Anda di halaman 1dari 128

Analisis Jabatan

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

ANALISIS
JABATAN

1

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

ANALISIS
JABATAN
Diterbitkan Oleh:
dan:
Kurnia Global Publishing
Jl Solo KM 8, Nayan 108A,
Maguwoharjo, Depok, Sleman 55285
Telp. 0274-489283, 6611040

Penulis:
Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Desain Sampul:
Alip Yog Kunandar

Layout:
Amin Fadlillah

ISBN: 978-602-72610-1-3

Cetakan I, Mei 2015

2

Analisis Jabatan

Daftar Isi
Daftar Isi........................................................................................ 3

Kata Pengantar............................................................................ 5

BAB I:
Pengertian Analisis Jabatan................................................. 9

BAB II:
Peran Analisis Jabatan......................................................... 35

BAB III:
Prosedur dan Proses Analisis Jabatan................................. 53

BAB IV:
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka
Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil........................ 63

Daftar Pustaka........................................................................... 125

Biodata Penulis.......................................................................... 127

3

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

4

Analisis Jabatan

KATA PENGANTAR

P
uji Syukur atas limpahan ramat dan kasih sayang dari Al
lah SWT yang selalu mengiringi perjalanan hidup dan karir
penulis. Shalawat dan Salam atas junjungan Nabi Muhammad
SAW.
Buku ini menjadi pintu awal memahami dunia anlisis jabatan,
besar harapan buku ini menjadi, penuh manfaat bagi pembaca dan
membuat penulis semakin produktif dan semakin berkualitas tulisan-
tulisan yang dihasilkan kedepan.
Analisis Jabatan sebagai sebuah rangkaian proses penilaian
organisasi yang komprehensif, bisa menjadi bekal dan referensi tam-
bahan bagi setiap praktisi, akademisi dan peneliti organisasi dalam
menambah profesionalitas dalam berkarya di bidang masing-masing.
Analisis jabatan sebagai senjata utama para konsultan dan praktisi HR
perusahaan dalam menilai dan mengintervensi organisasi, buku ini
diharapkan mampu menjadi rujukan penting dalam setiap
melaksanakan penilaian kepada perusahaan dampingan.
Kompleksitas problematika perusahaan, ditambah tingkat pen-
didikan tenaga pekerja yang semakin variatif menuntut para praktisi
memiliki kompetensi yang maksimal dalam menangani munculnya
tuntutan para karyawan. Perusahaan dengan persaingan yang semakin
terbuka juga membutuhkan penanganan yang memadai. Oleh sebab
itu pendekatan yang memiliki rujukan serta petunjuk teknis dalam
menilai karyawan dan perusahaan semakin mendesak keberadaannya.
Buku Analisis Jabatan ini bukanlah murni karya intelektual penulis.
Buku yang di tangan pembaca ini adalah kumpulan dari catatan
mengikuti perkuliahan sejak penulis kuliah di Universtitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta yang mana saat itu penulis menimba ilmu
Analisis Jabatan dari guru kami tercinta Ibu Sri Hartati, M.Si dan Bapak

5

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Moh. As’ad, SU. Dari proses perkuliahan itulah, penulis tak pernah
terpikir bahwa setiap catatan-catatan perkuliahan saya ini bisa menjadi
satu buku. Oleh sebab itu pantaslah kiranya kami selaku penulis,
bermunajad semoga pahala yang diperoleh dari hasil penerbitan buku
ini juga tercurah sebagai amal jariyah dosen-dosen yang senantiasa
membagi ilmu tanpa pamrih kepada penulis semasa kuliah.
Akhirnya, semoga karya ini bermanfaat untuk semua pihak,
khususnya untuk mahasiswaku di Program Studi Psikologi Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, Fakultas Psikologi Universi-
tas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta, dan Fakultas Psikologi Uni-
versitas Teknologi Yogyakarta.

Yogyakarta, April 2015

Penulis

6

Analisis Jabatan


Buku ini dipersembahkan untuk hari-hari yang penuh warna
bersama:

Ayu Rahmawati, ST.,


Khalif M. Taggala.,
Khaizan M. Taggala.,
dan, Khadafi M. Taggala

7

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

8

Analisis Jabatan

BAB I
PENGERTIAN
ANALISIS JABATAN

9

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

10

Analisis Jabatan

BAB I
PENGERTIAN
ANALISIS JABATAN

A. Analisis Jabatan dalam Konteks


Organisasi

O
rganisasi adalah kesatuan yang
memungkinkan sekelompok orang
mencapai tujuan, yang tidak dapat dica-
pai individu secara perorangan. Organisasi dipan-
dang dari sisi struktur adalah merupakan sebuah
sistem hierarki dari kelompok-kelompok orang
yang saling terkait dan saling tergantung (struktur
perorangan) atau merupakan susunan posisi, tu-
gas-tugas, jabatan, garis wewenang dari bagian-
bagian dalam organisasi (struktur organik).
Bagan organisasi bermanfaat karena dapat
menunjukkan nama jabatan tiap manajer, siapa
bertanggung jawab kepada siapa, siapa yang ber-
tugas pada departemen mana, jenis departemen
yang telah dibentuk, memberitahu nama peker-
jaan dan tempat karyawan dalam organisasi.
Akan tetapi tidak menunjukkan uraian pekerjaan,
tentang tugas dan tanggung jawab sehari-hari,

11

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

pola komunikasi aktual dalam organisasi, kadar penyeliaan karyawan,


tingkat wewenang dan kekuasaan aktual yang dimiliki oleh pemegang
jabatan.
Jabatan merupakan identitas organisasional yang harus dirancang
untuk memudahkan pencapaian organisasi. Kewajiban dan tanggung
jawab dari setiap pekerjaan yang tercermin dalam tugas yang
dilaksanakan-menentukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan
orang yang akan dibawa masuk ke dalam pekerjaan untuk mencapai
tujuan. Dengan demikian analisis jabatan adalah esensial untuk
menentukan persyaratan-persyaratan sumberdaya manusia dalam
organisasi.
Dari satu pandang, sebuah organisasi dapat dipandang sebagai
suatu pola hubungan dari peran-peran dan merupakan “blue print”
untuk koordinasinya. Analisis jabatan merupakan blue print untuk hal
itu, dikarenakan masing-masing jabatan merupakan bangunan dasar
yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang luas. Tujuan
analisis jabatan adalah mendifinisikan setiap jabatan yang berhubungan
dengan perilaku yang di perlukan untuk melaksanakannya.
Jika mau membentuk bisnis baru atau membuat divisi baru dari
organisasi yang makin besar, banyak timbul pertanyaan, beberapa
diantaranya berkaitan dengan keputusan-keputusan yang menyangkut
sumber daya manusia, sebagai berikut.
1. Berapa banyak posisi yang harus diisi? perencanaan tenaga
kerja.
2. Apa bentuk dari posisi itu? apa kemampuan, keahlian dan
karakteristik kepribadian yang diperlukan individu pemegang
jabatan tersebut?.
3. Berapa banyak orang yang harus direkrut? faktor apa saja yang
diperhatikan sebelum menyeleksi orang tersebut?.
4. Apa kriteria yang digunakan untuk mengukur kinerja mereka?.

Sebelum keputusan-keputusan yang menyangkut pertanyaan


tersebut diambil, maka pekerjaan yang dipertanyakan itu harus
ditentukan terlebih dahulu dan selanjutnya mencari perilaku karyawan
yang bagaimana yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut. Proses ini disebut Analisis Jabatan.
Karena analisis jabatan merupakan suatu kegiatan yang menuntut
pemeriksaan kerja yang dilakukan orang-orang, analisis ini dapat
dikelirukan dengan kegiatan lain dari organisasi itu. Analisis jabatan
merupakan suatu proses untuk hanya mendiskripsikan apa yang harus
dikerjakan pada suatu jabatan. Dengan sendirinya analisis jabatan tidak
berurusan dengan/mengenai cara yang terbaik untuk melakukan
pekerjaan (job desain), seberapa baik pekerjaan itu dikerjakan

12

Analisis Jabatan

(penilaian kinerja), atau berapa/apa nilai suatu jabatan dalam


organisasi (evaluasi jabatan) sekaligus analisis jabatan merupakan dasar
untuk tiap kegiatan lain dari organisasi.
Kebanyakan analisis jabatan dilakukan lebih kepada pendekatan
reaktif yaitu dilakukan jika terjadi masalah, dilaksanakan setelah
pekerjaan dirancang dan karyawan telah terlatih dalam pekerjaan yang
sedang dilaksanakan.
Analisis jabatan dilaksanakan dalam 3 kesempatan berikut:
1. Pada saat organisasi pertama kali dibentuk dan program analisis
jabatan dilakukan untuk pertama kalinya
2. Pada saat dibuat jabatan yang baru
3. Pada saat pekerjaaan berubah secara signifikan sebagai akibat
dari adanya metode baru, prosedur baru dan teknologi baru.

Sebagian besar analisis jabatan dilakukan karena alasan hal yang


ketiga diatas.

B. Defenisi Analisis Jabatan


Menurut Dessler (1997), Analisis jabatan adalah prosedur untuk
menetapkan tugas dan tuntunan keterampilan dari suatu jabatan serta
individu seperti apa yang dipekerjakan pada jabatan tersebut. Defenisi
ini menunjukkan bahwa dalam proses menetapkan tugas dan menem-
patkan karyawan dalam tugas tertentu dibutuhkan sebuah analisis dan
dasar pertimbangan tertentu.
Analisis jabatan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan
analisis data yang terdefenisi dan melalui prosedur ini diperoleh infor-
masi mengenai tugas pekerjaan dan persyaratan jabatan (Jewell, LN
& Siegall, M, 1990). Penekanan definisi ini mengenai fungsi analisis
jabatan sebagai sumber informasi tugas pekerjaan dan tuntutan dari
pekerjaan tersebut.
LAN RI (1990) mengatakan bahwa analisis jabatan adalah suatu
proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, dan
kemudian mengolahnya menjadi informasi jabatan serta menyaji-
kannya untuk keperluan tertentu. Defenisi yang dirumuskan oleh tim
LAN RI ini lebih menekankan pada metode dan teknik pengumpulan
informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan tertentu dalam
perusahaan atau institusi.
Beberapa batasan analisis jabatan diatas kiranya terwakili oleh
batasan berikut, yaitu analisis jabatan adalah proses untuk mengung-
kapkan fakta pekerjaan dalam jabatan, menghasilkan data dan infor-
masi, untuk aneka macam keperluan manajemen, yang dengan proses
penelitian dan diagnosa yang cermat, sistematis dan rasional dapat
disimpulkan persyaratan jabatan.

13

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Batasan tersebut menyiratkan bahwa analisis jabatan adalah suatu


proses yang hasil utamanya adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi
jabatan. Deskripsi jabatan adalah suatu rumusan tertulis yang
menguraikan aktivitas dan tanggung jawab pekerjaan serta seluk beluk
pekerjaan yang penting, seperti kondisi kerja dan keamanan dari resiko
bahaya. Sedangkan spesifikasi jabatan meliputi karakteristik personal
yang diperlukan untuk pelaksanaan suatu jabatan tertentu. Spesifikasi
jabatan tergantung pada tingkatan jabatan yang di analisis, syarat apa
saja yang dibutuhkan suatu jabatan tertentu.

C. Beberapa Terminologi Terkait dalam Analisis Jabatan


Beberapa istilah dalam analisis jabatan yang terkait meskipun ter-
kadang digunakan secara acak dalam bahasa sehari-hari, walaupun
pada dasarnya istilah tersebut secara teknis memiliki perbedaan yang
jelas satu sama lain. Istilah-istilah tersebut adalah:
1. Element/ unsur:
Adalah unit terkecil dari suatu pekerjaan tanpa menganalisis
gerakan yang terpisah dan proses mental yang terkandung di
dalamnya(contohnya mengambil gergaji dari tempat
penyimpanan sebelum digunakan untuk mengergaji balok).
2. Task/tugas:
Aktivitas kerja tertentu yang dilakukan untuk tujuan tertentu
(menjalankan program komputer, mengetik surat, membong-
kar muatan truk)
3. Duty/kewajiban
Mencakup bagian terbesar dari pekerjaan yang dilakukan oleh
seseorang dan mungkin juga akan mencangkup sejumlah tugas/
task. Semacam keharusan/kewajiban yang dibebankan
(tanggung jawab) contoh: konseling karyawan, penyediaan
informasi untuk masyarakat dan melakukan wawancara.
4. Position /kedudukan
Sekumpulan dari tugas-tugas yang dilakukan oleh pekerja
tertentu pada perusahaan tertentu dan dalam waktu
tertentuÞyakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang
dibebankan kepada seorang pekerja (misalnya clerek typist).
Jumlah posisi sama dengan jumlah seluruh pekerja dalam
organisasi yang bersangkutan.
5. Job/jabatan
Adalah sekelompok posisi yang sama dalam jenis dan tingkatan
pekerjaannya, berapa jumlah posisi tergantung dari ukuran
organisasi yang bersangkutan. Mungkin jua hanya terdapat
satu posisi dalam satu organisasi, misalnya bengkel lokal hanya
memperkerjakan satu orang mekanik.

14

Analisis Jabatan

6. Job family/rumpun jabatan


Adalah sekelompok jabatan yang membutuhkan karakter
pekerja yang serupa atau berisi tugas-tugas pekerjaan yang
paralel yang ditentukan melalui analisis jabatan.
Contohnya:manajerial, administratif, teknis/operasional.
7. Occupation/okupasi
Adalah sekelompok jabatan yang sama tersebar dalam
organisasi perusahaan yang berbeda dalam waktu yang juga
berlainan. Contoh: masinis, ahli listrik
8. Vocation /lapangan kerja
Serupa okupasi, tetapi istilah vokasi biasa digunakan oleh
pekerja (worker) dari pada oleh karyawan (employee)
9. Career
Meliputi urut-urutan dari posisi, jabatan, atau okupasi yang
dilalui oleh seseorang sepanjang masa/kehidupan kerjanya.

D. Formula Analisis Jabatan


Analisis jabatan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah
job description dan job specification. Analisis jabatan pada intinya
terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui perta-
nyaan-pertanyaan tertentu. Enam pertanyaan penting dalam analisis
jabatan adalah:
1. Tugas apa saja (fisik dan mental) yang harus diselesaikan oleh
seorang pekerja
2. Kapan tugas tersebut harus diselesaikan
3. Dimana pekerjaan itu dapat diselesaikan
4. Bagaimana pekerja itu melaksanakan pekerja
5. Mengapa pekerjaan itu dilakukan
6. Kualifikasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan peker-
jaan itu?

Enam pertanyaan tersebut dapat dirumuskan secara lebih singkat


dengan pertanyaan:
1. What, menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan
tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada
jabatan tersebut
2. How, terkait dengan informasi tentang bagaimana menger-
jakan pekerjaan/tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait
dengan cara/prosedur pelaksanakan tugas
3. Why, menyangkut penggalian informasi tentang mengapa
tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan
apa tugas-tugas tersebut dikerjakan
4. Skill Involved, kecakapan/kepandaian/keterampilan apakah

15

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/tugas-tugas


tersebut

E. Hakekat Analisis Jabatan


Analisis jabatan sebenarnya hanya upaya untuk mengurai infor-
masi tentang aspek-aspek jabatan. Aspek-aspek tersebut ditelusuri
melalui proses pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang
jabatan yaitu proses mengolah bahan kerja.
Guna memenuhi jabatan informasi yang pokok adalah melihat
hasil kerja. Eksistensi jabatan ditentukan oleh hasil kerja, karena suatu
jabatan diperlukan bahan kerja untuk memproses bahan kerja menjadi
hasil kerja dengan alat kerja melalui pelaksanaan kerja tertentu
dilakukan dalam kondisis jabatan tertentu. Untuk bisa memproses
bahan kerja menjadi hasil kerja dengan alat kerja dan melalui
pelaksanaan kerja tertentu dalam kondisi jabatan tertentu diperlukan
pemegang jabatan yang mempunyai kualifikasi tertentu, seperti
berpendidikan, berpengalaman, mempunyai bakat, minat dan
temperamen kerja tertentu. Kualifikasi ini yang disebut sebagai
persyaratan jabatan.
Dengan informasi tentang hasil kerja, alat kerja, pelaksanaan kerja,
kondisi jabatan dan syarat jabatan, dirumuskan identifikasi jabatan
yaitu nama jabatan dan ikhtisar jabatan.

F. Ruang Lingkup Analisis Jabatan


1. MIKRO
a. Lingkup
 tunggal, sempit, khusus
 pada unit organisasi tertentu
b. Ciri-ciri
 informasi rinci
 semua sasaran diteliti
 tingkat akurasi tinggi
c. Manfaat
Manfaat analisis jabatan bagi HRM internal organisasi
yang, antara lain:
 inventarisasi jabatan
 perencanaan tenaga kerja
 rekrutmen
 seleksi dan penempatan
 pembagian kerja
 petunjuk kerja
 evaluasi jabatan

16

Analisis Jabatan

 penilaian prestasi kerja, dll


2. MAKRO
a. Lingkup
 luas, umum
 beberapa organisasi
 internasional, nasional, regiona, sektoral
b. Ciri-ciri
 informasi secara garis besar
 mewakili sekelompok informasi mikro sejenis
 hasil Þ klasifikasi jabatan dalam wilayah tertentu
c. Manfaat
 ketenagakerjaan makro
 perencanaan kependudukan
 statistik berbasis jabatan
 penyuluhan pemilihan jabatan
 klasifikasi jabatan

G. Pengaturan Jabatan dan Tugas


1. Jenis jabatan
Jabatan dapat dikelompokkan secara garis besar menjadi
jabatan struktural dan jabatan non struktural.
a. Jabatan struktural
Jabatan Struktural adalah jabatan yang secara tegas diatur/
tertera dalam struktural organisasi dengan ciri pokok di
samping memiliki tugas-tugas manajerial juga memiliki
tugas teknik, misalnya: direktur, kepala divisi, ketua bagian
b. Jabatan non struktural
Adalah semua jabatan yang tidak secara jelas disebutkan
dalam organisasi, tetapi jabatan itu harus ada karena
fungsinya yang memungkinkan kelancaran pelaksanaan
tugas. Jabatan non struktural ini ada yang berderajat tinggi
dan ada yang berderajat rendah; jadi jabatan non
struktural tidak mesti lebih rendah tingkatan/pangkatnya
dari pada jabatan struktural. Jabatan non struktural sering
dibedakan menjadi jabatan non struktural umum, non
struktural teknik dan jabatan fungsional
a) Jabatan non struktural umum adalah jabatan non
struktural yang tugasnya bersifat fasilitatif dan pen-
dukung bagi misi organisasi. Seperti misalnya jabatan
di bidang penanganan surat, administrasi keuangan,
kepegawaian, pengetik, pesuruh, operator.
b) Jabatan non struktural teknik adalah jabatan yang

17

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

tugasnya sebagai pelaksanaan yang sebenarnya atas


misi organisasi. Misalnya ahli konservasi alam, ahli
hidrologi, analis kimia, ahli rontgent, teknisi mesin.
c) Jabatan fungsional sebenarnya adalah jabatan non
struktural teknik akan tetapi diberi sebutan khusus
secara administrasi sebagai jabatan fungsional. Seperti
perawat, dokter, peneliti, widyaiswara, dosen, guru,
petugas lapangan keluarga berencana, hakim, jaksa,
pekerja sosial.

2. Pengelompokan jabatan
Jabatan dapat dikelompokkan berdasarkan kategori-kategori
sebagai berikut:
a. Sistem organisasi
1) Pemerintahan/negara
(a) Instansi
- Departemen (dan lembaga organisasi
didalamnya)
- Lembaga negara
(b) Badan usaha negara
(c) Perusahaan (non pemerintah, swasta
nasional/asing)
b. Penggelompokan kegiatan usaha
1) Fungsi (operasional/administratif)
2) Disiplin (pengetahuan/jurusan)
c. Pengelompokan posisi/jabatan
1) Level”manajerial”
2) Level” pelaksanaan”
3) Level jenis kegiatan
(a) Jenis manajerial
(b) Jenis teknikal
(c) Jenis administratif
Baik kegiatan itu menurut fungsi atau
disiplin atau keduanya.
(d) Level menurut eselon organisasi
Tiap instansi atau perusahaan memiliki bentuk
dan sistem eselon sendiri-sendiri (tidak semua ins-
tansi/perusahaan sama), hal ini harus mendapat-
kan perhatian khusus dalam menentukan tingkat-
an level classification tiap posisi/jabatan. Con-
toh:bagi sistem pemerintah RI sekarang dikenal
dengan eselon I-IV, dimulai dari posisi/jabatan
direktur jenderal/sekretaris jendral (eselon Tk I).

