.

Falta de entendimiento entre los que producen la información y
los que la utilizan para la toma de decisiones.
Necesidad de información
En la gestión cotidiana, los responsables se enfrentan a numerosas
dificultades y, para solucionarlos, necesitan el auxilio de numerosos
elementos entre los que pueden destacarse una serie de datos,
informes, gráficos, tablas, etc... que constituirán lo que de ahora en
adelante denominaremos información para Dirección.

Por este motivo, resulta crucial llevar a cabo una análisis FODA
establecer prioridades en cuanto a los objetivos perseguidos y, lo que
parece más relevante, llevar a cabo un control eficaz.

El entorno tecnológico de la organización actual se ha transformado

severamente. Van generándose una serie de retos a los que debe
hacer frente:

Van aumentando en cantidad y calidad las tecnologías de la

información.

Debe considerarse una adaptación permanente a dichas tecnologías.

l Controller ha de erigirse en el coordinador -dentro de la empresa- de
dichas tecnologías.
Necesidad de información

Debemos tener presente que uno de los

objetivos de la contabilidad de Gestión es
proporcionar información a los diferentes
responsables para reforzar sus tareas de
Planificación y Control.
Tipos de información

Podemos obtener información de naturaleza

interna y externa, y cada una de éstas a su
vez enfocarla desde una perspectiva
operativa y estratégica
Funciones Directivas
|
Ante las carencias -cada vez menos pronunciadas- del
estamento directivo empresarial, correspondería advertir de
una necesidad de mayor comunicación, una mayor
descentralización en la toma de decisiones, flexibilización de
relaciones con todos los subordinados, ampliar y compartir el
ámbito del control, etc....

....y todos estos aspectos podrían subsanarse con una mayor

motivación, mayor índice de relaciones interdepartamentales,
espíritu de equipo, etc... y podríamos afirmar que la
información utilizada sería más fluida, comprensible y
asequible.
Requisitos de la información para
Dirección
¿Todo vale? ¿Le sirve cualquier tipo de información?...

El hecho de que la información empleada sea útil reside en

numerosos aspectos como son las propias peculiaridades del
usuario, es decir, conocimiento y experiencia.

Lo que parece compresible es que el responsable que deba

tomar una decisión, lo hará en la medida que comprenda la
información con la que cuenta... el objetivo esencial al que
debe responder la información empresarial se centra en el
suministro de datos con la suficiente garantía como para
que se considere válida a todos los efectos en el proceso
de toma de decisiones.
Requisitos de la información para
Dirección
2. Controller

Desde una perspectiva de organización y de distribución, el
Controller comienza a jugar un papel fundamental en la
empresa, se comienza a vislumbrar como un verdadero
catalizador, es al fin y al cabo un agente de cambio.

El Controller ha de llevar a cabo funciones similares a las de

Dirección, pero en un ámbito mucho más específico, es decir, la
información y el entorno.

En resumen, debe tratar de planificar y controlar todos los

aspectos que tienen que ver, básicamente, con la obtención,
proceso y distribución de la información, tanto a nivel interno
como externo, con la que los diferentes responsables deben de
llevar a cabo su gestión. Es por esta razón, fundamentalmente,
por la que consideramos que el término que mejor se adapta a
los cometidos básicos del Controller es el de Director de
información.
Principales funciones del Controller:

...Coordinación y control de la información y de sus sistemas de
obtención, distribución y supervisión.

... Valoración de los costes que puedan carecer de significatividad
habitual: de regulación de las disfunciones de los procesos, previsionales
debido a acciones de mejora en la empresa, subeficacia, etc.

... Asistencia en la elaboración de los planes de acción, así como
estimular a los máximos responsables a que lleven a cabo un
seguimiento del mismo.

... Ha de ser quien infunda confianza en la plantilla, favoreciendo el clima
laboral.

