Empresa editora Las Noticias

1. Descripción del Negocio y situación actual

La empresa se dedica a la venta de espacio publicitario en sus diarios: Las Noticias y El Regional.
1.1. Líneas del negocio y principales productos:
1.1.1. Periodística (Las Noticias y El Regional) y suplementos que serán repartidos en dichos
periódicos pero la temática es definida por un cliente.
1.1.2. Los productos más importantes son los siguientes:
1.1.2.1. Avisos económicos
1.1.2.2. Avisos de defunciones
1.1.2.3. Avisos en general por dimensiones (área), tipo, color, ubicación, día de publicación y por
periódico.
1.1.2.4. Impresión de suplementos para empresas.
1.1.2.5. Venta a consignación de los periódicos que es a consignación a su canal de distribuidores,
esto quiere decir que se entrega periódicos a los distribuidores y ellos deben liquidar
dichas ventas de las cuales del total entregado por día deberán devolver lo no vendidos
que reingresaran al almacén como producto vencido y lo vendido será facturado. El plazo
máximo de liquidación es de 3 días para los distribuidores de la ciudad y 10 día los
distribuidores de provincias.
1.1.3. Los tipos de clientes son los siguientes:
• Distribuidores en la ciudad y pueblos cercanos.
• Clientes directos como hoteles.
• Suscriptores.
• Cortesías
1.2. Sedes:
1.2.1. Chiclayo: Sede principal. En un local se encuentran las oficinas administrativas, de ventas y
prensa. En otro local donde se encuentran las rotativas y los almacenes.
1.2.2. Lima: Es oficina de ventas.
1.3. Los procesos más críticos son:

http://www.youtube.com/watch?v=skdUVeEPaJM Procesos de Empresa Periodística

http://www.youtube.com/watch?v=hAjzvy94JsM Call Center

1.3.1. El proceso de venta de publicidad. Debe mejorar la administración de los pedidos u

órdenes de publicidad y la impresión de estos. Se han generado errores al publicar la publicidad,
pues en algunos casos no se publican, en otros casos se ha duplicado, y no se tiene un control previo
a la publicación para evitar estos tipos de errores. En algunas oportunidades no se han facturado
órdenes de publicidad o en algunos otros, no se ha realizado el seguimiento de la facturación de los
avisos publicados.
1.3.2. El proceso de Distribución. Debe tener un mejor control de la venta a consignación de
la empresa con sus distribuidores. Administrar mejor los niveles de descuentos. Así mismo definir
cuanto es el nivel de mermas entre el tiraje estimado y el real.
1.3.3. El proceso de compra e inventarios. No manejan un sistema de autorizaciones de
compras y tienen un módulo de inventario aislado lo que no facilita el control, teniendo altos niveles
de inventario, pérdidas por obsolescencia y en otros casos sotcks para 18 meses. No se lleva un
control de los periódicos de ediciones pasadas y control para el cuadre de facturación para los
distribuidores.
1.3.4. El proceso de producción es automático (La rotativa lleva un conteo de periódicos
impresos), sin embargo no se asignan los costos indirectos de una manera más precisa. El ingreso
son las páginas del diario a imprimir del área de Artes y Edición, luego pasa a pre prensa, donde se
obtienen las películas y luego las planchas de Zinc debidamente procesadas. Luego de este proceso
las planchas de Zinc se ingresan a la rotativa y se inicia la producción de periódico. Luego de esto se
 empacan las unidades por distribuidor y son ensunchadas con sus facturas/GR para entregarle al
transportista y este a los clientes correspondientes.
1.3.5 La venta de publicidad en las oficinas en Lima son prácticamente manuales donde la
facturación es manual, la imagen y el arte (imagen en CD) se remite por curier a la sede central. Las
cobranzas se liquidan después de semanas y se generan muchos errores por la desactualización de
los precios y productos.
1.3.6 La competencia es despiadada y tienen planes de penetración de mercado no sólo con
precio bajo en las ediciones y publicidad sino con mejor calidad de impresión y márgenes para el
canal (canillitas). Motivo por el cual se debe poner énfasis en el control de gastos y sobre todo en
costos unitarios de cada edición donde su mayor componente es el papel con un 40% de
participación.

