Anda di halaman 1dari 6

PEDOMAN ORGANISASI

PETUNJUK TEKNIS
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
PERSATUAN KELUARGA DAERAH PIAMAN (PKDP)

A. Yang dimaksud dengan Pedoman Organisasi Petunjuk Teknis Administarsi Surat Menyurat ini adalah pedoman yang
mengatur tentang Administrasi Persatuan Keluarga Daerah Piaman (PKDP) dari Pusat sampai Cabang.

B. Untuk keteraturan Andministrasi dalam Organisasi PKDP di semua tingkatan penulisan nomor surat berurutan untuk semua
jenis surat.

C. Penulisan surat dimulai dari nomor urut 001 pada awal tahun (1 januari) dan berakhir pada akhir tahun bersangkutan (31
Desember).

D. Jenis-Jenis dan Kode Surat :


1. Surat Internal (kode I) ditujukan kepada
a. Dewan Penasehat
b. Dewan Pembina
c. DPP
d. DPW
e. DPD
f. DPC
g. Personal Pengurus
2. Surat Eksternal (kode E) Ditujukan Kepada.
a. Instansi Pemerintah
b. Instansi Swasta
c. OKP/ormas/LSM/NGO/Badan Internasional
d. Personal di luar kepengurusan
3. Surat Keputusan (kode SK).
4. Surat Mandat (kode M)
5. Surat Tugas (kode T)
6. Surat Keterangan (kode KET)
7. Surat Rekomendasi (kode R)

E. Tata Cara Penomoran Surat


1. Penomoran surat ditulis dengan urutan sebagai berikut :
Nomor surat- titik-kode surat-garis miring-kode struktur kepengurusan (DPP,DPW,DPD,DPC)-strip-singkatan organisasi
(PKDP)-garis miring-tahun surat mengunakan tahun masehi.
2. Contoh penulisan penomoran surat :
a. Dewan Pimpinan Pusat
JENIS NOMOR TITIK KODE GARING KODE STR STRIP PKDP GARING TAHUN CONTOH
PKDP 001.I/DPP-PKDP/2013
Internal 001 . I / DPP - / 2013
PKDP 001.E/DPP-PKDP/2013
Eksternal 001 . E / DPP - / 2013
PKDP 001.SK/DPP-PKDP/2013
Keputusan 001 . SK / DPP - / 2013
PKDP 001.M/DPP-PKDP/2013
Mandat 001 . M / DPP - / 2013
PKDP 001.T/DPP-PKDP/2013
Tugas 001 . T / DPP - / 2013
PKDP 001.KET/DPP-PKDP/2013
Keterangan 001 . KET / DPP - / 2013
PKDP 001.KET/DPP-PKDP/2013
Rekomendasi 001 . R / DPP - / 2013

b. Dewan Pengurus Wilayah


JENIS NOMOR TITIK KODE GARING KODE STR STRIP PKDP GARING TAHUN CONTOH
PKDP 001.I/DPW-PKDP/2013
Internal 001 . I / DPW - / 2013
PKDP 001.E/DPW-PKDP/2013
Eksternal 001 . E / DPW - / 2013
PKDP 001.SK/DPW-PKDP/2013
Keputusan 001 . SK / DPW - / 2013
PKDP 001.M/DPW-PKDP/2013
Mandat 001 . M / DPW - / 2013
PKDP 001.T/DPW-PKDP/2013
Tugas 001 . T / DPW - / 2013
PKDP 001.KET/DPW-PKDP/2013
Keterangan 001 . KET / DPW - / 2013
PKDP 001.R/DPW-PKDP/2013
Rekomendasi 001 . R / DPW - / 2013