... Debe ser conocedor de todas las interrelaciones entre departamentos
y áreas de la empresa, con el objeto de poder destinar en cada momento
y a la persona correcta, la información que realmente necesiten.

... Controlar de manera integral las magnitudes esenciales de la marcha
del negocio, facilitando el proceso de toma de decisiones de la Dirección
general.

... Será responsable de comunicar a cada responsable el adecuado
funcionamiento del Cuadro de mando, facilitándoles cuantas cuestiones
precisen para educarles en su uso.
Director Financiero Vs Controller
DIRECTOR FINANCIERO CONTROLLER

• Planificación FINANCIERA • Coordinación del presupuesto.

• Impuestos • Control y distribución de la
• Relaciones bancarias información.
• Tesorería • Supervisión en los procesos de
• Créditos y cobros planificación.
• Seguros • Participe en la formación de los
• Supervisión áreas contabilidad y Cuadros de mando.
finanzas • Control del entorno y de las nuevas
• Optimización de costos financieros. tecnologías de información y
comunicación.
• Seguimiento y análisis de la
rentabilidad
• Diseño de los sistemas de
información.
• Control de las inversiones.
3. Características fundamentales de
los Cuadros de mando

La naturaleza de las informaciones recogidas en
él, dando cierto privilegio a las secciones
operativas, (ventas, etc.) para poder informar a las
secciones de carácter financiero, siendo éstas
últimas el producto resultante de las demás.

La rapidez de ascenso de la información entre los
distintos niveles de responsabilidad.

La selección de los indicadores necesarios para la
toma de decisiones, sobre todo en el menor
número posible.
Tipos de Cuadro de mando

A la hora de disponer una relación de Cuadros de mando,

muchos son los criterios que se pueden entremezclar, siendo
los que a continuación describimos, los más indicativos, a
nuestro juicio, para clasificar tales herramientas de apoyo a la
toma de decisiones.

El horizonte temporal

Los niveles de responsabilidad y/o delegación

Las áreas o departamentos específicos

Otras clasificaciones:
*La situación económica.
* Los sectores económicos.
* Otros sistemas de información
Información y fluidez

Lo verdaderamente importante es conocer bien las fuentes de información,

elegir bien la información en cada caso, y sobre todo hacer uso de la
necesaria considerando la serie de características que debía cumplir ésta, y en
este caso las pautas a seguir son las mismas.

Cada vez consta, con más fuerza, la preocupación de las empresas por contar
con unos sistemas organizados, ágiles y fluidos de comunicación entre
todos los niveles de responsabilidad.

Dicha comunicación se ha de dar a través de los canales que, de acuerdo con

sus rasgos, se establezcan y hagan posible que el personal, por medio del
conocimiento claro de los temas que les afectan, pueda sentirse más
involucrado en sus quehaceres diarios.

En todo nivel, ha de existir un sentimiento de integración, de participación, que

en modo alguno excluya la Dirección jerarquizada. La comunicación interna
en la empresa, como elemento básico en la gestión de los recursos humanos,
plantea una serie de líneas de transmisión de la información, que según la
literatura quedan establecidas en tres fundamentalmente:
4.- Puesta en práctica del Cuadro de
mando
ETAPAS:

1.Análisis de la situación y obtención de información

2.Análisis de la empresa y determinación de las funciones
generales.
3.Estudio de las necesidades según prioridades y nivel
informativo.
4.Señalización de las variables críticas en cada área
funcional.
5.Establecimiento de una correspondencia eficaz y eficiente
entre las variables críticas y las medidas precisas para su
control.
6.Configuración del Cuadro de mando según las
necesidades y la información obtenida.
Esquema general

Las variables más destacables a
controlar en cada situación y nivel de
responsabilidad.

Los indicadores con los que podremos
cuantificar cada una de las variables.

Las desviaciones producidas, cualquiera
que sea el motivo que las ocasione.