BENEFICIO FIN DEL AÑO FISCAL AFILIACIONES CORPORATIVAS

Aprox. S/. 10 Millones en el 2010
Descripción de procesos y funciones
Macro procesos de la empresa

2. Descripción de funciones
Las actividades por área y usuario son las siguientes:
2.1. Publicidad:
Área encargada de la gestión comercial de la empresa.
• Jefe de ventas:
• Realiza las negociaciones de contratos, establece comisiones de ventas, define clusters.
• Establece los precios, promociones, productos, etc.
• Asistente de Publicidad:
• Verificar órdenes de publicidad en cada diario impreso.
• Registro de ordenes de pedido: Empresas: O/C abierta con un % de descuento del precio
de lista de precios de acuerdo a contrato.
• Personas Naturales: Atendidos por área de facturación (venta directa)
• Clientes: Atendidos por fuerza de ventas y se pagan comisiones.
• Registra cobros, cotizaciones y también hace funciones de facturación directa en horas
punta.
• Asistente de Facturación Directa
• Emisión de factura y boletas.
• Generación del pedido (entiéndase Orden de Publicidad).
 • Cobranza y Caja (efectivo ó depósito).
• Recepción de servicio de CV (servicio añadido de un aviso).
• Asistente de Facturación Directa en Lima
• Hace cotizaciones, negocia contratos (incluye tarifas) con agencias de publicidad y
periódicos de provincias que es un agente.
• Facturación, cobranza y administración de CxC.
• Realiza movimientos bancarios.
• Coordina la facturación con clientes importantes con respecto a si las comisiones de las
agencias y agente se deducirán.
• Realiza las liquidaciones de comisiones del agente y de la agencia.
• Negocia y vende los sub productos.
2.2. Distribución:
Área encargada de administrar a los distribuidores con respecto a condiciones de ventas, facturación a
consignación, cobranzas, administración de saldos por cobrar, los límites de créditos y niveles de
garantías, niveles de devoluciones de los distribuidores, operaciones de reparto con emisión de guías de
remisión y facturas; y principalmente negociar el tiraje del día siguiente con los distribuidores y establece
el nivel de producción.
• Encargado de Distribución:
• Creación de parte de tiraje, negocia con distribuidores el tiraje y el nivel máximo de
devoluciones.
• Contrata a transportistas, generación de GR, hace rutas de cobranzas.
• Realiza los cuadres de las ventas a consignación así como las cobranzas
correspondientes.
• Coordina entrega de clientes directos, suscriptores y cortesías.
• Asistente de distribución:
• Apoya en las labores operativas del encargado.
• Asistente de despacho:
2.3. Tesorería:
Encargada de la caja general, caja chica, fondos fijos y pagos de proveedores.
• Tesorera:
• Custodia los ingresos de publicidad, distribución, cobranzas de distribuidores (de
publicidad).
• Administra los fondos fijos y de caja chica.
• Realiza el pago de proveedores, girando cheques o transferencias bancarias.
• Remesa dinero, cheques u otros a las cuentas bancarias correspondientes.
• Cierres general.
• Realiza las cartas transferencias y pagos para las importaciones.
• Programa las cuentas por pagar.
• Asistente de Finanzas:
• Registra cobranzas en la cuenta corriente.
• Realiza pagos a proveedores con cheques voucher, transferencia o depósitos. En el caso
de letras lo especial se da en letras en descuento y el pago de detracciones.
• Gestión de compras de planchas, rollos de películas, suministros, tintas.
• Recibe documentos de la sede de Chiclayo para la firma de la gerencia en Lima,
coordina la firma respectiva y remite a Chiclayo los documentos firmados.
• Realiza la conciliación bancaria.
• Registra documentos de cuentas por pagar.
2.4. Artes - Diagramación:
Encargada de registrar, dar acabados y ubicar las ordenes de publicidad en el Page Maker que es el draft
del diario.
• Ingresos: Avisos y reporte de programación de avisos.
• Proceso: Diseñar el arte y la especificación color, tamaño, letra, etc.
• Salida: Diseño del aviso y ubicación en la Imagen del periódico.
2.5. Contabilidad:
• Contadora:
• Responsable del área y firma de EEFF
• Asistente de Recepción de documentos:
• En Materias primas, ingresa documentos de compras y en lo concerniente a la importación,
realiza el costeo (principalmente bobinas de papel).
• Almacenero:
• Custodia de insumos y subproductos o productos
• Asistente contable:
• Análisis de ventas
• Asistente contable:
• Control de activo fijo
2.6. Sistemas:
• Encargada de Sistemas:
• Responsable del área.
2.7. Producción:
• Responsable de rotativa:
• Responsable del área.
2.8 Suscripciones:
o Encargada de la captación de nuevos suscriptores, así como el seguimiento de las cobranzas y
entregas por cada suscriptor según el producto contratado.
2.9 RRHH
o Encargado de elaborar la planilla, control de asistencia y destajo al personal de suscripciones así
como las comisiones de ventas.
o Las comisiones de ventas son el 2% de las ventas generadas en publicidad por cada vendedor.
3.0 Logística – Compras
o Encargada de atender todos los requerimientos de Insumos, Materias Primas, suministros,
servicios y mantenimiento en general.