18

Analisis Jabatan

3. Tata pengelompokan posisi/jabatan

ID II D III D IV D IV E
IC II C III C IV C IV F
IB II B III B IV B (tertinggi)
IA II A III A IV A

4. Penamaan jabatan
Pemberian nama jabatan dimaksudkan agar bisa dibedakan
antara jabatan satu dengan yang lain. Nama jabatan yang
dirumuskan secara benar bisa mencerminkan karakteristik
jabatan. Cara memberi nama jabatan sebagai berikut:

a. Jabatan struktural,
Diberi nama sebagaimana dalam surat keputusan,
misalnya: Kepala....,Direktur...., Ketua ....
b. Jabatan non struktural
1) Bila sudah ada nama yang baku maka digunakan
nama tersebut, misalnya: pengetikan, widyaiswara,
instruktur, bendaharawan
2) Bila belum terdapat nama yang melembaga:
a) Untuk jabatan keahlian (melakukan fungsi
penemuan dan pengembangan)/profesional:
tingkat tinggi: ahli...., pengkaji.....
b) Untuk jabatan yang berhubungan dengan mesin:
Jika yang berperan dominan orangnya: opera
tor mesin...(bubut, crane dll). Jika yang berperan
dominan mesin/ peralatannya: pelayan
mesin.... (giling, fotocopy) Jika memperbaiki
mesin: montir, mekanik.
c) Untuk jabatan yang membuat sesuatu dengan
seperangkat alat dan dengan keterampilan
tertentu: tukang...(tukang batu, tukang kayu)
d) Selain di atas: dengan memberi awalan pe...
I. Dirumuskan dari bahan kerja: pengolahan
data, pendulang emas
II. Dirumuskan dari MPPA: penyetensil,
pengebor
III. Dirumuskan dari hasil kerja:
pengumpulan data
IV. Dirumuskan dari tugas pokok:
pengagenda surat

19

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

5. Unsur jabatan
Ada 4 (empat) unsur yang terkandung dalam
jabatan:
a. Tugas: adalah tugas pekerjaan yang dikerjakan/dila-
kukan dan menjadi beban seseorang selaku pemangku/
pemegang jabatan
b. Tanggung jawab : kesanggupan seseorang untuk
menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya
dengan sebaik-baiknya, tepat waktu dan berani memi-
kul resiko atas keputusan yang diambil atau yang dilaku-
kannya.
c. Wewenang: yaitu wewenang yang dimiliki oleh peme-
gang jabatan untuk menentukan tata cara dan tindakan
yang perlu diambil dalam melaksanakan dan menye-
lesaikan tugas pekerjaannya.
d. Hak-hak dari pemegang jabatan untuk menggunakan
segala sarana dan prasarana agar dapat melaksanakan
tugas pekerjaannya dengan sebaik-baiknya.
6. Macam-macam tugas
Tugas-tugas dapat dibedakan berdasarkan beberapa segi.
Pembedaan tugas-tugas diperlukan guna menelusuri dan
menyusun urutan tugas.
a. Berdasarkan esensi tugas
1) Tugas pokok, tugas utama dari suatu jabatan
2) Tugas tambahan, adalah tugas yang semestinya ti-
dak termasuk tugas jabatan akan tetapi harus dila-
kukan karena ada kaitannya dengan tugas pokok.
b. Berdasarkan frekuensi tugas
1) Tugas harian/rutin, adalah tugas yang ada setiap
hari, pada umumnya merupakan tugas pokok dan
merupakan sebagian tugas jabatan
2) Tugas periodik, adalah tugas yang ada pada waktu
tertentu, ajeg tetapi tidak setiap hari, misalnya:
mingguan, bulanan, triwulan.
3) Tugas insidental, adalah tugas hanya timbul sekali-
kali saja, dalam waktu yang tertentu. Pada umumnya
tugas ini timbul disebabkan oleh adanya sebab atau
kejadian tertentu.
c. Berdasarkan antar hubungan tugas
1) Tugas siklik, adalah tugas yang rangkaiannya mem-
punyai urutan yang tetap atau mempunyai garis e-
dar. Contoh: tugas siklik untuk jabatan operator
mesin:

20

Analisis Jabatan

Menghidupkan mesin -->mengatur mesin menerima


bahan-->mengatur mesin memproses bahan-->
mengatur mesin mengeluarkan bahan--> meng-
hentikan mesin--> memeriksa dan menyediakan
bahan untuk mesin--> mematikan mesin.
2) Tugas non siklik, adalah tugas yang tidak mempunyai
urutan yang pasti dengan tugas lain, tidak berhubung-
an dalam satu tata urutan yang tetap. Misalnya:
memimpin rapat, mengajar, membuat laporan, me-
rencanakan tindakan, membuat konsep, memberi
petunjuk.
d. Berdasarkan tingkat jabatan
1) Tugas manajerial, adalah tugas yang pelaksananya
menjabarkan fungsi manajemen, seperti membagi
tugas kepala bawahan, merencanakan kegiatan unit,
mengkoordinasikan, membina bawahan. Tugas ini
merupakan tugas pokok bagi jabatan struktural
2) Tugas non manajerial, adalah tugas teknik atau tugas
operasional yang tidak melaksanakan fungsi
manajemen. Seperti membuat konsep, mengetik,
menjalankan mesin, mengumpulkan data. Tugas ini
pelaksananya umumnya berdasarkan instruksi atau
perintah tetapi bisa juga atas inisiatif sendiri.

H. Karakteristik Dinamis Jabatan


Terkadang jabatan dipandang sebagai hal yang statis, yaitu sekali
suatu jabatan telah di defenisikan dan perilaku yang dibutuhkan telah
dispesifikasi, jabatan itu tidak berubah oleh situasi-situasi yang berbeda
maupun oleh pemegang jabatan. Padahal jabatan adalah sesuatu yang
kompleks dan dinamis, sehingga dalam rangka melakukan analisis jabat-
an seseorang harus memperhitungkan atau paling tidak mempertim-
bangkan efek-efek yang berkaitan dengan perubahan. Ada tiga tipe
utama yang mempengaruhi jabatan, yakni:
1. Time-Determined Changes
Jabatan berubah seiring musim, misalnya penjaga pantai, ins-
truktur sky, pemandu perkemahan musim panas, guide atau
pekerjaan yang berubah-berubah karena perkembangan tek-
nologi, misalnya adanya word processing dengan komputer
telah mengubah pekerjaan sekretaris secara radikal. Dalam hal
ini perubahan sangat mudah diatasi dalam analisis jabatan
karena hal ini bisa diantisipasi sebelumnya dan perilaku yang
dibutuhkan bisa dispesifikasi secara dini.

21

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

2. Employee-Determined Chages
Pada beberapa jabatan, karaktersitik individu (abality, skill,
value dan preferance) berinteraksi dengan karakteristik dari
pekerjaan dan pekerjaan tesebut akan bisa didefinisikan
kembali oleh orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
Kadang-kadang hal ini disadari tetapi kadang-kadang mereka
tidak menyadari, individu kadang-kadang mengubah cara
berperilaku mereka dalam pekerjaan karena pengaruh train-
ing dan pengalaman yang telah lalu, sikap dan kepercayaan
masa kini dan konteks lingkungan dimana pekerjaan itu
dilakukan. Jadi mungkin pekerjaan itu sendiri tidak berubah.
Tetapi pada pekerjaan yang memberikan keleluasaan pekerja
untuk berekspresi, maka pekerjaan tersebut akan tergantung
pada pemegang jabatan, bagaimana akan menjalankannya.
Sebagaimana contoh: peneliti/pelaku riset, guru, pelatih sepak
bola mempunyai kebebasan dalam menyelesaikan tugasnya.
Hal ini sangat berbeda dengan pekerjaan seperti jabatan
pengontrol, operator mesin dan lainnya yang membutuhkan
prosedur yang lebih kaku. Dunnette (1996) menyarankan
bahwa cara terbaik untuk memperhitungkan employee-deter-
mined chages dalam analisis jabatan adalah dengan mengambil
sampel beberapa pekerja yang mempunyai pekerjaan sama
dan mendata bermacam-macam pola perilaku yang digunakan
secara berhasil untuk mencapai tujuan umum dari pekerjaan
tersebut. Seleksi kemudian dilakukan untuk menidentifikasi
karakteristik karyawan yang diprediksi mempunyai pola
perilaku yang dapat diterima.
3. Situational-Determined Chages
Perubahan ini sangat sulit diantisipasi karena perubahan ini
timbul dari berbagai faktor pada konteks lingkungan dimana
pekerjaan itu dilakukan. Misalnya ketika terjadi suatu kebakaran
di dalam kapal, maka sifat pekerjaan dari masing-masing
individu akan berubah, juru masak, petugas kabin, officer,
nahkoda, akan menjadi petugas pemadam kebakaran. Jika
suatu analisis jabatan dilakukan—seperti misalnya pada kasus
“pemadam kebakaran”—dimana kemungkinan akan terjadi
konflik secara intern, dimana manajer tingkat I mungkin akan
berubah dari seorang supervisor ke seorang arbitrator, konselor
dan pemecah masalah, maka analis jabatan harus memahami
sifat dari permasalahan tersebut. Beberapa elemen yang
termasuk didalamnya adalah lingkungan kerja secara fisik
(kebisingan, penerangan, temperatur, penerangan) atau or-
ang-orang dalam lingkungan kerja (seperti partner kerja, su-

22

Analisis Jabatan

pervisor, kelompok yang berpengaruh) atau trend (kebiasaan)


terdahulu seperti ratio turn over, suplai tenaga kerja, rekrutmen
dan permintaan pasar.
Secara umum analisis jabatan meliputi analisis informasi
yang berhubungan dengan suatu pekerjaan. Adanya kegagalan
dalam mempertimbangkan pengaruh adanya perubahan akan
mempunyai pengaruh yang besar pada setiap fase dari proses
seleksi sampai dengan penempatan dan selanjutnya juga pada
efektifitas performansi kerja pemegang jabatan tersebut.
Dengan mempertimbangan informasi-informasi tersebut dalam
fase analisis jabatan, organisasi akan memilih orang-orang yang
mampu menangani dan merespon dengan sukses perubahan-
perubahan yang akan terjadi di dalam pekerjaannya.

I. Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan


Analisis jabatan, seperti telah di terangkan sebelumnya adalah
menentukan suatu jabatan/pekerjaan dan kemudian menemukan
perilaku pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Ada 2 elemen penyusun defenisi jabatan yaitu task requirements dan
people requirements. Dalam banyak kasus karakteristik suatu pekerjaan
biasanya langsung dapat dikenali yaitu misalnya alat-alat yang
digunakan, pengaturan lingkungan kerja, prosedur pelaksanaan,
metode dan standar performansi pekerja. Dari data-data ini seorang
analis akan memberikan suatu deskripsi jabatan atau pernyataan tertulis
mengenai apa yang dilakukan oleh orang yang menduduki jabatan
tersebut, bagaimana mereka melakukan pekerjaan tersebut, dan
mengapa mereka melakukan itu. Informasi ini kemudian dapat diguna-
kan untuk menentukan pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan
karakteristik lain apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
tersebut yang disebut sebagai spesifikasi jabatan.
a. Deskripsi jabatan
Deskripsi jabatan merupakan hasil utama dan langsung dari
analisis jabatan. Deskripsi jabatan adalah dokumen yang
menjadikan informasi mengenai kewajiban, tugas dan
tanggung jawab pekerjaan serta kondisi kerja terkait. Deskripsi
jabatan merupakan pernyataan yang akurat dan ringkas me-
ngenai apa yang diharapkan akan dilakukan karyawan didalam
pekerjaannya. Elemen-elemen yang terkandung dalam
deskripsi jabatan adalah:
1. Nama/judul jabatan
Hal ini diperlukan untuk investarisasi/pembukuan dalam
perusahaan dan juga untuk mempermudah pembuatan
laporan.

23

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

2. Aktivitas dan prosedur kerja


Yaitu deskripsi tentang tugas yang dijalankan, material yang
digunakan, bagaimana mesin-mesin dijalankan, interaksi
formal dengan pekerjaan lain, bentuk seberapa tingkatan
supervisi diberikan.
3. Kondisi kerja dan lingkungan fisik
Antara lain meliputi suhu, panas, penerangan, suara/
kebisingan, lokasi didalam/diluar gedung, lokasi fisik,
kondisi yang membahayakan
4. Lingkungan sosial
Misalnya mengenai berapa jumlah anggota dalam
kelompok kerja, seberapa jauh interaksi interpersonal yang
dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
5. Kondisi pekerjaan
Antara lain meliputi jam kerja, struktur gaji, metode pem-
bayaran, bonus, posisi pekerjaan tersebut dalam organi-
sasi formal, serta kesempatan promosi dan transfer. Kritik
terhadap job description, yaitu Job description merupakan
suatu jabatan tertulis mengenai jabatan secara umum dan
dapat memfasilitasi berbagai proses seperti pembentukan
task, evaluasi jabatan dan performance appraisal, job de-
scription. Job description tidak memperhitungkan dinami-
ka jabatan, khususnya yang dapat disebutkan dalam pem-
bagian tugas dari posisi eksekutif atau manajer, dimana
pemegang jabatannya memiliki peluang besar dalam me-
mutuskan kebijakan tentang apa yang akan dibuat dan
bagaimana melakukannya. (catatan: khusus untuk jabatan
manajer kemudian dilakukan kajian analisis jabatan secara
tersendiri).
b. Spesifikasi jabatan
Spesifikasi jabatan adalah merupakan kompetensi karakteristik
personal (pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karak-
teristik personel yang lain) yang diperlukan dalam menjalankan
suatu jabatan. Dalam beberapa jabatan, spesifikasi jabatan
fleksibel dan tidak kaku, dimana spesifikasi jabatan hanya di-
pakai sebagai pedoman dalam reikuitmen, seleksi dan penem-
patan. Spesifikasi jabatan tergantung pada tingkat performansi
yang dapat diterima dan tingkat dari beberapa kemampuan
yang dapat mensubstitusikan pada kemampuan yang lain. Spe-
sifikasi jabatan seharusnya mengidentifikasi standard “minimal-
ly acceptable” dalam seleksi dan performansi di waktu yang
akan datang.

24

Analisis Jabatan

Faktor-faktor khusus berikut menentukan sifat suatu jabatan


dalam organisasi:
1. Design peralatan secara fisik, pengaturan ruang kerja secara
fisik, menentukan sifat aktivitas kerja beberapa jabatan.
2. Prosedur, metode kerja, standar jabatan, menunjukkan
aktivitas kerja.
3. Pembagian tugas menunjukkan kombinasi aktivitas
individu. Jadi struktur organisasi mempengaruhi sifat tiap
jabatan, terutama dalam hal seperti manajemen, supervi-
sor, dan posisi staf.
4. Lingkungan kerja secara fisik dan lingkungan secara sosial
mempengaruhi sifat kerja.
5. Orang yang bersangkutan juga mempengaruhi aktivitas
pekerjaan-bagaimana pekerjaan itu dilakukan.
Semuanya secara bersama-sama menentukan persy-
aratan jabatan, yaitu tuntutan yang dikenakan oleh jabatan
terhadap karyawan yang bersangkutan.
Spesifikasi jabatan atau disebut juga sebagai persya-
ratan jabatan, meliputi aspek-aspek:
1. Keterampilan kerja
2. Kompetensi kerja
3. Pengetahuan kerja
4. Pendidikan
5. Latihan kejra
6. Pengalaman kerja
7. Bakat kerja
8. Temperamen kerja
9. Minat
10. Kondisi/upaya fisik

c. Keterampilan Kerja
Adalah tingkat kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan
atau suatu bagian pekerjaan yang hanya dapat diperoleh dari
praktek, baik melalui pelatihan maupun pengalaman.
1. Aspek mental (kecakapan kerja/pikiran)®seperti:
- Menganalisa data
- Membuat keputusan
- Menghafal
- Menghitung
2. Aspek fisik (kecakapan melakukan gerakan fisik) seperti:
- Memegang kemudi
- Menekan tombol
- Memanjat

25

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

- Mengetik
3. Aspek sosial (kecakapan dalam melakukan tugas
yang berhubungan dengan orang lain)®seperti:
- Mempengaruhi
- Membentuk opini
- Berpidato
- Menawarkan barang
- Melayani tamu
d. Kompetensi Kerja
1) Umumnya berupa surat atau keterangan tanda kompetensi
kerja yang dikeluarkan oleh lembaga tertentu
2) Pemilik tanda kompetensi mampu melaksanakan pekerjaan
dengan standar tertentu
3) Orang yang tidak memiliki surat kompetensi dilarang
melakukan pekerjaan tersebut
4) Pelanggaran disertai hukuman/sanksi
5) Dijadikan syarat bagi jabatan yang mempunyai dampak kuat
atau akibat jauh bagi keselamatan manusia atau kerugian
materiil jika terjadi salah melaksanakan pekerjaan
Contoh: pengemudi, penerbang, penerjun,
dokter,apoteker, psikolog
e. Pengetahuan Kerja
 Pengetahuan yang harus dimilki oleh pemegang jabatan agar
dapat melakukan pekerjaan dengan wajar
 Merupakan dasar bagi seseorang untuk memperoleh
keterampilan kerja
 Menurut macamnya, meliputi:
1. Produk
2. Peralatan
3. Bahan
4. Prosedur&metode
5. Arus produk/proses yang berhubungan dengan
pekerjaan
6. Ukuran-ukuran/standar kerja
7. Rumus-rumus hitungan
8. Resiko bahaya
9. Hubungan jabatan.dll
Menurut tingakatan dapat dikategorikan, antara lain:
1. Mengetahui
2. Memahami
3. Menginformasikan
4. Mengajarkan

26

Analisis Jabatan

f. Pendidikan
 Dinyatakan menurut macam dan tingkatan
 Dipertimbangkan untuk dapat memiliki keterampilan dan
pengetahuan kerja dagar dapat melakukan pekerjaan
dengan wajar
 Pendidikan yang seharusnya(minimum) atau pendidikan
alternatif (jika sulit)
g. Latihan Kerja
 Setiap perusahaan atau instansi mempunyai kekhususan
tersendiri dalam hal mesin, bahan, prosedur, metode dll
 Pendidikan tidak mungkin mengajarkan kekhususan-
kekhususan tersebut
 Perlu dilakukan latihan kerja
 Latihan menurut phase pelaksanaan:
1. Pra penempatan
2. Peningkatan keterampilan
3. Alih tugas
 Latihan menurut sifatnya:
1. On the job training
2. Off the job training
h. Pengalaman Kerja
 Pengalaman kerja memantapkan dan mengembangkan
keterampilan dan pengetahuan kerja, sikap mental dan
fisik yang tidak dapat diperoleh dari latihan
 Dinyatakan menurut pekerjaan yang harus pernah dila-
kukan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut
i. Bakat Kerja
 bakat adalah kapasitas khusus atau kemampuan potensial
yang disyaratkan bagi seseorang untuk mempelajari atau
memahami tugas atau pekerjaan
 Syarat bakat merupakan salah satu kriteria dasar untuk
menilai kesesuaian potensi seseorang dengan pekerjaan
tertentu
 Macamnya anatara lain:
1. intellegence (G)
2. verbal aptitude (V)
3. numerical aptitude (N)
4. spartial aptitude (S)
5. form perception (P)
6. clerical perception (Q)
7. motor coordination (K)
8. finger dexterity (F)

27

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

9. manual dexterity (M)


10. colour descrimination (C)
11. eye-hand-foot coordination (E)
j. Bakat
 intellegence
1. kemampuan belajar secara umum
2. kemampuan untuk menangkap atau memahami
instruksi-instruksi dan prinsip-prinsip yang
mendasarkannya
3. kemampuan untuk menyusun alasan dan
membuat pertimbangan
 verbal aptitude (V)
1. kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan
menggunakannya secara efektif
2. kemampuan memakai bahasa, memahami
hubungan antara kata-kata dan memahami arti
keseluruhan kalimat dan paragraf (lisan/tulis)
 numerical aptitude (N)
1. kemampuan untuk melakukan operasi
matematik, secara tepat dan akurat
 spatial aptitude (S)
1. kemampuan berpikir secara visual mengenai
bentuk-bentuk geometris
2. memahami gambar-gambar dari benda tiga
dimensiional
3. kemampuan mengingat kaitan dari gerakan-
gerakan benda dalam ruangan
 form perception (P)
1. kemampuan melihat bagian-bagian dari suatu
objek, benda,gambar dan grafik
2. kemampuan membuat perbandingan dan
pembedaan secara visual dan melihat perbedaan
yang nyata pada bentuk atau bayangan (shad
ing) dari suatu figur dan panjang lebar suatu garis
 clerical perception (Q)
1. kemampuan menyerap perincian yang berkaitan
dengan bahan verbal atau dalam tabel
2. kemampuan mengetahui adanya perbedaan
huruf-huruf dan angka-angka dalam suatu
lembaran atau tayangan tertentu
3. kemampuan persepsi terhadap komputasi secara
sepintas

28

Analisis Jabatan

 motor coordination (K)


kemampuan untuk mengkoordinasi gerakan-gerakan organ
mata, tangan atau jari-jari dengan terampil dan teliti dalam
gerakan yang tepat dan cepat
 finger dexterity (F)
kemampuan gerakan jari-jemari, memanipulasi objek-objek
kecil dengan jari-jemari secara terampil dan teliti
 manual dexterity (M)
1. kemampuan untuk menggerakkan tangan dengan
mudah dan terampil
2. kemampuan untuk bekerja dengan tangan dalam
menempatkan, memutar atau memindahkan
 colour descrimination (C)
1. kemampuan memadukan atau membedakan
berbagai warna, yang asli, yang gemerlapan
2. mengenali warna khusus atau kombinasi dengan
memangingatnya dan mampu memahami warna
yang selasras atau kontras
 eye-hand-foot coordination (E)
kemampuan menggerakkan tangan dan kaki secara
koordinatif satu sama lain sesuai dengan rangsangan
penglihatan.
k. Temperamen Kerja
 dalam analisis jabatan diartikan sebagai syarat kemampuan
penyesuain diri yang harus dipenuhi oleh pemegang
jabatan untuk bekerja sesuai dengan data jabatan
 jabatan yang berbeda memerlukan kepribadian yang
berbeda pula dari pelaksananya
 kegagalan seseorang dalam memangku jabatan sering
disebabkan oleh ketidak-mampuannya menyesuaikan diri
dengan data jabatan yang dipangkunya
 temperamen kerja yang disyaratkan bagi jabatan
dipertimbangkan dari hasil, bahan peralatan, kegiatan
kerja, tempat kerja, resiko bahaya, dll.
Macam-macam temperamen kerja antara lain:
1. D (DCP)
Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab
untuk kegiatan memimpin (direction), mengendalikan (con-
trol) atau merencanakan (planning)
• Dipertimbangkan bagi jabatan yang mencakup
kegiatan berunding, mengorganisasikan, memimpin,
mengawasi, merumuskan tindak-an atau mengambil