c. Dewan Pengurus Daerah


JENIS NOMOR TITIK KODE GARING KODE STR STRIP PKDP GARING TAHUN CONTOH
PKDP 001.I/DPD-PKDP/2013
Internal 001 . I / DPD - / 2013
PKDP 001.E/DPD-PKDP/2013
Eksternal 001 . E / DPD - / 2013
PKDP 001.SK/DPD-PKDP/2013
Keputusan 001 . SK / DPD - / 2013
PKDP 001.M/DPD-PKDP/2013
Mandat 001 . M / DPD - / 2013
PKDP 001.T/DPD-PKDP/2013
Tugas 001 . T / DPD - / 2013
PKDP 001.KET/DPD-PKDP/2013
Keterangan 001 . KET / DPD - / 2013
PKDP 001.R/DPD-PKDP/2013
Rekomendasi 001 . R / DPD - / 2013
d. Dewan Pengurus Cabang
JENIS NOMOR TITIK KODE GARING KODE STR STRIP PKDP GARING TAHUN CONTOH
PKDP 001.I/DPC-PKDP/2013
Internal 001 . I / DPC - / 2013
PKDP 001.E/DPC-PKDP/2013
Eksternal 001 . E / DPC - / 2013
PKDP 001.SK/DPC-PKDP/2013
Keputusan 001 . SK / DPC - / 2013
PKDP 001.M/DPC-PKDP/2013
Mandat 001 . M / DPC - / 2013
PKDP 001.T/DPC-PKDP/2013
Tugas 001 . T / DPC - / 2013
PKDP 001.KET/DPC-PKDP/2013
Keterangan 001 . KET / DPC - / 2013
PKDP 001.R/DPC-PKDP/2013
Rekomendasi 001 . R / DPC - / 2013

F. Kop Surat
1. Penulisan struktur kepengurusan dengan font calibri ukuran 22 berwarna biru
2. Penulisan alamat dengan Calibri ukuran 11 berwarna biru.
3. Garis kop tunggal berwarna biru.
4. Logo PKDP berada sudut kiri atas .

G. Penulisan Surat.
1. Tulisan surat dengan font time new roman ukuran minimal 12
2. Tahun dan tanggal surat menggunakan kalender Hijriyah dan Masehi ditulis atas bawah.

H. Tanda Tangan Surat.


1. DPP

a. Surat Eksternal dan SK ditandatangani ketua umum dan sekjend


b. Surat Internal/Surat Mandat/Surat Tugas/Surat Keterangan/Rekomendasi boleh ditandatangani wakil ketua umum
dan wakil sekjend atas sepengetahuan ketua umum dan sekjend.
b. Surat-surat internal yang terkait dengan bidang boleh ditandatangani ketua bidang bersangkutan bersama salah
seorang wakil sekjend atas sepengetahuan ketua umum dan sekjend.

2. DPW/DPD/DPC
a. Surat Eksternal dan SK ditandatangani ketua dan sekretaris
a. Surat Internal/Surat Mandat/Surat Tugas/Surat Keterangan boleh ditandatangani wakil ketua dan wakil sekretaris
atas sepengetahuan ketua dan/atau sekretaris

I. Stempel Surat
Stempel PKDP adalah logo PKDP berwarna biru atau berwarna sesuai dengan warna logo PKDP dengan ketentuan :
1. Ukuran 2 x 2,5 Cm
2. Bentuk stempel bulat dengan logo PKDP berada di tengah.
3. Untuk pusat hanya dengan logo PKDP
4. Untuk DPW, DPD dan DPC dibagian bawah logo ditambah tulisan yang menerangkan identitas masing-masing ( contoh :
DPW DKI Jakarta dll)
J. Pedoman Organisasi tentang petunjuk teknis administrasi dan surat menyurat ini dibuat untuk menjadi pedoman bagi
seluruh jajaran Pengurus Persatuan Keluarga Daerah Piman (PKDP) dari tingkat Pusat sampai Cabang.

Ditetapkan di Jakarta, 05 Juli 2013

DEWAN PIMPINAN PUSAT


PERSATUAN KELUARGA DAERAH PIAMAN
( DPP – PKDP )

Ketua Umum, Sekretaris Jenderal,

ttd ttd

Dr. Ir. H. Suhatmansyah IS, M.Si M. Ihsan, SH, MH, M.Si,