Las soluciones a tomar en cada caso, en
la medida de lo posible.
Elaboración del Cuadro de mando
- No deben perderse de vista los objetivos
elementales que se pretenden alcanzar mediante
el Cuadro de mando, ya que sin unos fines a
alcanzar, difícilmente se puede entender la creación
de ciertos informes. Entre dichos objetivos podemos
considerar que:
- Ha de ser un medio informativo destacable.
Sobre todo ha de conseguir eliminar en la medida
de lo posible la burocracia informativa en cuanto a
los diferentes informes con los que la empresa
puede contar.
- Debe ser una herramienta de diagnóstico. Se
trata de especificar lo que no funciona
correctamente en la empresa, en definitiva ha de
comportarse como un sistema de alerta.
Elaboración del Cuadro de mando
- En relación a la confrontación entre realizaciones y previsiones, ha
de ponerse de manifiesto su eficacia.

- Debe promover el diálogo entre todos. Mediante la exposición

conjunta de los problemas por parte de los distintos responsables, se
puede avanzar mucho en cuanto a la agilización del proceso de toma
de decisiones. Es preciso que se analicen las causas de las
desviaciones más importantes, proporcionar soluciones y tomar la vía
de acción más adecuada.

- Ha de ser útil a la hora de asignar responsabilidades. Además la

disponibilidad de información adecuada, facilita una comunicación
fluida entre los distintos niveles directivos y el trabajo en grupo que
permite mejorar resultados.

- Ha de ser motivo de cambio y de formación continuada en

cuanto a los comportamientos de los distintos ejecutivos y/o
responsables.
Elaboración del Cuadro de mando

- Por último y como objetivo más importante, esta herramienta

de gestión debe facilitar la toma de decisiones.

Para ello, el modelo debería en todo momento:

- Facilitar el análisis de las causas de las desviaciones. Para

ello se precisaría de una serie de informaciones de carácter
complementario en continuo apoyo al Cuadro de mando,
además de la que pudiera aportarle el Controller, ya que en
muchas ocasiones disfruta de cierta información de carácter
privilegiado que ni siquiera la Dirección conoce.
- Proporcionar los medios para solucionar dichos problemas y
disponer de los medios de acción adecuados.- Saber decidir
como comportarse.
Contenido del Cuadro de mando

En relación a las principales variables a tener en cuenta en la

Dirección General, Direcciones Funcionales y Subdirecciones
Funcionales, ya afirmábamos que no existe una única fórmula para
todas las empresas, sino que para cada tipo de organización
habrá que tomar unas variables determinadas con las que
llevar a cabo la medición de la gestión.

Es importante tener en cuenta que el contenido de cualquier

Cuadro de mando, no se reduce tan sólo a cifras o números, ha de
ser un contenido muy concreto para cada departamento o para
cada responsable. De igual manera, se ha de tener presente que
la información que se maneja en un Cuadro de mando
determinado puede ser válida para otro.

Con respecto a los indicadores, éstos son elementos objetivos

que describen situaciones específicas, y que tratan de medir de
alguna manera las variables propuestas en cada caso. Al analizar
los indicadores necesarios, establecíamos una distinción básica
entre los financieros y los no financieros.
Contenido del Cuadro de mando

El Cuadro de mando se nutre de todo este tipo de indicadores, tiene
en cuenta los aspectos prospectivo y retrospectivo, configurando un
punto de vista global mucho más completo y eficaz. Su función es
conjugar una serie de elementos para suministrar una visión de
conjunto y ofrecer soluciones en cada caso.
No obstante, los indicadores tratados hasta aquí se encargan de
valorar elementos con un carácter cuantificable, pero cada vez más, es
mayor la importancia que van adquiriendo las variables cualitativas,
aunque su desarrollo siga todavía estando por debajo del alcanzado en
los financieros.