29

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

keputusan
• Tidak dipertimbangkan jika perencanaan dilakukan
untuk pekerjaan si pemangku jabatan itu sendiri
2. F (FIF)
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang
mengadukan penafsiran perasaan(feeling), gagasan (idea)
atau fakta (fact) dari sudut pandangan pribadi
• Dipertimbangkan bagi jabatan yang meminta pe-
mangkunya menggunakan kreativitas, pengungkapan
diri atau imajinasi
• Diartikan sebagai konsepsi individu dalam karya seni,
rencana dll, seperti pertunjukan, kritik, penyajian yang
artistik
3. I (INFLU)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan mem-
pengaruhi (influencing) orang lain dalam pendapat, sikap
atau pertimbangan mengenai gagasan
• Dipertimbangkan bagi jabatan yang pelaksanaannya
melakukan motivasi, meyakinkan orang lain atau
berunding
• Seperti membuat rancangan iklan, mempengaruhi
pendapat orang lain atau mengutarakan gagasan yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan
4. J (SJC)
Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan
kesimpulan penilaian atau pembuatan keputusan berdasar-
kan kriteria rangsangan indera atau atas dasar pertimbangan
pribadi (sensory judgemental, criteria)
• Dipertimbangkan untuk jabatan yang pelaksanaannya
berdasarkan rangsangan satu atau lima indera
• Hendaknya waspada dengan situasi yang tampak
membuat penilaian berdasarkan rangsangan indera,
tetapi kenyataannya menggunakan data yang diingat-
nya
• Menafsirkan sikap pelanggan. Memilih bahan dan
objek untuk menghasilkan efek-efek yang diharapkan,
menyusun rencana yang paling fleksibel, menilai mutu
dari sesuatu berdasarkan rangsangan indera
5. M (MVC)
Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan kegiatan
pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan, atau
pembuatan keputusan berdasarkan kriteria yang dapat

30

Analisis Jabatan

diukur atau yang dapat diuji (measurable and verifiable


cretera)
• Dipertimbangkan bagi jabatan yang pelaksanaan
kerjanya melakukan evaluasi atas dasar data
• Disyaratkan mengajukan tuntutan atas dasar data yang
tersedia, menentukan penyakit dari hasil-hasil tes
laboratorium, menulis artikel berdasarkan pengeta-
huan bahan pokok dasar fakta
• Tidak disyaratkan --> mengambil keputusan atas dasar
kriteria yang subjektif
6. R (REPCON)
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang ber-
ulang atau (repetitive), atau secara terus menerus (con-
tinously) melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan/kecepatan tertentu
• Harus dibedakan antara pekerjaan yang bersifat re-
petitive dan kebiasaan manusia menganggap pekerjaan
yang lazim dilakukan sebagai rutinitas
• Dipertimbangkan bagi pekerjaan yang dilakukan secara
rutin yang tidak terdapat variasi atau kesempatan untuk
pertimbangan bebas.
7. S (PUS)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan
ketegangan jiwa (performing under stress) jika berhadapan
dengan keadaan darurat, kritis, tidak biasa atau berbahaya,
atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian terus
menerus merupakan keseluruhan atau sebagaian aspek dari
pekerjaan
• Dipertimbangkan untuk pekerjaan yang mengandung
bahaya atau resiko sampai ke tingkat yang berarti atau
ketegangan jiwa, merupakan hal yang tetap dan
konsisten dalam kerja
• disyaratkan-->situasi kritis yang memerlukan ke-
tenangan penguasaan pikiran, bekerja dalam kondisi
yang berbahaya, memerlukan konsentrasi di tengah-
tengah gangguan, memerlukan ketenangan dalam
menghadapi perlawanan, hinaan dan sebagainya.
8. T (STS)
Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang
menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat
batas (set of limits), toleransi atau standar-standar tertentu.
• Dipertimbangkan untuk pekerjaan yang harus dilak-

31

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

sanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan


sangat teliti dalam penggunaan bahan atau dalam
pekerjaan dengan angka penyiapan catatan atau
inspeksi
• Mengontrol alat-alat penyiaran program-program ra-
dio atau televisi, memotong pakaian menurut pola
secara cermat, malakukan perhitungan matematika dan
menyiapkan catatan angka secara cermat, membuat
catatan steno dengan tangan/mesin dan mengalihkan
ke dalam tulisan biasa dengan komputer/mesin tik,
bekerja dengan waktu yang tepat.
9. V (VARCH)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan
berbagai tugas (variety), sering berganti (changing) dari
tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang “berbeda”
sifatnyan tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.
• “berbeda” hendaknya tidak ditafsirkan sebagai
”beberapa”: tugas yang memerlukan keterampilan,
pengetahuan dan kemampuan yang sama bukanlah
“berbeda”
• Dipertimbangkan jika beberapa tugas dalam satu pe-
kerjaan ditandai dengan perbedaan yang berarti dalam
teknologi, teknik dan prosedur dalam faktor
lingkungan, syarat mental dan fisik
• Seperti: menganalisa dan memperbaiki peralatan,
menggunakan prinsip-prinsip yang berbeda untuk
menyelidiki keadaan dari suatu objek, sistem atau
kegaiatan.



32

Analisis Jabatan

BAB II
PERAN
ANALISIS JABATAN

33

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

34

Analisis Jabatan

BAB II
PERAN
ANALISIS JABATAN

A. Relevansi Analisis Jabatan dengan


Pengelolaan Sumber Daya Manusia
(HRM)

D
ata yang didapat dari analisis jabatan
mempunyai pengaruh terhadap setiap
aspek pengelolaan sumber daya manusia,
beberapa relevansi analisis jabatan dan
pengelolaan sumber daya manusia (HRM) dalam
organisasi antara lain:
1. Human resource planning
Setiap pekerjaan membutuhkan penge-
tahuan, keterampilan dan kemampuan
yang berbeda. Dengan demikian peren-
canaan sumber daya manusia yang efektif
harus mempertimbangkan persyaratan
yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.
2. Rekruitmen dan seleksi
Dapat menjadi kacau bila yang merekrut
tidak tahu orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan suatu pekerjaan.

35

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Penggunaan job description dan job specification yang tidak


lagi up to date menyebabkan perekrutan karyawan tidak jelas
dan dapat menyebabkan kekacauan dalam pelaksanaan
pekerjaan itu sendiri.
3. Human resource development
Job specification berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan
HRD. Bila space menyarankan suatu pekerjaan membutuhkan
pengetahuan, keterampilan pengetahuan tertentu, dan seorang
karyawan yang menduduki jabatan tersebut tidak mempunyai
kualifikasi yang dibutuhkan, maka karyawan tersebut hendak-
nya mendapatkan training atau diadakan pengembangan
karyawan, hendaknya hal tersebut diarahkan untuk membantu
karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas yang tercantum
dalam deskripsi jabatannya atau menyiapkan mereka untuk
promosi pada pangkat pekerjaan yang lebih tinggi.
4. Performance appraisal
Setelah karyawan tahu apa yang harus dikerjakan dan kualifikasi
sudah disesuaikan dengan persyaratan perlu dilakukan
penilaian. Penilaian berdasarkan kepada seberapa baik
seseorang telah menjalankan pekerjaan yang harus dikerjakan.
5. Kompensasi
Nilai relatif untuk pekerjaan tertentu pada sebuah perusahaan
harus diketahui sebelum ditentukan dalam bentuk uang.
Semakin besar/berat tugas dan tanggung jawabnya semakin
bernilai pekerjaan itu. Pekerjaan yang membutuhkan
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang lebih tinggi/
besar juga mempunyai nilai yang lebih tinggi.
6. Safety & Health
Informasi yang didapat dari analisis jabatan juga diperlukan
untuk menentukan berbagai pertimbangan yang berkaitan
dengan masalah keamanan dan kesehatan kerja. Karyawan
mungkin memerlukan informasi khusus mengenai bahaya yang
dapat terjadi pada saat bekerja.
7. Employee & Labour Relation
Bila karyawan dipertimbangkan untuk mendapatkan untuk
mendapatkan promosi, transfer ataupun penurunan pangkat,
deskripsi jabatan menyediakan suatu komparasi bakat/
kemampuan. Informasi tersebut seringkali mengarahkan kita
untuk mendapatkan keputusan yang lebih baik mengenai
sumber daya manusia.
8. Human resource research
Saat riset HRD dilakukan, informasi analisis jabatan menye-
diakan informasi awal yang dibutuhkan oleh seorang peneliti.

36

Analisis Jabatan

Sebagai contoh bila seorang peneliti ingin memisahkan antara


karyawan yang sukses dengan karyawan yang sedang saja
dalam melaksanakan pekerjaannya, ia hanya perlu mempe-
lajari karyawan yang mempunyai deskripsi/spesifikasi jabatan
yang relatif sama.
9. Equal employment
Pelaksanaan analisis jabatan yang baik sangat mendukung
legalitas praktek/pelaksanaan. Analisis jabatan diperlukan,
misalnya untuk membela keputusan yang berkaitan dengan
transfer, promosi maupun penurunan jabatan.

B. Kegunaan Informasi Analisis Jabatan dalam Bidang


Psikologi Industri dan Organisasi
Beberapa fungsi dan kegunaan informasi jabatan dalam kajian
Psikologi Industri dan Organisasi, hal tersebut antara lain:
1. Dalam bidang desain organisasi
a) Pengorganisasian, membuat blue print untuk
koordinasi dari peran –peran yang ada dalam
organisasi
b) Perencanaan sumber daya manusia
c) Menidentifikasikan peran
2. Dalam bidang administrasi personalia
a) Evaluasi jabatan
b) Rekruitmen
c) Seleksi
d) Penempatan
e) Orientasi
f) Training dan pengembangan individu
g) Performance appraisal
h) Promosi dan transfer
i) Perencanaan dan pengembangan karier
j) Hubungan kepegawaian
3. Desain pekerjaan dan peralatan (ergonomi)
a) Engineering desain
b) Job desain
c) Peningkatan metode kerja
d) Keamanan/keselamatan kerja
4. Kegunaan lain
a) Bimbingan jabatan (vocational guidance)
b) Konseling rehabilitasi
c) Sistem klasifikasi jabatan
d) Riset personalia

37

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

C. Informasi dalam Analisis Jabatan


a. Aspek informasi dalam analisis jabatan
Ada 4 aspek informasi yang perlu diketahui dalam rangka
pengumpulan data-data aktual dalam analisis jabatan, yakni:
1. Macam informasi apakah yang akan tersebut disusun
Berikut ini beberapa informasi yang umum diperoleh
dalam analisis jabatan
a) Aktifitas kerja (meliputi bagaimana, mengapa dan
kapan melakukan pekerjaan itu), seperti:
- Proses kerja
- Prosedur yang dilakukan
- Rekaman atau catatan-catatan aktivitas (film, video)
- Tanggung jawab dan wewenang personal
b) Mesin, alat-alat perlengkapan dan hal-hal yang
membantu dalam pelaksanaan pekerjaan
c) Hasil kerja (nyata maupun tidak nyata)
- Pemrosesan material
- Barang-barang yang dihasilkan
- Pengetahuan yang diaplikasikan (misalnya hukum
atau kimia)
- Servis yang diberikan (misalnya membersihkan atau
memperbaiki)
d) Performance kerja
- Pengukuran waktu kerja
- Standard kerja
- Analisis error
- Aspek-aspek yng lain
e) Job context
- Kondisi kerja fisik
- Jadwal kerja
- Konteks organisasi
- Konteks sosial
- Insentif (finansial maupun non finansial)
f) Persayaratan personel
- Pengetahuan atau skill yang dibutuhkan
- Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja yang
diperlukan
- Atribut personel lain meliputi minat, bakat,
karakteristik fisik, kepribadian
2. Dalam bentuk apakah informasi tersebut disusun?
Ada dua bentuk informasi analisis jabatan yang biasa
digunakan, yakni:
a. Kualitatif

38

Analisis Jabatan

Bentuk ini disusun berdasarkan data-data yang


diperoleh melalui deskripsi yang diuraikan secara
mendalam dan detail, misalnya tentang job content,
informasi tentang kondisi kerja, interaksi sosial,
persyaratan personel dan lain-lain. Mengandalkan
pada kekuatan penggunaan kalimat-kalimat.
b. Kuantitatif
Bentuk ini disusun berdasarkan data-data yang
diperoleh melalui skala pengukuran dengan meng-
gunakan unit-unit informasi jabatan, seperti perilaku
spesifik pekerja, pemeliharaan material, (misalnya
konsumsi oksigen selama bekerja, hasil produksi per-
satuan waktu, tingkat kebisingan), ukuran kelompok
kerja, penilaian/rating terhadap karakteristik kerja,
psikogram dalam persayaratan jabatan, standar tes
bakat.
3. Metode pengumpulan informasi jabatan
Metode pengumpulan informasi yang sering digunakan
dalam analisis jabatan adalah:
a. Observasi (untuk jenis pekerjaan non manajerial)
b. Wawancara individual maupun kelompok
c. Technical conference (sejumlah ahli diseleksi
berdasarkan kemampuan dan pengetahuannya,
kemudian bekerjasama untuk menganalisis suatau
jabatan tertentu)
d. Kuesioner
e. Catatan harian
f. Critical incident
g. Informasi tentang desain peralatan/perlengkapan
Mengingat pentingnya peran metode dalam analisis
jabatan, maka tentang metode ini akan diuraikan
dalam bab tersendiri.
4. Agent/sumber informasi jabatan
Pengumpulan informasi jabatan biasanya melibatkan
seorang spesialis personalia, pemegang jabatan, dan su-
pervisor dari pemegang jabatan. Spesialist personalia (bisa
manajer personalia/HRD, job analist atau konsultan) dapat
diminta untuk mengamati dan menganalisis pekerjaan
yang sedang dilakukan dan kemudian menyusun deskripsi
dan spesifikasi jabatan. Supervisor dari jabatan yang
sedang di analisis dapat dimintai keterangan tentang
pekerjaan yang dikerjakan oleh pemegang jabatan karena
supervisor mempunyai tanggungjawab untuk mengawasi,

39

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

memberi instruksi dan memberi evaluasi tentang perfor-


mansi kerja bawahannya tersebut. Pemegang jabatan
merupakan sumber informasi yang paling baik, karena
dialah yang paling tahu tentang seluk beluk pekerjaan yang
dijabatnya. Supervisor dan pemegang jabatan dapat
diminta untuk meninjau dan menverifikasi kesimpulan ana-
lisis jabatan yang berkaitan dengan aktivitas dan tugas pe-
kerjaan. Dengan demikian analisis jabatan biasanya
merupakan upaya terpadu antara spesialis, supervisor dan
pekerjaan.
Informasi tentang jabatan dapat diperoleh dari
berbagai sumber. Pada setiap sumber mempunyai
keunggulan dan kelemahannya sendiri-sendiri. Sumber-
sumber tersebut adalah penelitian terdahulu mengenai
suatu jabatan, analisis bahan-bahan dokumenter,
keterangan karyawan, pengalaman langsung job analist.
a) Penelitian terdahulu
ilmu pengetahuan merupakan suatu usaha dimana
setiap ahli pengetahuan membangun diatas dasar
pekerjaan ilmuwan yang lain. Setiap riset personel
manapun akan selau demikian. Penelitian terdahulu
yang dimaksud di sini adalah penelitian-penelitian
tentang kepersonaliaan yang dijumpai dijurnal-
jurnal atau laporan-laporan penelitian
Keuntungan dari sumber ini adalah:
1) Bahan-bahanya tersedia dalam bentuk lengkap
dan terukur
2) Penelitian biasanya dilakukan oleh ahlinya yang
telah mendapatkan pengetahuan profesional
dibidang tersebut.
Kelemahannya:
1) Bahan bacaaan yang tersedia tentang satu
jabatan, ternyata bukan jabatan yang sedang
ditangani/diselidiki (namanya saja yang sama
tetapi isinya berbeda).
2) Dengan mengandalkan deskripsi secara verbal
akan mengurangi validitas hasil analisis jabatan,
sehingga job analist di tuntut untuk mempunyai
pemahaman atas elemen jabatan yang penting.
b) Bahan dokumenter
Ada 2 macam bahan dokumenter yang dapat
menjadi sumber informasi analisis jabatan, yakni:

40

Analisis Jabatan

1) Petunjuk instruksional atau petunjuk operasional


Petunjuk ini dibutuhkan dalam operasionalisasi
setiap program latihan. Buku pelaksanaan atau
penyususnan program latihan dapat digunakan
sebagai sumber informasi untuk studi jabatan bagi
seorang job analist, sebab buku petunjuk ini
merupakan alat untuk mengarahkan dan meng-
awasi program yang dilaksanakan prosedur
pelaksanaan seringkali sudah dibakukan dengan
petunjuk teknis. Kelemahan terletak pada pe-
nyajian yang secara verbal mungkin sekali kurang
menggambarkan tugas-tugas yang sebenarnya.
Bahan dokumenter biasanya lebih menekankan
pada unit perilaku lebih besar untuk dipelajari
daripada hasil yang dicapai; bukannya laporan
terinci dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan
atau kondisi-kondisi pelaksanaannya. Mereka
lebih menelkan pada hasil yang ingin dicapai dari
pada kualitas kemampuan yang digunakan untuk
mencapai.
2) Catatan mengenai performasi individual atau
kelompok.
Sebagian besar catatan disini adalah bidang bakat/
kemampuan khusus, sebab dapat digunakan
sebagai kriteria mengenai keberhasilan kerja.
Bentuknya berupa angka-angka kuantitatif:
tingkat nilai, jumlah produksi. Contoh : dalam
program latihan terbang terdapat pengelom-
pokan kemampuan siswa, hal yang dicatat
misalnya jumlah jam terbang, prestasi yang
dicapai pada tahap-tahap latihan terbang,
komentar-komentar tentang hal-hal yang dinilai
kurang. Dari performansi tersebut dapat dianalisis
tingkat/taraf kesulitan tugas. Catatan mengenai
performansi ini dapat meliputi/:
- Laporan kualitatif yang dibuat oleh instruktur
atau supervisor yang menekankan pada titik-
titik keberhasilan dan kelemahan seseorang/
peserta latihan
- Laporan hasil wawancara khusus pada saat
karyawan keluar atau pensiun dari pekerjaan
- Laporan mengenai kecelakaan kerja yang
melibatkan kegagalan seorang karyawan

41

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

3) Karyawan (supervisor dan pemegang jabatan)


Ada 3 tipe karyawan yang dapat dijadikan
sumber informasi, yakni:
a. Karyawan yang berprestasi dan berpenga-
laman pada jabatan yang dianalisis karyawan
yang berprestasi dan berpengalaman dalam
mengawasi, membimbing dan mengkoordinir
pekerjaan orang lain (sebagai supervisor),
maka ia akan mempunyai pengetahuan yang
luas mengenai jabatan tersebut. Sedangkan
karyawan pemegang jabatan yang berprestasi
dan berpengalaman dalam jabatan yang
dianalisis, akan mengetahui apa yang dibu-
tuhkan pada setiap tahap yang dikerjakannya
untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
b. K ar yawan yang dalam masa latihan
menduduki jabatan tersebut
Karyawan yang sedang latihan merupakan
sumber informasi yang baik untuk
menentukan sifat yang pasti tentang kesulitan-
kesulitan dan masalah-masalah yang dihadapi.
Para pemula masih mengalami kesulitan,
kesadaran mereka akan hal itu masih hangat
dan kadang-kadang lebih pasti daripada or-
ang yang akan lebih berpengalaman.
c. K ar yawan yang pernah gagal dalam
melaksanakan tugas
Merupakan sumber keterangan untuk
mempelajari kesulitan yang kritis dari suatu
tugas. Kenyataan kegagalan itu merupakan
petunjuk bahwa ia benar-benar mengalami
kesulitan tertentu. Kelemahannya adalah
adanya kemungkinan karyawan merasionali-
sasi kegagalannya sendiri dengan menimpakan
tanggung jawab kepada orang lain dan
keterbatasan insight mereka sebagai penyebab
dari kesulitan tersebut
4) Pengalaman langsung job analist
Pengalaman job analist (terutama yang psikolog)
dalam melaksanakan tugas-tugas dari jabatan
yang dianalisis, akan sangat membantu dalam
menerjemahkan tuntunan jabatan dalam kategori
psikologis yang disyaratkan untuk dapat melak-

42

Analisis Jabatan

sanakan tugas/pekerjaan dengan baik.