3. Sistema bajo estudio - Sistema de gestión de suscripciones

La Editora Las Noticias es uno de los diarios más reconocidos del país, el cual puede ser comprado en
kioscos, pero también los clientes pueden suscribirse para recibirlo en casa. Respecto a esta última
opción, a continuación se describe el proceso ejecutado:

Para suscribir a nuevos clientes, la Gerencia Comercial organiza campañas de venta, con la finalidad de
obtener suscripciones. La primera actividad es Generar la Base de Ventas, la cual se crea a partir de bases
de clientes que son compradas de terceras empresas (Proveedores de Base de Datos) de Telefonía,
Banca, Revistas de suscripción, entre otras. La Gerencia Comercial se encarga de determinar los filtros
correspondientes para obtener una base final para la campaña de acuerdo a los estándares definidos para
el mercado objetivo. Estas bases son cargadas en el sistema Genius, desde donde se asignan a las
teleoperadoras de suscripción, para finalmente liberar la campaña de captación de suscripciones. Así
mismo la Gerencia Comercial establece y remite las suscripciones con sus precios correspondientes a
comercializar.

Para vender las suscripciones, las teleoperadoras de suscripción llaman al Cliente, ofrecen el producto y
si este acepta toman sus datos como tipo de documento de identidad (DNI, CE, RUC), número de
documento, nombres y apellidos, dirección, teléfono, celular, fecha de suscripción, los días de suscripción
(L-V, S-D, S-L, V-L, L-D) y los datos de su tarjeta (código operador [Visa, Mastercard, Diners], número
de tarjeta, tipo [crédito, débito], banco emisor (tabla de bancos de SBS), fecha de vencimiento, nombre
del titular de la tarjeta de crédito, digito verificador), el pago es en soles y se realiza mediante cargo
recurrente en tarjetas de crédito o débito. Todos estos datos son ingresados en el sistema Cisbel. En este
punto la solicitud de suscripción tiene el estado “Ingresada”.

El costo mensual de los paquetes de suscripción es el siguiente:

L-V S/. 44.00 (Lunes a Viernes)
S-D S/. 26.00 (Sábado y Domingo)
S-L S/. 35.00 (Sábado, Domingo y Lunes)
V-L S/. 41.00 (Viernes, Sábado, Domingo y Lunes)
L-D S/. 65.00 (Lunes a Domingo)

Todas las solicitudes de suscripción en estado “Ingresada” son revisadas por el Área de Transporte,
quien verifica las direcciones y decide si es posible el reparto del diario. Si la dirección está dentro de las
rutas permitidas, asigna la ruta [dos dígitos alfabéticos, que tienen el valor de LM para las rutas de Lima
Metropolitana y LP para Lima provincias, y dos dígitos numéricos que son los anillos a partir de 1] y
cambia el estado de la solicitud a “Aprobada”, caso contrario la rechaza. Al aprobar la solicitud se genera
el código de cliente, con lo cual éste quedará activo.

Al cierre de las ventas diarias (6 pm) el Asistente de Suscripción genera el Programa de Reparto (PDR),
que contiene la información de todos los diarios que deben salir a reparto al día siguiente, incluyendo las
ventas nuevas y los suscriptores antiguos. El PDR es entregado al área de Transporte para que lo derive a
los conductores de las rutas y estos a los puntos de distribución junto con los diarios. La información
mínima que debe contener dicho PDR es: cliente, dirección, ruta, fecha y cantidad.

Por otro lado, diariamente el Asistente de Facturación de Suscripciones, ejecuta el proceso de

Facturación, a partir del cual se crea el número de documento de pago que contiene los siguientes datos:
tipo [boleta o factura], serie y número de SUNAT, fecha de emisión, código cliente, dirección, ruta, mes
de facturación, código de suscripción, valor venta unitario, importe, total valor venta, impuesto y total
documento. Al terminar el proceso se genera un reporte con todos los documentos generados y se envía a
la Imprenta para que emita las boletas o facturas. Se debe iniciar la entrega de diarios a partir del día
siguiente de la suscripción y en caso la suscripción sea vendida dentro de un mes, se debe facturar de
manera proporcional al mes corriente el precio contratado. El proceso de facturación debe ser diario para
el caso de las nuevas suscripciones y se debe facturar por todo el mes o periodo restante del mes, dado
que la suscripción es mensual por lo que se debe facturar por adelantado. A fin de mes se debe correr el
proceso de facturación del siguiente periodo para todas las suscripciones antiguas y vigentes.

