Anda di halaman 1dari 3

1.

Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi :

Jawab :

a. Fungsi arsip pada suatu organisasi :


 Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
 Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
 Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.
 Sebagai alat pengingat.
 Sebagai alat penyimpan warkat.

b. Nilai guna arsip pada suatu organisasi :


Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

1) Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai
guna primer meliputi :
 Nilai guna administrasi.
 Nilai guna hukum.
 Nilai guna keuangan.
 Nilai guna ilmiah.

2) Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung
jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
 Nilai guna pembuktian.
 Nilai guna informasi.

2. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan
dijelaskan dari siklus arsip dinamis.

Jawab :

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :

Pertama : merupakan tahap penciptaan.


Kedua : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.
ketiga : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi.
Keempat : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

3. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di
Pemerintah.

Jawab :

 Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan


(record center) berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan
tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing
lembaga/instansi yang bersangkutan.
 Pemusnahan arsip : pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna
pemusnahan dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (masa
simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu
penyimpanannya.
 Penyerahan arsip : penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan
yang berwenang yaitu Arsip Nasional RI (ANRI).

4. Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa fungsi arsip dibagi menjadi
dua golongan yaitu :

Jawab :

a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua :

1) Arsip Dinamis Aktif ; Arsip dinamis aktif yaitu arsip dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.

2) Arsip Dinamis In Aktif; Arsip dinamis in aktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi
penggunaanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

2. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.

5. Didalam Penyimpanan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan,
penempatan dan penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja,
tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa
yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan
cepat.

a. Sistem abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian
kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut diindek dari
nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

b. Sistem pokok soal (subyek)


Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang
didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.

c. Sistem tanggal (kronologis)


Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal
surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering penyimpananya
didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya
disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

d. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan
diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode
penyimpanan bukan nomor surat.