Pengalaman langsung job analist ada 2 maca,
yaitu (1) observasi partisipant dan (2) observasi
non partisipant. Pengetahuan dan pengalaman
job analist dalam melaksanakan jabatan
memungkinkan ia menggali informasi kepada
orang-orang terkait dengan pertanyaan-
pertanyaan yang tepat dan mudah menafsirkan
jawaban yang diperolehnya. Namun demikian
ia tidak perlu mencoba untuk menjadi ahli dalam
jabatan yang diselidikinya.

b. Metode pengumpulan data dalam analisis jabatan


Secara umum jika informasi analisis jabatan dari satu jabatan
valid, maka informasi analisis jabatan pada jabatan yang sama
secara tidak langsung juga valid, jika kesamaan jabatan dan
karakteristik lingkungan dapat diidentifikasi.
1. Cara-cara pengumpulan informasi analisis jabatan
a) Observasi
Kelebihan:
- Tepat/sesuai untuk jabatan-jabatan yang banyak
dilakukan secara manual, terstandarisasi, dan memiliki
aktivitas putaran yang pendek.
- Dapat diterapkan pada keadaaan khusus, atau bila
ada hambatan bahasa, misalnya pada pekerja asing
Kelemahan:
- Harus mencakup sampel yang representatif dari
perilaku jabatan.
- Lambat, mahal, dan akurasi rendah (karena tidak
melihat kegiatan yang tidak teratur)
- Tidak cocok untuk jabatan yang membutuhkan
aktivitas dan kosentrasi yang baik, seperti pengacara,
programer atau design engineering.
b) Job performance
Kelebihan:
- Cocok untuk jabatan-jabatan dimana job analist bisa
belajar dengan mudah
Kelemahan:
- Sama dengan observasi.
c) Interview
Merupakan teknik yang paling umum digunakan untuk
menyusun tugas-tugas, kewajiban-kewajiban dan
perilaku-perilaku yang standar ataupun tidak standar dan

43

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

secara fisik untuk melihat mental kerja pegawai, karena


dalam interview observer dapat melihat perilaku
responden secara langsung.
Interview sering dipandang sebagai “conversation with
a purpose”, karena dalam pembicaraan interview
mempunyai tujuan yang hendak dicapai yang semua itu
tergantung pada kemampuan interviewernya.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam interview:
i. Perencanaan yang diteliti dan training untuk
analisisnya sebelum interview dilakukan.
ii. Untuk reliabilitas dan efisiensinya, interview harus
mengikuti pola interview (semacam guide) dalam
pertanyaan-pertanyaannya, antara lain:
- Pertanyaan relevan dengan tujuan analis
- Pertanyaan jelas, tidak menimbulkan makna ganda
- Pertanyaan tidak memimpin responden, tapi
mengarah untuk mendapatkan jawaban yang
spesifik
- Pertanyaan tidak membawa emosi, karena akan
menimbulkan jawaban yang subjektif
- Pertanyaan tidak menanyakan hal-hal yang
sifatnya pribadi
iii. Interviewer harus mampu menciptakan keadaan,
dimana responden akan merasa bebas untuk
berdiskusi tentang pekerjaannya ataupun tanggung
jawabnya.
Kendala-kendala dalam teknik interview:
- Distorsi informasi, yaitu ada kemungkinan
responden memalsukan informasinya atau terjadi
kesalahpahaman.
- Perlu beberapa subjek dalam satu jabatan
pekerjaan, untuk mendapatkan gambaran kerja
secara komprehensif
- Perlu dipertimbangkan masalah waktu, manusia
dan situasinya
- Perlu waktu untuk menyusun pertanyaan-
pertanyaan yang cerdik untuk mendapatkan
informasi yang valid
- Biaya yang tinggi
Keuntungan teknik interview:
- Face to face, sehingga akan terjadi respon yang
timbal balik, yang tidak diperoleh dari sumber-
sumber lainnya.

44

Analisis Jabatan

- Akurasi tinggi
- Akan diperoleh jawaban yang mendetail
iv. Questioner
Questioner biasanya telah berstandarisasi dan
digunakan untuk mengecek item-item yang akan
digunakan untuk sebuah jabatan atau untuk menilai
item-item yang relevan dengan jabatan yang
ditanyakan
Kelebihan questioner:
- Mempunyai potensi yang besar untuk kuantitas
informasi
- Lebih murah dan mudah untuk administrasinya
- Tidak mengganggu waktu produksi responden
- Untuk responden yang banyak, biayanya lebih
murah dan tidak memakan waktu yang lama.
Kekurangannya:
- Dalam perkembanagan, questioner membutuhkan
waktu dan biaya yang banyak
- Sifatnya kaku, sehingga sering terjadi salah paham
- Sulit untuk mendapatkan informasi secara
mendetail
- Dapat merugikan pihak responden, karena tidak
dapat menilai bagaimana kooperasi dan motivasi
responden dalam mengisi questionaire.
v. Task inventories & checklist
Merupakan kuesioner yang digunakan untuk me-
ngumpulkan informasi tentang sebuah jabatan atau
pekerjaan. Daftar tugas ini juga dilengkapi dengan
performance kerja, kesulitan-kesulitan yang dihadapi,
waktu untuk belajar, atau hubungan performance
kerja secara keseluruhan sedangkan didalam check-
list juga memperhatikan rangkaian kerja dan
hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain.
Kemudian christal (1974), mengajukan rekomendasi
untuk melaksanakan sistem analisis jabatan skala besar
yang berdasarkan pada administrasi task inventory:
- Pegawai inventaris menggunakan seluruh waktu-
nya untuk mengembangkan daftar tugas, jadi su-
pervisor dilapangan hanya sebagai advisor teknik.
- Tugas ditulis secara terperinci
- Meliputi item-item sistem personal bagi kebutuhan
manager
- Mengumpulkan nama pekerja dan meng-

45

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

identifikasi informasi, sehingga akan menghasilkan


data yang berkualitas tinggi
- Sebaiknya dilakukan inventaris kerja untuk sampel
yang besar, karena reliabilitasnya lebih baik dan
mempermudah untuk melakukan analisis dalam
sub-group (misalnya pegawai bagian penjualan)
- Menyusun data pada beberapa lembar secara garis
besar, agar mudah dimengerti
- Menggunakan skala “relative time spent” sebagai
faktor penilai utama dan dituliskan dalam persen
waktu
Daftar tugas ini menggunakan program komputer
CODAP (Comprehensive Occupation Data Analisys
Program), karena dapat memberikan job description
secara mendetail, tabulasi hasil setiap kelompok kerja
dan memberikan laporan survey analisis jabatan yang
komplit. Dan ini semua berguna untuk mengorganisasi
dan menyusun sistem personal jabatan.
vi. The position analisys questionnaire (PAQ)
Merupakan satu instrumen yang didasarkan pada
analisis statistik kuantitatif tentang elemen-elemen
utama orientasi kerja pegawai(pada tingkah lakunya).
PAQ lebih menekankan pada worker oriented
(tingkah laku pekerja secara umum), berbeda dengan
task inventory yang menekankan pada job oriented
sehingga membuat asumsi yang statis tentang kerja.
PAQ terdiri dari 194 item job element yang dibagi
dalam beberapa kelompok:
- Information input (dimana dan bagaimana pekerja
memperoleh informasi tentang pekerjaannya)
- Mental processes (pemikiran, perencanaan,
membuat keputusan dan hal-hal yang berkaitan
dalam suatau kerja).
- Work input (prestasi aktivitas fisik oleh pekerja dan
alat-alat yang digunakannya)
- Hubungan dengan orang lain (sosialisasi)
- Suasana atau keadaan kerja (bagaimana suasana
fisik atau sosial dimana kerja dilakukan).
Setiap item-item tersebut secara individu
digunakan untuk mengecek elemen kerja atau
untuk me-rating-nya dalam sebuah rating scale
yang tepat mengenai kepentingan, waktu atau
kesukaran.

46

Analisis Jabatan

Keterbatasan PAQ
vii. Beberapa kuesioner terstruktur lain:
- Job components inventory (Blanks,dkk)
Merupakan kuesioner yang sesuai untuk meng
analisis jabatan yang membutuhkan batasan-
batasan kemampuan:
JCI terdiri atas 5 bagian, yaitu:
a. Alat-alat dan perlengkapan (dari yang kecil
samapai yang besar)
b. Persyaratan fisik dan persepsi
c. Persyaratan matematik
d. Persyaratan komunikasi
e. Membuat keputusan dan tanggung jawab
- Occupation analisys inventory (OAI)
OAI didesain secara spesifik untuk kebutuhan
bimbingan kejuruan dan eksplorasi jabatan. Per-
bedaan dengan PAQ adalah pada deskripsi
jabatannya secara umum yaitu PAQ orientasinya
dominan pada karakteristik pekerja dalam
pekerjaannya sedangkan OIA, orientasi nya pada
kerjanya, khususnya teknologinya. Namun dalam
OIA juga melibatkan sistem deskripsi diri yang
dibuat oleh respondennya sebagai preference
untuk karakteristik-karakteristik dan persyaratan
jabatan.
viii. Critical incident
Metode analisis jabatan ini berhubungan dengan
penilaian performance, yang melibatkan anekdot
tingkah laku kerja. Dimana tingkah laku itu kemudian
dirating untuk digolongkan menjadi dimensi statis
atau dimensi dinamik dari kerja. Anekdot-anekdot
tersebut:
- Apa tujuan insiden dan dalam konteks bagaimana
insiden itu terjadi
- Apakah yang dilakukan individu itu efektif
- Pandangan yang konsekuen tentang tingkah laku
tersebut
- Apakah konsekuensi itu aktual dalam mengontrol
pekerja
Prosesnya, yaitu job analist mengumpulkan sampling
dari pekerja-pekerja yang sedang melakukan kerjanya
secara nyata. Dari setiap 100 atau 1000 kejadian akan
dihasilkan perilaku kerja yang adekuat. Kejadian–

47

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

kejadian tersebut kemudian dikategorikan menurut


dimensi kerja yang mereka lihat dan menyusunnya
dalam format checklist. Dari sini akan tampak gam-
baran persyaratan tingkah laku jabatan.
Keuntungan utamanya adalah pendekatan ini
menfokuskan pada tingkah laku kerja yang dapat
diobservasi dan diukur, sehingga akan diperoleh
gambaran keuntungan dan kegunaan dari job analisis.
Kerugian utamanya membutuhkan banyak waktu
untuk mengumpulkan, mempersepsikan dan
mengkategorikan kejadian-kejadian. Selain itu cara ini
hanya memberikan deskripsi tingkah laku, tanpa
mengetahui efektif/tidaknya pada tingkah laku itu,
sehingga sulit mendapatkan rata-rata perilaku kerja.
ix. Sumber lain
Selain dengan cara-cara diatas, informasi jabatan
dapat diperoleh dari:
- Pengujian materi training(misalnya: training
manual standar prosedur,dll) yang menghasilkan
keterampilan,ability dan tingkah laku apa yang
dibutuhkan untuk kesuksesan kerja
mengoperasikan peralatan dari kerja tersebut
- Diary atau catatan harian pekerja, dimana
dituliskan kerja pegawai dari hari kehari.
d) Perbandingan metode-metode analisis jabatan
Perbandingan 7 metode ini dilihat dari tujuan dan
kepraktisannya (tabel 1).

Table 1. Efektivitas Metode Analisis Jabatan

Pur- thres- Ability Posi- Critical Task Func- Job


pose hold require- tion incident inven tional ele-
traits ments analy- techni- tory/ job ments
analy- scales sis que COA analy- method
sis ques- DP sis
tion-
naire

Job X X
des-
crip-
tion

48

Analisis Jabatan

Job X X X
speci-
fica-
tion

Job X X
classi-
fica-
tion

Job X X
eva-
lua-
tion

Job X X
design

Perfor- X X
mance
appra-
isal

Prac- X X X
ticality
user
accep-
tability

Cost X X
(lowest)

Quality X X
of out-
come

Time to X X X
com-
pletion
(sher-
test)



49

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

50

Analisis Jabatan

BAB III
PROSEDUR
DAN PROSES
ANALISIS JABATAN

51

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

52

Analisis Jabatan

BAB III
PROSEDUR
DAN PROSES
ANALISIS JABATAN

S
ecara garis besar dalam analisis jabatan ada
3 tahap analisis yaitu me- ngumpulkan data
jabatan dan mengolahnya menjadi informasi
jabatan (menggunakan metode-metode tertentu,
didiskusikan dan dirangkum oleh kelompok). Me-
nyajikan informasi jabatan bagi tujuan-tujuan
organisasi (dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi)
menunjukkan akan pemanfaatan informasi
jabatan bagi tujuan-tujuan tertentu (dalam la-
poran tercakup pada bab “masalah dan temuan”
kesimpulan dan saran). Adapun langkah-langkah
dalam melakukan analisis jabatan secara rinci
diuraikan sebagai berikut.

A. Langkah-Langkah dalam Analisis


Jabatan
Sebagaimana telah diuraikan dalam bab
terdahulu bahwa proses analisis jabatan itu adalah
untuk mendapatkan fakta nyata berupa informasi
mengenai jabatan yang sedang dianalisis. Untuk

53

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

itu maka langkah-langkah berikut merupakan cara yang dapat


dipergunakan untuk memperoleh informasi yaitu dengan jalan
menggali, meneliti dan merekam data yang diperlukan.

1.PERSIAPAN
PENYELENGARAAN
PENENTUAN
INFORMASI
JABATAN
2. PENGUMPULAN DATA
JABATAN

PROGRAM YANG
MEMBUTUHKAN
3. PENGOLAHAN DATA
INFORMASI
JABATAN
JABATAN

4. VERIFIKASI
INFORMASI
JABATAN

5. PEMBETULAN

Bagan langkah-langkah analisis jabatan

Langkah tersebut diawali dengan mengidentifikasi program yang


membutuhkan informasi jabatan. Informasi jabatan sangat banyak
ragam dan jumlahnya, dapat bersifat mendalam atau meluas dan
pengumpulannya terkait dengan persoalan biaya. Informasi jabatan
tidak seluruhnya dipergunakan untuk kepentingan program manaje-
men, sehingga hanya informasi-informasi yang relevan dengan penggu-
naan saja yang diambil. Setiap program atau kepentingan manajemen
hanya membutuhkan informasi tertentu yang berbeda-beda satu sama
lain. Dengan demikian pelaksanaan analisis jabatan tergantung pada
program yang membutuhkannya. Selanjutnya langkahnya-langkahnya
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan analisis jabatan
Tahapan Persiapan Analisis Jabatan Meliputi:

54

Analisis Jabatan

a) Perencanaan program analisis jabatan


Bentuk organisasi penyelengara;
(1) Tim pengarah: pimpinan puncak+pimpinan yang
membawahi unit kerja yang menjadi objek analisis
jabatan sebagai penanggung jawab.
(2)Tim penyelia: kepala unit kerja
(3)Tim pelaksana: terdiri dari sekelompok analis jabatan
yang telah lulus pelatihan analisis jabatan.
Analisis jabatan Þ penelitian diskriptif –analitis
b) Perancangan formulir & penetapan metode
(1) Formulir dibuat sesuai dengan kebutuhan
(2)Data yang diinginkan diperoleh jika telah sesuai dengan
program yang memerlukan informasi serta jenis dan
macam informasi yang kelak akan disajikan
(3)Metode apa saja yang akan di gunakan juga harus di
tetapkan telebih dahulu
(4)Ada 2 jenis formulir yang harus dirancang:
· Pengumpulan data jabatan yang harus diisi responen/
pemegang jabatan.
· Pengolahan data jabatan yang akan diisi oleh job
analis ketika akan melakukan wawancara dan
observasi.
Perencanaan pengumpulan data
(5)Penetapan dan penyusunan jadwal
· Yang bersifat makro: mempergunakan sensus,
sehingga populasi harus direncanakan
· Perkiraan 1 analis/1 hari/1 jabatan
· Untuk memudahkan dikelompokkan dulu jabatan
fungsional /fungsional khusus
(6)Pemberitahuan kepada responden
(7)Pengecekan kesiapan formulir
(8)Penentuan saluran disrtribusi formulir
(9)Kualifikasi data: data harus memenuhi kriteria, yaitu;
· Obyektif
· Dapat dipercaya
· Valid
· Tepat waktu
· Relevan
· Representatif
· Lengkap
· Akurat
c) Pendistribusian formulir
Pendistribusian Formulir Dirancang cara dan atau

55

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

diusahakan sampai kepada responden secara aman.


d) Studi pengenalan organisasi
Organisasi perlu dikaji terlebih dahulu, baik menurut
keadaan senyatanya maupun menurut keadaan selayaknya.
Bidang yang perlu di kaji:
(1) Kelembagaan antara lain: tata aturan yang berlaku
tentang kedudukan, tugas pokok, fungsi, susunan
organisasi, rumusan tugas-tugas, rincian tugas susunan
jenjang jabatan, dan pola promosi (bila ada)
(2)Ketatalaksanaan
· Rincian kegiatan
· Tata hubungan kerja
· Prosedur kerja
· Petunjuk pelaksanaan kerja
· Tata cara kerja
· Pedoman kerja
(3)Kepegawaian
· Formasi
· Pengadaan
· Cara pengujian kesehatan
· Kepangkatan
· Jabatan
· Cara penilaian karya
· Penggajian
· Kesejahteraan
· Peraturan disiplin dst
2. Tahap Pengumpulan Data
Tahap Pengumpulan Data ini meliputi:
a) Penyuluhan
(1) Memberitahu pimpinan unit organisasi responden
tentang
· Maksud diselenggarakan analisis jabatan
· Metode yang akan digunakan
· Jadwal
· Studi pengenalan organisasi
· Penentuan sampel
· Pengumpulan data jabatan
Data yang perlu disediakan oleh organisasi:
· Fungsi, tugas, kegiatan organisasi
· Bagan struktur organisasi
· Bagan arus kerja unit organisasi
· Daftar inventaris pegawai
· Berbagai dokumen yang relevan

56

Analisis Jabatan

(2)Membuat surat tugas untuk para analis


Yang perlu di cantumkan dalam membuat surat tugas
antara lain:
· Maksud penyelanggaraan analisis jabatan
· Data yang ingin di peroleh
· Nama organisasi tempat jabatan yang di analisis
· Jadwal
· Nama analis
(3)Analis harus meminta izin dan meminta pengaruh
pimpinan unit
(4)Penjelasan teknis pelaksanaan perlu diberikan
sehubungan dengan kelancaran pelaksanaan analisis.
b) Pengumpulan data jabatan
Dalam tahap ini harus diperoleh data jabatan yang
selengkap mungkin sebagai bahan untuk menyusun
informasi jabatan. Dilakukan dengan menggunakan satu
atau kombinasi beberapa metode pengumpulan data
jabatan, seperti :
· Kuesioner
· Interview
· Observasi
· Kombinasi beberapa metode
· Studi pustaka
· Dokumentasi
· Review tenaga ahli
3. Pengolahan data
Penyusunan berbagai bentuk cakupan informasi dengan
menggunakan hasil-hasil yang diperoleh dari pengumpulan
data jabatan. Data dianalisis dan disajikan dalam bentuk
informasi yang sesuai dengan program yang membutuhkan.
Pemaduan data yang diperoleh dari berbagai sumber dan
berbagai metode dilakukan oleh tim. Deskripsi jabatan disusun
berdasarkan fakta jabatan, dan spesifikasi disusun melalui per-
sonal judgment dari tim analis berdasarkan analisis logis
terhadap deskripsi jabatannya.
4. Verifikasi
Periksa kembali semua data dan informasi jabatan dari langkah
2 (ke dua) diperiksa kembali kebenarannya, dengan cara
memberikannya kepada pemegang jabatan, atasan dan
sumber-sumber lain yang relevan untuk melakukan
pengecekan.
5. Pembetulan
Beberapa revisi atas hasil verifikasi pada langkah 3 (ke tiga)

57

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

dilakukan sebelum hasil analisis jabatan ini dipergunakan.


Termasuk dalam hal ini analis perlu mengoreksi hasil cetak
dan redaksional agar mudah dipahami oleh si pengguna
nantinya.
6. Hasil (deskripsi dan spesifikasi jabatan)
Hasil ini digunakan sesuai dengan keperluan/ tujuan awal di-
lakukan nya analisis jabatan, misalnya untuk tujuan menyo-
roti struktur organisasi, apakah semua fungsi tugas sudah
terwadahi di dalam jabatan-jabatan yang ada, Misalnya
ternyata ditemukan bahwa ada beberapa fungsi yang belum
tertampung didalam jabatan tertentu (tidak jelas merupakan
tanggung jawab jabatan mana), kemudian dapat diajukan
saran solusinya.
Berdasarkan langkah-langkah di atas jika dicermati, dalam
analisis jabatan ada 3 tahap analisis, yakni:
a. Mengumpulkan data jabatan dengan mengolahnya menjadi
informasi jabatan (menggunakan metode-metode tertentu,
didiskusikan dan dirangkum oleh kelompok)
b. Menyajikan informasi jabatan bagi tujuan-tujuan organisasi
(dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi)
c. Menunjukkan akan pemanfaatan informasi jabatan bagi
tujuan-tujuan tertentu (dalam laporan tercangkup pada BAB
“masalah dan temuan” kesimpulan dan saran)
Fakta-fakta jabatan/pekerjaan dikumpulkan. Kemudian
dianalisis dan ditulis sebagaimana pekerjaannya (apa adanya)
bukan pada bagaimana seharusnya. Oleh karenanya analisis
jabatan dilakukan:
a. Setelah pekerjaan itu di rancang
b. Pekerjaan sudah dalam keadaan terlatih
c. Pekerjaan telah dilakukan/dilaksanakan.