Este número de documento es una de las entradas para el proceso de Cobranza y debe llevarse el control
de lo cobrado por documento. El Analista de Cobranza de Suscripciones genera el archivo de cobro por
operador (VISA, MC y Dinners, para lo cual requiere los datos de la tarjeta del cliente) en formato TXT
(el archivo debe contener el operador, el número de tarjeta, el tipo de tarjeta, la moneda y el importe a
cobrar) y lo envía vía e-mail. La respuesta de cobro (que consta de 2 archivos uno de lo recaudado por
cliente y otro de lo que no se pudo cobrar) es entregada por el Operador de Cobro en 48 hr.
aproximadamente y cargada en el sistema.

En el caso de lo cobrado se tienen los siguientes datos: fecha de operación, número de operación, importe
cobrado y moneda, los que se deben actualizar en el archivo de comprobantes de pago. Una vez cargado
lo recaudado, se debe conciliar con los documentos físicos y remitirlos a los clientes a través del Courier.
Por otro lado, en la conciliación, se debe considerar que el importe recaudado no es igual al monto
original porque se descuenta la comisión del operador según la siguiente regla:

Las operaciones con tarjetas de crédito y débito, cobran una comisión que puede ser Unidades
Monetarias (U.M.) o % del Valor de la Factura y se tienen las siguientes condiciones:
 ● Visa cobra 3.6% para Tarjetas de Crédito (T.Cred) y 3% para Tarjetas de Débito
(T.Deb) en soles, 4 y 3 dólares por T.Cred y T.Deb respectivamente para transacciones
en dólares.
● MasterCard cobra por transacción, 5 y 2 soles por T.Cred y T.Deb respectivamente para
transacciones en soles, y 1.3 y 1 dólar por T.Cred y T.Deb respectivamente para
transacciones en dólares.
● Dinners cobra por transacción 8% y 3% para operaciones en soles por T.Cred y T.Deb
respectivamente, y 7% y 2% para operaciones en dólares por T.Cred y T.Deb
respectivamente.

De antemano llamaremos al proceso descrito como “Sistema de Gestión de Suscripciones”. Este es un

sistema que soporta un proceso dentro de la empresa, que interactúa tanto con entes externos a la empresa
como con otras áreas de la misma empresa. Se sugiere determinar inicialmente cual son los límites del
“Sistema de Gestión de Suscripciones” para poder luego determinar cuáles son los entes externos al
mismo.

Se pide lo siguiente:

1) Identifique
1.1) Los entes que interactúan en este sistema
1.2) Los flujos que van y vienen con dichos entes
1.3) Prepare un diagrama de contexto

2) Identifique
2.1) Las principales funciones que se desprenden del proceso general descrito
2.2) Los almacenamientos de datos necesarios para las funciones identificadas
2.3) Los flujos de datos entre los procesos, entre los procesos y los almacenamientos y entre los procesos
y los entes externos al sistema analizado
2.4) Prepare el diagrama padre

3) Prepare los diagramas hijos correspondientes a los procesos de Facturación y de Cobranza

4) Elabore el DSD del sistema de gestión de suscripciones descrito

5) Describa con la especificación lógica adecuada los siguientes procesos:

5.1) Generar ruta de reparto
5.2) En el proceso de conciliar los cobros, se pide describir las comisiones de los operadores de cobro

6) Según las especificaciones del Diccionario de datos, documentar lo siguiente:

6.1) Archivo Documento de Pago
6.2) Ruta de reparto
6.3) Se quiere tomar la siguiente promoción:
Si la Ruta es de Lima Metropolitana:
En caso de ser el primer anillo se le aplica un 3% para las suscripciones que tienen un
día de semana y un 0.5% para los días Sábados y Domingos
En caso de otros anillos, se le aplica un 5% y para las suscripciones que tienen un
sábado y domingo, se le aplica un 2% adicional y 0% para los otros
Si la Ruta es de Lima Provincias
Se aplica un 2% de descuento y si la suscripción tiene un Día de semana se aplica un
2% de descuento adicional, en caso contrario 0%
A continuación se especifican las rutas
Se pide especificar este proceso usando la herramienta adecuada