De otra parte, sobre la base de la importancia de la creatividad e

imaginación en la confección del Cuadro de mando, en otras
ocasiones será preciso apoyarnos en técnicas que nos ofrezcan una
información determinada para incorporar a esta herramienta.
6.- Presentación

Realizando un resumen de los puntos básicos en relación al contenido del Cuadro

de mando, han de tenerse presentes una serie de aspectos esenciales:

- Se han de establecer los objetivos a controlar y la forma de llevar a cabo

dicho control.

- Deben de diferenciarse claramente cuatro partes en un Cuadro de mando:

las variables a controlar, los indicadores a utilizar, desviaciones a utilizar y,
por último, la imaginación y creatividad a aplicar a la hora de obtener
soluciones.

- Apoyo, en cualquier caso, de anexos gráficos complementarios y/o

comentarios simples y significativos.

- Aplicación de las nuevas tecnologías hipermedia de sistemas de

comunicación, teniendo presente la característica de jerarquía piramidal
existente entre las informaciones que se transmiten entre los distintos
niveles de responsabilidad.

- No perder la perspectiva estratégica que ha de guiar a esta herramienta,

coordinando todos los objetivos a conseguir por la empresa.

- Y tener presente el contenido cualitativo necesario en todo Cuadro de

mando.
Formatos tradicionales
Todos tienen una serie de elementos en común, entre los que
podemos destacar:

La utilización de datos de naturaleza cuantitativa, ya sea en términos

relativos o absolutos.

Un horizonte temporal de carácter mensual fijo. En la mayoría de las
ocasiones el análisis de la información se da únicamente por meses,
no pudiendo disponer de resúmenes de distinta duración.

La comparación entre los objetivos marcados y la gestión
alcanzada, ha sido prácticamente hasta la fecha, la base de análisis
de cada una de las responsabilidades en la empresa.

La utilización de gráficos explicativos y anexos a los Cuadros de
mando, ha sido escasa.

Existe cierta unanimidad en todas las empresas en cuanto a preparar
un gran número de informes que facilitan resúmenes y datos de la
gestión llevada a cabo por los responsables, pero no a dar soluciones
o posibles vías de acción para cada situación.
Formatos tradicionales
DEPARTAMENTO:

VARIABLES A INDICADORES RESULTADOS OBJETIVOS DESVIACIONES

CONTROL
Formatos tradicionales
Además se debe incluir la cuarta de las partes del contenido del Cuadro de mando, en cuanto a que el modelo nos facilite
la toma de decisiones. Al hilo de esta cuestión, en A. López Viñegla (1997), propusimos sobre la base de un departamento
comercial un esquema de Cuadro de mando muy sencillo, en el que se contempla esta cuarta parte que indicamos:
DIVISION: Limites de desviaciones: Peligro……….. Precaucion:………

CUADRO DE MANDO Empresa Comercial: segundo semestre 2007

Producto Ventas Precio Ventas Presu- Desv. Desv. Rojo Amarillo Verde
U físicas U monet puesto
Unitario %

X X X X
Y
Z
Formatos tradicionales
SOLUCIONES

PRECIO VENTAS
Aplicación Nuevas Tecnologías de la
información
En el último tramo de siglo se ha producido un desarrollo singular de
la informática en general y de las telecomunicaciones en
particular. Estamos siendo testigos, y a la vez partícipes, del gran
avance que están experimentando las tecnologías en alusión a la
transmisión electrónica de datos.

Las llamadas comunicaciones en línea han evolucionado de forma

especial de manera que, Internet, se ha erigido como denominan
ya muchos usuarios en la red de redes, produciéndose un
crecimiento que amenaza con desbancar a cualquier otro medio de
comunicación.

Nuestro empeño debe dirigirse hacia la aplicación de la filosofía

que rige en la actualidad en la relación interactiva entre
servidores. Se trata de la World Wide Web, que como ya
señalábamos en su momento, fomentan el pilar básico de la
tecnología multimedia a través de Internet.
 GRACIAS

PAULKIROZ@HOTMAIL.COM