B. Kaidah Langkah Praktis


Program analisis jabatan harus diputuskan dan didukung oleh
pimpinan perusahaan/top manajemen. Hal ini sangat penting meng-
ingat investasi dana dan tenaga maupun waktu yang terkait didalamnya
dimana beban tanggungjawab terletak di tangan manajemen sendiri.
Pada tataran operasional, analisis jabatan dilakukan oleh tim dan
harus dengan perencanaan kerja yang matang. Orang yang tergabung
dalam tim analisis jabatan (job analist) haruslah mendapatkan pelatihan
khusus terlebih dahulu.
Beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang job analist
adalah:
1. Mampu melakukan penyelidikan serta mengingat secara baik

58

Analisis Jabatan

2. Harus bisa menulis dengan cepat dan ringkas


3. Harus mampu memahami segala sesuatu dengan cepat
termasuk memahami situasi dan alat-alat
4. Mempunyai hubungan interpersonal yang baik
Petunjuk praktis melakukan analisis jabatan (Flipo,1992)
1. Perkenalkan diri saudara, sehingga para karyawan tahu siapa
saudara dan mengapa saudara berada ditempat tersebut
2. Tunjukkan minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerja dan
jabatan yang saudara analisis
3. Jangan mencoba untuk memberitahu bagaimana menjalankan
pekerjaan tersebut
4. Gunakan bahasa yang bisa dimengerti oleh karyawan dan su-
pervisor
5. Jangan mengacaukan antara pekerjaan dengan pekerja. Ingat
bahwa yang dianalis adalah jabatannya
6. Lakukan studi penelaah jabatan secara menyeluruh
7. Periksa informasi yang telah saudara peroleh

C. Menyajikan Hasil dan Kemanfaatannya


Analisis jabatan menghasilkan informasi jabatan yang disajikan
dalam bentuk deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Hasil ini bisa
dipergunakan untuk berbagai macam keperluan, baik untuk kepentingan
makro maupun mikro, diantaranya untuk:
1. Inventarisasi Jabatan dan Kamus Jabatan
Untuk kepentingan ini diperlukan butir informasi jabatan yang
meliputi nama jabatan, kode jabatan, letak jabatan, job sum-
mary, dan syarat jabatan yang pokok.
2. Penyusunan kebutuhan tenaga kerja
Untuk kepentingan ini diperlukan butir informasi nama
jabatan, letak jabatan, uraian tugas, waktu yang dibutuhkan
pertugas, daftar jabatan per unit kerja dan satuan hasil kerja
3. Rekuitmen , seleksi dan penempatan
Hasil analisis jabatan ini menyediakan informasi jabatan yang
diberikan untuk kepentingan ini, yakni nama jabatan, job sum-
mary, uraian tugas dan syarat jabatan yang pokok seperti
pendidikan, pelatihan dan syarat khusus, letak jabatan dalam
organisasi dan fungsi jabatan
4. Penugasan/pemberian tugas
Untuk kepentingan ini dipergunakan informasi susunan jabatan
dalam satu unit, uraian tugas, syarat jabatan, hubungan jabatan,
tanggung jawab dan wewenang.
5. Petunjuk kerja dan pengawasan atasan langsung
Untuk kepentingan ini diperlukan informasi uraian tugas,

59

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

uraian kegiatan , bahan kerja, peralatan kerja, hasil kerja,


tanggung jawab, wewenangan, dan kemungkinan resiko
bahaya. Oleh karena itu dibutuhkan analisis lanjutan karena
belum tersedia uraian kegiatan
6. Penilaian prestasi kerja
Untuk kepentingan ini diperlukan informasi nama jabatan,
uraian tugas, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, data
presensi pemegang jabatan dan kriteria penilaian, maka untuk
keperluan ini perlu analisis lanjutan.
7. Organisasi dan tata laksana
Untuk kepentingan ini diperlukan informasi yang meliputi
nama unit kerja, korelasi jabatan, arus kegiatan, rentang kendali
jabatan, rentang kendali orang, arus kerja, perintah, laporan
dan tanggung jawab. Untuk keperluan ini juga perlu analisis
lanjutan.
8. Evaluasi jabatan
Diperlukan informasi nama jabatan, uraian tugas, uraian
kegiatan, bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja, kondisi
lingkungan kerja, upaya fisik, kemungkinan resiko bahaya,
korelasi jabtan, wewenang, tanggung jawab, syarat jabatan
dan fungsi pekerja. Untuk keperluan ini perlu analisis lanjutan
9. Pelatihan
Diperlukan informasi nama jabtan, job summary, uraian tugas
, uraian kegiatan, pengetahuan kerja, keterampilan kerja, waktu
pelaksanaan tugas, kondisi lingkungan kerja, kemungkinan
resiko bahaya, syarat jabatan, bahan kerja, hasil kerja dan
perangkat kerja. informasi tersebut bisa digunakan untuk
menelusuri kebutuhan pelatihan dalam tingkat tugas untuk
masing-masing jabatan. Untuk ini perlu analisis lanjutan.
10.Penyusunan pola karier
Analisis jabatan menyajikan informasi tentang nama jabatan,
uraian tugas, syarat jabatan, dan korelasi jabatan serta informasi
lain. Dengan informasi ini bisa disusun jenjang jabatan dan
pola karier.
11. Statistik dan laporan
Uraian jabatan ini disusun per unit organisasi dan menyajikan
nama serta uraian tugas yang disertai kode jabatan. Informasi
ini bisa dipergunakan sebagai alat untuk pelaporan tentang
keadaan personalia departemen yang akhirnya bisa di himpun
dan dikomparasi satu sama lain menurut unit kerja dan lingkup
yang diperlukan. Pelaporan dan statistik ini penting untuk
keperluan perencanaan, pendayagunaan dan mobilitas
pegawai.

60

Analisis Jabatan

12.Penempatan tenaga kerja asing


Penggunaan tenaga kerja asing pada umumnya memerlukan
biaya lebih mahal dari tenaga dalam negeri. Oleh karena itu,
tenaga kerja asing dipergunakan biasanya hanya karena
keadaaan yang memaksa saja, yaitu bila tenaga dari dalam
negri belum tersedia.


61

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

62

Analisis Jabatan

BAB IV
PEDOMAN PERHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
BERDASARKAN BEBAN KERJA
DALAM RANGKA
PENYUSUNAN FORMASI
PEGAWAI NEGERI SIPIL
Berdasarkan Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004

63

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

64

Analisis Jabatan

BAB IV
PEDOMAN PERHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
BERDASARKAN BEBAN KERJA
DALAM RANGKA
PENYUSUNAN FORMASI
PEGAWAI NEGERI SIPIL
Berdasarkan Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004

A. Latar Belakang

D
alam rangaka penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif dan efisien,
Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut
untuk bekerja secara professional. Namun, pada
kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan
belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utama-
nya karena terjadi ketidaksesuaian antara kom-
petensi pegawai dengan jabatan yang diduduki-
nya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh
komposisi keahlian atau keterampilan pegawai
yang belum proporsional. Demikian pula pendis-
tribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada
kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti
belum didasarkan pada beban kerja yang ada.
Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa
pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di
unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari
permasalahan tersebut.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut,

65

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian


kearah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta
berkesinambungan (sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya
mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya
perencanaan untuk formasi pegawai. Selama ini perencanaan formasi
PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Dalam kaitannya dengan perencanaan formasi PNS, ketentuan
Undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dalam Undang-undang nomor
43 tahun 1999 menyebutkan yaitu:
• Pasal 1 ayat 1 : “ Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga
Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang
ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan
diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas
Negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
• Pasal 15 ayat 1: “ Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri
Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi”.
• Sedangkan dalam ayat 2: “ Formasi sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1), ditetapkan untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan”.
• Pasal 17 ayat 1: “Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam jabatan
dan pangkat tertentu”.

Ketiga pasal diatas mengamanatkan bahwa seorang PNS adalah:


• Seseorang yang duduk dalam suatu jabatan;
• Dibutuhkan karena adanya beban kerja organisasi;
• Ditempatkan dan dikembangkan untuk melakukan tugas
sebagaimana yang uraian tugas jabatan;
• Didayagunakan untuk memperoleh hasil kerja sebagaimana yang
ditargetkan oleh jabatan tersebut.
Oleh karena itu, perencanaan formasi harus didasarkan pada hasil
perhitungan beban kerja organisasi sehingga formasi pegawai yang
telah disusun dapat memenuhi kebutuhan organisasi untuk pelaksanaan
tugas organisasi dalam mendukung pencapaian visi dan misinya.

B. Maksud dan Tujuan


Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap instasi
pemerintah dalam menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan be-
ban kerja dalam rangka penyusunan formasi PNS di lingkungannya.
Tujuan pedoman ini untuk meningkatkan kualitas perencanaan

66

Analisis Jabatan

pegawai, khususnya penyusunan formasi yang rasioanl dalam rangka


mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien.

C. Ruang Lingkup
Pedoman ini dapat dipergunakan untuk menghitung beban kerja
berbagai jabatan, baik structural maupun fungsional. Untuk keper-
luan perhitungan formasi, pedoman ini lebih difokuskan untuk
menghitung jumlah kebutuhan pegawai dalam jabatan fungsional.
Pedoman ini, memaparkan berbagai metoda dan teknik
penyusunan formasi berdasarkan perhitungan beban kerja. Selain itu,
diberikan contoh penyusunan formasi bagi jabatan fungsional tertentu.

KONSEPSI DASAR
A. Pengertian
Dalam pedoman ini terdapat beberapa pengertian yang
dipergunakan sebagai dasar. Pengertian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang
diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu
melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini.
Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan
secara logis, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui
jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis
kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan
yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan
tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program
yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar
kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang
diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk
memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata
pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil
yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

B. Aspek-aspek dalam perhitungan


Dalam menghitung formasi pegawai terdapat 3 (tiga) aspek pokok
yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:

1. Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk

67

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program


unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk
setiap jabatan.

2. Standar Kemampuan Rata-rata


Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan
yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.
Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu.
Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan
Norma Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk
mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah:

NORMA Orang x Waktu


WAKTU =
Hasil

Contoh: Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan


berapa lembar ketikan (misalnya 2 lembar ketikan).
NORMA 1 Orang pengetik x 30 menit
WAKTU =
2 lembar ketikan

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar


kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar
ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu
berapa lama. Rumusnya adalah:

NORMA Hasil
HASIL =
Orang x Waktu

Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan
waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).

NORMA 1 Uraian jabatan


HASIL =
1 Analis Jabatan x 90 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar


kemampuan seorang analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian

68

Analisis Jabatan

jabatan diperlukan waktu 90 menit.

3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif,
artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu
kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.

a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi


hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:

Jml. Hari menurut kalender …. Hari

Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari


Jml. Hari libur dalam 1 tahun …. Hari

Jumlah cuti dalam 1 tahun …. Hari

Hari Libur dan Cuti .... Hari

Hari Kerja Efektif .... Hari

Catatan: Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur
kedaerahan. Oleh karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat
menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.

b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi


dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allow-
ance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan
sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 % dari
jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif
sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

Contoh menghitung jam kerja efektif :

Jumlah jam kerja formal 1 minggu 400 menit


Allowance 30% x 400 menit 120 menit

Jam kerja efektif 1 minggu 280 menit

Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per


hari kali 5 hari.

69

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

C. Metoda
Dalam menghitung formasi, banyak metoda yang dapat diper-
gunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang
sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi
menggunakannya.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang
diidentifikasi dari :
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan

Penjelasan penggunaan metoda diberikan lebih lanjut dalam Bab


III Teknik Perhitungan.

D. Prinsip Penyusunan Formasi


Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-
prinsip sebagai berikut:
1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena
adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia
posisi jabatan yang lowong.
3. selam beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah
pegawai tidak berubah.

E. Hal-hal Yang Mempengaruhi


Dalam menghitung formasi pegawai, perlu mengidentifikasi hal-
hal yang mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi.
Beberapa hal tersebut adalah:

1. Perubahan target-target
Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu
menetapkan program-program yang di dalamnya terkandung
target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang
berubah akan mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan.
Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung
kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang
ditetapkan oleh unit kerjanya.
2. Perubahan fungsi-fungsi
Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan
fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi
bentuk kelembagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit

70

Analisis Jabatan

berarti juga mempengaruhi peta jabatan.


3. Perubahan komposisi pegawai
Komposisi pegawai dapat digambarkan dalam penempatan
pegawai dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada.
Perubahan komposisi pegawai berarti perubahan pula
penempatannya, baik karena pension, promosi, mutasi, atau
karena hal lain. Perubahan komposisi pegawai merupakan
perubahan jumlah pegawai dalam formasi.
4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi
Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat beruap
perubahan kebijakan, misalnya pengalihan pencapaian pro-
gram dari swakelola menjadi pelimpahan pekerjaan kepada
pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula
kepada jumlah beban kerja.

TEKNIK PERHITUNGAN
Menghitung formasi pegawai dilakukan melalui beberapa
tahapan. Tahapannya adalah analisis jabatan, memperkirakan
persediaan pegawai, menghitung kebutuhan pegawai, dan terajhir
menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan persediaan.
Khusus pada perencanaan persediaan dan kebutuhan pegawai,
hendaknya diarahkan unutuk mencari keseimbangan antara sumber
daya pegawai yang akan didayagunakan dalam proses pekerjaan
dengan hasil yang ingin dicapai atau misi yang harus dilakukan.l oleh
karena itu, perencanaan persediaan dan kebutuhan pegawai
diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan-perubahan
dalam organisasi.
Dalam menghitung formasi pegawai, hendaknya diperhatikan
beberapa hal, yaitu:
1. memperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung jawab
pimpinan unit kerja yang menangani kepegawaian, seperti
kepala Bagian Kepegawaian atau sejenis, Kepala Bagian Tata
Usaha atau yang sejenis, atau pejabat lain yang memiliki fungsi
pengelolaan kepegawaian;
2. memperkirakan kebutuhan pegawai hendaknya dibantu
dengan masukan para pemimpin unit teknis;
3. memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan penilaian
program-program yang berdampak pada pelaksanaan tugas-
tugas;
4. perkiraan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan
syarat-syaratnya. Syarat dimaksud dapat berupa syarat yang
pokok, misalnya syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman,
atau keahlian dan keterampilan;

71

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

5. memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan inventarisasi


data kepegawaian minimal 3 (tiga) tahun yang lalu;
6. pencatatan data menjadi bagian dari dokumentasi data pada
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Dengan
demikian, pencatatan data harus berkesinambungan.

Beberapa hal tersebut di atas hendaknya dipenuhi untuk men-


jamin kemudahan perhitungan dari tahun ke tahun. Selanjutnya,
tahapan perhitungan formasi adalah seperti penjelasan di bawah ini.

A. Analisis Jabatan
Formasi pegawai harus dapat ditunjukkan dengan jumlah pegawai
dalam jabatan. Maksudnya adalah agar setiap pegawai yang menjadi
bagian dalam formasi memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas.
Dengan demikian, sebelum dilakukan perhitungan formasi terlebih
dahulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan yang tertata
rapi.
Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan melakukan
analisis jabatan. Oleh karenanya, analisis jabatan merupakan tahap
awal dalam pelaksanaan perhitungan formasi.

B. Perkiraan Persediaan Pegawai


Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki oleh
suatu unit kerja pada saat ini. Pencatatan data persediaan pegawai
menjadi bagian yang tak terpisahkan dari perencanaan kepegawaian
secara keseluruhan. Kemudian dalam kepentingannya dengan per-
hitungan formasi, persediaan pegawai perlu disusun perkiraan untuk
beberapa tahun yang akan datang.
Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan datang merupakan
perkiraan yang terdiri atas jumlah pegawai yang ada, dikurangi dengan
jumlah pension dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan pegawai
diluar pension seperti mutasi dan promosi sulit diramalkan. Oleh kare-
na itu, pengurangan tersebut tidak perlu masuk dalam perkiraan,
kecuali sudah ada rencana yang pasti.
Persediaan pegawai hendaknya dinyatakan dalam inventarisasi
yang terlihat kualifikasinya. Langkah-langkah menetapkan persediaan
pegawai adalah sebagai berikut:
1. menyusun daftar jabatan beserta uraian ringkasnya (ikhtisar)
disertai dengan syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan
syarat lain yang bukan menjadi syarat mental. Langkah ini
dapat dinyatakan dalam tabel berikut:

72

Analisis Jabatan

Tabel 1: DAFTAR JABATAN


Unit kerja: …………………...

No Nama iktisar Syarat jabatan


jabatan tugas pendi- pela- penga- keah- kete-
dikan tihan laman lian rampil-
an

Contoh:

Tabel 1: DAFTAR JABATAN


Unit kerja: Bagian Kepegawaian

No Nama iktisar Syarat jabatan


jabatan tugas pendi- pela- penga- keah- kete-
dikan tihan laman lian rampil-
an

1 Kepala Memim- S1 Ad- kepe- Pernah peren- Berko-


Bagian pin kegia- minis- mim- mendu- cana- muni-
Kepega- tan peren- trasi pinan duki ja- an kasi
waian canaan, batan SDM
dan pe- setara
ngemba- kepala
ngan sub ba-
pegawai gian

2 kepala ….. Di isi dst dst dst dst dst


sub ba- sesuai
gian… uraian
yang ada

3 kasub Dst dst dst dst dst dst


bag dst

4 pemroses memro- SMU - beker- - adminis-


mutasi ses pemu ja di trasi dan
jabatan tasian pe- bidang kearsip-
gawai dlm sekre- an
jabatan tariat

73

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

5 penyusun …….. Dst dst dst dst dst dst


formasi
Pegawai

6 dst …….. Dst dst dst dst dst dst

7 dst....  …….. Dst dst dst dst dst dst

2. Menyusun daftar pegawai menurut jabatan. Daftar pegawai


memuat nama jabatan, nama pegawai, tahun pengangkatan,
tahun pension, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan.
Daftar pegawi dapat disusun dalam tabel berikut:

Tabel 2 : DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATAN


Unit Kerja: …………

Jabatan Pegawai Kualifikasi

No Nama Nama Diangkat Pensiun Pddk Pelatih Pengl Keahl Ketrm

74

Contoh :
Tabel 2: DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATAN
Unit kerja: Bagian Kepegawaian

Jabatan Pegawai Kualifikasi

No Nama Nama Diangkat Pensiun Pendidikan Pelatihan Pengalaman Keahlian Keterampilan

1 kabag kepeg Drs. Budi 1980 2008 S1 Spama kasubag  - -

2 kasubbag … Polan, SE 1974 2004 S1 Adum kesekret -  -

3 kasubbag dst dst dst dst dst dst dst dst

4 dst dst dst dst dst dst dst dst dst

5 pemroses Mulad, BSc DIII dst dst dst dst dst dst
  mutasi jabatan          
 
    Andi S SMU dst dst dst dst dst dst

6 penyusunan Sobari SMU dst dst dst dst dst dst


  formasi pegawai          
                 
    Astuti SMU dst dst dst dst dst dst

75
   
Analisis Jabatan


Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

3. membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan


pension, dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui
kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan.

Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI


Tahun ……………… s.d. ……………….
Unit kerja: ………………………

Jabatan pegawai Pensiun Promosi Mutasi

No Nama yg ada ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

Contoh:
Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI
Tahun 2004 s.d. 2006
Unit kerja: Bagian kepegawaian

Jabatan pegawai Pensiun Promosi Mutasi

No Nama yg ada ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

1 kabag
kepeg 1 _ _ _ _ _ _ _ _ 1

2 kasubag
mutasi 1 _ 1 _ _ _ _ _ _ _

3 Dst                    

4 pemroses
mutasi
jabatan 3 _ _ 1 _ _ _ _ 1 _

5 penyusun
formasi 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _

6 Dst

76

Analisis Jabatan

4. Membuat perkiraan persediaan pegawai untuk waktu yang


ditentukan dengan inventarisasi pegawai yang sudah bersih.
Inventarisasi pegawai bersih dimaksudkan sebagai inventarisasi
yang sudah tidak mencantumkan lagi pegawai yang pension
dalam waktu sampai perencanaan.

Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI


Tahun ……… s.d. ………..
Unit kerja: …………
No Nama jabatan Pegawai Persediaan
yang ada
Thn Thn Thn

Contoh:

Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI


Tahun 2004 s.d. 2006
Unit kerja: Bagian kepegawaian

No Nama jabatan Pegawai Persediaan


yang ada
2004 2005 2006

1 Kabag kepegawaian 1 1 1 0

2 Kasubag mutasi 1 1 0 0

3 dan seterusnya      

4 Pemroses mutasi jabatan 3 3 2 1

5 Penyusun formasi 2 2 2 2

6 dan seterusnya      

7 dan seterusnya        

77

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

C. Perhitungan Kebutuhan Pegawai


1. Perhitungan dengan Metoda Umum
Perhitungan dengan metoda umum adalah perhitungan untuk
jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang
belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instasi Pembina.
Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut
menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta
dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang
dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah
uraian jabatan yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat
dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah
mengidentifikasi beban kerja melalui:
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan

a. Pendekatan Hasil Kerja


Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda
dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi
dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya
fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi
dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini
efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan
adalah:
a. wujud hasil kerja dan satuannya;
b. jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja
yang harus dicapai;
c. standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil
kerja.

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:

Beban kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

78

Analisis Jabatan

Contoh:
Jabatan : Pengentri Data
Hasil kerja : Data entrain
Beban kerja/ Target Hasil : 200 data entrain setiap hari
Std kemampuan pengentrian : 30 data per hari
Perhitungannya adalah:

200 data entrain


x 1 orang = 6,67 orang’
30 data entrain

Dibulatkan menjadi 7 orang

b. Pendekatan Objek Kerja


Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani
dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan
untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah
objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, Dokter melayani
pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien.
Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi
oleh banyaknya pasien. Metode ini memerlukan informasi:
a. wujud objek kerja dan satuan;
b. jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek
yang harus dilayani;
c. standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek
kerja.

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:

Objek kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

Contoh:
Jabatan : Dokter
Objek kerja : Pasien
Beban kerja : 80 pasien per hari
Std kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari

80 pasien
x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter
25 pasien

dibulatkan menjadi 3 orang.

79

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

c. pendekatan peralatan kerja


peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam
bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai
contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada
kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan
adalah:
a. satuan alat kerja
b. jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
c. jumlah alat kerja yang dioperasikan;
d. rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK);

Rumus perhitungannya adalah:

Peralatan kerja
x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja

Contoh: Bis angkutan pegawai


Satuan alat kerja : Bis

Jabatan yang diperlukan untuk


Pengoperasian alat kerja : > pengemudi bis
: > kernet bis
: > montir bis

Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 bis

Rasio pengoperasian alat kerja : > 1 pengemudi bis 1 bis


: > 1 kernet 1 bis
: > 1 montir 5 bis

Jumlah pegawai yang diperlukan


a. pengemudi bis:
20 bis
x 1 pengemudi = 20 pengemudi
1 bis

b. Kernet Bis:
20 bis
x 1 kernet = 20 kernet bis
1 bis

80

Analisis Jabatan

c. Montir Bis:
20 bis
x 1 montir = 4 montir bis
5 bis

d. Pendekatan Tugas per tugas jabatan


Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau
beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan
banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan
metoda ini adalah:
a. uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;
b. waktu penyelesaian tugas;
c. jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

Rumusnya adalah:
Waktu penyelesaian tugas

Waktu kerja efektif

Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT. Sedangkan waktu


kerja Efektif disingkat WKE.

Contoh :
Jabatan : Pengadministrasi Umum

NO URAIAN TUGAS BEBAN SKR WPT


TUGAS
1 2 3 4 5 (3x4)

1 mengetik surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit


2 mengagenda surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 mengarsip surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4 melayani tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
5  menyusun laporan 1 laporan/hari 30 menit/lap 30 menit
daftar hadir
6 mengadministrasi 16 data/hari 90 menit/data 1.440 menit
kepegawaian
7 dan seterusnya            ------> ------>  n menit

WPT 2.598 + n mnt

81

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai


waktu efektif adalah 270 menit. Jadi jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah:

2, 598 + n menit
x 1 orang = ……. orang
270 menit

2. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar


kebutuhan minimum yang telah ditetapkan oleh instasi
pembina
Perhitungan menggunakan metoda ini adalah perhitungan bagi
jabatan fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar
minimalnya telah ditetapkan oleh instasi pembinanya. Jabatan
yang telah ditetapkan standar kebutuhan minimalnya adalah
jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan dan
tenaga pendidikan.
a. Kebutuhan pegawai sebagai Tenaga kesehatan
Tenaga kesehatan terdiri dari atas sekelompok jabatan yang
pembinaannya berada di bawah departemen kesehatan.
Jabatan-jabatan tersebut telah diklasifikasikan sebagai
berikut:
1). Tenaga medis
• Dokter Spesialis
• Dokter Umum
• Dokter Gigi
2). Tenaga Keperawatan
• Perawat
• Bidan
3). Tenaga Kefarmasian
• Apoteker
• Analisis Farmasi
• Asisten Apoteker
4). Tenaga Kesehatan Masyarakat
• Epidemiologis kesehatan
• Entamologis kesehatan
• Mikrobiologis kesehatan
• Penyuluh kesehatan
• Pengadministrasi kesehatan
• Sanitarian
5). Tenaga Gizi
• Nutrisionis
• Dietisien

82

Analisis Jabatan

6). Tenaga Keterapian Fisik


• Fisioterapis
• Okupasiterapis
• Terapis Wicara
7). Tenaga Keteknisan Medis
• Radiografer
• Radiografis
• Teknisi Gigi
• Teknisi Elektromedis
• Analis Kesehatan
• Refraksionis Optisien
• Otorik Prostetik
• Teknisi Transfusi
• Perekam Medis

Perhitungan standar kebutuhan minimal dibedakan menjadi


standar kebutuhan minimal untuk Tenaga Puskesmas dan
Jaringannya, Tenaga Rumah Sakit Khusus (RSK), Tenaga Rumah
Sakit Umum (RSU), dan tenaga untuk UPT Kesehatan.
Perhitungan standar kebutuhan minimal untuk tenaga di bidang
kesehatan telah ditetapkan oleh instasi Pembina yaitu Depar-
temen Kesehatan. Penetapan perhitungan standar kebutuhan
minimal dapat dilihat dalam tabel berikut:

JENIS POLIN PUSTU PUSK PUSK PUSK


TENAGA DES KOTA RAWAT

Dokter Spesialis   - -  -    - -
Dokter Umum - -  1 2 2
Dokter Gigi   - -  1/3  1 1
Keperawatan   - -    -   -   -
Kefarmasian   - -  1 1 1
Kesehatan   - 1 1 1 1
Masyarakat
Gizi    - -  1 1 1
Keterapian Fisik 1 1 2 2 2
Keteknisan Medis   - -  1 1 1
Non Tenaga 1 -  1 1 1
Kesehatan

83

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Umum


(dalam jumlah orang)

JENIS TENAGA RUMAH SAKIT


Kelas A Kelas Kelas Kelas C Kelas D
B (p) B (NP)

Dokter Spesialis 304 102 36 7 -


Dokter Umum - 11 11 11 3
Dokter Gigi 6 3 3 2 1
Keperawatan 1.240 464 200 80 16
Kefarmasian 24 12 12 3 1
Kesehatan Masyarakat 6 3 3 2 1
Gizi  24 12 12 3 1
Keterapian Fisik 34 15 15 5 1
Keteknisan Medis 52 23 23 7 2
Non Tenaga Kesehatan 348 282 282 87 28

Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Khusus


(dalam jumlah orang)

JENIS TENAGA RUMAH SAKIT


Kelas A Kelas B (p) Kelas C Kelas D

Dokter Spesialis 15 10 5 3
Dokter Umum 1 2 2 1
Dokter Gigi 2 2 1 1
Keperawatan 72 56 32 20
Kefarmasian 4 2 1 1
Kesehatan Masyarakat 2 1 1 1
Gizi 8 6 4 2
Keterapian Fisik 8 7 4 3
Keteknisan Medis 8 7 4 3
Non Tenaga Kesehatan 38 25 15 10

84

Analisis Jabatan

Standar Kebutuhan Tenaga UPT Kesehatan


(dalam jumlah orang)
JENIS TENAGA POLIN PUSTU PUSK PUSK PUSK
DES KOTA RAWAT
Dokter Spesialis  - -  -   -  -
Dokter Umum  - -  1 2 2
Dokter Gigi  - -  1/3  1 1
Keperawatan  - -   -  -  -
Kefarmasian  - -  1 1 1
Kesehatan Masyarakat  - 1 1 1 1
Gizi  - -  1 1 1
Keterapian Fisik 1 1 2 2 2
Keteknisan Medis  - -  1 1 1
Non Tenaga Kesehatan 1 -  1 1 1

b. Kebutuhan pegawai sebagai tenaga pendidikan


Tenaga pendidikan adalah tenaga yang berada dibawah
pembinaan Departemen Pendidikan Nasional. Tenaga
pendidikan tersebut terdiri atas jabatan-jabatan:
• Guru Taman Kanak-kanak
• Guru Sekolah Dasar
• Guru Mata Pelajaran
• Kepala Sekolah
• Guru Pendidikan Jasmani dan Kesehatan
• Guru Pendidikan Agama
• Guru Pembimbing

Perhitungan kebutuhan pegawai untuk tenaga pendidikan


telah ditetapkan standar minimalnya oleh Departemen
Pendidikan Nasional. Penetapan perhiutngan standar mini-
mal tersebut adlah sebagai berikut:

1). Kebutuhan pegawai untuk Taman Kanak-kanak (TK)


Pegawai dalam TK terdiri atas Guru TK dan Kepala TK.
Komponen untuk menghitung kebutuhan pegawai TK
adalah rombongan beljar atau kelas dan Kepala TK.
Rumus perhitungannya adalah:

JGTK = JRB + KTK

85

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Keterangan :
JGTK = jumlah Guru TK
JRB = jumlah rombongan belajar/kelas
KTK = kepala Taman Kanak-kanak

Contoh perhitungan:
Pada Kabupaten X, terdapat 3 TK yaitu TK A, TK B, TK C.
masing-masing TK memiliki rombongan belajar yang
berlainan dan perhitungn kebutuhan tenaga pendidikannya
seperti dalam tabel berikut:

Daftar Kebutuhan Tenaga Pendidikan untuk Taman Kanak-kanak


Kabupaten X

Nama RB RB GuruTK KepalaTK Total


Sekolah Nol kecil Nol Besar pegawai
TK A 2 kelas 1 kelas 3 orang 1 orang 4 orang
TK B 1 kelas 3 kelas 4 orang 1 orang 5 orang
TK C 2 kelas 4 kelas 6 orang 1 orang 7 orang
Jumlah 5 kelas 8 kelas 13 orang 3 orang 16 orang

Dari daftar kebutuhan dalam tabel contoh, maka jumlah


kebutuhan Tenaga Pendidikan unutk taman kanak-kanak
di kabupaten X adalah Guru TK = 13 orang; Kepala
TK = 3 orang.

2). Kebutuhan Tenaga pendidikan untuk sekolah Dasar (SD)


Tenaga pendidikan dalam SD terdiri atas Guru SD dan
Kepala sekolah, Guru pendidikan Jasmani dan Kesehatan
(GP), serta Guru Agama (GA). Komponen untuk
menghitung kebutuhan tenaga pendidikan SD adalah
rombongan belajar atau kelas dan Kepala Sekolah, GP,
dan GA. Rumus perhitungannya adalah:

JGSD = JRB + 1 KS + 1 GP + 1 GA

Keterangan:
JGSD = jumlah Guru SD
JRB = jumlah rombongan belajar/kelas
KS = Kepala sekoalh
GP = Guru pendidikan jasmani dan kesehatan
GA = Guru Agama (minimal 1 orang )

86

Analisis Jabatan

Contoh perhitungan:
Pada Kabupaten X terdapat 3 SD Negeri yaitu SDN 1,
SDN 2, SDN 3. masing-masing SD memiliki rombongan
belajar yang berlainan dan perhitungan kebutuhan
tenaga pendidikannya seperti dalam tabel berikut:

Daftar Kebutuhan Tenaga Pendidikan Sekolah Dasar


Kabupaten X

Nama Jumlah Rombongan Belajar/Kls Jml Kep. Jml Jml


sekolah I II III IV V VI Guru Sek1 GP GA
SDN 1 2 2 1 1 1 1 8 1 1 1
SDN 2 3 3 3 2 2 2 15 1 1 1
SDN 3 4 4 3 2 2 2 17 1 1 1
jumlah 9 9 7 5 5 5 40 3 3 3

Dari contoh perhitungan diatas, maka tenaga pendidikan


SD untuk kabupaten X adalah Guru SD = 40 orang;
Kepala sekolah = 3 orang; Guru GP = 3 orang; GA = 3
orang.

3). Kebutuhan Tenaga Pendidikan untuk Sekolah Lanjutan


Tingkat Pertama (SLTP)
Tenaga pendidikan untuk SLTP terdiri atas Kepala
sekolah, Guru Mata pelajaran (GMP), dan Guru Pembim-
bing. Standar perhitungan untuk masing-masing guru
adalah sebagai berikut:

Perhitungan kebutuhan Guru Mata pelajaran


Komponen menghitung kebutuhan Guru Mata pelajaran
adalah (a) jumlah jam pelajaran yang wajib dilaksanakan
oleh seorang guru per minggu (ditetapkan minimal 24
jam), dan (b) alokasi waktu belajar efektif per mata
pelajaran per minggu pelajaran per minggu yang
ditetapkan untuk SLTP adalah:

87

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

No Mata Pelajaran Kelas


I II III
1 pendidikan pancasila dan kewarganegaraan 2 2 2
2 pendidikan Agama 2 2 2
3 Bahasa Indonesia 6 6 6
4 Matematika 6 6 6
5 Ilmu Pengetahuan Alam (IPA) 6 6 6
6 Ilmu pengetahuan Sosial (IPS) 6 6 6
7 Kerajinan Tangan dan Kesenian 2 2 2
8 Pendidikan Jasmani dan Kesehatan 2 2 2
9 Bahasa Inggris 4 4 4
10 Muatan Lokal (sejumlah mata pelajaran) 6 6 6
  jumlah 42 42 42

Keterangan:
• Mata pelajaran untuk muatan local dikembangkan sen-
diri oleh pemerintah daerah disesuaikan dengan kondisi
dan kebutuhan pembangunan daerah, lingkungan alam,
lingkungan social, dan budaya daerah.
• Alokasi waktu belajar efektif adalah 42 jam setiap minggu
atau 1.680 jam per tahun. 1 jam pelajaran adalah 45
menit, termasuk di dalamnya waktu untuk penyeleng-
garaan penilaian kemajuan dan hasil belajar siswa.

Berdasarkan alokasi waktu belajar efektif per minggu


per mata pelajaran, maka rumus penghitungan
kebutuhan guru mata pelajaran adalah:

JRB x W
JGMP =
24
Keterangan:
JGMP = jumlah guru mata pelajaran
JRB = jumlah rombongan belajar/kelas
W = alokasi waktu per minggu
24 = jumlah jam wajib mengajar per minggu

88

Analisis Jabatan

Contoh perhitungan:
Pada kabupaten X terdapat tiga SLTP yaitu SLTP 1, SLTP
2, dan SLTP 3. jumlah rombongan belajar/kelas untuk
masing-masing SLTP adalah:

Kelas Rombongan Belajar


SLTP 1 SLTP 2 SLTP 3
Kelas I 5 3 2
Kelas II 5 3 1
Kelas III 4 3 1
Jumlah 13 9 4

Perhitungan untuk kebutuhan guru mata pelajaran adalah


sebagai berikut:
Mata SLTP 1 SLTP 2 SLTP 3
pelajaran JRB W WM JGMP JRB W WM JGMP JRB W WM JGMP
PPKn 13 2 24 1 9 2 24 1 4 2 24 1
Pendidikan 13 2 24 1 9 2 24 1 4 2 24 1
Agama
Bahasa 13 2 24 3 9 6 24 2 4 6 24 1
Indonesia
Matematika 13 6 24 3 9 6 24 2 4 6 24 1
IPA 13 6 24 3 9 6 24 2 4 6 24 1
IPS 13 6 24 3 9 6 24 2 4 6 24 1
Kertakes 13 2 24 1 9 2 24 1 4 2 24 1
Penjaskes 13 2 24 1 9 2 24 1 4 2 24 1
Bahasa 13 4 24 2 9 4 24 2 4 4 24 1
Inggris
Munlok 13 6 24 3 9 6 24 2 4 6 24 1
Total ke-       21       16       10
butuhan
guru                        

Keterangan:
• WM adalah jumlah jam wajib mengajar per minggu yaitu
telah ditetapkan jumlahnya 24.
• Rumus yang digunakan adalah JGMP = (JRB x W) :
WM

89

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Perhitungan Kebutuhan Guru Pembimbing


Komponen yang dipergunakan untuk menghitung
kebutuhan guru pembimbing adalah (a) jumlah seluruh
siswa, dan (b) jumlah siswa yang wajib dibimbing oleh
satu orang guru. Rumusnya adalah:

JS
JGP =
JSWB

Keterangan:
JGP = jumlah Guru pembimbing
JS = jumlah seluruh siswa
JSWB = jumlah siswa yang wajib dibimbing oleh satu
guru.

Telah ditetapkan, 1 guru pembimbing wajib membimbing


150 siswa. Jadi JSWB adalah 150.

Contoh perhitungan:
Kabupaten X jumlah siswa SLTP 1 = 425 siswa, SLTP 2 =
307 siswa, SLTP 3 = 158 siswa.
Nama sekolah JS JSWB JGB
1 2 3 4 (2:3)
SLTP 1 425 150 3
SLTP 2 307 150 2
SLTP 3 158 150 1
Total JGP     6

4). Kebutuhan Tenaga Pendidikan untuk Sekolah Menengah


Umum (SMU)
Tenaga pendidikan yang dihitung kebutuhannya untuk
SMU adalah Guru Mata pelajaran dan Guru pem-
bimbing.

Perhitungan Guru Mata Pelajaran


Komponen menghitung kebutuhan Guru Mata pelajaran
adalah jumlah jam pelajaran yang wajib dilaksanakan
oleh seorang guru per minggu minimal 24 jam pelajaran,
dan alokasi waktu belajar efektif per mata pelajaran per
minggu. Alokasi waktu belajar efektif per minggu

90

Analisis Jabatan

ditetapkan sebagai berikut:

Alokasi waktu Belajar Efektif Program Umum khusus


kelas I dan II

Mata Pelajaran Alokasi Waktu Belajar


per Minggu
Kelas I Kelas II
PPKn 2 2
Pend. Agama 2 2
Bahasa dan Sastra Indonesia 5 5
Sejarah Nasional dan Umum 2 2
Bahasa inggris 4 4
Penjaskes 2 2
Matematika 6 6
I PA :      
a. Fisika 5 5
b. Biologi 4 4
c. Kimia 3 3
IPS :    
a. Ekonomi 3 3
b. Sosiologi - 2
c. Geografi 2 2
Pendidikan Seni 2 -
Jumlah 42 42

Alokasi Waktu Belajar Efektif untuk program Bahasa


Kelas III

Mata Pelajaran Alokasi Waktu Belajar


Umum    
1. PPKn   2
2. Pend. Agama   2
3. Bahasa dan Sastra Indonesia   3
4. Sejarah Nasional dan Umum   2
5. Bahasa inggris   5
6. Penjaskes     2
Khusus    

91

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

1. Bahasa dan Sastra Indonesia   8


2. Bahasa Inggris   6
3. Bahasa Asing lain   9
4. Sejarah Budaya   5
Jumlah   42

Alokasi Waktu Belajar Efektif untuk program IPA


Kelas III

Mata Pelajaran Alokasi Waktu Belajar


Umum
1. PPKn 2
2. Pend. Agama   2
3. Bahasa dan Sastra Indonesia   3
4. Sejarah Nasional dan Umum 2
5. Bahasa inggris 5
6. Penjaskes     2
Khusus
1. Fisika 7
2. Biologi 7
3. Kimia 6
4. Matematika 8

Jumlah      42

Alokasi Waktu Belajar Efektif untuk program IPS


Kelas III

Mata Pelajaran Alokasi Waktu Belajar


Umum
1. PPKn 2
2. Pend. Agama   2
3. Bahasa dan Sastra Indonesia 3
4. Sejarah Nasional dan Umum   2
5 Bahasa Inggris 5
6. Penjaskes   2
Khusus          
1. Ekonomi   10
2. Sosiologi   6
3. Tata Negara   6
4. Antropologi     6
Jumlah 42

92

Analisis Jabatan

Rumus menghitung Guru Mata Pelajaran adalah:

JRB x W
JGMP =
24

Contoh perhitungan:
Pada Kabupaten X terdapat SMU Negeri 1, SMU Negeri
2, dan SMU Negeri 3. jumlah rombongan belajar masing-
masing SMU adalah sebagai berikut:

Kelas Rombongan Belajar


SMU 1 SMU 2 SMU 3
kelas I  6 4 3
kelas II  4 4 1
kelas III IPA 3 2 1
kelas III IPS 2 2 1
kelas III Bhs 1 1 1
Jumlah 16 13 7

Perhitungan kebutuhan guru mata pelajaran untuk SMU


Negeri I kelas 1 berdasrkan jumlah rombongan belajar
yang ada serta rumus (JGMP = JRB x W/24) adalah
sebagai berikut:

a. Program Umum kelas I


     
  1. PPKn = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  2. Pendidikan Agama = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  3. Bahasa dan Sastra Ind. = 6 x 5/24 = 1,25 dibulatkan menjadi 1
  4. Sejarah Nas dan Umum = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  5. Bahasa Inggris = 6 x 4/24 = 1
  6. Penjaskes = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  7. Matematika = 6 x 6/24 = 1,50 dibulatkan menjadi 2
  8. Fisika = 6 x 5/24 = 1,25 dibulatkan menjadi 1
  9. Biologi = 6 x 4/24 = 1
  10.Kimia = 6 x 3/24 = 0,75 dibulatkan menjadi 1
  11. Ekonomi = 6 x 3/24 = 0,75 dibulatkan menjadi 1
  12.Geografi = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  13.Pendidikan Seni = 6 x 2/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
             

93

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

b. Program Umum kelas II      


  1. PPKn = 4 x 2/24 = 0,33 dibulatkan menjadi 1
  2. Pendidikan Agama = 4 x 2/24 = 0,33 dibulatkan menjadi 1
  3. Bahasa dan Sastra Ind. = 4 x 5/24 = 0,83 dibulatkan menjadi 1
  4. Sejarah Nas. dan Umum = 4 x 2/24 = 0,33 dibulatkan menjadi 1
  5. Bahasa Inggris = 4 x 4/24 = 0,66 dibulatkan menjadi 1
  6. Penjaskes = 4 x 2/24 = 0,83 dibulatkan menjadi 1
  7. Matematika = 4 x 6/24 = 1
  8. Fisika = 4 x 5/24 = 0, 83 dibulatkan menjadi 1
  9. Biologi = 4 x 4/24 = 0, 66 dibulatkan menjadi 1
  10. Kimia = 4 x 3/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  11. Ekonomi = 4 x 3/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  12. Sosiologi = 4x 2/24 = 0,33 dibulatkan menjadi 1
  13. Geografi = 4 x 2/24 = 0,33 dibulatkan menjadi 1
             
c. Program IPA kelas III        
  1. PPKn = 3 x 2/24 = 0,25 dibulatkan menjadi 0
  2. Pendidikan Agama = 3 x 2/24 = 0,25 dibulatkan menjadi 0
  3. Bahasa dan Sastra Ind. = 3 x 3/24 = 0,37 dibulatkan menjadi 1
  4. Sejarah Nas. dan Umum = 3 x 2/24 = 0,25 dibulatkan menjadi 0
  5. Bahasa Inggris = 3 x 5/24 = 0,62 dibulatkan menjadi 1
  6. Penjaskes = 3x 2/24= 0,25 dibulatkan menjadi 0
  7. Fisika = 3 x 7/24 = 0,87 dibulatkan menjadi 1
  8. Biologi = 3 x 7/24 = 0,87 dibulatkan menjadi 1
  9. Kimia = 3 x 6/24 = 0,75 dibulatkan menjadi 1
  10.Matematika = 3 x 8/24 = 1
             
d. Program IPS kelas III        
  1. PPKn = 2 x 2/24 = 0,165 dibulatkan menjadi 0
  2. Pendidikan Agama = 2 x 2/24 = 0,16 dibulatkan menjadi 0
  3. Bahasa dan Sastra Ind. = 3 x 3/24 = 0,25 dibulatkan menjadi 0
  4. Sejarah Nas. dan Umum = 2 x 2/24 = 0,16 dibulatkan menjadi 0
  5. Bahasa Inggris = 2 x 5/24 = 0,41 dibulatkan menjadi 1
  6. Penjaskes = 2 x 2/24 = 0,16 dibulatkan menjadi 0
  7. Ekonomi = 2 x 10/24 = 0, 83 dibulatkan menjadi 1
  8. Sosiologi = 2 x 6/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  9. Tata Negara = 2 x 6/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
  10. Antropologi = 2 x 6/24 = 0,50 dibulatkan menjadi 1
             
e. Program Bahasa kelas III
  1. PPKn = 1 x 2/24 = 0,88 dibulatkan menjadi 0
  2. Pendidikan Agama = 1 x 2/24 = 0.08 dibulatkan menjadi 0
  3. Bahasa dan Sastra Ind. = 1 x 10/24 = 0,41 dibulatkan menjadi 1
  4. Sejarah Nas. dan Umum = 1 x 2/24 = 0,08 dibulatkan menjadi 0
  5. Bahasa Inggris = 1 x 11/24 = 0,41 dibulatkan menjadi 0
  6. Penjaskes = 1 x 2/24 = 0,08 dibulatkan menjadi 0

94

Analisis Jabatan

  7. Bahasa Asing lain = 1 x 9/24 = 0,37 dibulatkan menjadi 1


  8. Sejarah Budaya = 1 x 5/24 = 0,20 dibulatkan menjadi 0

Selanjutnya perhitungan kebutuhan guru SMUN 2 dan


SMUN 3 dilakukan sama dengan perhitungan pada
SMUN 1.

Perhitungan Guru Pembimbing


Komponen perhitungan Guru Pembimbing adalah (a)
jumlah siswa seluruhnya, dan (b) jumlah siswa wajib
dibimbing 1 orang Guru Pembimbing. Rumus
perhitungannya adalah:

JS
JGP =
150
Keterangan:
JGP = jumlah Guru pembimbing
JS = jumlah siswa
150 = jumlah siswa yang wajib dibimbing

Contoh perhitungan:
Pada Kabupaten X jumlah siswa pada SMUN 1, SMUN
2, SMUN 3 adalah:

Kelas Rombongan Belajar


SMU 1 SMU 2 SMU 3
kelas I  230 158 110
kelas II  160 149 35
kelas III IPA 110 70 31
kelas III IPS 74 74 30
kelas III Bhs 35 40 25
jumlah 609 491 231

Jumlah Guru Pembimbingnya adalah:


• SMU Negeri 1 = 609/150 = 4,06 dibulatkan menjadi 4
• SMU Negeri 2 = 491/150 = 3,27 dibulatkan menjadi 3
• SMU Negeri 3 = 231/150 = 1,54 dibulatkan menjadi 2

95

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

5). Kebutuhan Pegawai untuk Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)


Pegawai yang ditetapkan perhitungannya adalah guru mata
pelajaran, guru praktik, dan guru pembimbing. Perhitungan
masing-masing guru berbeda sesuai dengan komponennya.

Perhitungan Kebutuhan Guru Mata Pelajaran dan Praktik


Komponen dalam penghitungan kebutuhan guru tersebut
adalah:
a. jumlah jam pelajaran per tahun setiap tingkat;
b. jumlah kelas setiap tingkat;
c. jam wajib mengajar guru 24 jam per minggu;
d. jumlah kelompok belajar (1 untuk normative dan adaptif,
serta 2 untuk produktif);
e. jumlah minggu efektif per tingkat:
· Tingkat I dan II, 40 minggu dan tingkat III 16 minggu
(untuk normatif dan produktif);
· Tingkat I dan II, 40 minggu dan tingkat III 16 minggu
(untuk normatif dan produktif);
f. alokasi waktu pembelajaran praktek dalam program
produktif minimal 70% dan teori 30%;
g. alokasi waktu belajar efektif per mata pelajaran sesuai
dengan kurikulum SMK edisi tahun 1999

Berdasarkan komponen tersebut, maka rumus perhitungannya


adalah:
Jp1 x JK1 + Jp1 x JK2 + Jpn x JK3
JGMP = ME1 ME2 ME3 x KB
JW

Keterangan:
JGMP = jumlah guru mata pelajaran yang dibutuhkan
JP = jumlah jam pelajaran per tahun untuk program
produktif adalah praktek minimum 70% dan
teori maksimum 30%.
JK = jumlah kelas tiap tingkat/parallel
JW = jam wajib mengajar 24 jam per minggu
KB = kelompok belajar (1 untuk normative dan adaptif,
serta 2 untuk produktif)
ME = jumlah minggu efektif per tahun:
• tingkat I dan II 40 minggu, dan tingkat III 16
minggu (untuk normatif dan produktif)
• tingkat I dan II 40 minggu, dan tingkat III 36
minggu (untuk normatif dan produktif)

96

Analisis Jabatan

Contoh perhitungan:
Pada Kabupaten X, salah satu SMK Negeri yaitu SMK Negeri I
memiliki jumlah rombongan belajar/kelas sebagai berikut:

Jumlah Kelas menurut Program keahlian

Program Rombongan Belajar/Kelas jumlah


Keahlian Akuntansi Sekretaris penjualan kelas
Tingkat I 2 2 1 5
Tingkat II 2 1 1 4
Tingkat III 2 1 5
jumlah  6 4 4 14

Dari jumlah rombongan belajar tersebut, maka penghitungan


jumlah kebutuhan guru mata pelajaran dengan rumus di atas
adalah sebagai berikut:

97

Penghitungan jumlah guru mata pelajaran SMK Negeri I

98

Mata Kelas I Kelas II Kelas III Jml JW Prak Hal Keb.
pelajaran JP JK ME H JP JK ME H JP JK ME H Sl. Teori Bagi
Bagi Bgi Bagi Kls    
1  2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
NORMATIF                                 
PPKn 80 5 40 10 80 4 40 8 32 5 16 10 28 24 1 1.17 1
Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

P. Agama 80 5 40 10 80 4 40 8 32 5 16 10 28 24 1 1.17 1
B. Ind 80 5 40 10 80 4 40 8 32 5 16 10 28 24 1 1.17 1
Penjaskes 80 5 40 10 80 4 40 8 32 5 16 10 28 24 1 1.17 1
Sejarah 80 5 40 10 80 4 40 8 32 5 16 10 28 24 1 1.17 1
jumlah 5
ADAFTIF                                   
Matematika 240 5 40 30 240 4 40 24 64 5 16 20 74 24 1 3.08 3
B. Inggris 240 5 40 30 240 4 40 24 64 5 16 20 74 24 1 3.08 3
Ekonomi 160 5 40 50 160 4 40 16 48 5 16 15 51 24 1 2.13 2
Komputer 120 5 40 15                 15 24 1 1.25 1
Kewirausahaan 40 5 40 5 40 4 40 4 32 5 16 10 19 24 1 0.79 1
jumlah 5
PRODUKTIF                                   
A.Sekretaris                                  
Mengetik (P) 190 5 40 23.75                 23.8 24 2 1.98  
Mengetik (S) 10 5 40 1.25                 1.25 24 1 0.05  
Mengetik Praktek dan Teori 2.03
Kearsipan (P) 155 5 40 19.38                 19.4 24 5 1.61  
Kearsipan (T) 85 5 40 10.63                 10.6 24 1 0.44  
Kearsipan Praktek dan Teori 2.06
Ad. Kant (P)         555 1 40 14               13.9 24 2 1.16 
Ad. Kant (T)           365 1 40 9               9.12 24 1 0.38 
Administrasi Kantor Praktek dan Teori 1.54
Sekrt (P)                      1115 1 36 30.97 31 24 2 2.58 
Sekrt (T)                         317 1 36 8.8 8.8 24 1 0.37 
Sekretaris Praktek dan Teori 2.95
B. Akuntansi                                  
Sikl. Akun (P) 195 5 40 24.38                 24.4 24 2 1.15  
Sikl. Akun (T) 5 5 40 0.63                 0.63 24 1 0.38  

99
Siklus Akuntansi Praktek dan Teori 2.06
Analisis Jabatan

                                   


100
Akun Keu (P)         276 2 40 14         24.4 24 2 1.15  
Akun Keu (T)         184 2 40 9         0.63 24 1 0.38  


Akuntansi keuangan Praktek dan Teori 1.53
Akun Bank (P)         276 2 40 14         24.4 24 2 1.15  
Akun Bank (T)         184 2 40 9         0.63 24 1 0.38  
Akuntansi Bank Praktek dan Teori 1.53
Akuntansi (P)                 859 2 36 47.72 47.7 24 2 3.98  
Akuntansi (T)                 273 2 36 31.83 31.8 24 1 1.33  
Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Keahlian Akuntasi Praktek dan Teori 5.3


C. penjualan                                   
Pel. Prima (P) 46 5 40 5.75                 5.75 24 2 0.48  
Pel. Prima (T) 34 5 40 4.25                 4.25 24 1 0.18  
Pelayanan Prima Praktek dan Teori 0.66 
Pemasaran (P)         372 1 40 9         9.3 24 2 0.78  
Pemasaran (T)         308 1 40 8         7.7 24 1 0.32  
Pemasaran Praktek dan Teori 1.1
Mem. U. K (P) 46 5 40 5.75                 5.75 24 2 0.48  
Mem. U. K (T) 34 5 40 4.25                 4.25 24 1 0.18  
Membuka Usaha Kecil Prak dan Teori 0.66
Mes. Bisnis (P)         146 1 40 4         3.65 24 2 0.3  
Mes. Bisnis (T)         94 1 40 2         2.65 24 1 0.1  
Mesin Bisnis Praktek dan Teori 0.4
Penjualan (P)                 952 2 36 52.88 52.9 24 2 4.41  
Penjualan (T)                 480 2 36 26.66 26.7 24 1 1.11  
Keahlian Penjualan Praktek dan Teori 5.52
                    Total kebutuhan Guru Mata Pelajaran 41.3
Dibulatkan 42

Keterangan hasil perhitungan dalam kolom:


Kolom 5 = (kolom 2 x kolom 3) : kolom 4
Kolom 9 = (kolom 6 x kolom 7) : kolom 8
Kolom 13 = (kolom 10 x kolom 11) : kolom 12
Kolom 14 = (kolom 5 + kolom 9 + kolom 13
Kolom 17 = (kolom 14 : kolom 24) x kolom 6

101
Analisis Jabatan


Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

6).Kebutuhan Guru pendidikan Luar Biasa


Kebutuhan Guru TK Luar Biasa (TKLB)
Komponen menghitung kebutuhan Guru TKLB adalah
(a) rombongan belajar/kelas; (b) jumlah peserta didik;
(c) satu orang kepala TKLB. Telah ditetapkan jumlah
maksimum peserta didik dalam setiap rombongan
belajar TKLB adalah 5 peserta didik. Rumus perhitungan-
nya adalah:

JPD
JGTKLB = + KTLB
5

Contoh perhitungan:
Pada kabupaten X terdapat tiga TKLB yaitu TKLB A, TKLB
B, TKLB C jumlah peserta didik pada masing-masing TKLB
adalah:

Nama TKLB Peserta didik Kepala TKLB


TKLB A 15 1
TKLB B 24 1
TKLB C 18 1

Jumlah kebutuhan Guru TKLB dan Kepala TKLB adalah:

Nama TKLB Jumlah


Peserta Didik Guru TKLB Kepala TKLB
1 2 3 4
TKLB A 15 15:5 = 3 1
TKLB B 24 24:5 = 5 1
TKLB C 18 18:5 = 4 1
jumlah kebutuhan 12 3

Kebutuhan Guru Sekolah Dasar Luar Biasa (SDLB)


Komponen menghitung kebutuhan Guru SDLB adalah
(a) rombongan belajar/kelas; (b) jumlah peserta didik;
(c) satu orang kepala SDLB. Telah ditetapkan jumlah
maksimum peserta didik dalam setiap rombongan
belajar SDLB adalah 8 peserta didik

102

Analisis Jabatan

JPD
JGSDLB = + KSDLB
8
Contoh perhitungan:
Pada kabupaten X terdapat tiga SDLB yaitu SDLB 1, SDLB
2, dan SDLB 3. jumlah peserta didik pada masing-masing
SDLB adalah:

Nama SDLB Peserta didik Kepala TKLB


SDLB A 32 1
SDLB B 45 1
SDLB C 21 1

Jumlah kebutuhan Guru SDLB dan Kepala SDLB adalah:

Nama SDLB Jumlah


Peserta Didik Guru SDLB Kepala SDLB
1 2 3 4
SDLB A 32 32:5 = 6 1
SDLB B 45 45:5 = 9 1
SDLB C 21 21:5 = 4 1
jumlah kebutuhan 12 3

Keterangan:
Hasil perkalian untuk Guru SDLB 2 adalah 5,6 dibulatkan
menjadi 6
Hasil perkalian untuk Guru SDLB 2 adalah 2,3 dibulatkan
menjad 3

Perhitungan Kebutuhan Guru Sekolah Lanjutan Tingkat


Pertam Luar Biasa (SLTPLB) dan Sekolah Menengah
Luar Biasa (SMLB)

Guru SLTPLB dan SMLB meliputi guru mata pelajaran


dan guru pembimbing. Guru pembimbing adalah guru
pembimbing klinis atau pembimbing karier.

Perhitungan untuk Guru Mata Pelajaran


Komponen menghitung kebutuhan guru mata pelajaran
adalah (a) rombongan belajar/kelas; (b) jam wajib

103

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

mengajar minimal 18 jam pelajaran per minggu; (c) satu


orang kepala sekolah; (d) alokasi waktu belajar efektif
per mata pelajaran per minggu bagi siswa Tunanetra,
Tunarungu, Tunalaras, Tunagrahita Ringan, Tuna sedang,
dan kelainan Ganda, berdasarkan kurikulum tahun 1994.

Alokasi waktu belajar efektif per mata pelajaran adalah


sebagai berikut:

Alokasi waktu belajar efektif per mata pelajaran per


minggu bagi siswa Tunanetra, Tunarungu, Tunadaksa,
dan Tunalaras

Mata Pelajaran SDLB SLTPLB SMLB


I II III IV V VI I II III I II III
PPKn 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Pend. Agama 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Bahasa Indonesia 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Matematika 10 10 10 8 8 8 2 2 2 2 2 2
I PA 3 6 6 6 2 2 2 2 2 2
IPS 3 5 5 5 2 2 2 2 2 2
Kertakes 2 2 2 2 2 2            
Penjaskes 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Bahasa Inggris             2 2 2 2 2 2
Program khusus 2 2 4 4 4 4 2 2 2      
P. Muatan Lokal       1 3 3 2 2 2      
Program Pilihan       22 22 22 26 26 26
a. Rekayasa                
b. Pertanian                
c. Usaha
Perkantoran                
d. Kerumah-
tanggaan              
e. Kesenian                        
Jumlah 30 30 38 40 42 42 42 42 42 42 42 42

104

Analisis Jabatan

Alokasi waktu belajar efektif per mata pelajaran per


minggu bagi siswa Tunagrahita Ringan, Tunagrahita
sedang, Kelainan Ganda.

Mata Pelajaran SDLB SLTPLB SMLB


I II III IV V VI I II III I II III
PPKn  2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Pend. Agama 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Bahasa Indonesia 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Matematika 10 10 10 8 8 8 2 2 2 2 2 2
I PA     3 6 6 6 2 2 2 2 2 2
IPS     3 5 5 5 2 2 2 2 2 2
Kertakes 2 2 2 2 2 2            
Penjaskes 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Bahasa Inggris             2 2 2 2 2 2
Program khusus 2 2 4 4 4 4 2 2 2      
P. Muatan Lokal       1 3 3 2 2 2    
Program Pilihan        22 22 22 26 26 26
a. Rekayasa             
b. Pertanian              
c. Usaha
Perkantoran              
d. Kerumah-
tanggan              
e. Kesenian                      
 Jumlah 30 30 38 40 42 42 42 42 42 42 42 42

Berdasarkan komponen tersebut; maka rumus peng-


hitungan kebutuhan guru mata pelajaran untuk SLTPLB
dan SMLB adalah:
JRB x W
JGMP =
JWM
Keterangan :
JGMP = Jumlah Guru Mata Pelajaran
JRB = Jumlah Rombongan Belajar/kelas
W = Alokasi Waktu per Minggu
JWM = Jumlah jam wajib mengajar

105

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Contoh perhitungan kebutuhan Guru SLTPLB :


Pada kabupaten X terdapat tiga SLTPLB yaitu SLTPLB 1,
SLTPLB 2, dan SLTPLB 3. jumlah rombongan belajar/kelas
dan jumlah siswa pada masing-masing SLTPLB adalah :

Jumlah Kelas dan Siswa

Nama Jumlah Rombongan Belajar/kelas Nama


Sekolah Kelas I Kelas II Kelas III Jumlah Siswa
SLTPLB 1 4 4 4 12 90
SLTPLB 2 3 3 3 9 74
SLTPLB 3 2 2 2 6 49

Selanjutnya menghitung kebutuhan guru mata pelajaran


menggunakan rumus di atas (JGMP = JRB x W/JMW)
adalah sebagai berikut:

Kebutuhan untuk SLTPLB 1


• PPKn = 12x2/24 =1
• Pendidikan Agama = 12x2/24 =1
• Bahasa Indonesia = 12x2/24 =1
• Matematika = 12x2/24 =1
• IPA = 12x2/24 =1
• IPS = 12x2/24 =1
• Penjaskes = 12x2/24 =1
• Bahasa Inggris = 12x2/24 =1
• Program Khusus = 12x2/24 =1
• Munlok = 12x2/24 =1
• Program Pilihan = 12x22/24 = 11
Kebutuhan Untuk SLTPLB 2
• PPKn = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Pend. Agama = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Bhs. Indonesia= 9x2/24= 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Matematika = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• I P A = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• I P S = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Penjaskes = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Bahasa Inggris = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Prog. Khusus = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Munlok = 9x2/24 = 0.75 dibulatkan menjadi 1
• Prog. Pilihan= 9x22/24 = 8.25 dibulatkan menjadi 8

106

Analisis Jabatan

Menghitung kebutuhan guru untuk SLTPLB 3 dilakukan


sama dengan SLTPLB ! dan 2. demikian pula menghitung
kebutuhan guru mata pelajaran untuk SLMB dilakukan
sama seperti menghitung kebutuhan guru mata pelajaran
untuk SLTPLB.

Perhitungan untuk Guru pembimbing


Komponen menghitung guru pembimbing adalah (a)
jumlah peserta didik seluruhnya, dan (b) jumlah peserta
didik yang wajib dibimbing oleh satu orang guru. Dalam
hal ini telah ditetapkan untuk peserta didik yang wajib
dibimbing oleh satu orang guru adalah berjumlah mini-
mal 12 peserta didik. Rumus penghitungannya adalah:

JPD
JGP =
12
Keterangan:
JGP = jumlah Guru pembimbing
JPD = jumlah peserta didik
12 = minimal jumlah peserta didik yang dibimbing

Contoh perhitungan:
Jumlah siswa pada SLTPLB 1 = 90 siswa
Jumlah siswa pada SLTPLB 2 = 74 siswa
Jumlah siswa pada SLTPLB 3 = 49 siswa

Kebutuhan guru pembimbingnya adalah:


SLTPLB 1 = 90/12 = 8 guru pembimbing
SLTPLB 1 = 74/12 = 6,17 dibulatkan menjadi 6 guru
pembimbing
SLTPLB 1 = 49/12 = 4,08 dibulatkan menjadi 4 guru
pembimbing

Menghitung kebutuhan guru pembimbing untuk SMLB


dilakukan sama dengan menghitung guru pembimbing
SLTPLB.

D. Perhitungan Keseimbangan Persediaan dan Kebutuhan


Kebutuhan formasi yang telah dihitung, selanjutnya diperban-
dingkan dengan persediaan (bezetting) pegawai yang ada. Perban-
dingan antara kebutuhan dengan persediaan akan memperlihatkan
kekurangan, kelebihan, atau kecukupan dengan jumlah yang ada.

107

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Oleh karena itu, dalam pengambilan kebijakan dalam formasi


keseimbangan antara kebutuhan dan persediaan agar ditabulasiakn
sebagai berikut:

DAFTAR KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN


No. Nama jabatan Persediaan Kebutuhan Kelebihan kekurangan
1 2 3 4 5 6

Keterangan:
• persediaan (kolom 3) adalah bezetting atau pagawai yang ada.
• Kebutuhan (kolom 4) adalah merupakan total pegawai yang
dibutuhkan dari hasil penghitungan.
• Kelebihan adalah persediaan pegawai melebihi kebutuhan
yang ada yaitu kolom 3 dikurangi kolom 4
• Kekurangan adalah kebutuhan lebih besar dari persediaan yang
ada yaitu kolom 4 dikurangi kolom 3.

PENUTUP
Hasil perhitungan kebutuhan formasi PNS dapat diimplementasi-
kan secara efektif apabila:
1. Organisasi yang disusun benar-benar diarahkan untuk melak-
sanakan misinya secara efektif dan efisien dalam rangka
mewujudkan visi yang ditetapkan.
2. setiap unit organisasi, tersusun dari jabatan –jabatan yang dibu-
tuhkan oleh organisasi induknya dengan tugas-tugasnya yang
jelas serta beban kerjanya terukur.
3. setiap jabatan mempunyai standar kompetensi yang jelas bagi
pegawai yang akan mendudukinya.
4. setiap jabatan mempunyai standar kinerja.

Dengan demikian, agar dapat menghitung formasi yang dapat


dipertanggungjawabkan, maka setiap instasi pemerintah harus memiliki
data kepegawaian yang terurai untuk berbagai kepentingan keputusan
kepegawaian. Salah satunya adalah dimiliki system informasi manaje-
men kepegawaian (SIMPEG) yang memuat daftar jabatan beserta
uraiannya yang disertai dengan data pegawai yang ada menurut
jabatannya.
Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrumen pendaya-

108

Analisis Jabatan

gunaan pegawai. Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan


untuk penataan kepegawaian, maka harus didukung oleh kesepakatan
dan komitmen yang kuat di semua jajaran manajemen untuk melak-
sanakan secara konsisten.

Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal, 23 Juli 2004

Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara,

Feisal Tamin



109

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

TTA: PENDEKATAN TERSTRUKTUR PERSYARATAN JABATAN


THRESHOLD TRAIT ANALISYS
(LOPEZ, KESSELMAN AND LOPEZ, 1981)

AREA FUNGSI JABATAN TRAIT

Physical Penggunaan tenaga fisik 1. Kekuatan


2. Stamina
3. Ketangkasan

Aktivitas tubuh 4. Penglihatan


Kepekaan sensori 5. pendengaran

Mental Kewaspadan dan Perhatian 6. persepsi


7. konsentrasi
8. daya ingat
9. pemahaman

Pemrosesan informasi 10. pemecahan masalah


11. kreativitas

Learned Komputasi 12. perhitungan angka

Komunikasi 13. ekspresi oral


14. ekspresi tertulis

Tindakan seleksi & Proyeksi 15. perencanaan


16. pengambilan keputusan

Aplikasi informasi & 17 pengetahuan ttg keahlian


keterampilan 18. ketampilan keahlian

motiva- a. kegiatan tak terprogram 19. adaptasi thd perubahan


tional sikluspekerjaan penuh 20. adaptasi thd pengulangan
tekanan terskedul 21. adaptasi thd tekanan
tidak menyenangkan 22. adaptasi thd isolasi
berbahaya 23. adaptasi thd ketidak-
nyamanan
b. tidak ada suspensi 24. adaptasi thd bahaya
langsung adanya kesulitan 25. kontrol bisa diandalkan
kondisi ketidak pastian 26. kontrol ketekunan/tekad
akses thd berharga gerakan 27. kontrol inisiatif
yang terbatas 28. kontrol integritas
29. kontrol aspirasi

110

Analisis Jabatan

Social Kontak interpersonal 30. penampilan personal


31. toleransi
32. kemampuan
mempengaruhi
33. kerjasama

LAMPIRAN
survei jabatan pada:
DAFTAR PERTANYAAN JABATAN
RANGKUMAN JABATAN

Kode Jabatan :
.......................................................................(di isi oleh peneliti)
Nama Jabatan :
...............................................................................................
(diisi dengan nama jabatan struktural
atau non struktural/fungsional yang
sekarang dipangku sesuai dengan surat
keputusan/surat tugas)
Bagian/Unit :
..........................................................................................................
Unit Kerja/Instansi :
...........................................................................................................
Nama Pemegang Jabatan :
.........................................................................................................
Masa Kerja dalam Jabatan :
.........................................................................................................
Masa Kerja di Instansi ini :
.........................................................................................................
Nama Atasan Langsung :
..........................................................................................................
Nama Jabatan Atasan Langsung :
..........................................................................................................
Nama Jabatan Atasan Langsung :
..........................................................................................................
(gambarkan skema organisasi dengan nama-namanya terbatas pada
garis-garis hubungan seperlunya)

111

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

TUGAS-TUGAS & PELAKSANAAN


Rumusan tugas :
..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

(diisi dengan uraian singkat yang


menggambarkan ruang lingkup tugas
dan nyatakan dalam satu kalimat)

RINCIAN TUGAS

 Tugas Pokok/Sehari-hari
• Apa Yang Dikerjakan :
.................................................................
.................................................................
• Bagaimana Mengerjakan :
.................................................................
.................................................................
• Tujuan Mengerjakan :
..................................................................
..................................................................
• Waktu Yang Digunakan :
.................................................................
.................................................................

 Tugas Tambahan (tugas-tugas yang semestinya tidak termasuk


tugas jabatan. Akan tetapi harus saudara lakukan karena ada hubungan
dengan tugas saudara)
• Apa yang dikerjakan :
.................................................................
.................................................................
• Bagaimana mengerjakan :
..................................................................
..................................................................
• Tujuan mengerjakan :
..................................................................
..................................................................

112

Analisis Jabatan

• Waktu yang digunakan :


.................................................................
.................................................................

 Tugas berkala (tugas-tugas yang pada waktu-waktu tertentu,


misalnya tiap minggu, bulan, triwulan, tahun, dsb)
• Apa yang dikerjakan :
.................................................................
.................................................................
• Bagaimana mengerjakan :
.................................................................
.................................................................
• Tujuan mengerjakan :
................................................................
................................................................
• Waktu yang digunakan :
................................................................
................................................................

 Tugas-tugas yang belum dilaksanakan (diisi dengan rincian


tugas-tugas yang semestinya termasuk dalam jabatan saudara, tetapi
belum dapat dilaksanakan)
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..............................................................................................................................

 Tugas-tugas lain (diisi dengan tugas-tugas yang semestinya


saudara lakukan selain yang disebutkan diatas. Berapa hari atau berapa
kali saudara menerima tugas yang tidak tertentu waktu dan caranya
dalam kurun waktu 1 bulan ini)
................................................................................................................................
.................................................................................................................................
..................................................................................................................................
......................................................................................................................................
........................................................................................................................................
..............................................................................................................................

113

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

HUBUNGAN KERJA
1. Pemberian Pengawasan (pengawasan dapat berupa pemberian
instruksi, petunjuk, bimbingan, pengarahan, kritikan dsb)

nama jabatan jumlah karyawan Waktu untuk


yang diawasi yang diawasi mengawasi—% dari
keseluruhan jam
kerja dalam sehari-
hari
1.
2.
3.
4.
5.

2. Penerimaan Pengawasan
 Saudara diawasi langsung/bertanggung jawab kepada (atasan
saudara)
.............................................................................................
.............................................................................................
Instruksi-instruksi pekerjaan yang saudara terima adalah:
• Peraturan pemerintah :
.............................................
• Instruksi tertulis dari :
.............................................
• Instruksi lisan dari :
.............................................
• (lainnya,sebutkan) :
.............................................
Keputusan apa yang diambil tanpa persetujuan/
sepengetahuan atasan? Sebutkan!
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................

Keputusan apa yang sebelum dilakukaan harus diketahui/


disetujui atasan? Sebutkan!
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................

114

Analisis Jabatan

Bagian dan tahap-tahap manakah dari pekerjaan saudara


yang dicek oleh orang lain?
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................

3. Kerjasama (diisi dengan hubungan kerja yang perlu dilakukan


dengan pejabat/personil/karyawan lain dalam rangka
pelaksanaan tugas didalam organisasi)

Dengan siapa saja Dalam rangka apa Berapa lama/sering

4. Hubungan dengan pihak luar (dapat dengan pejabat, diluar


instansi/organisasi, masyarakat, pihak-pihak luar)

Dengan siapa saja Dalam rangka apa Berapa lama/sering

115

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

TATA LAKSANA & TANGGUNG JAWAB

1. Sebutkan alat-alat, perlengkapan, pekakas, mesin yang saudara pakai


dalam kerja!

No Sebutkan macamnya Penggunaan....%


(dari jam kerja sehari)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

2. Sebutkan supplies bahan-bahan kerja apakah yang digunakan


(misalnya kertas, obat-obatan, dsb). Bagaimana tanggung jawab
saudara terhadap pengadaan/ pembelian, penyimpanan dan
distribusi bahan-bahan tersebut?
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

Beri tanda (V) pernyataan-pernyataan berikut yang sesuai dengan


keadaan tugas saudara!
o Tidak ada tanggung jawab dalam penggunaan, peyimpanan
dan pemeliharaan alat-alat; tidak berhubungan dengan suplies
bahan-bahan.
o Kadang-kadang bertanggung jawab terhadap pemakain dan
pemeliharaan alat-alat, dimana kecerobohan akan
menimbulkan sedikit kerusakan dan pemborosan waktu untuk
memperbaikinya atau kadang-kadang berhubungan dengan
suplies bahan-bahan dimana kehilangan atau kerusakan akan
menimbulkan kerugian sedikit finansial.

3. Sebutkan formulir-formulir, catatan-catatan (records), files dan


perhitungan-perhitungan apa saja yang saudara kerjakan? Dan
kapan dikerjakan!
.....................................................................................................
.....................................................................................................

116

Analisis Jabatan

.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

Beri tanda (V) pernyataan-pernyataan berikut yang sesuai dengan


keadaan tugas saudara!
A. Kemungkinan hilangnya waktu untuk memperbaiki kembali,
taraf kekacauan yang timbul sebagai akibat dari kecerobohan
karyawan dalam mengisi formulir, filing, menghitung, dsb (tidak
termasuk kerugian finansial)
o Tidak ada tanggung jawab dalam mencatat, filing dan
menghitung tugasnya hanya rutin sehingga kesalahan-
kesalahan yang dibuat sedikit atau tidak menimbulkan
konsekuensi, atau pekerjaannya langsung diawasi sehingga
kesalahan segera akan dapat diketahui.
o Meskipun tugasnya tidak rutin, kebanyakan dari pekerjaannya
di cek dan kesalahan-kesalahan sudah diketahui.
o Kesalahan pekerjaan umumnya baru diketahui pada tahap
kegiatan berikutnya, sehingga banyak waktu yang hilang
untuk mencek kembali dan cukup menyulitkan.
o Kesalahan-kesalahan akan meninmbulkan kerugian waktu dan
kekacauan yang cukup serius; kebanyakan pekerjaannya tidak
dicek dengan segera.
B. Kemungkinan-kemungkinan terjadi kerugian finansial akibat
kecerobohan karyawan dalam tugas administarasi.
o Tidak ada tanggung jawab dalam tugas administrasi.
o Sifat pekerjaan sedikit sekali mempunyai kemungkinan yang
menimbulkan kerugian financial.
o Ada sedikit kemungkinan kerugian finansial akibat
kecerobohan karyawan dalam mencatat, filing dan
menghitung.
o Sifat pekerjaannya sedikit sekali mempunyai kemungkinan
menimbulkan kerugian financial jika karyawan ceroboh.

4. Sebutkan terhadap perbaikan metode/cara kerja apakah saudara


bertanggung jawab?
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

117

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Beri tanda (V) pernyataan-pernyataan berikut yang sesuai dengan


keadaan tugas saudara!
o Tidak bertanggung jawab terhadap metode kerja, karena
bekerjanya rutin dibawah pengawasan langsung.
o Melaksanakan tugas, dimana tanggung jawab terbatas, yaitu
hanya melaksanakan metode-metode yang telah disusun oleh
orang lain.
o Bertanggung jawab dalam menyusun metode untuk dilaksanakan
oleh karyawan-karyawan lain dalam tugas-tugas yang kompleks.
o Bertanggung jawab terhadap perluasan dan perbaikkan metode
dari tugas-tugas yang rutin.
o Bertanggung jawab terhadap penyempurnaan dan pelaksanaan
metode – metode kerja dalam seluruh unit.
5. Secara umum kelalaian/kelengahan dalam menjalankan tugas
saudara dapat menimbulkan (beri tanda V):
o Kerugian uang/material
o Kecelakaan/membahayakan diri sendiri
o Kecelakaan/ membahayakan pihak lain
o Pemborosan atau hilangnya bahan-bahan kerja
o Macetnya arus pekerjaan dalam organisasi
o (lainnya, sebutkan)......................................................................
o ................................................................................................
o ................................................................................................
o ................................................................................................

6. Standar keberhasilan kerja.


Dalam melaksanaan tugas, saudara dianggap berhasil dengan baik,
apabila:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
(misalnya dapat menyeselesaikan laporan harian tepat pada
waktunya, tanpa kesalahan, atau dapat melayani...........orang
nasabah sehari tanpa ada keluhan dari nasabah/nasabah puas)

118

Analisis Jabatan

KONTEKS & LINGKUNGAN KERJA

1. Jadwal kerja saudara:


................... harian dalam seminggu
................... jam rata-rata dalam sehari
Waktu kerja:
o Tetap/tidak tetap
o Siang/malam/bergilir
Dalam 1 minggu piket :
siang............hari,
sore..............hari,
malam..................hari

2. a. Rata-rata dalam satu minggu berapa jam lembur?


b. apakah pekerjaan lembur dapat ditetapkan dalam waktu-waktu
tertentu atau tidak dapatditentukan waktunya?............................

3. a. Apakah pekerjaan saudara meliputi perjalanan? (ya/tidak)


b. berapa kali perjalanan dalam 1 minggu?.........................................
c. berapa lamanya untuk setiap perjalanan?......................................

4. lingkungan/tempat kerja saudara (beri tanda V)!

Jarang Sekali-kali Sering


Menyenangkan
Tidak menyenangkan
Panas
Lembab
Kotor
pengab
Gaduh
Bau tak sedap
(lainnya, sebutkan!)
.............................

119

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

5. Kesehatan dan keamanan berkaitan dengan tugas saudara (beri


tanda V):

Jarang Sekali-kali Sering


Tempat terpencil
Perjalanan malam
Lumpur/licin
Banyak zat kimia
radiasi
Benda bergerak
(mis:kendaraan)
kebakaran
Benda bergetar
Bahaya listrik
(lainnya, sebutkan)
.............................

6. Apakah pekerjaan saudara melelahkan, monoton/ membosankan,


sering dikejar waktu dan memerlukan daya tahan fisik dan pikiran?
Jelaskan!
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

7. Bagian dari pekerjaan saudara sekarang yang paling sulit/sukar:


Adalah:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

Sebab:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

120

Analisis Jabatan

8. Bagian dari pekerjaan saudara sekarang yang paling mudah/


meyenangkan:
Adalah:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
Sebab:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................

PERSYARATAN
1. Pendidikan Formal
Untuk dapat memulai pekerjaan dalam jabatan saudara dengan
baik, menurut pendapat saudara paling sedikit:
o Dapat membaca dan menulis
o Tamat sekolah dasar
o Tamat SLTP/sederajat, jurusan/kejuruan
.............................................................
o Tamat SLTA/sederajat, jurusan/kejuruan
.............................................................
o Tamat D1, D2, D3 atau sederajat,
jurusan/kejuruan...................................
o Tamat sarjana atau diatasnya,
jurusan/kejuruan...................................

2. Pengalaman
Untuk melaksanakan pekerjaan dalam tugas seperti saudara lakukan,
bagi seorang tamatan :
o Sekolah dasar
o SLTP/sederajat
o SLTA/sederajat
o D1, D2, D3 atau sederajat
o Sarjana atau diatasnya
Mestinya:
o Tidak memerlukan pengalaman
o Telah bekerja praktek dibidang yang bersangkutan
sekurang-kurangnya........tahun/bulan.
o Harus mempelajari dan menguasai peraturan
dan cara-cara khusus, antara lain yang penting
adalah:.....................................................................................
................................................................................................

121

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

HAL-HAL YANG BERKAITAN


DENGAN PEMEGANG JABATAN

o Pendidikan terakhir saudara, saat ditempatkan di pekerjaan ini


adalah :
.....................................................................................................
.....................................................................................................

o Pendidikan terakhir saudara saat ini, adalah :


.....................................................................................................
....................................................................................................

o Pengalaman kerja saudara saat pertama ditempatkan dipekerjaan


ini ada/tidak, jika ada sebutkan!
.....................................................................................................
.....................................................................................................

o Latihan-latihan, kursus-kursus, penataran yang sudah saudara ikuti


selama saudara bekerja di instansi ini adalah:
Nama kursus, lamanya Dengan hasil Menunjang
pelatihan kelancaran tugas
1. K/S/B Kurang/cukup/
sangat menunjang
2. K/S/B Kurang/cukup /
sangat menunjang
3. K/S/B Kurang/cukup /
sangat menunjang
4. K/S/B Kurang/cukup /
sangat menunjang
5. K/S/B Kurang/cukup /
sangat menunjang
6. K/S/B Kurang/cukup /
sangat menunjang

o Sebutkan keterampilan apa yang masih dirasa kurang pada diri


saudara dan masih dapat ditingkatkan melalui latihan/kursus!
.....................................................................................................
.....................................................................................................

122

Analisis Jabatan

PERNYATAAN PEMEGANG JABATAN

Data-data yang saya kemukakan diatas sepanjang pengetahuan saya


sesuai dengan keadaan yang senyatanya.

Yogyakarta,..............mei 2011

...................................................
(nama dan tanda tangan)

Tinjauan atasan
(mohon komentar, apakah hal-hal yang diisikan sesuai dengan yang
dilaksanakan; jika tidak, mohon dijelaskan dan cantumkan hal-hal
yang perlu ditambahkan, dikurangi atau koreksi)

Tanggal........................................
nama jabatan atasan....................

nama & tanda tangan


....................................................



123

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

124

Analisis Jabatan

Daftar Pustaka
Avery, G. (1990). Psychology at Work. Sydney : Prentice Hall.
Breakwell, G.M., Hammonde, S & Fife-Schaw, C. (1995). Research
Method In Psychology. London : Sage Pub.
Cascio, W. (1978). Applied Psychology in Personnel Management. New
Jersey : Prentice Hall, Inc
Cynthia D. S., Dennis T. J., Tobe & Glenn R., (1993). Organizational
Vision, Values and Mission Fifty-Minute Series. Course PTR.
Dessler, G. (1992). Manajemen Personalia. (terjemahan : Agus Darma)
Jakarta : Penerbit Erlangga.
DiFonzo N., & Bordia P. (2007). Rumor Psychology; Social and Orga-
nizational Approaches. American Psychological Assosiation:
Washington.
Hariandja, M.T.E. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia
Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan
Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.
Hasibuan, M.S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Bumi Aksara.
Irawan, P. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: STIA –
LAN Press.
Keputusan MENPAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 Tentang
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban
Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS.
Keputusan Permenpan-RB Nomor 33 Tahun 2011 tentang: Pedoman
Analisis Jabatan
Keputusan Permenpan-RB Nomor 11 Tahun 2011 tentang pedoman
pengajuan dokumen usulan RB.

125

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

Lowman R. L., (2006). The Ethical Practice of Psychology in Organi-


zations; second edition. American Psychology Assosiation: Wash-
ington.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung.
Munandar. (1994). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta : Fakultas
Psikologi Universitas Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi
Pegawai Negeri Sipil.
Pynes, J.E. (2004). Human Resources Management for Public and
Nonprofit Organizations (Second Edition). San Francisco: Jossey
Bass.
Richard, K. (2000). Executive coaching: Developing managerial wis-
dom in a world of chaos. American Pshychological Assosiation:
Washington.
Rogelberg G. S., (2004). Handbook of Research Methods in Indus-
trial Organizational Psychology. Blackwell Publishing.
Saydam G. (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia . Penerbit
Djambatan.
Sofyandi, H. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Suad, H., & Heiddjrachman. (1997). Manajemen Personalia. Penerbit
BPFE. Yogyakarta.
Wexley, K. N., & Yulk G. (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi
Personalia. Penerbit Rineka Cipta.
Wilcock, K. (2004). Hunting and Gathering In the Corporat Tribe;
Archetypes of the Corporate Culture, Algora Publishing: New
York.
Wursanto. (1991). Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.
Yuniarsih, Tj,. & Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Teori, Aplikasi dan Isu Penelitian. Bandung: Alfabeta.

126

Analisis Jabatan

Tentang Penulis

D
r. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si
sehari-hari sebagai Staf Pengajar di
Program Studi Psikologi FISHUM
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Lulusan Pro-
gram Doktor Psikologi UGM.
Beberapa Organisasi Pernah dan Masih
di Geluti baik di tingkat Kampus sampai
pada level Nasional Oleh Mantan Aktivis
HMI ini ialah; saat ini Menjabat Ketua
Umum DPP Himpunan Mahasiswa
Pascasarjana Indonesia (FORUM WACANA), Sekjend Konsorsium Ilmu
Sosial dan Humaniora PTAI/N Se-Indonesia, Sekertaris Umum
Kerukunan Keluarga Sulawesi Selatan Wilayah DI. Yogyakarta, Ketua
Umum Kerukunan Masyarakat Bone Wil. DI. Yogyakarta, dan Menjabat
Ketua Umum Ikatan Alumni Pondok Pesantren As’adiyah Prov. DI
Yogyakarta.

Beberapa Nashkah Publikasi Ilmiah, Buku, dan Penelitian


diantaranya;
Prasangka Antar Etnis (studi kasus Suku Bugis dan Jawa) (2005),
Identitfikasi Diri dalam Proses Restrukturisasi Organisasi (Studi pada
Perubahan BOSOWA Corporation) (2007), Prasangka Antar Bangsa
Indonesia dan Malaysia (2008) Konflik Organisasi Pasca Transformasi
IAIN menjadi UIN Sunan Kalijaga YK (2009), Respon Karyawan dalam
Perubahan Organisasi (2010), Dinamika Penyebaran Gerakan Radikal
di Lingkungan Kampus di Yogyakarta (2011), Dinamika Identitas dalam
Proses Perubahan Organisasi (2011), Interaksi Nilai Antar Budaya dalam
Organisasi Multikultural (2012), Efektivitas Pelatihan Kemandirian
dalam meningkatkan Optimisme Pengungsi Lahar Dingin Merapi di
Magelang JATENG (2012). Indentity Negotiations: Effort to Survive

127

Dr. Mustadin Taggala, S.Psi., M.Si

during Organizational Change Process (2012), Analisis Potensi Golput


di Kota Yogyakarta (2014), Analisis Jabatan (2015).

MenjadiKonsultantFit and Propert Test, Training &Pengembangan


SDM;
Telkomsel Jateng & DIY,Telkom Fleksi Solo, Jogja International
HospitalYogyakarta, KSU, Yogyakarta., IAIN Cirebon, UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta, Bank Pasar Magelang, BPR Gunung Kidul
Yogyakarta, Inna Garuda Hotel Yogyakarta (BUMN), Wanita Tama &
Arimbi Hotel, Asessor Kompetensi Pejabat Struktural dan Kepala
Madrasah KANWIL Kemenag DIY, Asessor Kompetensi Pejabat
Struktural dan Kepala Madrasah KANWIL Kemenag Sulawesi Barat.

Kontak Person:
Email: mustadin82@gmail.com
HP. 085228875811

128
